3. Organizacion

Administracin activa Unidad 3. Organizacin

Divisin de Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Gestin y Administracin de PyME. 1

Licenciatura en:

Gestin y Administracin de Pequeas y Medianas Empresas (PyME)

Programa de la asignatura:

Administracin activa

Clave:

07142313

Universidad Abierta y a Distancia de Mxico



ndice

Unidad 3. Organizacin ...................................................................................................... 3

Presentacin de la Unidad .............................................................................................. 3

Propsitos ...................................................................................................................... 3

Competencia especfica ................................................................................................. 3

3.1. Concepto, importancia y principios de la organizacin ................................................ 4

3.1.1. Concepto de organizacin .................................................................................... 4

Actividad 1. Tu concepto de organizacin ....................................................................... 7

3.2. Elementos de la organizacin .................................................................................. 7

3.2.1. Etapas de la organizacin ......................................................................................... 8

3.2.2. Jerarquizacin ...................................................................................................... 8

3.2.3. Departamentalizacin ......................................................................................... 10

3.2.4. Descripcin de funciones .................................................................................... 15

3.2.5. Actividades y obligaciones .................................................................................. 15

3.2.6. Coordinacin ...................................................................................................... 16

Actividad 2. Funciones y actividades ............................................................................ 18

Autoevaluacin ............................................................................................................. 19

Evidencia de aprendizaje. Estructura organizacional .................................................... 20

Cierre de la Unidad ....................................................................................................... 23

Fuentes de consulta ..................................................................................................... 23



Durante esta unidad estudiars la organizacin en el sentido estricto de la administracin

de empresas.

Las actividades que se deben llevar a cabo en una empresa resultan de suma

importancia, pues de ellas depende el alcance de los objetivos. La organizacin se refiere

a la forma en la que se estructuran dichas actividades conforme las condiciones de la

empresa y los recursos para alcanzar los objetivos planteados. En esta unidad revisars

los elementos que se deben considerar al momento de organizar una empresa.

(s/a) (s/f) Tomada de http://pixabay.com/es/red-empresarios-circuito-redes-577009/ Alt. Text.

Organizacin.

Al finalizar la unidad identificars el principio de

organizacin en la empresa.

Unidad 3. Organizacin

Presentacin de la Unidad

Propsito



Analizar las etapas de la organizacin para su aplicacin en el desarrollo del proceso,

mediante el uso de los principios bsicos de la administracin activa.

Una organizacin es un sistema planteado con el fin de llegar a metas deseadas y

objetivos comunes. Las empresas tienen claros estos objetivos y esto les permite tener un

panorama amplio de las posibilidades para conseguirlos.

Las funciones principales de la organizacin es atender y vigilar las reas de recursos

humanos, materiales, financieros, produccin y tecnologa, ya que al crear y regular estas

reas se trabaja en conjunto en la empresa para lograr los fines esperados.

La organizacin es un sistema de interaccin entre seres humanos, trabajos y direccin

para lograr la elaboracin de un producto u ofrecer un servicio, su objetivo principal es la

buena comunicacin y alcanzar una meta o propsito comn.

Para Cardoza (2007), la accin de organizar consiste en una misin de estructuracin con

el fin de obtener la mayor cohesin posible en situaciones complejas, por ejemplo, los

costos, dominio de la tecnologa, necesidad de nueva infraestructura, variables para la

toma de decisiones, entre otros.

Los procesos formalizados de organizacin de una empresa tratan de realizar los

siguientes pasos lgicos:

Competencia especfica

3.1. Concepto, importancia y principios de la organizacin

3.1.1. Concepto de organizacin



Para Chiavenato (2006) la administracin se divide en dos tipos, formal e informal:

Como entidad social u organizacin informal, en la cual las personas interactan para

alcanzar objetivos especficos. En esta acepcin, la palabra organizacin indica cualquier

iniciativa humana intencional, emprendida para alcanzar determinados objetivos, un

ejemplo claro de la organizacin informal son las relaciones amistosas.

