3. doc manipulacion documentos 2014

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GUÍA DE MANIPULACIÓN DE DOCUMENTOS PARA LOS ARCHIVOS DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL

VALESKA MASSY SÁNCHEZ PROFESIONAL EN RESTAURACIÓN Y CONSERVACIÓN

GESTIÓN DOCUMENTAL, ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

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TABLA DE CONTENIDO ALCANCE ................................................................................................................................... 3

OBJETIVO................................................................................................................................... 3

NORMATIVIDAD ........................................................................................................................ 3

1. REQUISITOS ...................................................................................................................... 4

2. UBICACIÓN, RETIRO Y REUBICACIÓN DE MATERIAL DOCUMENTAL DE ESTANTERÍA.............................................................................................................................. 5

3. LIMPIEZA ............................................................................................................................ 6

4. ELIMINACIÓN DE GANCHOS METÁLICOS DE COCEDORA .................................... 7

5. FOLIACIÓN......................................................................................................................... 7

6. PERFORACIÓN DE FOLIOS PARA AGRUPACIÓN CON GANCHOS LEGAJADORES ......................................................................................................................... 7

7. AGRUPACIÓN DE FOLIOS .............................................................................................. 7

8. EXTRACCIÓN DE FOLIOS DE UNIDADES DE ALMACENAMIENTO ...................... 7

9. PASAR FOLIOS ................................................................................................................. 8

10. ROTULACIÓN EN CAJAS Y CARPETAS .................................................................. 8

12. USO DE CINTAS............................................................................................................ 9

Se debe evitar usar cintas para unir rasgaduras en los documentos. En este caso se debe pedir la ayuda de personal de conservación de gestión documental. .......................... 9

13. MOVIMIENTO DEL MATERIAL DOCUMENTAL ....................................................... 9

14. IMPRESIÓN Y COPIADO DE DOCUMENTACIÓN.................................................. 11

15. GLOSARIO ..................................................................................................................... 11

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS....................................................................................... 14

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ALCANCE El protocolo está dirigido a todas las personas que deben manipular documentos a partir de roles relacionados con: la producción, el trámite, archivo, limpieza, conservación, saneamiento, transporte, reproducción y consulta, entre otros. OBJETIVO Busca establecer parámetros que generen hábitos para que la manipulación de los documentos se haga de tal manera que se minimicen los deterioros ocasionados durante su producción, trámite, archivo y consulta. Para garantizar la conservación de su integridad física durante el tiempo requerido por sus valores primarios y secundarios, teniendo en cuenta los diferentes tipos de soportes, técnicas y formato. NORMATIVIDAD NORMATIVIDAD: LEY 594 de 2000, LEY GENERAL DE ARCHIVOS. CAPITULO VII: Salida de Documentos. ACUERDO No. 011 (22 de mayo de 1996): Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos. ACUERDO No. 5 (Julio 24 de 1997): Por el cual se establecen los requisitos mínimos para las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que presten los servicios de organización de archivos, elaboración de tablas de retención y almacenaje o bodegaje de la documentación de las entidades públicas. ACUERDO No.037 (Septiembre 20 de 2002): Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la construcción de los servicios de depósitos, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

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1. REQUISITOS

1.1 La manipulación de la documentación es una acción que debe ajustarse a los lineamientos de conservación dados por un conservador y un archivista. 1.2 Durante el procesamiento técnico se debe planear las tareas y los cronogramas para periodos cortos de tiempo, con el fin de disminuir situaciones de riesgo sobre documentación, por fuera de sus lugares de almacenamiento. 1.3 Se debe evitar siempre comer, beber o fumar cuando se esté manipulando documentos, durante cualquier procedimiento: consulta en puestos de trabajo, procesamiento técnico, limpieza, saneamiento, embalaje, traslado, depósito, recepción, digitalización, etc. 1.4 El personal debe contar con la dotación, insumos de seguridad industrial, las unidades de almacenamiento, amoblamiento y sistemas de transporte de documentos requeridos para la adecuada manipulación de los mismos durante los procedimientos.

