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Diputación Provincial Alicante Área de Recursos Humanos Concurso-Oposición

Técnico Auxiliar de Archivo (B.O.P 29/08/08) Página 1 de 14

TEMA 37. LA GESTIÓN DE ARCHIVOS DE LA DIPUTACIÓN DE ALICANTE: EL ARCHIVO DE LA DIPUTACIÓN Y LA DIFUSIÓN DE SUS FONDOS.

Este material es propiedad de la Diputación Provincial de Alicante estando disponible en su página web. Se autoriza su reproducción siempre que se garantice la gratuidad de su distribución, así como la expresa referencia a la Diputación. Estos temas han sido elaborados con el objeto de proporcionar una ayuda a los candidatos en la preparación de las pruebas selectivas de acceso para cubrir, dos plazas de Técnico Auxiliar de Archivo, turno libre. Se advierte que constituyen un material de apoyo de carácter orientativo, que en modo alguno agota la materia de la que trata, ni ha de entenderse como garantía de superación de las pruebas. El contenido de los temas no compromete al órgano de selección, que está sometido únicamente a las reglas, baremos o valoraciones de aplicación al proceso selectivo.



1. EL ARCHIVO DE LA DIPUTACION DE ALICANTE 1.1. Ubicación e instalaciones La primera referencia al Archivo de la Diputación de Alicante se encuentra en

los libros de Actas, sesión de 31 de octubre de 1868, donde dice: “Tercera Sección, Señores Ausó, Bellot y España, con los Negociados de Beneficencia y Sanidad, Policía Urbana y Rural, Obras Públicas y Archivo”.

También aparece alguna noticia del traslado del archivo a los sótanos del nuevo edificio de Diputación, actual Palacio Provincial, que se produjo el 2 de noviembre de 1931, donde estuvo más de 50 años.

En 1988, el Archivo se trasladó al Palacio Gravina. Por primera vez contaba con edificio propio, ya que es de suponer que siempre estuvo ubicado en alguna dependencia de los distintos edificios ocupados por la Diputación, a lo largo del siglo XIX y principios del siglo XX.

En Gravina, estuvo menos de diez años, ya que la nueva corporación que toma posesión en 1995, decide destinar el edificio Gravina a Museo de Bellas Artes.

De nuevo el Archivo sufre otro traslado, en este caso a una nave en un polígono industrial cerca de la Universidad, propiedad de la Diputación, destinado hasta el momento a almacén de Vías y Obras, ubicada en la calle Fortuny, nº 6, nave que, en la actualidad, está recuperada totalmente para Archivo.

Este edificio consta de planta baja y dos pisos. En la planta baja, el espacio se distribuye entre una sala, preparada para utilizarla como espacio polivalente para exposiciones, charlas, reuniones, etc., el muelle de descarga, donde pueden llegar las furgonetas con la documentación a pie de ascensor, y al depósito para la recepción documental. Cuenta, además, con una gran sala de trabajo, dividida en dos zonas, una dedicada a trabajar documentación de los ayuntamientos, y la otra, donde se trabaja y organiza la documentación de la propia institución provincial. Junto a este gran espacio, la sala de consulta e investigación, donde está colocada buena parte de la biblioteca auxiliar del Archivo.

Las dos plantas de arriba, gemelas en su configuración, cuentan con seis depósitos iguales, para guardar y conservar los documentos una vez trabajados e incorporados al Archivo. Las nuevas obras de adecuación del edificio, ha permitido modernizar todas las instalaciones incluidos los sistemas de control de incendios, temperatura y humedad, descartando el gas halón, ya que su uso está prohibido y es menos efectivo que los nuevos sistemas.

1.2. Personal Hasta 1927, no existen noticias concretas sobre los encargados del Archivo.

En esta fecha, la Comisión acuerda que, por fallecimiento de Cristóbal Pacheco, continúe con los trabajos de organización y arreglo del Archivo, el auxiliar Jorge Pacheco Barrera.



En la sesión de 20 de febrero de 1928, la Comisión acuerda nombrar interinamente a Pedro Ibarra Ruiz. El 11 de noviembre de 1930, fue nombrado por concurso, Gonzalo Vidal Tur, como archivero de la Diputación de Alicante.

