32 Planificacion Tiempo U3

Unidad 3

Trabajando con los desperdiciadores temporales.

TEMARIO1. ¿Cómo utilizamos nuestro tiempo?

2. Definición de nuestras prioridades.

3. Los desperdiciadores temporales psicológicos.

4. Los desperdiciadores temporales operativos.

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· UNIDAD 3 · ADmINIstrAcIóN DEL tIEmPO ·

· UNIDAD 1 · Mg. Ing. Jorge Alberto Galatro · 44

IntroduccIón

En esta Unidad Didáctica plantearemos las cuestiones relacionadas con mejorar nuestras estrategias para una mejor Administración del Tiempo.

El primer tema es una auto evaluación para poder comprender cómo administramos actualmente nuestro tiempo.

El segundo tema de importancia es el relacionado con el conocimiento, y explicitación, de nuestros objetivos principales, tanto personales como laborales.

Una parte de esta Unidad trata sobre los desperdiciadores temporales psicológicos, que están relacionados con actitudes muy fuertemente arraigadas en nosotros, las que, por ser automáticas, nos resultan invi-sibles.

Por último, se sugerirán diversas estrategias para poder optimizar el uso del tiempo en aquellas tareas diarias con alto contenido operativo.

objetIvos específIcos

• Descubrir cómo utilizamos nuestro tiempo.

• Definir con mayor claridad nuestros objetivos, tanto personales como laborales.

• Detectar actitudes arraigadas en nosotros, que afectan el uso efec-tivo del tiempo.

• Conocer estrategias más efectivas para la realización de tareas ope-rativas.

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· ADmINIstrAcIóN DEL tIEmPO · UNIDAD 3 ·

· Mg. Ing. Jorge Alberto Galatro · UNIDAD 1 · 45

1. ¿Cómoutilizamosnuestrotiempo?

a. Auto evaluación: ¿Qué tipo de administrador del tiempo es Usted?

¿Qué estilo de administrador del tiempo tengo?

Realizando la actividad que sigue, podremos tener una señal al respecto:

1. ¿Cómo planea sus días?

a. No tengo tiempo para hacer ningún plan.

b. Anoto todo lo que necesito hacer, las priorizo y luego deci-

do cuándo deben ser hechas.

c. Considero mi plan y lo que voy a hacer, y enfoco mi aten-

ción en ello durante el día.

d. Anoto lo que necesito hacer en una lista.

2. ¿Cómo decide en qué orden hacer las cosas?

a. No analizo, sigo adelante con lo primero que se me ocurre.

b. Me pregunto qué debo hacer primero y lo hago, luego sigo

con el orden de importancia.

c. Empiezo con lo más divertido, para alentarme a seguir.

d. Pienso que lo primero que debo hacer es quitarme de enci-

ma lo más difícil.

3. ¿Cuántas veces pierde el tiempo buscando cosas?

a. Al menos una vez al día.

b. Nunca. Tengo un lugar para todo.

c. Varias veces al día. Me complica mucho no poder encontrar

algo.

d. Un par de veces al día. Generalmente pongo las cosas en

un lugar determinado, pero a veces no puedo recordar

dónde exactamente.

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4. ¿Si alguien le pide hacer algo que interfiere en sus asuntos.

¿qué hace?

a. Busca una manera amable de decir que no puede.

b. Le dice que verá lo que puede hacer.

c. Dice de inmediato: “desde luego, lo haré”, y aplaza otras

cosas.

d. Encuentra una forma de hacer ambas cosas, aún a costa

de cierta presión.

5. Cuando las personas lo interrumpen en el trabajo, o en medio

de un proyecto, ¿qué hace?

a. Las recibe y le complace tener una distracción.

b. Se encarga de lo que necesitan, pero le molesta la inte-

rrupción.

c. Le dice que está ocupado, y que tendrán que regresar más

tarde.

d. Averigua qué necesitan, y luego decide si se ocupará del

asunto o no.

6. Usted está en medio de una conversación y suena el teléfono.

¿Qué hace?

a. Lo ignora y sigue conversando.

b. Atiende y mantiene una conversación.

c. Atiende y dice que en este momento no puede hablar.

d. Deja que entre el buzón de voz.

7. Está en medio de una tarea y, de pronto, hay algo en la TV que

le interesa. ¿Qué hace?

a. Hace una breve pausa, mira y luego continúa con su tarea.

b. Deja la tarea y se sienta a mirar.

c. No hace ninguna pausa, para no desviarse de lo que está

haciendo.

d. Busca la forma de seguir con su tarea y mirar simultánea-

mente.

