17:14.1 2015 - Aduana del Ecuador · GENERAL DEL ESTADO Guayaquil, SERVICIO NACIONAL DE ADUANA CEL...

CONTRALORÍA GENERAL

DEL ESTADO

Guayaquil,

SERVICIO NACIONAL DE ADUANA CEL ECUADOR DIRECCION NACIONAL DE AUDITORIA INTERNA

RECIBIDO

(3)1:111 23 ENE 2015; SENAE

NOMBRE:

HORA. t (e,

0000015

Oficio

DR1-Al

Sección: Auditorías Internas

Asunto: Se comunica aprobación de Informe de Auditoría Interna

17:14.1 2015

Lcda. C.P.A. Wendy Enriquez Salazar Directora Nacional de Auditoría Interna Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Guayaquil-Guayas

Con el propósito de que se distribuya a las autoridades de esa Institución, servidores y personas vinculadas con las labores de control gubernamental le comunico que en ejercicio de la atribución constante en el literal b) del artículo 7 del Reglamento de Delegación de Competencias emitido con Acuerdo 10-CG-2012 de 13 de abril de 2012 publicado en el Suplemento del Registro Oficial 706 de 18 de mayo de 2012, remito el informe No. 23648-3-2014, del examen especial realizado por la Auditoría Interna al "cumplimiento de los informes producto de las actas de aprehensión y actos determinativos emitidos por la Dirección Nacional de Intervención, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2013", del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, aprobado el 07 de enero de 2015.

De conformidad con los artículos 28 y 53 letra i) del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y la Norma Ecuatoriana de Auditoría Gubernamental NEAG I.A.G.6 "Implantación de Recomendaciones", se servirá efectuar el seguimiento y control, así como propor la asesoría necesaria para la aplicación de las recomendaciones que constan en el infor e de áditoría, las cuales son de cumplimiento obligatorio de la Institución.

Atentamente, DioA Patria y Libertad Por eicontrat9r General del Estado

ft/

Ing. Armand Patino A. Director Regional 1, Guayas

Adjunto: 01 informe (13 f.ú)

C.P.A. Griselda Ubilla Monserrate Equipo de Trabajo de Auditorías Internas, ( e ) DR1-DPGY

SERVICIO N* iwInE ADUANA DEL ECUADOR Teléfono(s): 045006060

Documento No. : SENAE-DNA-2015-0009-E Fecha : 2015-01-23 11:37:49 GMT -05 Recibido por : Romulo Fabricio Delgado Reyes Para verificar el estado de su documento ingrese a

http://www.gestiondocumental.gob.ec con el usuario: "9998346383"

cl ADUANA. rwr, ECUADOR SENAE

SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL ECUADOR

DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA INTERNA

23648-3-2014


INFORME GENERAL

Examen especial al cumplimiento de los informes producto de las actas de aprehensión y actos

determinativos emitidos por la Dirección Nacional de Intervención, por el período comprendido

entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2013


Examen especial al cumplimiento de los informes producto de las actas de

aprehensión y actos determinativos emitidos por la Dirección Nacional de Intervención,

por el período comprendido entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2013

DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA INTERNA

Guayaquil — Ecuador

RELACIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS

ADFC: Administrativo Financiero Cuenca

DAF: Dirección Administrativa Financiera

DAFG Dirección Administrativa Financiera Guayaquil

DDC: Dirección Distrital de Cuenca

DDG: Dirección Distrital de Guayaquil

DDM: Dirección Distrital de Manta

DGN: Dirección General

DJJG: Dirección Jurídico Guayaquil

DNA: Dirección Nacional de Auditoría Interna

DNC: Dirección Nacional de Capitales

DNI: Dirección Nacional de Intervención

DNT: Dirección Nacional de Tecnología de la Información

DRI1 Dirección Regional de Intervención 1

DRTG: Dirección de Reclamos y Trámites Operativos

DZPG: Dirección de Zona Primaria Guayaquil

JAFG: Jefatura Administrativa Financiera de Guayaquil

LOCGE: Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado

NCI: Normas de Control Interno

PV: Providencia

R.O.: Registro Oficial

SENAE: Servicio Nacional de Aduana del Ecuador

SGN: Sugerencia de Normativa Aduanera

SGO: Sugerencia de Operaciones

SZCA: Sugerencia de Zona de Carga Aérea

USD: Dólares de los Estados Unidos de América

ÍNDICE

CONTENIDO PAG. N°

CAPÍTULO 1

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen 2

Objetivos del examen 2

Alcance del examen 2

Base legal 3

Estructura orgánica 3

Objetivos de la entidad 4

Monto de recursos examinados 4

CAPÍTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones 5

Procesos sancionatorios, producto de los informes de aprehensión. 5

Generación de liquidaciones por rectificación de tributos, producto de los 6

actos determinativos.

