1.5. público al cual va dirigido el programa de gestion documental

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

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Fecha 2015/04/30

CONTROL DE CAMBIOSNo. VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA APROBACION

1Versión Preliminar aprobada en Comité Institucional de Desarrollo Administrativo (Resolución 836 de 2014), según acta del 30-04-2015 que reposa en serie documental de la Secretaría General, el cual tiene vigencia a partir de la fecha de aprobación de acuerdo a las actividades concertadas para su ejecución.

2015/04/30

Nombre:

Elaboró Revisó Aprobó

Myriam Roa de Barreto / Sandra Ortega

Omar Hernando Forero Gámez / Alcira Lesmes Vanegas.

Omar Hernando Forero Gámez / Alta Dirección

Cargo: Bibliotecóloga - Contratistas

Subdirector Administrativo y Financiero y representante del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo / Funcionaria Administradora proceso Administración Sistema Integrado de Gestión

Subdirector Administrativo y Financiero – Responsable del proceso / Integrantes Comité Institucional de Desarrollo Administrativo – Temática Archivo.

Página 1 de 25Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada”.

La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de CORPOCHIVOR


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TABLA DE CONTENIDO

1. ASPECTOS GENERALES..................................................................................................................................... 51.1 INTRODUCCION............................................................................................................................................................ 51.2. POLITICA DE GESTION DOCUMENTAL..................................................................................................................... 61.3 OBJETIVOS.................................................................................................................................................................... 61.3.1 Objetivo General.......................................................................................................................................................... 61.3.2 Objetivos Específicos.................................................................................................................................................. 61.4. ALCANCE...................................................................................................................................................................... 71.5. PÚBLICO AL CUAL VA DIRIGIDO EL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL - PGD.........................................81.6. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL..............................81.6.1 Requerimientos Normativos......................................................................................................................................... 81.6.2 Requerimientos Económicos..................................................................................................................................... 121.6.3 Requerimientos Administrativos............................................................................................................................... 121.6.4 Requerimientos Tecnológicos.................................................................................................................................... 131.6.5 Gestión del Cambio................................................................................................................................................... 142. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL..........................................................142.1 PLANEACIÓN............................................................................................................................................................... 152.2 PRODUCCIÓN............................................................................................................................................................. 152.3 GESTIÓN Y TRÁMITE: RECIBO DE DOCUMENTOS OFICIALES..............................................................................152.4 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS................................................................................................................. 172.4.1 Clasificación Documental..................................................................................................................................... 172.4.2 Ordenación de Documentos................................................................................................................................. 172.4.3 Descripción de Documentos................................................................................................................................. 172.4.4 Consulta de Documentos..................................................................................................................................... 172.5 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.............................................................................................................. 182.6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS............................................................................................................................ 182.7 PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS A LARGO PLAZO..........................................................................................192.8 VALORACIÓN.............................................................................................................................................................. 192.8.1 Valores primarios....................................................................................................................................................... 192.8.2 Valores secundarios.................................................................................................................................................. 193. FASES DE LA IMPLEMENTACIÓN.................................................................................................................... 204. PROGRAMAS ESPECÍFICOS............................................................................................................................. 224.1 PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS..........................................224.2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES.....................................................................................224.3 PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS............................................................................234.4 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES......................................................................................................... 234.5 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN.............................................................................................................. 234.6 PROGRAMA DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS............................................................................................244.7 PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES...........................................................................................244.8 PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL................................................................................................................. 255. ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CORPORACION.....................................256. APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN......................................................................................................................... 267. NOTAS................................................................................................................................................................. 26BIBLIOGRAFÍA................................................................................................................................................................... 27ANEXOS............................................................................................................................................................................. 28




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1. ASPECTOS GENERALES

1.1 INTRODUCCION

El Programa de Gestión Documental (PGD) para la Corporación Autónoma Regional de Chivor (CORPOCHIVOR) es uno de los Instrumentos archivísticos para el manejo centralizado del Fondo Documental que, de ser adoptado e implementado será la herramienta en materia de archivos para fortalecer los procesos archivísticos y la correcta administración de estos a lo largo de su ciclo de vida y a su vez dar cumplimiento con las disposiciones archivísticas y propiciando el derecho al acceso a la información pública

La Corporación Autónoma Regional de Chivor (CORPOCHIVOR) con el objeto de dar cumplimiento a la normatividad expedida por el Gobierno Nacional con la Ley 594 del 2000 y el Archivo General de la Nación como ente rector en materia archivística y en el marco del Plan de Acción de la Corporación elabora el Programa de Gestión Documental donde se integra las actividades relacionadas con los documentos en todas y cada una de las Subdirecciones que conforman el Fondo documental de la Corporación, en él se describen las acciones que se desarrollarán a corto, mediano y largo plazo y de esta manera continuar con la labor desarrollada en los últimos años que han dado unas bases sólidas para la gestión documental Corporativa

En el Programa de Gestión Documental – PGD de CORPOCHIVOR está la planeación para la ejecución de los procesos de gestión documental de la entidad teniendo en cuenta la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación, disposición final de los documentos y la implementación de nuevas tecnologías como herramienta para contribuir a una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz, al reducir el uso del papel para procesos internos y mejora continua de los servicios a los ciudadanos, en desarrollo de políticas tanto de Gobierno en Línea – GEL, eficiencia administrativa y cero papel, así como la contribución al logro de la misión, visión, políticas y objetivos corporativos enfocados a la gestión de conservación y protección de los recursos naturales en su jurisdicción.

Con la ejecución del PGD, la Corporación busca la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que la normalización e implementación de modelos y formatos para la producción documental, la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad que faciliten la preservación y el cuidado del medio ambiente, la normalización en los procedimientos de recepción, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería, regularizar el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos, mediante la implementación de un software de gestión documental, bajo los preceptos de autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y la preservación de documentos, la implementación de las tablas de retención y valoración documental se normalizarán los procesos de organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos y la organización de los archivos, bajo los lineamientos establecidos para este fin.

El documento que se presenta desglosa los ítems y requisitos contemplados en la guía dispuesta por el Archivo General de la Nación, denominada Manual de Implementación de un programa de gestión documental – 2014.

