2._ VIÁTICOS Y PASAJES DENTRO Y FUERA DEL PAÍS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

FECHA OCTUBRE-2013

CÓDIGO

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VIÁTICOS Y PASAJES DENTRO Y FUERA DEL PAÍS


Realizado por: Unidad de Organización y Métodos

Revisado por: Lic. Richard Rojas Gerente de Planificación, Organización y Presupuesto

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta


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HOJA DE CERTIFICACIÓN DEL MANUAL

TÍTULOMANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA VIÁTICOS Y PASAJES DENTRO Y FUERA DEL PAÍS DE LA CORPORACIÓN DE SERVICIOS DEL

DISTRITO CAPITAL, S.A.VERSIÓN: I

Este Manual fue elaborado siguiendo instrucciones de la Gerencia de Planificación, Organización y Presupuesto, con la debida revisión y aprobación por parte de las autoridades correspondientes.

DEPENDENCIAS PARTICIPANTES

NOMBRE Y APELLIDO

CARGO DEPENDENCIA FIRMA

ELABORACIÓN

REVISIÓN

APROBACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA

NOMBRE DEL REPRESENTANTE

CARGO FIRMA N° ACTA FECHA



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HOJA DE VIDA DEL MANUAL

PROCEDIMIENTO MODIFICADO, SUSTITUÍDO O

ELIMINADO

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

CAUSAAUTORIZAD

O POR FECHA



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ÍNDICE GENERAL

D E S C R I P C I Ó N PÁG.

Hoja de Certificación Manual 2Hoja de Vida del Manual 3

Índice General 4Introducción 5

Objetivos y alcance del Manual

5-6

Instrucciones de uso 6Base Legal 7-9

Normas Generales 10-12Proceso Nº1: Solicitud y Trámite de Viáticos para Gastos de Alimentación Fuera

del Área Metropolitana de Caracas otorgados al personal de la Unidad de Transporte

13-15

Proceso Nº2: Solicitud y Trámite de Viáticos Dentro del País 16-18Proceso Nº3: Solicitud y Tramite Viáticos y Pasajes Fuera del País 19-21

Proceso Nº 4: Adquisición y Cancelación de Boletos AéreosProceso Nº 5: Rendición de Gatos de Viáticos

AnexosFormularios

22-2526-2728-3132-39



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Flujogramas 40-51Glosario 52-53

INTRODUCCIÓN

El Manual de Normas y Procedimientos para la solicitud de Viáticos y Pasajes Dentro y Fuera del País de la Corporación de Servicios del Distrito Capital, S.A., establece un mecanismo de control interno y proporciona a las áreas de la institución normas, criterios y procedimientos para la asignación, autorización y otorgamiento de Viáticos y Pasajes Dentro y Fuera del País, de conformidad con las tarifas vigentes para un eficiente y oportuno desarrollo de sus actividades durante el desempeño de comisiones de servicios cuando éstas sean en un lugar distinto del trabajo.

Las acciones a seguir contenidas en el presente manual podrán actualizarse a medida que se vayan madurando los procesos, lo que permitirá la flexibilidad adecuada en la búsqueda permanente de eficiencia y eficacia de la gestión administrativa.

El Manual de Normas y Procedimientos para la solicitud de Viáticos y Pasajes Dentro y Fuera del País es una herramienta para la consulta que se desarrolló con base a la modalidad actual, tomando en consideración la tarifa del viático diario expresada en Unidades Tributarias, la cual se calculará de acuerdo a la normativa legal vigente y se aplicará en el cálculo del viático diario, que será equivalente a la Unidad Tributaria vigente al primero de enero del ejercicio económico.

OBJETIVOS Y ALCANCE DEL MANUAL



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Controlar y regular los recursos financieros asignados por concepto los de solicitud de Viáticos y Pasajes Dentro y Fuera del País por la Corporación de Servicios del Distrito Capital, S.A., otorgados al personal que tenga que desempeñar funciones o tareas dentro y fuera del país.

Proporcionar un instrumento que permita fortalecer, sistematizar y unificar criterios referentes a las normas para los trámites administrativos en el orden de solicitud de Viáticos y Pasajes Dentro y Fuera del País.

Dar a conocer las pautas que debe seguir la Gerencia de Administración y Finanzas, así como las unidades administrativas involucradas en el proceso.

Estas normas y procedimientos son aplicables a todas las gerencias y unidades de la Corporación de Servicios del Distrito Capital, S.A.Los beneficiarios de la cancelación de viáticos podrán ser los siguientes:

Personal Obrero, Administrativo o Directivo. Miembros de Comisiones, Grupos de Trabajo u otro Cuerpo Asesor de la Corporación de Servicios del Distrito

Capital.

INSTRUCCIONES DE USO

En este manual usted podrá consultar las normas, procedimientos y documentos para solicitar y tramitar Viáticos Dentro y Fuera del País. Asimismo se encontrarán las instrucciones para otorgar viáticos al personal de la Unidad de Transporte, modalidad que se implementa debido a las situaciones de contingencias, de acciones rápidas y capacidad de respuesta que la Corporación en los actuales momentos desarrolla fuera del Área Metropolitana de Caracas.



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El Manual se encuentra estructurado en tres secciones: la primera agrupa la presentación del manual, la cual incluye: Hoja de aprobación y Hoja de Vida, introducción, objetivos, alcance, instrucciones de uso y base legal.

La segunda incluye: normas y procedimientos para: elaboración, modificación y eliminación de procesos.

La tercera parte del manual la constituyen los anexos, gráficas, flujogramas y formularios, que ilustran lo que se menciona en la descripción de los procesos.

BASE LEGAL

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Segunda Versión Gaceta Oficial Nº. 5.908 del 24 de marzo de 2000, Extraordinaria de fecha 19 de Febrero de 2009.

Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP). Gaceta Oficial Nº. 37.978 de fecha 13 de Marzo de 2004.

Ley Orgánica de la Administración Pública, Publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 37.305, de fecha 17 de Octubre de 2001.

Ley Orgánica de Simplificación de Trámites Administrativos, Decreto Nº 6.265, Véase Nº 5.891 Extraordinario de la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, de fecha 31 de Julio de 2008.



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Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, Gaceta Oficial Nº. 2.818 Extraordinario del 01 de Julio de 1.981.

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional del Control Fiscal, Publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº. 37.347, de fecha 17 de Diciembre 2001.

Ley Orgánica de Planificación, Publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 5.554, de fecha 13 de noviembre de 2001

Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, Publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, publicado en Gaceta Oficial Nro. 39.164 de fecha 23 de Abril de 2009.

Ley Contra la Corrupción, Publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, N° 5.637, de fecha 07 de Abril de 2003.

Ley de Impuesto sobre la Renta, Publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 38.628, de fecha 16 de Febrero de 2007.

Ley del Estatuto de la Función Pública, Publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.522, de fecha 06 de Septiembre de 2002.

Decreto Nº 184 mediante el cual se dicta las Tarifas de Viáticos para Viajes dentro del país, Publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 36.731 de fecha 28 de Junio de 1999.

Decreto Nº 260 mediante el cual se dicta Tarifa de Viáticos para viajes al interior y exterior del país y monto de la asignación fija mensual para los funcionarios que viajan en cumplimiento de sus funciones, Publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, de fecha 16 de Junio de 1989.



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Decreto 6.649 sobre el instructivo presidencial para la eliminación de Gasto Suntuario o Superfluo en el Sector Público Nacional, publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.146 de fecha 25 de Marzo de 2009.

Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional, Publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.783, de fecha 25 de Septiembre de 2003.

Reglamento de Ley de Impuesto Sobre la Renta, Publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 5.662, de fecha 24 de Septiembre de 2003.

Reglamento Parcial Nº 04 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema de Contabilidad Pública, Publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, Nº 38.333, de fecha 12 de Diciembre de 2005.

Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional, Publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nro. 37.783 del 25 de Septiembre de 2003.

Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, Publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nro. 39.240 de fecha 12 de Agosto de 2009.

Normas Generales de Contabilidad del Sector Público, Publicado en el Despacho del Contralor General de la República, Resolución Nº 01-00-00-032, de fecha 28 de Noviembre de 1996.

Normas que establecen el régimen para la adquisición de divisas por parte del Sector Público (Convenio Cambiario N° 11), Publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 39.197, de fecha 10 de Junio de 2009.



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Providencia Administrativa Nº 39.795, mediante la cual se establece las Normas Generales de Emisión de Facturas y otros documentos, Publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela de fecha 08 de Noviembre de 2011.

NORMAS GENERALES



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De la Solicitud y Autorización:

Los trámites para los Viáticos y Pasajes Dentro y Fuera del País serán responsabilidad de la Gerencia de Administración y Finanzas.

Serán gestionados por el Gerente de Transporte y Maquinaria, de acuerdo a la normativa establecida, los viáticos asignados al personal de las unidades de transporte que cumplan comisiones fuera del Área Metropolitana de Caracas. Se utilizará Formulario F-VIÁTICOS.01 para realizar trámites correspondientes.

La Gerencia interesada solicitará mediante memorándum la aprobación de Viáticos y Pasajes Dentro y Fuera del País, el cual contendrá:

Nombres y apellidos del beneficiario, cédula de identidad, número de cuenta del beneficiario, cargo, lugar de la comisión, fecha de ida y retorno de la comisión, número de días de la comisión, concepto de viáticos a cancelar (Alojamiento, alimentación y transporte), motivo de la comisión (Ver Formulario F.VIÁTICOS-02).

Toda solicitud de viáticos debe tener la documentación requerida. La Gerencia de Administración y Finanzas podrá solicitar documentos adicionales para soportar el trámite.

Los Viáticos y Pasajes Dentro del País deberán ser solicitados por los Jefes de Unidad y aprobados por el Gerente de Área, en el caso de los Viáticos Fuera del País deberán ser autorizados por la Presidencia.

Las solicitudes de Viáticos y Pasajes Fuera del País deberán remitirse diez (10) días hábiles antes de la fecha pautada para el inicio del viaje, para los Viáticos y Pasajes Dentro del País deberán enviarse tres (5) días hábiles antes de la fecha pautada y para las solicitudes de viáticos inmediatos deberá enviarse Memorándum rápido con autorización de Jefe Inmediato y Gerente de Área.

En caso de utilizar medio de transporte de la Corporación, los Viáticos sólo cubrirán gastos por Alimentación. Se cubrirán gastos por Hospedaje, en caso de pernocta.

Dentro del Área Metropolitana de Caracas no se cubrirán gastos por Viáticos y Pasajes.Realizado por: Unidad de

Organización y Métodos


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Los montos cancelados por concepto de viáticos no se computan a los efectos del cálculo de vacaciones, bonificación de fin de año, prestaciones sociales, pensiones de jubilación y demás beneficios económicos.

La Presidencia de la Corporación revisará anualmente o cuando lo considere necesario las tablas de asignaciones por viáticos y pasajes dentro y fuera del país.

La Gerencia de Transporte y Maquinaria deberá rendir cuentas mensualmente de los gastos ocasionados por asignación de viáticos de alimentación a la Gerencia de Administración y Finanzas.

En caso de que la solicitud y autorización de viáticos y pasajes sea dentro del país, se marcará con una (X) en el ítem DENTRO DEL PAÍS, cuando se trate de un viaje internacional se colocará una (X) en el recuadro FUERA DEL PAÍS (Ver Formulario F-VIÁTICOS.02).

De la Rendición de Gastos de Viáticos

Los Funcionarios que, en cumplimiento de sus funciones o de comisión de servicio viajen al interior o fuera del país, deberán presentar al jefe inmediato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de regreso, un informe de las actividades realizadas con motivo del viaje, logros y acuerdos, el cual deberá ser exigido por el jefe inmediato. Dicho informe deberá archivarse en la Unidad de Adscripción del Funcionario, a los fines del control posterior por parte de Auditoría Interna.

Se deberá anexar junto con el informe de actividades, copia del Formulario F.VIÁTICOS-02, facturas y demás comprobantes que soporten los gastos justificables, aprobados por el Jefe Inmediato y Gerente de Área.

En el reverso de las facturas que sirven de soporte se indicará el nombre y la cédula de identidad del Beneficiario.



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Los montos asignados para hospedaje, gastos de alimentación, transporte interurbano, tasa aeroportuaria y gastos de comunicaciones e internet, corresponden a montos fijos diarios y requieren presentación de facturas, tickets o comprobantes que demuestren el monto del viático (Ver anexo Nº 1).

Los beneficiarios de los viáticos firmarán Formulario F-VIÁTICOS-02, donde se comprometen a efectuar los gastos referidos hasta por el monto establecido en las tablas aprobadas.

La Corporación no se hará responsable de excesos en los gastos de viáticos en que incurra voluntariamente el beneficiario.

Será potestad de la Presidencia de la Corporación el reconocimiento y posterior reembolso de gastos fortuitos en que incurra el beneficiario durante el desarrollo de su viaje de trabajo, dentro o fuera del país, previa presentación de las facturas correspondientes y la debida justificación escrita, aprobada por la Gerencia respectiva.

El beneficiario que concluya su misión antes de la fecha prevista deberá reintegrar dentro de los tres (3) días siguientes a su regreso, el remanente de las asignaciones que le hubieren otorgado, mediante depósito en la cuenta de La Corporación.

Cuando el viaje no se efectúe, el beneficiario que hubiere recibido el pago por conceptos de viáticos y gastos de traslado deberá reintegrarlo en un plazo no mayor de dos (2) días hábiles contados a partir de la notificación de la cancelación del viaje mediante informe que justifique la anulación del viaje. Si se realizó una solicitud de viáticos para la compra de pasajes aéreos deberá notificar de inmediato a la Gerencia de Administración y Finanzas.

No serán procesadas nuevas solicitudes de viáticos a los beneficiarios que no hayan realizado la rendición de gastos de viáticos anterior, dentro del plazo establecido en el presente manual. En caso de incurrir reiteradamente en esta irregularidad se realizará un llamado de atención que podrá convertirse en una amonestación.



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Toda solicitud de viático deberá tener como anexo el informe de actividades realizadas del viaje anterior, firmado por el Gerente o Jefe Inmediato además de estar avalado por la Gerencia de Administración y Finanzas, a los fines de proceder con la nueva solicitud.

PROCESO Nº 1: SOLICITUD Y TRÁMITE DE VIÁTICOS PARA GASTOS DE ALIMENTACIÓN FUERA DEL ÁREA METROPOLITANA DE CARACAS OTORGADOS AL PERSONAL DE LAS UNIDADES DE

TRANSPORTE.

Objetivo:

Desarrollar los pasos para llevar a cabo la solicitud y trámite de Viáticos Fuera del Área Metropolitana de Caracas otorgados al personal de las Unidades de Transporte.

Normas Específicas:

La Presidencia de la Corporación de Servicios del Distrito Capital aprobó una asignación de viáticos para cancelar gastos de alimentación al personal de las unidades de transporte que cumplan comisiones en el interior del país. Ver anexo Nº 3.

La asignación de estos viáticos será diaria y responderá al siguiente monto:

Tabla Nº 1

CONCEPTO MONTO UTPor desayuno 0.40Por almuerzo 0.70



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Por cena 0.50

Para el cálculo de este viático se tomará en cuenta lo siguiente:

- La salida antes de las 6:00 a.m., o en caso de haber pernoctado, se pagará el desayuno.- La salida antes de la 1:00 p.m. se pagará el almuerzo.- Si permanece en el sitio de la comisión después de las 7:00 p.m. se pagará la cena.- Este pago no tiene carácter ni incidencia salarial.

