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    MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1010-P-GCT-11-V1

    PROCESO DE CONTRATACION Vigencia:30/09/2013

    PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DECONTRATOS MEDIANTE SELECCIN ABREVIADA

    POR MENOR CUANTIA.

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    MUNICIPIO DE

    VILLAVICENCIO

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    VILLAVICENCIO

    CONTENIDO

    Pgina

    1. OBJETIVO 2

    2. ALCANCE Y RESPONSABLES 2

    3. DEFINICIONES 2

    4. MARCO NORMATIVO 3

    5. RECURSOS 3

    6. GENERALIDADES 3

    7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 4

    8. REGISTROS 11

    9. CONTROL DE CAMBIOS 11

    10. ANEXOS 11

    Elaborado Revisado Aprobado

    Yamile Bahamon G.Asesora Contratista

    Katherine del Valle C.Contratista Porthos

    Juan Mario Flrez SalcedoJefe Oficina de Contratacin

    Fernando Sandoval ZamoraAlcalde (E)

    Fecha: 01/09/2013 Fecha: 01/09/2013 Fecha:30/09/2013

    ORIGINAL FIRMADO

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    PROCESO DE CONTRATACION Vigencia:30/09/2013

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    POR MENOR CUANTIA.

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    1. OBJETIVO

    El objetivo de este procedimiento es definir los pasos para llevar a cabo la contratacin de bienesservicios y obras para el Municipio de Villavicencio cumpliendo con la normatividad vigente, paraaquellos casos en que deba realizarse la seleccin de contratista mediante una de las modalidades deseleccin abreviada.

    2. ALCANCE Y RESPONSABLES

    Este procedimiento inicia con la recepcin de los documentos que contienen la etapa previa cuyainformacin es avalada por cada Jefe de Proceso y culmina con la contratacin del bien o servicio objetode la necesidad.

    La responsabilidad de la elaboracin del proceso de la etapa precontractual recae sobre el Jefe de la

    Oficina de Contratacin.

    3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE

    MENOR CUANTIA: Se entender por menor cuanta los valores que a continuacin se relacionan,determinados en funcin de los presupuestos anuales de las entidades pblicas expresados en salariosmnimos legales mensuales.

    Para las entidades que tengan un presupuesto anual superior o igual a 1.200.000 salarios mnimoslegales mensuales, la menor cuanta ser hasta 1.000 salarios mnimos legales mensuales.

    Las que tengan un presupuesto anual superior o igual a 850.000 salarios mnimos legales mensuales einferiores a 1.200.000 salarios mnimos legales mensuales, la menor cuanta ser hasta 850 salariosmnimos legales mensuales.

    Las que tengan un presupuesto anual superior o igual a 400.000 salarios mnimos legales mensuales einferior a 850.000 salarios mnimos legales mensuales, la menor cuanta ser hasta 650 salariosmnimos legales mensuales.

    Las que tengan un presupuesto anual superior o igual a 120.000 salarios mnimos legales mensuales einferior a 400.000 salarios mnimos legales mensuales, la menor cuanta ser hasta 450 salariosmnimos legales mensuales.

    Las que tengan un presupuesto anual inferior a 120.000 salarios mnimos legales mensuales, la menorcuanta ser hasta 280 salarios mnimos legales mensuales.

    CONTRATISTA: Persona Natural o Jurdica encargada de la ejecucin del servicio objeto de la

    contratacin.

    REVISION DE FORMA: Es la que se realiza mediante la revisin de la existencia de requisitos ysoportes que acompaan el Estudio Previo entregado por los Procesos.

    REVISION DE FONDO:Es la que realiza el profesional encargado de la elaboracin del contrato conrelacin a la informacin consignada en los documentos soportes del Estudio Previo y su coherenciapara este propsito.

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    4. MARCO NORMATIVO

    Ley 80 de 1993 Ley 1150 de 2007 Decreto No 734 de 2012

    5. RECURSOS

    5.1Personal

    Profesional lder del procedimiento de contratacin, el profesional responsable de la revisin yaprobacin de plizas de garanta, el profesional responsable de la publicacin en el portal decontratacin. Auxiliar administrativo y Tcnico encargado de notificar al Contratista.

    5.2 Maquinaria y Tecnologa.

    Se requiere contar con computadoras con acceso a internet, impresora, escner y telfono.

    5.3 Materiales o Logsticos

    Papelera y elementos de oficina suficientes.

    5.4 Metodolgicos

    Para la elaboracin de contratos mediante la modalidad de seleccin Abreviada de Menor Cuanta, elMunicipio tendr como base, el presente manual de procedimientos y los lineamientos establecidos enlas leyes contempladas en el numeral 4 MARCO NORMATIVO de este documento.

