Gestión del Desarrollo de Proyectos Informáticos

Pirámide de Gizeh...”La Gran Pirámide”

Veinte años para que, hace 4500, aquellos obreros de la Era del Cobre elevaran, con precisión asombrosa, cerca de dos millones seiscientos mil bloques de piedra de 2 toneladas en promedio.

Sin conocer el hierro y la rueda, el arquitecto de la Gran Pirámide organizó un equipo de trabajo capaz de seleccionar la piedra en la cantera, cortar el bloque, transportarlo varios kilómetros, cruzar el Nilo, izarlo a cientos de metros y colocarlo milimétricamente en su sitio en la gran pirámide

Pirámide de Gizeh Objetivo: Mover bloques de piedra de

2000 kg, de la cantera al sitio de la construcción de la pirámide, en 100 días.

Distancia: 10 Km (100mts diarios) Equipo: 20 personas. Cualquier método es permitido. Premio si terminan 7 días antes. Castigo si se retrasan 3 días.

Proyecto “La Gran Pirámide”

Equipo # 1 Inician de inmediato. Usan cuerdas y fuerza bruta Festejan por mover el bloque 10 mts. el primer día. Se retrasan 90 mts. ese día y no lo notan.

“Progreso”, no necesariamente significa “suficiente progreso”Debemos establecer los métricos apropiados para dar seguimiento a las actividades del proyecto.

Proyecto “La Gran Pirámide”

Equipo # 2 Inician de inmediato. Al medio día no han logrado suficiente avance. El líder consigue un elefante y lo obliga a trabajar a

golpes. El elefante da resultados, pero se enfada, rompe la

cuerda y huye con dos miembros del equipo a cuestas.

Debieron invertir tiempo en aprender a manejar al elefante

Proyecto “La Gran Pirámide” Equipo # 3 Planean antes de trabajar:

Como nos organizamos? Si usamos troncos de árbol como rodillos? Si preparamos la superficie de arena? Termina el primer día y no han comenzado a trabajar.

Se quedan varados en la

“Parálisis del Análisis”

Proyecto “La Gran Pirámide”

Equipo # 4 Se organizan rápidamente y planean que hacer.

Usan troncos para mover el bloque Traen troncos extra para agilizar el trabajo. Analizan avances cada dos horas y detectan retrasos Observan que empujar limita el esfuerzo. Crean un arnés para jalar el bloque.

Dirigen y Administran su Proyecto

Proyecto “La Gran Pirámide”

Cómo nos identificamos con estos equipos?

Trabajo “espontáneo” Equipos innovadores Parálisis del análisis Equipos con metas definidas

¿Que es un Proyecto? Proyecto es...

¿Qué es un proyecto? Todos tenemos proyectos, ya sean

sencillos, otros complejos y otros más de carácter personal.

Ejemplos: Organizar una fiesta. Planear un viaje. Desarrollar un sistema computacional. Introducir un nuevo producto al mercado. Realizar una campaña publicitaria. Construir un edificio.

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto, por tanto, es un conjunto de esfuerzos temporales, dirigidos a generar un producto, servicio o resultado único.

Características de un proyecto: Temporal Único Elaboración gradual

Temporal

Siempre tendrá un inicio y un fin determinado, un tiempo delimitado, una duración cuantificable.

Único

Con características y funciones específicas.

Existen circunstancias y factores que hacen que cada proyecto sea único.

Producto, Servicio, Salidas o documentos.

Elaboración gradual

Desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos.

Coordinada cuidadosamente con la definición adecuada del alcance del proyecto.

Proyectos vs operaciones

Proyectos Operaciones

Temporales Continuas

Únicos Repetitivas

Alcanza objetivos Adopta nuevos objetivos

Concluye Respalda el negocio

Realizados por personas

Restringidos por los recursos limitados

Planificados, ejecutados y controlados

Proyecto

Generalmente los proyectos son autorizados como resultado de una o más de las siguientes consideraciones estratégicas: Una demanda del mercado. Una necesidad de la organización. Una solicitud de un cliente. Un avance tecnológico. Un requisito legal.

Dirección de proyectos La dirección de proyectos es la

aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requerimientos del mismo.

COSTO (DENTRO DEL PRESUPUESTO)

ALCANCE

TIEMPO (PUNTUALMENTE)

Triple restricción. Paradigma: más rápido, más barato, mejor.

