IX. LAC 0 N FER E N C I A - C 0 L 0 QUI 0

1':HhIH rOUlIlouOIl do tflllll~O, tun I'll IIIIHlt ('III 1&.M~fmc.:lu mo-derna, se basan en Ill. elaboraci6n colectlvu d('l 11111oxpcticnciull yde las opiniones de los individuos que participm), ell cllas, con elfin de indicar solucionesvc:ilidas a los problemas que constituyensuobjeto. .

SUS CARACTERISTICAS

Una reunion deesta naturaleza, que no puede ser jamas unaexhibicionpersonalporqueest;;i basada en untrabajo de prep a-racion y una Part:icipacion: activa de los divers os integrantes deIa rnisma, hadeofrecerlas siguientes caracteristicas:

1.lInplica grupo,2. Requiere prevision y preparacion.3. Tiene una Jullcion aclarativa e informativa.4:Es esenciaImente formativa.5. No necesita director de reunion.6.No es un debate.

Implica grupo

En este caso entendemos por grupo a un conjunto de personasque se reunen para habIar, discutir, analizar y resolver una situa-cion dada, teniendo en cuenta que las agrupa un denominadorcomun, como es la ideritidad de interesesentre todos Ios com-ponenres, Este grupo estara integrado alrededor de un coordi-nador o conductor, al que nos referiremos despues con la de-bida extension.

Se parte de Ia base de que el juicio de un gruporesulta ca-si siempremas acertado que el individual, ya que es mucho masprobable que el .grupo tenga en cuenta todos los aspectos delproblema que 10reUne.Por otra parte, una decision de gruposiemprees mas democratic a que una individual y, como losmiembros delm.ismo tiendenaapoyar las decisiones que hanayudado a establecer con su colaboracion, sera mas probableque una decision tomadapor un grupo pueda producir resul-tados permanentesy satisfactorios. Ha de tenerse en cuentaademas, que Ios integrantesdel grupo no son espectadores,sino. autenticos participantes, ya que sus ideas y opiniones sonlas que en defmitiva resolveran de Ia forma mas convenientela situacion dada, .

Requiere. pre~ision ypreparacion

Requiere en primer termino una prevision, ya que hay que estarpreparado. con antelacionpara cualquier contingencia que puedapresentarseen el curso del desarrollo de lareunion. Esto obliga

"II I1Htuclio prcvio de los aspectos cmocionales que pudieran csturr-uvucltos, a fin de que no alteren el desenvolvimiento normal delit coufcrcncia-coloquio y Ia situacion pueda ser controlada entodo memento.

Esta conferencia 0 reunion necesita ademas una concien-zuda preparacion en todos Ios aspectos, ya que un falIo en cual-quiera de estos, tendrfa una influencia decisiva en su realizacion,La preparacion a que nos referimos comprende esencialmente108 aspectos siguientes:

1. Condiciones fisicas. Numero de participantes, ven-tilacion, iluminacion, conveniente distribucion delos asistentes a fin de que puedan ver, oir y hablarsin dificultades, comodidades del local para que seaacogedor, asientos confortables, disposicion de laspizarras y ayudas visuales que se utilizaren, respetoal tiempo establecido y frecuencia sistematica delas interrupciones.

2. Conocimiento pleno del tema a tratar. Se requiereque todos los asistentes dominen la materia, a finde que la participacion de estos sea 10 mas lucidaposible, facilitando el feliz desenvolvimiento de laconferencia-coloquio y coadyuvando a encontrarlas soluciones mas adecuadas.

3. Conocimientos socio-psicologicos. Los participan-tes deben poseerlos aunque sea en forma somera,para que cada cual conozca las posibles form as decomportamiento de los demas, sus reacciones, susexpresiones emocionales,etc.; en el coordinador 0conductor se requiere, como veremos despues, queestos conocimientos sean mas solidos, para quepueda apreciar tanto los comportamientos indivi-duales como la conducta global del grupo.