Módulos "Control Posterior" y "Carga — Actas de Aprehensión" del 9

sistema informático del SENAE, subutilizados.

Mercancías aprehendidas, no constatadas. 13

Anexo 1

Nómina de servidores relacionados

ONTRALORill t,ENERAL

ESMOO

)21FORMI.PIZ034'

1 t,

).......„Iprme aprobado el:

AVE -ANA Di I. ECUADOR SENAE

Guayaquil,

Señor Director General Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Presente

nr-tEccilw7EIGI

O 7 ENE 2015

3R1 - 7-- 012. - /s De mi consideración:

La Contraloría General del Estado, a través de la Dirección Nacional de Auditoría Interna del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial al cumplimiento de los informes producto de las actas de aprehensión y actos determinativos emitidos por la Dirección Nacional de Intervención, en la Dirección General del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2013.

Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan efectuado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.

Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.

De conformidad con el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.

Aten Di y s, Patria Libertad,

Ing. Pamela ardenas Castillo Directora Nacional de Auditoría Interna

\ Servicio Nacional de Aduana del Ecuact*

gan

ECUADOR ISENAE

; I

ADUANA DEL

CAPÍTULO 1

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

El examen especial a la Dirección Nacional de Intervención, en el Servicio Nacional de

Aduana del Ecuador, se realizó con cargo al Plan Operativo de Control del año 2014,

de la Dirección Nacional de Auditoría Interna del SENAE y en cumplimiento a la Orden

de Trabajo 23648-3-2014-DNA de 13 de enero de 2014.

Objetivos del examen

Generales:

• Determinar el cumplimiento de las recomendaciones contenidas en los

informes.

• Determinar si los casos procesados por actas de aprehensión y actos

determinativos concluyen con la emisión de un informe.

Específicos:

• Verificar la emisión del respectivo Informe en cada acta de aprehensión

y acto determinativo.

• Evaluar el control interno aplicado en los procedimientos de

aprehensión de mercadería.

Alcance del examen

El examen especial comprendió el análisis al cumplimiento de los informes productos

de las actas de aprehensión y actos determinativos emitidos por la Dirección Nacional

de Intervención, en el período comprendido entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de

diciembre de 2013.

2

Base legal

Mediante Ley 99 publicada en Registro Oficial 359 de 13 de julio de 1998, se dictó fa

Ley Orgánica de Aduanas, creando la Corporación Aduanera Ecuatoriana. Esta ley

fue objeto de varias reformas, por lo que fue codificada en Ley 2007-93 y publicada en

el Suplemento 196 del Registro Oficial de 23 de octubre de 2007.

El 29 de diciembre de 2010, en el Suplemento 351 del Registro Oficial, se publicó el

Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones (COPCI), que modificó el

nombre de la entidad, por el de Servicio Nacional de Aduana del Ecuador.

Con Decreto 758 de 6 de mayo de 2011, se dictó el correspondiente Reglamento al

Título de la Facilitación Aduanera para el comercio, del libro V del COPCI.

Estructura orgánica

El 25 de mayo de 2011, el Director General del SENAE emitió la resolución

DGN-282-2011 que contiene el nuevo Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional

por Procesos, mismo que fue publicado en la Edición Especial del Registro Oficial 244

de 10 de febrero del 2012, con la siguiente estructura:

6.3.2 PROCESOS AGREGADORES DE VALOR

6.3.2.1 SUBDIRECCIÓN GENERAL DE OPERACIONES

• Supervisión operativa (Distritos).

• Intervención

6.3.2.1.2 DIRECCIONES DISTRITALES

Administrativo Financiero:

• Administrativo.

• Financiero.

6.3.2.1.5 INTERVENCIÓN

• Presencias.

• Inspecciones de OCE's.

• Control puntos de venta.

• Inmovilización.

Objetivos de la entidad

Los objetivos descritos en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por

Procesos, son:

General:

• Facilitar las operaciones de comercio exterior, a través de procesos

aduaneros sistemáticos e integrados que permitan disminuir los tiempos

de despacho, a fin de incentivar la productividad y competitividad

nacional, ejerciendo controles precisos, velando por el respeto al

ordenamiento jurídico y por el interés fiscal del país.

Específicos:

• Mejorar la eficiencia en el proceso operativo aduanero.

• Alcanzar efectividad en el control aduanero.

• Crear una cultura tributaria aduanera en la sociedad.

