actividad semana semana 4

8/4/2019 actividad semana semana 4

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DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTIN DE LA

CALIDAD

ALEJANDRO EDUARDO CUELLAR

REGISTROS DE CALIDAD

Iraide Molina Peralta

Instructor

COMUNIDAD SENA EN REDSistemas de Gestin de la Calidad ISO9001:2008

BOGOTA

2011


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INTRODUCCION

La ISO 9001 es una norma internacional que se aplica a los sistemas de gestin de calidad (SGC) yque se centra en todos los elementos de administracin de calidad con los que una empresa debecontar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos

y/o servicios. Los clientes se inclinan por los proveedores que cuentan con esta acreditacin porquede este modo se aseguran de que la empresa seleccionada disponga de un buen sistema de gestin de

calidad (SGC). Esta acreditacin demuestra que la organizacin est reconocida por las empresas entodo el mundo.

El Sistema de gestin de Calidad es una norma que todas las empresas que quieran permanecer en el

mercado deben tener en cuenta ya que es importante debido a la mejora y optimizacin de cada unode los procesos a fin de elevar su eficacia y eficiencia, con esto puede incrementar su nivel de

competitividad y posicionarse en el mercado cada vez mas exigente.

El enfoque a travs de un sistema de gestin de la calidad motiva a las empresas a analizar losrequisitos del cliente, definir los procesos que contribuyen al logro de productos aceptables y a

mantener estos procesos bajo control. Un sistema de gestin de la calidad proporciona confianzatanto a la organizacin como a sus clientes.

Las empresas definen establecer un SGC pensando en los cambios que exige el mercado

actualmente, en las necesidades particulares, en sus objetivos propios. Adems es una gran ventajaestar certificados ya que esto permite competir en los procesos de ventas los cuales, son msexigentes y selectivos.

La Documentacin de la Calidad, es el soporte del sistema de gestin de la calidad, pues en ella se

plasman no slo las formas de operar de la organizacin sino toda la informacin que permite eldesarrollo de todos los procesos y la toma de decisiones.


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DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

Procedimiento Control de los Documentos

Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de Control de documentos que aplica o aplacara

en su empresa. (La empresa puede ser una de un estudiante).

La empresa sobre la cual se desarrolla este taller, es una empresa de Salud Ocupacional, dedicadaa la prestacin de servicios de prevencin en Salud, promocin en Salud Ocupacional, gestin enriesgos Profesionales, evaluacin y calificacin de siniestros y desarrollo de programas de Salud

Ocupacional. Ofrecimiento y promocin de todos los servicios de prevencin de riesgos a los quehace referencia la Ley 100 del 23 de Diciembre de 1993 y sus decretos reglamentarios.

Para Entorno y Compaa: su empresa nuestro compromiso significa hacer las cosas bien,promoviendo procesos de cambio de cultura de prevencin, que favorezcan mejores estilo de vida de

los trabajadores y sus familias, a travs de servicios integrales especializados en Salud Ocupacional yseguridad Industrial. La empresa posee los recursos profesionales, humanos y tcnicos propios para

la realizacin de los diferentes procesos que se le asignen.

A continuacin se relaciona las principales actividades que desarrolla la empresa y que formanparte de su especialidad:

1. Consulta Externa.

Diagnsticos en SaludExmenes Mdicos Ocupacionales.

Evaluacin Mdica especficos para programa de vigilancia epidemiolgica.Chequeo ejecutivo de la empresa.Visiometrias y optometras.

Audiometras.Espirometrias.

Programa de Riesgo Cardiovascular.Laboratorio Clnico Bsico y especializado.

2. Riesgo ergonmico

Riesgo psicosocial.

3. Seguridad IndustrialHigiene Industrial.

Normalizacin.Seguridad Vial.


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DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DOCUMENTOS


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2. Escojan un proceso misional, diligencie el siguiente formato: Listadomaestro de documentos,conlos documentos del Proceso queescogi.

DOCUMENTOS DEL SITEMA DE GESTION DE CALIDAD.