Tiene funcion aclarativa e informativa

Cualquiera que sea la naturaleza de la conferencia-coloquio e in-dependientemente del tema que en la misma se trate, siempretendra una funcion aclarativa e informativa. Si se trata de infor-mar a los asistentes de un problema que ha surgido 0 de una me-dida que se quiere poner en practica, es innegableque se reque-riran aclaraciones para que los propositos lleguen con toda ni-tidez a 10s participantes,

Si a 10 que 8e aspira es a dar solucion a un problema en laforma mas satisfactoria, 10 logico es que el coordinador 0 con-ductor informe a los asistentes de todos los pormenores que ro-dean la situacion, invitandolos a encontrar las soluciones masadecuadas,

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Es cscnciaimcntc formativa

Esta afinnacion descansa en el hecho de que todo grupo huma-no tiene capacidad de creaciorr, 10 que significa que la soluciondel problema esta en "potencia" dentro del propio grupo.

Por un proceso .de maduracion, investigacion y reflexion,el participante ha llegado a unafonna ideal de solucion del pro-blema ',quese plante a, 10 que se ratifica 0 modifica y finalmentese unificaa traves de Ia conferencia-coloquio, dotando esta algrupo como tal de una capacidad creativa 0 de formacion.

No necesita director de reunion

Para llegar a esta conclusion es preciso insistir en la diferenciaque existe entre elcoordinador 0 conductor de una conferencia-coloquio y eldirector de una reunion.

Mientras que el director de una reunion marca las directri-ces a seguir, de acuerdocon su personal criterio, asignando acada cual su funcion 0 cometido dentro del grupo, el conductortodo 10 que hace es coordinar las distintas tendencias, opinionesy soluciones aportadas por 108 componentes del grupo, y ofreceruna tonica de disciplina y de orden en el funcionamiento de lasdistintasfases de la reunion, coadyuvando con su presencia a so-lucionar el problema en cuestjon ,

No es un debate

En una conferencia-coloquio todos los participantes, desde elcoordinador 0 conductor del grupo hasta los restantes miem-bros, tratan de encontrar soluciones al problema que los reune,emitiendo cada cual su opinion, en paridad de condiciones, co-rrespondiendo al coordinador -insistimos en ello- la funcion deencauzar lospareceres emitidos, entresacando los de mayor inte-res y aunandolos finalmentehasta producir la soluci6n del pro-blema cuestionado.

Unaconferencia-coloquio pues, no es un debate, ya que nose trata de defender una tesis que puede tener apasionados con-tradictores. Se trata por el contrario de un dialogo amistoso ycordial para arribar a soluciones felices en torno al problemaque se plantea. . .

FUNCIONESDEL COORDINADOR 0 CONDUCTOR

EI que conduce una discusion -1l0 debe ser ni un maestro ni unconferenciante en el sentido corriente de esta palabra- tendrabasicamente las funciones siguientes:

'I. (:ollciyuvllr (Hill JIll pre8cmcill " IlIIU1tt"IIM IUIIII clllllpllna deutro del grupo,

". Procurer que cada participante Sea iniormado conlaridad y precision de 108 pormenores de la situa-ci6n planteada. '

3. Invitar a 108 asistentes a que expongan sus ideas yopiniones en torno al problema que motive la reu-.,nion.

4. Procurar la participacion de cada uno de los asis-tentes y que ninguno monopolice el tiempo delgrupo.

5. Controlar la intensidad de los sentimientos que ladiscusion pueda hacer nacer y que impidan un jui-cio sereno. Si un miembro del grupo intenta llevara los otros a su terreno, es su obligacion obrar demodo que no se pierda de vista el problema que sediscute.

6. Derivar de las conclusiones expuestas, la que massatisfactoriamente resuelva el problema planteado.

CARACTERISTICASDEL COORDINADOR0 CONDUCTOR

El coordinador de una reunion de este tipo es algo 0 bastantemas que el presidente de una reunion, ya que mientras este se li-mita a llevar a buen termino un programa previamente trazado,aquel debe crear un clima de trabajo que pennita una perfectalibertad de discusion, para finalmente conducir esta hacia la so-lucien mas feliz del problema tratado.

Mision tan importante requerira que la personalidad delcoordinador este adornada de caracterfsticas que le pennitanconducir con exito la reunion. Entreestas caracterfsticas mere-cen destacarse las siguientes:

1. Agilidad y claridad en el pensamiento. Para ganar-se la confianza y el respeto de los demas, conven-dra que sea capaz de pensar clara y rapidamente,10 que puede lograrse a traves de una buena prepa-racion general.