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8. Compra un libro, y después de haberlo leído parcialmente, no

disfruta de su lectura. ¿Qué hace?

a. Deja inmediatamente de leerlo.

b. Lee con dificultad el resto del libro por el tiempo que ya in-

virtió.

c. Lee a la ligera el resto.

d. Salta las páginas buscando algo que le interese.

9. ¿Cuántas veces revisa su correo electrónico?

a. Cada 5 o 10 minutos.

b. En un momento determinado del día.

c. Sólo cuando recibo un aviso que recibí un correo.

d. Los dejo acumular y los reviso una vez al día, o a la sema-

na.

10. ¿Cuánto tiempo semanal dedica a actividades personales o

familiares?

a. Más de 20 horas.

b. Entre 10 y 20 horas.

c. Entre 5 y 9 horas.

d. Menos de 5 horas. Tengo la sensación que no tengo tiempo

para mí.

11. ¿Cuál de los siguientes criterios aplica cuando estima la du-

ración de una tarea?

a. Generalmente subestimo la duración, por lo que necesito

tiempo extra.

b. No estimo nada, sólo sigo con la tarea.

c. En general, sobreestimo, lo que significa que tengo tiempo

disponible.

d. Casi siempre coincido con las estimaciones de tiempo.

Por favor, cuantifique las respuestas según el siguiente criterio:

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PREGUNTA a b c d TOTAL

1 1 4 2 3

2 1 4 2 3

3 3 4 1 2

4 4 3 1 2

5 1 2 3 4

6 3 1 2 4

7 3 1 4 2

8 2 4 1 3

9 2 4 1 3

10 4 3 2 1

11 2 1 3 4

Una conclusión indicativa sería:

11 A 17 Puntos: tiene mucho por trabajar para administrar mejor su tiempo.

18 A 26 Puntos: tiene algunos elementos básicos, pero debe fortalecer sus competencias como administrador de su tiempo.

27 A 33 Puntos: sobre una buena base, todavía puede hacer algunas mejoras.

34 A 39 Puntos: muy buenas condiciones, pero sólo debe fortalecer algunas áreas.

40 A 44 Puntos: excelente estrategia de administración del tiempo. El desafío es mantener esas habilidades y fortalecer las pocas áreas que pueden estar débiles.

recomendación: en todos los casos, se recomienda fortalecer aque-llas consignas en las que obtuvo menores puntajes.

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2.DefiniCiónDenuestrasprioriDaDes.

a. ¿Cuáles son sus prioridades?. Las preguntas de Pareto.

Para fortalecer nuestras competencias para administrar el tiempo, resul-ta esencial no perder de vista la matriz de administración temporal ya vista.

Analizando esa matriz, es relevante mantener la atención en los cua-drantes I y II, que son los que contienen las tareas que son importan-tes para nosotros, por ello, de esos cuadrantes deberían surgir nuestras prioridades.

Es probable que las preguntas que siguen resulte una ayuda para elabo-rar esas prioridades:

Actividad• ¿Cuál es la tarea más desagradable o difícil?

• ¿Cuál es la más fácil y rápida?

• ¿Cuál puede hacer antes para sentirse más seguro, y con una acti-

tud positiva resolver el resto?

• ¿Cuál tendrá el efecto más profundo y positivo en sus objetivos?

• ¿Cuál le causa la mayor ansiedad, cuando piensa en ese asunto?

• ¿Qué podría dejar para mañana, sin mayores consecuencias?

• ¿Cómo puede afectar mi criterio para priorizar en otras personas?

• ¿Cuál es la tarea que ha estado esperando hacer con gran interés?

• ¿Cuál es la que tiene el plazo más apremiante?

• ¿En qué estado físico y emocional necesito estar para llevar adelan-

te algunos asuntos?

• Si surgiera un imprevisto, ¿qué tarea no podría esperar?

• ¿Cuál sería la consecuencia de no hacer hoy esta tarea en particu-

lar?

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3.losDesperDiCiaDorestemporalespsiCológiCos.

a. El orden ayuda a administrar el tiempo de manera más efectiva.

El orden simplifica nuestra vida. ¿Cuánto tiempo al día, semana o mes empleamos buscando cosas que no están en su lugar?

Se puede apreciar que, además de simplificar nuestra vida, el orden nos permite usar más efectivamente nuestro tiempo.

ActividadSólo como guía de auto evaluación, conteste las siguientes preguntas:

puede encontrar ahora mismo….

• ¿Esos papeles sobre los que trabajó hace un par de semanas?

• ¿La tarjeta de alguien que conoció en un evento el año pasado?

• ¿El candado de la bicicleta que no usa hace seis meses?

• ¿Su pasaporte?

• ¿Su partida de nacimiento?

• ¿Las pilas de recambio para su cámara digital?

Se puede tener en cuenta algunas sencillas reglas para organizarse:

Destinar un tiempo semanal para organizar sus cosas personales y laborales.