Interinamente, entre estos dos archiveros, ejerció como tal Isidro Albert.

En la sesión del 27 de febrero de 1963 fue nombrado archivero de la Corporación Antonio Agulló Martínez, cargo del que se le declaró excedente ese mismo año.

El 27 de marzo de 1965 fue nombrada Archivera, Juana Ruiz Cazorla, puesto que ocupó hasta su jubilación en septiembre de 1996. Desde entonces ocupa la plaza Mª. Ángeles Martínez Micó.

En estos momentos, el Archivo cuenta con personal suficiente y cualificado, lo que ha contribuido directamente al crecimiento del Archivo y de los servicios que presta.

1.3. El archivo de la Diputación, una unidad dentro del Departamento de Gestión Documental

En la estructura administrativa de la Diputación de Alicante, el Archivo es una unidad del Departamento de Gestión Documental, Registros e Información.

En los orígenes del actual Departamento está, el Archivo de la institución, en

el momento del cambio, es decir en 1994, dependiente del Servicio de Cultura, con las funciones que tradicionalmente se atribuye a los Archivos: recepción, organización y conservación documental. La única relación con las dependencias administrativas se establecía en el momento de las transferencias, lógicamente a través de las tradicionales y manuales hojas de remisión. Y el Registro General de Documentos, hasta ese momento dependiente de Secretaría General, que, cumpliendo su función reglamentaria de recepción y registro de documentos, trabajaba con máquinas de escribir de grandes carros, confeccionando a través de las mismas la conocida serie libros de Registro.

En 1993-94, la Diputación de Alicante, se estructuró en Áreas de Dirección Política y en Departamentos Administrativos, pasando de una estructura vertical a otra horizontal, en cumplimiento de la Ley 7/85, de Bases de Régimen Local.

El Diputado de Personal y Régimen Interior en ese momento, entendió, que, el Archivo y el Registro formaban parte de un mismo sistema, y que, a partir de los mismos, el control, la normalización y la gestión de los documentos podía ser posible, siempre con el objetivo final de revertir la información al ciudadano. Así, propuso la creación de una unidad de apoyo a la organización que debía integrarse en su Área política, y que, desde entonces, se conoce con el nombre de Gestión Documental, Registros e Información.

Esto suponía sacar el Archivo de Cultura, y el Registro de la Secretaría General, integrándose en el Área de Personal y Régimen Interior. Además, a ese nuevo departamento se le encargaba la función de canalizar la información hacia



una Oficina de Atención al Ciudadano, hasta entonces inexistente en la organización.

Depender de un área política transversal, de apoyo, con peso en la organización, suponía reconocer que el Archivo antes que cultura e investigación, es servicio y apoyo a la gestión.

1.4. El archivo hoy

De las funciones encomendadas al Departamento, en concreto el Archivo tiene dos importantes líneas de trabajo, ya que ambas participan y ayudan activamente a la gestión de las instituciones a las que van dirigidas.

Una externa, de cooperación y asistencia técnica a los municipios en materia de archivos: lo que se conoce como Plan de Ayuda a Archivos Municipales, programa que no desarrollamos en este tema porque es objeto de otro.

Otra, interna, de apoyo a la Organización, a través del sistema de control, seguimiento y conservación de documentos y expedientes.

1.4.1. El programa de gestión documental de la Diputación de Alicante

En 1993, se inicia un proceso de renovación en el Departamento, direccionando parte importante de los recursos a montar un sistema de archivos y gestión de documentos en la organización con la integración del Registro General.

El nuevo departamento, por tanto, en 1993 se planteó varios objetivos:

� Informatizar el Registro General. Hasta ese momento en Diputación los registros se hacen manualmente y la Ley 30/92, de Régimen Jurídico y del Procedimiento Administrativo Común, obligaba a su mecanización.

� Creación y puesta en marcha de la Oficina de Atención al Ciudadano de la Diputación de Alicante, con el objeto de centralizar la información administrativa.

� Desarrollo e implantación de un programa de gestión documental que, partiendo del Registro General pudiese establecer circuitos documentales por los archivos de oficina, con la creación de expedientes y control de documentos, durante su creación y vigencia administrativa, hasta su eliminación o su envío al Archivo para su conservación permanente.