2. Habilidad para expresarse con facilidad. Debe po-der producirse con soltura y fluidez y expresar cla-ramente sus pensamientos, ayudando incluso a losdemas a que hagan sus exposiciones en un lenguajeadecuado y facilmente comprensible para todos.

3. Capacidad analitica. Esto significa que debe saberprofundizar en los varios puntos de vista del asuntoque se examina 0 discute, separando 10 fundamen-tal delo superfluo y captando aquellos juicios posi-tivos que puedan conducir al fin deseado.

4. Imparcialldad, Dehe (:r~III' ('II t otlo 11111111.1:11to tillsituaci6n que permita Wilt pcr/'{(:tll llbcrtad ddiscusion, procurando que cada purtlclpante recibala misma atencion y tratamiento. AI presentar algrupo sus puntos de vista personales, debe dejaraclarado que en ese momento habla en su propionombre y no en el caracter de coordinador, asegu-randose ademas de que Ios puntos de vista de lasminorias tienen tambien Ia oportunidad de exposi-cion.

5. Tacto y paciencia. Debe tener Ia habiIidad de usarel tratamiento adecuado que evite herir los senti-mientos de los demas y mantener en todo instantela serenidad y tolerancia: necesarias, hacia quienestengan dificultades para expresar sus ideas u opi-niones.

6. Ausencia de prejuicios. Si tom a partido por la opi-nion de alguno de los, miembros del grupo sobre untema concreto, puede cerrar la puerta a la confron-tacion de pareceres de Ia que en definitiva debe sa-lir la luz,

7. Sentido del humor. Ha de tenerse Ia habilidad deusarIo para aliviar. tensiones y mantener vivo elinteres del grupo. No obstante, una discusion ini-ciada en tono serio debe mantenerse a la mismaaltura, evitando las salidas ingeniosas 0 intervencio-nes humoristicas, que pudieran frustrar Ios propo-sitos de la reunion.

8. Conocimiento practico de los procedimientos par-lamentarios. En Ios casos de planteamientos im-portantes, para tom a de decisiones, el coordinadordebe conocer los mecanismos que aseguren y garan-ticen Ia participacion de todos, en forma democra-tica y representativa.

INICIO Y DESARROLLO DE LA CONFERENCIA-COLO_QUIO

EI coordinador, la pizarra 0 ayudas visuales y los participantes,deben estar situados en cualquiera de Ias fonnas que aparecenen Ias graficas que se insertan mas adeIante, teniendo en cuentaque las condiciones ffsicas del local Ie permitan a cada partici-pante oir y ver con claridad al coordinador, a Ia pizarra y ayu-das visuales utilizadas y al resto de Ios miembros del grupo.

Presentacion del coordinador y del objetivo de la reunion

AI iniciarse Ia reunion 0 conferencia, el coordinador debera antetodo presentarse y advertir como desea que Ie sea dirigida Ia pa-

I'luhrn. I'~N1'(;t;OIJIClulf1bJc que cudu purticlpuntc pOlltJ;l~ ell Ulll~

Es posible que uno 0 dos miembros del grupo intentenmonopolizar la conversacion. Cuando esto ocurra el coordina-dorpuede desanimarlos habilidosamente al no dirigirse concre-tamente a elIos, 0 puede formular a otros miembros algunaspreguntas que den impulso a la discusion y aparten al partici-pante insistenteen e1 tema tratado. Recordemos siempre queel coordinador no tiene derecho de decir al grupo 10 que ha depensar, pero sf tiene la obligacior, de mantener una atmosferapropicia a la aportacien de ideas productivas, atmosfera que nosera posible a menos que todos se den cuenta de que tieneniguales oportunidades de participacion.

