1.5. OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN · 2014-04-30 · 4. Organización y métodos 5. Planeación y...

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE

COMPETENCIAS LABORALES

Número de Página 274

1.5. OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Asesor

Denominación del Empleo: Jefe Oficina Asesora

Código: 1045

Grado: 09

No. de cargos: Uno (1)

Dependencia: Oficina Asesora de Planeación

Cargo del Jefe Inmediato: Superintendente de Industria y Comercio

ÁREA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

II. PROPÓSITO PRINCIPAL

Asesorar, organizar y supervisar el cumplimiento de los objetivos relacionados con la naturaleza y funciones asignadas a la Oficina Asesora de Planeación, en materia de planeación, seguimiento, programación financiera, proyectos, sistemas de calidad, modelo estándar de control interno y estudios de política sectorial, en concordancia con las directrices, planes y estrategias adoptados por el Gobierno Nacional y el Superintendente de Industria y Comercio.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Asesorar al Superintendente de Industria y Comercio en la adopción de planes, programas y proyectos, en concordancia con los objetivos de la superintendencia y la política adoptada por el Gobierno Nacional.

2. Coordinar la elaboración de los planes estratégico y de acción anual de la entidad, divulgarlos y mantenerlos actualizados.

3. Administrar lo relativo a los programas de inversión de la entidad. 4. Elaborar en coordinación con la Secretaría General el proyecto anual de presupuesto de

funcionamiento e inversión y gestionar su aprobación. 5. Determinar, implementar y mantener los mecanismos y herramientas de seguimiento y

control a los planes institucionales. 6. Presentar los informes sobre la gestión institucional y los demás que le sean solicitados por

el Superintendente de Industria y Comercio 7. Administrar los sistemas de gestión de la calidad y el modelo estándar de control interno

dando cumplimiento a las directrices que al respecto imparta el Superintendente de Industria y Comercio.

8. Elaborar y actualizar con el apoyo de las áreas, los manuales administrativos y de procedimientos y velar por la racionalización operativa.

9. Orientar y asesorar a todas las dependencias en lo relacionado con la aplicación y cumplimiento de las políticas, estrategias, planes y objetivos institucionales en materia de mejoramiento de la calidad institucional.

10. Dirigir y coordinar los programas de racionalización, normalización y simplificación de los procesos y procedimientos requeridos por la Entidad.

11. Adelantar los estudios técnicos, económicos y organizacionales para el diseño de las




políticas, programas y proyectos de competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio.

12. Realizar estudios de impacto de las medidas e instrucciones adoptadas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

13. Elaborar en coordinación con las dependencias los indicadores de gestión, llevar el sistema de información de los mismos y diseñar los mecanismos y herramientas de seguimiento y evaluación.

14. Coordinar el establecimiento y seguimiento de los mecanismos y herramientas para adelantar las funciones de vigilancia y control, asignadas a la Superintendencia de Industria y Comercio.

15. Participar en la implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión Integral de Calidad, Gestión Ambiental y Seguridad y Salud Ocupacional.

16. Cumplir con las normas de Calidad, Gestión Ambiental y Seguridad y Salud Ocupacional. 17. Desarrollar las actividades propias del empleo mediante la aplicación de los procedimientos,

formatos, instructivos y registros establecidos en el Sistema Integral de Calidad, Gestión Ambientan y Seguridad y Salud Ocupacional.

18. Participar en la implementación del sistema de control interno y de calidad, de acuerdo con la naturaleza y estructura institucional, en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.

19. Responder por la organización y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.

20. Conservar los bienes y recursos asignados dando cumplimiento a las políticas y normas que regulan su administración.

21. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO

1. El sistema de planeación y seguimiento institucional desarrollado cumple con las políticas establecidas por el Gobierno Nacional y el Superintendente de Industria y Comercio.

2. El proyecto anual de presupuesto de funcionamiento e inversión es elaborado y gestionado para su aprobación, en coordinación con la Secretaría General.

3. Los objetivos alcanzados por la Oficina Asesora de Planeación se desarrollan en concordancia con las políticas, planes y programas trazados en materia de planeación, seguimiento, programación financiera, evaluación de proyectos, sistemas de calidad, cooperación técnica y desarrollo organizacional.

4. Las gestiones son adelantadas eficientemente, permitiendo el desarrollo oportuno de los proyectos para el logro de los resultados institucionales.

5. El Superintendente de Industria y Comercio es asesorado con oportunidad y pertinencia en el desarrollo de las políticas generales de Gobierno en los aspectos relacionados con la misión institucional, dando cumplimiento a las instrucciones impartidas por el jefe Inmediato.

6. Los informes presentados al Superintendente de Industria y Comercio cumplen los requerimientos institucionales establecidos.




7. Los estudios e investigaciones realizados identifican el entorno y la información necesaria para el desarrollo de la misión, propósitos y objetivos institucionales.

8. Los planes son elaborados, implementados y controlados con criterios técnicos y teóricos, ajustados a las necesidades de la entidad, en cumplimiento de las políticas institucionales.

9. Los manuales administrativos y de procedimientos son elaborados conjuntamente con las áreas en procura de lograr la racionalización operativa.

10. Los indicadores de gestión se realizan dando cumplimiento a las políticas y directrices institucionales.

11. El cumplimiento de las disposiciones legales, procedimientos y programas en materia de de planeación, seguimiento, programación financiera, proyectos, sistemas de calidad, modelo estándar de control interno y estudios de política sectorial, son aplicados dando cumplimiento a las normas y procedimientos establecidos, garantizando la eficiencia, eficacia y oportunidad en las acciones institucionales.

V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN

Categoría. Tipo de entidades. Clases. Entidades públicas de nivel nacional, territorial o cualquier oficina en representación del Estado. Categoría. Comunicaciones utilizadas Clases. Verbal, telefónica, virtual (chat, e-mail, teleconferencia, foro virtual) Categoría. Información Clases. Escrita, digital, verbal, presencial.

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

1. Gerencia y gestión pública 2. Gestión de proyectos 3. Modelo estándar de control interno 4. Organización y métodos 5. Planeación y control 6. Programación financiera y presupuesto público 7. Sistemas de gestión de la calidad

VII. EVIDENCIAS

De desempeño: Las competencias fijadas en el Sistema de Evaluación de Desempeño y en la Asignación y Seguimiento de Compromisos según su tipo de nombramiento. De producto: Informes de las actuaciones a su cargo, planes, programas, proyectos, estrategias y documentos elaborados.

VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia

Título profesional en Derecho, Administración de Empresas, Administración Pública,

Veintiséis (26) meses de experiencia profesional relacionada con las funciones del




Contaduría Pública, Economía, Ingeniería Industrial; Ingeniería de Sistemas, Finanzas y Relaciones Internacionales. Título de Postgrado en la modalidad de especialización en áreas relacionadas con las funciones del cargo. Tarjeta profesional en los casos exigidos por la Ley.

cargo.

IX. ALTERNATIVA


Título profesional en Derecho, Administración de Empresas, Administración Pública, Contaduría Pública, Economía, Ingeniería Industrial; Ingeniería de Sistemas, Finanzas y Relaciones Internacionales. Tarjeta profesional en los casos exigidos por la Ley.