ALTA CALIDAD

Áreas de Experiencia

Fundamentos de la Dirección de Proyecto

Conocimientos y habilidades de Dirección

General

Conocimientos, normas y regulaciones delárea de aplicación

Guía de PMBOK

Habilidades interpersonales

Comprensión del entorno del proyecto

Cultural y socialInternacional y políticoFísico

Gestión financieraContabilidadVentas, Contratos

Comunicación efectivaLiderazgoMotivaciónNegociaciónResolución problemas

Departamentos y disciplinasElementos técnicosEspecializacionesGrupos de industria

Contexto de la dirección de proyectos Programa: Grupo de proyectos relacionados cuya

dirección se realiza de manera coordinada para obtener beneficios y control.

Portafolio: Conjunto de proyectos y programas u otros trabajos, que se agrupan para facilitar la gestión efectiva de ese trabajo, a fin de cumplir con los objetivos estratégicos de ese negocio. No necesariamente están directamente relacionados.

Proyecto Sub-proyectos: Sub-divisiones de proyectos grandes o

complejos para tener un mejor control. Productos entregables: Son productos tangibles que

son el resultado del trabajo del proyecto que se pueden medir y verificar.

Terminología de ProyectosPrograma:

– Programa de desarrollo de la comunidad indígena.

Proyectos:– Escuela – Centro de Salud– Red de agua potable – Electricidad – Seguridad – Telefonía– Drenajes – Pavimentos

Sub-proyectos: – Centro de Salud

• Ortopedia Quirófano• Urgencias Pediatría• Área dental Ginecología

Ejemplo

ElectrocardiógrafoBisturísPinzasEtc.

ProductosEntregables

Oficina de gestión de proyectos

Es una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo.

Entre sus funciones clave se encuentran: Compartir recursos entre todos los proyectos. Desarrollar metodologías para la dirección de

proyectos. Coordinar la comunicación entre proyectos. Supervisar los cronogramas y presupuestos. Dirigir todos los proyectos administrados. Entre otros.

Fundamentos de la Dirección de proyectos

Los Fundamentos de la Dirección de proyectos se componen de: Definición del Ciclo de Vida del

Proyecto. Cinco Grupos de Procesos de la

Dirección de Proyectos. Nueve Áreas de Conocimiento.

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Conjunto de fases que conectan el inicio de un

proyecto con su fin.

Los ciclos de vida definen:

Que trabajo técnico se debe realizar en cada fase.

Cuando se deben generar los productos entregables en cada fase y como se revisa, verifica y valida cada producto entregable.

Quien está involucrado en cada fase.

Como controlar y aprobar cada fase.

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Tiempo

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Ciclos de Vida Los proyectos usualmente se dividen en varias fases

para mejorar su control y proporcionar vínculos con las operaciones continuas de la organización.

Nivel de Incertidumbre

Probabilidad de éxito

Características de las fases No son lo mismo que los grupos de procesos de

Dirección de Proyectos. Una fase concluye con la aprobación de un

producto entregable. Son parte de un proceso secuencial. Típicamente toman el nombre del producto

entregable. Suponen una revisión para observar los avances y

determinar si es posible continuar con la siguiente fase.

La conclusión formal de una fase no incluye la autorización de la fase posterior.

InfluenciaMayor

InfluenciaRápidamente decreciente

BajaInfluencia

Influencia

Gastos

AnálisisConceptual

Planeación delAnteproyecto

DatosBásicos yAlcance

Autorización Del Proyecto

Diseño de Ingeniería

Construcción Ajustes Entregay

Arranque

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Ciclos de Vida

Ciclo de vida del proyectoFases generales

InicioEjecución,seguimientoy control

Cierre

Equipo de proyecto

Fase

Idea

Acta

Declaracióndel alcance

Plan

Líneabase

Avance

Aceptaciónde entregables

Aprobación

Entrega finaly cierre delproyecto

Productoentregado

Entregables por fase

Entradas

Salidas

Interesados

Resultados del trabajo

Planeac.

Ciclos de VidaRelaciones del ciclo de vida del proyecto y del ciclo de vida del producto

Inicial Intermedia FinalCiclo de Vida del Proyecto

ProductoOpera-ciones

Actualización

Plan denegocio

Idea

Ciclo de Vida del Producto

INTERESADOS EN EL PROYECTO

Equipo del proyecto

El proyecto

Miembros del equipo

de dirección del proyecto

El director del

proyecto

Otros Miembros del equipo

del proyecto

Patrocinador

Director del programa

Director del

portafolio

PMO

Otros interesados

Directores de

operaciones

Directores funcionales

Vendedores /

Socios

Clientes / Usuarios

Relación entre interesados y el proyecto

Los interesados en el proyecto son personas u organizaciones que participan activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecución o terminación del proyecto.