1.2. POLITICA DE GESTION DOCUMENTAL.




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Las representantes de cada una de las dependencias de la Corporación y responsables de los procesos del sistema integrado de gestión, han debatido en Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y de manera concertada se propone la siguiente política de gestión documental:

La Corporación Autónoma Regional de Chivor CORPOCHIVOR desarrollará de manera permanente las directrices orientadas a la gestión de la información física y electrónica con la implementación de estándares y programas para la gestión de la información en cualquier soporte, con metodologías para la creación, uso, mantenimiento, tiempos de retención, acceso y preservación de los documentos, con la implementación de las acciones propuestas en el PINAR y en el Programa de Gestión Documental, contando tecnología y con la articulación, cooperación y coordinación entre todas las dependencias de la entidad.

1.3 OBJETIVOS

1.3.1 Objetivo General.

Elaborar el instrumento Archivístico y definir a corto, mediano y largo plazo las actividades a realizar por las dependencias de CORPOCHIVOR para la organización y normalización de documentos emitidos en el ejercicio de sus funciones, garantizando la custodia, preservación y disposición final de la documentación de la Entidad, respondiendo al cumplimiento de la misión institucional, dando seguridad, confianza y calidad a los servicios.

1.3.2 Objetivos Específicos.

Aplicar los principios archivísticos dentro de la Corporación.

Implementar las directrices de la Política Cero Papel expedidas por la Presidencia de la República.

Determinar los requerimientos de los sistemas de gestión de los documentos electrónicos y de la conservación de los mismos.

Organizar el Fondo Documental de la Entidad.

Implementar programas específicos de largo plazo.

Elaborar y /o actualizar los procedimientos para desarrollar de manera apropiada la Gestión Documental asignando los recursos necesarios para su ejecución.

Proporcionar información ágil y veraz de los documentos que se tramitan mediante el uso de las tecnologías de la información y el cumplimiento de la normatividad vigente.

Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan en cualquier tipo de soporte.

Establecer un lenguaje común durante la producción documental y facilitar así su socialización.

Regular el manejo y organización de los documentos y archivos e incluir los requisitos de seguridad de la información tales como confidencialidad, seguridad y accesibilidad, así como incorporar las mejoras prácticas para la conservación de los mismos.

Administrar los riesgos asociados a la Gestión Documental.




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1.4. ALCANCE

El Programa de Gestión Documental se formula en el marco del Plan de Gestión Ambiental Regional – PGAR, Plan de Acción Institucional – PAI, los Planes Operativos Anuales – POA´s y el Manual del Sistema Integrado de Gestión, determinándose a mediano plazo la ejecución de los proyectos de inversión: Fortalecimiento de la Gestión Ambiental, Institucional y Territorial y Gestión de la Información, Uso y Divulgación.

La ejecución del Programa de Gestión Documental, le permitirá a la Corporación desarrollar actividades para el manejo y control de información con criterios de confiabilidad y oportunidad, minimizando las debilidades institucionales relacionados con la seguridad de los archivos y documentos vitales que son la memoria institucional y evidencia patrimonial sobre la protección del medio ambiente y los recursos naturales de la Región y de la nación, mediante el aprovechamiento de tecnologías de la información y las comunicaciones en la producción y administración de documentos y expedientes electrónicos.

El Programa de Gestión Documental – PGD contiene las actividades, metas, marco legal, administrativo, tecnológico, económico, los procesos de la Gestión Documental: Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización, Transferencia, Disposición final, Preservación y Valoración que se deberán cumplir en su implementación con las actividades acordes con los instrumentos de planeación y planificación de la Corporación.

Las metas a corto, mediano y largo plazo que la entidad logrará con el PGD están definidas en el Anexo 2 Plan de Acción y Cronograma de actividades del PGD; así mismo el alcance, tiempo e inversión y las áreas responsables de establecer los requerimientos del PGD (normativos, económicos, administrativos, tecnológicos y de gestión del cambio);

Los requisitos y estándares aplicables para la Corporación se cumplirán a través del desarrollo, actualización e implementación los instrumentos archivísticos, destacando entre los principales, los siguientes:

o Cuadro de Clasificación Documental -CCD o Tabla de Retención Documental-TRD y TVDo Programa de Gestión Documental-PGD o Plan Institucional de Archivos de la Entidad -PINAR o Inventario Documental o Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos o Bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales o Mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la

Corporación.o Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de

acceso y seguridad aplicables a los documentos.o Implementación de tecnologías tales como la digitalización y microfilmación, en aplicación de las Tablas de

Retención Documental y Tablas de Valoración Documental previamente aprobadas para la Corporación.o Organización técnica de los expedientes del Fondo cerrado “INDERENA”, aplicando las TVD y normatividad

vigente sobre el tema. En la formulación, diseño, implementación del PGD y de los Programas Específicos que componen este documento, se tendrá, como ámbito de cobertura los tipos de información generada, registrada y contenida por las dependencias de la Corporación como son: Dirección General, Secretaría General, Oficina de Control Interno y las Subdirecciones de Gestión Ambiental, Planeación y Administrativa y Financiera, en soporte físico, electrónico y análogo y los medios son los siguientes:

Sistemas de Información Corporativos Sistemas de Administración de Documentos. Sistemas de Mensajería Electrónica. Portales, Intranet y Extranet. Sistemas de Bases de Datos. Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc.




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Cintas y medios de soporte (backup o contingencia).

1.5. PÚBLICO AL CUAL VA DIRIGIDO EL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL - PGD.

El PGD de la Corporación va dirigido a usuarios externos e internos de la Corporación como beneficiarios potenciales del presente Programa porque toda la gestión documental está contemplada en todas las actuaciones de la Corporación en cumplimiento de su misión y visión.

De acuerdo a los tipos de usuarios el PGD_CORPOCHIVOR atiende a:

Usuarios Externos: A Ciudadanos colombianos, personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, personal de entes de Control (Contraloría General de la República, Fiscalía), Organismos de control para inspección y vigilancia de la gestión documental.

Internos: Todo el personal vinculado a la Corporación como funcionarios o contratistas, quienes para cumplir con las funciones de manera apropiada, oportuna y suficientemente, podrán acceder a la documentación institucional, o podrán generar documentación en el ejercicio de sus funciones.