Cdigo Nombre del Documento Responsable VersinFecha de

Aprobacin

MC Manual decalidad Alta gerencia

y

responsable

del SGC:

1 - 001 10/12 2010

PPGC PROCEDIMIENTO DE PLAN

DE GESTION DE CLAIDAD

Alta gerencia

y

responsable

del SGC:

1 - 001 10/12/2011

LMR LISTADO MAESTRO DE

DOCUMENTOS Y

REGISTROS

Alta gerencia

y

responsable

del SGC:

1 - 001 01/09/2011

PSC PROCEDIMIENTO DEL

SERVICIO DE

CAPACITACION

Alta gerencia

y

responsable

del SGC:

1 - 001 01/22/2011

PPGC PROCEDIMIENTO PLAN DE

GESTION DE CALIDAD

Alta gerencia

y

responsable

del SGC:

1 - 002 01/30/2011


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3. Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de Control de Registros que aplica o

aplacara en su empresa. (La empresa puede ser una de un estudiante).


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4. Diligencien el siguiente formato: Listado maestro de Registros, con los documentos del

proceso que seleccionaron:

Cdigo Nombre del

DocumentoResponsable Ubicacin Acceso

Tiempo de

Retencin

Disposicin

Final

R-AA-CE

001

registro de

servicios

solicitados

Coordinador de

operaciones y

consulta

externa

rea

Administrativa

Dto. de consulta

externa.

Restringido/

Coordinador

del Dpto.

Actualizacin

permanente.

Archivo

central

R-AA-CE

002

Registro de

servicios

solicitados(

confirmacin)

Coordinador de

consulta

externa y/o

extramural

rea

administrativa

Dto. de Consulta

Externa

Restringido/

Coordinador

del Dpto.

personal de

consulta

externa

(Auxiliar)

Permanente/

2aos

Archivo

central

R-AA-CE

003

Directorio de

Profesionales

Adscritos

Coordinador de

Consulta

Externa y

Extramural

rea

administrativa

Dto. De Consulta

externa y

Extramural

Restringido

Coordinador

del Dpto. /

Personal

Auxiliar

Permanente/

Actualizacin

Archivo

central


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P-AA-

CE-005

OTEC Y/O OTI

Base planeacin

y cumplimiento

Coordinador

Extramural y

Consulta

Externa

rea De consulta

Externa y

Extramural

Restringido Segn

duracin del

trabajo

Destruccin

P-AA-CE

006

Documentos

elaborados/

Bases de datos

informes deActividad

Extramural

Personal

encargado dela

actividad

extramural

rea de Consulta

Externa

Restringido/

personal

participa en

laactividad.

6 meses A

partir de la

actividad

realizada.

Archivo

central.

F-AA-

CE-007

Factura Dpto. de

contabilidad

Asistente de

contabilidad y

Mensajero.

Restringido

Asistente y

mensajero

1 semana en

fsico y copia

medio

magntico

destruccin

5. Comenten las por los menos dos dificultades que surgen al momento de establecer

control sobre los registros y sobre los documentos del sistema y propongan por lo menos

una solucin a cada dificultad.

Dificultades

1) Falta de un Manual o un Documento en donde se referencie o se mencione losregistros, documentos, instrucciones y dems formatos del sistema usados en cada reade la Empresa u organizacin, y por tanto no hay procedimientos documentados de laslabores u oficios, generando ineficacia, demoras, desorden y mala imagen de la empresafrente a los clientes y proveedores. Esto provoca demoras, cuellos de botella y hace que seproduzca un caos tanto a nivel administrativo y de produccin.

2) No existe una concientizacin, sensibilizacin por el uso adecuado de los registros ydocumentos del sistema, es decir, se llevan los registros y documentos del sistema porcumplir, por salir del paso, y no por tratar de mejorar cada da en cuanto aalmacenamiento, disposicin, renovacin, identificacin, retencin, documentos obsoletos,

archivo, etc.

3) No existe un manera clara y precisa de llevar a cabo dichos registros y documentos delsistema por parte del personal antiguo y nuevo de la organizacin, todo es emprico, perono existe un manual o gua que te diga como llenar dicho registro y documento del sistema.

Soluciones


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1) Recurrir a un experto o contratar a un profesional con experiencia en organizacin ymtodos en empresas industriales, financieras y de servicios, para que mediante el seproceda a levantar los procesos y procedimientos, instructivos y dems formatos que seannecesarios en cada rea de trabajo para luego identificar, codificar, establecer, renovar, ydems elementos necesarios si es el caso para mejorar la eficiencia y eficacia en cuanto alproducto y prestacin del servicio al cliente o usuario de la organizacin.

