IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS AL RESTAURANTE “GUSTAVO Y RAQUEL C.A”, SECTOR PUNTA ARENAS DEL MUNICIPIO PENÍNSULA DE MACANAO DEL ESTADO NUEVA ESPARTA.

AUTOR:

MARCOS ROJAS AVILA

PORLAMAR, JUNIO DE 2008

INTRODUCCIÓN

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAINSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA INDUSTRIAL

RODOLFO LOERO ARISMENDIEXTENSIÓN PORLAMAR

La mayoría de las reuniones o los cierres de grandes negocios se

realizan por tradición en el salón de un restaurante. Debido al crecimiento

comercial, al crecimiento poblacional, las distancias, los tiempos reales, la vida

profesional actual y los proyectos de expansión turística, todos ellos favorecen

al crecimiento rentable de este tipo de negocio. Eléxito o fracaso depende de

muchos factores que intervienen para tal fin, claro está que la calidad de los

productos y servicios son factores determinantes para el éxito pero no lo es

todo, será necesario sopesar dos factores contrapuestos. Por una parte hay que

garantizar a los clientes una relación calidad/precio para garantizar su regreso;

por otra parte la compañía debe tener garantizado un beneficio financiero

suficiente. Por lo tanto, antes de proceder a la venta de un producto o servicio

determinado, se hace necesario precisar los costos de los productos y servicios

a vender, para así determinar cuál ha de ser el precio de venta que permita

cubrir todos los gastos en que se haya incurrido y proporcionar además un

beneficio. Este es un tipo de negocio muy implacable cuando se trata de lograr

utilidades verdaderas, en Europa todavía mucho más que en los países Latino

Americanos. Es por ello, que se hace necesario calcular los costos que

intervienen en la preparación de cada plato y de cada bebida, repitiendo

posteriormente tales cálculos en condiciones reales para comprobar los

resultados frente a las estimaciones previas y tomar decisiones.El presente

informe tiene como objetivo la implementación de un sistema de control de

costos de alimentos y bebidas al “Restaurante Gustavo y Raquel C.A.” Sector

Punta Arenas, Península de Macanao, Estado Nueva Esparta.

Este estudio se justifica, en proponer nuevas estrategias que puedan

constituir alternativas prácticas y más efectivas para disminuir los costos

causados por gastos de producción y mejorar la rentabilidad del restaurante

ii

utilizando para ello procedimientos, técnicas financieras y la participación

activa de todo el personal que labora y opera en este negocio. Por otra parte

cabe destacar que los procedimientos que se vienen utilizando para el cálculo

de costos en comidas y bebidas del restaurante carecen de un plan de cálculo

contable lo cual significa que el dueño del negocio esta volando a ciegas a

pesar de que su negocio es exitoso. Solo se maneja para efectos legales los

cálculos financieros básicos basados en los estado de resultado y balance

general; los cuales no son suficientes para determinar los costos por

producción de alimentos y bebidas; en este tipo de negocio es necesario tener

claro que ninguna cantidad de ayuda o consultas realizadas a expertos en la

materia o las habilidades y los procedimientos financieros mejorados pueden

solucionar los problemas financieros de un restaurante si el resultado de las

ventas es insuficiente.

La metodología aplicada estuvo basada en una investigación de campo de

tipo descriptivo, para la cual fue necesario aplicar la revisión documental,

observación directa, entrevistas no estructurada, entre otras.

Esta investigación consta de de los siguientes capítulos:

Capítulo I. El Problema, en el que se plasma el planteamiento del

problema, objetivo general, objetivos específicos y justificación.

Capítulo II. Marco Referencial, en el que se plantea los antecedentes y las

bases teóricas de la investigación.

Capítulo III. Marco Metodológico, nivel y tipo de investigación, técnicas

de recolección de datos y el procesamiento de la información.

Capítulo IV. Análisis e Interpretación de los Resultados.

Capítulo V. Conclusiones y Recomendaciones.

iii

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Formulación y Planteamiento del Problema

Toda empresa tiene como objetivos el crecimiento, la

supervivencia, y la obtención de utilidades. Para el alcance de éstos los

directivos deben realizar una distribución adecuada de recursos

(financieros y humanos) basados en buena medida en información de

costos; de hecho son frecuentes los análisis de costos realizados para la

adopción de decisiones, para la planeación y el control.

En la actualidad, la actividad comercial a nivel mundial está

caracterizada por la globalización, los crecimientos financieros, el

desarrollo tecnológico, la administración avanzada en servicios y

comercialización y el crecimiento paulatino de la competencia en todos

los sectores económicos, es así como pueden sobrevivir los comercios

más capacitados, que ofrecen la mejor calidad, atención y precio, para lo

cual es necesario la disminución de los costos que es difícil lograr si no

se cuenta con un eficiente control de costos que sirva verdaderamente

para tomar decisiones sólidas y acertadas con la finalidad de conocer el

iv

nivel de competencia del comercio que permite concretar el desarrollo

económico del mismo o si está en riesgo de debacle financiera.

Los costos relacionados con las inversiones de las organizaciones

dedicadas, bien a la prestación de servicio o a la producción de bienes,

proporcionan a los usuarios varios beneficios, entre ellos, ejercer el

control de los elementos del costo: materia prima, mano de obra directa

y gastos de fabricación y para analizar y auditar las partidas que se

utilizan para alcanzar los objetivos de la empresa; a saber: producción,

venta y/o prestación del servicio.

Gómez Rondón (1985) expresa que: “en los momentos de

adversidad es la contabilidad de costos la que le da el toque de atención

a tiempo, para que la administración de la empresa tome las medidas

pertinentes, con suficiente anticipación, para evitar los contratiempos”

(p.2).

Lo anterior indica, que si el empresario se da cuenta de que sus

costos son superiores o iguales a los precios de venta, es indiscutible

que la empresa va irremisiblemente al fracaso y hay que tomar una

acción inmediata.

Esto permite asegurar que una decisión que se tome al respecto, se

debe hacer después de un control de costos generado como consecuencia

de la prestación del servicio o la producción de bienes; también es

necesario aclarar que un control de costos se realiza cuando la

contabilidad de costos que se haya planificado e implementado sea, no

solamente eficiente sino eficaz, ya que ninguno de los beneficios

expuestos se logra si no se lleva una adecuada contabilidad de costos.

En Latinoamérica, no obstante son muchas las empresas que

requieren conocer el costo de cada uno de sus productos vendidos para

v

tomar innumerables decisiones, sin embargo sólo conocen una

aproximación del mismo dado que poseen un sistema de costeo

deficiente o inexistente, esta situación se evidencia principalmente en

las pequeñas empresas o comercios cuyos propietarios desconocen al

respecto, debido a que existen pocos centros educativos que ofrezcan

este tipo de formación académica.

A esta realidad no se escapa Venezuela, y en específico la Isla de

Margarita, consideradacomo uno de los principales destinos turísticos

del país, la cualha impulsado el desarrollo económico y comercial del

Estado Nueva Esparta poseedora de la infraestructura y el recurso

humano capacitado en el área turística, atractivos naturales, histórico-

culturales, arte, música y en especial la gastronomía son condiciones

que motivan a incentivar a los turistas por visitar la isla y conocer la

idiosincrasia local.

En este sentido, la gastronomía representa un atractivo de

especial interés para el visitante y habitantes de la Isla por la exquisita

variedad de la comida margariteña en todos los municipios que la

conforman y especialmente en el Municipio Península de Macanao.

No obstante, en la Isla de Margarita son pocas las universidades

que ofrecen dentro de su pensum de estudios esta especialidad que

ayuda y fortalece el desarrollo comercial de las regiones, especialmente

a aquellas cuyo desarrollo económico se rige por la actividad turística.

Por consiguiente,es preocupante ver que los propietarios de

diversos restaurantes de la región insular y del Municipio Península de

Macanao. , principalmente aquellos ubicados en las adyacencias de las

playas, desconocen sobre los sistemas de control de costos de los

alimentos y bebidas que ofrecen a su clientela. Este es el caso del

vi

Restaurante Gustavo y Raquel C.A, ubicado en el sector de Punta

Arenas, donde se evidencia que tanto sus propietarios como su personal

no disponen de los conocimientos básicos sobre el tema del control de

costos, ni tampoco con un sistema especializado para el cálculo de los

costos de alimentos y bebidas. Es así, como para la determinación de los

precios de venta en este comercio se emplean simples cálculos

matemáticos agregándole un porcentaje estimado, o simplemente

utilizan la técnica de comparar los precios de la competencia, por lo que

es evidente que no emplean un criterio uniforme para tal fin.

En este sentido, es posible inferir que esta situación no parece

alarmante a primera vista, sin embargo puede ser un obstáculo serio para

la rentabilidad del Restaurante Gustavo y Raquel C.A, además donde los

valores del inventario de alimentos y bebidas no son contados y

evaluados al final de cada período de contabilización, ni son registrados

en su software contable, de igual modo no se recopilan los datos

financieros de las operaciones diarias y semanales. De continuar esta

situación se conduciría al riesgo de tener costos elevados por el

descontrol existente en su amplio inventario de alimentos y bebidas,

puesto que demasiados productos en el refrigerador o en el almacén

representan un desperdicio por su corto tiempo de vida útil, afectando el

activo más valioso de la empresa como lo es el efectivo.

