Administración de Proyectos

UTN Regional Mendoza.

La presente unidad de Administración de Proyectos trata de ofrecer una visión introductoria a las técnicas básicas de gestión de proyectos y al uso de software para su aplicación.

El curso está compuesto por 4 temas, el primero de los cuales es una breve introducción a la gestión de proyectos.

El tema 2 está dedicado a la primera de las fases, la planificación, que básicamente consiste en definir perfectamente el proyecto a realizar. Ésta es una fase muy importante y el éxito o fracaso del proyecto depende de llevarla a cabo correctamente.

En el tema 3 se presenta la fase de programación. El objetivo de dicha fase es obtener el calendario de ejecución del proyecto, para lo cual se estudia el método del camino crítico, diagramas de redes y conceptos básicos en la programación de proyectos.

El último tema se dedica a la fase de seguimiento y control, que consiste en ir comparando los datos reales de ejecución del proyecto con los previstos, obtenidos en las etapas anteriores.

En el curso se presentará brevemente el uso de MS PROJECT, un software de gestión de proyectos. En el mercado hay una gran diversidad de paquetes de software de gestión de proyectos, de diversas gamas y precios y también por supuesto software de libre distribución y gratuito.

TEMA 1

Breve introducción

a la gestión de

proyectos

https://www.youtube.com/watch?t=10&v=sMj8O01HlvM

C:/Users/pc/Documents/AAA-Personal Fla/CURSOS Y FACU/UTN 2015/Paso_Las_Le_as.mp4

¿Qué es un proyecto?

“Es un esfuerzo único y planificado para producir resultados específicos dentro de

unos límites de tiempo, coste y calidad previamente definidos y autorizados”

“Es un esfuerzo temporal para crear un bien o servicio único” PMBoK

Idea

Problema

Oportunidad

Gap

Producto o

Servicio único PROYECTO

Algunos ejemplos

Algunos ejemplos de proyectos

Lanzamiento de un nuevo producto.

Construcción de una nueva planta.

Realización de un viaje.

Desarrollo de un programa de entrenamiento.

Instalación de un nuevo software.

Proyectos educativos, sociales, de investigación y desarrollo,

escolares, de inversión, comunitario, organizacionales, productivos,

tecnológicos, etc.

Qué es la Administración de Proyectos?

“…la administración de proyectos es la aplicación de habilidades,

herramientas y técnicas para lograr de manera eficaz la realización

del mismo…” PMBoK

Características de un proyecto:

Busca alcanzar uno o varios objetivos.

Se lleva a cabo con personas.

Actividades planificadas, ejecutadas y controladas.

Disponibilidad limitada de recursos.

Limitado en el tiempo. (Temporalidad)

Resultado único. (Unicidad)

El Proceso Administrativo.

INFORMACIÓN CONTROLAR ORGANIZAR

DIRIGIR

Y

COORDINAR

PLANIFICAR Planear, es la primera función

administrativa; que sirve de

base a las demás

Es la acción de

tomar decisiones

para el futuro PERO

no es un acto, es un

proceso.

Fases

1. Determinación de

Objetivos

2. Toma de decisiones

3. Elaboración de planes

4. Acciones empresariales

vinculadas

•Jerarquía de objetivos:

• Objetivos organizacionales

• Objetivos de la división

• Objetivos del departamento

• Objetivos operacionales

• El resultado es una red jerárquica e

integrada que orienta la acción de la

organización en dirección de los objetivos

organizacionales.

•Debemos “tomar decisiones” para

conseguir los objetivos fijados. Ello

implica un “proceso” de comparar

alternativas posibles y elegir las más

adecuadas.

• Etapas: Diagnóstico – Alternativas

posibles – Evaluación de alternativas –

Selección – Ejecución (Resultados)

•Diferentes Tipos de Planeación

Administración de proyectos

“la administración de proyectos es la aplicación de habilidades, herramientas y técnicas para lograr de manera eficaz la realización del mismo” PMBoK

Triple Restricción. Los tres factores que determinan un proyecto son:

Alcance

Costos Tiempo

La modificación de cada

una de ellas tiene un

claro impacto en las

otras dos

Es imposible fijar

arbitrariamente todas las

variables de la restricción

triple; alguna de esas variables

terminará ajustando por sí sola.

Qué es la dirección de Proyectos

Dirigir un proyecto, por lo general, implica:

• identificar requisitos,

• abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados según

se planifica y efectúa el proyecto,

• equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan, entre otros

aspectos, con:

-el alcance,

-el cronograma,

-el presupuesto,

-la calidad,

-los recursos y

-el riesgo.