El pago de este viático se realizará mediante Formulario F-VIÁTICOS-01, firmado por el trabajador o los trabajadores, debidamente aprobado por el Jefe de la Unidad y conformado por el Gerente de Transporte y Maquinaria.

Los montos anuales para ese tipo de gastos deben ser estimados y presupuestados anualmente por el Gerente de Transporte y Maquinaria, a objeto de contar con la previsión presupuestaria correspondiente.

Los montos previstos se cancelarán en efectivo para agilizar el proceso, en virtud de su cuantía y la frecuencia que exige la naturaleza del trabajo en la Corporación.

El Gerente de Transporte y Maquinaria podrá solicitar un Fondo Rotatorio Especial para cubrir este tipo de Gasto, el cual se repondrá mensualmente o cuando sea rendido el 75% del mismo.

Los recibos generados por este viático no deben ser cargados al fondo de Caja Chica.

En caso de pernocta se considerará el reintegro de facturas hasta por el monto establecido en la Tabla Nº 1. La asignación de Viáticos correspondientes a comisiones fuera del Área Metropolitana de Caracas, incluye sólo

gastos de alimentación.

Unidades que intervienen:

Gerencia de Transporte y Maquinaria.



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Personal de la Gerencia de Transporte.

Formularios asociados al proceso

FORMULARIODESCRIPCIÓN

F.VIÁTICOS-01. VIÁTICOS OTORGADOS AL PERSONAL DE LA UNIDAD DE TRANSPORTE POR COMISIÓN DE SERVICIO.

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO Nº 1: SOLICITUD Y TRÁMITE DE VIÁTICOS PARA GASTOS DE ALIMENTACIÓN FUERA DEL ÁREA METROPOLITANA DE CARACAS OTORGADOS AL PERSONAL DE LAS

UNIDADES DE TRANSPORTE

RESPONSABLE

ACCIÓN

GERENCIA DE TRANSPORTE Y MAQUINARIA

Recibe la (s) solicitud (es) de requerimiento (s) autorizada (s) por Presidencia. Asigna Chofer (es) y Unidad (es) perteneciente (s) a la Corporación de acuerdo a Comisión

(es) de Servicio (s). Llena, firma y sella Formulario Viáticos otorgados al personal de la Unidad de Transporte

por Comisión de Servicio (F.VIÁTICOS-01), colocando los montos asignados según tabla y normativa.

Recauda el dinero en efectivo correspondiente.PERSONAL

DESIGNADO DE LA UNIDAD DE TRANSPORTE

Firma (n) y Sella (n) Formulario F.VIÁTICOS-01, Viáticos otorgados al personal de la Unidad de Transporte por Comisión de Servicio.

Recibe (n) Viáticos.



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GERENCIA DE TRANSPORTE Y MAQUINARIA

Recibe Formulario F.VIÁTICOS-01, Viáticos otorgados al personal de la Unidad de Transporte por Comisión de Servicio.

Firma y sella Formulario Viáticos otorgados al personal de la Unidad de Transporte por Comisión de Servicio (F.VIÁTICOS-01).

Realiza la anotación en el libro auxiliar correspondiente. Custodia el mismo para posterior rendición.

FIN DEL PROCESO.

PROCESO Nº 2: SOLICITUD Y TRÁMITE DE VIÁTICOS DENTRO DEL PAÍS

Objetivo:

Unificar las acciones para solicitar y tramitar viáticos nacionales.


La solicitud y autorización de viáticos de los beneficiarios deberá ser presentada ante la Gerencia de Administración y Finanzas respetando los siguientes plazos:

1. Diez (10) días hábiles antes de la fecha pautada para el inicio del viaje internacional.2. Cinco (05) días hábiles antes de la fecha pautada para el inicio del viaje nacional.



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3. Dos (02) días hábiles antes de la fecha del traslado fuera del área metropolitana de Caracas, específicamente los Altos Mirandinos, Valles del Tuy, Guarenas, Guatire y Estado Vargas.

Unidades que intervienen: Gerencia (s) solicitante (s) / Beneficiario (s). Presidencia. Gerencia de Planificación, Organización y Presupuesto. Gerencia de Administración y Finanzas.

- Unidad de Tributos, Pagos y Cobranzas.- Unidad de Contabilidad y Finanzas.


FORMULARIO DESCRIPCIÓN

F.VIÁTICOS-02. SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES.

F.GPP-UP-03. COMPROMISO PRESUPUESTARIO.

F.GAF-UTP-04. ORDEN DE PAGO.

F.GAF-UT.05. COMPROBANTE DE PAGO.DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO Nº 2: SOLICITUD Y TRÁMITE DE VIÁTICOS DENTRO DEL PAÍS

RESPONSABLE ACCIÓNGERENCIA

SOLICITANTE / BENEFICIARIO

Envía solicitud (es) de requerimiento (s) a través del Formulario “Solicitud de Autorización de Viáticos y Pasajes” F.VIÁTICOS-02 a la Gerencia de Administración y Finanzas, que deben firmar el Beneficiario, Especialista de Unidad y el Gerente de Área.

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN

Y FINANZAS

Recibe Solicitud de Autorización de Viáticos y Pasajes F.VIÁTICOS-02.- Si la decisión es negativa: Devuelve a Gerencia Solicitante- Si la decisión es positiva:

Actúa según procedimiento de cálculo y cancelación de Viáticos (Ver Tabla N°1). Valida, firma y sella Solicitud de Autorización de Viáticos. Remite solicitud a la Gerencia de Planificación, Organización y Presupuesto.



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GERENCIA DE PLANIFICACIÓN,

ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO

Recibe Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes. Revisa: el Formulario Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes F.VIÁTICOS-02.

- No hay conformidad: Remite a la Unidad Solicitante para que sea subsanado el problema.

- Si hay conformidad : Elabora Formulario F.GPP-UP-03 Compromiso Presupuestario. Firman y sellan documentos, Equipo de Presupuesto y el Gerente donde consta la

previsión solicitada. Envía a la Gerencia de Administración y Finanzas.


Y FINANZAS

Recibe y verifica Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes. Envía a la Unidad de Tributos, Pagos y Cobranzas.

UNIDAD DE TRIBUTOS, PAGOS

Y COBRANZAS

Recibe Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes. Realiza la Orden de Pago con Formulario F.GAF-UTP-04. Firma y sella Orden de Pago, el Equipo de Tributos y el Especialista de Unidad. Remite a la Unidad de Contabilidad y Finanzas.

UNIDAD DE CONTABILIDAD Y

FINANZAS

Recibe Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes. Elabora cheque por el monto indicado a nombre del Beneficiario. Relaciona en libro Control de Salida y Entrada de Cheque. Elabora dos ejemplares de Comprobante de Pago (Ver Formulario F.GAF-UT-05). Firma y sella dos ejemplares de Comprobante de Pago, el Equipo de Tesorería y

Especialista de Unidad (Ver anexo F.GAF-UT-05). Remite :

- Una copia a Auditoría Interna.- Una copia a Contabilidad.

Remite a la Gerencia de Administración y Finanzas.GERENCIA DE

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Revisa monto, fecha y titularidad del cheque. Firma y sella Cheque y los dos ejemplares de Comprobante de Pago. Remite a Presidencia.



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PRESIDENCIA Recibe y verifica Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes. Firma cheque solicitud de Autorización de Viáticos y Pasajes. Remite a la Gerencia de Administración y Finanzas.


Y FINANZAS

Recibe documentación junto con el Cheque. Envía a la Unidad de Contabilidad y Finanzas, Solicitud y Autorización de Viáticos y

Pasajes.


FINANZAS

Recibe Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes Relaciona en el libro Control de Salida y Entrada de Cheques. Saca copia al cheque y llama al Beneficiario.

BENEFICIARIO

Recibe cheque. Firma los dos (2) ejemplares Comprobantes de Pago.

FIN DEL PROCESO.

