GUIA DE APRENDIZAJE 6

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

PRESENTADO POR: ANDRY BRIGHYTH CHACON COTE.

MIGUEL FERNANDO CHACON.SURLEY YERITZA TORRES BERMEJO.

SANDY JURANI ESTUPIÑAN.JHON FERNANDO MARIN.

APRENDICES.

PRESENTADO A:ZEGRID FRANCISCO CADENA

INSTRUCTOR GESTION INTEGRADA HSEQ.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE REGIONAL SANTANDER

CENTRO DE ATENCION AL SECTOR AGROPECUARIOC.A.S.A PIEDECUESTA

16 DE JULIO DEL 2015

ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial. Por medio del video a continuación podremos ver una definición y un marco conceptual ligero del tema los invitamos a mirarlo y realizar las siguientes actividades:

Un mapa conceptual de las caracterizaciones de los procesos.

Como mínimo debe contener:

Consiste en filtrar, identificar las características de los procesos

Caracterizaciones

Título del proceso

Responsable del proceso

Tipo de proceso

Recursos utilizados

Financieros Humanos Instalaciones

etc

Requisitos de proceso a caracterizar

Actividades

- Elementos de entrada

- Elementos de salida

Tareas respecto a las actividades planeadas

Verificación de tareas realizadas

Mejoramiento de las actividades

Cooperación de integrantes

Controles

Indicadores

Documentación soporte, y

sistemas par la información

Información primaria-quien informa- que informa

Información secundaria de tipo 1-A quien informa- como se informa-que informa

Información secundaria de tipo 2-A quien informa- como se informa

RESUMEN VIDEO 1

Video caracterización de procesos:

La caracterización de procesos consiste en filtrar, identificar las características de los procesos

Orientada: a ser uno de los primeros pasos para adaptar un enfoque basado en procesos es decir que procesos debemos garantizar que aparezcan en la estructura de procesos del sistema.

Una vez elaborada esta caracterización con la información adecuada se efectúa en un mapa de procesos de la organización, la información de la caracterización puede variar de acuerdo al tipo de la organización

Como mínimo debe contener:

Título del proceso Tipo de proceso El responsable del proceso Recursos utilizados ( financieros, humanos, instalaciones) Requisitos del proceso a caracterizar( legales, NTC-GP1000:2014) Actividades ( elementos de entrada y de salida) Tarea para hacer respecto a las actividades planeadas Verificación de las tareas realizadas Mejoramiento de las actividades Cooperación de integrantes Controles Indicadores Documentación de soporte y sistemas para l información

RESUMEN VIDEO 2

Video Mapa de procesos

Proceso: serie de tareas o actividades desarrolladas en una secuencia logística y predeterminada que se vinculan entre sí para transformar insumos en productos valiosos para el usuario.

Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en elementos de salida

Mapa de procesos: muestran la estructura de la unidad funcional (UF) en la que nos encontramos, permitiendo que nos situemos en relación al trabajo que en ella se desarrolla y así conocer “donde se ubica nuestra actividad y hacia qué fin se orienta”

Tipos de procesos:

Estratégicos: establecen, controlan las metas de la organización proporcionan directrices a los demás procesos para alcanzar la visión, misión y metas (marco de procesos)

Procesos primarios u operativos: impactan directamente sobre la satisfacción del usuario, sustentan la razón de ser de la organización

Procesos de soporte: no están ligados a la misión directamente, son necesarios para que los procesos primarios y estratégicos puedan cumplir sus objetivos, son procesos trasversales de toda la organización.

Paso 1: Identificar los actores.-usuarios -clientes -productosLos requisitos que el cliente exige y con esto identificar procesos requeridos para producir bienes y servicios

Paso 2: Identificar línea operativa.(Procesos operativos, primarios, centrales o de negocio)-secuencia encadenada de procesos que se llevan a cabo para realizar un producto o servicio-esta íntimamente relacionada con la naturaleza de la actividad

Paso 3: añadir los procesos del soporte y dirección (Procesos estratégicos)-procesos de dirección o estratégicos que coordinan y guían los procesos -los procesos de soporte no influyen directamente en las centrales u operativos pero no pueden prescindirse de ellos

Paso 4: añadir los procesos que falten(Procesos de apoyo de soporte)-gestión de recursos humanos, mentales, tecnológicos -auditorias-productos no conformes -medición de objetivos e indicadores-Mantenimiento -limpieza

¿Es importante realizar una interacción de los procesos en las organizaciones, que ventajas trae a los sistemas de gestión?