En 1995 se implanta el sistema de gestión documental en la Diputación Provincial de Alicante, en la actualidad con más de 400 usuarios, gestores administrativos, en el sistema.

Este proyecto corporativo, tuvo, como no podía ser de otra manera, distintas fases:



1.4.1.1. Análisis, estudio, desarrollo e implantación del proyecto de Gestión Documental.

Paralelamente al desarrollo del sistema informático a aplicar, una vez diseñadas las herramientas básicas para trabajar con la documentación viva (cuadros de clasificación provisionales, modelos de relaciones de documentos, carpetillas de expedientes, pequeños manuales para archivos de oficina, cuadernillos de formación a usuarios, normas de uso de documentos, etc.), se empezó a colaborar con departamentos pilotos.

Se quería romper la inercia de relacionarse con las unidades administrativas sólo en el momento de recepcionar documentación en el Archivo.

1.4.1.2. Elaboración de cuadros de clasificación

En la implantación del sistema de gestión había que trabajar con herramientas de adaptación rápida a los cambios que periódicamente se producen en la estructura organizativa. Así, desde el principio, se trabajó paralelamente con cuadros de clasificación para las oficinas y un cuadro de clasificación corporativo en el Archivo General.

1.4.1.3. Desarrollo del sistema informático

Estudiadas distintas ofertas al final se optó por un programa corporativo que se desarrolló entre personal de Diputación y una empresa externa, sistema sobre el que se implementaron varios módulos

• Registro General

• Registros Parciales

• Creación de tipologías

• Elaboración de Cuadros de Clasificación

• Módulo de relación e integración de tipologías de archivos de oficina en el cuadro de clasificación corporativo

• Creación y normalización de expedientes

• Creación, control y asociación de documentos internos.

• Control y regulación de las transferencias

• Control del préstamo

• Módulo de descriptores

• Módulo de búsquedas

• Módulo de listados y etiquetas



La aplicación, evidentemente, ha ido creciendo y acomodándose con el tiempo a las necesidades planteadas tanto por el Archivo como por los usuarios administrativos.

En esencia, de una forma esquemática, la aplicación controla el documento desde su nacimiento en el Registro General, su entrada en las oficinas a través de los registros parciales, y una vez en el departamento administrativo, la creación del expediente, la asociación de documentos, su secuencia, su seguimiento, su control y ubicación física en archivo de oficina, las transferencias automatizadas, y la instalación definitiva del Archivo General.

1.4.2. Nuevas actuaciones

1.4.2.1. Programa de digitalización

En 2002 se empezaron a digitalizar la serie de libros de actas de Diputación, con dos fines, conservación y difusión.

En 2006, esta actuación se hace extensiva a los archivos organizados dentro del Plan de Ayuda a Archivos Municipales.

La documentación digitalizada, de momento, está en el ordenador de consulta de la sala de investigación para hacerla accesible a los investigadores y al público que viene al Archivo, además, de en los propios Ayuntamientos.

Se está preparando el programa de asociación de imágenes digitalizadas a los registros informáticos, lo que permitirá tenerlas en red.

1.4.2.2. Vaciado de actas del Pleno de la Diputación

En 2006 se creó una base de datos para el vaciado de actas, trabajo que se ha iniciado en 2007. En estos momentos el trabajo de las actas entre 1900 y 1975 está finalizado.

1.5. Fondos documentales

Los fondos de los archivos de las Diputaciones, en general, están formados

por documentos producto de su gestión, de tal forma que la mayoría de las veces el contenido de estos archivos corresponde a los siglos XIX, XX y XXI, en lógico paralelismo con la vida de la Corporación, ya que, como sabemos, las Diputaciones Provinciales son una creación legislativa de la Constitución de 1812, con motivo de la instauración del régimen liberal a partir de las Cortes de Cádiz.

Hablar de los Archivos de las Diputaciones Provinciales es hablar de archivos

multifondos, es decir, en ellos se conservan documentos generados por varias instituciones provinciales, en algunos casos, por la bicefalia entre la Presidencia de la Diputación y el Gobierno Civil, y, en otros, porque varios organismos provinciales tuvieron su sede en las mismas dependencias, porque a veces compartían las autoridades y el personal, y documentos de dos instituciones aparecen firmados por la misma persona.