    5.5 Medio Ambiente.

    Instalaciones de la oficina de contratacin

    6. GENERALIDADES

    DOCUMENTOS REQUISITOS PARA LA ELABORACION DE CONTRATOS MEDIANTE LAMODALIDAD DE SELECCIN ABREVIDA POR MENOR CUANTIA.

    Con el procedimiento se darn los pasos a seguir y se determinaran documentos requeridos para lacelebracin de CONTRATOS MEDIANTE LA MODALIDAD DE SELECCIN ABREVIDA POR MENOR

    CUANTIA. Ver anexo formato de revisin documental

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    7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

    N ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE

    1

    INICIO

    RECEPCION DE CARPETAQUE CONTIENE ETAPA

    PREVIA

    CUMPLE LAFORMA

    RADICAR Y REMITIR ALJEFE DE LA OFICINA DE

    CONTRATACION

    REPARTO

    1

    DEVOLVERPARA

    CORRECCIN

    NO

    SI

    CUMPLEFONDO?

    DEVOLVERPARA

    CORRECCIN

    NO

    SI

    Se hace recepcin del estudio previo ysus documentos soporte objeto de lanecesidad por parte de los Procesos ala Oficina de Contratacin.

    Auxiliaradministrativo

    responsable de larecepcin de

    correspondencia

    2

    Se realiza revisin de forma es decir

    verificar la existencia de los soportesdel estudio previo, lista de chequeoFormato 1010-F-GCT-07

    SI CUMPLE se procede a generarradicado y se entrega al Jefe de laOficina de Contratacin para elreparto.

    SI NO CUMPLE se devuelve paragenerar las correcciones.

    Tcnico encargadode la revisin de

    forma

    Auxiliaradministrativo

    responsable de larecepcin de

    correspondencia

    3

    El Jefe de Contratacin enva losdocumentos al profesional encargadode la elaboracin del proceso decontratacin

    Jefe Oficina deContratacin.

    4 Se procede a la revisin de fondo dela informacin relacionada con elestudio previo y sus soportesentregado por Proceso.

    SI ESTA INCOMPLETA o esincoherente se procede a devolverlo alProceso que lo emiti.

    SI ESTA COMPLETA contina con eltramite

    Profesional lderprocedimiento

    contratacin

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    1

    PUBLICACIN EN ELSECOP DEL PLIEGO DECONDICIONES Y AVISO

    DE CONVOCATORIA

    2

    ELABORACIN DELPROYECTO DEL PLIEGO

    DE CONDICIONES

    ELABORACIN DEL AVISO

    DE CONVOCATORIA

    RECEPCIN DEOBSERVACIONES AL

    PLIEGO DE CONDICIONES

    De acuerdo a los bienes, servicios u

    obras a contratar, se elaborarn lospliegos de condiciones donde seincluir como mnimo, lo estipulado enel Artculo 2.2.3 del Decreto 734 de2012.

    Profesional lderprocedimientocontratacin.

    6

    De acuerdo a lo establecido en elArtculo 2.2.1 del Decreto 734 de2012, el aviso de convocatoria debercontener: el objeto a contratar, lamodalidad de seleccin que seutilizar, si est cobijada por un

    Acuerdo Internacional o un Tratado deLibre Comercio vigente para el Estadocolombiano, el presupuesto oficial delcontrato, as como el lugar fsico oelectrnico donde puede consultarseel proyecto de pliego de condiciones ylos estudios y documentos previos.Deber publicarse de acuerdo a lasreglas sealadas en el artculo 2.2.6del decreto 734 de 2012.

    Profesional lderprocedimientocontratacin.

    7

    De acuerdo a lo establecido en elartculo 2.2.6 del Decreto 734 de 2012,deber ser publicado con una

    antelacin de cinco (5) das hbiles dela fecha del acto de apertura.

    Profesionalresponsable de laPublicacin en el

    Portal nico deContratacin

    8

    Las observaciones al proyecto depliego de condiciones deben serpresentadas por los interesadosdentro de los trminos previstos en elpliego de condiciones, segn sea elcaso. La aceptacin o rechazo de lasobservaciones se har de maneramotivada, para lo cual el Municipioagrupar aquellas de naturalezacomn

    Los interesados enpresentar oferta/Profesional lderprocedimientocontratacin

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    2

    PUBLICACIN EN ELSECOP DEL ACTO

    ADMINISTRATIVO DEAPERTURA

    3

    EXPEDICION DEL ACTOADMINISTRATIVO DE

    APERTURA

    PUBLICACIN DE LASOBSERVACIONES

    RECEPCIONADAS Y LASRESPECTIVAS RESPUESTAS

    PUBLICACIN DE LOSPLIEGOS DE CONDICIONES

    DEFINITIVOS EN EL SECOP

    SE RECEPCIONAMANIFESTACIN DE

    INTERS?