1.6. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

El Programa de Gestión Documental de CORPOCHIVOR contiene las orientaciones de carácter normativo, económico, administrativo técnico y tecnológico para que cada proceso de la gestión documental bajo criterios relacionados con la planeación, eficiencia, economía, control y seguimiento, oportunidad; transparencia, disponibilidad, protección del medio ambiente, autoevaluación, coordinación y acceso, cultura archivística, orientación al ciudadano, protección de datos y de la información.

Para la formulación, elaboración e implementación del PGD de CORPOCHIVOR, se consideran los siguientes requerimientos básicos del Programa Documental Corporativo.

1.6.1 Requerimientos Normativos.

El PGD se formula aprueba y publica bajo las normas constitucionales, jurídicas y legales donde se materializa y fundamenta la Gestión Documental.

Para la normalización de los procesos relacionados con el ciclo de vida de los documentos y bajo el concepto de “Archivo Total”, ciclo vital del documento, principio de procedencia y principio de orden original y para que el PGD sea gestionado de manera apropiada en el marco de la Ley 594 de 2000, decreto 2609 de 2012 Capitulo I. ”Gestión de Documentos” base del programa, junto con la teoría sobre la gestión de documentos, la Corporación cumplirá la legislación emitida por el Gobierno Nacional, el Archivo General de la Nación y la misma Corporación. En este sentido la Corporación a través de la Subdirección de Planeación y lo documentado en el Sistema integrado de Gestión y con el apoyo del Grupo de Archivo viene recopilando la normatividad interna y externa que aplican para la gestión documental Corporativa, también se cuenta con el registro en el sistema integrado de gestión RE-AS-02 “NORMOGRAMA”, documento acorde al objeto y funciones misionales, el cual se actualiza permanentemente y está dispuesto en la intranet corporativa.

A continuación se desglosan las normas tanto internas como externas que aplican para la gestión documental en CORPOCHIVOR; resaltando que además se cuenta con registro del sistema integrado de gestión RE-AS-02 “NORMOGRAMA”, documento acorde al objeto y funciones misionales, el cual se actualiza permanentemente y está dispuesto en la intranet corporativa.




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TIPO DE NORMA TEMANormas Externas Normas Internas

Constitución Política de 1991.

Artículo 72. “El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles.Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”.Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación”Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley

Acuerdo AGN 039 de 2000 Elaboración de Tablas de Retención Documental.

Acuerdo AGN 02 2004

Lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados”

Tablas de valoración documental.

Acuerdo AGN 03 2001 Transferencias documentales secundarias

Acuerdo AGN 08 1995 Transferencias documentales secundarias Acuerdo 002 de 2014

Se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones

Acuerdo 060 de2001 Se reglamenta las comunicaciones oficiales de Colombia.Acuerdo 46 de 2000:

Procedimientos para eliminación de documentos

Acuerdo AGN 47 de 2000

Restricciones por razones de conservación, Acceso a la información

Acuerdo 49 de 2000: Condiciones de edificios y locales destinados para archivo Acuerdo AGN 56 de 2000:

Acceso a los documentos públicos, requisitos para la consulta.

Acuerdo AGN 037 de 2002:

Especificaciones técnicas y los requisitos para contratar servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.


Responsabilidad de los servidores públicos frente a los documentos y archivos.

Acuerdo AGN 041 de 2002 Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen.


Establece criterios para la organización de archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo AGN 048 de 2000 Conservación preventiva, conservación y restauración documental

Acuerdo AGN 049 de 2000 Condiciones de edificios y locales destinados a archivos.

Acuerdo AGN 050 de 2000 Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo

Acuerdo 005 de 2013

Establece los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas




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Acuerdo 007 AGN de 1994.Artículo 18.

Reglamento General de Archivos” que crea el comité evaluador de Documentos en los departamentos, determina su integración y le fija funciones.

Acuerdo 008 de 2014

Especificaciones técnicas y los requisitos para contratar servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.

Circular AGN 01 de 2003 Organización y Conservación de los documentos de archivo

Circular AGN 01 de 2004 Inventario de documentos a eliminar.

Circular AGN-DAFP N° 004 de 2003, Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004.

Organización de Historias laborales

Circular 07 de 2002 Organización y Conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.

Circular 001 20 de febrero 2015

Alcance de la expresión "Cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta"

Circular Externa 002 de 2012

Adquisición de herramientas tecnológicas de gestión documental.

Circular Externa 005 -2012

Recomendaciones procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en la iniciativa cero papel.

Circular Externa 003 -27 de febrero 2015

Directrices para la elaboración de TRD

Decreto 103 del 2015.

Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional. Reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2363 de 2012

Sobre la firma electrónica.

Decreto 2609 de 2012 Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000. Decreto 2578 de 2012 Por el cual se reglamenta el sistema Nacional de Archivos, se

establece la red nacional de archivos, se deroga el decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del estado

Decreto 2150 de 1995.Artículos 1, 11, 32

Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única

Directiva Presidencial 04 de 2012

Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública

Decreto 1382 de 1995 Obligatoriedad de la presentación de las Tablas de Retención Documental

Decreto 2820 DE 2010 Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 99 de 1993 sobre licencias ambientales.

Decreto 1382 de 1995 Obligatoriedad de la presentación de las Tablas de Retención Documental

Decreto 2820 DE 2010 Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 99 de 1993 sobre licencias ambientales.

Decreto 2527 de 1950 Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.




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Decreto 3354 de 1954. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad

Decreto 264 de 1963. Defensa y conservación patrimonio. Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos.

Ley 39 de 1981. 1,2,3,4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.

Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)

Establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

Ley 962 de 2005 Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o que presten servicios públicos.

Ley 80 de 1993 Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservar contratos.

Ley 99 de 1993 Se reordena el Sector Público encargado de la gestión y conservación del medio ambiente y los recursos naturales renovables, se organiza el Sistema, SINA, y se dictan otras disposiciones.