Monto de recursos examinados

De acuerdo con la información remitida por la Dirección Nacional de Intervención, la

entidad registró 768 rectificaciones de tributos y 442 actas de aprehensión, según el

detalle siguiente:

INFORMES UNIVERSO ANALIZADO

CANT USD CANT % USD 04

RECTIFICACIONES DE TRIBUTOS 768 29 701 874,17 240 31,30 9 975 565,06 33,60 ACTAS DE APREHENSION 442 206 46,60

TOTAL 1210 29 701 874,17 446 38,90 9 975 565,06 33,60

Servidores relacionados

Constan en Anexo 1.

4

CAPÍTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones

Del seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones formuladas en anteriores

acciones de control realizadas por la Contraloría General del Estado y la Dirección

Nacional de Auditoría Interna del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, se

determinó que éstas no guardan relación con el alcance del examen especial

correspondiente al presente informe.

Procesos sancionatorios producto de los informes de aprehensión.

En 5 actas de aprehensión no se concluyó el proceso sancionatorio; de las cuales en

tres casos, no se inició el correspondiente proceso, tal como se muestra en el

siguiente cuadro:

No. INFORME ACTA COMUNICACIÓN

INFORME EMISION RESOLUCION

PROCESO EMISION ESTADO

1 SENAE-DNI-JEA1-

IF-2013-008 DRI1-JEA1- 2012-0163

SENAE-DM- 2013-0096-N1

2013-01-22 SIN INICIAR PROCESO

2 SENAE-DNI-JEA1-

IF-2013-011 DRI1-JEA1- 2012-0171

SENAE-DNI- 2013-0126-M


3 SENAE-DNI-JEA1-

IF-2013-058 DRI1-JEA1- 2012-0169



4 SIN INFORME DRI1-JEA1- 2012-0641

SENAE-DRI1- 2012-0231-M

2012-05-02 SENAE-DDG- 2012-0282-RE

2012-07-11 SIN CULMINAR

5 SIN INFORME DRI1-JEA1- 2012-0016


2012-03-14 SENAE-DZPG- 2012-0454-PV

2012-07-04 SIN CULMINAR

Adicionalmente, se observó que 2 procesos sancionatorios fueron iniciados, sin el

respectivo informe de intervención.

La presente situación se debe a la falta de supervisión y control administrativo por

parte del Subdirector de Zona de Carga Aérea y el Subdirector General de

Operaciones, quienes inobservaron las NCI 100-01 Control interno, 100-02 Objetivos

del control interno, la 100-03 Responsables del control interno, 401-03 Supervisión, y

la 600-01 Seguimiento continuo o en operación; originando retraso en el recaudación

tributaria.

Con memorando SENAE-DNA-2014-0505-M de 9 de junio de 2014, se comunicó

5

resultados provisionales al Subdirector General de Operaciones; quien con

memorando SENAE-SGN-2014-0079-M de 20 de junio de 2014, no hizo referencia al

estado de los procesos sancionatorios.

Por lo expuesto, el Subdirector General de Operaciones incumplió las obligaciones

previstas en el artículo 77 número 2 letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría

General del Estado.

Conclusión

Para 3 informes de aprehensión no se inició el proceso sancionatorio; y para 2, los

procesos no fueron culminados, debido a la falta de supervisión y control

administrativo por parte del Subdirector General de Operaciones, quien inobservó las

NCI 100-01 Control Interno, 100-02 Objetivos del control interno, la 100-03

Responsables del control interno, 401-03 Supervisión, y la 600-01 Seguimiento

continuo o en operación; originando retraso en el recaudación tributaria.

Recomendación

A los Directores Nacionales de Intervención y Jurídico Aduanero

1. Realizarán el seguimiento de las acciones efectuadas en los procesos

sancionatorios, producto de los informes de aprehensión; remitiendo

trimestralmente el correspondiente informe de resultados al Subdirector

General de Operaciones; a fin de culminar dichos procesos e implementar

acciones correctivas, a las novedades que se presenten.

Generación de liquidaciones por rectificación de tributos producto de actos

determinativos

Se determinó que para 109 rectificaciones de tributos, generadas en el 2012 y 2013,

en estado "Gestión de Cobro", no se emitieron las respectivas liquidaciones. En 131

casos donde sí se emitieron las liquidaciones, los usuarios de las áreas financieras,

utilizaron el campo "Tasa de Control", para el registro del recargo adicional en las

rectificaciones de tributos; situación presentada por la falta de control y monitoreo del

6

sistema informático al no permitir el registro del recargo correspondiente al 20% sobre

el valor rectificado.

La Directora Administrativa Financiera, con memorando SENAE-DAFG-2013-0526-M,

de 7 de mayo de 2013, informó al Director Nacional de Intervención:

"... A fin de fortalecer el control interno... nos hemos propuesto realizar una revisión a todas las rectificaciones de tributos... generadas... entre el 1 de enero de 2012 a la presente fecha... tendrá por objeto verificar que el Distrito Guayaquil haya tomado las acciones correspondientes..."