Para lograr esta participacion tan deseable, el coordinadordebe animar a .todos los presentes a que emitan su opinion y aque:

Tecnica de las preguntas

Uno de los sistemas mas eficaces como medio de dirigir y esti-mular la discusion es el uso de las preguntas. La forma en que

Pllrticipllcibll plcnu

El coordinador 0 conductor ha de ascgurarsc de que todos 108miembros del grupo hayan tornado parte en In reunion, esto es,que se hayan expresado de alguna manera en torno al problemaplanteado y quehayan apuntado las soluciones a su juicio masconvenientes. '

1. Aiiadan informacion.2. Examinen el problema desde su punto de vista.3. Propongan,soluciones.4. Mantengan viva la discusi6n sobre el tema.5. Repriman el personalismo.6. Logren laconservaci6n de un ambience cordial.7. Hagan avanzar la discusi6n.

It

hll~lUle8 de vital lrnportancia y para un buen coordinu-.lor eN neccsario desarrollar al maximo esta habilidad. Una pre-14'1I1tfl directa puede contribuir a veneer la timidez de la personau quien se ha dirigido; una pregunta apropiada conduce con fre-uencia la atencion del 'grupo 0 del individuo al pun to funda-

mental de la reunion; una de caracter general puede provocarque to do el grupo piense y razone, que se inicie la discusion,.que surjan opiniones diversas.

Para lograr un dominio profundo en los diferentes tipos depregunta, se han sugerido las tecnicassiguientes:

1. Las preguntas deben ser formuladas de modo queprovoquen una respuesta. No es aconsejable hacerpreguntas que puedan poner en evidencia la igno-rancia de 10s reunidos.

2. Evitar las preguntas que serespondan con un mo-nosilabo [sf 0 no). Las preguntas que se hayancontestado con un "sf" 0 un "no", deben seguirsede otras para solicitar una explicaciorr.del "sf" 0del "no".

3. Toda pregunta debera presuponer una experienciaprecedente que permita al interrogado responder.

4. Toda pregunta debe ser expresada conpalabras sen-cillas. El interrogado debe en tender con claridad10 que se le pregunta.

5. La pregunta debe ser hecha de modo natural, en unlenguaje ajustado al normal del grupo, yen un tonoque indique la confianza en la habilidad del llama-do a responder.

6. La pregunta debe ser dirigida a un fin bien defini-do:a) Para obtener informacion.b) Para aclarar algunos puntos oscuros.c) Paraestimular el pensarniento provocando la dis-

cusion,7. Una pregunta hecha en plena discusion debe ir con-

trapesada; es decir, no debe ser hecha en favor deun individuo 0 de un grupo de individuos.

Resumen peri6dico de ideas

Durante el transcurso de la discusion, el coordinador debe haceruna exposicion periodic a de los puntos sobre los que los miem-bros del grupo han llegado a un acuerdo, seguida de una breveexplicacion de 105 rasgos esenciales de cada uno de ellos. Conestos resumenes parciales se logra 10 siguiente:

1. Enfocar la atenci6n de to II pltrtldpltlltOH huciu 10ternas que rest an por tratar 0 hucln uquellos en 109que no se ha llegado a una solucion definitiva,

2. Proporcionar un sentido de mision cumplida aIos miembros del grupo, estimulandolos a seguirhacia una conclusion satisfactoria.

3. Mantener viva Ia atencion y el interes del grupo.

Resumen final y cierre

Ademas de presentar estas recopilaciones parciales, al final de ladiscusion el coordinador debe hacer un resumen final que com-pen die todo el tema tratado y, en una discusion para tom a dedecisiones, habra de destacar los puntos en que se ha llegado aun acuerdo, sin olvidar, no obstante, los puntos de vista de lasminorfas,

Este resumen debe ser breve, preciso y hecho con la asis-tencia del grupo, de modo que los participantes abandonen lareunion con la sensacion de que han aprendido 0 realizado algu-na cosa.

AI hacer el coordinador el balance de 10 alcanzado nodebe recurrir, en 10 posible, a la votacion, pero destacara la 'im-portancia de llevar ala practica las conclusiones.

Si alguna materia no ha quedado completamente resuelta,el coordinador debera hacerlo constar con toda claridad,especialmente si est a tiene que ser discutida en otra reunionposterior.

"..."' ...

EjERCICIOS

. 1.

x. 0 T R A S FOR MAS D E D I S C U S IONDE GRUPOS

I,[I

FORMASDIVERSAS DE DISCUSION.