PROCESO Nº 3: SOLICITUD Y TRÁMITE VIÁTICOS Y PASAJES FUERA DEL PAÍS Objetivo:

Establecer procedimientos claros y sencillos para solicitar y tramitar Viáticos y Pasajes Internacionales.




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Gerencia (s) solicitante (s) / Beneficiario (s). Presidencia. Gerencia de Planificación, Organización y Presupuesto. Gerencia de Administración y Finanzas.



FORMULARIO DESCRIPCIÓNF.VIÁTICOS-02. SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES.F.GPP-UP-03. COMPROMISO PRESUPUESTARIO.F.GAF-PC-06. PUNTO DE CUENTA.F.GAF-UTP-04 ORDEN DE PAGO.F.GAF-UT.05 COMPROBANTE DE PAGO.

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO Nº 3: SOLICITUD Y TRÁMITE DE VIÁTICOS Y PASAJES FUERA DEL PAÍS

RESPONSABLE ACCIÓNGERENCIA Realiza solicitud de Viáticos Internacionales mediante Punto de Cuenta F.GAF-PC-06.



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SOLICITANTE /BENEFICIARIO

Anexa “Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes” (Ver Formulario F.VIÁTICOS-02). Envía Gerencia de Administración y Finanzas para su aprobación o negación.


Y FINANZAS

Recibe y revisa Punto de Cuenta, Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes.- Si la decisión es negativa: Devuelve a Gerencia Solicitante.- Si la decisión es positiva:

Valida, firma y sella Punto de Cuenta (F.GAF-PC-06) y Formulario de Solicitud y Autorización de Viáticos (F.VIÁTICOS-02).

Remite solicitud a Presidencia.

PRESIDENCIA

Recibe Punto de Cuenta y Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes.- Si la decisión es negativa: Devuelve a Gerencia Solicitante.- Si la decisión es positiva:

Valida, firma y sella Punto de Cuenta y Solicitud y Autorización de Viáticos F.VIÁTICOS-02.

Remite solicitud a Gerencia de Administración y Finanzas.GERENCIA DE


Recibe Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes y Punto de Cuenta. Remite a la Gerencia de Planificación, Organización y Presupuesto.



Recibe Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes y Punto de Cuenta. Revisa el Formulario de Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes F.VIÁTICOS-02.

- No hay conformidad Remite a la Unidad Administrativa Solicitante para que sea subsanado el problema.

- Si hay conformidad : Elabora Formulario Compromiso Presupuestario (Ver Anexos F.GPP-UP-03). Firman y sellan documentos, el Equipo de Presupuesto y el Gerente, donde consta la

previsión solicitada. Envía a la Gerencia de Administración y Finanzas.


Y FINANZAS

Recibe y evalúa Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes y Punto de Cuenta. Actúa según procedimiento de cálculo y cancelación de viáticos (Ver tabla Nº 2). Envía a la Unidad de Tributos, Pagos y Cobranzas.



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Y COBRANZAS

Recibe Solicitud y Autorización de Viáticos, Pasajes y Punto de Cuenta. Realiza la Orden de Pago (Ver Anexo F.GAF-UTP-04). Firma y sella Orden de Pago, el Equipo de Tributos y Especialista de Unidad. Remite a la Unidad de Contabilidad y Finanzas.


FINANZAS

Recibe Solicitud y Autorización de Viáticos, Pasajes y Punto de Cuenta. Elabora cheque por el monto indicado a nombre de la persona autorizada. Relaciona en libro Control de Salida y Entrada de Cheque. Elabora dos ejemplares de Comprobante de Pago, el Equipo de Tesorería. (Ver anexo

F.GAF-UT-05). Firma y sella dos ejemplares de Comprobante de Pago, el equipo de Tesorería y

Especialista de Unidad. Remite :


Remite a la Gerencia de Administración y Finanzas.GERENCIA DE



PRESIDENCIA Verifica Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes más el Punto de Cuenta. Firma cheque Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes. Remite a la Gerencia de Administración y Finanzas.


Y FINANZAS

Recibe documentación junto con el Cheque. Envía a la Unidad de Contabilidad y Finanzas Solicitud y Autorización de Viáticos y

Pasajes más el Punto de Cuenta.UNIDAD DE

CONTABILIDAD Y FINANZAS

Recibe Punto de Cuenta y Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes. Relaciona en el libro Control de Salida y Entrada de Cheques. Saca copia al cheque y llama al Beneficiario.

BENEFICIARIO

Recibe cheque. Firma los dos (2) ejemplares Comprobantes de Pago.

FIN DEL PROCESO.



Aprobado por:



PÁG. 24VERSIÓ

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PROCESO Nº 4: ADQUISICIÓN Y CANCELACIÓN DE BOLETOS AÉREOS

Objetivo:

Establecer pasos sencillos para adquirir y cancelar Boletos Aéreos.


Sólo se comprarán Boletos Aéreos cuando el viaje este aprobado por Presidencia.


Gerencia (s) solicitante (s) / Beneficiario (s). Presidencia. Agencia de Viajes. Gerencia de Planificación, Organización y Presupuesto. Gerencia de Administración y Finanzas.



FORMULARIO DESCRIPCIÓNF.VIÁTICOS-02 SOLICITUD Y AUTORIZACION DE VIÁTICOS Y PASAJES.F.VIÁTICOS-07 SOLICITUD DE BOLETO AÉREOF.GPP-UP-03. COMPROMISO PRESUPUESTARIO.

F.GAF-UTP-04. ORDEN DE PAGO.F.GAF.UT-05 COMPROBANTE DE PAGO.F.GAF-PC-06. PUNTO DE CUENTA



Aprobado por:



PÁG. 25VERSIÓ

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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO Nº 4: ADQUISICIÓN Y CANCELACIÓN DE BOLETOS AÉREOS

RESPONSABLE ACCIÓNGERENCIA DE


Recibe Solicitud y Autorización de Viáticos, Pasajes y Punto de Cuenta. Elabora y llena el Formulario Solicitud de Boleto Aéreo F.VIÁTICOS 07 y remite a la

Agencia de Viajes.

AGENCIA DE VIAJES

Recibe Formulario Solicitud de Boleto Aéreo (F.VIÁTICOS 07) y realiza trámites respectivos.

Tramita Boletos y Facturas. Remite a la Gerencia de Administración y Finanzas.

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS

Recibe Formulario Solicitud de Boletos F.VIÁTICOS 07, Boletos y Facturas Verifica Boleto y facturas Realiza conciliación con:

- Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes F-VIÁTICOS-02.- Solicitud de Boleto Aéreo F.VIÁTICOS 07.- Punto de Cuenta F.GAF-PC-06.- Facturas.

Firma y sella documentación en señal de aprobación. Remite documentación a Gerencia de Planificación, Organización y Presupuesto.



Recibe y Revisa: Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes F.VIÁTICOS 02, Punto de Cuenta, F.GAF-PC-06, Solicitud de Boleto Aéreo F.VIÁTICOS 07 y Facturas.

- No hay conformidad: Remite a la Unidad Administrativa Solicitante para que sea subsanado el problema.

- Si hay conformidad: Elabora Formulario Compromiso Presupuestario (Ver Anexo F.GPP-UP-03). Firman y sellan documentos, el Equipo de Presupuesto y el Gerente donde consta la

previsión solicitada. Envía a Gerencia de Administración y Finanzas.



Aprobado por:



PÁG. 26VERSIÓ

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FINANZAS

Recibe y revisa Documentación. Envía a la Unidad de Tributos, Pagos y Cobranzas.


Y COBRANZAS

Recibe y revisa Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes F.VIÁTICOS-02, Punto de Cuenta, F.GAF-PC-06, Solicitud de Boleto Aéreo F.VIÁTICOS-07 y Facturas.

Realiza la Orden de Pago (Ver Anexo F.GAF-UTP-04). Firma y sella Orden de Pago, el Equipo de Tributos y Especialista de Unidad. Remite a la Unidad de Contabilidad y Finanzas.