El Director Distrital de Guayaquil, con memorando SENAE-DDG-2013-1868-M, de 11

de noviembre 2013, solicitó al Subdirector General de Normativa Aduanera:

„... la revisión ...del sistema Ecuapass, de manera que... se incluya... un casillero donde pueda registrarse el 20% de recargo a las rectificaciones de tributos..."

El Subdirector General de Normativa Aduanera, mediante memorando SENAE-SGN-

2013-0131-M de 12 de noviembre de 2013, puso en conocimiento de esto al Director

Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la Información.

Adicionalmente, la Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos, con

memorando SENAE-DNC-2014-0088-M de 7 de febrero de 2014, informó al Director

Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la Información:

"...la naturaleza del recargo... es de tipo sancionatorio... no sería jurídicamente procedente... se calcule los intereses por mora....- se ha consultado con los Distritos y los mismos indican que... se genera una liquidación manual general....- Al revisar... el sistema... no existe un rubro específico para el cobro del recargo... dicho valor lo cargan al rubro "Tasa de Control....- La liquidación manual general automáticamente genera intereses... pasados los 2 días hábiles de ser emitida... por lo que resulta necesario... deba crearse un nuevo rubro dentro del sistema informático..."

Por lo expuesto, la falta de control y monitoreo del sistema informático por parte del

Director Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la Información, no permitió el

registro del recargo adicional correspondiente al 20% sobre el valor rectificado,

inobservando las NCI 410-13 Monitoreo y evaluación de los procesos y servicios y

401-03 Supervisión; ocasionando retrasos en la recaudación o el inicio de la acción

coactiva.

cc t

7

Con memorando SENAE-DNA-2014-0336-M de 16 de abril de 2014, se comunicó

resultados provisionales al Director Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la

Información, y al subrogante; este último informó, mediante memorando SENAE-DNT-

2014-0330-M de 2 de mayo de 2014, lo siguiente:

u... se procedió a la atención de lo solicitado... la creación del rubro del 20% de recargo sobre los tributos rectificados en la generación de las liquidaciones... el... 21 de abril de 2014..."

Lo manifestado por el servidor, ratifica el comentario de auditoría; al observar que no

se realizaron acciones de monitoreo, supervisión y evaluación de los procesos

tendientes a mejorar la generación de la liquidación producto de las rectificaciones de

tributos.

La Directora Administrativa Financiera, mediante memorando SENAE-DAFG-2014-

0759-M de 3 de junio de 2014, informó al Director Distrital de Guayaquil:

„... no quedan rectificaciones de tributos pendientes para gestión de cobro... correspondiente a los años 2012 y 2013..."

Lo manifestado por la servidora, ratifica el comentario de auditoría; al observar que las

liquidaciones y la gestión de cobro, correspondientes a rectificaciones de tributos

emitidas en el 2012 y 2013, fueron iniciadas en junio de 2014.

Por lo expuesto, el Director Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la

Información incumplió las obligaciones previstas en el artículo 77 número 2 letra a) de

la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

Conclusión

Se determinó que para 109 rectificaciones de tributos, generadas en el 2012 y 2013,

no se emitieron las respectivas liquidaciones, permaneciendo en estado "Gestión de

Cobro". En otros 131 casos donde sí se emitieron las liquidaciones, los usuarios de las

áreas financieras, utilizaron el campo "Tasa de Control", para el ingreso del recargo

adicional en las rectificaciones de tributos; situación presentada por la falta de control y

8

monitoreo del sistema informático por parte del Director Nacional de Mejora Continua y

Tecnologías de la Información al no permitir el registro del recargo adicional

correspondiente al 20% sobre el valor rectificado, inobservando las NCI 410-13

Monitoreo y evaluación de los procesos y servicios y 401-03 Supervisión; ocasionando

retrasos en la recaudación o el inicio de la acción coactiva.

Recomendación

Al Director Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la Información

2. Implementará en el sistema informático del SENAE, un proceso que permita a

la Dirección Nacional de Intervención, registrar la rectificación de tributos, a fin

de generar automáticamente la liquidación, con el correspondiente detalle de

los rubros; considerando los intereses, posteriores al plazo estipulado para el

pago.

Módulos Control Posterior y Carga - Actas de Aprehensión del sistema

informático del SENAE, subutilizados

La Dirección Nacional de Intervención utilizó hojas de cálculo Excel para el registro de

la información correspondiente a los Actos Determinativos y Actas de Aprehensión,

debido a que no se efectuaron las mejoras en la etapa de producción previo a la

implementación de los módulos informáticos.