El proyecto específico influirá sobre las restricciones en las que el director del proyecto

necesita concentrarse.

La relación entre estos factores es tal que si alguno de ellos cambia, es probable que al

menos otro se vea afectado.

El cliente desea una casa con 3 habitaciones, cochera y terraza.

El contratista realizó los cálculos y su oferta fue: $500.000 y entrega en 9 meses.

Pero el cliente dice: “Entrega en 9 meses, no me sirve. La necesito en 6 meses“

Frente a esta situación la variable de la restricción triple que se ajusta podría

ser el costo.

El contratista responde: "Lo que Ud. me pide es viable si agrego más personal,

maquinarias y trabajamos 24 hs por dia“. La oferta se incrementará a $750.000”

RESTRICCIÓN TRIPLE AMPLIADA

El cliente puede responder: “No es posible, ni siquiera

puedo pagar los $500.000. Necesito que termine en 6 meses

y dispongo de un presupuesto máximo de $300.000”

Lo que puede ajustarse frente a esta situación será el

alcance.

El contratista podría responder: "Dado el corto tiempo y

escaso presupuesto puedo ofrecerle una casa con 2

habitaciones"

Estructura del ciclo de vida del proyecto

Los proyectos varían en tamaño y complejidad.

Todos los proyectos, sin importar cuán pequeños o grandes, o cuán

sencillos o complejos sean, pueden configurarse dentro de la siguiente

estructura del ciclo de vida:

-inicio,

-organización y preparación,

-ejecución del trabajo y

-cierre.

Ciclo de vida del proyecto

Podemos definir distintas fases por las que de forma secuencial y en el tiempo

pasa el Proyecto, desde la idea inicial hasta la finalización de todas las

actividades.

En general podemos

hablar de:

Concepción.

Planificación.

Implementación.

Finalización.

Ciclo de vida del proyecto

La transición de una fase a otra,

normalmente implica alguna

forma de transferencia técnica.

Los productos entregables de

una fase se revisan para

verificar si están completos, si

son exactos y se aprueban antes

de iniciar el trabajo de la

siguiente fase.

Administración de Proyectos

La administración de proyectos es la aplicación de conocimientos,

habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para

cumplir con los requisitos del mismo.

Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los

procesos de la dirección de proyectos, agrupados lógicamente en 5

grupos.

Estos 5 grupos de procesos son:

Iniciación,

Planificación,

Ejecución,

Seguimiento y Control

Cierre.

Procesos de la Dirección y Gestión de Proyectos

Procesos de Administración de Proyectos

Evolución del nivel de actividad de los procesos

El ciclo de vida del proyecto

Los grupos de procesos no son fases del proyecto.

Cuando el proyecto está dividido en fases, los grupos de

procesos interactúan dentro de cada fase.

Cuando proyectos complejos son separados en sub-

proyectos o fases diferenciadas, como por ejemplo

estudio de viabilidad, desarrollo conceptual, diseño,

prototipo, construcción, prueba, etc, por lo general, todos

los grupos de procesos se repetirán en cada fase.

Como administrar un proyecto

Una vez definido el PLAN

a) Se debe controlar si el triple objetivo se cumple.

b) Analizar las causas del desvío y los planes alternativos para

mitigarlos

c) Redefinir el plan

Herramientas de Gestión de Proyectos

a) Diagrama de Gantt.

b) Critical Path Method

c) Erned Value Managment

MS Project

Primavera IT

Oracle Fusion ProjectMgmnt

Artemis

Project Office (antes

Primavera Project Planner).

La Importancia de un Plan

¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE UN PLAN?

La PLANIFICACIÓN tiene su origen en la guerra.

También se afirma que el primer texto sobre el particular fue el arte de la guerra del

filósofo y militar chino Sun Tsu escrito hace más de 2500 años que habla de:

“... analizar cuidadosamente los hechos pasados y las razones de su fracaso…”

“…hacer un balance de los beneficios y perjuicios que han traído...”

“…estudiar la situación en presente y sus aspectos buenos y malos, explotar las buenas

oportunidades en tanto se pueda, y evitar todo lo que pueda causar pérdidas y

fracasos…”

“… estudiar el futuro, preparase bien para aprovechar las buenas oportunidades y estar

atento contra todo lo que teme"

Al finalizar la segunda guerra mundial, las empresas comenzaron a darse cuenta de

algunos aspectos que no eran controlables: la incertidumbre, el riesgo, la inestabilidad y

un ambiente cambiante. Surgió, entonces, la necesidad de tener control relativo sobre los

cambios rápidos. Como respuesta a tales circunstancias los gerentes comienzan a utilizar

la planificación estratégica

Clasificaciones de la Planificación

Existen diversas clasificaciones acerca de la planificación. En este

curso veremos dos tipos básicos de planificación:

La planificación estratégica está diseñada para satisfacer las

metas generales de la organización mientras la planificación

operativa muestra cómo se pueden aplicar los planes

estratégicos en el quehacer diario.