Como funcin administrativa y parte del proceso administrativo u organizacin

formal, en este sentido, organizacin significa el acto de organizar, estructurar y destinar

los recursos, definir los rganos encargados de la administracin y fijar sus atribuciones e

interrelaciones. Por ejemplo las empresas que tienen perfectamente definidos los puestos

en un organigrama y que tienen comunicacin por medio de los manuales (p. 72).

Ambos tipos de administracin, formal e informal, estn presentes dentro de todas las

organizaciones, como se observa en la siguiente figura:

Redefinicin de la misin de conjunto (planes y objetivos).

Distribucin de funciones o unidades de actividad principales (divisin en departamentos y funciones de apoyo).

Divisin de niveles (distribucin de responsabilidades y poderes formales para el establecimiento de un organigrama).

Operatoria de integracin del conjunto para compensar las divisiones (procedimientos y dispositivos de coordinacin).

Estructuracin de actividades individuales, descripcin de puestos de trabajo, objetivos y funciones individuales, etctera.



Fuente: Koontz y Weihrich, 2004, p. 246.

La diferencia entre la administracin formal e informal es que la primera se efecta en la

relacin entre jefe y subordinado, ya que el jefe tiene algn estudio calificado, y la segunda

es la relacin que se da con una persona que no tiene algn estudio calificado, solo una

referencia del trabajo a realizar.

Los principios de la organizacin:

Al crear una empresa, lo esencial es establecer la relacin que debe de existir entre los

principios bsicos del desarrollo del nuevo sistema que se va a constituir, con el fin de

elegir un mtodo viable y ptimo para dicha empresa.

Estos principios bsicos son:

La identificacin y clasificacin de las actividades requeridas. Es necesario

tener claras las funciones de cada puesto, ya que esto garantiza el cumplimiento

de las mismas. Por ejemplo: un repartidor de mercanca tiene la funcin de

entregar satisfactoriamente el producto a los puntos de venta establecidos.

La agrupacin de las actividades necesarias para el cumplimiento de los

objetivos. Esto es cuando se clasifican, se delimitan responsabilidades y se

asignan tareas con el fin de llegar a la meta deseada en la empresa.

III. La asignacin de cada grupo de actividades a un administrador dotado de la

autoridad (delegacin) necesaria para supervisarlo. Cada rea o departamento

debe de contar con una persona que sea la responsable del trabajo que ah se

realice, por ejemplo, el jefe de rea de sistemas en una empresa tiene la

I.

II.



responsabilidad de entregar sus formatos digitales y de hacer funcionar sus

recursos electrnicos por medio de la gente que est a su cargo.

IV. La estipulacin de coordinacin horizontal (en un mismo o similar nivel

organizacional) y vertical (entre las oficinas generales, una divisin y un

departamento, por ejemplo) en la estructura organizacional.

Importancia de la organizacin:

El proceso de organizacin se compone de diferentes pasos, el conjunto de dichos pasos

permite que los objetivos de la empresa se logren y as se validan los procesos de sta;

entonces, se dice que la organizacin bien planteada y analizada est bien administrada.

Por tanto, es muy importante que al crear una empresa se establezca un plan de

organizacin que indique cmo inicia, cules sern los objetivos a alcanzar y en cunto

tiempo se lograrn.

Los principales pasos de la organizacin son:

- Identificar los objetivos, establecidos en la etapa de planeacin, para disear los

puestos y funciones que se requieren para alcanzarlos.

- Definir prioridades de la empresa y establecer la estructura jerrquica estableciendo los lmites de autoridad y responsabilidad de cada funcin.

- Realizar y cumplir con los objetivos. - Control en las tareas desempeadas -

Actividad 1. Tu concepto de organizacin

En esta actividad analizars la importancia del proceso de organizacin dentro de la

administracin, para ello:

1. Investiga en otras fuentes el concepto de organizacin.

2. A partir de tu investigacin, reflexiona sobre lo siguiente: desde el punto de vista

del concepto de organizacin, indica 10 razones por las cuales las PyME tienden

a no crecer, desarrollarse y/o permanecer en el mercado.

3. Entra al foro y participa, recuerda consultar los criterios de evaluacin de la

unidad para identificar las pautas que ha de cumplir tu intervencin.