El Director Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la Información, con

memorando SENAE—DNT-2014-0199-M de 14 de marzo de 2014, informó las fechas

de capacitación, implementación y primer registro de los datos de los siguientes

módulos:

MÓDULOS

CONTROL POSTERIOR

CARGA (APREHENSIONES)

CAPACITACION 2012-11-08 2012-10-22

IMPLEMENTACION 2012-11-30 2012-10-04

PRIMER REGISTRO 2013-08-08 2013-11-07

TIEMPO TRASCURRIDO 8 MESES 13 MESES

9

Se observó que los servidores empezaron a utilizar los módulos "Control Posterior" y

"Carga - Actas de Aprehensión", 8 y 13 meses después de su implementación

respectivamente; y, se capacitó a los servidores para el uso del sistema informático

en 1 ocasión, inobservando el Director Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de

la Información, la NCI 407-06 Capacitación y entrenamiento continuo.

El hecho comentado se genera debido a que no se efectuaron las mejoras en la etapa

de producción previo a la implementación, por parte del Director Nacional de

Intervención y el Director Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la

Información, quienes inobservaron las NCI 410-06 Administración de proyectos

tecnológicos y 410-07 Desarrollo y adquisición de software aplicativo; ocasionando

que los módulos informáticos no hayan sido probados y aprobados por el área usuaria

previo a la puesta en marcha del sistema.

Con memorando SENAE-DNA-2014-0272-M de 25 de marzo de 2014, se comunicaron

resultados provisionales al Director Nacional de Intervención; quien con memorando

SENAE-SGO-2014-0054-M de 2 de abril de 2014, informó:

"...la puesta en producción del módulo control posterior, no garantiza que... se encuentre totalmente listo para su normal uso...- todo sistema informático nuevo, requiere que... durante el desarrollo... incurrir en pruebas en ambiente real, lo cual genera constantemente observaciones y correcciones que no han permitido iniciar de manera eficiente la ejecución del módulo...- a pesar de que se haya puesto en producción... la ejecución en ambiente REAL ha generado observaciones y mejoras que están siendo implementadas... las cuales... han retrasado la implementación y uso formal del sistema... ciertas observaciones aún no han sido solucionadas..."

Adicionalmente, con memorando SENAE-SGO-2014-0089-M de 19 de mayo de 2014,

informó:

«...es necesario indicar que el registro de aprehensiones en el sistema ECUAPASS, actualmente se lo realiza en el módulo de cargas de importación, lo cual para poder registrarlo se debe ingresar información en las opciones manifiesto y administración de abandonos, por lo que se deja en constancia que el registro de las aprehensiones no tiene ningún vínculo con el módulo de control posterior..- se puede evidenciar que para el ingreso de la información correspondiente a las aprehensiones... no existe la opción vinculada con el módulo de control posterior (escenario ideal), por lo que en la actualidad se maneja este registro en el módulo de carga de importación, el cual no está al 100% de su operatividad..."

11'

10

Posteriormente, con memorando SENAE-SGO-2014-0092-M de 23 de mayo de 2014,

informó:

"...La Dirección Nacional de Intervención no cuenta con una herramienta informática que permita el registro de las aprehensiones realizadas por cada una de las regionales de forma automatizada; razón por la cual se llevan registros manuales en archivos físicos e informáticos (bases en programa Excel)...- debido a la falta de herramientas informáticas adecuadas para generar códigos o numeraciones que sirvan para identificar los controles que realiza la Dirección... éstos se han generado de forma manual y se ha llevado un control a través de bases elaboradas en Excel..."

Con memorando SENAE-DNA-2014-0344-M de 17 de abril de 2014, se comunicó

resultados provisionales al Director Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la

Información; quien con memorando SENAE-DNT-2014-0359-M de 15 de mayo de

2014, informó:

...el correcto funcionamiento... lo determina el usuario... a través de su utilización y estabilización en su continuo proceso de aprendizaje y retroalimentación, por lo que se han venido recopilando las recomendaciones y mejoras que se han convertido en planes de acción, actas, capacitación, tutorías, indicadores y monitoreo para el uso de la herramienta ...- los acontecimientos indicados han sido parte de un proceso normal de implementación y uso formal del sistema... dentro de la estabilización del módulo, lo que como consecuencia lógica muestre una subutilización del módulo durante el periodo objeto de evaluación..."

Con memorando SENAE-DNA-2014-0453-M de 30 de mayo de 2014, se comunicó

resultados al Director Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la información;

quien con memorando SENAE-DNT-2014-0448-M, de 20 de junio de 2014 informó:

"... el proceso de aprehensiones constituye una opción... mas no un módulo del mismo. La herramienta de "Registro de mercancías aprehendidas" está habilitada en el módulo de Carga de Importación...- se consideró necesario que dentro de la etapa de estabilización... se incluya la creación y asignación de casos de Aprehensiones... con el fin de que puedan realizar el registro documental y emitir notificaciones... Esta mejora será realizada en el segundo semestre del año en curso...- si se cuenta con una herramienta informática para el registro de aprehensiones..."