Esto conlleva una dificultad añadida a la hora de identificar los verdaderos fondos de Diputación y el resto de fondos.

Algo parecido ocurre en la actualidad, si no se tuviese un sistema organizativo claro y una estructura definida, se podría llegar a confundir documentos de Patronatos, Consorcios, fundaciones, con los propios de la institución provincial, ya que en gran parte de los casos el Presidente de la Diputación también preside los órganos de gobierno de estas instituciones, dependientes de la entidad madre.

En la Guía del Archivo de Diputación aparecen hasta el momento 32 fondos documentales, http://archivo.ladipu.com/descargas/Guíadelarchivo.pdf.

Respecto a la pérdida o conservación de la documentación por fenómenos naturales, conflictos bélicos, o actuaciones humanas generalmente dolosas, sólo se tienen noticias de que hubo pérdidas en unas inundaciones que afectaron especialmente a la zona de Campoamor donde estaban ubicados los establecimientos de Beneficencia. Esta podría ser una de las razones por las que el Archivo de Diputación, de las antiguas instituciones benéficas sólo conserva documentación desde el siglo XVIII.

1.5.1. Fondo de Diputación 1822/

Como recoge cualquier definición de Archivo, los documentos son reflejo de las funciones de una organización, y estas a su vez vienen encardinadas en su estructura. En la organización del fondo de Diputación, no existe distinción entre archivo histórico y archivo administrativo. Las series son continuas en el tiempo como producto de la gestión que son. Cuando desaparece una función o una competencia, la serie queda cerrada.

Partiendo de esto las tres Secciones correspondientes a los tres grupos de competencias son: Gobierno, Administración y Servicios.

Gobierno.- Desde el nacimiento de las Diputaciones se observa la existencia de dos órganos de gobierno, la Presidencia como órgano unipersonal, y el Pleno y las Comisiones como órganos colegiados.

En base a esto las series más significativas de la Presidencia serán los libros de Decretos o Resoluciones de la Presidencia, y otras propias de su gestión.

La serie más relevante del Pleno, a su vez, son los libros de actas, expedientes de sesiones, junto a otras reflejo de sus competencias.

Administración.- Bajo el concepto funcional de administración, se congrega la documentación resultante del ejercicio de competencias relativas a la administración interna de medios, el patrimonio, los recursos humanos, la contratación, la Secretaría General, el Archivo, el control del presupuesto, las rentas y exacciones provinciales.

Las series documentales fruto de esta función son, muy numerosas.



Los servicios.- Esta es la razón de ser de cualquier organización, por lo que existe, para lo que se pensó.

Aquí se engloban las series documentales que reflejan las funciones inherentes a la gestión de los servicios prestados por la institución provincial.

En el Archivo de la Diputación de Alicante encontramos series documentales relacionadas con:

• La tutela y el control de los municipios. Competencia que fue desempeñada por las Diputaciones desde 1813 hasta 1925.

• El Asesoramiento y Asistencia a los Municipios. Esta función surge legalmente con el Estatuto Municipal de 1924 y el Estatuto Provincial de 1925.

• La Beneficencia, Sanidad y Asistencia Social. A partir de 1868, se considera producción documental dimanada de la gestión directa en materia sanitaria y benéfico asistencial, asumida por las Diputaciones Provinciales.

El nuevo régimen constitucional, instaurado a partir de 1812, trajo consigo la absorción por parte de los poderes públicos provinciales de las competencias benéfico-asistenciales, ejercidas a lo largo del Antiguo Régimen por una gran diversidad de hermandades, cofradías y fundaciones de carácter eclesiástico o particular.

El proceso desamortizador de bienes de las instituciones benéficas, conllevó la asunción de sus competencias benéficas por las Juntas Municipales de Beneficencia a partir de 1821-1822, y por las Juntas Provinciales de Beneficencia desde 1849.

El Decreto de 17 de diciembre de 1868, fruto del espíritu liberal progresista y descentralizador, suprimió dichas Juntas de Beneficencia, pasando las competencias y funciones de las Juntas Provinciales, juntamente con sus fondos, documentos y efectos a las Diputaciones Provinciales.

