5 cosasque sus hojas de cálculo no pueden hacer

El análisis de datos es cada vez más importante. Para muchos, Excel es la herramienta de análisis por excelencia. Pero, aunque sea muy útil,no puede hacer todo. La exigencia de obtener más información a partir de los datos va enaumento. Sin embargo, las hojas de cálculono siempre cuentan con las funcionalidadesque proporcionan la información necesaria. ¿Cuál es la buena noticia?

Existen muchas otras herramientas.

Excelente martillo, pésimo destornillador

Presentamos cincométodos paratrascender los límites de las hojas de cálculo y sacar el máximo provecho de los datos.

Independientemente del tamaño de su organización, es probable que tenga muchísimos datos diseminados por todoslados. Ya no se encuentran solo en hojas de cálculo, sino que están en la nube y en almacenes de datos en las instalaciones físicas (in situ). Por algo se llaman big data. Los datosde redes sociales, los datos de transacciones, los registrosde clientes y los análisis web son solo unos pocos ejemplosde la información que no puede analizarse adecuadamenteen hojas de cálculo. Los usuarios de Excel y Google suelenverse forzados a usar subconjuntos de datos para haceranálisis ad hoc. Por lo tanto, solo pueden obtener respuestas insuficientes. La realidad es que, con una hoja de cálculo

que tiene un millón de filas, se dará de cabezacontra la pared.

Integración de todos sus datos

Tanto si llena sus hojas de cálculo hasta la capacidadmáxima o trabaja con conjuntos de datos más pequeños, la ejecución de macros y cálculos sofisticados puede colapsar los programas y dejarlo esperando completamente frustrado. Usted está demasiado ocupado para perder tiempo determinando de qué conjuntos de datos puede prescindir, o calculando cuánto tardará en actualizar sus cálculos.

Integración de todos sus datos

“Ahora, todos los datos están integrados en una base de datos segura. Pero las visualizaciones y los informesno solo están disponibles para el usuario con la hojade cálculo de Excel, sino para todas las personas a las que hayamos concedido acceso”.

Roberto Bertolini, director de tecnologíasde la información, Granja Regina

Para obtener la información más precisa a partir de los datos, es importante poder usar tantos datos como sean necesarios a fin de observar el panorama completo.

Conéctese a todossus datos y analícelos, sin importar la cantidadni el lugar dónde se encuentren. Además, garantice la rapidezdel proceso.

Combinación y limpieza de datos

Un informe trimestral típico puede incluir datos exportados de su sistema de administración de relaciones con los clientes, más datos extraídos de su base de datos de ventas y aún másdatos publicados por su equipo financiero.Con las hojas de cálculo, puede pasar horas trabajandoen cada conjunto de datos para detectar relaciones, darles una apariencia unificada e incorporarlosa una presentación.

Existe un método más eficaz. La solución consiste en combinarlos datos de múltiples fuentes.

Independientemente del tipode datos, combinar estos enun campo común incrementarála comprensión y permitirátomar mejores decisiones.Obtenga más informaciónsobre cómo hacerlo en este tutorial breve.

Combinar distintos conjuntos de datos en un campo comúnle permite obtener una visión única e integral de las cosas, como el rendimiento, y hacer un seguimiento de las metas alcanzadas en cada paso de su proceso. Con la herramienta adecuada, puede crear enlaces a cada una de sus fuentes de datos, tanto en tiempo real como mediante extracciones, y hacer combinaciones con facilidad.

Combinación y limpieza de datos

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Al combinar datos, también esimportante mantenerlos limpios.Por ejemplo, en la mayoría de las hojasde cálculo, las fechas se almacenan en líneas que ocupan diferentes columnas. Por ese motivo, trabajar con ellases complicado y caótico.

Tener la capacidad de quitar filasno deseadas y la flexibilidad de cambiarel nombre de dimensiones y medidas, sin importar los títulos originales, es fundamental. Y, lo que es mejor, ninguno de estos cambios comprometela actualización de sus datos.

Combinación y limpieza de datos

Mejores visualizaciones

Las visualizaciones de datos deben ser fáciles y rápidasde leer. Las hojas de cálculo y las tablas basadas en números suelen ser todo lo contrario. Este es un caso de uso en el que, verdaderamente, una imagen vale más que mil palabras.

Por supuesto, las herramientas de hojas de cálculo permiten crear algunos gráficos básicos, que vienenincorporados. Pero, en el mercado de hoy en día, los gráficos básicos incorporados son solo elementales,y los verdaderos aportes de los datos se encuentranen múltiples tipos de visualizaciones avanzadas.¿Esta situación le resulta conocida?

Deje atrásestas situacionesy comience a diseñar mejores visualizacionesde datos.

Termina su análisis y sabe exactamente qué gráfico desea mostrar en su próxima presentación. Se toma su tiempo y realiza una serie de pasos para crear el gráfico. Está muy contento con el resultado. Mientras tanto, espera que no se produzca ningún cambio antes de su reunión.

