12 Proc Evaluacion Desempeo Laboral

7/23/2019 12 Proc Evaluacion Desempeo Laboral

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PROCEDIMIENTO EVALUACION DE DESEMPEOLABORAL DEL PROCESO GESTIN

ADMINISTRATIVA REGISTRAL

Cdigo: GR-GAR-PR- 12

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1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIN

Definir las actividades del proceso gestin servicio registral de la propiedadinmobiliaria en Colombia, en lo pertinente a la Evaluacin del DesempeoLaboral de los empleados de carrera que prestan sus servicios en la Oficina deregistro, relacionado con las funciones realizadas por los funcionarios pblicos,inscritos en carrera, de las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos deMedelln Sur, garantizando la guarda de la fe pblica en nombre del Estado y de laSuperintendencia de Notariado y Registro; para beneficio de la Sociedad enGeneral.

La evaluacin del desempeo laboral de los Servidores Pblicos, se realiza en laOficina de Registro de Instrumentos Pblicos Principal, ubicada en el crculo

registralcorrespondiente.

Los clientes del procedimiento son todos los empleados de carrera que prestansus servicios en la Oficina de registro r, el registrador o el funcionario autorizadopara efectuar la evaluacin, la Secretara general-proceso gestin humana-, elDepartamento administrativo de la funcin pblica- Comisin Nacional del ServicioCivil- y los organismos de control que requieran informacin pertinente.

1.1 ALCANCE:

Inicia: Concertacin de compromisos y con Recepcin de los instructivos y

formatos para calificacin de funcionarios de carrera; adems de nuevos hbitos,actitudes, conocimientos y destrezas. Tambin es importante hablar mucho deaprendizaje organizacional para referirse a la cultura de perfeccionamiento de laspersonas que predomina en las organizaciones exitosas Gestin, multiplicaciny conservacin de conocimiento.

Qu hace?: Concertacin de compromisos con los funcionarios de carrera.Recibir los instructivos y formatos para calificacin de los funcionarios de carrera.De otro lado como resultado de los compromisos del personal; se debeidentificar: informacin, aprender habilidades, desarrollar actitudes ycomportamientos diferentes y comprender los conceptos que imparten en laorganizacin.

Identificar los responsables de calificar a los funcionarios y remitirles memorandopara la realizacin de las Evaluaciones de Desempeo Laboral, dando lasinstrucciones correspondientes y suministrando los instructivos y formularios.Recepcionar las directrices y lineamientos de la Secretaria general- gestinhumana- en lo pertinente a las polticas, normas, fechas de calificacin, perodo decalificacin y formatos para la evaluacin del desempeo. Realizar la Evaluacinde Desempeo en concordancia con el funcionario, finalizada la evaluacin porparte del superior jerrquico competente, firmar los formularios pertinentes por


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quienes intervienen en la misma, en constancia de participacin y aceptacin.Remitir al Grupo Administrativo y posteriormente a la Secretaria general- gestin

humana- todas las evaluaciones de desempeo laboral de los funcionarios de sugrupo para efectos de control y seguimiento.

Termina:calificacin de los funcionarios de carrera de la Oficina de Registro y elenvo de la calificacin a la Secretara general- proceso gestin humana-

2. RESPONSABLES:

2.1. Responsable estratgico: Registrador de Instrumentos Pblicos y Secretario(a) General.

2.2. Responsable operativo: Registrador de instrumentos pblicos yCoordinadores de Grupo

3. DEFINICIONES:

Concertacin de compromisos: Es la primera etapa del procedimientoevaluacin de desempeo. Con base en los planes anuales de gestin, con losacuerdos con los gerentes pblicos, con los planes de desarrollo administrativo,con los planes de mejoramiento y con el plan de implantacin o mejoramiento ysostenimiento del Modelo Estndar de Control Interno y la norma tcnica decalidad, se establecen compromisos laborales de gestin con los funcionarios de

carrera, se firman esos compromisos para la posterior evaluacin.Evaluacin del Desempeo Laboral: Es la aplicacin del instrumento decalificacin, con base en el desempeo de los funcionarios a evaluar y loscompromisos de gestin firmados, hace anlisis del desarrollo de las actividadesde los funcionarios con base en los resultados medibles, por parte del inmediatosuperior jerrquico con el objeto de obtener una calificacin de desempeo laboralacorde a las funciones asignadas y concordadas, con el funcionario evaluado ypara un perodo determinado.