    SE INFORMA FECHAY HORA DE

    AUDIENCIA PBLICA

    SE DECLARADESIERTO EL

    PROCESOSI

    NO

    SE PUBLICA ENEL SECOP

    FIN

    El Municipio har publicacin

    electrnica de las observacionesrecibidas al proyecto de pliegos y delas respectivas respuestas, con lo cualdar por cumplida el deber decomunicar las respuestas respectivas.Lo anterior, deber realizarse antes dela publicacin del acto que ordena laapertura.

    Profesionalresponsable de laPublicacin en elPortal nico de

    Contratacin

    10

    El Municipio, mediante actoadministrativo de carcter general,ordenar de manera motivada laapertura del proceso de seleccin quese desarrolle a travs de seleccin

    abreviada por menor cuanta.Acto administrativo de apertura delproceso de seleccin deber contenerlo sealado en el Art. 2.2.2 del Decreto734 de 2012.

    Jefe de la Oficina deContratacin

    Profesional lderprocedimientocontratacin

    Profesionalresponsable de laPublicacin en elPortal nico de

    Contratacin

    11La publicacin deber realizarse deacuerdo a lo establecido en el Art.2.2.6 del Decreto 734 de 2012.

    Profesionalresponsable de laPublicacin en elPortal nico de

    Contratacin

    12

    Dentro de los tres (3) das hbilessiguientes al acto de apertura delproceso, los posibles oferentes

    interesados en participar manifestarnsu inters, con el fin de que seconforme una lista de posiblesoferentes. La manifestacin se har atravs del mecanismo sealado en elpliego de condiciones y debercontener, adems de la expresinclara del inters en participar, elsealamiento de formas de contacto ycomunicacin eficaces a travs de loscuales la entidad podr informardirectamente a cada interesado sobrela fecha y hora de la audiencia pblicade sorteo, en caso que la misma tengalugar. La manifestacin de inters enparticipar es requisito habilitante parala presentacin de la respectiva oferta.

    En caso de no presentarsemanifestacin de inters dentro deltrmino previsto, la entidad declararel proceso desierto.

    Profesional lderprocedimientocontratacin

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    13

    3

    VENCIMIENTO DEL

    TRMINO PARA LA

    PRESENTACIN DE

    LAS OFERTAS

    4

    SORTEO DE

    CONSOLIDACIN DE

    OFERENTES

    DESIGNACIN DE

    COMIT ASESOR

    En caso que el nmero de posibles

    oferentes sea superior a diez (10), laentidad podr dar paso al sorteo deconsolidacin de oferentes paraescoger entre ellos un nmero noinferior a este que podr presentaroferta en el proceso de seleccin, deacuerdo a lo establecido en el Art.3.2.2.2 del Decreto 734 de 2012.

    Cuando el nmero de posiblesoferentes sea inferior o igual a diez(10), el Municipio deber adelantar elproceso de seleccin con todos ellos.

    En caso de realizarse el sorteo deconsolidacin de oferentes, el plazosealado en el pliego de condicionespara la presentacin de ofertascomenzar a contarse a partir del dade la realizacin del sorteo

    Jefe de la Oficina deContratacin

    14

    El pliego de condiciones sealar eltrmino para la presentacin de lapropuesta inicial, que en ningn casopodr ser inferior a cinco (5) dashbiles.

    El Municipio en la fecha y a la horasealada en el pliego, como el plazomximo para la presentacin de laspropuestas, con las propuestasrecibidas y los interesados presentes,levantar un acta donde conste elnmero de propuestas recibidas ydatos especficos de cada proponente,la cual ser firmada por el funcionariocompetente para ello y los presentesen el acto de cierre

    Profesional lderprocedimientocontratacin.

    15Se designar mediante Oficio losintegrantes del comit asesorencargado de evaluar las propuestas.

    Jefe Oficina decontratacin

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    4

    PUBLICACIN EN ELSECOP

    5

    EVALUACIN DE LASOFERTAS

    PUBLICACIN EN ELSECOP

    SE EXPIDE ACTOADMINISTRATIVO

    DE APERTURA?

    SIDECLARATORIA

    DE DESIERTO

    NO

    Vencido el trmino para la

    presentacin de ofertas, el Municipioproceder a la evaluacin de lasmismas en las condiciones sealadasen el pliego de condiciones yatendiendo lo establecido sobre eltema en el Decreto 734 de 2012.En los procesos de seleccinabreviada para la contratacin demenor cuanta, deber tenerse encuenta el Art. 2.2.9 numeral 3 Decreto734 de 2012. El trmino de evaluacinde las propuestas no podr ser mayorque el plazo sealado para la

    presentacin de las mismas, salvo quemediante acto motivado, la entidad loextienda hasta por un trmino igual alinicialmente previsto.