2) Orientar a travs de capacitacin, charlas, seminarios donde se muestre a travs deejemplos de empresas exitosas en el mercado en el proceso de documentacin de unSistema de Gestin de Calidad, dndole a saber los beneficios, desventajas einconvenientes en el Sistema.

3) Orientacin por parte de un experto o de un facilitador de un Sistema de Gestin de

Calidad o tambin por alguien asignado por la empresa para orientar al personal de lamanera ms clara y objetiva de llevar a cabo dichos registros y documentos del sistema.

6. De los Registros Requeridos Norma ISO 9001:2008, seleccione TRES de su preferenciay elabore un formato de registro para cada uno.CONCLUSIONES

La implementacin de la ISO ha sido una oportunidad para reflexionar sobre los procesos

que se llevan a cabo dentro de cada empresa, permite planificar, describir, comunicar ycontrolar los procesos, para as competir en el mercado cada vez ms exigente y selectivo.Mediante la implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad se logra conoceraspectos que no se tenan en cuenta durante el normal funcionamiento de la empresa.

Lo mas importante en la implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad es elcompromiso de la Alta Direccin, Sin ella, es muy difcil que algo funcione, es tambin muyimportante la motivacin de la gente que trabaja dentro de la organizacin, ya que con estoestamos logrando grandes cambios no solo para la empresa, sino, para con nosotrosmismos.

Los documentos son necesarios como prueba objetiva de que los procedimientos estncorrectamente definidos brindando confianza a los clientes y a la propia compaa.

El no documentar equivaldra a que cada nueva generacin de la humanidad comenzaradesde cero, para descubrir e inventar el conocimiento.

El levantamiento de los procesos es una base o gua para la elaboracin e implementacinde los manuales de procesos y procedimientos, el cual facilita a la alta direccin losprocesos de modernizacin y mejoramiento de la gestin, teniendo en cuenta que en el, se


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involucran personas pro-activas y servidores pblicos comprometidos con el cambio, queestn dispuestos a liderar procesos de mejoramiento dentro de las dependencias yentidades, generando as un cambio de cultura en la organizacin.

Los documentos son la base de las actividades de mejora de la calidad, con la informacinactualizada se es ms fcil prever errores y evitar reprocesos.

El sistema de informacin que se implemente en una organizacin debe permitir unacomunicacin sencilla, fluida, con un idioma fcil de entender en todos los niveles de laempresa, trasmitiendo una informacin vlida, oportuna y confiable, con el fin que todos loscolaboradores participen de ella y puedan generar un concurso efectivo en el desarrollo delproceso.

Todos los colaboradores deben sentirse identificados con las polticas de la empresa yparticipar en forma activa en todas las etapas del proceso, con lo cual se genera un sentidode pertenencia y responsabilidad que facilitar lograr los objetivos propuestos por laorganizacin para el diseo, implantacin, seguimiento y mejoramiento del sistema de

gestin adoptado por la organizacin.

La base de la divulgacin y crecimiento del sistema de gestin adoptado por la empresa loencontramos en el sistema de informacin adoptado por la empresa, el cual debe contarcon unos documentos y registros que permitan realizar las actividades de seguimiento ycontrol efectivas para formular las estrategias y planes de mejoramiento que se requieran,para lograr que la organizacin est inmersa en un proceso de mejora y crecimientocontinuo, como base de su desarrollo organizacional y social.

BIBLIOGRAFIA

Servicio Nacional De Aprendizaje. La calidad orientada al cliente. Curso: ISO 9001:2008.Modulo Planificacin de un sistema de gestin de calidad. Colombia. 2009.

Material del curso

http://elmundodelacalidad.wordpress.com/

http://calidad-gestion.com.ar/rec_gratuitos/artculos/beneficios_iso9000.pdf

www.degerencia.com

www.monografas.com/trabajos27

www.promonegocios.net/mercadotecnia/satisfaccion-cliente.htm

www.secretosenred.com/articles

www.utp.edu.co/php/revistas/cafeconletras/docsFTP


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Decreto 1011 del 3 de abril de 2006 Por el cual se establece el sistema de garanta decalidad de la atencin de salud del sistema general de seguridad social en salud.

MALAGON, Londoo, GALAN Morera. Auditoria en salud para una gestin eficiente.Editorial Medica Internacional Ltda. Primera Edicin. 1998.

Aranguren EA, Rezznico RA. Auditoria Medica. Garanta de Calidad en la atencin deSalud. Centro Editor De la Fundacin Favaloro. 2001


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