Estas correcciones necesitan ser hechas, teniendo una comprensión

clara y concisa de la importancia de la implementación de un sistema de

control de costos para calcular el costo exacto de los alimentos y

bebidas en el Restaurante Gustavo y Raquel C.A. Por tal motivo, se

plantea la aplicación de los métodos de análisis de los costos, métodos

de análisis de la demanda y de los precios, los cuales pueden verificarse

vii

contablemente y determinar con precisión cada uno de estos elementos

(costos, demanda, precios).

Es por esto que se considera importante dar respuesta a la siguiente

interrogante:

¿Es necesario implementar un Sistema de Costos de Alimentos y

Bebidas al Restaurante “Gustavo y Raquel C.A”, Sector Punta Arenas

del Municipio Península de Macanao del Estado Nueva Esparta?

De esta interrogante se desprenden las siguientes expectativas:

¿Cuáles es la situación actual de carácter operativo del sistema de

control de costos (políticas, procedimientos, actividades, formatos) en la

producción de alimentos y bebidas en el Restaurante “Gustavo y Raquel

C.A”?

¿Cuáles serían las pautas del Sistema de Costos de Alimentos y Bebidas

al Restaurante “Gustavo y Raquel C.A”?

¿Qué beneficios ofrecerá la implantación del Sistema de Costos de

Alimentos y Bebidas en el Restaurante “Gustavo y Raquel C.A”?

Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Implementar un Sistema de Costos de Alimentos y Bebidas al

Restaurante “Gustavo y Raquel C.A”, Sector Punta Arenas del

Municipio Península de Macanao del Estado Nueva Esparta.

viii

Objetivos Específicos

Diagnosticar la situación actual de carácter operativo del sistema de

control de costos (políticas, procedimientos, actividades, formatos)

en la producción de alimentos y bebidas en el Restaurante “Gustavo y

Raquel C.A”.

Precisar las pautas del Sistema de Costos de Alimentos y Bebidas al

Restaurante “Gustavo y Raquel C.A”.

Describir los requisitos necesarios para la implantación del Sistema

de Costos de Alimentos y Bebidas en el Restaurante “Gustavo y

Raquel C.A”.

Justificación de la Investigación

La correcta aplicación de los métodos de análisis de los costos,

métodos de análisis de la demanda y de los precios es de vital

importancia para el éxito de todo tipo de negocio, en este caso los

restaurantes, debido a que permiten obtener resultados confiables que

pueden ser evaluados para la toma de decisiones gerenciales.

Actualmente, el Restaurante “Gustavo y Raquel C.A” carece de un

sistema de costos de alimentos y bebidas, a causa del desconocimiento

de su personal sobre los principales métodos de análisis y control de

costos, por lo cual es necesario implementar un sistema que sirva de

base para fijar precios de venta y para establecer políticas de

comercialización en este comercio.

Esta investigación tendrá como beneficiarios a los propietarios y

personal del Restaurant “Gustavo y Raquel C.A”, para facilitar la toma

ix

de decisiones gerenciales y la valuación de inventarios de alimentos y

bebidas, controlar la eficiencia de las operaciones, además de conocer

exactamente los costos de la materia prima y el margen de ganancia

deseado y con ello contribuir al planeamiento, control y gestión de la

empresa.

Para los clientes del restaurante, se ofrecerá el acceso al servicio

de alimentos y bebidas con precios justos, acordes y competentes con

otros establecimientos del ramo gastronómico en la zona.

Por otro lado, el autor de la investigación se beneficia al mejorar

y actualizar sus conocimientos sobre la estimación de costos mediante la

implementación del sistema de costos al Restaurante “Gustavo y Raquel

C.A.

También es posible considerar al Estado Nueva Esparta como el

país como los grandes beneficiarios de esta investigación que realzará el

empuje que necesita para su creciente desarrollo económico y social.

Por último, es importante resaltar el aporte bibliográfico y

científico para el Instituto Universitario “Rodolfo Loero Arismendi”

(IUTIRLA), como una fuente bibliográfica de consulta y soporte para el

desarrollo de nuevas investigaciones en el área de estimación de costos

de alimentos y bebidas.

x

CAPÍTULO II

MARCO REFERENCIAL

Antecedentes de la Investigación

Para la realización del presente estudio, fue necesaria la revisión

de diferentes bibliografías, y estudios anteriores, que contribuyeron

como antecedentes de información relacionados con la presente

investigación. A tal fin se presentan los diferentes estudios analizados.

Barboza y Urdaneta (2005) en su trabajo de grado titulado “Diseño

de un Sistema de Costo para la Fijación de un Precio del Producto de la

Empresa Codeca, C.A.”, presentado como requisito ante la Universidad

Rafael Belloso Chacín, concluye que: Los resultados indicaron que al

diagnosticar la situación actual de la determinación de los costos del

producto, se encontró que actualmente en la empresa se analizan los

costos del producto; sin embargo, no se lleva a cabo en forma precisa y

sistemática, por lo cual no arrojan los resultados esperados para la

organización; no se ha utilizado un método para la determinación del

mismo, por lo cual es medianamente efectivo. Se analizaron los costos

fijos destacando los derivados por concepto de electricidad, alquileres,

condominio, teléfono, papelería, limpieza e Internet; ubicándose en un

aproximado de 1.161.00 bolívares. Al analizar los costos variables

mencionan los sueldos, horas extras, días feriados, prima dominical y

bonificaciones adicionales. xi

Morillo (2004), efectúo un Trabajo presentado como requisito de

mérito parcial para optar al grado de Magister Scientiae en

Administración titulado: “Evaluación del sistema de acumulación de

costos de la industria panadera, en el municipio Barinas”, el cual

concluyó que: Indiscutiblemente las micro, pequeñas y medianas

industrias (PYME) son la base fundamental de una economía sólida,

ellas deben diseñar estrategias gerenciales y de apoyo acorde a sus

características que les permitan mejorar su competitividad y buscar su

consolidación; de allí la necesidad de contar con sistemas de

acumulación de costos que generen información apropiada, oportuna y

detallada.

Los industriales panaderos del municipio Barinas no llevan un

sistema de acumulación de costos que les permita calcular costos de

producción precisos y facilite la planificación, el control y la toma de

decisiones, mediante el suministro de información relacionada con la

producción de forma oportuna y sistemática; por tanto se sugiere el uso

de un sistema de costos por proceso en virtud del tipo de productos que

fabrican y las características del sistema de producción.

Oquendo (2002), desarrolló un Trabajo Especial de Grado ante la

Universidad Rafael Belloso Chacín, que se tituló: “Diseño de un sistema

de costos para una empresa fabricante de productos plásticos

desechables. Caso APSA”, en la cual se realizó un estudio para

proyectos factibles, el objetivo primordial del estudio fue la elaboración

de un sistema de costos, con el propósito de conocer los productos de

mayor rentabilidad y orientar esfuerzos e inversiones hacia el aumento

de su producción y venta. Se utilizó un método de inducción-deducción

xii

donde se analizaron las actividades realizadas en ellas y se calcularon

los rendimientos estándares de fabricación. El resultado del estudio fue

un sistema de costos para APSA, que, representado en una hoja

electrónica de cálculo, permitirá mostrar una estructura de costos

estándares para cualquier producto.

En cuanto a los costos de venta. La fijación de precios se establece

en función de las circunstancias específicas de la venta, lo que ocasiona

que se produzcan diferencias de precio frente a los clientes,

comprometiendo la imagen de la empresa. Se diseñó el sistema de

cálculo de costos para la fijación del precio de venta, estableciendo sus

requerimientos, normas, procedimientos y políticas de comercialización.

Las investigaciones citadas anteriormente evidencian que los

costos son un elemento presente en cualquier tipo de empresa, un

control en los procedimientos de costos beneficia a la organización

objeto de estudio, y de igual forma es necesario aplicar estrategias

específicas de acuerdo al rubro que se estudie, tomando en

consideración este, los antecedentes utilizados, proporcionan una base

de información valiosa y que se relaciona directamente con esta

investigación.

Bases Teóricas

Sistemas

El vocablo sistema ha sido utilizado desde tiempos lejanos y,

atendiendo a su sentido amplio, los sistemas no constituyen nada nuevo

para la Historia del hombre. En la vida moderna se utilizan la palabra

xiii

sistema en disciplinas diversas y su aplicación se ha generalizado

enormemente.

Según Stoner y Freeman (1996);

Un sistema es una unidad compleja formada por varias partes, a menudo diferentes, sujetas a un plan común o sirviendo un propósito común, o bien, un agregado o disposición de objetos reunidos en interacción o interdependencia; un conjunto de unidades combinadas en forma natural o artificial para formar un todo integral, orgánico, organizado; una totalidad que trabaja ordenadamente; una unificación coherente. (p.124)

En base a lo anterior se puede resumir el concepto de sistema a un

conjunto de cosas que, ordenadamente relacionadas entre sí, contribuyen

a determinado objeto.

Del análisis de esta definición surge que todo sistema está

caracterizado por sus objetivos, elementos, estructura y su

comportamiento. Una serie de elementos reunidos que formen un

conjunto pero sin perseguir un objetivo o propósito común, no

constituye un sistema. Al no tener ese objetivo común su

comportamiento será caótico. El objetivo de un sistema puede ser fijo e

invariable a través del tiempo, o bien puede ser variable.

Control

Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o

vigilar lo que sé esta haciendo para asegurar que el trabajo de otros esta

progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado.

Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes

xiv

requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no

asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias,

malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser

comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción

correctiva.