En ese tiempo, ordene sus cosas según este criterio posible, o cualquier otro similar:

• Disponga de un lugar para documentos y papeles, estilo archivador, donde pueda etiquetar el contenido.

• Para las cosas que necesite en un futuro predecible, ordénelas en un archivador que pueda ser organizado por fecha.

• Las cosas que guardó para leer, revíselas periódicamente, y si no

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las ha leído luego de 3 o 4 revisiones, es probable que las pueda eliminar pues es evidente que no las ha necesitado.

• De a cada papel las siguientes opciones de tratamiento:

» Guárdelo: en el lugar previsto para su archivo.

» Procéselo: inclúyalo en su ordenamiento temporal.

» Tírelo: sin más comentarios….

Importante….mantenga ordenado lo que hay en su computadora. El mismo criterio de archivos físicos, puede llevarlo a archivos vir-tuales.

b. Postergar indefinidamente no es buena idea.

Resulta interesante preguntarnos, en primer término: ¿por qué postergamos? Hay algunas pistas sobre la respuesta, en el siguiente cuadro:

Razones internas Razones externas

Miedo al cambio Tareas desagradables

Miedo al fracaso Demasiado complicadas

Demasiados compromisos Flujo de tarea difuso

Dejar para último momento Metas difusas

Algunas sugerencias, que pueden ser de utilidad, son las siguientes:

• Divida la tarea en partes pequeñas: en muchas ocasiones pos-tergamos porque nos abruma la escala de lo que debemos realizar.

• Establezca un tiempo de realización: fijarle un plazo a cada par-te de una tarea compleja, o larga, implica asignarle una escala más manejable y predecible temporalmente.

• Tenga claras, y definidas, cuáles son sus metas importantes: tanto en lo personal como en lo laboral. Las verdaderamente im-

portantes no pueden ser demasiadas. Lo que hay que hacer para conseguirlas, ¡¡es impostergable!!.

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• Si las tareas desagradables son impostergables: sin más, abórdelas, pues forman parte de aquello que lo llevará a sus metas.

• Miedo al cambio y al fracaso: sea comprensivo con ud mismo. Siempre el cambio genera incertidumbre, pero también es fuente de aprendizaje y crecimiento. Y recuerde, además, que el peor de los fracasos es ni siquiera intentar aquello que nos resulta impor-tante para nuestra vida.

• La postergación no siempre es negativa: en ocasiones, es ne-cesario postergar para que una idea, un proyecto, una iniciativa, maduren y podamos encontrar el tiempo justo y adecuado para ocuparnos de ella, con mayor claridad y efectividad.

c. ¿Cómo hace Usted estimaciones de tiempo?

Como principio general, podemos afirmar que: no hay buena

planificación del tiempo, sin buenas estimaciones de tiempo.

actividadPregúntese si no ha dicho alguna vez frases como estas:

+ Bajo en un par de minutos.

+ Sólo necesito una ducha rápida, no más de cinco minutos.

+ Dejemos esto para mañana a primera hora, no nos llevará más de veinte minu-tos.

¿Y así resultó?...¿o nos llevó más tiempo que el calculado?

Algunas de estas sugerencias, pueden serle de utilidad:

• Divida la estimación en partes: cualquier tarea compleja que pueda ser dividida en partes, también puede ser estimada en par-tes. Eso mejora la precisión de la estimación del total.

• Piénselo dos veces: antes de decirle a alguien cuánto tiempo es-tima en hacer algo. Una vez establecido un tiempo, está en juego su credibilidad si Usted lo cumple o no.

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• Es mejor, y más seguro, sobreestimar que subestimar: es muy difícil que terminar antes una tarea resulte perjudicial.

• Reserve un tiempo para lo imprevisto: nadie está a salvo de sucesos inesperados que alteren el tiempo previsto.

4.losDesperDiCiaDorestemporalesoperativos.

d. Las llamadas telefónicas.

En este punto, Existen algunas estrategias sencillas para disminuir el impacto de las llamadas telefónicas no funcionales en el uso de nuestro tiempo. Algunas de ellas son:

• Anticipar el tiempo disponible para las llamadas.

• Planificarlas.

• Bosquejar los temas a tratar.

• Ser breve y directo.

• No recibirlas en una reunión.

• Transferirlas para su atención.

¿Es Usted un esclavo del teléfono? Si está hablando con alguien sobre algún tema importante, ¿interrumpe la conversación para atender el teléfono?

Si su respuesta es positiva, surgen dos cuestiones:

• En primer lugar, tomar el llamado, y dejar esperando a su interlocu-tor, indica que Usted prioriza la interrupción telefónica a la conver-sación con esa persona.