Cincuenta (50) meses de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.

Título profesional en Derecho, Administración de Empresas, Administración Pública, Contaduría Pública, Economía, Ingeniería Industrial; Ingeniería de Sistemas, Finanzas y Relaciones Internacionales. Título profesional adicional al exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación sea afín con las funciones del cargo. Tarjeta profesional en los casos exigidos por la Ley.

Veintiséis (26) meses de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.




I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional

Denominación del Empleo: Profesional Especializado

Código: 2028

Grado: 17

No. de cargos: Catorce (14)

Dependencia: Donde Se ubique el Cargo

Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa



Estudiar, organizar, ejecutar y controlar los planes, programas y proyectos en materia de planeación, seguimiento, evaluación, programación financiera, evaluación de proyectos, sistemas de gestión de la calidad, modelo estándar de control interno y estudios de política sectorial, en cumplimiento de las funciones asignadas a la Oficina Asesora de Planeación.


1. Participar en la formulación, adopción, ejecución y control de los planes y programas propios de la institución.

2. Realizar diagnósticos organizacionales, evaluando métodos, procedimientos y controles establecidos para medir la gestión institucional.

3. Realizar los estudios e investigaciones necesarios que permitan mejorar la gestión de las dependencias de la Superintendencia de Industria y Comercio.

4. Proyectar y desarrollar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y metas propuestas.

5. Participar en el diseño del plan estratégico institucional y en el plan de acción anual de la entidad acorde con las políticas y lineamientos institucionales.

6. Asesorar en el seguimiento evaluación del plan de acción de cada una de las dependencias de la entidad, acorde con los lineamientos e instrucciones establecidas por la entidad.

7. Apoyar en el diseño e implementación de los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la Oficina Asesora de Planeación.

8. Generar informes periódicos de acuerdo con los requerimientos del jefe inmediato. 9. Participar en la implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión

Integral de Calidad, Gestión Ambiental y Seguridad y Salud Ocupacional. 10. Cumplir con las normas de Calidad, Gestión Ambiental y Seguridad y Salud Ocupacional. 11. Desarrollar las actividades propias del empleo mediante la aplicación de los procedimientos,










1. La formulación, adopción, ejecución y control de los planes y programas de la entidad se efectúan en concordancia con las disposiciones legales vigentes.

2. Los diagnósticos organizacionales, procedimientos y controles establecidos para medir la gestión institucional se realiza con las metodologías, criterios y periodicidad requerida en cumplimiento de los términos establecidos.

3. Los estudios e investigaciones necesarios para mejorar la gestión de las dependencias de la Superintendencia de Industria y Comercio, cumplen con la misión, propósitos y objetivos institucionales.

4. Las acciones que se adoptan para el logro de los objetivos y metas propuestas se desarrollan cumpliendo las disposiciones legales vigentes.

5. El plan estratégico institucional y el plan de acción anual de la entidad es diseñado, divulgado y desarrollado acorde con las políticas y lineamientos institucionales.

6. Al plan estratégico y plan de acción de cada una de las dependencias de la entidad, se le efectúa seguimiento y evaluación permanente acorde con los lineamientos e instrucciones establecidas por la entidad.

7. Los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la Oficina Asesora de Planeación se diseñan e implementan cumpliendo las directrices institucionales.

8. Los informes se elaboran oportunamente de acuerdo con los requerimientos del jefe inmediato.




1. Sistemas de gestión de la calidad 2. Metodologías de investigación y diseño de proyectos 3. Normas presupuestales 4. Indicadores 5. Gestión pública 6. Evaluación de proyectos 7. Estadística




VII. EVIDENCIAS




Título profesional en Economía, Ingeniería Industrial, Ingeniería de Sistemas, Finanzas, Ciencias de la Administración, Contaduría Pública, Relaciones Internacionales, Finanzas y Comercio Exterior, Ciencias Políticas y Gobierno, Estadística, Relaciones Internacionales. Título de Postgrado en la modalidad de especialización en áreas relacionadas con las funciones del cargo. Tarjeta profesional en los casos exigidos por la Ley.

Veintidós (22) meses de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.

IX. ALTERNATIVA


Título profesional en Economía, Ingeniería Industrial, Ingeniería de Sistemas, Finanzas, Ciencias de la Administración, Contaduría Pública, Relaciones Internacionales, Finanzas y Comercio Exterior, Ciencias Políticas y Gobierno, Estadística, Relaciones Internacionales. Tarjeta profesional en los casos exigidos por la Ley.

Cuarenta y seis (46) meses de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.

Título profesional en Economía, Ingeniería Industrial, Ingeniería de Sistemas, Finanzas, Ciencias de la Administración, Contaduría Pública, Relaciones Internacionales, Finanzas y Comercio Exterior, Ciencias Políticas y

Veintidós (22) meses de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.




Gobierno, Estadística, Relaciones Internacionales. Título profesional adicional al exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación sea afín con las funciones del cargo. Tarjeta profesional en los casos exigidos por la Ley.




I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional.

Denominación del Empleo: Profesional Especializado

Código: 2028

Grado: 13

No. de cargos: Treinta y nueve (39)

Dependencia: Donde se ubique el cargo




Diseñar, organizar, ejecutar y controlar los planes, programas y proyectos en materia de planeación, seguimiento, evaluación, programación financiera, evaluación de proyectos, sistemas de gestión de la calidad, modelo estándar de control interno y estudios de política sectorial en cumplimiento de las funciones asignadas a la Oficina Asesora de Planeación.


1. Efectuar recomendaciones para la toma de decisiones en relación con la adopción, ejecución y control de los planes y programas propios de la institución.

2. Realizar seguimiento y evaluación al plan estratégico y al plan de acción de la entidad, de acuerdo con los lineamientos e instrucciones impartidas por el jefe inmediato.

3. Realizar diagnósticos organizacionales, evaluando métodos, procedimientos y controles establecidos para el seguimiento y evaluación de la gestión institucional.

4. Participar en la elaboración y actualización de los documentos del sistema de gestión de la calidad y del Modelo Estándar de Control Interno de acuerdo con las disposiciones establecidas para tal fin.

5. Llevar los registros de control de la documentación del sistema de gestión de la calidad de acuerdo con los lineamientos e instrucciones impartidas por el jefe inmediato.

6. Registrar y mantener actualizado el Banco de Proyectos de Inversión de la Nación, con los proyectos de la Entidad, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos por el Departamento Nacional de Planeación.

7. Asegurar la implementación efectiva de los sistemas de de gestión de calidad y del modelo estándar de control interno de acuerdo con la naturaleza y estructura Institucional, dando cumplimiento a las disposiciones legales vigentes.

8. Mantener contacto con las entidades gubernamentales con el fin de coordinar acciones de investigación o aprovechamiento mutuo de la información existente en los diferentes establecimientos.

9. Participar en la formulación e implementación de planes, programas y proyectos de la Oficina Asesora de Planeación de su competencia de manera que se atiendan los requerimientos institucionales, en cumplimiento de las funciones asignadas a la Oficina Asesora de Planeación.

10. Implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la Oficina Asesora de Planeación.




11. Realizar los estudios e investigaciones asignados a la Oficina Asesora de Planeación para mejorar la prestación de los servicios y el oportuno cumplimiento de los objetivos Institucionales.

12. Generar informes periódicos de acuerdo con los requerimientos del Jefe inmediato. 13. Participar en la implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión








1. Las recomendaciones para la toma de decisiones en relación con la adopción, ejecución y control de los planes y programas se basan en estudios previamente evaluados buscando el mejoramiento institucional.

2. El seguimiento y evaluación realizada al plan estratégico y al plan de acción institucional tiene en cuenta los procedimientos e instrucciones del jefe inmediato.

3. Los diagnósticos organizacionales realizados cumplen los procedimientos y términos establecidos.

4. Los documentos del sistema de gestión de calidad y del modelo estándar de control interno, elaborados y actualizados dan cumplimiento a las disposiciones y procedimientos establecidos.

5. Los registros de la documentación del sistema de gestión de la calidad y del modelo estándar de control interno están diseñados y elaborados dando cumplimiento a las directrices y términos establecidos.

6. El Banco de Proyectos de Inversión de la Nación está actualizado de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.

7. Los sistemas de gestión de la calidad y el modelo estándar de control interno implementados dan cumplimiento a las directrices e instrucciones institucionales.

8. El contacto realizado con las entidades gubernamentales permite adelantar alianzas estratégicas acorde con las directrices y políticas institucionales.

9. La formulación e implementación de planes, programas y proyectos de la Oficina Asesora de Planeación se realiza acorde con los requerimientos institucionales.




10. Los procedimientos e instrumentos implementados en la Oficina Asesora de Planeación permiten mejorar la prestación de servicios.

11. Los estudios e investigaciones realizadas cumplen con las instrucciones y términos previstos para el efecto.

12. Los informes entregados cumplen con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.





VII. EVIDENCIAS




Título profesional en Economía, Ingeniería Industrial, Ingeniería de Sistemas, Finanzas, Ciencias de la Administración, Contaduría Pública, Relaciones Internacionales, Finanzas y Comercio Exterior, Ciencias Políticas y Gobierno, Estadística, Relaciones Internacionales. Título de Postgrado en la modalidad de especialización en áreas relacionadas con las

Diez (10) meses de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.




funciones del cargo. Tarjeta profesional en los casos exigidos por la Ley.

IX. ALTERNATIVA



Treinta y cuatro (34) meses de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.

Título profesional en Economía, Ingeniería Industrial, Ingeniería de Sistemas, Finanzas, Ciencias de la Administración, Contaduría Pública, Relaciones Internacionales, Finanzas y Comercio Exterior, Ciencias Políticas y Gobierno, Estadística, Relaciones Internacionales. Título profesional adicional al exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación sea afín con las funciones del cargo. Tarjeta profesional en los casos exigidos por la Ley.

Diez (10) meses de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.




I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional.

Denominación del Empleo: Profesional Universitario

Código: 2044

Grado: 11

No. de cargos: Cuarenta y uno (41)



ÁREA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN:


Diseñar, organizar, ejecutar y controlar los planes programas y proyectos en materia de planeación, seguimiento, evaluación, programación financiera, evaluación de proyectos, proyectos, sistemas de gestión de la calidad, modelo estándar de control interno y estudios de política sectorial en cumplimiento de las funciones asignadas a la Oficina Asesora de Planeación.


1. Registrar y mantener actualizado el Banco de Proyectos de Inversión de la Nación, con los proyectos de la Entidad, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos por el Departamento Nacional de Planeación.

2. Llevar los registros de control de la documentación del sistema de gestión de la calidad y Modelo Estándar de Control Interno de acuerdo con los lineamientos e instrucciones impartidas por el jefe inmediato.

3. Participar en la elaboración y actualización de los documentos del sistema de gestión de la calidad y Modelo Estándar de Control Interno de acuerdo con las disposiciones establecidas para tal fin.

4. Realizar diagnósticos organizacionales, evaluando métodos, procedimientos y controles establecidos para el seguimiento y evaluación de la gestión institucional.

5. Realizar seguimiento y evaluación al plan estratégico y al plan de acción de la entidad, de acuerdo con los lineamientos e instrucciones impartidas por el jefe inmediato.

6. Generar informes periódicos de acuerdo con los requerimientos del Jefe inmediato. 7. Realizar los estudios e investigaciones asignados a la Oficina Asesora de Planeación para

mejorar la prestación de los servicios y el oportuno cumplimiento de los objetivos institucionales.


9. Participar en la formulación e implementación de planes, programas y proyectos asignados por el Jefe inmediato, de manera que se atiendan los requerimientos institucionales.

10. Mantener contacto con las entidades gubernamentales con el fin de coordinar acciones de investigación o aprovechamiento mutuo de la información existente en los diferentes establecimientos.

11. Asegurar la implementación efectiva de los sistemas de gestión de la calidad y del Modelo




Estándar de control interno de acuerdo con la naturaleza y estructura Institucional, dando cumplimiento a las disposiciones legales vigentes.

12. Efectuar recomendaciones para la toma de decisiones en relación con la adopción, ejecución y control de los planes y programas propios de la institución.









1. El Banco de Proyectos de Inversión de la Nación actualizado está de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.

2. Los registros elaborados dan cumplimiento a las directrices y términos establecidos. 3. Los documentos del sistema de gestión de la calidad y del Modelo Estándar de Control

Interno, elaborados y actualizados dan cumplimiento a los lineamientos e instrucciones impartidas.

4. Los diagnósticos organizacionales sobre la gestión organizacional realizados cumplen los procedimientos y términos establecidos.

5. El seguimiento y evaluación realizada al plan estratégico y al plande acción institucional tiene en cuenta los lineamientos e instrucciones del jefe inmediato.

6. Los informes entregados cumplen con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato. 7. Los estudios e investigaciones realizadas cumplen con las instrucciones y términos

previstos para el efecto. 8. Los procedimientos e instrumentos implementados permiten mejorar la prestación de

servicios. 9. La formulación e implementación de planes, programas y proyectos de la Oficina Asesora

de Planeación se realiza acorde con los requerimientos institucionales. 10. El contacto realizado con las entidades gubernamentales está de acuerdo con las

directrices y políticas institucionales. 11. Los sistemas de gestión de la calidad y del Modelo Estándar de control interno

implementados dan cumplimiento a las directrices e instrucciones institucionales.




12. Las recomendaciones para la toma de decisiones en relación con la adopción, ejecución y control de programas se basan en estudios previamente evaluados buscando el mejoramiento institucional.





VII. EVIDENCIAS





Treinta (30) meses de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.

IX. ALTERNATIVA






Seis (6) meses de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.

Título profesional en Economía, Ingeniería Industrial, Ingeniería de Sistemas, Finanzas, Ciencias de la Administración, Contaduría Pública, Relaciones Internacionales, Finanzas y Comercio Exterior, Ciencias Políticas y Gobierno, Estadística, Relaciones Internacionales. Título profesional adicional al exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación sea afín con las funciones del cargo. Tarjeta profesional en los casos exigidos por la Ley.