Con memorando SENAE-DAFQ-2014-0404-M de 28 de abril de 2014, la Directora

Administrativo Financiera informó al Director Distrital Quito:

11

"... No existe un registro informático de las actas de aprehensión y actos determinativos... que facilite conocer sobre el estado de los mismos y... realizar el seguimiento oportuno de las tareas ejecutadas para su cobro..."

Lo manifestado por los servidores ratifica el comentario de auditoría; al no encontrar

evidencia de que las debilidades del sistema informático fueron observadas en la

etapa de producción previo a la implementación.

Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, con memorando

SENAE-DNT-2014-0449-M de 20 de junio de 2041, el Director Nacional de Mejora

Continua y Tecnología de la Información, señaló:

"... ni... se nos ha solicitado documentos relacionados al cumplimiento de... NCI 410-06 y NCI 410-07 mencionados en el borrador..."

Se observó que el servidor no adjuntó los documentos de sustento, para el

cumplimiento de las NCI que mencionó, por lo que se ratifica el comentario de

auditoría.

Por lo expuesto, el Director Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la

Información y el Director Nacional de Intervención; incumplieron las obligaciones

previstas en el artículo 77 número 2 letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría

General del Estado.

Conclusión

La Dirección Nacional de Intervención utilizó hojas de cálculo Excel para el registro de

la información correspondiente a los Actos Determinativos y Actas de Aprehensión,

debido a que no se efectuaron las mejoras en la etapa de producción previo a la

implementación, por parte del Director Nacional de Intervención y el Director Nacional

de Mejora Continua y Tecnologías de la Información, quienes inobservaron las NCI

410-06 Administración de proyectos tecnológicos y 410-07 Desarrollo y adquisición de

software aplicativo; ocasionando que los módulos informáticos no hayan sido probados

y aprobados por el área usuaria previo a la puesta en marcha del sistema.

12

Recomendación

Al Director General

3. Dispondrá al Director Nacionales de Mejora Continua y Tecnologías de la

Información, en coordinación con el Director Nacional de Intervención; realizar

nuevas especificaciones funcionales para los módulos informáticos "Control

Posterior" y "Carga - Actas de Aprehensión", con la finalidad de satisfacer las

necesidades funcionales de la Dirección Nacional de Intervención; elaborando

actas de aceptación del paso del sistema probado y aprobado, desde el

ambiente de desarrollo y prueba, al de producción.

Mercancías aprehendidas, no constatadas.

De 37 actas de aprehensión, no fue posible evidenciar físicamente las mercancías

correspondientes a 9 actas por el valor de 43 191,21 USD, por cuanto no existió un

control de registro de los ingresos y egresos de la mercancía almacenada en la

bodega; de acuerdo al siguiente detalle:

No. ACTA APREHENSION EMISIÓN USD 1 DRI1-JEA1-2012-0016 2012-03-09 1 928,50

2 DRI1-JEA1-2012-0107 2012-07-22 28 127,99

3 DRI1-JEA1-2012-0129 2012-09-04 13,88

4 DRI1-JEA1-2012-0163 2012-09-26 465,11

5 DRI1-JEA1-2012-0167 2012-09-26 221,45

6 DRI1-JEA1-2012-0169 2012-09-26 11 019,73

7 DRI1-JEA1-2012-0171 2012-09-26 55,95

8 DRI1-JEA1-2012-0173 2012-09-26 56,90 9 DRI1-JEA1-2012-0641 2012-04-30 1 301,70

TOTAL USD 43 191,21

Con memorandos SENAE-DNA-2014-0155-M y SENAE-DNA-2014-0312-M de 11 de

febrero y 9 de abril de 2014, se solicitó al Guardalmacén Jefe de la Dirección Distrital

Guayaquil, el detalle de los ingresos a bodega de las mercancías producto de las

actas de aprehensión; sin recibir respuesta.

Con memorandos SENAE-DNA-2014-0310-M, SENAE-DNA-2014-0346-M y SENAE-

DNA-2014-0444-M de 9 y 17 de abril, y 23 de mayo de 2014; se solicitó al Director de

Control de Zona Primaria, las actas de ingreso a bodega, correspondientes a las actas

de aprehensión; quien con memorando SENAE-DZPG-2014-0532-M de 16 de abril de )c,“

13

2014 y SENAE-DZPG-2014-1127-M de 6 de junio de 2014, adjuntó información no

relacionada con el requerimiento.