Ley 527 de 1999. Art. 7 . Mensajes de datos y firmas digitales Acuerdo 002 de 1994 del

Consejo DirectivoEstablece la Estructura Interna de la Corporación Autónoma Regional de Chivor CORPOCHIVOR

Resolución 836 de diciembre de 2014

Por medio del cual se actualiza la adopción del modelo integrado de planeación y gestión y la conformación del comité institucional de desarrollo administrativo, el cual asume las funciones de los siguientes comités: dirección, calidad, gobierno en línea, archivo y conciliación.

Resolución 837 de 2007 Por el cual se aprueban los Estatutos de la de la Corporación Autónoma Regional de Chivor CORPOCHIVOR.

1.6.2 Requerimientos Económicos

La Alta Dirección de la Corporación garantizará la implementación de PGD, con el objeto de hacer del Fondo Documental un centro de información, que facilite la gestión, la toma de decisiones y el buen servicio que presta al ciudadano, determinando los metros lineales de la masa documental y asignación de los recursos para el desarrollo de las actividades en sus tres fases de Archivo (Gestión, Central e Histórico); así como la elaboración, actualización e implementación de los instrumentos archivísticos aprobados por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo para la organización, clasificación, descripción, consulta y disposición final de documentos y la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios.

El Presupuesto anual para la implementación del PGD está contemplado en los rubros 105 del proyecto Fortalecimiento de la Gestión Ambiental, Institucional y Territorial y 102 del proyecto Gestión de la Información, Uso y Divulgación.




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1.6.3 Requerimientos Administrativos.

La responsabilidad del liderazgo de la gestión documental de la Corporación y de hacer el seguimiento y actualización del PGD (art. 11 del Decreto 2609 de 2012), está a cargo de la Dirección General como actor principal que facilita la integración y buen funcionamiento de las dependencias corporativas, garantizando el talento humano competente y capacitado, los espacios físicos y tecnológicos conforme lo exige las especificaciones técnicas y la normatividad para la gestión documental.

El Programa de Gestión Documental, sus versiones y actualizaciones lo lidera y ejecuta el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo conformado por los Directivos de cada una de las dependencias de la Corporación y quien es el órgano consultivo que responde por el PGD al interior de la Corporación, sus normas reglamentarias, procedimientos para la administración del ciclo de vida de los documentos, diseño de los instrumentos archivísticos, retroalimentación de la normatividad aplicable en materia de archivos, restricciones y criterios de acceso y las Subdirecciones de Planeación y Administrativa y Financiera como responsables del proceso de Gestión Documental e Información.

La Oficina de Control Interno hará el seguimiento y control al cumplimiento del Programa de Gestión Documental de la Corporación.

Las metodologías para el aseguramiento de la calidad y de la gestión de las comunicaciones estará acorde a lo documentado e implementado en el sistema integrado de gestión de la Corporación.

Los riesgos de la gestión documental de la Corporación están identificados en el registro del sistema integrado de gestión RE-AS-06 MAPA DE RIESGOS POR PROCESOS, documento en el cual está definido el Plan de Acción para asumirlos, reducirlos y/o mitigarlos.

1.6.4 Requerimientos Tecnológicos

De acuerdo con la Política de Eficiencia Administrativa y Cero papel y demás disposiciones vigentes en la materia, la Corporación cuenta con diversas herramientas tecnológicas que co-ayudan a la incorporación de procedimientos y prácticas para la gestión electrónica de procesos y la digitalización de documentos de archivo cuyo soporte original es papel y se destacan herramientas como el Digital Document Sistem que es un aplicativo de gestión documental en el cual se encuentran digitalizados documentos de series que por su importancia y evidencia se deben conservar y preservar para la consulta; así como el Sistema Integrado de Gestión donde se normalizan los manuales, procedimientos, instructivos y formatos de registro, entre otros.

En la Corporación se tienen identificadas como herramientas tecnológicas para la gestión documental, la internet, intranet y las bases de datos que se manejan a través de los sistemas de información, dentro de los cuales se desarrollan los siguientes: el sistema integrado de gestión que maneja la documentación de los procesos de calidad, el sistema de información ambiental territorial SIAT que almacena y publica la información geográfica que genera y gestiona la entidad referente a las temáticas ambientales y geofísicas, el sistema de información administrativa y financiera SIAF, ventanilla integral de trámites VITAL dispuesta en línea a nivel nacional, sistema de información de normatización y calidad ambiental – SINCA que maneja datos de expedientes de trámites ambientales y el WINISIS que está relacionado con el centro de documentación, entre otros.

Dentro de la infraestructura se destaca el área de sistemas de la Corporación, se cuenta con 96 equipos de cómputo y 11 servidores para la manejo de la información.

Las herramientas tecnológicas e infraestructura existente para la gestión documental son adecuadas, actualizada y suficiente, considerando que proveen el acceso a la información pública conforme a las labores que adelanta la Corporación.




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Como proyectos de desarrollo tecnológico a mediano y largo plazo se tiene previsto fortalecer el sistema de información administrativo y financiero con los módulos de facturación y contratación; además del software para archivo.

Sobre el cumplimiento, restricciones y criterios de aceptación de los requisitos funcionales y no funcionales de los medios y herramientas tecnológicas se cuenta con usuarios y claves de acceso para operar los sistemas de información en la entidad, los token y/o firmas digitales.

La producción documental proviene de los procesos del sistema integrado de gestión (ver mapa de procesos en el MC-DE-01 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION.

La implementación está articulada con el cumplimiento de las directrices y parámetros de gobierno en línea definidos por el Ministerios de Tecnologías de la Información y Comunicaciones – MINTIC

1.6.5 Gestión del Cambio

Las acciones que adelanta la Corporación relacionadas con la gestión del cambio están previstas en el anexo 2 Plan de acción y cronograma de actividades de este documento y en el Programa de Desarrollo del Talento Humano PR-GAH-01 que se adelanta para cada vigencia y que contempla acciones encaminadas a la cultura del autocontrol en pro de la conservación y preservación de los documentos históricos y testimoniales del Fondo Documental de la Corporación.

2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El desarrollo de la Ley 594 de 2000 en su artículo 22. Procesos Archivísticos y del Decreto 2609 de 2012 que establece la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende 8 procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico).