Una empresa se debe de componer de los siguientes elementos:

Objetivos. Los cuales deben ser especficos y generales, estos ltimos

presentan la adquisicin de fondos o ganancias, la prestacin de los servicios,

entre otros, mientras que los especficos la atraccin del cliente, el crecimiento del

capital, etc.

Factores de la produccin. Son aquellos agentes que intervienen en la

produccin de la organizacin, como por ejemplo, los factores del medio ambiente,

las labores de produccin y el capital.

Direccin. Es el proceso de obtener los mejores resultados posibles por medio del

cumplimiento de metas individuales y departamentales de la empresa.

Recursos. Se dividen en materiales (edificio, papelera, muebles, instalaciones,

instrumentos y herramientas, etc.), inmateriales (marca, clientes, nombre de la

empresa y canales de distribucin) y recursos humanos (conjunto de personas

que colaboran en la empresa).

Al llevar a cabo la organizacin de una empresa se establece la manera especfica de

trabajar y la estructura con la que contar la misma. La organizacin de una empresa

implica las siguientes etapas:

3.2. Elementos de la organizacin

3.2.1. Etapas de la organizacin



Es el orden ascendente o descendente del personal en una organizacin de acuerdo a

sus funciones, con esto se forma la estructura de la empresa y en los rangos altos o de

importancia es donde se toman las decisiones. Se agrupan de acuerdo al grado de

responsabilidad.

En una empresa la jerarquizacin depende totalmente del tamao de la misma, de ella se

derivan las reas o departamentos de los que estar constituida y las labores especficas

que desempearn y que servirn de apoyo o complemento con los otros departamentos

de la empresa. Cada uno de estos departamentos contar con un lder que ser el

encargado de verificar que todas las funciones se desempeen bien, por ejemplo:

En el departamento de mercadotecnia se encuentra el jefe de rea que encabezar a los

auxiliares en mercadotecnia, quienes tendrn la responsabilidad de verificar los precios,

comercializacin, promocin y estar al pendiente de lo que sucede con los consumidores.

Los auxiliares a su vez dirigirn a un grupo de vendedores que estarn a cargo de un rea

especfica y sern los encargados de llegar a los clientes finales. Adems del rea de

mercadotecnia deben existir otras, como recursos humanos, produccin y administracin,

entre otras; cuyos lderes sern los encargados de tomar las decisiones finales y

responsabilizarse de ellas.

Departamento de mercadotecnia

3.2.2. Jerarquizacin



Se agrupan las labores segn actividades especficas y similares para delimitar

departamentos o reas, con el fin de lograr una especializacin y el xito en la

organizacin. La departamentalizacin bsicamente se aplica en tiendas

departamentales, instituciones gubernamentales y educativas. Por ejemplo, en la

educativa es regida por el director del plantel, de ah se derivan los subdirectores, luego

jefes de carrera y le siguen los maestros.

Se divide en las siguientes categoras:

Departamentalizacin por nmeros simples: Se cuentan los empleados que

desempean mismas labores y son observados por un dirigente.

Por ejemplo, en la elaboracin de un producto se observa el siguiente diagrama:

Departamentalizacin por tiempo: Se agrupa por turnos laborales, ya que en muchas

organizaciones no es suficiente una jornada laboral.

Por ejemplo, en una maquiladora para la elaboracin de un producto es necesario

trabajar en ms de un turno para desempear una misma labor.

3.2.3. Departamentalizacin



Departamentalizacin por funcin empresarial: Regularmente este tipo de

departamentalizacin de hace en grandes empresas, ya que se agrupan actividades de

acuerdo a las principales funciones de la empresa.



Departamentalizacin territorial o geogrfica: Esta distribucin se presenta cuando la

empresa crece y se crean varias sucursales o plantas.

Por ejemplo los bancos, las compaas de telfonos mviles, los establecimientos de

comida rpida, entre otros.

Departamentalizacin por cliente: Se basa en la agrupacin de actividades de

acuerdo a las personas a quien van dirigidas las labores efectuadas.

Por ejemplo una tienda departamental.

Departamentalizacin por proceso: Regularmente es utilizada en empresas

industriales, ya que por medio de encadenamientos en la produccin se distribuye de

manera equitativa el equipo o maquinaria utilizada.