FINANZAS

Recibe y revisa Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes F.VIÁTICOS 02, Punto de Cuenta, F.GAF-PC-06, Solicitud de Boletos Aéreos F.VIÁTICOS 07 y Facturas.

Elabora cheque por el monto indicado a nombre de la persona autorizada. Relaciona en libro Control de Salida y Entrada de Cheque. Elabora dos ejemplares de Comprobante de Pago, el Equipo de Tesorería. Firma y sella dos ejemplares de Comprobante de Pago, Equipo de Tesorería y

Especialista de Unidad (Ver Anexo F.GAF.UT-05). Remite :


Remite a Gerencia de Administración y Finanzas.GERENCIA DE



PRESIDENCIA

Recibe y verifica Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes F.VIÁTICOS-02, Punto de Cuenta, F.GAF-PC-06, Solicitud de Boletos Aéreos F.VIÁTICOS-07 y Facturas.

Firma cheque de solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes. Remite a la Gerencia de Administración y Finanzas.


FINANZAS

Recibe documentación junto con el Cheque. Verifica Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes F.VIÁTICOS 02, Punto de Cuenta,

GAF-PC-06 Solicitud de Boletos Aéreos F.VIÁTICOS-07 y Facturas. Envía a la Unidad de Contabilidad y Finanzas.



Aprobado por:



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FINANZAS

Verifica Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasaje F.VIÁTICOS-02, Punto de Cuenta, F.GAF-PC-06, Solicitud de Boletos Aéreos F.VIÁTICOS-07 y Facturas.

Relaciona en el libro Control de Salida y Entrada de Cheques. Saca copia al cheque. Remite a la Gerencia de Administración y Finanzas.


FINANZAS

Recibe y verifica Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes F.VIÁTICOS-02, Punto de Cuenta, F.GAF-PC-06, Solicitud de Boletos Aéreos F.VIÁTICOS-07, Facturas y Cheque.

Envía Cheque a Agencia de Viajes para cancelación de Boletos Aéreos. Llama a Beneficiario.

BENEFICIARIO

Recibe Boleto (s) Aéreo (s). Firma Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes F.VIÁTICOS-02. Firma Formulario Solicitud de Boletos Aéreos F.VIÁTICOS-07. Firma los dos (2) ejemplares Comprobantes de Pago.

FIN DEL PROCESO.



Aprobado por:



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PROCESO Nº 5: RENDICIÓN DE GASTOS DE VIÁTICOS

Objetivo:

Establecer procesos claros y sencillos para realizar rendiciones de gastos de viáticos en caso de viajes al interior y exterior del país.


La Gerencia (s) Solicitante (s) / Beneficiario, deberá elaborar un reporte descriptivo de gastos de viáticos dentro y fuera del país.

La Gerencia de Administración y Finanzas podrá solicitar a La (s) Gerencia (s) Solicitante (s) / Beneficiario la documentación necesaria para validar la (s) actividad (es) realizada (s).


Gerencia (s) Solicitante (s) / Beneficiario. Gerencia de Administración y Finanzas.

PROCESO Nº 5: RENDICIÓN DE GASTOS DE VIÁTICOS

RESPONSABLE ACCIÓN



Aprobado por:



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GERENCIA SOLICITANTE / BENEFICIARIO

Elabora reporte descriptivo de gastos de Viáticos Dentro y Fuera del País, anexando facturas, comprobantes e informes con actividades realizadas, logros y acuerdos, el cual debe estar firmado y sellado por Gerente de Área y Jefe Inmediato. Anexa Comprobantes exigidos en caso de: Diferencias a favor de la Corporación de Servicios, realiza reintegro correspondiente mediante depósito bancario a la cuenta de la Corporación de Servicios del Distrito Capital. Si no existe diferencia a favor de la Corporación de Servicios, envía soportes originales a la Gerencia de Administración y Finanzas.


FINANZAS

Recibe documentación junto con anexos. - No hay conformidad

Devuelve a la Gerencia Solicitante/Beneficiario para subsanar el problema.- Si hay conformidad :

Firma y sella documentación y soportes. Archiva documentación y anexos para cualquier información que soliciten Unidades de

Control Interno o Externo.FIN DEL PROCESO.



Aprobado por:



PÁG. 30VERSIÓ

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ANEXOS



Aprobado por:



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ANEXO Nº1

Tabla N° 1:Viáticos Fijos-Nacionales

Concepto Monto asignado en UT Unidad de MedidaViáticos:Hospedaje Por nocheAlimentación DiarioTransporte:Residencia aeropuerto Por trasladoAeropuerto residencia Por trasladoIda y VueltaTransporte Interurbano Por viajeTasa Aeroportuaria Nacional Por viajeVehículo Propio /asignación portransporte*(1)

Por Km recorrido*(1) Hasta un máximo de 500Km

Tarjeta Telefónica*(2) *(2) tarjeta telefónica y el servicio de internet será solo para quienes no tiene teléfono corporativo asignado y el servicio de internet wi-fi.



Aprobado por:



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ANEXO Nº2

Tabla N° 2:Viáticos Internacionales

Región Región Viáticos Diarios- $Canadá 336,00

Norteamérica 392,00México, Centroamérica y Suramérica 308,00

Asia 336,00Japón y Medio Oriente 392,00

Europa, África y Oceanía 392,00



Aprobado por:



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ANEXO Nº3



Aprobado por:



PÁG. 34VERSIÓ

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Aprobado por:



PÁG. 35VERSIÓ

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FORMULARIOS



Aprobado por:



PÁG. 36VERSIÓ

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Aprobado por:


FECHA: _____ / _ _ ___ / _ __ __

TOTAL

DESAYUNO _____________

ALMUERZO _____________

CENA _____________

DÍA Y HORA DE LLEGADA:

"Este pago no tiene carácter ni incidencia laboral"

DATOS DE AUTORIZACIÓN

NIVEL DE AUTORIZACIÓN: APELLIDO Y NOMBRE DEL JEFE DE UNIDAD

NIVEL DE APROBACIÓN APELLIDO Y NOMBRE DEL GERENTE DE MAQUINARIAS Y TRANSPORTE:

FIRMA Y SELLO DE LA UNIDAD: FIRMA Y SELLO DE LA GERENCIA:

____________

____________

____________

DESTINO:

NOTA:

-Si la salida es antes de las 1:00 p.m., se pagará almuerzo.

DÍA Y HORA DE SALIDA:

F.VIÁTICOS-01

RECIBÍ CONFORME:

-Si permanece en el sitio de la comisión después de la 7:00 p.m., se pagará la cena.

-Si la salida es antes de las 6:00 a.m., se pagará desayuno; o por haber pernoctado, se pagará desayuno.

Nº DE DÍAS

0,40

0,70

CARGO: BREVE DESCRIPCIÓN DE LA COMISIÓN:

VIÁTICOS OTORGADOS AL PERSONAL DE LA UNIDAD DE TRANSPORTE POR COMISIÓN DE SERVICIO

APELLIDOS Y NOMBRES DEL TRABAJADOR: CÉDULA DE IDENTIDAD:

FIRMA: FECHA:

OBSERVACIONES:

MONTO EN LETRAS: MONTO EN BS.

UNIDADES TRIBUTARIAS DIARIO

0,50

PAGOS DE GASTO DE ALIMENTACIÓN:

Nº DE UNIDAD:

F.VIÁTICO-1


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Aprobado por:


CARGO

SALIDA:RETORNO:

AÉREO PAÍS ESTADOTERRESTRE EN VEHÍCULO: ORIGEN

DESTINO

SI NO NO

Especifíque:

PARTIDA GENERAL ESPECÍFICA SUB

ESPECÍFICA

OBSERVACIONES:

3er. NIVEL DE AUTORIZACIÓN (PRESIDENCIA)

NOMBRE:

CARGO:

NOMBRE Y FIRMA GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SELLO HÚMEDOSOLO PARA USO DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN

AUTORIZACIÓN DE LA COMISIÓN DE TRABAJO Y DEL TRÁMITE DE VIÁTICOS Y PASAJES

NOMBRE:

CARGO:

FECHA:

NOMBRE:

CARGO:

FECHA:

1er NIVEL DE AUTORIZACIÓN (UNIDAD)

2do. NIVEL DE AUTORIZACIÓN (GERENCIA)

FECHA:

_______ ____________ ____________ _______

DESCRIPCIÓN DE LA COMISIÓN DE TRABAJO

ÓRGANO DE ADSCRIPCIÓN: GOBIERNO DEL DISTRITO CAPITALFECHA DE LA CONSULTA DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ___

AÑO

DENOMINACIÓN DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA Bs.