Los planes estratégicos y los planes operativos están vinculados a

la definición de la misión de una organización y a la meta general

que justifica la existencia de una organización. Los planes

estratégicos difieren de los planes operativos en cuanto a su

horizonte de tiempo, alcance y grado de detalle.

Proceso de Administración de Proyectos

1. ¿Qué es un proyecto?

2. ¿Cómo se define un proyecto?

3. ¿Cuál es el proceso de administración de proyectos?.

4. ¿Que se debe tener en cuenta al momento de administrar un

proyecto? Explique la triple restricción.

5. ¿Qué implica dirigir un proyecto?

6. Fases del ciclo de vida de un proyecto.

7. Como administrar un proyecto. La importancia de un plan.

Explique

Administración de Proyectos:

TEMA 2

Planificación de

proyectos

El error de los ingenieros a cargo de la

construcción del puente basculante

sobre el río Cau Cau, en Valdivia, no pasó

desapercibido en las redes sociales.

Y es que un puente que quede con sus

brazos al revés no es algo que suceda

comúnmente, menos aún cuando el error

tiene en juego una cantidad importante

de millones de dólares.

La constructora, Azvi, es una empresa

española especializada en construcción

de carreteras, ferrocarriles, puertos y

aeropuertos, con presencia en Portugal,

México, Brasil y Rumania.

[Martes 7 de Enero de 2014] Puente Cau

Cau: Debía ser el primer puente levadizo

de Chile sobre un río de la ciudad sureña

de Valdivia pero ante la estupefacción de

los ciudadanos sus plataformas móviles

fueron instaladas al revés y su

inauguración deberá esperar.

El error, profusamente comentado con

ironía en las redes sociales, fue

reconocido por el presidente Sebastián

Piñera.

Las fechas

representan el

flujo de

información.

Como planificar un proyecto

La Planificación de un proyecto es gradual y siempre se debe

hacer foco en lo planeado vs. lo que se está ejecutando.

Etapas :

a) Planificación estratégica: al inicio del Proyecto (PEP)

b) Planificación táctica: durante la fase de planificación e inicio de la

ejecución ( master plan)

c) Planificación operativa: durante la ejecución (programa y control)

Tipos de Planificación

Según el impacto que tiene en el proyecto

Planificación Estratégica

Planificación Táctica o Programática

Planificación Operativa

Según el alcance

en el tiempo: • Largo plazo

• Mediano

plazo

• Corto Plazo

* La Planificación Estratégica, PE, es una herramienta de gestión que permite apoyar la

toma de decisiones de las organizaciones y precisar el camino que deben recorrer en el

futuro para adecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr la

mayor eficiencia, eficacia, calidad en los bienes y servicios que se proveen.

* PETER DRUCKER la definía como la RESPUESTA A DOS PREGUNTAS: CUAL ES

NUESTRO NEGOCIO? CUAL DEBERIA SER NUESTRO NEGOCIO?

Misión

Disney: “Creamos felicidad al brindar el más fino

entretenimiento para personas de todas las edades, en

cualquier lugar”.

Sony: “Experimentar la alegría del progreso y

aplicar la tecnología en beneficio de las personas”.

Google: “Organizar la información mundial

para que resulte universalmente accesible y

útil”.

Microsoft: “Trabajar para ayudar a las personas y a las

empresas de todo el mundo a desarrollar todo su

potencial”.

eBay: “Proporcionar un mercado electrónico mundial en el

que prácticamente cualquier persona pueda comerciar con

casi cualquier producto, creando así oportunidades

económicas por todo el mundo”.

Nike: “Traer inspiración e innovación para

cada atleta en el mundo. Si tienes un cuerpo,

eres un atleta”. Wal-Mart: “Le ahorramos dinero para que viva mejor”.

Visión

Wal-Mart: “Ser el más eficiente operador multiformato de

bajo costo, ofreciendo a los clientes el mejor valor por su

dinero”.

McDonald’s: “Ser el mejor restaurante de comida rápida en

el mundo. Ser el mejor significa proveer calidad

excepcional, servicio, higiene y valor, de manera tal que

hagamos que cada cliente en cada restaurante sonría”.