La discusion, segun hemos visto ya en el capitulo precedente,es un proceso cooperativo en el que un grupo de personas inter-cambian y valoran ideas e informaciones con objeto de aumen-tar el conocimiento de un tema determinado 0 de resolver unproblema que afecta a todos.

Independientemente de la conferencia-coloquio, que yahemos examinado, otros importantes tipos de deliberacion con-junta son:

1) Discusion formativa.2) Panel.3) Simposium.4) Mesa redonda.5) Debate.

DIScUSION FORMATIVA

Es aquella en la que los participantes intercambian informacione ideas con el fin de aumentar su conocimiento y comprensionde un tema.

Sus caracterfsticas esenciales son:

1) La estructura de este tipo de comunicacion no esexcesivamente rigida.

2) La reunion se inicia con la exposicion por un ex-:perto de reconocida fama, que a traves de su charlao conferencia presenta el tema.

3) Los participantes dedican la mayor parte del tiem-po a un intercambio formal de hechos e ideas, puesen realidad tratan de aprender unos de otros.

4) La reunion sirve basicamente para reunir informa-cion y acumular datos.

l)ANJ+.:l

Este tipo. de discusion se usa cuando por ser el grupo demasiadnumeroso se dificulta organizar el intercambio de ideas y expe-.riencias para tomar una decision; 0 cuando los miembros que10 forman carecen de la informacion suficiente para estableceruna comunicacion provechosa .

. EI panel se constituye y desarrolla de la manera siguiente:

1)Se seleccionan cuatro 0 cinco personas, con plenoconocimiento del tema, para que puedan discutirloen beneficio del publico restante.

2) La seleccion se hace en funcion de la capacidad decada uno de los miembros del panel, para exponerlos hechos en una discusion inteligente, 0 de que,entre todos, representen los puntos de vista quesustentan los miembros del grupo y pueden en con-secuencia, actuar como portavoces de aquellos.

3) Las personas seleccionadas se colocan generalmenteen un estrado 0 escenario, en forma tal que el restode los asistentes puedan verlos y oirlos sin difi-cultad.

4) Los seleccionados desarrollan un intercambio teci-proco de ideas y puntos de vista, forrnulandose pre-guntas entre sf, como si se tratara de una reunionformativa 0 de toma de decision..

5) Los individuos seleccionados no se limitan a hablarante un publico, sino que 10hacen para un publico.

SIMPOSIUM

Es una forma de discusion publica empleada frecuentemente enconvenciones 0 conferencias, a las que ha sido invitado uncierto numero de expertos en detenninadas ramas del saber parahablar especificamente de un problema detenninado.

Aunque guarda grandes analogias con el panel en 10 queconcieme a su desenvolvimiento, pueden sefialarsele al simpo-sium las caracterfsticas siguientes:

1) Las personas seleccionadas - verdaderos expenos enel tema que se plante a- intervienen sucesivamentepara presentar cada uno sus puntos de vista 0 paratratar el tema desde un angulo distinto.

2) El control y desarrollo de la charla corresponde alpequefio grupo de expertos seleccionados.

3) EI publico se limita a escuchar, pero puede sin em-bargo en algtm momento, dirigir preguntas a losexpertos.

4.)

ir~~\DEBATE

La funcion del debate es la de poner en discusion, ante el publi-co, ados expertos que, bajo la guia de un moderador, sostienentesis que chocan entre S1, sobre un tema conocido por el audito-rio.

En todo debate existe un ponente que presenta la tesis ytrata de defenderla a toda costa contra todo y contra todos.Por otro lado, la parte contraria, partidaria de la tesis opuesta,combate la de su oponente con todas Iasarmas a su alcance.

Piensese por ejemplo en los debates de caracter pohtico,a los que se recurre frecuentemente en perfodo electoral. Eldebate ofrece la oportunidad de conocer todos los aspectos enpro y en contra de una determinada idea, mediante una conti-nua exposicior, de argumenros, elaborados por personas que tie-nen un gran conocimiento acerca del tema controvertido.