Por lo expuesto, no existió un control de registro de los ingresos y egresos de la

mercancía almacenada en la bodega, por parte del Subdirector General de

Operaciones, el Director Distrital de Guayaquil, el Director de Control de Zona

Primaria, los Jefes de Procesos Aduaneros Control Zona Primaria, y los

Guardalmacenes Jefe de Distrito; inobservando las NCI 100-01 Control Interno, NCI

100-02 Objetivos del control interno, la NCI 100-03 Responsables del control interno,

NCI 401-03 Supervisión, y la NCI 600-01 Seguimiento continuo o en operación;

ocasionando un perjuicio económico a la entidad por 43 191, 21 USD.

Con memorandos SENAE-DNA-2014-0467-M, SENAE-DNA-2014-0495-M, y SENAE-

DNA-2014-0496-M de 5 y 9 de junio de 2014, se comunicó resultados provisionales al

Director de Control de Zona Primaria; quien con memorando SENAE-DZPG-2014-

1148-M de 6 de junio de 2014, informó:

... revisado el Sistema de Inventados... se pudo evidenciar que la mercancía solicitada tiene el siguiente historial...- dri-jeal -2012-0641 ... Mercancía ingresada a bodega con # ingreso 329..."

Posteriormente, con memorando SENAE-DZPG-2014-1199-M de 11 de junio de 2014,

informó:

• . • mediante Memorando... se anexaron las respectivas valoraciones y números de actas de ingresos..."

Con memorandos SENAE-DNA-2014-0351-M y SENAE-DNA-2014-0466-M de 21 de

abril y 5 de junio de 2014, se comunicó resultados provisionales al Director Distrital de

Guayaquil; quien con memorando SENAE-DDG-2014-0904-M de 6 de junio de 2014,

adjuntó informe SENAE-CZPG-2014-1899-M de la misma fecha, del Jefe de Procesos

Aduaneros Control Zona Primaria, indicando el ingreso de la mercancía a la bodega.

Posteriormente, con memorando SENAE-DDG-2014-0905-M de 6 de junio de 2014,

informó el historial de la mercancía ingresada a bodega, correspondiente a dos actas

de aprehensión.

14

Mediante oficio SENAE-DNA-2014-0147-OF de 6 de junio de 2014, se comunicó

resultados provisionales al Guardalmacén Jefe, actuante entre 1 de agosto de 2011 y

29 de septiembre de 2012; quien mediante comunicación de 6 de junio de 2014,

informó:

"... si realicé las Actas de Entrega y Recepción correspondientes a mi periodo... en ningún momento estos funcionarios me firmaron el Acta de Traspaso de Bienes y... el Acta de Entrega — Recepción de las mercancías...- todas las Actas... quedaron en manos del... Jefe Guardalmacén... y esto fue entregado el día en que notificaron mi salida del SENAE..."


resultados provisionales al Jefe de Procesos Aduaneros Control Zona Primaria,

actuante entre el 31 de noviembre de 2011 y el 31 de mayo de 2013; quien con

memorando SENAE-JGAG-2014-0542-M de 12 de junio de 2014, informó:

"... es absoluta y exclusiva responsabilidad del servidor saliente la adecuada entrega de bienes, documentos e información que han sido objeto de su custodia y administración; lo cual no fue cumplido...- el... debía realizar el inventario al cien por ciento... hecho que no ocurrió..."

Mediante oficio SENAE-DNA-2014-0150-OF de 6 de junio de 2014, se comunicó

resultados provisionales al Guardalmacén Jefe, actuante entre el 2 de abril de 2012 y

el 30 de junio de 2013; quien mediante comunicación de 13 de junio de 2014, remitió

comunicación OFICIO-NR0-0002; e informó:

„... podrá apreciar que cumplí con todas y cada una de las recomendaciones y muy puntualmente entregué un inventario al día de la bodega..."

Adicionalmente, en la comunicación OFICIO-NRO-002 de 17 de julio de 2013, informó

al Jefe de Procesos Aduaneros Control Zona Primaria:

"... Se adjunta los reportes de mi gestión... Ingresos y egresos de mercaderías que dice tener registrado el sistema SAMA... Listado de los vehículos que dice el sistema SAMA... Informe del inventario de los contenedores...- los contenedores... dicen contener el listado de la mercadería... No se ha inventariado por que... se me dio el apoyo con personal para realizar el inventario físico..." (sic)


resultados provisionales al Subdirector General de Operaciones; quien con

15

memorando SENAE-SGN-2014-0079-M de 20 de junio de 2014, informó:

"... las mercancías... se encuentran físicamente en la Bodega..."

Lo manifestado por los servidores ratifica el comentario de auditoría, al no encontrar

evidencia de acciones de control y supervisión, para la realización del inventario y

obtención del acta de entrega - recepción de la mercancía almacenada en la bodega,

al momento del cambio del servidor responsable de la custodia.


resultados provisionales al Jefe de Procesos Aduaneros Control Zona Primaria;

actuante entre el 3 de junio de 2013 y el 31 de diciembre de 2013; sin recibir

respuesta.