Son fondos pues de antiguas instituciones hospitalarias y benéfico-asistenciales, cuyos orígenes históricos se remontan, en líneas generales, al Antiguo Régimen, y en algunos casos a la Baja Edad Media.

No es el caso de la Diputación de Alicante, donde no se tienen noticias de estas instituciones más allá del siglo XVIII. Así en el Archivo se custodian fondos de distintos establecimientos de beneficencia.



1. Casas de Beneficencia (Cuadro propio)1786/1939

2. Manicomio de Elda (Cuadro propio) 1892/1942

3. Centro Dr. Esquerdo (antes Hospital Psiquiátrico) 1931/

4. Hogar Provincial (antes Hogar José Antonio) (Cuadro propio) 1939/

5. Instituto Provincial de Ciegos y Sordomudos (pasa a la ONCE) 1927/1947

6. Hospital Caridad de Elche (Cuadro propio) 1824/1870

7. Hospital de Distrito de Alcoy (Cuadro propio) 1840/1923

8. Hospital de Distrito de Orihuela (Cuadro propio) 1850/1925

9. Hospital Provincial de San Francisco de Elda (Cuadro propio) 1861/1892

10. Hospital Provincial de San Juan de Dios (Cuadro propio) 1616/1865-1990

• Vías, Obras y Urbanismo Importante competencia provincial en la que se incluye tanto la documentación de los planes provinciales de obras, como, también la documentación viaria relativa a las funciones provinciales de policía de caminos, y la referente a las obras ejecutadas en vías provinciales.

• El Fomento y la promoción económica, para el impulso de los distintos sectores productivos de la economía alicantina.

• Educación. La documentación inherente a las competencias educativas de las Diputaciones a lo largo del siglo XIX tiene relación con la creación, mantenimiento e inspección de instituciones docentes, junto con la dotación de becas y ayudas para estudios. En el siglo XX se trata, sobre todo, de subvenciones a establecimientos de enseñanza, becas y ayudas.

• Cultura y deportes. La documentación es reciente y tiene que ver con la ayuda y la subvención de actividades culturales y deportivas en el ámbito de la provincia.

• Extinción de incendios. Aparece como competencia de las Diputaciones en la Ley de Bases de Régimen Local de 1945. Actualmente esta función la cubre el Consorcio Provincial.

• Protección Civil. Aparece como competencia de los Ayuntamientos en la Ley 7/1985 de 2 de abril Reguladora de las Bases del Régimen Local, correspondiendo a las Diputaciones la asistencia para su adecuada prestación.

• Boletín Oficial de la Provincia. Competencia histórica que garantiza, a través de una publicación oficial, el principio de publicidad en la



gestión administrativa tanto de la propia Diputación Provincial, como de otras administraciones públicas.

El primer Boletín de la Provincia de Alicante, se publicó un miércoles, 2 de abril de 1834.

• Medio Ambiente. Desde que a principios de los años 90 surge una conciencia global de protección del medio ambiente, las Diputaciones siguiendo la pauta y directrices marcadas por la administración europea, estatal y autonómica, han venido creando servicios en este Área.

1.5.2. Fondos documentales de otros organismos e instituciones públicas

Generalmente se trata de órganos de gobierno y administración interinstitucional de la provincia con participación representativa y activa de las Diputaciones.

Así en la Guía del Archivo de la Diputación de Alicante, aparecen los siguientes fondos:

Junta Municipal de Beneficencia de la capital o Junta Superior de Beneficencia Pública de la provincia (1836-1849).

Junta de Autoridades y Corporaciones de la Provincia 1837/.

Consejo Provincial 1845/1868 Corporaciones establecidas en todas las provincias españolas por Ley de 2 de abril de 1845. Tenían la doble naturaleza de cuerpo consultivo del Gobernador Civil y de tribunal de primera instancia para la decisión en los asuntos contencioso-administrativos, para toda clase de servicios y obras públicas. Fueron suprimidos en 1868.

Junta Provincial de Beneficencia. (1849-1868) Sus competencias consistieron fundamentalmente en regir y administrar los establecimientos benéficos provinciales: Maternidad, Expósitos, Huérfanos y Desamparados.