Por ejemplo, en una empresa automotriz, al fabricar un automvil se encadenan los

procesos de produccin, ya que no se puede realizar uno sin haber terminado otro.



El siguiente diagrama muestra este proceso:

Se basa en el proceso de produccin de productos o lnea de produccin.

Por ejemplo en una empresa que elabora pan:

Departamentalizacin matricial: Se combina la departamentalizacin por producto y la de funciones, y su principal ventaja es que los expertos intercambian experiencias para lograr mejor calidad. Por ejemplo:

Departamentalizacin por productos:



Departamentalizacin virtual: La tecnologa disminuye el tiempo en los procesos

administrativos, ya que se forma una red y acelera la toma de decisiones. Anteriormente

la coordinacin para el trabajo era por medio de tren, telegramas, automviles, telfono,

copiadoras y fax, pero con la llegada de las nuevas tecnologas de la comunicacin e

informacin ese proceso cambi a las redes computacionales, y en la actualidad resulta

mucho ms fcil crear una comunicacin por medio de herramientas cibernticas que

agilizan la economa y los procesos de las empresas.

Coordinador de rea

Coordinador de rea

Gerente general

Coordinador de rea Coordinador de rea



Primero, es necesario precisar que una funcin es una actividad o un papel que

desempea una persona, entonces, una funcin administrativa son varias acciones

comunes que brindan a la empresa los recursos y servicios para realizar y alcanzar sus

metas.

Por lo tanto, se considera al proceso administrativo como un todo en la organizacin de la

empresa, ya que las funciones administrativas, adems de ser fundamentales, son

dirigidas por los gerentes, sea cual sea la rama de la misma.

Las funciones administrativas son realizadas por los directivos, los jefes de departamento

y de oficina, por los supervisores, operadores, auxiliares administrativos, entre otros. Por

ejemplo: en una pequea empresa es necesario tener claras las funciones para la

adquisicin de productos, la gestin de nuevos productos, las ventas, las compras, el

manejo de personal y la publicidad.

La delimitacin clara y precisa de funciones y responsabilidades, en todos los niveles

jerrquicos de la organizacin, es de suma importancia, ya que garantiza la funcionalidad

de la misma.

Es importante aclarar la diferencia entre actividades y funciones. Primeramente, las

actividades son pasos a seguir para la realizacin de una tarea, y al cumplir varias de

estas tareas se forma una funcin. Las funciones son los roles formados dentro de la

empresa y son hechas para crear objetivos.

Las personas responsables de cada uno de los departamentos, o de la empresa en s, son

las encargadas de promover, regularizar y examinar las acciones de su rea.

Por ejemplo, en una empresa, una actividad administrativa est conformada por las

compras, el encargado de este departamento tiene la responsabilidad de comprar lo

necesario para que la produccin salga a tiempo y en buenas condiciones.

Algunas actividades son:

Facilitar ayuda a todos los niveles jerrquicos para la realizacin ptima del

trabajo.

Auxiliar en las unidades funcionales de la organizacin.

Analizar las condiciones de trabajo de su rea de acuerdo a los procedimientos de

la organizacin.

3.2.4. Descripcin de funciones

3.2.5. Actividades y obligaciones



Proponer medidas de mejora para el trabajo realizado.

Y algunas obligaciones:

Determinar recursos materiales y humanos para lograr los objetivos.

Llevar un seguimiento de mejoras en la organizacin.

Realizar reuniones peridicas con personal del rea y externa a ella.

Cumplir con los objetivos de la organizacin.

Coordinar es crear acuerdos y unin entre los departamentos de la empresa para lograr el

buen funcionamiento y la superacin de la misma. Es proporcionar a cada rea sus

funciones para que se cumplan los objetivos de manera positiva.

La coordinacin aplica los siguientes principios de la administracin: mando,

representacin, divisin de trabajo, entre otros.

La importancia de la coordinacin se refleja en los resultados que aportan las reas o

equipos de trabajo, ya que se presentan con una buena calidad y excelentes aportaciones

a la organizacin de la empresa. Entonces la coordinacin une diferentes departamentos

para cumplir tareas compartidas.