El control administrativo tiene como función central medir los

resultados logrados en la etapa de ejecución, comparar estos resultados

con los estándares derivados de los objetivos definidos en la función de

planeación y evaluar para tomar medidas correctivas, si es necesario.

Griselda Gómez Montiel (2006), define el control como;

Una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. (p. 9)

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el

contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un

plan estratégico Mientras Stoner y Freeman (1996), señalan;

El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador. Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan. (p.207).

xv

Cuando se refiere a control, se aprecian muchas connotaciones y su

significado depende de la función o del área en que se aplique; puede ser

entendida como la función administrativa que hace parte del proceso

administrativo junto con la planeación, organización y dirección,

precisándolo como los medios de regulación utilizados por un individuo

o empresa, como determinadas tareas reguladoras que un controlador

aplica en una empresa para acompañar y avalar su desempeño y orientar

las decisiones.

Así mismo también hay casos en que el control sirve para diseñar

un sistema automático que mantenga un grado constante de flujo o de

funcionamiento del sistema total; como la función restrictiva de un

sistema para mantener a los participantes dentro de los patrones

deseados y evitar cualquier desvío. Es el caso del control de frecuencia

y expediente del personal para evitar posibles abusos.

Hay una imagen popular según la cual la palabra control está

asociada a un aspecto negativo, principalmente cuando en las

organizaciones y en la sociedad es interpretada en el sentido de restricción,

coerción, limitación, dirección, refuerzo, manipulación e inhibición.

También hay otras connotaciones para la palabra control:

Comprobar o verificar; Regular; Comparar con un patrón; Ejercer

autoridad sobre alguien (dirigir o mandar); Frenar o impedir.

Chiavenato (1999), afirma que;

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para: Crear mejor calidad, Enfrentar el cambio, Producir ciclos más rápidos, Agregar valor, Facilitar la delegación y el trabajo en equipo. (p. 301)

xvi

Tomando en cuenta lo acotado por el mencionado autor, se hace la

siguiente síntesis en relación a sus planteamientos.

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el

proceso se corrige para eliminar errores.

Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de

cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el

mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del

público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o

enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a

los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo

ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los

productos y los servicios de sus organizaciones.

Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de

los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados,

y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la

entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes

de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y

servicios a su medida.

Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera

de obtener ventajas competitivas. Tratar de igualar todos los

movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y

contraproducente, en cambio, que el principal objetivo de una

organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal

manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del

consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una

calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de

control.

xvii

Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia

contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la

necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen

juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la

gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por

tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de

los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

Por otro lado, el control es apreciado como un proceso cíclico y

repetitivo. El autor Callejas (2002) afirma que está compuesto de cuatro

elementos que se suceden;

• Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que establece los estándares o criterios de evaluación o comparación.

• Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.

• Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.

• Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado. (p.112)

Costos

xviii

Los costos se generan dentro de la empresa privada y está

considerado como una unidad productora.

El término costo ofrece múltiples significados y hasta la fecha no

se conoce una definición que abarque todos sus aspectos. Su categoría

económica se encuentra vinculada a la teoría del valor, “Valor Costo” y

a la teoría de los precios, “Precio de costo”. Según Fabozzi (1998);

El término “costo” tiene las acepciones básicas: La suma de esfuerzos y

recursos que se han invertido para producir una cosa y lo que es

sacrificado o desplazado en el lugar de la cosa elegida” (p.114)

El primer concepto expresa los factores técnicos de la producción y

se le llama costo de inversión, y el segundo manifiesta las posibles

consecuencias económicas y se le conoce por costo de sustitución.

Mientras que Álvarez (1996) señala;

La contabilidad de costos consiste en una serie de procedimientos tendientes a determinar el costo de un producto y de las distintas actividades que se requieren para su fabricación y venta, así como para planear y medir la ejecución del trabajo. (p.231)

En síntesis se puede decir que la contabilidad de costos es un

sistema de información para predeterminar, registrar, acumular,

distribuir, controlar, analizar, interpretar e informar de los costos de

producción, distribución, administración y financiamiento.

Se relaciona con la acumulación, análisis e interpretación de los

costos de adquisición, producción, distribución, administración y

financiamiento, para el uso interno de los directivos de la empresa para

xix

el desarrollo de las funciones de planeación, control y toma de

decisiones.

Es necesario clasificar los costos de acuerdo a categorías o grupos,

de manera tal que posean ciertas características comunes para poder

realizar los cálculos, el análisis y presentar la información que puede ser

utilizada para la toma de decisiones.

Clasificación de los Costos.

Costo de Producción: Son los que permiten obtener determinados bienes a partir de otros, mediante el empleo de un proceso de transformación. Por ejemplo:

Costo de la materia prima y materiales que intervienen en el proceso productivo:

– Sueldos y cargas sociales del personal de producción. – Depreciaciones del equipo productivo. – Costo de los Servicios Públicos que intervienen en el

proceso productivo. – Costo de envases y embalajes. – Costos de almacenamiento, depósito y expedición.

Costo de Comercialización: Es el costo que posibilita el proceso de venta de los bienes o servicios a los clientes.

Por ejemplo: – Sueldos y cargas sociales del personal del área

comercial. – Comisiones sobre ventas. – Fletes, hasta el lugar de destino de la mercadería. – Seguros por el transporte de mercadería. – Promoción y Publicidad. – Servicios técnicos y garantías de post-ventas.

Costo de Administración; Son aquellos costos necesarios para la gestión del negocio.

– Sueldos y cargas sociales del personal del área administrativa y general de la empresa

xx

– Honorarios pagados por servicios profesionales. – Servicios Públicos correspondientes al área

administrativa. – Alquiler de oficina. – Papelería e insumos propios de la administración.

Se puede apreciar en la clasificación de los costos según Fabozzi,

que al trabajar en sistema o procedimiento de costos se ven inmersos

cada uno de los factores que de manera directa o indirecta participan en

la fabricación y comercialización final del bien o servicio.

También Álvarez (1999), plantea la siguiente la clasificación según

su grado de variabilidad, esta clasificación es importante para la

realización de estudios de planificación y control de operaciones. Está

vinculado con las variaciones o no de los costos, según los niveles de

actividad:

Costos Fijos: Son aquellos costos cuyo importe permanece constante, independiente del nivel de actividad de la empresa. Se pueden identificar y llamar como costos de "mantener la empresa abierta", de manera tal que se realice o no la producción, se venda o no la mercadería o servicio, dichos costos igual deben ser solventados por la empresa. Por ejemplo:

Costos Variables: Son aquellos costos que varían en forma proporcional, de acuerdo al nivel de producción o actividad de la empresa. Son los costos por "producir" o "vender". (p.311)

El mismo autor clasifica los costos según su asignación:

xxi

Costos Directos: Son aquellos costos que se asigna directamente a una unidad de producción. Por lo general se asimilan a los costos variables.

Costos Indirectos: Son aquellos que no se pueden asignar directamente a un producto o servicio, sino que se distribuyen entre las diversas unidades productivas mediante algún criterio de reparto. En la mayoría de los casos los costos indirectos son costos fijos. (p.321)

Según Fabozzi (1998): “En el actual desarrollo de las técnicas y

sistemas de costos se persiguen tres importantes objetivos, la medición

de los costos, la más correcta y precisa asignación de costos por

actividad, proceso, producto y servicio, y la manera de reducir los

costos” (p.121).

En cuanto a la medición de los costos, su objetivo es el control en

la evolución absoluta y relativa de los mismos. En lo relativo a la

asignación de los mismos a las actividades, procesos, productos y

servicios, la meta es conocer la contribución que cada actividad o

producto aporta a las utilidades de la empresa.

Pero en el actual estado de situación en unas economías cada día

más competitivas a los empresarios no sólo les interesa medir, controlar

y asignar eficaz y eficientemente los costos, sino que pasa a tener una

importancia fundamental la reducción de los mismos.

Dado un determinado nivel de precios en el mercado, lograr la

mayor utilidad implica fijar un costo como objetivo, para lo cual es

necesario hacer uso de diversas herramientas, instrumentos y

metodologías a los efectos de una mejor medición, control, seguimiento,

análisis, planificación, asignación y reducción de costos.

xxii

El mismo autor anteriormente citado afirma;

El sistema de costos moderno debe contemplar una visión sistémica de la empresa, concentrándose en los procesos, participando activamente en la planificación comercial, productiva y financiera, y poniendo un especial énfasis en las estadísticas aplicadas. El moderno gestor de costos necesita saber de estrategias, competitividad, administración de operaciones, ingeniería industrial, calidad, productividad, estadísticas, sistemas de información, herramientas de gestión, finanzas corporativas, investigación de operaciones, administración de ventas, marketing y pensamiento sistémico.

Los que crean que hoy puede administrarse los costos de una

empresa sólo con conocimientos contables y financieros, desconociendo

la importancia crucial de las estadísticas, la calidad, la productividad, y

los procesos productivos y de comercialización, está relegando a la

empresa a cada vez menores opciones estratégicas, reduciendo su

capacidad de análisis y decisión.

En este contexto, la palabra costo no implica recorte de costos,

sino gerencia de costos. La gerencia de costos supervisa los procesos de

desarrollo, producción y venta de productos o servicios de buena

calidad, al tiempo que trata de reducir los costos o mantenerlos a niveles

objetivos. La reducción de costos en el gemba (lugar de trabajo) debe

ocurrir como resultado de diversas actividades que lleva a cabo la

gerencia. Infortunadamente, muchos gerentes tratan de reducir los

costos sólo mediante el recorte de gastos; entre las acciones típicas se

incluyen el despido de empleados, la reestructuración y disminución de

proveedores. Invariablemente, este tipo de reducción de costos

xxiii

interrumpe el proceso de calidad y da como resultado el deterioro de

ésta.