• En segundo término, está dejando que otra persona disponga sobre su tiempo.

¿Y si la llamada era urgente? Por el identificador de llamadas, Usted podría saber si la persona que llama puede tener una urgencia que sea relevante para Usted y, por otra parte, si Usted tiene el contestador activado, esa persona puede dejar un mensaje y, en ese caso, Usted

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podrá disculparse con su interlocutor y preguntarle si puede tomar unos segundos en escuchar el mensaje,

Acuerde un momento específico para hablar con alguien. En caso de no encontrarlo, informe que será Usted quien volverá a llamar, de modo de poder decidir el momento más adecuado y evitar interrupciones no deseadas.

También resulta de utilidad tener confirmado el número al que esa persona desea que Usted lo llame, y llame exactamente en el momento acordado.

Estas dos sugerencias, le evitarán llamados infructuosos, y respetar el momento indica seriedad de su parte, y consideración hacia su interlocutor.

Si lo anterior no fuera posible, deje un mensaje a su interlocutor diciéndole en qué horario Usted prefiere ser llamado.

En cuanto a los mensajes, cuando es Usted quien deja uno sea preciso con lo que desea transmitir.

Aunque resulte obvio, un mensaje debe contener cuatro frases muy breves para ahorrarle tiempo a Usted y a su oyente:

• Deje su nombre.

• Su número telefónico. No confíe en que la otra persona tiene un identificador activo. El número repítalo al final del mensaje, por si el oyente necesita tomar nota.

• El día y la hora en que Usted ha llamado. Tampoco confíe en que el receptor de mensajes del oyente identifica esos datos.

• Un breve, y concreto, mensaje acerca del propósito de la llamada.

Algo importante: no hable de manera confusa y atropellada. Tenga en cuenta que la persona quizás desee tomar nota sin tener que es-cuchar el mensaje varias veces.

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¿Conversa Usted durante demasiado tiempo?

Enfocando en la perspectiva laboral, no se trata de ser extremadamente seco y monosilábico, pero tampoco se trata de perder Usted demasiado tiempo en conversaciones innecesarias, y hacerle perder tiempo a su interlocutor.

Tenga en cuenta que hay pocas cosas más molestas que inquietarse porque el interlocutor telefónico nos conversa en forma dispersa, y sobre temas que no nos interesan ni están relacionados con el trabajo.

Lógicamente es aceptable tener algún momento de broma y una pequeña charla intrascendente para romper el hielo, pero la mayoría de las personas, y Usted mismo, seguramente preferirá que vaya rápidamente al grano.

¿Es Usted un adicto al celular?

¿Habla mientras maneja?, ¿mientras está paseando con su familia?, ¿en todo lugar y momento?, ¿sea cuál sea el plan de llamadas que Usted contrate siempre se queda corto?

De ser así, tal vez algunas sugerencias lo ayuden a salir de esa posible adicción:

• Apáguelo durante un período de tiempo preestablecido, a fin de re-ducir gradualmente su uso.

• Úselo para funciones, en momentos, y con personas específicas.

• Seleccione el número de personas a las que le da el número de su celular.

Para cerrar este tema, algunas sugerencias generales que pueden ser de utilidad:

• Tenga sus números habituales programados, de modo de no perder tiempo en buscarlos y/o marcarlos.

• Prevea qué va a decir antes de llamar a la gente, y cuál o cuáles serán los temas principales sobre los que conversará.

• Tome notas mientras está hablando, de modo de no tener que vol-ver a llamar por no haber registrado con precisión algún tema im-portante.

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• Programa sus llamadas durante un espacio de tiempo determinado, si esto es posible.

• Si recibe llamadas sobre promociones y ofertas de productos o ser-vicios que a Usted no le interesan, dígale rápida, respetuosamente pero firme que a Usted no le interesa y que necesita interrumpir la llamada para seguir con su tarea.

e. El correo electrónico.

Antes de entrar en detalles, enumeremos un resumen de las principales cosas que deberíamos ocuparnos para que el correo electrónico no opere como un distractor devorador de su tiempo:

ActividadPara ello, evalúe y controle:

+ ¿Cuántas veces y cuándo lee sus correos electrónicos?

+ ¿Quién le envía correos electrónicos?

+ ¿Cuándo usar el correo electrónico, en lugar de otras formas de comunicación?

+ ¿Cómo escribe sus correos electrónicos, de modo de facilitar la lectura del des-tinatario?

+ ¿Cómo procesa los correos electrónicos?

+ ¿Cuáles son las herramientas informáticas que usa para manejar mejor el pro-ceso?

¿Usted tiene abierto su correo de manera permanente, y lo revisa

en todo momento?