Llega a la reunión y le hacen preguntas que el gráfico no responde de inmediato. Entonces, le piden una visualización diferente para responder las nuevas preguntas. Ahora, debe comenzar otra vez y programar una nueva reunión.

“Una visualización bien elaborada y meditada

tiene verdadero impacto. Eso no se logra con

una hoja de cálculo”.

Dana Zuber, Wells Fargo

Mejores visualizaciones

Tendencias del tráfico del sitio webPaísTodos

Semana de fechaNada

17 de nov. 22 de nov. 27 de nov. 2 de dic. 7 de dic. 12 de dic. 17 de dic. 22 de dic. 27 de dic. 1 de ene.

20 000

10 000

0

30 000V

isita

s

Visitas13

20 000

40 000

60 000

80 000

≥ 100 000

Visitas

424 000

SecciónBlog

Comunidad

Ejemplos

Registro

Búsqueda

Capacitación

Generadopor el usuario

Los mapas geográficos son un gran ejemplo de las visualizaciones mejoradas (los mapas no están entrelos tipos de gráficos incorporados en las hojas de cálculo). Ver los datos en un mapa favorece una comprensión intuitiva que ninguna tabla dinámicapuede propiciar.

El trazado de los datosen un mapa revela patrones que orientan las decisiones e indicanlos pasos que se deben seguir.

Este dashboard está directamente conectadocon Google Analytics. Permite ver fácilmentelas tendencias por país, sección del sitio web visitada y número de visitas en un período dado.

Mejores visualizacionesMapas

No todos los elementos visuales debenser gráficos circulares o de barras. El cerebro humano procesa una cantidad, una visualización o una imagen como una “pieza” individual de información. Por lo tanto, el procesode comprensión y asimilación de informaciónes mucho más rápido cuando se muestranlos datos visualmente en un dashboard con varios tipos de gráficos. Mediante el usode múltiples tipos de visualizaciones, coloresy filtros en un dashboard, puede comprendery compartir rápidamente el panorama completo para responder todas esas preguntas que los informes estándar no prevén.

Mejores visualizacionesVariedad

256 4 3Posición promedio

0,5

1,0

1,5

2,0

2,5

3,0

3,5

4,5

5,0

CP

Cpr

omed

io(U

SD

)

40004,0

Costo vs. posición a través del tiempo

4,0 %

Sem

ana

26

Sem

ana

27

Sem

ana

28

Sem

ana

29

Sem

ana

30

Sem

ana

31

Sem

ana

320 %

10 %

20 %

30 %

CTR

Análisis de creatividad/grupo de anuncios

Análisis de creatividad de AdwordsSeleccionar semana y año:2006, semana 28

Mostrar historial

CPC objetivo en USD4

CTR objetivo en %3

Clics1

2000

4000

6000

8000

≥ 10 000

0,0 % 9,9 %

CTR

¿CTR objetivo?Verdadero

1Falso

Este dashboard ofrece distintasvistas únicas que le permitenver y comprender el rendimientode su publicidad. Puede observartodos los datos e identificarlos canales, los mediosde comunicación, los cartelesy las palabras clave que rindeny tienen mayor impactoen los objetivos.

Mejores visualizacionesVariedad

Creatividad/grupo de anunciosBanks Bank{Palabra clave:¿No tiene el crédito deseado?}Tenemosuna tarjeta Maestro para casi

Banks Bank{Palabra clave:TarjetaMaestro de Banks Bank}Recuperesu crédito con nuestra tarjeta Maestro

Bankity{Palabra clave:MaestroCard® de Bankity Bank}Recupere su créditocon nuestra tarjeta Maestro.

Establish{Palabra clave:MaestroCard® de Bankity Bank}Obtenga crédito con nuestra tarjeta Maestro.

0,0 % 2,0 %CTR

Usar elementos visuales para detectar influencias estacionales en tendencias temporales le da la capacidad de hacer pronósticos y planificar apropiadamente. Tome decisiones basadas en datos de trimestres históricamente improductivos, bajones estivales y auges de fin de año.

Con solo comprender patrones a travésdel tiempo puede tomar decisionesmás informadas sobre el futuro.

Mejores visualizacionesMirada hacia el futuro

Análisis de tendencias de las acciones de GE

1 de jun., 2010

1 de ago., 2010

1 de oct., 2010

1 de feb., 2011

1 de abr., 2011

1 de jun., 2011

1 de dic., 2010

USD 0,00

USD5,00

USD 10,00

USD 15,00

USD 20,00

Prec

io d

e ci

erre

ajus

tado

0

50 millones

100 millones

150 millones

200 millones

Volu

men

Seleccionar intervalo de fechas para actualizar la línea de tendencia:Desde 18/6/2010 hasta 27/6/2011

Aquí vemos el precio de las acciones de GE durante algunosaños. Si observamos solo el últimoaño, parecería que la tendenciaes descendente. Pero, si ampliamosel eje de fecha hacia el futuro, vemos que las acciones podríanllegar a tener un valor de USD 15muy pronto. Cambie el intervalode fechas del análisis para ver diferentes líneas de tendencia.