En cuanto a los flujos de costos, Cárdenas (2001), hace el siguiente

planteamiento;

El flujo de los costos de producción sigue el movimiento físico de las materias primas a medida que se reciben, almacenan, gastan y se convierten en artículos terminados. El flujo de los costos de producción da lugar a estados de resultados, de costos de ventas y de costo de artículos fabricados. Este flujo y estados de resultados se logran a través de los sistemas de costos, que no son más que un conjunto de procedimientos y técnicas para calcular el costo de las distintas actividades.

La reducción de costos en la empresa es el producto de diversas

actividades que lleva a cabo la gerencia. Lamentablemente en muchas

empresas tratan de reducir los costos sólo mediante el recorte de gastos;

encontrándose entre las acciones típicas el despido de personal, la

reestructuración y la disminución de proveedores.

Este tipo de actitudes provoca la interrupción del proceso de

calidad y da como resultado el deterioro de ésta. Pero en los mercados

actuales los clientes y consumidores exigen una mejor calidad a un

menor precio y una entrega puntual, lo cual puede también formularse

como una más alta relación satisfacción (calidad + servicio) / precio.

Cuando la gerencia sólo concentra sus actividades en la búsqueda

de precios más bajos simplemente procede a la reducción de costos,

descubriéndose que tanto la calidad como la entrega puntual se ven

seriamente afectadas por dicha actitud.

xxiv

Según Cárdenas (2001): Gestionar los costos en la empresa

implica: “La planificación de costos destinados a maximizar el margen

entre ingresos y costos, La reducción sistemática de costos, La

planeación de la inversión por parte de la alta gerencia” (p.214)

Las posibilidades de reducir los costos pueden y deben ser

expresados en términos de despilfarros y desperdicios, los cuales son

denominados mudas en japonés. La mejor manera de reducir los costos

en la empresa es mediante la detección, prevención y eliminación

sistemática del uso excesivo de recursos. Para reducir los costos, deben

ejecutarse en forma simultánea siete actividades, de las cuales el

mejoramiento de la calidad ocupa el lugar más importante, y las otras

seis actividades deben ser consideradas como parte de la calidad del

proceso.

Fabozzi (1998) afirma;

Cuando se impone como objetivo la reducción de costos lo que realmente se debe encarar es la eliminación sistemática de los desperdicios y despilfarros; entendiendo por tales a todas aquellas actividades, procesos, políticas y estrategias; que tienen como efecto la generación en el mediano y largo plazo de un mayor costo medio por unidad de ingreso generada. Esta definición merece un análisis, para lo cual debemos comenzar por entender y comprender que muchas actividades, políticas y estrategias que en el corto plazo pueden generar una reducción de costos, pero terminan generando mayores costos por unidad de ingreso en el mediano y en el largo plazo.

Otro aspecto a considerar es la importancia de los costos incurridos

para generar cada unidad monetaria ingresada como resultante de las

ventas. No se trata de disminuir los gastos, ya que estos últimos pueden xxv

aumentarse pero generar ingresos en una mayor proporción por lo cual

los gastos por unidad monetaria ingresada son menores.

Ahora bien, reducir costos implica la eliminación de los

desperdicios, pero ello debe hacerse de manera sistemática. La

reducción real de costos sólo puede tener lugar bajo un enfoque

sistémico, comprendiendo con ello la íntima interrelación de los

diversos componentes que componen tanto los procesos productivos,

como la estructura de la organización.

Según Fabozzi (1998);

Un eficaz sistema de costos permitirá conocer los reales costos de la organización, de tal forma se tendrá conocimiento de los diversos despilfarros y su cuantía monetaria, permitiendo un posterior análisis para conocer y dictaminar acerca de las causas que motivaron los mismos. Una enorme cantidad de gruesos errores se están cometiendo en la contabilización y posterior análisis de los costos, y como consecuencia en las decisiones que hacen a la gestión de la empresa.

Para determinar el porcentaje de los costos de alimentos y

bebidas se hace necesario efectuar el siguiente cálculo:

Porcentaje de costos, es igual al costo de la materia prima

dividido por el precio de la venta total de esa materia prima,

multiplicado por cien.

Como conclusión se puede afirmar que cualquier actividad o

estrategia tendiente a la reducción de costos no puede llevarse a cabo

sin un enfoque sistémico, y sin contar al mismo tiempo con información

contable y/o extracontable que permita evaluar los distintos niveles de

desperdicios producidos. Cualquier acción que no tome debidamente en

xxvi

consideración los efectos sobre las demás funciones, objetivos y

procesos de la organización terminarán generando costos totales

superiores a los que se trata de reducir. Y por otro lado, no contar con

un sistema que indique correctamente los distintos costos incurridos

llevará a aplicar medidas inconducentes e ineficaces.

Cárdenas (2001), señala algunos razonamientos sobre el

pensamiento sistémico:

Ninguna solución que se proponga para un problema de la empresa se debe adoptar sin antes examinar sus consecuencias para el sistema total. Cuanto más deseable parezca una solución propuesta o un argumento, tanto más se deben cuestionar y más debe uno desconfiar antes de adoptarlos. A menos que una solución propuesta para un problema o crisis se examine en relación con el sistema total en el cual debe operar, puede llevar a peores problemas o crisis. Al estudiar los efectos de cualquier argumento o solución, hay que examinar no sólo sus consecuencias estructurales (por ejemplo, financieras) sino también sus efectos emocionales, culturales y simbólicos (por ejemplo, reputación). (p.351)

No basta contar con información y proceder a su análisis, sino que

además deben efectuarse esas actividades dentro y conjuntamente con

una metodología de Planificación Estratégica, lo cual implica no sólo

adelantarse a los hechos futuros, sino crear éstos y hacerlos realidad.

Ello significa realizar los cambios internos en cuanto a productos,

servicios y procesos necesarios para anticiparse a la competencia y a los

deseos de los consumidores. Hay dos formas fundamentales de llevar

xxvii

adelante dichos cambios, mediante la Reingeniería, o bien por medio de

un proceso de mejora continua.

Departamento de Control de Costos de Alimentos y Bebidas

Es la unidad administrativa dentro de la organización, encargada de

supervisar y controlar el funcionamiento del sistema de control de

costos implementado por la empresa. Su importancia está en la

necesidad de controlar y registrar correctamente las transacciones

relativas al costo de alimentos y bebidas, también por la necesidad de

procesar información que emiten los departamentos involucrados en la

operación de almacén, cocina, bar, restaurant, etc., referente al

movimiento utilización, consumos y facturación de los alimentos y

bebidas para obtener en el procesamiento de dicha información, datos

que permitan una visión general sobre los beneficios del

establecimiento.

El Contralor de Costos

Es la figura con más autoridad dentro del ciclo de costos y por

ende dentro del departamento. Su actuación conlleva a ejercer la

supervisión de los métodos aplicados a la medición de costos, y

actuar como ente garante de la buena inversión de los insumos. Su

mayor reto es optimizar los procedimientos de medición del costo,

con sistemas que aparte de innovador, permitan disponer de la

información actualizada en cuanto se necesite.

xxviii

Funciones del Contralor de Costos

Funciones derivadas del control de compras:

– Verificar que toda la mercancía no perecedera adquirida

tenga su correspondiente orden de compra.

– Realizar análisis de precios de compras

Funciones dervivadas del control de la recepción de

mercancías:

– Inspeccionar la recepción de mercancías en cuanto a

calidad, cantidad y condiciones de los artículos

recibidos

– Verificar que la báscula funcione con exactitud

– Revisar que la mercancía recibida sea la misma que está

especificada en la orden de compra o lista de mercado

– Revisa que las facturas y ordenes de compras estén

firmadas y selladas por el receptor de mercancías

– Supervisa que se utilice la tarjeta o etiqueta para carnes

(meat tag) cuando se recibe carnes

Funciones derivadas del control del almacenamiento y

despacho de mercancías:

– Controlar el almacenaje cuidando que cada producto sea

guardado en el sitio conveniente (refrigeración,

congelación, temperatura ambiente, e.)

– Revisa que los despacho de mercancías se realicen

dentro de los horarios establecidos

– Efectúa revisiones para que la rotación de los productos

sea adecuada

xxix

– Realiza chequeos periódicos de las temperaturas de las

cavas del almacén

– Supervisa que en el área de almacén solo estén personas

autorizadas

Funciones derivadas del control de la producción:

– Supervisa directamente los centros de producción

(cocinas, bares) con visitas diarias

– Realiza análisis de rendimiento de los productos

perecederos

– Verifica que se realicen los porcionamientos de las

carnes y pescados, según estándares establecidos

– Efectúa revisiones en los bares a fin de verificar si se

manejan las medidas, presentación y elaboración de las

bebidas con base en la receta

Funciones derivadas del control de la Facturación por

venta de alimentos y bebidas:

– Conformación de comandas o facturas

– Comparación de comandas contra cheques de consumo

Compras

Las compras son un proceso de localización y selección de

proveedores, adquisición de productos, luego de negociaciones sobre el

precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento de dicho

proceso para garantizar el cumplimiento de las condiciones pactadas.