1.5 El espacio de trabajo para el desarrollo del procesamiento técnico o consulta de los documentos, debe contar con: superficies de trabajo amplias de tal manera que permitan la manipulación holgada de la documentación acorde con el formato, igualmente debe contar con mobiliario auxiliar para almacenamiento de unidades en proceso. 1.6 Las superficies deben ser lisas y suaves de manera que se eviten deterioros de tipo físico causados por abrasión1, preferiblemente metálicas inoxidables o de fórmica (estas últimas forradas con papel periódico no impreso u otro material que pueda reemplazarlo). Estos materiales permiten fácil limpieza y desinfección.

1Abrasión (abration): Daño causado por acción de la fricción o frotado en la superficie del papel por un material duro, áspero o pegajoso. Puede ser accidental, por descuido o deliberado, incluyendo el resultado de una limpieza. La abrasión de una superficie puede ser desde áreas mate, fibras levantadas hasta áreas rasguñadas. (Book and Paper Group, 1992)

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1.7 Se debe usar bata u overol debidamente apuntado, cofia, guantes de algodón y tapabocas durante los procedimientos que exijan una manipulación continúa de los documentos.

1.8 Cuando la documentación a manipular presente contaminación biológica, y exceso de polvo es requisito además, el uso de guantes de nitrilo desechables, gafas plásticas, máscara con filtro para material particulado.

1.9 Lavarse las manos antes y después de manipular la documentación. Resulta una medida preventiva para la salud del usuario.

2. UBICACIÓN, RETIRO Y REUBICACIÓN DE MATERIAL DOCUMENTAL DE ESTANTERÍA

2.1 Las cajas X300 deben estar ubicadas en la estantería de acuerdo a su formato dejando la parte frontal visible hacia la parte externa de la estantería. Las carpetas deben ser ubicadas en las cajas de forma vertical, con el lomo hacia abajo. 2.2 Para retirar o reubicar la documentación en bandejas o entrepaños situados fuera del alcance (quinto nivel en adelante, aproximadamente), se debe hacer uso de escalerillas de dos o más peldaños.

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2.3 La documentación o las unidades de almacenamiento (cajas, carpetas, AZ, libros), una vez retiradas de la estantería, deben ser colocadas sobre mesas, estanterías auxiliares, o sobre estibas a 10cm de altura, nunca directamente sobre el suelo.

2.4 Las unidades de almacenamiento deben ser cogidas con las dos manos en el momento de retirarlas o reubicarlas en la estantería. 2.5 Las unidades encuadernadas deben retirarse de la estantería, agarrando la parte central del lomo, con el fin de evitar desgarros en el empaste.

3. LIMPIEZA La limpieza superficial o la retirada de polvo sin abrasionar las unidades de almacenamiento, se debe hacer en seco, usando aspiradora con filtro de agua. El cepillo, de cerdas suaves, se debe usar desplazándolo en un mismo sentido. Luego se puede completar la tarea con bayetillas blancas secas.

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4. ELIMINACIÓN DE GANCHOS METÁLICOS DE COSEDORA Para eliminar los ganchos, se debe usar un quita ganchos, con el cual, se levantan las puntas del gancho, por la parte posterior del documento, dejándolas en ángulo recto. Luego, por la parte anterior, con el mismo instrumento, se agarra el gancho y se jala suavemente hacia afuera.

5. FOLIACIÓN

Se debe enumerar con lapicero de tinta negra estable, en la parte superior derecha del folio u hoja. No se debe foliar el reverso de la hoja.

6. PERFORACIÓN DE FOLIOS PARA AGRUPACIÓN CON GANCHOS

LEGAJADORES Las perforaciones de los folios se deben hacer usando como guía la regleta de una perforadora. En caso de perforar varias hojas, la regleta debe estar ajustada para perforar la parte central respecto a la hoja de mayor formato2.

7. AGRUPACIÓN DE FOLIOS

7.1 Para la agrupación de los folios se deben usar ganchos plásticos legajadores de polietileno. Con el fin de evitar las manchas y deterioros producidos por la oxidación, cuando se usan ganchos metálicos. 7.2 Evite siempre hacer nuevas perforaciones, durante el realmacenamiento o traspaso de folios perforados, de una carpeta a otra. Independientemente de que los folios queden agrupados de forma desigual.