Toda organización puede representarse como una compleja red de elementos que realizan actividades que les permiten interrelacionarse unas con otras para alcanzar los fines como misión del conjunto. Cada una de estas interrelaciones puede representarse y gestionarse como un proceso. En función de la finalidad, los procesos se pueden clasificar en tres categorías: Procesos estratégicos, procesos operativos y procesos de soporte.

Ventajas:

Aumento del conocimiento de la propia entidad, lo que permite detectar áreas de mejora.

Aumento del conocimiento de los grupos de interés, de tal forma que puede darse una mejor respuesta a sus expectativas.

Aumento del sentido de pertenencia de las personas a la organización, lo que tiene efectos directos sobre la motivación y la productividad.

Permite detectar oportunidades, de clasificar el orden en la organización para estar al día de los cambios, Permite mejorar el proceso de toma de decisiones.

Disminuye la cantidad de recursos y tiempo que se dedica a corregir decisiones improvisadas.

Fomenta el razonamiento antes a los hechos.

Ayuda a priorizar los problemas en función de su importancia e impacto en la organización

Realiza un ensayo de mínimo 2 rencillas que haga un análisis del tema desde un punto de vista más personal e introspectivo.

Procesos estratégicos son los que permiten definir y desplegar las estrategias y objetivos de la organización. Los procesos que permiten definir la estrategia son genéricos y comunes a la mayor parte de negocios (marketing estratégico y estudios de mercado, planificación y seguimiento de objetivos, revisión del sistema, vigilancia tecnológica, evaluación de la satisfacción de los clientes. Es una representación gráfica que define y refleja la estructura y relación de los diferentes procesos del sistema de gestión de una organización, para lo cual debemos identificar los procesos que intervienen. Dirección de Calidad en Salud Para obtener una visión de conjunto del sistema de gestión de la organización,

resulta de gran utilidad realizar agrupaciones de varios procesos (macro procesos) en función del tipo de actividad y de su importancia. Procesos Estratégicos Procesos que están relacionados con la dirección, Se refieren a la política, estrategia, planes de mejora, que consiguen llenar los procesos operativos

Los organigramas establecen la estructura organizativa y designan dichas funciones. Este tipo de diagrama permite definir claramente las relaciones jerárquicas entre los distintos cargos de una organización (cadena de mando). Sin embargo, en un organigrama no se ven reflejados el funcionamiento de la empresa, las responsabilidades, las relaciones con los clientes, los aspectos estratégicos o clave ni los flujos de información y comunicación interna. Esta visión departa mentalizada de las organizaciones han sido fuente de diversos problemas.

3.2Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

Sistemas integrados de gestión: concepto, marco estratégico, estructura y principios

Sistema Integrado de Gestión (SIG) es una plataforma que permite unificar los sistemas de gestión de una empresa que anteriormente se trabajaban en forma independiente con el fin de reducir costos y maximizar resultados.

Los SIG generalmente comprenden los Sistemas de Gestión de Calidad, Medio Ambiente y de Salud Ocupacional (también llamado Seguridad Industrial) y es este el modelo que se va a tomar para el Diplomado que el Instituto para la Calidad ofrece. Sin embargo, existen también modelos que están integrando al SIG la gestión de IT (Tecnologías de Información) o R+D (Investigación y Desarrollo) entre otros.

El más grande impulso para la adopción de los SIG ha sido la alineación de las normas OSHAS 1800:2007, ISO 14001:2004 e ISO 9001:2000, lo cual ha permitido no solo simplificar el proceso de implementación sino el desarrollo de una documentación y normativa común para todos los sistemas. Como se va a poder apreciar en el Diplomado, la Norma ISO es el eje fundamental de todo SIG.