3.1 Control estadstico del procedimiento. Definir las herramientas estadsticasbsicas para el control del procedimiento.

3.1.1 Histogramas: Para mostrar comportamientos de los funcionarios de laOficina de Registro de Instrumentos Pblicos en cuanto a su desempeo laboral,

3.1.2 Hojas de clculo: para registrar aspectos relevantes del procedimiento deevaluacin del desempeo.

3.2 PHVA

Planear: Proyectar los Recursos logsticos, financieros y humanos delprocedimiento, la concertacin de compromisos laborales con los funcionarios


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de carrera y la evaluacin del desempeo laboral acorde a las normas,formatos y fechas exigidas.

Hacer:Concertacin de compromisos con los funcionarios de carrera. Recibirlos instructivos y formatos para calificacin de los funcionarios de carrera.Identificar los responsables de calificar a los funcionarios y remitirlesmemorando para la realizacin de las Evaluaciones de Desempeo Laboral,dando las instrucciones correspondientes y suministrando los instructivos yformularios. Recepcionar las directrices y lineamientos de la Secretariageneral- gestin humana- en lo pertinente a las polticas, normas, fechas decalificacin, perodo de calificacin y formatos para la evaluacin deldesempeo. Realizar la Evaluacin de Desempeo en concordancia con elfuncionario, finalizada la evaluacin por parte del superior jerrquico

competente, firmar los formularios pertinentes por quienes intervienen en lamisma, en constancia de participacin y aceptacin. Remitir al GrupoAdministrativo y posteriormente a la Secretaria general- gestin humana- todaslas evaluaciones de desempeo laboral de los funcionarios de su grupo paraefectos de control y seguimiento.

Verificar: Cumplimiento de las normas e instructivos para la calificacin deldesempeo. Verificar las fechas de evaluacin y aplicacin de los criteriosestablecidos en la normatividad vigente de acuerdo con los lineamientos de laentidad y de la Comisin Nacional del Servicio Civil.

Actuar: Definir estrategias para la concertacin de compromisos laborales y laoportunidad en la evaluacin, consolidacin y envo de la Evaluacin de losfuncionarios a la Superintendencia de Notariado y Registro.

4. CONTENIDO: se describe la actividad y se establecen los link conformatos, documentos, instructivos, protocolos, normas, actas.


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ACTIVIDAD

ESENCIAL

DESCRIPCIN. CMO?

Concertacindecompromisoslaborales conlosfuncionariosde carrera.

Descripcin de la actividad:

1. Recibir los instrumentos, formatos, actos administrativos einstrucciones para la concertacin de compromisos laboralescon los trabajadores: Es la primera etapa del procedimientoevaluacin de desempeo, que se desarrolla al iniciar elao. Con base en los planes anuales de gestin, con losacuerdos con los gerentes pblicos, con los planes dedesarrollo administrativo, con los planes de mejoramiento y

con el plan de implantacin o mejoramiento y sostenimientodel Modelo Estndar de Control Interno y la norma tcnicade calidad, se establecen compromisos laborales de gestincon los funcionarios de carrera, se firman esos compromisospara la posterior evaluacin. Ver instructivosadministrativos y lineamientos de la Comisin Nacionaldel Servicio Civil.

Responsable:Registrador de Instrumentos PblicosConocimiento: Normatividad de evaluacin de desempeo.Instructivos administrativos y de la Comisin Nacional del Servicio

Civil.Valor agregado: Planeacin de la evaluacin de desempeo conbase en compromisos y resultados medibles.Recursos esenciales: Terminal-equipo de computo, Formulariose instructivos correspondientes.Normatividad: Art. 14 del Decreto 2929 del 25 de agosto de 2005,reglamentario del Decreto del Decreto 775 de 2005. 1970 y artculo407 CPC. Lineamientos de la Comisin Nacional del Servicio Civil.Herramientas de control: Verificar los instructivos y directricespara la Evaluacin de Desempeo Laboral. Verificar los formatos ylas fechas de aplicacin de la evaluacin. Verificar los empleados

de carrera a quienes se les aplica la evaluacinFrecuencia: Semestral.Tecnologa (M.A.S): Manual y Sistematizada.

Aplicar laEvaluacinDesempeoLaboral.

