Ing. Bayron Chvez Bravo

CICLO 2013-3 Mdulo: II Unidad: I Semana: 04

INGENIERA DE PROCESOS Y ERP

Ing. Bayron Chvez Bravo

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Los paradigmas son poderosos porque crean los cristales o las lentes a travs de los cuales vemos el mundo. El

poder de un cambio de paradigma es el poder esencial de

un cambio considerable, ya se trate de un proceso

instantneo o lento y pausado.

Stephen Covey

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Paradigma

Innovacin El difcil cambio del paradigma:

https://www.youtube.com/watch?v=HtqiO6Iv53g

Los 5 monos: Como nos condicionan y nos imponen

paradigmas:

https://www.youtube.com/watch?v=Us_EjHr_Tos

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Mejorar un proceso

La modernizacin implica la reduccin de despilfarros y excesos, atencin a cada uno de los detalles que

pueden conducirnos al mejoramiento del rendimiento y

de la calidad. Existen 12 herramientas bsicas para la

modernizacin que se aplican en el siguiente orden:

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Mejorar un proceso

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Mejorar un proceso

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1.- Eliminar la Burocracia

Causas:

Mecanismo de defensa para no ser culpado de algn error

Falta de entrenamiento

Desconfianza

Incapacidad para delegar

Necesidad de controlar en exceso

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1.- Eliminar la Burocracia

Como identificarla:

se realizan revisiones innecesarias?

Inspecciona o aprueba el trabajo de otra persona?

se requiere ms de una firma?

se necesita mltiples copias?

Ing. Bayron Chvez Bravo

1.- Eliminar la Burocracia

Como Eliminarla:

Publicar Directiva : No se tolerara burocracia innecesaria

Cada firma de aprobacin y cada actividad de revisin deben de estar justificadas financieramente.

La reduccin del ciclo debe de ser un propsito clave para el negocio.

Cualquier actividad que no agregue valor y/o retarde ser candidata de eliminacin.

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2.- Eliminacin de la duplicacin

Si se realiza la misma actividad en diferentes partes del proceso o si la llevan a cabo diferentes individuos

dentro de este debemos de analizar si ambas

actividades son necesarias.

Esto sucede por lo general por que los grupos de usuarios no saben que esta actividad ya se realiza o

que el proceso no se ha diseado para compartir la

informacin.

Ing. Bayron Chvez Bravo

3.- Evaluacin del valor agregado

Las actividades de valor agregado real ( VAR) son aquellas que vistas por el cliente son necesarias para

proporcionar el output que el cliente est esperando.

Hay otras que son necesarias para la empresa pero que

no tienen relacin con el output del cliente (VAE) y otras

que no agregan valor alguno (SVA) como por ejemplo el

almacenamiento.

La evaluacin del valor agregado (EVA) optimiza las actividades de valor (VAE) y minimiza o elimina las que

no agregan valor (SVA).

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4.- Simplificacin

Reducir la complejidad cada vez que sea posible, esto nos conduce a menos etapas, a menos tareas, a menos

interdependencias, etc. Esto quiere decir, hacer todo

cada vez ms fcil de aprender y comprender

Ing. Bayron Chvez Bravo

4.- Simplificacin

Podemos formularnos las siguientes preguntas:

sera ms efectivo y eficiente un proceso diferente?

pueden procesarse los formularios sin otros documentos?

puede eliminarse esta actividad o etapa del proceso?

puede combinarse esta actividad o etapa con otra del proceso?

se efectan movimientos innecesarios?

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5.- reduccin del tiempo del ciclo del proceso

(el tiempo es dinero)

Formas tpicas de reducir los tiempos:

Actividades en serie vs actividades en paralelo

Cambiar la secuencia de las actividades

Reducir las interrupciones

Mejorar la regulacin del tiempo.

Reduzca el movimiento de output

Anlisis de locacin, cuando ms cerca este el proceso del cliente ser mejor

Establecer prioridades

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6.- A prueba de Errores

Los siguientes son mtodos tpicos de prueba de errores:

Use papel de diferente color para actividades distintas

Pregntese: si quisiera hacer mal este trabajo cmo lo hara?

Emplee programas de computacin para verificar la correcta escritura de los documentos.

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7.- Eficiencia en el uso de los equipos

La oficina en si misma forma parte del equipo que ud. le entrega a su empleado.

Oficinas encajonadas desestimulan la comunicacin por el contrario de las abiertas y aireadas que estimula el

libre intercambio.

Asegrese que no haya ruidos molestos que perturben al personal, no descuide la iluminacin y el color

tambin son aspectos muy importantes.

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8.- Lenguaje Simple

Evaluar los documentos que se escriben para asegurarse que estos se escriben en el idioma de los

usuarios.

Algunos factores importantes a tener en cuenta son:

Determinar el nivel de lectura y comprensin de su audiencia

Que los manuales de procedimientos que mayores del 4 hojas deben de tener un diagrama de flujo apara guiar al usuario.

No abuse de las siglas y de las abreviaturas

Ing. Bayron Chvez Bravo

9. Estandarizacin

La estandarizacin de los procedimientos es importante para verificar que los trabajadores actuales y futuros utilicen las mejores formas

para llevar a cabo una actividad.

Es uno de los primeros pasos para mejorar cualquier proceso. debe de existir procedimientos para realizar la mayor parte de las

actividades.

Los estndares tambin establecen lmites de responsabilidad y deben de comunicarse a los empleados.

La estandarizacin requiere que los procedimientos indiquen como va efectuarse el proceso , que entrenamiento requiere el personal y

en qu consiste un desempeo aceptable

Ing. Bayron Chvez Bravo

10.- Alianza con proveedores

A nivel de entrega de informacin entre los procesos existen cliente y proveedores de la misma, el fin de esta

actividad es suministrarle al proveedor las

especificaciones del input , debidamente documentadas

, que definan las necesidades y las expectativas.

El proveedor debe comprometerse a cumplir de forma oportuna.

El cliente jams debe de pedir ms de lo que realmente necesitara.

Ing. Bayron Chvez Bravo

11.- Mejoramiento del Marco General

Si las primera 10 herramientas no han dado resultado, la

tcnica del Marco General requiere que se salga del

proceso que se sigue hoy y defina como seria el proceso

perfecto si no existieran las restricciones de la

organizacin actual y/o del proceso para buscar : nuevos

conceptos, nueva visin, nuevas opciones y superar las

barreras organizacionales

Ing. Bayron Chvez Bravo

12.- Automatizacin y/o mecanizacin

Debe de utilizarse cuando ya se han definido y puesto en prctica al herramientas mencionadas anteriormente.

Inicie tomando en cuenta lo siguiente:

Operaciones repetitivas

Operaciones estandarizadas

Operaciones que reducen el tiempo de las actividades

Facilitar la comunicacin entre los clientes y la empresa.

La automatizacin exitosa de basa en proyectos piloto con participantes involucrados.