Un SIG logra su objetivo al agrupar una base documental única que anteriormente estaba compuesta por una serie de manuales, procedimientos, instrucciones, documentos, y personal exclusivo para cada proceso en un solo módulo que va a auditar y supervisar todo el proceso reportando directamente a la Gerencia de la organización.

 

En otras palabras, una organización es un grupo social formado por personas, tareas y administración, que interactúan en el marco de una estructura sistemática para cumplir con sus objetivos.

Organización: Misión, Visión, Política, Objetivos, estructura organizacional y lineamientos generales de la empresa

Misión:

La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una

empresa u organización porque define: 1) lo que pretende cumplir en su entorno o

sistema social en el que actúa, 2) lo que pretende hacer, y 3) el para quién lo va a

hacer; y es influenciada en momentos concretos por algunos elementos como: la

historia de la organización, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios,

los factores externos o del entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades

distintivas 

Complementando ésta definición, citamos un concepto de los autores Thompson y

Strickland que dice: "Lo que una compañía trata de hacer en la actualidad por sus

clientes a menudo se califica como la misión de la compañía. Una exposición de la

misma a menudo es útil para ponderar el negocio en el cual se encuentra la

compañía y las necesidades de los clientes a quienes trata de servir”.

Visión:

Para Jack Fleitman, en el mundo empresarial, la visión se define como el camino

al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar

las decisiones estratégicas de crecimiento junto a las de competitividad 

Según Arthur Thompson y A. J. Strickland, el simple hecho de establecer con

claridad lo que está haciendo el día de hoy no dice nada del futuro de la

compañía, ni incorpora el sentido de un cambio necesario y de una dirección a

largo plazo. Hay un imperativo administrativo todavía mayor, el de considerar qué

deberá hacer la compañía para satisfacer las necesidades de sus clientes el día

de mañana y cómo deberá evolucionar la configuración de negocios para que

pueda crecer y prosperar. Por consiguiente, los administradores están obligados a

ver más allá del negocio actual y pensar estratégicamente en el impacto de las

nuevas tecnologías, de las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes,

de la aparición de nuevas condiciones del mercado y competitivas, etc... Deben

hacer algunas consideraciones fundamentales acerca de hacia dónde quieren

llevar a la compañía y desarrollar una visión de la clase de empresa en la cual

creen que se debe convertir

Objetivo:

Significa el fin al que se desea llegar, la meta que se pretende lograr. El objetivo es lo que impulsa al individuo a tomar decisiones o perseguir sus aspiraciones, el propósito. Objetivo es sinónimo de destino, meta, como el punto de mira de un arma, el blanco, o como el fin específico al que hay que llegar.

Estructura organizacional:

Estructura determinada por la división formal de una organización en unidades de negocios, la localización de la toma de decisiones y la coordinación de las actividades de las unidades de negocios.

Enfoque por procesos

Estructura organizacional:

Estructura determinada por la división formal de una organización en unidades de negocios, la localización de la toma de decisiones y la coordinación de las actividades de las unidades de negocios.

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS COMO PRINCIPIO DE GESTIÓNEl enfoque basado en procesos es un principio de gestión básico y fundamental para la obtención de resultados, y así se recoge en la familia de normas ISO 9000, que junto con otros 7 principios conforman los denominados “Ocho Principios de Gestión de la Calidad” que la sustentan:

Principios de Gestión de la Calidad – ISO 9000

Estos Principios de Gestión de la Calidad se encuentran descritos en la norma ISO 9000:2005 “Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario”, de manera que constituyen una referencia básica necesaria para el entendimiento y la implantación adecuada de los requisitos de ISO 9001 o las directrices de ISO 9004.

Procesos: concepto, elementos, ciclo P-H-V-A,

PROCESOS:

Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que al interactuar juntas en los elementos de entrada los convierten en resultados.

ELEMENTOS:

-Finalidad: Todo proceso es un conjunto de tareas elementales necesarias

para la obtención de un resultado. Cada proceso posee unos límites claros y

conocidos (el primer y último paso del mismo), comenzando con una

necesidad concreta de un cliente (que de nuevo, puede ser interno o

externo), y finalizando una vez que la necesidad ha sido satisfecha.