Junta Provincial de Beneficencia Particular. Tras quedar suprimidas todas las Juntas de Beneficencia por Decreto de 17 de diciembre de 1868 y transferirse todas sus competencias a Diputación, por Decreto de 22 de abril de 1873 se crearon las denominadas Juntas Provinciales de Beneficencia Particular, para facilitar el ejercicio del protectorado que compete al Gobierno en las instituciones de Beneficencia particular.

Comisión Mixta de Reclutamiento 1896/1924. Creada en 1896 se responsabilizaba del repartimiento, las operaciones de reemplazo y la resolución de las incidencias de quintas.

Brigada Sanitario – Instituto Provincial de Higiene 1921/1935. En 1921 se propone crear una Brigada Sanitaria a cuyos gastos debían contribuir la Diputación y el Ayuntamiento de la capital.



Servicio Provincial de Inspección y Asesoramiento de las Corporaciones Locales1945/1979 Este Servicio dependiente del Ministerio de la Gobernación se crea en la Ley de Bases de Régimen Local de 17 de julio de 1945 para la inspección, fiscalización y asesoramiento de las Corporaciones Locales en todos sus aspectos; por tanto, es un servicio que nace con unas claras intenciones políticas que conllevan un severo tutelaje y un fuerte control estatal.

Este fondo documental tiene una gran importancia para conocer la economía de las instituciones de la administración local, debido al fuerte control que se ejerció sobre su gestión. Sin duda, la serie más interesante es la de presupuestos contando con información tanto de los distintos municipios como de la propia Diputación.

Centro Provincial Coordinador de Bibliotecas 1957/1984. Nacen como órganos provinciales del Servicio Nacional de Lectura y son fruto de un concierto entre este organismo y las Diputaciones Provinciales.

Comisión Provincial de Servicios Técnicos 1951/1982 Establecida por la Ley de Bases de 1945 asumió las funciones de la Comisión Provincial de Sanidad Local (1925-1945). Sus competencias fueron:

Aprobar los planes de urbanización, las ordenanzas de construcción de viviendas, los proyectos de ensanche, reforma y saneamiento de los municipios menores a 5000 habitantes.

Fomentar y formar los planes de urbanización, los proyectos y presupuestos de instalación de servicios municipales obligatorios.

Informar los planes de obras y servicios que hayan de ser sometidos al acuerdo de Diputación.

Fundación Pública Escuela Universitaria de Trabajo Social Provincia de Alicante 1983/1992

Más reciente en el tiempo, hay que hacer referencia a fondos documentales de Consorcios o Patronatos Provinciales, diseñados para el ejercicio de competencias diversas: cultura, educación, deporte, medio ambiente, extinción de incendios.

1.6. Forma de Ingreso

Determinar con exactitud como han ingresado los distintos fondos documentales en el Archivo de la Diputación de Alicante, es imposible, pues, en la mayor parte de los casos, no se puede documentar.

Sin embargo, después de trabajar la documentación, podemos atrevernos a dibujar como pudo ser, pues a través de ella, vemos que la Diputación desde su creación, asume el papel de organismo fuertemente dependiente del poder estatal, supervisando la actividad municipal, con la particularidad que en bastantes ocasiones la figura de Jefe Político y Presidente de la Diputación, se concentran en una misma persona.



Esta situación, de compartir recursos para servir a los Ayuntamientos, continúa durante el siglo XX, por supuesto, y así, no es de extrañar que, por ejemplo, el Servicio Provincial de Inspección y Asesoramiento de las Corporaciones Locales que no tenía nada que ver con Diputación estuviera en un local alquilado por ella, y gestionado por personal de Diputación� por tanto, no tiene nada de particular que sin ningún trámite de transferencia dicha documentación llegara al Archivo.

En la actualidad, los fondos de Diputación, organismos autónomos y empresas públicas, realizan transferencias automatizadas, normalizadas y periódicas una vez terminado el trámite administrativo, a través del programa de gestión de documentos implantado en la organización.

Actualmente, para ingresos regulares de fondos propios de la institución y sus organismos, se tiene una previsión anual de aumento de unos 200 ml. de unidades de instalación.