Descripcin de la actividad:

1. Recepcionar formatos, directrices, normas y actosadministrativos de la entidad en lo pertinente a la evaluacindel desempeo: Recepcionar las directrices y lineamientosde la Secretaria General- Proceso Gestin Humana- en lo


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pertinente a las polticas, normas, fechas de calificacin,perodo de calificacin y formatos para la evaluacin del

desempeo. Registrar la recepcin de la informacin.Identificar los responsables de calificar a los funcionarios yremitirles memorando para la realizacin de lasEvaluaciones de Desempeo Laboral, dando lasinstrucciones correspondientes y suministrando losinstructivos y formularios. Ver formatos de evaluacin dedesempeo.

2. Realizar la Evaluacin de Desempeo en concordancia conel funcionario a calificar: tener en cuenta el cumplimiento delos compromisos adquiridos y firmados, verificar resultadosdel funcionario a calificar, constatar resultados con

documentos fuente e informes de gestin. Aplicar loscriterios establecidos en los instructivos de calificacin, talescomo: puntajes, fechas de evaluacin y criterios deevaluacin. Evaluar al funcionario y presentarle laevaluacin antes de hacerla oficial (puede haberconcertacin al respecto). Definir la evaluacin: terminada laevaluacin por parte del superior jerrquico competente,firmar los formularios pertinentes por quienes intervienen enla misma, en constancia de participacin y aceptacin.Remitir mediante Oficio al Grupo Administrativo yposteriormente a la Secretaria General- proceso Gestin

Humana-, todas las evaluaciones de desempeo laboral delos funcionarios de su grupo para efectos de control yseguimiento.Ver formatos de evaluacin de desempeo.Ver instructivos para evaluacin de desempeo.

3. Tener en cuenta las mejores evaluaciones para efectos demotivacin a los funcionarios evaluados: Los mejorespuntajes, debe establecerse un criterio, son tenidos encuenta para procesos de: capacitacin, bienestar yestmulos, ascensos, encargos y ser candidatos a mejorFuncionario de la entidad. Ver plan de capacitacin, plande bienestar y estmulos y resolucin administrativa

sobre eleccin de mejor trabajador de la entidad.

Responsable:Registrador de Instrumentos Pblicos y funcionarioasignado. Igualmente, es responsabilidad de todos los funcionariosde carrera de la Oficina de Registro.Conocimiento: Normas, instructivos, formatos y directricesadministrativas sobre el procedimiento de evaluacin deldesempeo.Valor agregado: Objetividad en la evaluacin del desempeo.Recursos esenciales: Terminal-equipo de computo, recibos e


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impresora, Formularios correspondiente.Normatividad: Art. 14 del Decreto 2929 del 25 de agosto de 2005,

reglamentario del Decreto del Decreto 775 de 2005. 1970 y artculo407 CPC.Herramientas de control: Formularios de Evaluacin deDesempeo Laboral.Frecuencia: Semestral.Tecnologa (M.A.S): Manual y Sistematizada.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

5.1. Documentos asociados:

Norma NTC-GP: 1000-2009. Sistema de gestin pblica de la calidad.Manual de calidad.

Poltica de calidad.

Plan para el logro de objetivos de calidad.

Mapa de riesgos de los procesos.

5.2 Requisitos aplicables: Norma: NTCGP: 1000:2009.Legales y reglamentarios: Art. 14 del Decreto 2929 del 25 de agosto de 2005,reglamentario del Decreto del Decreto 775 de 2005. 1970 y artculo 407 CPC.

6. NOTAS DE CAMBIO.

VERSION NATURALEZA DEL CAMBIOVersin 01 Ajuste del procedimiento

Versin 02 Ajustes y aportes de la Oficina de Registro Zona SurMedelln


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7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripcin de actividades)

Cdigo NombreFormato de evaluacin de desempeo.

Elaboro:Aportes Medelln ZonaSur: Mara Leticia Agudelo

Reviso:Coordinadores

Administrativos Orip`sMedellin Zona Norte y Sur,Manizales, Barranquilla y

ValleduparOficina Asesora dePlaneacin Grupo Calidad -MECI

Aprob:Registradores principales delas Orip`s de Medellin ZonaNorte y Sur, Manizales,Barranquilla y Valledupar

Fecha:(*) Julio 6 de 2011

(**) Septiembre 12 de 2011

Fecha: Septiembre 26 de2011

Fecha: Octubre15 de 2011

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