Según las etapas, principios, características establecidos en el Decreto 2609 de 2012 y a partir del contexto funcional de la Corporación, en el PGD Corporativo se formula los siguientes procesos:




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2.1 PLANEACIÓN.

Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, de acuerdo con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos y registro en el sistema de gestión documental.

Con el análisis legal, funcional y archivístico se determinará el valor de los documentos como soporte y utilidad para la gestión administrativa de modo que se defina si se crea o no un documento, actividad que está bajo la responsabilidad del líder del proceso Administración del sistema integrado de gestión, definido y ddocumentado en el procedimiento PD-AS-01 “ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS”.

Diagnóstico Integral de Documentos: (Acuerdo 012 de 1995 del AGN). La formulación, diseño y desarrollo del PGD Corporativo, obedece a un plan de Acción con aspectos concretos que faciliten su implementación, en él se identifican problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del Programa, al igual contempla planes de mejoramiento y de contingencia discriminados a corto, mediano y largo plazo, bajo la coordinación y políticas del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de CORPOCHIVOR, garantizando políticas de Gestión Documental y su adecuado desarrollo.

En el diagnóstico seguirá los siguientes pasos metodológicos que facilitan el planeamiento de la documentación.

Aplicar encuestas a cada Oficina Productora para determinar la producción documental en cada una. Determinar las condiciones físicas actuales de los documentos del Fondo documental de la Corporación. Análisis e interpretación de la información recolectada.



8. VALORACIÓN DOCUMENTAL

7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

5. TRANSFERENCIA 4. ORGANIZACIÓN

3. GESTIÓN Y TRÁMITE

2. PRODUCCIÓN

1. PLANEACION


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El Diagnóstico del Programa de Gestión Documental se evidencia en el Anexo 1 “DIAGNÓSTICO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE CORPOCHIVOR”.

2.2 PRODUCCIÓN.

Hace referencia a la generación de documentos en CORPOCHIVOR , en cumplimiento de sus funciones y comprende aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos conforme al desarrollo de las funciones propias de cada dependencia, generando los necesarios para el cumplimiento de funciones y que se reflejen en cada uno de los procesos que se desarrollan en el Sistema Integrado de Gestión en el cual se tendrán en cuenta las diversos tipos de producción documental, la racionalización de su producción (tanto análogos como electrónicos); Sensibilizar y generar buenos hábitos frente al uso del papel y fomentar la política de cero papel en la Administración.

2.3 GESTIÓN Y TRÁMITE: RECIBO DE DOCUMENTOS OFICIALES.

De acuerdo al art´. 2 del Acuerdo 060 de 2001 del AGN las actividades relacionadas y necesarias para el registro, trámite, distribución, disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos, para ello, se debe cumplir con los siguientes aspectos:

Recepción de documentos. En este proceso se llevan a cabo las siguientes actividades:

Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. Recibo de documentos oficiales.

Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.

Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

Radicación de Documentos: Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, impresión de rótulo de la radicación y registro impreso de planillas de radicación y control.

Registro de Documentos. Sobre el recibo de documentos oficiales se adelantan las siguientes actividades:

Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo. Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y

/ o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

Reasignación de documentos mal direccionados Enrutamiento de documentos a la Subdirección competente Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales enviadas y recibidas Registro de control de entrega de documentos recibidos Distribución de documentos internos Distribución de documentos enviados (definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional,

correo electrónico, pág. Web, entre otros.




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Trámite de documentos: es el recorrido del documento desde su emisión y/o producción o recepción hasta el cumplimiento de la función administrativa y contempla las siguientes actividades:

Recepción de solicitud o trámite:

Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.o Identificación del trámite.o Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.o Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

Respuesta

o Análisis de antecedentes y compilación de información.o Proyección y preparación de respuesta.o Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto.

Responsable: Grupo Correspondencia

Registro: Procedimiento Gestión de Correspondencia

2.4 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de actividades orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de la Corporación, como parte integral de los procesos archivísticos

2.4.1 Clasificación Documental.

Actividades relacionadas con la identificación y establecimiento de series, subseries que componen las agrupaciones documentales de acuerdo a la estructura orgánica- funcional de la Corporación:

Identificación de unidades administrativas y funcionales. Elaboración de Tablas de Retención y Tablas de Valoración Documental Conformación de series y subseries documentales. Aplicación de la tabla de retención y/o valoración Identificación de tipos documentales de la tabla de retención y o valoración y de los documentos de apoyo. Control en el tratamiento y organización de los documentos.

2.4.2 Ordenación de Documentos.

Actividades relacionadas con la ubicación física de los documentos dentro de sus respectivas series y en el orden establecido:

o Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tiposo Documentales.o Conformación y apertura de expedientes.o Determinación de los sistemas de ordenación.o Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos.o Foliación




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2.4.3 Descripción de Documentos.Aplicación de la norma ISAD (G), Norma Internacional General de la Descripción Archivística, trata las reglas generales aplicables a la descripción archivística sin tener en cuenta la naturaleza o el volumen. Esta norma ha sido homologada para Colombia por el ICONTEC y el Archivo General de la Nación y es la Norma NTC 4095, en ella se determina la formulación de la información mediante veintiséis elementos que pueden ser combinados para constituir la descripción de una entidad archivística. La organización de las reglas refleja la estructura adecuada para cualquier descripción.

Actividades del proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus series que permite la identificación, localización y recuperación, para la consulta o la investigación

Análisis de información y extracción de contenidos. Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e

Índices. Actualización permanente de instrumentos. Diseño de Base de Datos e ingreso de información

2.4.4 Consulta de Documentos.

Actividades relacionadas con el acceso a un documento y / o expediente para su consulta e investigación:

Formulación de la consulta Determinación de la necesidad y precisión de la consulta. Determinación de competencia de la consulta. Condiciones de acceso. Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por Conservación. Reglamento de consulta

Estrategia de búsqueda Disponibilidad de expedientes. Disponibilidad de fuentes de información. Establecimiento de herramientas de consulta. Ubicación de los documentos.

Respuesta a la consulta: Atención y servicio al usuario. Infraestructura de servicios de archivo. Sistemas de registro y control de préstamo. Uso de formatos para el control de devolución. Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información.