F-VIÁTICOS-02

NÚMERO DE CUENTA BANCARIA

Nº_________ Fecha:_____/_____/_______

CÉDULA DE IDENTIDAD

DENTRO DEL PAÍS (_ _ _ _ _ _ _ ) FUERA DEL PAÍS (_ _ _ _ _ _ _ )

COMISIÓN :Gerencia:

Unidad:

SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES

DATOS DEL BENEFICIARIO O FUNCIONARIO DESIGNADO PARA REALIZAR LA COMISIÓNNOMBRE Y APELLIDO

TRANSPORTE DEL BENEFICIARIO

CONCEPTO DE VIÁTICOS A CANCELAR FECHA DE LA COMISIÓN

LUGAR EN QUE SE LLEVARÁ A CABO LA MISIÓN

DÍAS CON PERNOCTA:

TRANSPORTE COMERCIAL

TRANSPORTE:ALIMENTACIÓNALOJAMIENTO

CIUDAD

DÍAS SIN PERNOCTA:

DENOMINACIÓN DEL ENTE: CORPORACIÓN DE SERVICIOS DEL DISTRITO CAPITAL, S.A.(01) CÓDIGO PRESUPUESTARIO DEL ENTE: A-1536

PROPIEDAD DE LA CORPORACIÓN

SOLO PARA USO DE LA GERENCIA DE PRESUPUESTO

INFORMACIÓN ADICIONAL U OBSERVACIÓN DOCUMENTOS ANEXOS

_______ ____________ ____________ ________

F.VIÁTICO-2

FECHA:

BENEFICIARIO:

CONCEPTO:

UNIDAD EJ ECUTORA:

COMPROMISO PRESUPUESTARIO

ACCIÓN CENTRALIZADA:

ACCIÓN ESPECÍFICA:

AC

CIÓ

N E

SP

EC

ÍFIC

A

CÓ

DIG

O I

NTER

NO

PA

RTID

A

GEN

ER

AL

ES

PEC

ÍFIC

A

SU

B.

ES

PEC

ÍFIC

A

DENOMINACI ÓN

AC001 AE001 CI000 1111 4.01 01 18 00 REMUNERACION AL PERSONAL CONTRATADO

AC001 AE001 CI000 1111 4.01 04 27 00BONO COMPENSATORIO DE TRANSPORTE AL PERSONAL CONTRATADO

TOTAL COMPROMISO PRESUPUESTARIO

OBSERVACIONES:

ELABORADO POR: APROBADO POR: FECHA:

ANALISTA DE PRESUPUESTO GERENTE DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO


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Aprobado por:


F.GPP-UP-03


PÁG. 39VERSIÓ

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Aprobado por:


F.GAF-UTP-04

F.GAF-UTP-04

CORPORACIÓN DE SERVICIOS DEL DISTRITO CAPITAL, S.A.

RIF-G-20005891-9

Fecha: Orden de Pago Nro de Orden de Pago: 2012-06-1741

Proveedor Rif

Orden de Compra Nro Orden de Servicio Nro CONTRATO CSDC-

Concepto

Factura Nro Control Nro Fecha Monto Neto

Factura Nro Control Nro Fecha Monto Neto 0,00






0,00

IVA 8% 0,00IVA 9% 0,00IVA 11% 0,00IVA 12% 0,00Total Factura (s) 0,00

RetencionANTICIPO (50%) 0,00FIEL CUMPLIMIENTO (10%) 0,00LABORAL (5%) 0,0075% IVA 0,001/1000 Timbre Fiscal 0,002% ISLR 0,00

Total de Retenciones BS. 0,00Neto a Pagar Bs. 0,00

Emitir Cheque por:

Corporación 2012

Debitar a la transferencia de:

Gastos Corrientes Gastos Nòmina

OBSERVACIÒN:

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:


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Aprobado por:


F.GAF-UT-05.

F.GAF-UT-05


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Aprobado por:


FECHA: Presentante:

Corporación de Servicios del Distrito Capital, S.A.

Nº

Página:

PUNTO DE CUENTA A LA CIUDADANA NORA DELGADO LUGO

PRESIDENTA (E) CORPORACIÓN DE SERVICIOS DEL DISTRITO CAPITAL, S.A.

ASUNTO:

SÍNTESIS

RECOMENDACIONES:

ANEXOS:

COMENTARIOS DE LA PRESIDENTA (E):

INSTRUCCIÓN:

APROBADO NEGADO VISTO DIFERIDO OTRO

PresentanteNora Delgado Lugo

Presidenta (E)

F.GAF-PC-06.


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Aprobado por:


NºFECHA

Nº DE SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE VIÁTICOS

_______ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ _________

F-VIÁTICOS-07

DE:

AUTORIZACIÓN DE BOLETO AÉREO

DESCRIPCIÓN DE SERVICIOS

SOLICITUD DE BOLETO AÉREO

OBSERVACIONES O INFORMACIÓN ADICIONAL

GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZASCORPORACIÓN DE SERVICIOS DEL DISTRITO CAPITAL, S.A

PARA:

ATENCIÓN:

RETORNOIDACANTIDAD

F.VIÁTICOS-07.


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FLUJOGRAMAS



Aprobado por:



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PROCESO N°1 FLUJOGRAMA 1/1



Aprobado por:


SOLICITUD Y TRÁMITE DE VIÁTICOS PARA GASTOS DE ALIMENTACIÓN FUERA DEL ÁREA METROPOLITANA DE CARACAS OTORGADOS

AL PERSONAL DE LAS UNIDADES DE TRANSPORTE Proceso N°1 Página 1/1

FLUJOGRAMA

GERENCIA DE TRANSPORTE Y MAQUINARIA PERSONAL DESIGNADO DE LA UNIDAD DE TRANSPORTE

INICIO Recibe la (s) solicitud (es) de

requerimiento (s) autorizada (s) por Presidencia.

Asigna Chofer (es) y Unidad (es) perteneciente (s) a la

Corporación de acuerdo a Comisión (es) de Servicio (s).

Llena, firma y sella Formulario Viáticos otorgados al personal de la Unidad de Transporte por Comisión de Servicio

(F.VIÁTICOS-01), colocando los montos asignados según tabla y normativa.

Recauda el dinero en efectivo correspondiente.

Firma (n) y Sella (n) Formulario F.VIÁTICOS-01, Viáticos otorgados al personal de la Unidad de

Transporte por Comisión de Servicio.

Recibe (n) Viáticos.

Recibe Formulario F.VIÁTICOS-01, Viáticos otorgados al personal de la

Unidad de Transporte por Comisión de Servicio.

Firma y sella Formulario Viáticos otorgados al personal de la Unidad de Transporte por Comisión de Servicio

(F.VIÁTICOS-01).

Realiza la anotación en el libro auxiliar

correspondiente.

Custodia el mismo para posterior rendición.Fin


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PROCESO N°2FLUJOGRAMA 1/3



Aprobado por:



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FLUJOGRAMA 2/3



Aprobado por:


SOLICITUD Y TRÁMITE DE VIÁTICOS DENTRO DEL PAÍSProceso N°2 Página 1/3

FLUJOGRAMA

GERENCIA SOLICITANTE / BENEFICIARIO


INICIO

GERENCIA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

Envía solicitud (es) de requerimiento (s) a través del Formulario ”Solicitud de Autorización de Viáticos y Pasajes” F.VIÁTICOS-02, a la Gerencia de

Administración y Finanzas, que debe firmar el Beneficiario, Especialista de Unidad y el

Gerente de Área.