Por lo anteriormente expuesto, quizás la definición antes usada en

administración de empresas puede corresponder más bien al concepto de

xxx

abastecimiento, aprovisionamiento, proveeduría, materiales, y las

distintas actividades que emanan de la misma definición.

Las compras representan un renglón en costos que pueden ser

controlables por el departamento de compras, debido a que estos pueden

incrementarse o disminuirse, dependiendo de la habilidad del

comprador.).

Departamento de compras. El departamento de compras, cumple una

función de suma importancia dentro de lo que se denomina el ciclo de

costos, sus objetivos se resumen en cuatro principios cuya amplitud, no

se remite solamente al área de alimentos y bebidas, sino que además

deben ser aplicados al resto de los departamentos, ya que todo un

restaurante en su conjunto requiere de insumos para la ejecución de

procesos de carácter administrativos y para el mantenimiento de la

infraestructura.

(Disponibleenhttp://www.gestiopolis.com/canales6/fin/compra

s-manejo-y-conceptos.htm).

Factores que condicionan la gestión de compras:

– La estructura del menú

– El volumen de ventas

– La capacidad de almacenamiento

– La disponibilidad de fondos para el momento de hacer pagos

– Las condiciones del proveedor

Jefe de Compras. Es la persona con conocimientos previo del

entorno y de las condiciones del mercado. Sus atribuciones las debe xxxi

ejercer en base a métodos preexistentes y su capacidad debe ser la de

aportar soluciones efectivas cuando la operación y la necesidad de

producción imponen condiciones de presión sobre el tiempo a invertir en

el diligenciamiento de las compras; en todo momento debe existir

comunicación con el resto de los responsables del área de alimentos y

bebidas

Estándares de Compras. Es una definición de la calidad, peso,

especificaciones de corte, color olor y tamaño deseado para

determinados artículos. Los estándares de compras se establecen para

cada artículo que el negocio necesita comprar y deben estar escrito

detalladamente para hacerlo llegar a los diferentes proveedores que

tenga la empresa e internamente a los departamentos de:

➢ Compras

➢ Costos

➢ Almacén

La finalidad de los estándares de compra es que las áreas

involucradas en la adquisición, control y recepción de las mercancías

conozcan claramente las condiciones necesarias para dar entrada a un

producto o artículo solicitado por la empresa.

Proceso de las Compras. En el departamento de compras de una

empresa es donde se desarrolla la gestión de la totalidad o mayor parte

de las compras de la empresa, negociando precios, servicio y

condiciones de financiación con los distintos proveedores.

Los procesos más característicos son: evaluación de proveedores,

gestión de pedidos de compras de materiales, subcontrataciones.

xxxii

Conviene señalar que dependiendo de la empresa, los procesos se

organizan de diferentes maneras, por ejemplo, la gestión de pedidos

puede estar dividida en diferentes procesos (materias primas,

repuestos, etc.) y depender cada proceso de un responsable, los cuales,

pueden pertenecer a distintos departamentos, por ejemplo la gestión de

pedidos de compra de materias primas al departamento de compras o al

de fabricación, y la gestión de repuestos al departamento de

mantenimiento.

En cualquier caso y siguiendo la línea horizontal, los procesos

anteriores deben enlazar con: Gestión de la calidad, fabricación,

planificación, coordinación, administración, financiación, departamento

técnico, recursos humanos, control de gestión.

El proceso de las compras consta de las siguientes fases:

Lanzamiento de las necesidades de la empresa: Cuando los

empleados de la empresa requieren un nuevo producto o servicio, emiten

su necesidad al departamento de compras.

Solicitud de oferta, realización y seguimiento de pedidos: Se

comparan las ofertas y se selecciona aquella que cumpla con nuestros

requisitos. Tras la elección de la oferta se realiza el pedido. Desde este

momento y hasta que llega el pedido, se hace un seguimiento exhaustivo

para que cumpla con el plazo de entrega.

Selección y homologación de proveedores: Para que la empresa

mejore, se debe evaluar y homologar nuestros proveedores de tal manera

que se pueda garantizar continuamente las especificaciones estándares

que se exigen.

xxxiii

Evaluación continua de proveedores: Los proveedores deben

trabajar conjuntamente con la empresa, evaluándoles y exigiéndoles la

máxima calidad.

Cotización

La cotización es aquel documento que el departamento de compras

usa en una negociación. Este documento lo emite un proveedor, e indica

características y precios de los artículos que un comprador necesita

comprar. (Disponible en http://es.wikipedia.org/wiki/cotización).

Requisición o Pedidos

La requisición es el pedido de productos que hace un departamento

a el almacén. Para la requisición se utiliza un formato donde se

especifica las características y la cantidad de mercancía a solicitar.

Valoración de las requisiciones. Es el costo que se le da al

formato de requisición, operación que debe realizarse con sumo

cuidado, ya que las mismas son rebajadas del inventario.

Transferencias

Es el traspaso o traslado de productos de un centro de producción a

otro centro de producción, cuando el almacén general se encuentra

cerrado o no haya disponibilidad de inventarios en almacén. Las

transferencias se dan:

– Entre cocina y cocina

xxxiv

– Entre cocina y bar

– Entre bar y bar

– Entre bar y cocina

– Entre cocina a una cuenta de crédito al costo

– Entre bar a una cuenta de crédito al costo

Elaboración y distribución de las transferencias. Es elaborada por el

departamento que entrega la mercancía en original y dos copias. El original se

envía al departamento de costos para su valorización y utilización en el cálculo de

los costos del mes. La primera copia, se envía al departamento que recibe la

mercancía. La segunda copia, la archiva el departamento que entregó la

mercancía, para justificar la salida de la misma.

Valorización de las transferencias:

– A costo de kardex

– A costo por kilogramo limpio

– A costo por ración

– A costo por receta

Inventarios

Es el resultado de contar, valuar y totalizar todos los bienes que

tengan valor para el negocio y que se encuentran dentro de él.

Existen diferentes tipos de inventarios dentro de la cocina, todo el

equipo que utilizas para la elaboración de la comida; en la bodega, los

alimentos de abarrotes tales como alimentos perecederos, las frutas y

verduras, etc.

En el restaurante, todo el mobiliario y la papelería que utilizas

como las comandas, los cheques para el cobro del comensal.

xxxv

El inventario se hace por toma directa de cada uno de los

productos, es decir, con este procedimiento se contabiliza cada producto

en su forma física dentro del almacén, alacena, refrigeradores, etc.:

dependiendo del producto de que se trate, posteriormente se valoran

calculando los totales de cada uno de los productos y se clasifican.

El inventario de alimentos y bebidas se puede realizar en el

tiempo que creas conveniente, pero tratándose de un restaurante o

empresa se hace cada mes y se realiza con la finalidad de determinar el

costo real de los artículos consumidos durante el mes, calculando el

costo real de la mercancía que existe durante el mes.

Tipos de Inventarios.

• Inventario de materias primas y partes compradas.

• Inventario de bienes parcialmente terminados o Inventario de

productos en proceso.

• Inventario de productos terminados.

• Inventario de partes de reemplazo, herramientas y consumibles.

• Inventario de bienes en tránsito.

• Inventario final ( El que se realiza al final del ejercicio

económico)

Función de los Inventarios.

• Satisfacer la demanda anticipada.

• Suavizar los requerimientos de producción.

• Desacoplar los componentes del proceso producción distribución.

• Proteger contra falta de artículos.

Sistemas de Inventarios:

xxxvi

Sistema de Inventario Periódico; Mediante este sistema, los

comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancías

mediante la realización de conteo físico en forma periódica, el cual se

denomina inventario inicial o final según sea el caso. El inventario

final, es la relación detallada y minuciosa de las existencias de

mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades, después de

hacer un conteo físico.

Sistema de Inventario Permanente; Por medio de este sistema la

empresa conoce el valor de la mercancía en existencia en cualquier

momento, sin necesidad de realizar un conteo físico, por que los

movimientos de compra y venta de mercancías se registran directamente

en el momento de realizar la transacción a su precio de costo.

La empresa que adopta este tipo de sistema debe llevar un auxiliar

de mercancías denominado “kardex”, en el cual se registra cada artículo

que se compre o que se venda. La suma y la resta de todas las

operaciones en un período dan como resultado el saldo final de

mercancías. Las empresas que por ley estén obligadas a presentar

declaración tributaria, deben utilizar el sistema de inventario

permanente.

Valoración de Inventarios. Las empresas deben valorar sus

mercancías, para así valorar sus inventarios, calcular el costo,

determinar el nivel de utilidad y fijar la producción con su respectivo

nivel de ventas. Actualmente se utilizan los siguientes métodos para

valorar los inventarios:

Valoración por identificación específica; En las empresas cuyo

inventario consta de mercancías iguales, pero cada uno de ellos se

xxxvii

distingue de los demás por sus características individuales de número,

marca o referencia y un costo determinado, los automóviles son un claro

ejemplo de este tipo de valoración, ya que estos aunque aparentemente

idénticos, se diferencian por su color, número de motor, serie, modelo,

etc.

Valoración a costo estándar; Este método facilita el manejo del

auxiliar de mercancías “kardex” por cuanto sólo requiere llevarse en

cantidades por unidades homogéneas.

Valoración a precio de costo; Significa relacionar las mercancías

al precio de adquisición.