2.5 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.

Las actividades relacionadas con la Transferencia de los archivos de Gestión al Archivo Central y del Central al Archivo Histórico, son:

Definición del calendario o cronograma de transferencias documentales. Alistamiento de transferencias primarias y secundarias Ejecutar el cronograma de transferencias documentales




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2.6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS.

Es la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital para su conservación permanente, eliminación de acuerdo a las TRD.

Elaboración de inventarios documentales Método de selección documental Herramientas automatizadas para las tablas de retención documental Herramientas automatizadas para las tablas de valoración documental Actualización de tablas de retención documental Aplicación de tablas de retención documental Aplicación de tablas de valoración documental Determinar nivel de implementación de actividades para la disposición final de documentos

2.7 PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS A LARGO PLAZO.

Son las medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar su contenido garantizando la estabilidad, perdurabilidad, integridad y protección de los documentos generados en la Corporación

Prevención y atención de desastres: Determinar los riesgos en los cuales se encuentran los archivos frente a los incendios, terremotos e inundaciones adquirir mapa de riesgos)

Inspección y mantenimiento de instalaciones Monitoreo y control de condiciones ambientales (Determinar los factores medio-ambientales : temperatura,

humedad relativa, luz, contaminantes atmosféricos y el polvo) Establecimiento de medidas preventivas. Implantación de Planes de contingencia. Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.

2.8 VALORACIÓN.

Por valoración se entiende la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital para su conservación permanente, eliminación de acuerdo a las TRD y TVD para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios.

La Subdirección Administrativa y Financiera “SAF”, como responsable del componente de la Gestión documental en la Corporación velará por la Actualización y modificación de las Tablas de Retención Documental, cada vez que se necesite correcciones o precisiones de contenido o porque una Subdirección o toda la Corporación hace modificaciones a la estructura orgánico-funcional, procesos, procedimientos que impliquen algún cambio documental, lo que requiere paralelamente la valoración documental, aplicando los diversos tipos de valoración archivística, para determinar la disposición final del expediente:

2.8.1 Valores primarios.

Administrativo: Da testimonio documental de la gestión de trámites o de la prestación de un servicio.Contable: Soporta las cuentas, registros de ingresos y egresos y movimientos económicos o financieros.Fiscal: Evidencia ante los organismo de control fiscal y de utilidad para el Tesoro o la Hacienda Pública._ Jurídico-Legal. Soporta los derechos u obligaciones legales reguladas por el derecho común o especializado y son testimonio o prueba ante la Ley.




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2.8.2 Valores secundarios.

Son evidencia y soporte para el análisis de los hechos, de las entidades y de las circunstancias y de la fenomenología social, político y económico, desde la perspectiva científica, cultural, histórica y técnica, del momento o del período cuando fueron generados los documentos.

Eliminación: Aplicación de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental Valoración documental avalada por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación

Selección Documental: Aplicar método elegido Elección de documentos para conservación total y o reproducción en otro medio

Microfilmación y Digitalización Determinar la metodología y plan de trabajo

3. FASES DE LA IMPLEMENTACIÓN

La implementación del PGD debe incluirse en Plan Estratégico y en el Plan de Acción Anual Institucional.

Formulación del PGD: Se hace el análisis y se contextualizan las estrategias y recomendaciones identificadas en la situación actual y /o diagnóstico integral y convertirlas en actividades que deben alinearse con el plan de acción anual de la Corporación cumpliendo con la visión, misión y objetivos de la Corporación.

Formulación de un plan de trabajo que contenga como mínimo, cronograma de tiempos, metas, actividades y responsabilidades.



FORMULACIÓN

SEGUIMIENTO

MEJORA

EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA


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Ejecución y Puesta en Marcha: Elaborar de común acuerdo con la Subdirección de Administrativa y Financiera de CORPOCHIVOR el programa de sensibilización y capacitación como mecanismo de apropiación del PGD.

Garantizar la disponibilidad del personal y de los recursos físicos, técnicos y tecnológicos requeridos para la implementación del PGD.SeguimientoValidar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en el plan de trabajo.Supervisar y evaluar el funcionamiento y conformidad del PGD. Mejora: Tener y aplicar la política de gestión documental para promover el desarrollo y aplicación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Formular el plan de mejora, orientado a reducir los riesgos identificados en los procesos y desarrollar actividades relacionadas con los cambios de la CorporaciónMetas a corto, mediano y largo plazo: La implementación del Programa de Gestión Documental_CORPOCHIVOR se prevé a corto, mediano y largo plazo, comprende el período de 2015 al 2017, el largo plazo se establece para cuatro (3) años, es decir hasta el 2017, que será cubierto por un futuro Programa de Gestión documental, que se formulará para el período de la próxima Dirección, con el cual se pretende finalizar la organización del Fondo Documental de CORPOCHIVOR

Metas a corto y mediano Plazo. Para las metas a corto y a mediano y largo plazo, se asegurará el cumplimiento paulatino de estas metas, y que se desarrollarán permanentemente, desde el corto mediano hasta el largo plazo y durante la vigencia del Programa de Gestión Documental, siempre y cuando se disponga oportunamente de los recursos presupuestales indispensables y el acompañamiento de la Dirección del Componente Administración de Documentos para asegurar la disponibilidad, mantenimiento y funcionamiento oportuno, tanto de la infraestructura física como tecnológica, a través de las siguientes acciones:

Socializar los alcances del Programa de Gestión Documental de la entidad. Capacitar a los administradores de archivo en la implementación del programa. Publicar el programa de gestión documental en la página web institucional. Gestionar el componente documental de cada una de las solicitudes de actualización de los documentos del

Sistema Integrado de Gestión Asesorar y orientar a todas las dependencias para la aplicación de las herramientas o instrumentos

documentales hacia el buen manejo de los documentos Vigilar que se conserve y preserve la documentación vital de la Corporación Identificada y descrita oportunamente Implementación del programa de gestión documental. Realizar el seguimiento y actualización del programa. Implementar mejoras al programa de acuerdo con las normas Preparar transferencias primarias y secundarias de documentos en los diferentes soportes (papel y

electrónicos).