Mejores visualizacionesMirada hacia el futuro

Fecha

“La gente reavivó su interés

en hacer preguntas”.

Rishi Kumar, director

de análisis, Unilever

A nadie le gusta quedarse sin respuestas, especialmenteen una reunión en la que intenta resolver un problema.Prepárese para responder preguntas que surjanen el momento con visualizaciones interactivas.

Los dashboards interactivos con fuentes de datos vigentes permiten realizar tareas de análisis importantes, como filtrado de vistas, ajuste de parámetros, cálculosrápidos y exploraciones profundas para examinar datos subyacentes. Responda las preguntas imprevistasde inmediato con unos pocos clics del mouse.

Los datos pueden ser de este trimestre, esta semana, esta hora o de hace treinta segundos. No hay dudade que una fuente de datos vigente, o una fuenteque se ajusta a los tiempos de su organización, mejora su capacidad de resolver problemasy enriquece sus operaciones.

Mejores visualizacionesVigencia e interactividad

Recopilar toda la información relevanteen un mismo lugar es fundamental para propiciar conversaciones concretase inteligentes. Una pila de impresionesde hojas de cálculo no es una recopilaciónde todos los elementos relevantesen un mismo lugar. Agregar dashboards a su kit de herramientas de análisisle permite considerar todos los factores pertinentes para sus decisiones a la vez.

Aunque es posible crear otra versiónde un dashboard en algunas hojas de cálculo, muchos líderes empresarialeslo evitan. ¿Por qué? Algunos prefierenno hacerlo porque asumen que, para crearun dashboard, la única opción es llevara cabo un proyecto de TI largo y tedioso.

Dashboard ejecutivoVentas por ubicación de clientes

Categoría de producto:Todas

Segmento de clientes:Todos

Seleccionar año:Todos

Región de clientes:Todas

Mobiliario

Material

USD 20 000

USD 0

USD 40 000

USD 20 000

USD 0

USD 20 000

USD 0

USD 40 000

Vent

asVe

ntas

Vent

as2008 2009 2010 2011

Pequeña empresa

USD 0

2008 2009 2010 2011

Vent

asVe

ntas

Vent

asVe

ntas

VentasUSD 12

USD 20 000

USD 40 000

USD 60 000

USD 80 000

USD 103 506

Beneficio

Dashboards de arrastrar y soltar

USD 0Tecnología

(USD 19 925) USD 19 925

Ventas por categoría de producto Ventas por segmento de clientes

USD 40 000 USD 40 000Consumidor

USD 0

USD 40 000Empresarial

USD 0

USD 40 000Oficina en casa

“Creo que ahora los análisis son mucho más rápidos

y divertidos. Ya no tengo que manipular los datos

para convertirlos en distintos formatos.

Simplemente arrastro y suelto los datos para observar

las tendencias fácilmente. Es un beneficio enorme”.

Adam Yeoman, analista séniorde Desarrollo de la Cadena de Suministro, Tesco

Intente diseñar un dashboard con una interfaz de arrastrar y soltar. Intente crear filtros y menús desplegables que lo ayuden a interactuar directamente con la información mediante un clic del mouse.

Dashboards de arrastrar y soltar

Una hoja de cálculo solo es útil hasta la próxima extracción o actualización de los datos. ¿Qué pensaría si pudiera crear un dashboard una sola vez y lo encontrara actualizado cada vez que lo abriera?

Incluso el diseño de un dashboard básico en una hoja de cálculo puede llevar horas. Con frecuencia, usted cree que finalizó su tarea y recibe un correo electrónico con nuevos datos adjuntos. Con la herramienta adecuada, sus dashboards pueden conectarse a sus fuentes de datos y actualizarse automáticamente cada vez que alguien los abra.

Si algunos miembros de su equipo no siempreestán conectados a Internet, puede usar extracciones y configurarlas para que se actualicen en momentos determinados. Esta flexibilidad permite diseñar dashboards con más rapidez y eficacia.

Actualizaciones automáticas

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No es necesario que deje de usar hojas de cálculo por completo. Su integración en el análisis con mejores visualizaciones de datos es más fácil de lo que cree.

Tableau Software ayuda a las personas a ver y comprendersus datos, sin importar la cantidad ni el lugar en el que estén almacenados. Conéctese a sus dashboards, combínelos, límpielos, visualícelos y compártaloscon rapidez y disfrute de una experiencia óptimadesde su PC o su iPad. Cree y publique dashboards con actualizaciones de datos automáticas.Además, comparta esos dashboards con colegas, socios o clientes, sin necesidad de tener conocimientos de programación.

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