I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional


Código: 2044

Grado: 10

No. de cargos: Veintisiete (27)





Ejecutar las gestiones necesarias para asegurar el oportuno cumplimiento de los planes, programas y proyectos y proponer e implementar los procedimientos, instrumentos, metodologías requeridas para mantener la integralidad y coherencia en las actividades desarrolladas por la entidad.


1. Participar en la formulación e implementación de planes, programas y proyectos de la Oficina Asesora de Planeación de su competencia de manera que se atiendan los requerimientos institucionales.


3. Desarrollar los estudios e investigaciones asignados a la Oficina Asesora de Planeación para mejorar la prestación de los servicios y el oportuno cumplimiento de los objetivos institucionales.

4. Elaborar indicadores de gestión y seguimiento y de evaluación con el fin de direccionalizar las acciones de las dependencias en concordancia con los objetivos establecidos para la Superintendencia.

5. Realizar estudios e investigaciones relativos al proceso de racionalización y modernización operativa y administrativa de la institución, para el mejoramiento del desempeño de sus funciones.

6. Participar en las acciones relacionadas con la programación de actividades y proyectos establecidos de acuerdo con lo previsto en el plan estratégico y en el plan de acción anual.





11. Responder por la organización y manejo de los documentos y archivos que se deriven del




ejercicio de sus funciones. 12. Conservar los bienes y recursos asignados dando cumplimiento a las políticas y normas

que regulan su administración. 13. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza

y el área de desempeño del cargo.


1. La formulación e implementación de planes, programas y proyectos asignados a la Oficina Asesora de Planeación se realiza acorde con los requerimientos institucionales.

2. Los procedimientos e instrumentos implementados apoyan el mejoramiento en la prestación de servicios.

3. Los estudios e investigaciones desarrollados cumplen con las instrucciones y términos previstos para el efecto.

4. Los indicadores de seguimiento y evaluación elaborados tienen en cuenta las metodologías e instrucciones impartidas por el jefe inmediato.

5. Los estudios e investigaciones elaborados relacionados con el proceso de racionalización y modernización operativa y administrativa, dan cumplimiento a las instrucciones y términos establecidos por el jefe inmediato.

6. Las acciones desarrolladas para la priorización y programación de actividades y proyectos, están de acuerdo con los procedimientos e instrucciones impartidas por el jefe inmediato.





VII. EVIDENCIAS

De desempeño: Las competencias fijadas en el Sistema de Evaluación de Desempeño y en la Asignación y Seguimiento de Compromisos según su tipo de nombramiento. De producto:




Informes de las actuaciones a su cargo, planes, programas, proyectos, estrategias y documentos elaborados.




Veintisiete (27) meses de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.

IX. ALTERNATIVA



Tres (3) meses de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.

Título profesional en Economía, Ingeniería Industrial, Ingeniería de Sistemas, Finanzas, Ciencias de la Administración, Contaduría Pública, Relaciones Internacionales, Finanzas y Comercio Exterior, Ciencias Políticas y Gobierno, Estadística, Relaciones Internacionales. Título profesional adicional al exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación sea afín con las

Tres (3) meses de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.




funciones del cargo. Tarjeta profesional en los casos exigidos por la Ley.




I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional


Código: 2044

Grado: 09

No. de cargos: Cincuenta y cuatro (54)







1. Orientar a las dependencias en relación con metodologías y procedimientos de planeación, seguimiento, evaluación, organización, sistemas de gestión de la calidad, y sistema de control interno, buscando el mejoramiento en el desarrollo de las funciones institucionales.



4. Participar en la formulación e implementación de planes, programas y proyectos asignados a la Oficina Asesora de Planeación, de manera que se atiendan los requerimientos institucionales.

5. Participar en las acciones establecidas en el plan estratégico y en el plan de acción anual, dando cumplimiento a los lineamientos e instrucciones impartidas por el superior inmediato.

6. Elaborar informes relacionados con la gestión adelantada por cada una de las dependencias, para verificar el cumplimiento del plan estratégico y el plan de acción anual.






12. Conservar los bienes y recursos asignados dando cumplimiento a las políticas y normas







1. Los funcionarios de las dependencias son apoyados en temas como metodologías y procedimientos, de planeación, seguimiento, evaluación, sistemas de gestión de la calidad, sistemas de control interno, teniendo en cuenta las instrucciones y políticas institucionales.


previstos para el efecto. 4. La formulación e implementación de planes, programas y proyectos asignados a la Oficina

Asesora de Planeación se realizan acorde con los requerimientos institucionales. 5. Las acciones desarrolladas para el cumplimiento del plan estratégico y el plan de acción

anual, están de acuerdo con los procedimientos e instrucciones del jefe inmediato. 6. Los informes realizados en relación con la gestión institucional, tienen en cuenta los

procedimientos e instrucciones impartidas por el jefe inmediato.





VII. EVIDENCIAS








Veinticuatro (24) meses de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.

IX. ALTERNATIVA



No Requiere.

Título profesional en Economía, Ingeniería Industrial, Ingeniería de Sistemas, Finanzas, Ciencias de la Administración, Contaduría Pública, Relaciones Internacionales, Finanzas y Comercio Exterior, Ciencias Políticas y Gobierno, Estadística, Relaciones Internacionales. Título profesional adicional al exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación sea afín con las funciones del cargo. Tarjeta profesional en los casos exigidos por la

No Requiere.




Ley.




I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional


Código: 2044

Grado: 07

No. de cargos: Cuarenta y siete (47)



































VII. EVIDENCIAS








Dieciocho (18) meses de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.

IX. ALTERNATIVA



No Requiere.


No Requiere.




Ley.




I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional


Código: 2044

Grado: 05

No. de cargos: Cuarenta y seis (46)



































VII. EVIDENCIAS








Doce (12) meses de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.

IX. ALTERNATIVA



No Requiere.


No Requiere.




Ley.




I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional


Código: 2044

Grado: 03

No. de cargos: Cincuenta (50)



































VII. EVIDENCIAS









IX. ALTERNATIVA



No Requiere.


No Requiere.




Ley.




I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional


Código: 2044

Grado: 01

No. de cargos: Setenta y ocho (78)







































1. Sistemas de gestión de la calidad 2. Metodologías de investigación y diseño de proyectos




3. Normas presupuestales 4. Indicadores 5. Gestión pública 6. Evaluación de proyectos 7. Estadística

VII. EVIDENCIAS





No Requiere.




I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico

Denominación del Empleo: Técnico Administrativo

Código: 3124

Grado: 15

No. de cargos: Seis (6)





Contribuir en la formulación, diseño, organización, ejecución y control de planes y proyectos en materia de planeación, seguimiento, evaluación de la gestión programación financiera, evaluación de proyectos, sistemas de calidad y estudios organizacionales en cumplimiento de las funciones asignadas a la Oficina Asesora de Planeación.


1. Apoyar la elaboración del anteproyecto de presupuesto dando cumplimiento a las disposiciones legales vigentes.

2. Ayudar a la elaboración de indicadores de gestión, seguimiento y evaluación, con el fin de direccionar las acciones de las dependencias en concordancia con los objetivos generales de la Superintendencia.