EFICACIA EN LA COMUNICACION DE GRUPOS

En este tipo de comunicacion los papeles del ernisor y los recep-tores se suceden altemativamente, 10 que guarda cierta semejan-za con el caso de una conversacion mano a mano, en el que sehabla y se escucha de un modo altemado. Teniendo en cuentaesta dualidad de papeles y responsabilidades, para que la comu-nicacion de grupo tenga exito se requieren determinadas condi-ciones en 10 referente a:

1) EI grupo considerado en su conjunto.2) Los participantes en su caracter individual.3) EI moderador.

EI grupo considerado en su conjunto

A Ios efectos del mayor provecho de la comunicacion las condi-ciones esenciales que el grupo debe reunir son:

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I. Orct.I\. gilto JI() iliJ.!lIi rica dl

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Es frecuente, sin embargo. que el moderador c5t~ mas docu-mentado que los dernas y es convcniente que as! sea, aunque en-tendemos que no es imprescindible para que pucda desempeiiarbien su papeL EImoderador, que debe estar informado sobre elnivel de competencia de los participantes, inicia la reunion ha-ciendo la presentacion de estos y planteando el problema co-mun que se supone afecta por igual a los reunidos, proponeacaso alguna sugerencia para empezar y seiiala las reglas del

. juego. Realizada esta introduccion, en la que no debe dar. ningun pronunciamiento por su parte, los participantes inter-vienen activamente, mientras que el moderador adopta un pa-pel puramente pasivo, el de arbitro, el de escuchar, el de hacerque se cumplan las reglas del juego y el de que se llegue al obje-tivo propuesto por el y aceptado por todos .:

Es muy importante que se establezca una corriente de con-fianza entre los participantes y el moderador, si se quiere quela discusion se desarrolle inteligentemente y produzca los resul-tados apetecidos. Para conseguirlo el moderador debe evitar:

1. Adoptar una actitud como de profesor que dicta unaclase magistral sobre el tema 0 sobre tecnica de con-ferencias.Plantear tantas cuestiones de entrada capaces de en-gendrar confusion en el auditorio.Adoptar aires de superioridad y echar mana constan-temente de su autoridad,"Llevar la voz cantante", ahogando las intervencionesy comentariosde los dernas.Permitir alusiones y discusiones personales.Imprimir un ritmo demasiado lento 0 demasiado ra-pido.

2.3.4.5.6.

EJERCICIOS

L Senale tres puntos que diferencien la discusion de grupo dela conversacion.

2. lQue distingue ala discusion del debate?

3. lConsidera usted que la estructura de la discllsion formati-va no tiene que ser necesariamente rigida? lPor que?

4. lQue criterio se tiene en cuenta para seleccionar a losmiembros de un panel?

5. lA quien corresponde en el simposium el control y desa-rrollo de la charla?

XI. EL INFORME ORAL

CONCEPTO Y OBJETIVOS

EI informe es una comunicacion destinada a presentar, de mane-ra clara y pormenorizada, el resumen de hechos 0 actividadespasadas 0 presentes; y en algun caso de hechos previsibles, par-tiendo de datos ya comprobados.

Aunque el objetivo principal de un informe es el de asegu-rar un mejor conocimiento en tomo de determinado problema,no debe constituir una oportunidad para que el emisor haga unaexhibicion de su saber, es decir, queen lugar de tratar de cubrirel mayor campo posible en un tiempo dado, es preferible ayudara los oyentes a comprender y recordar los hechos e ideas que lespresente.

Ha de tenerse en cuenta que los receptores absorben mejorla informacion cuando esta tiene un interes para ellos. De ahfque el proposito secundario de un informe debe ser el de pre-sentar la informacion de modo que resulte interesante para elauditorio. De todos modos debe tratarse principalmente de quelas conclusiones del informe aparezcan claramente especificadas,de que se puedan entender las instrucciones impartidas a travesde la comunicacion si ese fuere el caso, 0 de que se logre asimi-lar el contenido de la exposicion.

Un informe cumple su cometido cuando gracias a el susdestinatarios se yen enriquecidos con una noticia 0 una verdadque antes del informe no conodan. No hay informacion, enrigor, mas que cuando se produce; en mayor 0 menor medida,este tipo de enriquecimiento, 0 sea, un aumento positivo de sa-ber, conseguido precisamente gracias a la informacion recibida.