Si es así, puede ser que esté al borde de la adicción. Es más, ¿con

qué frecuencia a configurado a su programa de correo para que

baje los mensajes?. Si lo ha configurado con el tiempo mínimo posible, estamos más cerca de una conducta adictiva.

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¿Usted revisa correos mientras almuerza o cena, o se para en

mitad de la comida para ver si hay mensajes?; ¿mientras conversa con alguien, desvía su mirada para ver si hay nuevos mensajes?

Si Usted contesta que sí, no necesitará más información para saber que está frente a un hábito muy arraigado sobre el cual se debería trabajar.

Para esto, programe cuándo revisará correo, o téngalo desactivado mientras hace otra tarea en la computadora, de manera de resistir en mejores condiciones la tentación de revisar su cuenta.

Bórrese de las listas de envíos que no le interesan.

Utilice la opción legal de pedir que lo remuevan de listas de interés que envían información que Usted no quiere, o no le interesa recibir.

No autorice que se difunda su dirección de correo.

Y pida no ser incluido en mensajes múltiples que se reenvían sin cesar favoreciendo la propagación del SPAM.

No pierda tiempo eliminando una y otra vez estos mensajes. Vaya a la raíz del problema y bórrese de la lista de envíos.

No suministre su dirección de correo electrónico de manera

indiscriminada.

Sea Usted quien elije a quién darle su dirección. Retenga para Usted el poder de decidir esto para evitar agregar a personas con las cuales no tiene intereses en común.

Controle cómo escribe sus correos electrónicos.

Por favor, no envíe correos que sólo dicen gracias. La cortesía es una virtud, pero puede buscar medios alternativos para ejercerla.

Procure, cuando es posible, que sus correos electrónicos sean breves.

Revise su correo electrónico antes de enviarlo. ¿Cuántas veces promete enviar un archivo que luego olvida adjuntar?

Controle cómo procesa los correos electrónicos.

Cuando lea un correo, elija alguna de estas opciones:

• Conteste de inmediato dando respuesta al tema planteado.

• Deseche ese correo si se trata de propaganda que a Usted no le interesa, y en lo posible cancele la suscripción.

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• Si Usted no puede ocuparse del tema, y lo deriva, hágalo de inme-diato y cópiele a la persona que lo envió para que se entere de su intervención.

• Si no puede, o no es el momento adecuado para ocuparse del tema planteado, envíe un correo puente, donde Usted le informe en qué momento lo hará.

Utilice bien las opciones que le da su programa de correo.

Entre otras cosas, tenga en cuenta las siguientes sugerencias:

• Tenga su bandeja de entrada lo más “limpia” posible, de modo de no olvidar ocuparse de correos que pueden ser importantes.

• Vacíe periódicamente su carpeta de mensajes eliminados, o confi-gure su programa para que lo haga con una periodicidad estable-cida.

• Organice en carpetas los correos que desea guardar.

f. Navegar por Internet es muy lindo, pero…

actividadTenga en cuenta, y conteste, las siguientes preguntas:

+ ¿Se le pasa el tiempo navegando por Internet, y ni siquiera se da cuenta?

+ ¿Tiene su programa de “Chat” abierto permanentemente?

+ De ser así, cuando alguien se comunica con Usted ¿le contesta de inmediato dejando lo que está haciendo?

+ Utiliza su buscador, y de pronto se encuentra leyendo sobre un tema que no tiene nada que ver con su búsqueda inicial?

+ ¿Revisa en forma permanente su red social, para ver qué novedades hay de sus contactos?

Podríamos seguir preguntando en este sentido, pero ya se dio cuenta hacia dónde vamos con este cuestionario.

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Todo lo poderosa que es Internet para satisfacer en tiempo real nuestros requerimientos, lo puede tener de limitante para organizar adecuadamente nuestro tiempo.

Algunos datos para poder ponderar esta situación, donde incluimos algunos datos sobre otro tipo de pantallas, como TV, o consolas de videojuegos.

Lea y reflexione:

• Un adulto medio mira televisión durante aproximadamente tres ho-ras y media por día. Esto acumula cincuenta y tres días en el año.

• Si hacemos esto entre los veinte y los setenta años, habremos pa-sado 7 años y medio mirando televisión.

• Alrededor del 51% de las personas entre diez y treinta y cinco años pasan una media de doce horas por semana en juegos electrónicos. Esto equivale a casi veintisiete días por año.

• Navegar cuatro horas por día, implican casi dos meses en el año. ¿Todo este tiempo de navegación produce los resultados que espe-ramos en cuanto a nuestras metas personales y laborales?

• Los niños en el Reino Unido pasan una media de dos horas y tres cuartos mirando televisión, una hora y media en Internet y una hora y cuarto en una consola de juegos. Estas son más horas que las que pasan en clase o interactuando con sus padres.

