(2) Presentaci_n. Planificaci_n de Compras.2010

7/21/2019 (2) Presentaci_n. Planificaci_n de Compras.2010

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PLANIFICACIÓN DE COMPRASFormación contInua



ÍNDICE

I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN

II. ¿QUÉ ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?

1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIÓN DECOMPRAS

2. EJEMPLO:POR QUÉ PLANIFICAR LAS COMPRAS

III. PROCESO DE ABASTECIMIENTO

IV. ¿QUÉ ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS?

1. ¿QUÉ CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?

2. ¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLAN DE COMPRAS? ¿PARAQUÉ LO CREAMOS?

V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS

VI. RESUMEN



“Comprender la importancia de la planificación en las

compras públicas y entender las ventajas que existen alguiarse por un Plan de Compras”

I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN



II . ¿QUÉ ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?

Significa definir:

A) Qué necesita la organización

B) Cuánto necesita

C) Para cuándo lo necesita

D) Con qué recursos. Dentro de un período de tiempo determinado.

“Hacer un Plan o proyecto de una acción”.

(Fuente: Diccionario de la Lengua Española).

Plan deCompras

Planificación de Compras



ACTIVIDADES:

1. Revisar stocks.

2. Ver datoshistóricos (locomprado yconsumido el añopasado).3. Reunión detrabajo conquienes necesitaninsumosestratégicos

(usuarios internos).4. Revisar cumplimiento Plananterior.

Definición derequerimiento

ACTIVIDADES

1. Determinar

tipo decompra ytiempos quedemorará elproceso. Secrea lista ydetalle conlas comprasa realizar.

Selección delmecanismo de

compra

Reunión equipoe trabajo

ACTIVIDADES

1. Reunión de

encargado decompras con susJefes paravalidar susprevisiones yrevisar si existennuevosproyectos. Seactualiza lista decompras.

ACTIVIDADES

1. Se valida la

aprobaciónpresupuestariapara la lista decompras.

ValidaciónPresupuestaria

ACTIVIDADES

1. Se elabora un

plan de comprascon susactividades deseguimiento eidentificación deresponsables.(Programa deejecución deactividades).

Elaboración PlanSubida

del plan ala Web

ACTIVIDADES

1. Subida del

Plan deCompras alSistemaChileCompra.

SeguimientoDel Plan

ACTIVIDADES

1. Seguimiento

en el año delPlan Anual deCompras enbase aprograma.

1 2 3 4 5 6 7

1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIÓNDE COMPRAS

Plan de Compras



2. EJEMPLO: POR QUÉ PLANIFICAR LAS COMPRAS

Si desde hace varios años el consumo promedio de papel para impresora

tamaño carta ha alcanzado las 500 resmas anuales, es bastante razonable

suponer que dicho consumo rondará la misma cifra el año siguiente.

Sin embargo, siempre es importante estar informado respecto de los

cambios que se espera implementar en el mediano plazo, ya que algunos

de estos pueden generar modificaciones sustantivas en los consumos de la

institución. Por ejemplo, un proyecto de modernización del sistema

informático puede acarrear la eliminación de ciertos formularios, por lo

que en este caso, es muy probable que disminuya el consumo de papel,debiendo entonces comprar menor cantidad de resmas.



La planificación no podrá realizarse exitosamente si Abastecimiento

funciona como oficina de emergencias dedicada a “apagar incendios”, lo que

necesariamente implicará insatisfacción de los usuarios, estrés y tensiones

entre unidades y funcionarios.

La planificación de compras sólo es posible si existe un compromiso

organizacional de todas las partes.

Considerar los stocks de productos que tenemos cuando planificamos.

En resumen, una buena planificación nos permite además controlar el

proceso de abastecimiento, analizar las desviaciones y así poder tomar

mejores decisiones a futuro.

IMPORTANTE



Definición derequerimiento

1Selección delmecanismo decompra

2Llamado y recepciónde ofertas

3Evaluación deofertas

4

Adjudicación oferta

5

Recibo deproducto oservicio

6Seguimiento ymonitoreo dela compra

7

INICIO

FIN

III. “PROCESO DE

ABASTECIMIENTO”



SE RECOMIENDA ADEMÁS DETALLAR EN ESTE PLAN:

Usuarios principales

Si es una compra simple o estratégica

Cronograma del proceso para las compras complejas

Fuentes de financiamiento

IMPORTANTE

El Plan Anual de Compras debe publicarse en el sistemaChileCompra, información que además, será un insumo clave parala confección de los Convenios Marco a elaborar por la DirecciónChileCompra.



Precios competitivos para los compradores.

Menores costos administrativos. Se realizan menos actividades de

compra y, por tanto, menos papeleo, órdenes de compra,

coordinaciones (ya sea vía telefónica, correo electrónico u otra), menosrevisiones de la entrega del producto o servicio, etc.

Compras oportunas. Tener lo que necesitamos para cuando lo

necesitamos. Esto implica ser capaz de responder a los requerimientos

de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo queevidentemente aumenta su satisfacción.

2. ¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLANIFICAR LAS COMPRAS?



Adecuada distribución de la carga de trabajo de los recursos humanos

en el tiempo. Al contar con un buen Plan, es posible programar y

distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitar

la ocurrencia de períodos con grandes sobrecargas de trabajo.

Enfrentar mejor las situaciones de crisis. Tener ordenados y

planificados los recursos de manera de saber de cuales disponemos

para otras actividades.

Disminución del número de licitaciones desiertas y de comprasurgentes. El ordenar y programar las compras permite no tener que

realizar importantes compras urgentemente.

Menores costos de inventario, ya que con un adecuado Plan será

posible definir pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita

disminuir los stocks y sus costos asociados.

Permite ayudar a conseguir los objetivos estratégicos de la institución.

Tener un registro histórico.

Controlar y trasparentar los gastos.



Seguimiento del

Plan

7

Nos permite guiar, controlar y trasparentar las compras, tomandomedidas correctivas oportunamente.

Es recomendable que al menos trimestralmente analicemos

avances, modificaciones y actualizaciones del Plan, revisando:

Compras planificadas v/s realizadas

Compras realizadas pero con modificaciones (Ej. Cambio en el

costo, tiempos, etc.)

Otras compras realizadas no previstas en el Plan y las

causas que originan las desviaciones.

V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNAPLANIFICACIÓN DE COMPRAS



Evaluar

Ajustar

Ejecutar

Identificardesviaciones

Analizar causasProblemas de

planificación

Problemas deejecución

Proponer mejorasy/o medidascorrectivas

Modificar el plan decompras

Programación de lasactividades

Programación de laslicitaciones

1. 2.

3.

RESUMEN



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