8. EXTRACCIÓN DE FOLIOS DE UNIDADES DE ALMACENAMIENTO Para sacar folios de un expediente agrupado con ganchos, se debe procurar extraerlos suavemente con ambas manos, en pequeños grupos, con el gancho abierto en ángulo recto, evitando jalar el folio.

2 Para el caso de hoja oficio, por ejemplo, las medidas aproximadas son 13.5 cm. desde el borde superior de la hoja hacia el centro, la ubicación de un primer agujero, y 13.3 cm desde el borde inferior hacia el centro, la ubicación del segundo agujero.

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9. PASAR FOLIOS 9.1 Los folios se deben pasar tomándolos desde la parte superior o central del cuerpo del folio, sosteniéndolos con la palma de la mano, sin jalar ni doblar sus bordes.

9.2 Para pasar los folios, evite siempre, usar saliva, agua u otro tipo de sustancias, recomendadas por el comercio, para untar los dedos. Cuando se requiera, se puede usar la ayuda de la punta de un borrador de nata o borrador de lápiz.

10. ROTULACIÓN EN CAJAS Y CARPETAS

10.1 Las cajas X200 se deben rotular sobre la parte frontal de las tapas, o en la parte frontal de la caja en el caso de X300. 10.2 La rotulación de las carpetas debe hacerse en la parte inferior izquierda de manera que se pueda consultar el rótulo de la carpeta sin necesidad de sacarla totalmente. 10.3 La rotulación de cajas y carpetas debe hacerse con rótulos adhesivos blancos preimpresos, preferiblemente mediante impresoras laser. 10.3 Cuando la rotulación se hace a mano se debe usar marcador de tinta negra estable.

11. CONSULTA 11.1 Durante la consulta no se debe apoyar los codos y manos o elementos ajenos sobre el documento.

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11.2 Manipular la documentación siempre con ambas manos, libres de cualquier elemento corto punzante, bolígrafos, marcadores, comida y bebidas.

11.3 Si la unidad contiene material anexo como planos, mapas o documentos que sobrepasan las dimensiones de su formato original, disponerla sobre una superficie horizontal y desplegar el documento anexo sobre ésta.

11.4 Una vez consultados los documentos que están doblados, se deben volver a

doblar siguiendo los pliegues originales para no crear nuevos pliegues, que expongan la documentación a deterioros físico-mecánicos como rasgaduras, roturas o pérdida de soporte.

11.5 Evitar abrir varios documentos al tiempo. 11.6 Materiales como acetatos, fotografías, negativos, material fílmico y material

digital deben ser manipulados con guantes de algodón color blanco.

12. USO DE CINTAS Se debe evitar usar cintas para unir rasgaduras y fragmentos en el soporte de los documentos. En este caso se debe pedir la ayuda de personal de conservación de gestión documental para dar las correspondientes indicaciones de uso de materiales de conservación y métodos de intervención en este tipo de deterioros.

13. MOVIMIENTO DEL MATERIAL DOCUMENTAL

13.1 Para el caso del trámite de correspondencia, es indispensable transportar la documentación en sobres o valijas de material impermeable, con cierre hermético y de formato mayor al de una hoja oficio.

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13.2 Cuando el número de expedientes así lo requiera la documentación debe

ser transportada en canastillas de plástico, y estas ubicadas en carro transportador de documentos3.

13.3 Para trasportar planos en un carro transportador, se debe usar como soporte una superficie flexible, que sirva como auxiliar de manipulación y traslado4.

3 Este carro debe brindar una operación cómoda y funcional al cargue y descargue de la documentación textual, igualmente su tamaño debe garantizar la perfecta circulación por los pasillos, puertas y ascensores de carga.

4 Esta superficie puede ser fabricada en lámina de poliestireno o policarbonato, máximo de 2 mm, según recomendación del Archivo de Bogotá.

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14. IMPRESIÓN Y COPIADO DE DOCUMENTACIÓN

14.1 Para la impresión y fotocopiado de documentos utilizar papel bond blanco de 75gm/mt2 aprox., con reserva alcalina y tintas negras.