• ¿A qué estamos renunciando con el exceso de tiempo destinado a estas actividades? ¿A compartir con nuestros seres queridos?. ¿Al desarrollo personal? ¿A ese programa de ejercicio físico que nos haría estar más saludables?

Algunas sugerencias:

• Sea selectivo con lo que mira por televisión.

• Use Internet con propósitos específicos y siga concentrado en la búsqueda sin desviarse a otros sitios que no tienen nada que ver con ella.

• Planifique su tiempo libre, para no caer en la tentación de llenarlo completamente frente a una pantalla.

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• Tal vez sea buena idea retirar la televisión del dormitorio, si es que quiere reducir el número de horas que le dedica a ella.

• Por supuesto que no pretenda un cambio abrupto en corto tiem-po, sino que actúe gradualmente y poniéndose objetivos modestos pero alcanzables.

g. Las reuniones.

Como existen Unidades didácticas específicas sobre reuniones, sólo haremos un breve recorrido por este tema.

Algunas estrategias para poder combatir eficazmente el efecto distractor de las reuniones son:

• Respetar los horarios de inicio y finalización.

• Establecer previamente la Agenda.

• Invitar sólo a las personas necesarias.

• Prepararlas.

• Mantener el rumbo moderando el impacto de la Agenda Oculta.

Es muy útil preguntarse entonces, ¿cuándo convocar las reuniones? Para responder a esta pregunta, tenga en cuenta que es necesario convocarlas cuando se trata de:

• Definir objetivos de grupo.

• Intercambiar información.

• Analizar o resolver problemas de manera sinérgica alentando múltiples visiones.

• Tomar decisiones grupales.

• “Vender” una idea, un plan o una decisión.

• Motivar a un grupo.

A partir de esto, entonces, ¿cuándo no convocarlas?:

• Cuando no existe propósito específico.

• Cuando existe otro medio alternativo.

• Cuando falta tiempo para prepararla adecuadamente.

• Cuando no está disponible una persona clave.

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Claro que hay circunstancias en las que debemos asistir a reuniones, porque más allá de tener en cuenta estas sugerencias, podemos haber sido convocados por otras personas.

En ese caso, podemos minimizar el efecto distractor y maximizar la eficacia de la reunión, siguiendo estas sugerencias:

• Preguntar quién convoca la reunión.

• Solicitar los objetivos para los cuales se convocó la reunión.

• Asistir con la documentación precisa.

• Consultar por los otros asistentes.

• Contribuir a mantener el rumbo.

h. ¿Cómo maneja Usted las interrupciones?

Las interrupciones son una fuente clásica, y principal, de los problemas para administrar más efectivamente nuestro tiempo.

Ya hemos abordado algunas de esas interrupciones, pero continuaremos analizando esta situación, y sugiriendo algunas estrategias que pueden ser efectivas para enfrentarla.

¿Qué hacer con los visitantes inesperados?

Antes que nada, debemos comprender que NO todas las interrupciones son negativas.

Para ello, resulta esencial distinguir rápidamente cuáles interrupciones son positivas y cuáles no lo son.

Una pregunta muy sencilla nos puede ayudar para hacer esta distinción:

¿Esta interrupción potencial es de mayor o menor valor que la tarea que estoy haciendo?

Aún pensando que la interrupción puede ser positiva, será valioso atender estas sugerencias:

• Pregunte a su “interruptor”: ¿necesitamos discutir esto ahora

mismo?

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• Admitiendo que se necesita conversar sobre esto, puede acordar-

se un horario específico para más tarde.

• Es de utilidad preguntar: ¿cuánto tiempo estimado necesitare-

mos?

• Si no está seguro que esta interrupción valga la pena, por lo menos en ese momento, puede preguntar: ¿hay alguien más con quien

puedas conversar sobre esto?

Note que, en todos estos casos, lo valioso de la intervención es que Usted es quien controla la decisión sobre el uso de su propio tiempo.

Otra estrategia que es obvia, pero no por ello menos efectiva, es cerrar

la puerta del lugar donde está trabajando. Así como una puerta abierta es una invitación a asomarse e interrumpir, una puerta cerrada podría mostrar a otras personas que Usted está ocupado y no desea ser interrumpido.

Si aún con estos recaudos, el visitante inesperado ingresa no se queje de que se quede mucho tiempo, si Usted le ofrece sentarse, o lo convida con un café.

En cambio, puede ser una estrategia interesante ponerse de pie, o tener ocupadas las sillas con documentos o carpetas, de modo que la ocasional visita se de cuenta que Usted está enfocado en otras cosas.

Por supuesto que todo esto no implica quebrar las reglas de la debida cortesía, sino que puede Usted programar con su visita inesperada un buen momento para reunirse y dedicarle, así, todo el tiempo, y la atención, que esa persona merece.