Metas a largo plazo. Se realizan las acciones para la preservación y conservación de los soportes documentales.

- Implementar planes para la gestión documental acorde a los cambios tecnológicos y normativos. - Requerimientos, para el Logro de Metas y Objetivos- La Corporación debe programar y establecer los recursos necesarios para el logro de las metas del programa

de gestión documental.

El Programa de Gestión Documental se encuentra articulado con el Sistema Integrado de Gestión y la política de cero papeles de la Corporación.




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4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS

Con los programas, La Subdirección Administrativa y Financiera responsable de la Gestión Documental en CORPOCHIVOR realizará del 2015 al 2017 desde el proceso Gestión Documental y considerando el concepto de archivo total, definido en el artículo 3 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, que contempla el proceso integral de los documentos en su ciclo vital, y el artículo 4 del Decreto 514 de 2006, explica que el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo, SIGA, estará conformado por cualquier unidad de información que apoye el cumplimiento de la misión de la entidad, como los archivos de gestión, el central la ventanilla única de radicación, las bibliotecas y centros de documentación. (Ver ANEXO 2. Plan de Trabajo y Cronograma de Implementación del PGD).

4.1 PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS.

Conceptualización: El programa de normalización de formas y formularios se realizará mediante desarrollos específicos en el sistema de información, con el fin de diligenciar y gestionar documentos sin necesidad de ser impresos y digitalizados, así como también implica el control de los formatos electrónicos dando cumplimiento al decreto 2578 de 2012, trabajo conjunto entre la Subdirección de Planeación y Subdirección Administrativa y Financiera_Grupo de Archivo para el desarrollo de actividades con el fin identificar, normalizar, codificar, y autorizar el ingreso, mejora o el retiro de los documentos del sistema integrado de Gestión luego de la descripción en el cuadro de caracterización documental cuando es ingreso o mejora.

Objetivo: Mantener al día la documentación para la administración del sistema Integrado de Gestión con acciones para analizar, validar, unificar y codificar la creación, modificación, actualización o retiro de los documentos.

Alcance: Inicia con la aplicación del procedimiento institucional “Control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión”, y termina con la inclusión, mejora o retiro del documento en el Sistema Integrado de Gestión.

Responsable: La Subdirección de Planeación es la responsable de liderar y administrar la implementación y el desarrollo del Programa de Documentos del Sistema Integrado de Gestión.

4.2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES.

Conceptualización: El programa de documentos vitales se encuentra contemplado en el Programa Integrado de Conservación. Se conceptúan como documentos vitales aquellos que poseen un alto valor para la Corporación, son únicos e irremplazables y por lo tanto requieren de un cuidado especial a la hora de ser conservados y preservados; los documentos vitales son los más importantes que produce, gestiona y conserva la entidad y por ello, deben ser identificados, protegidos, conservados y sometidos a técnicas específicas de duplicación.

Objetivo: Identificar, describir, inventariar y asegurar la protección y preservación de toda la documentación vital de CORPOCHIVOR.

Alcance: Inicia con el diligenciamiento por parte de cada Subdirección del inventario, valoración y clasificación de información de CORPOCHIVOR, termina con la protección del patrimonio documental identificado.Responsabilidad: Para implementar y desarrollar eficientemente el Programa de Documentación Vital, La Subdirección Administrativa liderará y administrará la implementación y desarrollo del Programa de Documentación Vital.El Grupo de Archivo revisará y verificará que realmente la documentación registrada como vital sí cumple los respectivos criterios. Para cumplir con el Programa de Documentación Vital, el diligenciamiento de inventario, valoración, Es continua y permanente

4.3 PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS.




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Conceptualización: Actividades que desarrollará CORPOCHIVOR en el marco de los lineamientos planteados en las normas nacionales o internacionales homologados para Colombia por el Archivo General de la Nación, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y/o el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación – ICONTEC. Hacia un gobierno en línea y una ciudad inteligente, para implementar institucionalmente la generación de documentos electrónicos y la conformación de los expedientes electrónicos, con miras a la mejora y la eficiencia de la administración pública.

Objetivo: Adoptar el documento electrónico y conformar el expediente electrónico.

Alcance. Desde el diseño y adopción del procedimiento institucional Documento y conformación del expediente electrónico, hasta la racionalización y simplificación de trámites, la clasificación del documento electrónico y la conformación del expediente electrónico, pasando por la socialización y asesoría que se brindará para adquirir y sostener nuevos hábitos que propicien la reducción del consumo de papel, la indexación y el registro del documento electrónico en las bases de datos documentales, el almacenamiento y la recuperación virtual, según la naturaleza documental: documentos archivísticos, documentos bibliográficos y documentos cartográficos.

Responsable: La Subdirección Administrativa y Financiera y el Grupo de Archivo Gestión, Grupo de sistemas son responsables de liderar y administrar el Programa de Documento y Expediente Electrónico.

Plan de Acción: Elaborar e institucionalizar el procedimiento Documento y conformación del expediente electrónico.

4.4 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES. La entidad cuenta con documentos en otros soportes (cd, carpetas compartidas) que deben ser sometidos a procesos de migración en diferentes momentos.

4.5 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN.

Conceptualización: El plan de Capacitación en Gestión Documental, se considera como una estrategia, que permanentemente desarrollará la Subdirección Administrativa y Financiera con contenidos, metodologías y didácticas para afianzar conocimiento, criterios y herramientas de gestión documental, principalmente a los funcionarios públicos, tanto directivos, profesionales, técnicos y auxiliares administrativos vinculados o contratados, ocasionalmente.El programa se desarrollará en la modalidad de educación no formal, y se imparten conocimientos archivísticos mediante Talleres teórico- prácticos, sesiones personalizadas en los puestos de trabajo, y jornadas de socialización documental

Objetivo: Adoptar acciones con miras a la formación Archivística al interior de la Corporación para que el personal integrante y participante desarrolle las habilidades y destrezas con el fin de que se desempeñe cabalmente la responsabilidad frente a los documentos

Alcance: Inicia con la elaboración y la permanente actualización del Programa de capacitación Archivística y finaliza con la realización del evento de capacitación alcanzando las mejores prácticas de gestión documental en la Institución.Responsables: El responsable de la Coordinación del Programa de Gestión Documental debe articular los programas de capacitación y entrenamiento en materia de gestión documental alineado al Plan institucional de capacitación, el cual debe contemplar la realización de mínimo 1 sesión de capacitación en cada semestre.