Métodos de Valuación de Inventarios

Método del promedio ponderado; Este método consiste en hallar

el costo promedio de cada uno de los artículos que hay en el inventario

final cuando las unidades son idénticas en apariencia, pero no en el

precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y

a diferentes precios.

Para fijar el valor del costo de la mercancía por este método se

toma el valor de la mercancía del inventario inicial y se le suman las

compras del período, después se divide por la cantidad de unidades del

inventario inicial más las compradas en el período.

Método PEPS; Aplicándolo a las mercancías significa que las

existencias que primero entran al inventario son las primeras en salir del

mismo, esto quiere decir que las primeras que se compran son las

primeras que se venden.

Método UEPS; Este método tiene como base que la última

existencia en entrar es la primera en salir. Esto es que los últimos

adquiridos son los primeros que se venden.xxxviii

Almacén

Es donde se centralizan las gestiones de Recepción, Almacenaje,

Conservación, Control de Inventarios, Despacho de Insumos destinados

a la operación. Para llevar a cabo estos procesos deben aplicar

procedimientos y métodos de:

• Control de Recepción de Mercancías

• Control de Existencias.

• Despacho de Requisiciones

Control en el manejo de almacén. El reporte de mercancías

recibidas debe seguir pasos establecidos. El departamento de costos

recibe al final de cada día el “Reporte de Mercancías Recibidas”, el cuál

es preparado por la persona encargada de la recepción de mercancías.

Este reporte debe ser elaborado en original y duplicado, a el original se

le anexa la factura o nota de entrega y se envían al contralor de costos

de alimentos y bebidas.

El resumen de compras se hace utilizando hojas de análisis de

varias columnas (tantas como proveedores se tengan para llevar el

control por proveedor). Este resumen se efectúa en base al reporte de

xxxix

mercancías recibidas con lo cuál quiere decir que la suma del día debe

cuadrar con el reporte de recepción de mercancías.

El encargado de almacén debe conocer con antelación cuando las

mercancías son despachadas, mediante requisiciones o pedidos y llevar

el control de las existencias actuales del almacén en el kardex.

En aquellos establecimientos en donde los procedimientos para

recibir los productos son nulos o no existen pueden ocurrir diferentes

tipos de fraude por parte de los proveedores y/o encargados del almacén,

entre los más comunes tenemos:

– Facturar productos de mayor calidad enviando otro de menor

calidad

– Colocar los artículos con la calidad exigida en la parte superior

del empaque y el resto oculto con calidad más baja

– Utilizar relleno en cajas para aumentar el peso y lograr el exigido

– Colocar las mercancías en el almacén y tramitar factura que no

corresponda con lo entregado o con precios alterados

Meat Tag (Etiqueta de carnes)

Tarjeta donde se registra el control de inventario para carnes,

pescados mariscos y aves.

Bin Card

Formato que demuestra el saldo en existencia de los alimentos,

para que se realice la solicitud de compra en el momento adecuado.

xl

Pruebas de Rendimiento en Crudo

Es un tipo de prueba que se le aplica a las carnes, aves, pescados,

mariscos, otros, aún sin cocinar, para determinar cuales son sus partes

vendibles y para calcular el costo neto de dichas partes.

Estándar de Porciones

Es un control sobre los porcionamiento de los alimentos y bebidas

en la preparación de un plato o trago. Racionar cantidades, pesos,

tomando en cuenta lo establecido por la gerencia general y la gerencia

de alimentos y bebidas.

Receta Estándar

La receta estándar es una lista detallada de los ingredientes

necesarios para la preparación de un platillo, aderezo, salsa y guarnición

en un formato especial. Como información adicional contiene los costos

unitarios, las cantidades utilizadas y los costos totales, mismos que

sirven para calcular el precio de venta de los platillos.

La cocina deberá planear la producción diaria de platillos que

conforman su carta o menú, con el fin de evitar sobrantes de producción,

mala presentación y pérdidas de materiales que incrementen el costo del

día. La receta estándar se elabora para determinar los siguientes

conceptos:

– Ingredientes que intervienen en la preparación del platillo.

xli

– Cantidad de cada uno de los ingredientes o sea el peso y el

tamaño de la porción.

– Costos de los ingredientes utilizados.

– Sistema para la preparación de los ingredientes.

– Presentación del platillo. (Disponible en http://re-

zetas.com/DEFINICION/RECETA ).

Calculo Potencial de Bebidas

Es el método que se utiliza mediante una serie de fórmulas, para

establecer la cantidad de tragos probables a obtener en una botella de

licor con la intención de controlar el contenido de la botella una vez que

haya sido abierta, por medio de este método se obtienen los siguientes

datos:

– Número de tragos por botella

– Costo por onza o centímetro cúbico de licor

– Costo del trago analizado

– Precio de venta al público que debe tener el trago para

mantener el costo de bebida establecido por la empresa

– Porcentaje de costo por cada trago

Para la administración del bar y control de las bebidas en los bares

se requiere de medidas estandarizadas, y que las mismas se cumplan

para poder obtener datos reales de los consumos de bebidas (tragos).

Esta situación se presenta porque la mayoría de las bebidas se

venden por tragos, de allí la necesidad de estandarizar los tragos, pero

xlii

se presentan problemas para crear las medidas por las diferentes formas

de preparar las bebidas.

Los tragos por su forma de preparación se dividen en tres grupos:

1. Tragos mezclados (Mixed Drinks): son aquellos que

necesitan o se toman con mezcladores, ejemplo: agua, soda,

jugos, refrescos, entre ellos tenemos:

✔ Whisky con agua✔ Ginebra con Aguakina (Gin Tonic)✔ Vodka con jugo de naranja

(Destornillador)

2. Tragos sin mezclas (Straight Drinks): son los que se sirven

directamente en la copa y no necesitan mezcladores para ser

tomados.

3. Tragos combinados (Cocktails): son los famosos cocteles y

se necesitan la combinación de varias bebidas y otros

ingredientes para elaborar el trago, alguno de ellos:

✔ Martini Dry

✔ Rob Roy

Para desarrollar las fórmulas para el cálculo potencial de bebidas se

debe manejar las siguientes equivalencias:

– 1 Litro equivale a 1.000 cc ( mil centímetros cúbicos)

– 1 Onza equivale a 28,35cc (veintiocho coma treinta y cinco

centímetros cúbicos).

Créditos al Costo

xliii

Los créditos al costo son todos los consumos de alimentos y

bebidas realizados que no generan ingresos de manera directa, los cuales

deben ser registrados para tener un mejor control del uso que que se le

ha dado a los alimentos y bebidas. Entre ellos destacan:

– Comida del personal

– Mermas y roturas

– Relaciones públicas

– Atenciones

– Ventas al costo

– Donaciones

Reconciliación Mensual de Costos

Es el informe que prepara el Contralor de Costos de Alimentos y

Bebidas, y es la fuente de datos que sirve para la elaboración del asiento

contable de costos. Este informe se realiza con la ayuda de los

inventarios físicos y con la totalización de las hojas de control diario y

de los cálculos de créditos al costo.

Estado de Resultados

El estado de resultado, es un estado financiero que muestra los

ingresos y egresos de una empresa en un período determinado. Es decir,

el estado de resultado muestra la cantidad total de ingresos y egresos

desde el primero hasta el último día del período que abarca. Este esta

conformado por las denominadas cuentas nominales que no son mas que

xliv

cuentas de ingresos y egresos. (Disponible en

http://www.nafin.com).

Restaurantes

De la Torre (1997) Establece que un Restaurante se define como: “el establecimiento donde se sirven comidas. Los restaurantes y bares ofrecen al público servicio y un producto. El servicio consiste en atender a los clientes que acuden al restaurante o al bar, y el producto son los alimentos o bebidas que se sirven el restaurante o bar respectivamente” (p.110)

En lo que lo que plantea de la Torres en su definición de

restaurante, se puede determinar que la empresa Gusto Restaurant es

considerada un establecimiento que ofrece servicios de alimentos y

bebidas a su clientela.

Para Cerra, Dorado, Estepa y García (2001) Definen restaurante de

la siguiente manera: "Se define como tal el comedor destinado de forma

fundamental a la, prestación del servicio del menú del día o de la casa" .

(p.171)

Un restaurante es un comercio en el mayor de los casos, público

donde se paga por la comida y bebida, para ser consumidas en el mismo

local. Hoy en día existe una gran variedad de modalidades de servicio y

tipos de cocina.

Todos los restaurantes son similares en cuanto a su naturaleza en

general, pues tienen un fin común y es prestar un servicio colectivo,

ofreciendo comida y bebida. Aunque son iguales en cuanto al objetivo

planteado, los problemas de cada tipo de establecimiento difieren

considerablemente en los detalles.

xlv

Según Morfin; clasifica los restaurantes utilizando la variedad de

servicios que ofrece

Restaurantes de autoservicio: estos se encuentra normalmente dentro de plazas comerciales, aeropuertos, ferias, etc. En estos establecimientos el consumidor encuentra una amplia variedad de platillos quien puede combinar a su gusto.

Restaurantes de menú y a la carta: los primeros ofrecen una cantidad limitada de platillos a un precio moderado, y los a la carta, cuentan con mayor variedad de platillos que el comensal puede combinar de acuerdo a lo que se le antoje. Estos tipos de restaurantes a su vez se dividen en:

– De lujo: servicio más personalizado y refinado. Comidas de tipo internacional, servicio francés y cuenta con una carta de vinos.

