147 grandes ideas-para_desvalorizar_una_oficina_de_proyectos
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GRANDES IDEAS PARA
DESVALORIZAR UNA PMO
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¿Qué se entiende por PMO?Referencias frecuentes: “importancia de implantar una PMO en una organización”
Falta de unentendimientocomún
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Motivos para Implantar una PMO
● Gerentes: información centralizada sobre el estado de los proyectos de una sección o de la Organización
● Directores de Proyecto: apoyo directo en la gestión utilizando metodología uniforme
● Alta Gerencia: información centralizada y uniforme sobre resultados y uso de recursos para la toma de decisiones
● Proyectos: facilitar la coordinación, comunicación y capacitación
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Situaciones Típicas● Las PMO deben demostrar su valor en
etapas tempranas del ciclo de vida del proyecto de implantación
● Una serie de “factores de higiene” son condición necesaria pero no suficiente para el éxito de una PMO
● Estos factores tienen una influencia tal que pueden terminar constituyendo las“Grandes Ideas que Desvalorizan las PMO”
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Percepción del Rol de la PMO
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Percepción de la PMO
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Agenda
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Estrategia OrganizacionalLa estrategia organizacional debe estar claramente definida y comunicada
Esto es importante para:● Monitorear resultados en relación con la
obtención de objetivos organizacionales● Poner énfasis en los desvíos importantes
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Estrategia OrganizacionalLa estrategia organizacional debe estar claramente definida y comunicada
Entonces…
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ApoyoLa PMO requiere un apoyo explícito y reiterado por parte de la Alta Dirección de la Organización
Esto se requiere para:● Asegurarse de recibir la información● Intervenir en los procesos● Imponer metodología
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ApoyoLa PMO requiere un apoyo explícito y reiterado por parte de la Alta Dirección de la Organización
Entonces…
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Rol EspecíficoEl personal de la PMO necesita tener claramente definida la función que debe desempeñar en el marco organizacional
Esto se requiere para:● Definir los objetivos a seguir● Exigir toda la información que necesita● Intervenir en los procesos con acciones
claras
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Rol EspecíficoEl personal de la PMO necesita tener claramente definida la función que debe desempeñar en el marco organizacional
Entonces…
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Identidad PropiaLa PMO debe ocupar un lugar específico en el organigrama de la Organización, reportando al utilizador de la información
Esto es importante para:● Lograr esfuerzos coordinados en la
recolección y proceso de información● Constituir una referencia para la
documentación de metodología y resultados
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Identidad PropiaLa PMO debe ocupar un lugar específico en el organigrama de la Organización, reportando al utilizador de la información
Entonces…
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Calidad del Personal AsignadoEl trabajo en una PMO requiere de personal proactivo y capacitado
Esto es porque:● Es un trabajo en el que hay que
construirse el camino al andar● Requiere salir a buscar información y
discutir con otros sobre procesos y procedimientos
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Calidad del Personal AsignadoEl trabajo en una PMO requiere de personal proactivo y capacitado
Entonces…
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Cantidad de PersonalLa PMO debe disponer de un dimensionado adecuado a los servicio que debe brindar
Esto es fundamental porque:● El sobredimensionada afecta la imagen● El subdimensionado afecta el clima
laboral interno y la calidad de los resultados
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Cantidad de PersonalLa PMO debe disponer de un dimensionado adecuado a los servicio que debe brindar
Entonces…
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Agregado de ValorUna PMO debe convencer a sus clientes que provee servicios que agregan valor a los proyectos y a la Organización
Esto importa porque:● Las personas deben obtener un resultado
positivo a cambio de reportar a la PMO● Sólo si se aprecia valor, se suministrará
información completa y cierta
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Agregado de ValorUna PMO debe convencer a sus clientes que provee servicios que agregan valor a los proyectos y a la Organización
Entonces…
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Requerimientos de ClientesLa PMO debe realimentarse permanentemente de los requerimientos de sus clientes
Esto es porque:● Las necesidades de los clientes son
variables en el tiempo y dependientes del contexto
● La participación y apoyo de clientes es altamente dependiente de recibir los servicios que demandan en cada momento
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Requerimientos de ClientesLa PMO debe realimentarse permanentemente de los requerimientos de sus clientes
Entonces…
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Cambio CulturalLa implantación exitosa de una PMO requiere que se genere en la Organización un cambio cultural
Esto es importante porque:● Las personas sólo contribuirán con la
PMO si entienden que ésta los ayuda en su trabajo
● La implantación de nuevos procesos sólo ocurre cuando las personas los internalizan
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Cambio CulturalLa implantación exitosa de una PMO requiere que se genere en la Organización un cambio cultural
Entonces…
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Visibilidad en la OrganizaciónLa PMO debe contribuir a poner de manifiesto los resultados derivados de una buena gestión para contribuir a la carrera del Director
Esto es importante porque:● Los Directores de Proyecto tienen mayor
exposición y esto los hace más vulnerables
● La PMO es la responsable de la evaluación del Director de Proyecto
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Visibilidad en la OrganizaciónLa PMO debe contribuir a poner de manifiesto los resultados derivados de una buena gestión para contribuir a la carrera del Director
Entonces…
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Confiabilidad de la InformaciónLa PMO debe brindar información consistente con la proveniente de las diversas fuentes de información de la Organización
Esto importa ya que:● Evita errores en la toma de decisiones● Evita conflictos entre las diversas áreas● Facilita la comunicación entre los
diversos actores y la credibilidad
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Confiabilidad de la InformaciónLa PMO debe brindar información consistente con la proveniente de las diversas fuentes de información de la Organización
Entonces…
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Lecciones AprendidasLos documentos de “Lecciones Aprendidas” deben constituir una base de conocimiento organizacional
Estos es importante para:● No volver a cometer los mismos pecados● Copiar cosas que se hicieron bien en el
pasado● Incorporar el conocimiento en la
metodología y en los procesos
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Lecciones AprendidasLos documentos de “Lecciones Aprendidas” deben constituir una base de conocimiento organizacional
Entonces…
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Resumen
● Estrategia Organizacional● Apoyo de la Alta Dirección● Rol de la PMO● Identidad de su personal● Calidad del personal● Cantidad de personal● Agregado de Valor● Requerimientos de clientes● Cambio cultural● Visibilidad en la Organización● Confiabilidad de la información● Lecciones Aprendidas
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Muchas gracias por su atención
Ing. Virginia Martínez Paulo [email protected] www.rumboconsultores.com