Tampoco es una mala idea, si fuera necesario, cambiar la posición de su escritorio de modo de evitar el contacto visual con la gente que pasa cerca de su lugar de trabajo.

i. Decir no puede ser el mejor antistress.

Aunque parece muy sencillo, sabemos que decir un NO oportuno no siempre lo es.

No saber decir no en los casos que sea necesario, es un desperdiciador psicológico del tiempo del que resulta fundamental ocuparse por su efecto sobre el tratamiento de otros desperdiciadores.

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Por eso decimos que decir no es el mejor antistress. Porque nos evita la incómoda sensación de vivir en la urgencia, y apagando incendios, no siempre provocados por nosotros mismos.

¿Por qué nos cuesta tanto decir no? He aquí algunos motivos:

• El que me está pidiendo algo es, justamente, mi jefe. Así y todo, debemos encontrar el modo de decir no, sin por ello dejar la corte-sía y lesionar la relación con él.

• El deseo de complacer y la culpa. Nos parece que decir no va a pro-vocar que la gente deje de apreciarnos como personas, y también nos puede atacar la culpa porque la otra persona puede sentirse abandonado por nosotros. Salvo que decir no sea su conducta ha-bitual y repetitiva, comunicar con efectividad los motivos del no, y dejar abierta una oportunidad concreta para reunirse, suele ser más que suficiente para mitigar esta sensación.

• No es un tema menor, que no decimos que no porque sencillamente no sabemos cómo hacerlo. Hay algunas formas que pueden servir-nos de guía. He aquí algunas de ellas:

» Perdón, pero estoy concentrado en otras prioridades.

» Este no es un buen momento, pero podemos agendar una fe-cha para reunirnos.

» Puedo delegar en otra persona, para que se ocupe de esto tan bien, o mejor, que yo.

» Podría ayudarlo para que lo resuelva Usted mismo.

» Necesito cuidar el tiempo que dedico a mi vida personal y fa-miliar.

• La sensación de que podemos estar perdiendo alguna buena opor-

tunidad. Siempre se pueden manejar las cosas de otro modo, de modo que eso no ocurra, si es el caso.

No olvide que no siempre necesita dar explicaciones por decir No.

Por lo ya mencionado, prestemos mucha atención a aquellas actividades o compromisos que no alinean nuestro reloj con nuestra brújula.

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j. Su jefe no debe robar su tiempo.

No solo su jefe debe respetar su organización del tiempo, y comprender los motivos, sino que también puede ser Usted de gran ayuda para él, de modo que también pueda mejorar su propia organización del tiempo.

Para esto, son de utilidad algunas de estas sugerencias:

• Discuta con su jefe los problemas que surgen para adminis-

trar mejor el tiempo. Seguramente, algunos son compartidos y complementarios.

• Defina claramente con él, cuáles son las prioridades y cuáles

los plazos en los cuales las tareas deben estar cumplidas. Es mucho mejor tomarse un tiempo para definir estas cosas, que estar en permanente roce por cosas que nunca nos sentamos a definir y clarificar.

• Haga sugerencias. Sin ser inoportuno, sugiera estrategias que pueden mejorar el tiempo que comparten.

• Conozca mejor a su jefe. Hable con él, y muy especialmente, escúchelo, para poder entender cuáles son sus prioridades e inte-reses.

• Plantee los problemas antes de las reuniones. Hacerlo de este modo, puede evitar incómodas exposiciones públicas donde Usted disiente con su jefe sobre plazos, planes y prioridades.

• Aprenda a decir No apropiadamente. Decirle no a su jefe puede ser difícil, pero podemos hacer algunas sugerencias al respecto:

» Puedo hacer esto para las 16 horas, pero tendré que desaten-der otras tareas que habíamos definido como prioritarias.

» Tenemos un conflicto de prioridades, ¿cómo lo resolvemos del mejor modo?

» ¿Le importa si delego esta tarea en otra persona?. Tal vez al-guien más esté en mejores condiciones de hacerlo ahora mis-mo.

» Comprendo la importancia de asistir a este compromiso fuera del horario laboral, pero tengo un compromiso familiar al que no puedo fallar.

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Si todo lo anterior fallara, hable con alguien de mayor nivel de res-ponsabilidad y autoridad en la organización, de modo de plantear de modo constructivo cómo hacer para cumplir con las expectativas que han puesto sobre Usted de manera más eficaz.

k. La delegación: ¿nadie lo puede hacer mejor que yo?

De modo de abordar una primera aproximación a este tema, podemos preguntarnos: ¿por qué delegar?

Algunas respuestas pertinentes pueden ser las que siguen:

• Amplía la base de conocimiento.