– De primera y tipo medio: cuentan con comida nacional o internacional más limitados, servicio americano sin carta de vinos.

– De tipo económicos: alimentos que se preparan con sencillez, estilo americano.

Cafeterías, drive in, resto rutas y similares: las primeras ofrecen comida sencilla, rápida y bebidas ligeras, en los siguientes, se proporciona el servicio directo en el automóvil o pasando por una zona autorizada en la que se ordena los alimentos, se pagan y se hace la entrega. Los resto rutas se encuentran en las carreteras, ofrecen servicio en la mesa o en el automóvil y servicios adicionales como pueden ser gasolineras, tiendas o información turística.

La página web wikipedia.org define restaurante como;

xlvi

Un comercio en el mayor de los casos, público donde se paga por la comida y bebida, para ser consumidas en el mismo local. Hoy en día existe una gran variedad de modalidades de servicio y tipos de cocina.

.

xlvii

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

Tipo de Investigación

La investigación de campo, es aquella que se realiza en el propio sitio

donde se encuentra el objeto de estudio.

La investigación de campo según Arias (2004) indica que;

Consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin manipular o controlar variables alguna”. (p. 94).

El presente estudio, se ubica dentro como una investigación de

campo, debido a que se basa en informaciones o datos obtenidos

directamente de la realidad. Específicamente el desarrollo de este estudio

se hará en el establecimiento del Restaurante “Gustavo y Raquel C.A”,

Sector Punta Arenas del Municipio Península de Macanao del Estado

Nueva Esparta.

Nivel de Investigación

La investigación, bajo un nivel descriptivo, es la que permite referir

objetivamente la situación o problema mediante el estudio del mismo con

el objeto de determinar su implicación y alcance.

xlviii

Tamayo, Tamayo (1987), explica: “La investigación descriptiva

comprende la descripción de registros, análisis e interpretación de la

naturaleza actual con posición o proceso de los fenómenos”(p.89).

Para Fidias G. Arias (1999): “La investigación descriptiva consiste en

la caracterización de un hecho, fenómeno o grupo con el fin de establecer

estructuras o comportamiento”. (p.98)

La presente investigación obedece a un nivel Descriptivo, en virtud

de que se busca narrar e interpretar la situación actual referente a los

controles de costos llevados en el Restaurante “Gustavo y Raquel C.A”,

Sector Punta Arenas del Municipio Península de Macanao del Estado

Nueva Esparta.

Así mismo, Arias (1999), expresa que un proyecto factible: “Es un

proyecto planificado, donde se trazan objetivos de acción: tareas,

actividades, procesos, el cual hace mucho énfasis en la justificación del

proyecto y formula propuestas de acción y/o modelos operativos como

alternativas de solución (p.98)

Por otro lado, el presente estudio también obedece a un Proyecto

Factible, debido a que plantea un problema de tipo práctico, el cual está

determinado por una necesidad y en función de esto se plantea una

solución.

Población y Muestra

xlix

Según, Hernández, (1998). “La población objeto de estudio está

considerada en el conjunto de todos los casos o unidades de análisis, que

concuerdan con una serie de especificaciones, que se establecen en

correspondencia con los objetivos de investigación.(p.87)

La población la representan, todos los elementos que se ven inmersos

en el estudio en cuestión. En este caso la población son las (5) personas

que se relacionan con el área de costos del Restaurante “Gustavo y

Raquel C.A”, Sector Punta Arenas del Municipio Península de Macanao

del Estado Nueva Esparta.

Técnicas e Instrumento de Recolección de Datos

Según, Sabino (1992) la recolección de datos “Es el proceso de

obtención de datos e información útil para el desarrollo de los sistemas

y procedimientos propuestos en el cual se ampliaran técnicas de

recolección de datos con el fin de desarrollar los objetivos específicos”.

(p.101)

Las técnicas e instrumentos que se utilizarán en la recolección de

datos para la investigación, serán fundamentados en la revisión

documental, la observación directa no participativa y la entrevista no

estructurada.

Por su parte, Sabino Carlos (1992) señala que la revisión documental

“Es la técnica fundamental de la investigación que consiste en extraer la

información a través de la revisión de fuentes documentales”(p. 189)

La revisión documental, se fundamentara en el hecho de hacer

exploración de bases bibliográficas, manuales, registros, leyes, estudios

anteriores, entre otros.

l

La observación directa participativa es definida por la Universidad

Nacional Abierta (1992) como: “Una técnica fundamental de la

investigación que ayuda a percibir la realidad exterior de la recolección de

datos”

La observación directa consiste en tomar información directamente

del lugar donde ocurren las acciones, específicamente en el Restaurante

“Gustavo y Raquel C.A”, Sector Punta Arenas del Municipio Península

de Macanao del Estado Nueva Esparta.

La entrevista no estructurada o informal, según Arias (2006): “Es la

entrevista donde no se dispone de una guía de preguntas elaboradas

previamente, sin embargo se orienta por unos objetivos preestablecidos”

(p.74).

Este tipo de entrevista se aplicará al personal que labora en el

Restaurante “Gustavo y Raquel C.A”, Sector Punta Arenas del

Municipio Península de Macanao del Estado Nueva Esparta.,

específicamente en el departamento administrativo.

li

CAPÍTULO IV

PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

Situación actual de carácter operativo del sistema de control de costos en la producción de alimentos y bebidas en el Restaurante “Gustavo y Raquel C.A”.

Considerando la observación directa y los resultados de la

entrevista no estructurada se apreció que en el Restaurante “Gustavo y

Raquel C.A”. no se maneja ningún tipo de control para el manejo de los

costos. En un inicio se utilizaba el sistema de facturación para ingresar

las compras y posteriormente descargar las salidas de producto, luego

con los cambios de administración, se dejaron de aplicar los

procedimientos de costo e inventarios.

Tal situación evidencia una inminente necesidad sobre la

aplicación de un sistema de costos en este Restaurant, siendo una

lii

situación que propicia el total descontrol dentro de la administración de

alimentos y bebidas.

Pautas del Sistema de Costos de Alimentos y Bebidas al

Restaurante “Gustavo y Raquel C.A”.

Toda empresa tiene como objetivos el crecimiento, la

supervivencia, y la obtención de utilidades; para el alcance de éstos los

directivos deben realizar una distribución adecuada de recursos

(financieros y humanos) basados en buena medida en información de

costos; de hecho son frecuentes los análisis de costos realizados para la

adopción de decisiones (eliminar líneas de productos, hacer o comprar,

procesar adicionalmente, sustitución de materia prima, localización,

aceptar o rechazar pedidos, diseño de productos y procesos), para la

planeación y el control.

Las pautas a seguir para el Sistema de Costos de Alimentos y

Bebidas al Restaurante “Gustavo y Raquel C.A”, serían:

Identificar el objeto de costos, de acuerdo a las necesidades de

la empresa para tomar decisiones, además se deben identificar los

centros de costos (centros de producción y servicio, centros de

marketing y administración).

Denominar de cada una de las cuentas control y registros

auxiliares de acuerdo al sistema de costeo seleccionado . Se debe

crear las cuentas control de costos de conversión, costos de conversión

aplicada, materiales y productos en proceso, inventario de productos

terminados y costo de producción y ventas; si se trata de un sistema por

liii

procesos deberán crearse las cuentas control de inventario de productos

en proceso, inventario de productos terminados, inventario de materiales

y suministros, costos indirectos de fabricación, costos indirectos de

fabricación aplicados, y costo de producción y ventas.

Diseñar formas e informes rutinarios. Si el objeto de costos es

un centro de costos deberá diseñarse una hoja de costos por cada centro

donde se especifiquen cada uno de los conceptos incurridos (materiales,

servicios de mantenimiento, trabajadores) identificables exclusivamente

en cada centro, sería punto de partida para la elaboración de del informe

de costos.

Especificar estándares de compras. Los estándares de compras

(modelos o patrones a seguir en el proceso de adquisición de

mercancías). (Ver anexo A Especificaciones Estándar).

Además de los estándares de compra existe otro mecanismo para el

control y prevención de fraudes en las compras. La lista de mercado,

formato en el que se registran, los códigos, descripción, unidad,

existencia actual, cantidad solicitada, cantidad a comprar y precio de

compra sugerido de los distintos artículos que requiera la empresa. Este

formato debe ser revisado y aprobado por el contralor de costos o por

quien este a cargo de supervisar las compras. (Ver anexo B Lista de

Mercado).

Analizar Cotizaciones. La cotización es un documento que el

departamento de compras solicita al proveedor para conocer de

antemano el precio y otras características de los productos a comprar.

Específicamente para el “Restaurante de Gustavo y Raquel, C.A.” se

elaboró un formato de análisis de las cotizaciones (Ver anexo C Análisis

de las cotizaciones).

liv

Elaborar Órdenes de Compras. La orden de compra es un

documento que prepara el departamento de compras donde se

especifican los artículos y cantidad de los mismos a comprar. (Ver anexo

D Orden de Compras).

Controlar la recepción de mercancías. El control en la recepción

de la mercancía es proceso clave para mantener un estándar y además de

prevenir fraudes e impedir entrada de mercancía que no cumplan con lo

que exigencias de la empresa. (Ver anexo E Informe diario de recepción

de mercancías).

Realizar requisiciones o pedidos. Las requisiciones son los

pedidos que se efectúan al departamento de compras o al encargado de

realizar las compras. (Ver anexo F Pedido a Departamento de Compras).