14.2 Se debe evitar hacer fotocopia o digitalización frecuente de los documentos,

pues el calor reseca el papel y deteriora las tintas. 15. GLOSARIO Conservación preventiva de documentos: es el grupo de acciones indirectas de conservación que se ocupan de prevenir, frenar y controlar el deterioro de los bienes documentales. Estas acciones son el monitoreo y control del medioambiente, manipulación de los documentos, almacenamiento, control de plagas, preparación ante desastres y reprografía. Sistema Integrado de Conservación: conjunto de estrategias de conservación preventiva, tiene como principal objetivo garantizar la conservación y permanencia de los acervos documentales, producidos y custodiados por las entidades del Distrito, en las diferentes fases del ciclo vital del documento. Condiciones medioambientales: se refiere a los agentes ambientales directamente relacionados con la conservación de los documentos tales como la humedad, la luz, la temperatura y polución. Saneamiento: aplicación de sustancias activas, aplicadas mediante diferentes métodos con el objeto de destruir, contrarrestar, neutralizar, impedir la acción o ejercer un control sobre organismos y microorganismos biológicos causantes del deterioro de la documentación y de enfermedades a servidores públicos. Biodeterioro: deterioro de la documentación causado por hongos y bacterias.

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Administración de archivos: son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución. Documentos de archivo: registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Transferencia de archivos: es el traslado de los documentos y series documentales de un nivel de archivo a otro. Dispositivos de transporte: son aquellos medios o mecanismos utilizados para el movimiento horizontal de los materiales embalados, en el trayecto desde los depósitos de los archivos al vehículo de mudanza y desde éste al depósito nuevo. Embalaje: son todos los materiales, procedimientos y métodos que sirven para acondicionar, presentar, manipular, almacenar, conservar y transportar material documental. El embalaje debe satisfacer tres requisitos: ser resistente, proteger y conservar el producto (impermeabilidad e higiene). Contenedores: recipiente de carga para el transporte aéreo, marítimo o terrestre. Las dimensiones del contenedor se encuentran normalizadas para facilitar su manipulación. Es un embalaje cuyas dimensiones y material permiten transportar objetos voluminosos o pesados. Unidades de Almacenamiento: Las unidades de almacenamiento las denominaremos: - De Instalación: para referirnos a los estantes, archivadores o muebles para archivo. - Generales: Contenedores en los que se almacenan otras unidades Ejemplo: una caja de archivos es una unidad general cuando contiene carpetas. - Específicas: Carpetas para almacenamiento de folios. - De agrupación: Ganchos legajadores.

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Especificaciones técnicas de las Unidades de Almacenamiento Generales, Específicas y de agrupación: Cajas X200: Caja para archivo, elaborada en cartón tipo Krafft corrugado de doble pared de calibre de 790 gr; espesor de 4.1 milímetros aprox. Su construcción debe ser mixta, es decir que debe ir ensamblado y adherido en una de sus partes, con grafado intermitente para permitir el dobles del cartón a 180° y con grafado sencillo para permitir el dobles del cartón a 90°. La caja debe ir con tapa frontal de ala lateral. La tapa debe ir impresa a una tinta, en color negro llevando el logo de la entidad y un recuadro para el número de la caja únicamente. Las medidas de la caja son: 41cms de largo, 21cms de ancho y 27cms de alto. Cajas X300: Caja para Archivo, elaborada en cartón tipo krafft de doble pared (prensado), de medidas aproximadas de 26.5cm de alto X 41cm de largo X 31 de ancho. Carpetas: Juego de carátulas y contra carátulas tamaño oficio, elaboradas en cartón de 600 gramos con refuerzo en yute; (debe tener refuerzo para gancho por dentro). Debe tener impresión a una cara y una tinta color negro con logo de la entidad. Ganchos Legajadores: Ganchos plásticos de polipropileno compuestos por 2 piezas, una de filamento largo, la otra como pisador. Bogotá, mayo de 2009

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

PAEZ, Fabio Enrique. Guía para la conservación preventiva en archivos. Archivo General de la Nación, Bogotá, 1997. VILLALBA LUZ STELLA, Lineamientos en salud ocupacional. Área de Conservación y Restauración, Archivo de Bogotá, 2008.

LOAIZA MYRIAM. Protocolo de manipulación de documentos Textuales, gráficos y cartográficos en procesos técnicos. Área de Conservación, Restauración y Reprografía. Archivo de Bogotá, Julio de 2007.

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