Requerimientos del cliente: Lo que el cliente espera obtener al terminar la

actividad. Los requerimientos de salida de un proceso condicionan los

requerimientos de entrada del siguiente. Los requerimientos deben estar

expresados de una manera objetiva, por ejemplo: “recubrimiento final de la

capa de pintura: x micras”.

Entradas: Las entradas de un proceso responden a criterios de aceptación

definidos, por ejemplo: la factura del suministrador con todos los datos

necesarios. También puede haber alguna entrada con información

proveniente de un proveedor interno, por ejemplo: una normativa de la

administración, un procedimiento. Las entradas del proceso pueden ser

tanto elementos físicos (por ejemplo materia prima, documentos, etc.),

como elementos humanos (personal) o técnicos (información, etc.). En

definitiva, son elementos que entran al proceso sin los cuales el proceso no

podría llevarse a cabo. Para establecer la interrelación entre procesos se

deben identificar los procesos anteriores (proveedores internos y externos)

que dan lugar a la entrada de los procesos.

Salidas: Un output con la calidad exigida por el estándar del proceso: por

ejemplo: el impreso diario con el registro de facturas recibidas, importe,

vencimiento… ; un material conforme a las especificaciones, etc. De forma

similar, las salidas de un proceso pueden ser productos materiales,

información, recursos humanos, servicios, etc. En general, son la entrada

del proceso siguiente. Para establecer la interrelación entre procesos se

deben identificar los procesos posteriores (clientes internos y externos) a

los que se dirigen las salidas del proceso.

Recursos: Medios y requisitos necesarios para desarrollar el proceso

siempre bien y a la primera. Por ejemplo, una persona con las calificaciones

y nivel de experiencia necesarias para realizar un proceso de soldadura,

hardware y software para procesar las facturas, un impreso e información

sobre qué proceso y cómo (calidad) y cuando (tiempo) entregar el elemento

de salida al siguiente eslabón del proceso administrativo, etc.

Propietarios: Son las personas que asumen la responsabilidad de llevar el

proceso tal y como está definido y que controlan la estabilidad del mismo.

El propietario del proceso supervisa los indicadores que demuestran que el

proceso está bajo control y permiten establecer objetivos de mejora. Es

preferible no usar nombres sino actividades, por ejemplo: Mecánico

ajustador, Departamento de Compras, etc.

Indicadores: Crean un sistema de control medible del funcionamiento del

proceso y del nivel de satisfacción del usuario (interno la mayoría de las

veces). Por ejemplo: Temperatura de cocción, número de rechazos del

producto fabricado, número de quejas por plazos de entrega excesivos…

Clientes: Son los que utilizan la salida del proceso. Pueden ser internos

(otro u otros departamentos de la misma empresa) o externos (cliente final).

CICLO PHVA: Planificar-Hacer-Verificar-Actuar

Una herramienta para la Mejora Continua: Frente a los desafíos del mundo altamente competitivo y lleno de cambios, que estamos viviendo en el siglo XXI, las empresas se han visto obligadas a redoblar sus esfuerzos para ser cada día más competitivas. En el mercado ha prevalecido una competencia feroz y lo menos que una organización puede hacer es trabajar para su supervivencia. En este contexto salir al encuentro de la mejora continua se ha vuelto una necesidad para todas las empresas.

Representaciones gráficas de procesos: Diagramas de flujo, mapas de procesos.

DIAGRAMA DE FLUJO

El diagrama de flujo es la representación gráfica del algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como programación, economía, procesos industriales

MAPAS DE PROCESOS

Es el conjunto de pasos que se realizan de forma secuencial para conseguir elaborar productos o servicios a partir de determinados.

Un proceso es un ámbito de actuación que define un curso de acción compuesto por una serie de etapas, las cuales añaden valor a las entradas con el fin de producir unas salidas que satisfagan las necesidades del cliente del proceso

Tipos de procesos: Estratégicos, misionales o cadena de valor, de apoyo y de evaluación.

Caracterización de procesos: conceptos, uso, características, modelos. Elementos de un Proceso: entradas, actividades (ciclo P-H-V-A), salidas,

objetivos, recursos, peligro, riesgos, aspectos ambientales, Impactos ambientales, controles.