El lder de la organizacin tiene la responsabilidad y la autoridad de coordinar las

funciones que se desempean en la empresa. Se presenta una coordinacin vertical

cuando el gerente organiza y coordina las acciones de los departamentos de la empresa,

ya que realiza una autoridad directa con los responsables del rea. En cambio, se

presenta una coordinacin horizontal cuando los jefes de las diferentes reas o

departamentos coordinan funciones entre s para armonizar las interrelaciones de cada

departamento.

Un gerente coordina el trabajo de una empresa, adems de que planifica y dirige los

proyectos para su ejecucin, se apoya de otras reas de la empresa para tomar

decisiones que lleven a la solucin de problemas. Por ejemplo, es el encargado de

realizar reuniones peridicas para asignar las tareas que se deben de realizar para lograr

un proyecto.

La diferencia entre un directivo y un gerente es que el primero regularmente es el

propietario de la empresa, mientras que el gerente es la persona encargada de dirigir los

procedimientos de la empresa.

3.2.6. Coordinacin



Autoevaluacin

Una vez finalizada la unidad, realiza la autoevaluacin correspondiente a los temas que has revisado durante esta unidad. No olvides leer con atencin las preguntas para seleccionar la respuesta correcta.

Para realizar la autoevaluacin: Entra al aula y da clic en Autoevaluacin.

Actividad 2. Funciones y actividades

En esta actividad identificars las funciones y actividades del rea de la empresa

seleccionada, para ello:

1. Identifica las reas de la empresa que has investigado desde la unidad 1.

2. Establece el tipo de estructura jerrquica, las funciones y actividades de cada

uno de los empleados que la integran.

3. Elabora 2 propuestas de organigrama que favorezcan el desarrollo y

crecimiento de la empresa que seleccionaste.

4. Integra la informacin en un documento y gurdalo con la siguiente

nomenclatura: GADMA_U3_A2_XXYZ. Envalo a la seccin de Tareas y espera

retroalimentacin de tu docente.



Evidencia de aprendizaje. Estructura organizacional

Para concluir el trabajo de esta unidad, realiza tu evidencia de aprendizaje de acuerdo

a las siguientes especificaciones:

1. A partir de la retroalimentacin y los ajustes realizados de la actividad 2:

Elabora un guion (previo al vdeo), -ste es un texto que contiene los dilogos y/o ideas con los detalles necesarios que sern narrados- y te servirn para la realizacin optima de tu vdeo.

Realiza un vdeo donde aparezcas explicando:

- La estructura organizacional y principales funciones a partir de la retroalimentacin que te dio tu docente en la tarea 2.

2. Sube tu video a un repositorio de tu eleccin (Youtube, Vimeo, etc.) y el enlace (URL) que se genere, intgralo a tu guion.

3. Guarda tu documento con la nomenclatura GADMA_U3_EA_XXYZ, envalo a tu docente y espera su retroalimentacin.

4. Revisa la rbrica para conocer los criterios que se tomarn en cuenta en la

evaluacin de tu trabajo.

Autorreflexiones

Una vez finalizada la Evidencia de aprendizaje, realiza el ejercicio de autorreflexin

correspondiente a los temas que has revisado durante esta unidad.

Para ello, ingresa al foro de Preguntas de Autorreflexin, consulta los cuestionamientos

que tu docente formule y a partir de ellos elabora un archivo con tu autorreflexin con la

nomenclatura ATR_U#_XXYZ. Enva tu archivo mediante la herramienta Autorreflexiones.



Felicidades!, has finalizado la unidad. Recuerda que la organizacin es fundamental para

cualquier empresa, ya que apoya al progreso y creacin de procesos ejercidos, tomando

como base las funciones en las cuales se fundamenta.

Cardoza, A. P. (2007). Administracin empresaria. Argentina: Temas Grupo

Editorial.

Chiavenato, I. (2006). Introduccin a la teora general de la administracin.

(7ma. Edicin). Mxico: McGraw- Hill.

Koontz, H. y Weihrich, H. (2004). Administracin una perspectiva global.

Mxico: McGraw-Hill

Cierre de la Unidad

Fuentes de consulta

3. Organizacion

Documents

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