3. Participar en los estudios e investigaciones relativos al proceso de racionalización y modernización operativa y administrativa de la entidad, para el cumplimiento de sus objetivos.

4. Cooperar en la actualización permanente de los instrumentos y metodologías de gestión institucional para mantener integridad en el desarrollo de las funciones institucionales.

5. Colaborar en la formulación e implementación de planes, programas y proyectos de la Oficina Asesora de Planeación de manera que se atiendan los requerimientos institucionales.

6. Apoyar la implementación de los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la Oficina Asesora de Planeación.

7. Contribuir con los estudios e investigaciones asignados a la Oficina Asesora de Planeación para mejorar la prestación de los servicios y el oportuno cumplimiento de los objetivos.




12. Participar en la implementación del sistema de control interno y de calidad, de acuerdo con la naturaleza y estructura institucional, en cumplimiento de las disposiciones legales




vigentes. 13. Responder por la organización y manejo de los documentos y archivos que se deriven del





1. El anteproyecto de presupuesto elaborado tiene en cuenta las disposiciones legales y las necesidades institucionales.

2. Los indicadores de gestión, seguimiento y evaluación son elaborados tienen en cuenta las metodologías e instrucciones impartidas por el jefe inmediato.

3. Los estudios e investigaciones realizados sobre los procesos de racionalización y modernización operativa y administrativa, tienen en cuenta las instrucciones del jefe inmediato.

4. Los instrumentos y metodologías de gestión institucional actualizados cumplen las directrices impartidas por el superior inmediato.

5. La formulación e implementación de planes, programas y proyectos bajo la responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación se realizan acorde con los requerimientos institucionales.

6. La implementación de los procedimientos e instrumentos para mejorar la prestación de servicios responde a las necesidades de los usuarios.

7. Los estudios e investigaciones realizados cumplen con las instrucciones previstas para el efecto.

8. Los informes realizados dan cumplimiento a los términos y las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.




1. Conocimiento en Planeación y control 2. Conocimiento en Presupuesto público 3. Conocimiento en Estudios de Procesos 4. Conocimiento en Diseño de Indicadores 5. Conocimiento en Evaluación de proyectos

VII. EVIDENCIAS







Título de formación tecnológica en Administración Pública, Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Ingeniería de Sistemas, Contaduría.

Tres (3) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.

Aprobación de tres (3) años de educación superior en Economía, Ingeniería Industrial, Ingeniería de Sistemas, Finanzas, Ciencias de la Administración, Contaduría Pública, Relaciones Internacionales, Finanzas y Comercio Exterior, Ciencias Políticas y Gobierno, Estadística, Relaciones Internacionales.

Doce (12) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.

IX. ALTERNATIVA


Aprobación de dos (2) años de educación superior en Economía, Ingeniería Industrial, Ingeniería de Sistemas, Finanzas, Ciencias de la Administración, Contaduría Pública, Relaciones Internacionales, Finanzas y Comercio Exterior, Ciencias Políticas y Gobierno, Estadística, Relaciones Internacionales.

Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.

Aprobación de un (1) año de educación superior en Economía, Ingeniería Industrial, Ingeniería de Sistemas, Finanzas, Ciencias de la Administración, Contaduría Pública, Relaciones Internacionales, Finanzas y Comercio Exterior, Ciencias Políticas y Gobierno, Estadística, Relaciones Internacionales.

Treinta y seis (36) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.

Diploma de Bachiller. Cuarenta y ocho (48) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.




I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico


Código: 3124

Grado: 11

No. de cargos: Cuarenta y seis (46)






































VII. EVIDENCIAS







Título de formación técnica profesional en Administración Pública, Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Ingeniería de Sistemas, Contaduría.

Tres (3) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.



IX. ALTERNATIVA



Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.

Diploma de Bachiller. Cuarenta y ocho (48) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.




I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico


Código: 3124

Grado: 09

No. de cargos: Siete (7)






































VII. EVIDENCIAS








Seis (6) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.

IX. ALTERNATIVA



Dieciocho (18) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.

Diploma de Bachiller. Treinta (30) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.




I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico


Código: 3124

Grado: 07

No. de cargos: Dieciséis (16)

Dependencia: Donde se ubique el cargo.





































VII. EVIDENCIAS








No Requiere.

IX. ALTERNATIVA




Diploma de Bachiller. Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.




I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Asistencial.

Denominación del Empleo: Secretario Ejecutivo.

Código: 4210

Grado: 18

No. de cargos: Dos (2)


Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa.



Desempeñar funciones secretariales y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades a cargo del área de desempeño.


1. Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de cálculo, software de presentaciones y manejar aplicativos de oficina dando cumplimiento a las directrices institucionales sobre elaboración y manejo de documentos.

2. Proyectar respuestas a las comunicaciones y documentos que le sean asignados por el jefe inmediato.

3. Recibir, clasificar, distribuir, controlar y responder por los documentos que la dependencia produzca o reciba de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.

4. Orientar a los usuarios, personal y telefónicamente de acuerdo con los procedimientos definidos.

5. Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la dependencia de acuerdo con los procedimientos establecidos.

6. Mantener actualizado el directorio telefónico de la dependencia. 7. Llevar la agenda y recordar los compromisos en desarrollo de las funciones propias del

área. 8. Manejar con criterios de confidencialidad la información y correspondencia de la

dependencia. 9. Preparar actas e informes de reuniones de acuerdo con las instrucciones impartidas por el

jefe inmediato. 10. Solicitar y controlar el uso y suministro de la papelería y elementos de oficina requeridos por

el área. 11. Participar en la implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión



14. Participar en la implementación del sistema de control interno y de calidad, de acuerdo con




la naturaleza y estructura institucional, en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.





1. Los documentos elaborados cumplen con las instrucciones institucionales en materia de elaboración y manejo de documentos.

2. Las respuestas a las comunicaciones y documentos proyectados cumplen con las normas de redacción y técnicas establecidas.

3. La correspondencia generada en la dependencia es tramitada oportunamente a los destinatarios siguiendo las instrucciones correspondientes.

4. Los usuarios son orientados personal y telefónicamente de manera eficaz y oportuna, de acuerdo con los procedimientos e instrucciones impartidas.

5. El registro y control de los documentos cumplen las normas de archivo y retención documental.

6. El directorio telefónico de la dependencia se mantiene actualizado facilitando las labores propias de la misma.

7. La información, correspondencia y documentación de la dependencia se manejan con criterios de confidencialidad asegurando la reserva de la información.

8. Las actas e informes de reuniones se elaboran de manera oportuna cumpliendo con las técnicas de redacción, ortografía y presentación de documentos.

9. Los pedidos de útiles y papelería se tramitan de manera oportuna dando cumplimiento a los procedimientos previstos.




1. Técnicas de manejo de Software de Oficina e internet. 2. Técnicas de redacción y ortografía. 3. Administración y gestión documental. 4. Organización de eventos y protocolo. 5. Atención al usuario.