Efectuar transferencias. Las transferencias son traslados de

productos de un centro de producción a otro, por ejemplo si el bar

necesita artículos de la cocina o la cocina necesita algún producto del

bar; estas transferencias deben estar aprobadas por quien controla los

costos. (Ver anexo G Transferencias).

Hacer pruebas de Rendimiento. Con esta prueba que ese realiza

carnes, aves, pescados, frutas y verduras para determinar sus partes

vendibles o aprovechables (Ver anexo-H Prueba de Rendimiento).

Ejemplo de una prueba de rendimiento realizada a pescado

Artículo: Dorado

Piezas: 3

Peso Total: 12Kg

Precio por Kg: 32.600Bs

lv

Total Bs: 391.200

Porciones: 200 gramos por porción.

Prueba de rendimiento

ANALISISPESO EN

KG %COSTO

UNITARIOCOSTO TOTAL

PESO TOTAL 12,000 100 32.600,00 391.200Bs

DESPERDICIOS 1,200 10

RECORTES 1,440 12 7.172,00 10.327,68

PIEZA LIMPIA 9,360 78 40.691,48 380.872,32

En este ejemplo se tiene 12kg de Pescado a 32.600 Bs por Kg para un costo

total de 391.200Bs.

Los desperdicios y recortes representan el 10% y 12% respectivamente.

A partir de estos valores se calculará los demás valores.

Aplicando una regla de tres simple obtenemos el valor en kg de los

desperdicios y recortes.

12kg _________________________ 100%

lvi

X _________________________10% 12Kg * 10%/100% = 1,200Kg

12 kg_________________________ 100%

X _________________________12% 12Kg * 12%/100% = 1,440Kg

Peso Total – Desperdicios – Recortes = Peso de la pieza limpia

25 - 3,750 - 7,500 = 13,750 kg

Para calcular el costo por Kg del recorte, se procede a sumar el peso de

desperdicios (3,750 Kg ) más peso de recortes (7,500Kg ), multiplicar por

costo unitario (13.000) y dividir entre peso total (25)

3,750+7,500 *13.000 / 25= 5.850

Costo total – Costo total del recorte = Costo total de la pieza limpia

325.000 – 43.875 = 281.125

Costo Unitario de la Pieza limpia = Costo total de la pieza limpia entre el peso

de la pieza limpia.

281.125/13,750 = 20.445,45

Prueba de rendimiento

ANALISIS PESO EN KG

% COSTO UNITARIO

COSTO TOTAL

PESO TOTAL 12,000 100 32.600,00 391.200Bs

lvii

DESPERDICIOS 1,200 10

RECORTES 1,440 12 7.172,00 10.327,68

PIEZA LIMPIA 9,360 78 40.691,48 380.872,32

Factor Costo = Costo por kg de pieza limpia / costo por kg de la compra

40.691,48 / 32.600 = 1,2482049 ~ 1,25

Factor Costo = 1,25

Para calcular la cantidad de porciones que puede rendir la receta, se divide la

cantidad en kg de la pieza limpia (se debe convertir Kg a gramos) y dividir entre

los gramos por porción que exige la receta (150 grs) ver ejemplo

9,360kg. = 9360 grs. (cantidad en gramos de la pieza limpia)

9360 gramos / 150grs = 62,4 ~ 62

La cantidad obtenida es de 62 porciones.

(Ver anexo H1, H2 Prueba de Rendimiento, y anexo I Tabla de porciones).

Utilizar procedimientos de receta estándar. En la receta estándar se

incluye una relación de los ingredientes necesarios en la elaboración de cualquier

plato. (Ver anexo J1 y J2 Receta Estándar).

Por ejemplo dividimos la cantidad de la botella entre el equivalente en

onzas.

Supongamos que queremos saber el número de onzas que poseen las botellas

de distintas capacidades

lviii

1.000cc / 28,35 = 35.27 onzas

CAPACIDAD EN

LITROS

CC ONZAS

1 LITRO

1,5 LITROS

0,75 LITROS

0,70

0,50

0,35

1.000

1.500

750

700

500

350

35,27

52,91

26,45

24,69

17,63

12,34

Para convertir centímetros cúbicos a onzas se divide entre 28,35

Para convertir onzas a centímetros cúbicos se multiplica por 28,35

Fórmulas para el costo potencial de bebidas. Las siguientes fórmulas muestran

el procedimiento para determinar el costo y PVP de cada trago.

Tamaño del trago = 1,5 Onzas

Costo por onza = Costo por botella/número de onzas por botella

Costo por trago = Costo por onza * tamaño del trago

Precio de Venta al Público = Costo por trago *100 / % porcentaje ideal

Número de tragos por botella = Número de onzas/tamaño del trago

Potencial de Ventas = Precio de Venta al Público * Numero de tragos de la botella.

(Ver Anexo J1 Cálculo potencial de bebidas).

Tragos combinados o cocteles. Los tragos combinados constan de más de un tipo

de bebida además de otros ingredientes. Para calcular el costo de estos tragos se

deben hacer conversiones de unidades de volumen además de sumar el contorno u

otros ingredientes que se incluyan en la preparación de dichos tragos, el anexo L1

muestra con más detalle este procedimiento hasta llegar a colocarle el precio de

venta al público. Por ejemplo (Ver Anexo J2 Tragos combinados).lix

Llevar el control de los inventarios. El método a utilizar para el restaurante en

sus inventarios es el método PEPS (Primero que Entra Primero que Sale). (Ver

Anexo ¿???)

Registrar el Resumen Mensual de Costos. La conciliación de costo es el

resumen completo del movimiento del mes con respecto a los inventarios,

transferencias, los créditos al costo y las ventas. (Ver Anexo M Reconciliación

Mensual de Costos).

Estado de Ganancias y Pérdidas. Es el resultado de restarle a los ingresos todos los costos, para obtener la utilidad. (Ver anexo N Estado de Resultados).

Beneficios que aportará la implantación del Sistema de Control de Costos de Alimentos y Bebidas en el Restaurante “Gustavo y Raquel C.A”.

La contabilidad de costos es una herramienta importante para

analizar constantemente los resultados de las operaciones con el fin de

decidir y eliminar las situaciones que están fuera de lo normal, no

obstante deben existir ciertas características, como: •

Delimitación de los centros de costos con definición de

actividades y de autoridad.

• Establecimiento de procesos, rutinas de trámites escritos

para todas las operaciones.

• Diseño y elaboración de informes de costos significativos y

oportunos.

lx

• Realización de conciliaciones periódicas. La información

generada por los sistemas de costeo debe ser verificable, por ejemplo,

aun cuando el sistema de costeo este basado en sistemas de inventario

continuo se debeefectuar inventarios físicos con fines de control

interno.

• Adopción de medidas para reducir u optimizar costos,

previo al establecimiento de criterios razonables de comparación y a la

identificación de costos controlables.

Todas estas características incorporadas simultáneamente dentro

de un sistema de costeo facilitan el logro de los objetivos de control,

planteados tanto por los sistemas de costeo tradicionales como por los

contemporáneos.

lxi

CAPÍTULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Diseñar un sistema de costeo satisfactorio es una tarea delicada y

ardua donde a parte de conocer las características y requerimientos de la

organización, se debe conocer a profundidad la forma de operación de

todos los sistemas de costeo, para poder tomar las características de

cada uno de ellos que más convengan a la empresa. Al respecto

conviene advertir que los nuevos sistemas de costeo lejos de ser

sistemas totalmente independientes o paralelos de los tradicionales son

un refuerzo o complemento de los mismos, puesto que deben contener

un conjunto de cuentas, registros, informes, formas, procedimientos y

normas tomada en muchos casos de los sistemas tradicionales.

Finalmente es importante señalar que el diseño y

perfeccionamiento de un sistema de costeo que no conduzcan al logro

de las ventajas competitivas no debe presionar; se deben adoptar o

combinar nuevos enfoques vigilando que el costo de implantación y

funcionamiento de dichos sistemas no superen los beneficios del mismo.

Debe existir equilibrio económico, es decir, brindar suficiente

información para fundamentar decisiones, sin incurrir en excesos o

faltantes de detalles de información, los cuales generalmente son

costosos.

lxii

Recomendaciones

Se recomienda al Restaurante “Gustavo y Raquel C.A”:

– Organizar la información relativa a las compras, facturación e

inventarios, las cuales son de vital importancia debido a que esta

información debe ser suministrada a la Gerencia para la

planificación, comparación y corrección de las operaciones de la

empresa. El “Restaurante Gustavo y Raquel, C.A.” carece

totalmente de una organización en cuanto al manejo de los

géneros utilizados en el servicio de comestibles y bebidas.

– Alimentar la información sobre productos nuevos, cambio de

precios o modificación de gramaje y merma en cada producto,

vigilar permanentemente los niveles de inventarios y la

verificación de las existencias para no perder la coordinación del

procedimiento de costos, ya que el restaurante de Gustavo y

Raquel no se lleva a cabo un control sobre cambios o

modificaciones en los productos.

– Considerar los formatos propuestos, para cumplir con un control

más adecuado. El Restaurante no posee en su mayoría formatos

para el control de sus actividades.

– Delegar la actividad de costos a una persona especifica la cual

tenga la facultad de ejercer la supervisión y a actuar como ente

lxiii

garante de la buena inversión de los insumos. El Restaurante

Gustavo y Raquel, no cuenta con una persona con dichas

cualidades para el control de los costos.

lxiv

lxv