• Reconoce las habilidades de los otros.

• Brinda oportunidad para la acción en equipo.

• Mejora la gestión del tiempo.

• Permite concentrarse en lo esencial.

No olvidemos que: delegar es confiar, desligarse emocionalmente,

dar libertad al otro para hacer las cosas del mejor modo que crea

posible, no del modo como yo las haría.

Ante la opción de delegar, recomendamos efectuar la siguiente pregunta:

¿Hay alguien más que pueda llevar a cabo esto mejor, más rápido y/o con menos costo y, además, hacerlo tan bien, o aún mejor que yo?

Si su respuesta a esta pregunta siempre es no, tiene Usted un serio pro-blema para delegar, para genera confianza, para estimular el aprendizaje de sus colaboradores, y para gestionar su tiempo.

En un mundo que discute cómo hacer más efectivo el trabajo, en un entorno complejo como es la Sociedad del Conocimiento, surge como recomendación concentrarnos en aquello para lo que somos más pro-ductivos y podemos hacer con excelencia. El resto de las tareas que son subsidiarias, es más efectivo delegarlas.

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Hay un ancla psicológica que nos puede hacer resistentes a delegar: la

sensación que nadie puede hacerlo como yo, o el temor a ser con-

siderados prescindibles.

Afortunadamente, ninguno de esos motivos suele estar presente. Es más, lo único que puede mantenernos atractivos para un mercado labo-ral exigente y competitivo, es la permanente puesta al día de nuestros conocimientos y habilidades.

l. La indecisión como barrera para administrar efectivamente el tiempo.

Como primera aproximación al tema, podemos decir que la indecisión se puede deber a tres grandes factores:

• Falta de información.

• Excesivo perfeccionismo.

• Temor a equivocarse.

Si se trata de falta de información, el problema no es tan grave, pues siempre puede conseguirse la información que necesitamos para decidir.

De tratarse de excesivo perfeccionismo, ya estamos ante un mayor desafío pues se trata de un cambio de conducta que, seguramente, está muy arraigada y nos acompaña en otras áreas de nuestra vida.

En este caso, debemos aprender a hacer un cuidadoso balance entre la demora que puede ocasionar el exceso de perfeccionismo, y lo necesario de resolver algo en tiempo.

Es útil comenzar a convencerse que toda solución es perfectible, por lo que es una quimera ir tras una solución óptima que nunca se decide.

Si, finalmente, estamos frente al temor a equivocarnos, afortunada-mente no todos los días tomamos una decisión que afectará nuestra vida, tanto personal como laboral, de manera definitiva e irreversible.

Muy por el contrario, se trata más de una barrera artificial construida por nosotros mismos, que de un temor fundado en hechos que pueden ser objetivos.

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actividadAnte esa situación, es de ayuda preguntarse:

+ ¿Cuáles serían las peores consecuencias si mi decisión no es la adecuada?

+ Esas consecuencias, ¿son irreversibles o, por el contrario, son subsanables?

+ En todo caso, ¿puedo aceptar esas consecuencias sin poner en juego cuestiones que son muy valiosas para mí?

Como dijimos antes, afortunadamente, de la respuesta a estas preguntas surge, generalmente, una puerta abierta para resolver el conflicto de decisión.

Si aún así, esto no ocurre, siempre podemos recurrir a pedir una opinión a otra persona. Para ello, claro está, debemos aceptar nuestra dificultad en decidir, y afrontar el proceso con la humildad del caso.

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iDeasfuerzaDelauniDaDDiDáCtiCaIII.

La primera actividad nos revela qué tipo de administrador del tiempo somos, y de ese modo podemos detectar más claramente cuáles son los puntos débiles que debemos mejorar.

Por otra parte, el planteo de Pareto nos muestra, y nos demuestra, cómo la inversión de tiempo que hacemos en las cosas esenciales suele estar invertida en cuanto a la importancia de dichas cosas tienen para nosotros.

Es decir, solemos dedicar mucho tiempo a cosas no demasiado relevantes, y poco tiempo a aquellas que resultan sustantivas para nuestra vida.

También pudimos observar aquellas actitudes, muy arraigadas en nosotros, que introducen pérdidas de un tiempo que podría ser destinado a tareas más efectivas y alineadas con nuestros objetivos. La dificultad para decir No, o la dificultad para delegar, tal vez sean las principales a resaltar en esta revisión de actitudes.

Por último, conocimos algunas estrategias más efectivas para atender aquellas tareas que, por rutinarias, no dejan de ser fuente de desperdicio de tiempo. Las llamadas telefónicas, el uso del correo electrónico, las reuniones pueden ser mencionadas como tareas a las que puede aplicarse estas estrategias más efectivas.

32 Planificacion Tiempo U3

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