Desarrollo de las siguientes temáticas: Actualización de las Tablas de Retención Documental, Implementación de PGD, TRD y TVD Administración y Control de las Comunicaciones Oficiales, Organización de Archivos Clasificación y Descripción Bibliográfica, y documental Atención al Usuario y Servicios Documentales, Automatización de Servicios Documentales,




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Caracterización Documental de Procedimientos, Conservación Documental, Digitalización e Indexación Documental, Documentos y Expedientes Electrónicos Transferencias Documentales, entre otros y de acuerdo a las necesidades de la Corporación

4.6 PROGRAMA DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.

Conceptualización: El Programa de Conservación Documental se define como el conjunto de las actividades, técnicas y la metodología aplicada para la conservación de los documentos y que todos los funcionarios que tienen contacto directo con los documentos almacenados en las áreas como son: Archivo Central, Biblioteca.

Objetivo. Desarrollar actividades adecuadas para la correcta conservación y salvaguarda del Fondo Documental de la Corporación Autónoma Regional de Chivor “CORPOCHIVOR” mediante acciones preventivas y correctivas.

Alcance: Bajo los lineamientos del AGN elaborar los Protocolo de limpieza para espacios de archivos, que abarque jornadas de limpieza en zonas de almacenamiento de documentos, hasta la desinsectación, pasando por el monitoreo de las condiciones medioambientales en las zonas de almacenamiento la manipulación de documentos cartográficos y textuales, teniendo en cuenta la manipulación de documentos con deterioro biológico y el cambio de regular de las unidades de conservación, carpetas, y unidades de almacenamiento, cajas cuando se encuentren deterioradas.

El Programa de Conservación Documental se adelantará regularmente y se debe establecer en un procedimiento institucional “Conservación del patrimonio documental de CORPOCHIVOR” junto con un instructivo sobe manipulación y disposición de documentos

4.7 PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.

Conceptualización: Se concibe como la transferencia de los archivos de Gestión al Archivo Central y del Central al Archivo Histórico

Objetivo: Recibir y custodiar en el Archivo Central la documentación transferida por cada Subdirección y la transferencia de los documentos así como también la transferencia del Fondo Cerrado del INDERENA que tengan valor permanente al AGN para su conservación y custodia

Alcance: Inicia con la asesoría y orientación que se le impartirá a las Subdirecciones para que apliquen el instructivo y el procedimiento que se debe realizar con los criterios y lineamientos que allí se establezcan, hasta que se realice transferencia documental, según cronograma y luego de la verificación del diligenciamiento del inventario documental, hoja de ruta y de la recepción o entrega de documentos transferidos.

Responsables: En la implementación del programa, existen las siguientes responsabilidades:

Cada dependencia es responsable de cumplir con el procedimiento institucional previamente establecido sobre “Transferencias documentales”

La Subdirección Administrativa y Financiera como líder y el Grupo de Archivo quien administra el Programa de Transferencias Documentales.

Plan de acción: Elaborar y socializar el instructivo para la transferencia documental de los expedientes de las diferentes Subdirecciones, previa aprobación del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de la Corporación




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Actividades:

Elaborar y ejecutar el cronograma de transferencias Realizar la transferencia documental al Archivo Central, con expedientes que han cumplido con los tiempos y

procedimientos establecidos en las Tablas de Retención Documental. Recibir de acuerdo al cronograma del año las transferencias documentales de los expedientes tramitan las

subdirecciones luego de la visita de verificación de cumplimiento de criterios archivísticos,, por parte del Grupo de Archivo

4.8 PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL.

Se debe programar auditorías de seguimiento a la implementación del programa mínimo 1 vez por semestre. Esta programación se enmarca en el programa general de auditorías PR-CE-01 y en el procedimiento de auditorías PD-CE-05 del sistema integrado de gestión de la Corporación.

Responsable: El Programa General de Auditorías Internas lo planea y realiza la Oficina de Control Interno, con el fin de evidenciar la conformidad, mantenimiento y/o mejora del SIG y los requisitos establecidos por CORPOCHIVOR.

5. ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CORPORACION.

El Programa de Gestión Documental está armonizado con el Sistema Integrado de Planeación y Gestión, complementa y hace operativos los requisitos del Sistema Integrado de Gestión, los elementos del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, el Plan de Gestión Ambiental Regional – PGAR, Plan de Acción Institucional – PAI y los Planes Operativos Anuales – POA´s.

Lo anterior con el fin de garantizar eficiencia; eficacia; transparencia y efectividad en la Gestión de la entidad y optimizar sus recursos y procesos.

6. APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN

El Programa de Gestión Documental (PGD), fue presentado al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de CORPOCHIVOR para su aprobación según consta en el acta del 30-04-2015, adopción y posterior publicación (antes de 30 días posteriores a su aprobación) en la página Web: www.corpochivor.gov.co.

7. NOTAS

Nota 1. El Mapa de procesos se encuentra en el Manual del sistema integrado de Gestión MC-DE-01.

Nota 2. Los referentes normativos del PGD reposan en la intranet en el registro RE-AS-02 Nomograma donde se tiene en cuenta la legislación y estándares de buenas prácticas relacionadas con la gestión documental (proceso Gestión Documental e Información).



http://www.corpochivor.gov.co/


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BIBLIOGRAFÍA

Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental.: guía. Comp. Jorge William Triana Torres. Bogotá. Archivo General de la Nación, 2006.

Angulo Vallejo, Marina. Administración de Documentos de Archivo. Universidad del Quindío. Facultad de Educación Abierta y a Distancia. Armenia, 1995.

Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 2609 del 14 diciembre del 2012. Bogotá, 2012




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ANEXOS

ANEXO 1. DIAGNÓSTICO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE CORPOCHIVOR.

ANEXO 2. PLAN DE TRABAJO Y CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD.



1.5. público al cual va dirigido el programa de gestion documental

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