Recibe Solicitud de Autorización de Viáticos y Pasajes F.VIÁTICOS-

02.

Observación

Si la decisión es negativa:

Devuelve a Gerencia Solicitante

NO

Si la decisión es positiva:

SI

Actúa según procedimiento de cálculo y cancelación de Viáticos (Ver Tabla N°1).

Valida, firma y sella Solicitud de Autorización de Viáticos.


Recibe Solicitud y Autorización de Viáticos y

Pasajes.

Revisa: el Formulario Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes F.VIÁTICOS-02.

Observación NO SI

No hay conformidad - Remite a la Unidad Solicitante para que sea subsanado el

problema.

Si hay conformidad :

Elabora Formulario Compromiso Presupuestario (Ver Anexo GPP-

UP-03).

A Recibe cheque.

Firma los dos (2) ejemplares Comprobantes de Pago.

FIN

Recibe y evalúa solicitud Formulario F.VIÁTICOS-02, Solicitud y Autorización

de Viáticos y Pasajes.

Remite solicitud a la Gerencia de Planificación y Presupuesto.

Recibe y verifica Solicitud y Autorización de Viáticos y

Pasajes.

Envía a la Unidad de Tributos, Pagos y Cobranzas.

1

Firman y sellan documentos, el Equipo de Presupuesto y el Gerente donde consta la previsión solicitada.

Envía a la Gerencia de Administración y Finanzas.


FLUJOGRAMA

UNIDAD DE TRIBUTOS, PAGOS Y COBRANZAS UNIDAD DE CONTABILIDAD Y FINANZAS GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

1

Recibe Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes.

Revisa monto, fecha y titularidad del cheque.

Realiza la Orden de Pago con Formulario F.GAF-UTP-04.

Firma y sella Orden de Pago, el Equipo de Tributos y Especialista de

Unidad.

Remite a la Unidad de Contabilidad y Finanzas

Recibe Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes.

Elabora cheque por el monto indicado a nombre del Beneficiario.

Relaciona en libro Control de Salida y Entrada de Cheque.

Elabora dos ejemplares de Comprobante de Pago

Firma y sella dos ejemplares de Comprobante de Pago, el Equipo de

Tesorería y Especialista de Unidad (Ver Anexo F.GAF-UT-05)

Remite : - Una copia a Auditoría Interna- Una copia a Contabilidad

Remite a la Gerencia de Administración y Finanzas.


Firma y sella Cheque y los dos ejemplares de Comprobante de

Pago.

Remite a Presidencia.

2


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Aprobado por:



FLUJOGRAMA

PRESIDENCIA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS UNIDAD DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

2

Recibe y verifica Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes.

Firma cheque solicitud de Autorización de Viáticos y Pasajes.


Recibe documentación junto con el Cheque.

Envía a la Unidad de Contabilidad y Finanzas Solicitud y Autorización de

Viáticos y Pasajes.

Recibe Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes

Relaciona en el libro Control de Salida y Entrada de Cheques.

Saca copia al cheque y llama al Beneficiario.

A


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FLUJOGRAMA 3/3



Aprobado por:


SOLICITUD Y TRÁMITE VIÁTICOS Y PASAJES FUERA DEL PAÍSProceso N°3 Página 1/3

FLUJOGRAMA

GERENCIA SOLICITANTE /BENEFICIARIO PRESIDENCIAGERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

INICIO Realiza solicitud de Viáticos

Internacionales mediante Punto de Cuenta F.GAF-PC-06.

Anexa ”Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes” (Ver Formulario F.VIÁTICOS-02).

Envía a la Gerencia de Administración y Finanzas para su aprobación o negación.

Recibe y revisa Punto de Cuenta, Solicitud y Autorización de Viáticos y

Pasajes.

Observación

NO

SI

Si la decisión es negativa: Devuelve a Gerencia

Solicitante.

Si la decisión es positiva: a

Valida, firma y sella Punto de Cuenta y Formulario de Solicitud y Autorización de

Viáticos F.VIÁTICOS-02.

Remite solicitud Presidencia.

Recibe Punto de Cuenta y Solicitud y Autorización de

Viáticos y Pasajes.

Observación

NO

SISi la decisión es negativa:

Devuelve a Gerencia Solicitante.

Si la decisión es positiva:

Valida, firma y sella Punto de Cuenta y Formulario de

Solicitud y Autorización de Viáticos F.VIÁTICOS-02.


Recibe cheque. A

Firma los dos (2) ejemplares Comprobantes de Pago.

FIN

Recibe Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes y Punto de Cuenta.

Remite a la Gerencia de Planificación y Presupuesto.

1


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Aprobado por:



FLUJOGRAMA

GERENCIA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS UNIDAD DE TRIBUTOS, PAGOS Y COBRANZAS

Recibe Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes y Punto de Cuenta.

Revisa el Formulario de Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes F.VIÁTICOS-02.

Observación NO

SINo hay conformidad:

Remite a la Unidad Administrativa Solicitante para que sea subsanado el

problema.

Si hay conformidad :

Realiza asignación de partida (s) y cuenta (s) presupuestaria (as) utilizando

Formulario F.VIÁTICOS-02

Elabora Formulario Compromiso Presupuestario (Ver Anexos F.GPP-UP-04).

Firman y sellan documentos, el Equipo de Presupuesto y el Gerente donde consta la

previsión solicitada.

Envía a la Gerencia de Administración y Finanzas.

1Recibe y evalúa Solicitud y Autorización de

Viáticos y Pasajes y Punto de Cuenta.

Actúa según procedimiento de cálculo y cancelación de viáticos (Ver tabla Nº 2).

Recibe Solicitud y Autorización de Viáticos, Pasajes y Punto de

Cuenta.

Realiza la Orden de Pago (Ver Anexo F.GAF-UTP-04).

Firma y sella Orden de Pago, el Equipo de Tributos y el Especialista de Unidad.

Remite a la Unidad de Contabilidad y Finanzas.

2

Envía a la Unidad de Tributos, Pagos y Cobranzas


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NI


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FLUJOGRAMA 2/3



Aprobado por:



FLUJOGRAMA

UNIDAD DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PRESIDENCIA UNIDAD DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

2

Recibe Solicitud y Autorización de Viáticos, Pasajes y Punto de Cuenta.

Elabora cheque por el monto indicado a nombre de la persona autorizada.


Elabora dos ejemplares de Comprobante de Pago, el Equipo de Tesorería (Ver anexo F.GAF-UT-05).

Firma y sella dos ejemplares de Comprobante de Pago, el Equipo de Tesorería y Especialista de Unidad.

Remite : -Una copia a Auditoría Interna

-Una copia a Contabilidad



Firma y sella Cheque y los dos ejemplares de Comprobante de Pago.


Verifica Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes más el Punto de

Cuenta.

Firma cheque Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes.


Recibe documentación junto con el Cheque.

Envía a la Unidad de Contabilidad y Finanzas Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes más el Punto de

Cuenta.

Recibe Punto de Cuenta y Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes.


Saca copia al cheque y llama al Beneficiario.

A


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NI


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CÓDIGO

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FLUJOGRAMA 3/3



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ADQUISICIÓN Y CANCELACIÓN DE BOLETOS AÉREOSProceso N°4 Página 1/3

FLUJOGRAMA

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS AGENCIA DE VIAJES GERENCIA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

INICIORecibe Solicitud y

Autorización de Viáticos, Pasajes y Punto de Cuenta.

Elabora y llena el Formulario Solicitud de Boleto Aéreo

F.VIÁTICOS- 07 y remite a la Agencia de Viajes.

Recibe Formulario Solicitud de Boleto Aéreo F.VIÁTICOS-

07 y realiza trámites respectivos.

Tramita Boletos y Facturas.