Posteriormente, se constató que la mercancía correspondiente al acta de aprehensión

DRII-JEA1-2012-0107 valorada en 28 127,99 USD, salió de la bodega con acta

00000175 como resultado de la subasta y auto de adjudicación de 25 de septiembre

de 2013, quedando un total de 15 063,22 USD sin justificar.

Por lo expuesto, el Subdirector General de Operaciones, el Director Distrital de

Guayaquil, el Director de Control de Zona Primaria, los Jefes de Procesos Aduaneros

Control Zona Primaria, y los Guardalmacenes Jefe de Distrito, incumplieron las

obligaciones previstas en el artículo 77 número 2 letras a) de la Ley Orgánica de la

Contraloría General del Estado.

Conclusión

No se encontró evidencia de las mercancías correspondientes a 8 actas de

aprehensión; por cuanto no existió un control de registro de los ingresos y egresos de

la mercancía almacenada en la bodega, por parte de! Subdirector Genera! de

Operaciones, el Director Distrital de Guayaquil, el Director de Control de Zona

Primaria, los Jefes de Procesos Aduaneros Control Zona Primaria, y los

Guardalmacenes Jefe de Distrito; inobservando las NCI 100-01 Control Interno, 100-02

Objetivos del control interno, la 100-03 Responsables del control interno, 401-03

Supervisión, y la 600-01 Seguimiento continuo o en operación; ocasionando un

perjuici económico a la entidad por 15 063,22 USD.

16

Atentamente

Recomendación

Al Director Distritar de Guayaquil

8. Dispondrá que el Jefe de Control Zona Primaria, en coordinación con el

Guardálmacén; realicen constataciones físicas de las mercancías contra el

inventario de los ingresos y egresos de forma trimestral, remitiendo el

correspondiente informe de resultados; a fin de implementar acciones correctivas,

a las novedades que se encuentren.

419 In 11 A N, et.

ing. Pamela \Cardenas Directora Nacional de Auditoríáfin Servicio Nacional de Aduana I

4:( 2

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- E ".) r SEIVAE

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17

ANEXO 1

NÓMINA DE SERVIDORES RELACIONADOS CON EL EXAMEN

NOMBRE CARGO PERÍODO

DESDE HASTA

Cárdenas Moncayo Pedro Xavier Director General 2012-01-01 2013-12-31

Rodríguez Pesantes José Francisco Subdirector General de Operaciones 2012-01-01 2013-12-31

Rosales Medina Jorge Luis Director Distrital Guayaquil 2012-01-01 2013-12-31

Soriano Idrovo Fabián Arturo Director Nacional de Intervención 2012-01-01 2013-12-31

Aguirre Narváez Max Eduardo Director Regional 1 de Intervención 2012-02-01 2013-12-31

Rivadeneira Salazar Luis Andrés Director Nacional de Talento Humano 2012-01-01 2013-12-31

Villavicencio Franco Luis Antonio Director Nacional de Mejora Continua y Tecnología de la Información 2012-03-01 2013-12-31

Arias Rivadeneira José Luis Director Control Zona Primaria 2012-01-01 2013-12-31

López Hurtado Arely Maritza Directora Administrativa Financiera 2012-03-01 2013-12-31

Coellar Dávila Boris Paul Director Distrital Cuenca 2012-01-01 2013-12-31

Ávila Hidalgo Alex Eduardo Guardalmacén Jefe de Distrito 2013-09-16 2013-12-31

Silva Vásconez Freddy Rolando Técnico Operador Aforo Físico Dirección de Despacho 2013-10-01 2013-12-31

Muñoz Zamora Hugo Enrique Guardalmacén Jefe 2012-04-02 2013-06-30

Arboleda Arévalo Tito Felipe Guardalmacén Jefe 2012-01-01 2012-09-29

Yumbla Macías Alba Marcela Subdirector de Zona de Carga Aérea (E) 2013-06-10 2013-06-14

Rondoy Coello Andrés Santiago Jefe de Procesos Aduaneros Control de Zona Primaria 2013-06-03 2013-12-31

Troya Andrade Ricardo Manuel Subdirector de Zona de Carga Aérea 2012-12-17 2013-12-31

Vaca Franco Víctor Alberto Jefe de Procesos Aduaneros Control de Zona Primaria

2012-03-19 2013-05-31

Ochoa Ochoa María Gabriela Director de Reclamos y Trámites operativos.

2012-01-01 2012-12-31

17:14.1 2015 - Aduana del Ecuador · GENERAL DEL ESTADO Guayaquil, SERVICIO NACIONAL DE ADUANA CEL...

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