VII. EVIDENCIAS




Diploma de Bachiller. Quince (15) meses de experiencia laboral.




I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Asistencial

Denominación del Empleo: Secretario Ejecutivo

Código: 4210

Grado: 16

No. de cargos: Tres (3)





Desempeñar funciones secretariales y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el

desarrollo y ejecución de las actividades a cargo del área de desempeño.



2. Preparar actas e informes de reuniones de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.

3. Solicitar y controlar el uso y suministro de la papelería y elementos de oficina requeridos por el área.

4. Proyectar respuestas a las comunicaciones y documentos que le sean asignados por el jefe inmediato.

5. Recibir, clasificar, distribuir, controlar y responder por los documentos que la dependencia produzca o reciba de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.


7. Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la dependencia de acuerdo con los procedimientos establecidos.

8. Mantener actualizado el directorio telefónico de la dependencia. 9. Llevar la agenda y recordar los compromisos en desarrollo de las funciones propias del

área. 10. Velar por el mantenimiento de los elementos de trabajo requeridos para el buen

funcionamiento de la dependencia. 11. Manejar con criterios de confidencialidad la información y correspondencia de la

dependencia. 12. Participar en la implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión


formatos, instructivos y registros establecidos en el Sistema Integral de Calidad, Gestión




Ambientan y Seguridad y Salud Ocupacional. 15. Participar en la implementación del sistema de control interno y de calidad, de acuerdo con

la naturaleza y estructura institucional, en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.





1. Los documentos elaborados cumplen con las instrucciones institucionales en materia de elaboración y manejo de documentos.

2. Las actas e informes de reuniones se elaboran de manera oportuna cumpliendo con las técnicas de redacción, ortografía y presentación de documentos.

3. Los pedidos de útiles y papelería se tramitan de manera oportuna dando cumplimiento a los procedimientos previstos.

4. Las respuestas a las comunicaciones y documentos proyectados cumplen con las normas de redacción y técnicas establecidas.

5. La correspondencia generada en la dependencia es tramitada oportunamente a los destinatarios siguiendo las instrucciones correspondientes.

6. Los usuarios son orientados personal y telefónicamente de manera eficaz y oportuna, de acuerdo con los procedimientos e instrucciones impartidas.

7. El registro y control de los documentos cumplen las normas de archivo y retención documental.

8. El directorio telefónico de la dependencia se mantiene actualizado facilitando las labores propias de la misma.

9. Los compromisos son programados de manera organizada y oportuna de acuerdo con las exigencias de la dependencia.

10. Los elementos de trabajo de la dependencia se encuentran disponibles y en buen funcionamiento para el oportuno desempeño de las actividades.

11. La información, correspondencia y documentación de la dependencia se manejan con criterios de confidencialidad asegurando la reserva de la información.


Categoría. Tipo de entidades.

Clases. Entidades públicas de nivel nacional, territorial o cualquier oficina en representación del

Estado.

Categoría. Comunicaciones utilizadas

Clases. Verbal, telefónica, virtual (chat, e-mail, teleconferencia, foro virtual)

Categoría. Información




Clases. Escrita, digital, verbal, presencial.


1. Técnicas de manejo de Software de Oficina e internet 2. Técnicas de redacción y ortografía 3. Administración y gestión documental 4. Atención al usuario

VII. EVIDENCIAS

De desempeño:

Las competencias fijadas en el Sistema de Evaluación de Desempeño y en la Asignación y

Seguimiento de Compromisos según su tipo de nombramiento.

De producto:

Informes de las actuaciones a su cargo, planes, programas, proyectos, estrategias y

documentos elaborados.



Diploma de Bachiller. Cinco (5) meses de experiencia laboral

relacionada con las funciones del cargo.




I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Asistencial.

Denominación del Empleo: Auxiliar Administrativo

Código: 4044

Grado: 11






Prestar soporte y apoyo en el manejo documental y de información de la dependencia dando cumplimiento a las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.


1. Tramitar la correspondencia que la dependencia produzca de acuerdo con las instrucciones impartidas.

2. Suministrar la información requerida por el público, de acuerdo con los procedimientos establecidos.

3. Atender las solicitudes de reproducción y consultas documentales de conformidad con las instrucciones impartidas.

4. Mantener actualizados los registros en los sistemas de información que le sean asignados por el jefe inmediato, respondiendo por la exactitud de los datos incorporados.

5. Verificar datos, cifras o cualquier otra información solicitada por el Jefe inmediato. 6. Manejar con criterios de confidencialidad la información y correspondencia de la

dependencia de conformidad con las instrucciones impartidas. 7. Suministrar y orientar a los usuarios, personal y telefónicamente de acuerdo con los

procedimientos definidos. 8. Apoyar la logística para la organización y realización de reuniones, conferencias y eventos,

de acuerdo con las instrucciones dadas por el jefe inmediato. 9. Recibir, revisar, clasificar, distribuir, controlar y responder por la correspondencia y

documentación de conformidad con los procedimientos establecidos. 10. Participar en la implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión











1. La correspondencia generada en la dependencia es tramitada oportunamente a los destinatarios correspondientes siguiendo los procedimientos establecidos.

2. La información es suministrada al público en forma veraz y precisa de acuerdo con las pautas establecidas.

3. Las solicitudes de reproducción y consulta documental atendidas están de acuerdo con las instrucciones y procedimientos establecidos.

4. Los registros son actualizados en los sistemas de información con exactitud, oportunidad y veracidad.

5. Los datos, cifras e información requerida por el jefe inmediato, son verificados con exactitud y oportunidad.

6. La información y correspondencia de la dependencia se manejan con criterios de confidencialidad de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.

7. Los usuarios son orientados personal y telefónicamente de manera clara y precisa, siguiendo los procedimientos establecidos.

8. La logística para la organización y realización de reuniones, conferencias y eventos se realiza de acuerdo con la programación e instrucciones establecidas.

9. La correspondencia y documentación generada en la dependencia es tramitada oportunamente a los destinatarios correspondientes siguiendo los procedimientos establecidos.




1. Técnicas de software de oficina e internet 2. Administración y gestión documental 3. Atención al usuario 4. Técnicas de redacción

VII. EVIDENCIAS

De desempeño: Las competencias fijadas en el Sistema de Evaluación de Desempeño y en la Asignación y Seguimiento de Compromisos según su tipo de nombramiento.




De producto: Informes de las actuaciones a su cargo, planes, programas, proyectos, estrategias y documentos elaborados.



Aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria.

No Requiere.




I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Asistencial.


Código: 4044

Grado: 09

No. de cargos: Seis (6)







1. Apoyar la logística para la organización y realización de reuniones, conferencias y eventos, de acuerdo con las instrucciones dadas por el jefe inmediato.

2. Suministrar y orientar a los usuarios, personal y telefónicamente de acuerdo con los procedimientos definidos.

3. Manejar con criterios de confidencialidad la información y correspondencia de la dependencia de conformidad con las instrucciones impartidas.