Recibe Formulario Solicitud de Boleto Aéreo F.VIÁTICOS-

07, Boletos y Facturas.

Verifica Boleto y facturas

Realiza conciliación con:- Solicitud y Autorización de

Viáticos y Pasajes F.VIÁTICOS-02.

- Solicitud de Boleto Aéreo F.VIÁTICOS 07.

- Punto de Cuenta F.GAF-PC-06.

- Facturas.

Remite documentación a Gerencia de Administración y

Finanzas.

Recibe y Revisa: Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes F.VIÁTICOS 02, Punto de Cuenta, F.GAF-PC-06, Solicitud de Boleto

Aéreo F.VIÁTICOS 07 y Facturas.

Observación NO SI

No hay conformidad: Remite a la Unidad Administrativa

Solicitante para que sea subsanado el

problema.

Si hay conformidad:

Elabora Formulario Compromiso Presupuestario (Ver Anexo F.GPP-UP-

03).


Firma y sella documentación en señal de aprobación.


Firman y sellan documentos, el Equipo de Presupuesto y el Gerente donde

consta la previsión solicitada.

Envía a Gerencia de Administración y Finanzas.

Recibe y revisa Documentación.

Envía a la Unidad de Tributos, Pagos y Cobranzas.

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A Revisa monto, fecha y titularidad del cheque.

Firma y sella Cheque y los dos ejemplares de

Comprobante de Pago.


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UNIDAD DE CONTABILIDAD Y FINANZASUNIDAD DE TRIBUTOS, PAGOS Y COBRANZAS PRESIDENCIA

Recibe y revisa Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes F.VIÁTICOS-02, Punto de Cuenta, F.GAF-PC-06, Solicitud de Boleto

Aéreo GAF- VIÁTICO-07 y Facturas.

Realiza la Orden de Pago (Ver Anexo F.GAF-UTP-04).

Firma y sella Orden de Pago, el Equipo de Tributos y Especialista

de Unidad.

Remite a la Unidad de Contabilidad y Finanzas.

Recibe y revisa Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes F.VIÁTICOS 02, Punto de Cuenta, F.GAF-PC-06, Solicitud de Boleto Aéreo F.VIÁTICOS 07 y Facturas.

Elabora cheque por el monto indicado a nombre de la persona

autorizada.


Elabora dos ejemplares de Comprobante de Pago, el Equipo

de Tesorería.

Firma y sella dos ejemplares de Comprobante de Pago, el Equipo de Tesorería y Especialialista de Unidad (Ver Anexo F.GAF-UT-05).

Remite :- Una copia a Auditoría Interna.- Una copia a Contabilidad.- Una copia a Gerencia de Administración y Finanzas.


B

Recibe y verifica Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes F.VIÁTICOS-02, Punto de Cuenta F.GAF-PC-06, Solicitud de Boleto Aéreo F.VIÁTICOS-07 y

Facturas.

Firma cheque de solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes.

Remite a la Gerencia de Administración y

Finanzas.

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UNIDAD DE CONTABILIDAD Y FINANZAS BENEFICIARIO

2 Verifica Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasaje F.VIÁTICOS-02, Punto de Cuenta F.GAF-PC-06, Solicitud de Boleto Aéreo F.VIÁTICOS-07 y Facturas.


Saca copia al cheque.


Recibe y verifica Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes F.VIÁTICOS-02, Punto de Cuenta F.GAF-PC-06, Solicitud de Boleto Aéreo F.VIÁTICOS-03, Facturas y

Cheque.

Envía Cheque a Agencia de Viajes para cancelación de Boletos

Aéreos.

Llama a Beneficiario.

Recibe Boleto (s) Aéreo (s).

Firma Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes F.VIÁTICOS-02.

Firma Formulario Solicitud de Boleto Aéreo

F.VIÁTICOS-07.

Firma los dos (2) ejemplares

Comprobantes de Pago.

FIN

Recibe documentación junto con el Cheque

Verifica Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes

F.VIÁTICOS 02, Punto de Cuenta, GAF-PC-06 Solicitud de Boletos Aéreos F.VIÁTICOS-07 y

Facturas.

Envía a la Unidad de Contabilidad y Finanzas.


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RENDICIÓN DE GASTOS DE VIATICOSProceso N°5 Página 1

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GERENCIA SOLICITANTE / BENEFICIARIO GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

INICIO

Elabora reporte descriptivo de gastos de Viáticos Dentro y Fuera del País, anexando facturas,

comprobantes e informes con actividades realizadas, logros y acuerdos, el cual debe estar firmado y sellado por Gerente de Área y Especialista de Unidad. Anexa Comprobantes exigidos en caso de: Diferencias a favor

de la Corporación de Servicios, realiza reintegro correspondiente mediante depósito bancario a la cuenta de la Corporación de Servicios del Distrito

Capital. Si no existe diferencia a favor de la Corporación de Servicios, envía soportes originales a la Gerencia de

Administración y Finanzas.

Recibe sella documentación junto con anexos.

FIN

Archiva documentación y anexos para cualquier información que soliciten

Unidades de Control Interno o Externo.

Observación SINO

Devuelve a la Gerencia Solicitante/Beneficiario

para subsanar el problema.

Firma y sella documentación y soportes.


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GLOSARIO

Beneficiario: Para este reglamento, empleados fijos y contratados a tiempo determinado y aquellas personas que no tengan relación con la Corporación pero que viajen en misiones de la institución.

Gastos de alimentación: Partida del gasto público destinada a cubrir necesidades básicas de los beneficiarios para obtener las cosas que se toman o se proporcionan como alimento.

Gastos de comunicación e internet: Partida del gasto público destinada a cubrir necesidades básicas de los beneficiarios, relacionadas a los órganos destinados a la información pública y la red informática mundial.

Gastos de traslado: Son aquellos gastos originados por la movilización o traslado del beneficiario. Éste puede ser por vía aérea, terrestre o marítima, lo que generará la adquisición de un boleto aéreo, pasaje extra urbano o boleto de ferry.

Hospedaje: Alojamiento y asistencia que se da al beneficiario que paga por estar de huésped.

Otros Gastos Justificables: Son todos aquellos gastos originados y sufragados por el beneficiario y que para su reembolso debe presentar factura legal entregada por el proveedor del bien o servicio.

Pago por Kilometraje: Es el pago correspondiente al valor representado en kilómetros recorridos, cuando el funcionario viaje en vehículo de su propiedad por traslado de una localidad a otra en el desempeño de una misión de trabajo.

Pasaje: Costo del transporte para ir de un lugar a otro.

Reintegro: Pago de un dinero o especie que se debe.

Rendición de Cuentas: Es dar a conocer cómo se utilizaron los recursos asignados para un viaje.

Tasa Aeroportuaria: Tributo pagado por el beneficiario en el terminal aéreo de pasajeros al momento se registrar su salida, expresado en unidades tributarias.



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Temporada Alta: Época del año con más actividad turística que la normal.

Terminal de Pasajeros: Cada uno de los extremos de una línea de transporte público donde se reúnen un grupo de personas que viaja en vehículo de un lugar a otro sin pertenecer a la tripulación.

Traslado: Acción y efecto de trasladarse de un lugar a otro.

Traslado Extraurbano: Acción y efecto de trasladarse de una región a otra.

Traslado Interurbano: Acción y efecto de trasladarse en una misma localidad.

Viaje Internacional: Traslado que se hace de un país a otro por aire, mar o tierra.

Viaje Nacional: Traslado que se hace de un estado a otro por aire, mar o tierra.

Viáticos: Asignación otorgada a los beneficiarios para cubrir los gastos generados por el cumplimiento de funciones y/o actividades llevadas a cabo fuera de la Corporación. Esta asignación incluye los gastos de: hospedaje, alimentación, traslado residencia – terminal de pasajeros - residencia, transporte interurbano, tasa aeroportuaria y gastos de comunicaciones e internet.



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2._ VIÁTICOS Y PASAJES DENTRO Y FUERA DEL PAÍS

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