Samsung: “Liderar la revolución de la

convergencia digital”.

General Motors: “Ser el líder mundial en productos y servicios

relacionados al transporte. Nosotros lograremos el entusiasmo de

nuestros clientes a través de la mejora continua de nuestros

productos, guiada por la integridad, el trabajo en equipo y la

innovación de nuestra gente”.

Misión, Visión y Valores Nuestra Misión: Ser un grupo líder de soluciones integrales de telecomunicaciones a nivel internacional,

proporcionando a nuestros clientes servicios de gran valor, innovadores y de clase mundial, a

través del desarrollo humano, y de la aplicación y administración de tecnología de punta.

Nuestra Visión:

Consolidar el liderazgo de TELMEX INTERNACIONAL, expandiendo su penetración en los

mercados donde opera para ser una de las empresas de más rápido y mejor crecimiento

a nivel mundial.

Nuestros Valores:

Nuestros Valores apoyan nuestra Misión y sustentan tanto nuestros Principios Empresariales

como nuestros Principios de Conducta. Nuestros Valores son las cualidades que nos

distinguen y nos orientan. Es necesario que nuestra labor cotidiana los tenga presentes

siempre, y los lleve a la práctica.

Los Valores de nuestra cultura corporativa son:

Trabajo

Crecimiento

Responsabilidad Social

Austeridad

TELMEX INTERNACIONAL

Planificación Estratégica

Misión:

La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia

de una empresa u organización porque define: 1) lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa,

2) lo que pretende hacer, y

3) el para quién lo va a hacer.

Visión:

Para Jack Fleitman, en el mundo empresarial, la visión se define

como el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de

rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de

crecimiento junto a las de competitividad

MISIÓN. Debiera responder a tres preguntas. ¿Qué se hace? ¿Cómo se

hace? ¿Para quién se hace?

VISIÓN. Debiera responder a otras tres preguntas. ¿Dónde se está? ¿A

dónde se quiere llegar? ¿Cómo se quiere llegar?

Visión: la palabra habla de ver, ver a donde querés llegar o a donde te

encaminás como persona o como organización, implica destino y propósito.

Misión: cómo llegar a la meta, la palabra habla de compromiso con el

objetivo o las metas planteadas.

Planificación Estratégica

Planificación, programación y control del proyecto

Planificación del proyecto: 1. Establecer los objetivos.

2. Definir el proyecto.

3. Establecer necesidades.

4. Organizar el equipo.

Programación del proyecto: 1. Asignar recursos a las actividades

2. Relacionar actividades entre sí.

3. Reprogramación regular.

• Estimaciones de tiempo y coste.

• Presupuestos.

• Planos de ingeniería.

• Diagramas de los flujos de caja.

• Detalles de la disponibilidad de recursos

• Cronogramas

• Diagramas Milestone.

• Cash Flow.

Control del proyecto: 1. Controlar los recursos, costos, calidad y

presupuestos.

2. Revisar y cambiar los planes.

3. Variar los recursos/Mitigar atrasos

Informes:

• Presupuestos.

• Actividades Retrasadas.

• Avances.

Antes del proyecto Durante el proyecto

Planificación

1. ¿Cómo planificar un proyecto?

2. Tipos de planificación en función del impacto y objetivos ó según alcance en el

tiempo

3. Definir términos: MISIÓN – VISIÓN – VALORES – ESTRATEGIA – METAS Y

OBJETIVOS – ACCIONES Y TAREAS

4. Planificación, programación y control del proyecto. Detallar cada una.

*CAPÍTULO 7. Gestión de los Costes del Proyecto. PMBOK

*Jornadas de Gerencia de Proyectos. A. F. Gómez

*Pérez Gorostegui, E. Introducción a la Administración de Empresas. Madrid. 2001

*Luque de la Torre et al. Curso Práctico de Economía de la Empresa. Madrid 2001.

*Gestión. Univ. Del CEMA . Ing Pedro del Campo

*Global Project Managment

*CURSO TALLER FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS

*Dirección de la producción. Curso 2006-2007

*Master en Evaluación de Proyectos. ITBA – UCEMA. Programación de Proyectos

*Jesús Peral. Executive MBA IE Business School

*Gracias QUINO!

*Gracias DILBERT by Scott Adams

*Gracias Fermin de Rojas

BIBLIOGRAFIA

MUCHAS GRACIAS A LOS AUTORES POR

PERMITIRNOS COMPARTIR ESTA

EXPLOSIÓN DE CONOCIMIENTO

!!!!