Relación entre interesados y el proyecto Los interesados pueden ejercer influencia

sobre el proyecto. El equipo de dirección del proyecto debe

identificar a todos los interesados. Los interesados tienen diferentes niveles de

responsabilidad y autoridad sobre el proyecto. Los interesados pueden tener un impacto

adverso a los objetivos del proyecto. Algunos interesados se benefician con el éxito

del proyecto, mientras otros perciben resultados negativos debido al éxito del proyecto.

Los interesados en el proyecto son: Clientes / usuarios: Personas u organizaciones

que usarán el producto. Patrocinador: Persona o grupo que proporciona

los recursos financieros , en efectivo o en especie, para el proyecto.

Portavoz, defiende el proyecto. Participa en el acta de constitución del proyecto. Decide si el proyecto continua o no.

Directores del portafolio: Responsables de la gobernabilidad de alto nivel de un conjunto de proyectos o programas, que pueden o no ser interdependientes.

Los interesados en el proyecto son: Directores de programas: Responsables de la

gestión coordinada de proyectos relacionados. Interactúan con los directores de cada proyecto.

PMO. Directores del proyecto: Rol prestigioso, lleno

de desafíos, con una responsabilidad significativa y prioridades cambiantes.

Desarrolla el plan para la dirección de proyectos. Mantiene el proyecto encaminado (tiempo y costo). Administra los riesgos. Informa precisa y oportunamente sobre las métricas

del proyecto.

Los interesados en el proyecto son: Equipo del proyecto: Compuesto por quienes llevan a

cabo el trabajo del proyecto (Director del proyecto, equipo de dirección del proyecto y otros miembros).

Gerentes funcionales: Desempeñan el rol de gestores dentro de un área administrativa o funcional de una empresa (recursos humanos, finanzas).

Gerentes de operaciones: Desempeñan una función de gestión en un área medular de la empresa (diseño, fabricación, investigación).

Vendedores / Socios: Los vendedores son compañías externas que celebran un contrato para proporcionar componentes o servicios para el proyecto. Los socios También con compañías externas que proporcionan experiencia especializada o desempeñan una función específica.

Influencias de la organización en la dirección de proyectos

Cultura y estilos de la organización

Visiones, valores, normas, creencias, costumbres y expectativas compartidas.

Políticas, métodos, procedimientos. Percepción de las relaciones de

autoridad. Ética laboral y horario de trabajo.

Estructura de la organización

Puede afectar en la disponibilidad de recursos e influir en la Dirección de Proyectos.

Las estructuras pueden ser: Funcional, Matricial y, Orientada a Proyectos.

Estructura organizacional

Funcional Matricial Debil

Matricial equilibrada

Matricial fuerte

Orientada a Proyectos

Autoridad del Gte Proy

Poca o nula Limitada Baja a moderada

Moderada a alta

Alta a casi total

Disponibil. De Recursos

Poca o nula Limitada Baja a moderada

Moderada a alta

Alta a casi total

Quien Controla el Presupuesto

Gte. Funcional

Gte. Funcion.

Combinac. Dir. Del Proyecto

Dir. Del Proyecto

Papel Dir. Del Proyecto

Tiempo parcial

Tiempo parcial

Tiempo completo

Tiempo completo

Tiempo completo

Pers. Admvo de la Dir. de Proyectos

Tiempo parcial

Tiempo parcial

Tiempo parcial

Tiempo completo

Tiempo completo

Estructura OrganizacionalFuncional

VentasProducciónLogísticaAlmacenesCompras - Producción (70%) - Proyecto (30%) - Urgencias (20%) Total: 120%

Proyecto 1

VentasProducciónLogísticaAlmacenesCompras

Matricial

Proyecto 2

VentasProducciónLogísticaAlmacenesCompras

Proyecto 3

VentasProducciónLogísticaAlmacenesCompras

Orientada a Proyectos

Pro: Uso eficiente de recursosCon: Conflicto de prioridades

Pro: Enfoque total en el proyectoCon: Intervalos de baja productividad

Calidad

Compras

Producc Diseño

Ing.

Pro: Pocos niveles en la estructuraCon: Lucha de poderes