4. Verificar datos, cifras o cualquier otra información solicitada por el Jefe inmediato. 5. Mantener actualizados los registros en los sistemas de información que le sean asignados

por el jefe inmediato, respondiendo por la exactitud de los datos incorporados. 6. Atender las solicitudes de reproducción y consultas documentales de conformidad con las

instrucciones impartidas. 7. Suministrar la información requerida por el público, de acuerdo con los procedimientos

establecidos. 8. Recibir, revisar, clasificar, distribuir, controlar y responder por la correspondencia y

documentación de conformidad con los procedimientos establecidos. 9. Tramitar la correspondencia que la dependencia produzca de acuerdo con las instrucciones

impartidas. 10. Participar en la implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión











1. La logística para la organización y realización de reuniones, conferencias y eventos se realiza de acuerdo con la programación e instrucciones establecidas.

2. Los usuarios son orientados personal y telefónicamente de manera clara y precisa, siguiendo los procedimientos establecidos.

3. La información y correspondencia de la dependencia se manejan con criterios de confidencialidad de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.

4. Los datos, cifras e información requerida por el jefe inmediato, son verificados con exactitud y oportunidad.

5. Los registros son actualizados en los sistemas de información con exactitud, oportunidad y veracidad.

6. Las solicitudes de reproducción y consulta documental atendidas están de acuerdo con las instrucciones y procedimientos establecidos.



9. La correspondencia generada en la dependencia es tramitada oportunamente a los destinatarios correspondientes siguiendo los procedimientos establecidos.




1. Atención al usuario 2. Técnicas de redacción

VII. EVIDENCIAS








Aprobación de tres (3) años de educación básica secundaria.

No Requiere.




I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Asistencial.


Código: 4044

Grado: 08












5. Recibir, revisar, clasificar, distribuir, controlar y responder por la correspondencia y documentación de conformidad con los procedimientos establecidos.

6. Efectuar diligencias externas de trámites de documentación e información de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.

7. Clasificar los documentos recibidos por la dependencia para su organización, de acuerdo con los procedimientos establecidos.

8. Reportar las inconsistencias o anomalías que se presenten en el manejo de documentos o bienes de la entidad de acuerdo con las instrucciones impartidas.

9. Mantener al día el archivo y la correspondencia de la dependencia dando cumplimiento a los procedimientos y normas establecidas.













1. La información es suministrada al público en forma veraz y precisa de acuerdo con las pautas establecidas

2. La información y correspondencia de la dependencia se manejan con criterios de confidencialidad de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato

3. Los usuarios son orientados personal y telefónicamente de manera clara y precisa, siguiendo los procedimientos establecidos

4. La logística para la organización y realización de reuniones, conferencias y eventos se realiza de acuerdo con la programación e instrucciones establecidas


6. Las diligencias externas asignadas se realizan oportunamente siguiendo las instrucciones impartidas por el jefe inmediato

7. Los documentos recibidos por la dependencia son clasificados para su organización, de acuerdo con los procedimientos establecidos.

8. Las inconsistencias o anomalías presentadas en el manejo de documentos o bienes de la entidad son reportadas en forma detallada y precisa al jefe inmediato.

9. El archivo y la correspondencia de los documentos de la dependencia se mantienen al día, cumpliendo con las normas de correspondencia, archivo y retención documental.




1. Técnicas de manejo de Software de Oficina e internet 2. Administración y gestión documental 3. Atención al usuario 4. Técnicas de redacción

VII. EVIDENCIAS

De desempeño: Las competencias fijadas en el Sistema de Evaluación de Desempeño y en la Asignación y




Seguimiento de Compromisos según su tipo de nombramiento. De producto: Informes de las actuaciones a su cargo, planes, programas, proyectos, estrategias y documentos elaborados.




No Requiere.




I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Asistencial.


Código: 4044

Grado: 07






Desempeñar funciones de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades asignadas.


1. Clasificar los documentos recibidos por la dependencia para su organización, de acuerdo con los procedimientos establecidos.

2. Efectuar diligencias externas de trámites de documentación e información de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.

3. Recibir, revisar, clasificar, distribuir, controlar y responder por la correspondencia y documentación de conformidad con los procedimientos establecidos.




7. Mantener al día el archivo y la correspondencia de la dependencia dando cumplimiento a los procedimientos y normas establecidas.

8. Reportar las inconsistencias o anomalías que se presenten en el manejo de documentos o bienes de la entidad de acuerdo con las instrucciones impartidas.














1. Los documentos recibidos por la dependencia son clasificados para su organización, de acuerdo con los procedimientos establecidos.

2. Las diligencias externas asignadas se realizan oportunamente siguiendo las instrucciones impartidas por el jefe inmediato


4. La logística para la organización y realización de reuniones, conferencias y eventos se realiza de acuerdo con la programación e instrucciones establecidas

5. Los usuarios son orientados personal y telefónicamente de manera clara y precisa, siguiendo los procedimientos establecidos

6. La información y correspondencia de la dependencia se manejan con criterios de confidencialidad de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato

7. El archivo y la correspondencia de los documentos de la dependencia se mantienen al día, cumpliendo con las normas de correspondencia, archivo y retención documental.

8. Las inconsistencias o anomalías presentadas en el manejo de documentos o bienes de la entidad son reportadas en forma detallada y precisa al jefe inmediato.






VII. EVIDENCIAS

De desempeño: Las competencias fijadas en el Sistema de Evaluación de Desempeño y en la Asignación y Seguimiento de Compromisos según su tipo de nombramiento.




De producto: Informes de las actuaciones a su cargo, planes, programas, proyectos, estrategias y documentos elaborados.



Aprobación de dos (2) años de educación básica secundaria.

No Requiere.




I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Asistencial

Denominación del Empleo: Secretario

Código: 4178

Grado: 11

No. de cargos: Cuatro (4)





Apoyar los procesos de asistencia administrativa, sistema de información de correspondencia, archivo y atención al usuario, encaminados a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades propias de la dependencia.


1. Administrar el sistema de información de correspondencia del área para controlar la entrada y salida de los documentos y cumplimiento de términos de ley.

2. Apoyar en el diseño, organización, ejecución y control de actividades administrativas de la dependencia para el desarrollo de los procesos internos.

3. Rendir informes periódicos de seguimiento que sean requeridos por el jefe inmediato con el fin de documentar los procedimientos en los temas de competencia del área.


5. Llevar el archivo de los documentos del área de acuerdo con las tablas de retención documental y las políticas que al respecto se establezcan por la Superintendencia, para su control y consulta.


7. Manejar con criterios de confidencialidad la información y correspondencia de la dependencia.












1. El control de la entrada y salida de los documentos se realiza a través del sistema de información de correspondencia del área cumplimiento de términos de ley.

2. El diseño, organización, ejecución y control de actividades administrativas de la dependencia es apoyada eficientemente para el desarrollo de los procesos internos.

3. Los informes y documentos presentados son oportunos y cumplen con las técnicas de 4. Los documentos elaborados cumplen con las instrucciones institucionales en materia de

elaboración y manejo de documentos. 5. Las respuestas a las comunicaciones y documentos proyectados cumplen con las normas

de redacción y técnicas establecidas. 6. Los usuarios son orientados personal y telefónicamente de manera eficaz y oportuna, de

acuerdo con los procedimientos e instrucciones impartidas. 7. La información, correspondencia y documentación de la dependencia se manejan con

criterios de confidencialidad asegurando la reserva de la información. 8. El archivo de los documentos del área son distribuidos de acuerdo con los procedimientos

establecidos en el sistema de gestión documental. 9. Las solicitudes de reproducción y consulta documental atendidas están de acuerdo con las

instrucciones impartidas y responden a las necesidades de los usuarios.