2. LA DIFUSION DE SUS FONDOS

La difusión de la información, es, un servicio importante del Archivo. Dicho proceso tiene por objeto difundir aquellos trabajos, resultado de la organización de fondos de Diputación o de fondos municipales, que se consideren de interés tanto para las administraciones, en especial los Ayuntamientos de la Provincia de Alicante, como para los ciudadanos.

Esta difusión se puede realizar en soporte tradicional, papel, o bien, utilizando las nuevas tecnologías, Internet a través de la página http://archivo.ladipu.com/.

Por lo que respecta a las publicaciones en papel desde el año 1999 se está publicando la Colección de Guías de Archivos Municipales de la Provincia de Alicante, de la que se han publicado catorce números. En cada uno de ellos se incluye información relativa a tres o cuatro archivos municipales.

Respecto a la difusión a través de Internet, en 2003 se configuró un Centro de Información Documental y Archivístico de la Provincia de Alicante (CIDAPA).

Se trata de un centro de documentación referencial para la recogida, tratamiento y explotación de los recursos archivísticos y bibliográficos de la Provincia de Alicante para hacerlos accesibles al ciudadano a través de Internet, con fines de investigación y difusión.

Se configura como un espacio virtual, alimentado, por un lado, de recursos propios: archivo y bibliotecas de Diputación, archivos municipales organizados por el Plan de Ayuda a Archivos Municipales y, por otro, de recursos documentales y archivísticos de otros centros relacionados con la Provincia.

El proceso de difusión de la información, se gestiona por la aplicación informática LORIS. De la empresa EVER. empleando un sistema de búsqueda que permita utilizar un lenguaje libre o controlado, con respuestas adecuadas a las consultas realizadas, evitando, en la medida de lo posible, la dispersión o ruido documental.



Para la difusión de la información se trabaja con el Tesauro de Archivos, elaborado por el personal técnico de este Departamento, al no haber encontrado, en su momento, ninguna herramienta terminológica que se ajuste al contenido de la base de datos, unas por abarcar un dominio conceptual muy extenso y otras por ser demasiado localistas.

También contamos con un Tesauro de topónimos de la Provincia de Alicante, igualmente elaborado por personal del Departamento, con el objeto de crear un lenguaje controlado y estructurado de los topónimos de la Provincia que evite la ambigüedad de los términos y la sinonimia consecuencia, principalmente, del bilingüismo de la Comunidad Valenciana.

Eurovoc, ha sido el tesauro elegido para indizar la base de datos de publicaciones y trabajos.

La consulta, se puede realizar a través de un lenguaje libre o controlado (tesauros), intentando evitar de esta forma la dispersión a la hora de las respuestas ofrecidas. Para ello se han diseñado unas pantallas de búsqueda, diferenciando por un lado la búsqueda en la base de datos de archivos y por otro, la base de datos de publicaciones y trabajos. La base de datos de actas de la Diputación todavía no está disponible para su consulta a través de la Web.

Por último, reseñar que actualmente se está trabajando para poder sacar a la red

las imágenes digitalizadas de las actas de Diputación y de las municipales, asociadas a sus correspondientes registros de LORIS.

BIBLIOGRAFIA

• Diputación Provincial de Alicante. Absys Web 6.0, [en línea]. Disponible en: <http://absys.dip-alicante.es/cgi-bin/abwebp.exe > [Consulta: 12 febrero 2009]

• Guía de los archivos de las diputaciones provinciales y forales y de los consejos y cabildos insulares de España. Cádiz: Diputación, Servicio de publicaciones, 2006

• La gestión de la calidad en los archivos públicos, Jornada Técnica. (1ª, 27-28 noviembre de 2003, Toledo). Toledo: Junta de Comunidades de Castilla La Mancha, 2004

• Martínez Micó, Mª Angeles. El departamento de Gestión Documental de la Diputación de Alicante. Un departamento que trabaja en calidad. Revista d’Arxius i Biblioteques COMPACTUS, nº 2, septiembre-diciembre 2001. Valencia, 2001

• Diputación Provincial. Gestión Documental, Registros e Información. Memoria 2003-2006.—Alicante: Diputación Provincial, 2007

• http://archivo.ladipu.com/

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