REQUISITOS DEL INFORME ORAL

Un informe oral para que sea eficaz ha de reunir los requisitossiguientes:

1. Claridad. Esta cualidad del informe, que es en buenaparte el resultado de una organizacion eficaz, se logramediante Ia observacion de las siguientes reglas: II!

IIIM'

) /'111I11111III 111101'111111'11111II 1111111(,II I hll., IdC'1IIIchtlCH.

b) Estableccr In :rclacj6ncXistelltecuIn' 10/1dlverBoSpuntos presentados, mediante unn adecuadacoordinacion de los mismos.

c) Desarrollar la charla sigtiiendo un esquema eIa-borado previamente con e1mayor cuidado.

d) Racer una adecuada se1eccion y ernpleo de Iosmateriales de apoyo.

nntce- I 1_ ,_

2.Concrecion. Los hechos deben contener nombres, re-ferencias de Iugares y experiencias que refuercen Ioshechos. En Ia presentacion de Ios hechosha de tener-se en cuenta:

a) No multipIicar Ios detaIIes y presentar estadisti-cas en numeros redondos, evitando Ias cantida-des compIicadas que puedan producir confusion.

b) Apoyar Ios hechos, siempre que sea posible, congraficas, pIanos, mapas 0 cualquier otro tipo deayuda visual.

Asociacion de ideas. Para que Ios receptores asimiIenmejor Ios hechos que se Ie presentan, debe establecer_se una conexion entre 10 nuevo que se plantea y 10 yaconocido, es decir, 10 que resulta familiar para Iosoyentes.

3.

CARACTERISncAS BASICAS

Basicamente un infonne oral debe reunlr Ias caracteristicas si-guientes:

1.Objetividad. El emisoro infonnante dice 10 que sabe yloque ha visto, pero no se pronuncia ni emite ningu.njuicio

2.

de valor I dc 1II0do

~I,CClUdIlHIlIII, tll(, I'H 1'\ ""('V(' I(,HIIIIII'II IHI'II "H'djl~\(111Y c!II\'O rudo, mcdiuntc cl ('111I1 "I' (1II11lltl1ll cl temu,se reune y coordinn cl mlltc-rlal proscutado y S"muestra que el objetivo ha sido, 0 puede ser, alcan-zado.

FASE~ DEL INFORME

El informe para que sea eficaz, esto es, para que cumpla los ob-jetivos que se persiguen, ha de pasar por diversas fases, como lasde provocar la atencion de los destinatarios 0 receptores, moti-varloa.presentar el temay lograr finalmente su comprension yaceptacion.

.La atencion de los oyentes debe provocarse a traves dela introduccion:

-Mediante una afirmacion atrevida que cause impacto ..- Mediante una anedocta divertida 0 un ejemplo vivido.-Mediante una pregunta ingeniosa 0 bien hecha.

A continuacion es necesario motivar a los oyentes, es decir,convencerlos de la necesidad de poseer esta informacion, 10 quese logra:

=Resaltandoles la importancia del asunto 0 tema y sefia-landoles 10 que para ellos representa en 10 personal y ensudesenvolvimiento futuro.

-Ilustrando esta importancia mediante datos y cifras de lamasalta confiabilidad. .

-Especificando la relacion que existe entre el tema tratadoy los intereses de los oyentes y destinatarios.

Despues ha' de pasarse a la presentacion,' en la que ha detenerse especial cuidado para que se logre de los oyen tes :

=Comprension, a traves de una expresion sobria y claraque es esencial en estos casos.

=-Aceptacion, 10 que implica que 105 oyentes crean en lavalidez de la informacion que se les ofrece y puedanservirse de ella.

1.

tJERCICIOS

lGual es el objetivo central de un informe oral?

2.lCuando considera usted que un informe' ha cumplido su

prop6sito?

c)lQue mat~riales de apoyo utilizaria?

3.supongamos que usted tiene la encomienda de inform

ara

un auditorio sabre el problema del transporte en una ciu-

dad modema.

a) Haga un bosquejo de la introducci6n al informe.

b)Enumere sucintainente 105 t6picos esenciales que

abordaria.