1. Técnicas de manejo de Software de Oficina e internet. 2. Técnicas de redacción y ortografía. 3. Conocimientos en administración y gestión documental. 4. Atención al usuario.

VIII. EVIDENCIAS









No Requiere.




I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Asistencial


Código: 4178

Grado: 10

No. de cargos: 5 (Cinco)





Apoyar los procesos de asistencia administrativa, sistema de información de correspondencia, archivo y atención al usuario, encaminados a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades propias de la dependencia.


1. Administrar el sistema de información de correspondencia del área para controlar la entrada y salida de los documentos y cumplimiento de términos de ley.

2. Apoyar en el diseño, organización, ejecución y control de actividades administrativas de la dependencia para el desarrollo de los procesos internos.

3. Rendir informes periódicos de seguimiento que sean requeridos por el jefe inmediato con el fin de documentar los procedimientos en los temas de competencia del área.

4. Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de cálculo y manejar aplicativos de oficina dando cumplimiento a las directrices institucionales sobre elaboración y manejo de documentos.


6. Prestar la orientación a los usuarios, personal y telefónicamente de acuerdo con los procedimientos definidos.


























VIII. EVIDENCIAS









Seis (6) meses de experiencia laboral.




I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Asistencial


Código: 4178

Grado: 08

No. de cargos: 7 (Siete)





Prestar el apoyo a los procesos de asistencia administrativa, sistema de información de correspondencia, archivo y atención al usuario.


1. Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades del área de desempeño.

2. Gestionar en el sistema de información de correspondencia del área para controlar la entrada y salida de los documentos y cumplimiento de términos de ley.

3. Apoyar la presentación de informes periódicos y de seguimiento que sean requeridos por el jefe inmediato con el fin de documentar los procedimientos en los temas de competencia del área.

4. Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de cálculo y manejar aplicativos de oficina dando cumplimiento a las directrices institucionales sobre elaboración y manejo de documentos.


6. Prestar la orientación a los usuarios, personal y telefónicamente de acuerdo con los procedimientos definidos.


























VIII. EVIDENCIAS








Aprobación de dos (2) años de educación básica secundaria.

Seis (6) meses de experiencia laboral.




I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Asistencial.


Código: 4169

Grado: 09






Realizar labores técnicas de mantenimiento que demande la institución.


1. Efectuar labores técnicas de mantenimiento a equipos de acuerdo con las necesidades propias de la entidad.

2. llevar los registros operativos asignados por el jefe inmediato, respondiendo por la exactitud de los datos incorporados.

3. Reportar al jefe inmediato las anomalías y novedades de las instalaciones de la entidad, que afecten la seguridad de los funcionarios y usuarios institucionales.

4. Efectuar las reparaciones a que haya lugar, de acuerdo con la programación e instrucciones dadas por el jefe inmediato.

5. Solicitar los materiales y elementos necesarios para el correcto cumplimiento de sus funciones.

6. Mantener en perfecto estado los implementos de trabajo, cumpliendo las normas y reglamentos de higiene y Seguridad Industrial.

7. Mantener actualizados los registros operativos que le sean asignados por el jefe inmediato, respondiendo por la exactitud de los datos incorporados.

8. Rendir informes periódicos sobre las labores desarrolladas, de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.












1. Las labores técnicas de mantenimiento a equipos se realizan con oportunidad, siguiendo las normas de seguridad industrial y atendiendo los requerimientos de la entidad.

2. Los registros operativos son actualizados con exactitud, oportunidad y veracidad. 3. Las anomalías y novedades presentadas en las instalaciones de la entidad son reportadas

detallada y oportunamente al jefe inmediato. 4. Las reparaciones son efectuadas técnica y oportunamente, cumpliendo la programación e

instrucciones dadas por el jefe inmediato. 5. Los materiales y elementos necesarios para el correcto desempeño de las funciones, son

solicitados oportunamente siguiendo los procedimientos establecidos. 6. Los implementos de trabajo se mantienen en perfecto estado de funcionamiento,

cumpliendo las normas y reglamentos de higiene y seguridad Industrial. 7. Los registros son actualizados en los sistemas de información con exactitud, oportunidad y

veracidad. 8. Los informes periódicos sobre las labores desarrolladas son elaborados teniendo en cuenta

las instrucciones impartidas por el jefe inmediato. 9. Los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones, son manejados

acatando las normas de archivo y retención documental.




1. Mecánica general 2. Instalaciones eléctricas 3. Redes telefónicas 4. Plomería 5. Construcción 6. Primeros auxilios

VII. EVIDENCIAS









No Requiere.




I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Asistencial.


Código: 4064

Grado: 03

No. de cargos: Tres (3)





Desempeñar funciones complementarias de oficina y/o cafetería encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades asignadas.


1. Colaborar en labores de oficina que no exijan conocimientos especializados. 2. Entregar y recoger correspondencia, documentos y/o bienes dentro de la entidad. 3. Mantener las instalaciones y utensilios de la cafetería, en perfecto estado de limpieza. 4. Llevar registro de las existencias de insumos y materiales de servicios generales, para

garantizar un óptimo servicio. 5. Solicitar los insumos, utensilios y demás elementos necesarios para una adecuada

ejecución de la labor encomendada. 6. Conservar los equipos y utensilios asignados para la ejecución de las labores

encomendadas, siguiendo las instrucciones y normas para su manejo. 7. Cuidar los bienes y recursos asignados dando cumplimiento a las políticas y normas que

regulan su administración. 8. Apoyar la gestión ambiental de la Superintendencia de Industria y Comercio. 9. Participar en la implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión











1. Las labores de oficina se realizan de acuerdo a las instrucciones impartidas por el superior inmediato.

2. Los documentos y correspondencia se tramitan, de acuerdo con los procedimientos establecidos.

3. Las instalaciones y utensilios de la cafetería se mantienen en perfecto estado de limpieza. 4. Los registros de las existencias de insumos y materiales de cafetería son elaborados

teniendo en cuenta las instrucciones del Jefe inmediato. 5. Los insumos, utensilios y demás elementos necesarios se solicitan oportunamente

siguiendo los trámites correspondientes. 6. Los equipos y utensilios asignados, se conservan en perfecto estado de aseo y

funcionamiento de acuerdo con las instrucciones y normas para su manejo. 7. Los bienes y recursos asignados se cuidan cumpliendo con las políticas y normas que

regulan su manejo. 8. La gestión ambiental de la Superintendencia de Industria y Comercio, se ejecuta

cumpliendo la normatividad vigente en la materia.





VII. EVIDENCIAS




Aprobación de educación básica primaria Ocho (8) meses de experiencia laboral.

1.5. OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN · 2014-04-30 · 4. Organización y métodos 5. Planeación y...

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