    COMITEVALUADOR

    17

    El resultado de la evaluacin sepublicar en el SECOP durante tres(3) das hbiles, trmino durante elcual los oferentes podrn presentarobservaciones a la misma, las cualessern resueltas por la entidad en elacto de adjudicacin del proceso deseleccin.

    Profesionalresponsable de laPublicacin en elPortal nico de

    Contratacin

    18

    El Municipio adjudicar en forma

    motivada al oferente que hayapresentado la oferta ms favorablepara la entidad, de acuerdo con loestablecido en el artculo 3.2.2.1 deldecreto 734 de 2012.El acto de adjudicacin se deberpublicar en el SECOP con el fin deenterar de su contenido a todos losoferentes que participaron en elproceso de seleccin.En caso de declararse desierto elproceso de seleccin abreviada demenor cuanta regulado en el Decreto

    734, la entidad podr iniciarlo denuevo, prescindiendo de la publicacindel proyecto de pliego de condiciones.De ser necesario se modificarn loselementos de la futura contratacinque hayan sido determinantes en ladeclaratoria de desierta, sin que enningn caso se cambie el objeto de lacontratacin, sin perjuicio de ajustesen las cantidades y el presupuesto

    Jefe de la Oficina deContratacin

    Profesional delegadoprocedimiento

    contratacin.

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    19Se recomienda laadjudicacin del

    proceso

    5

    Notificacin de laresolucin deadjudicacin

    Declaratoriade desierto

    NO

    SI

    Publicacin enel SECOP

    Elaboracin deminuta

    Perfeccionamientode contrato

    Solicitud deRP

    Entrega deRP

    Copia de la minutatramite de garantas

    Publicacinen el SECOP

    6

    Se reunir el comit asesor con el fin

    de verificar el cumplimiento de lascondiciones jurdicas, financieras ytcnicas para recomendar o no al Jefede la Oficina de Contratacin laadjudicacin del proceso de seleccin

    COMITEVALUADOR

    20

    El Municipio notificar el ActoAdministrativo de Adjudicacin alOferente seleccionado y a los demsoferentes mediante la publicacin delacto administrativo en el SECOP.Igual procedimiento seguir en el casode declaratoria de desierto del procesode seleccin.

    Profesional delegadoprocedimientocontratacin.

    21El profesional de acuerdo al modelode minuta establecido incorporara lainformacin del Contratista

    Profesional lderprocedimientocontratacin.

    22Las partes firman la minuta, se asignanumero consecutivo y se asigna fecha

    Contratista,Contratante y

    tecnlogode apoyo

    a la gestin

    23Se enva carpeta a Direccin depresupuesto para elaboracin de

    Registro presupuestal.

    tecnlogode apoyo

    a la gestin

    24Se recibe de la Direccin dePresupuesto la carpeta con el RegistroPresupuestal.

    tecnlogode apoyo

    a la gestin

    25 Se toma copia de la minuta con el finde que se tramite la garanta.

    Contratista

    26

    De acuerdo a los procedimientos deley se realizara la publicacin en elPortal nico de Contratacin con plazomximo de 3 das despus decelebrado el contrato

    Profesional

    responsable de laPublicacin en elPortal nico deContratacin.

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    6

    CUMPLE LAGARANTA?

    DEVOLVER PARACORRECCIN

    APROBACION DEPOLIZA

    SI

    NO

    SOLICITUD DESIGNACIONSUPERVISIN

    REVISIN,FOLIACIN Y

    ARCHIVO

    FIN

    ENTREGA DEGARANTIAS

    Al momento en que el contratistaradique las garantas (en casoespecial), el profesional revisara quecumpla lo estipulado en la minuta.

    SI CUMPLE: Se elabora la aprobacinde pliza y se ingresa a la carpeta.

    SI NO CUMPLE: Se contacta alContratista para que realice lacorreccin.

    Auxiliaradministrativo

    responsable de larecepcin de

    correspondenciaProfesional

    responsable de laAprobacin de

    Garantas.tecnlogode apoyo

    a la gestin

    28

    Mediante oficio firmado por el Jefe dela Oficina de Contratacin se remite lacarpeta a la Secretaria o Proceso queallego la necesidad con el fin de queasigne interventora y de continuidad ala ejecucin.

    Jefe de la Oficina deContratacin.

    tecnlogode apoyo

    a la gestin

    29

    Se realiza revisin, se folia y codificapara almacenar la carpeta en elarchivo Auxiliar de Archivo

    30

    Finaliza el procedimientoprecontractual de la Oficina deContratacin

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    8. REGISTROS

    CODIGONOMBRE DEL

    FORMATOCARPETA

    RESPONSABLEALMACENAMIENTO

    TIEMPO DERETENCION

    DESTINOFINAL

    1010-F-GCT-07

    formato de verificacindocumental contratos deseleccin

    ContratoOficina de

    Contratacin2 Aos Almacenar en

    el Archivo

    9. PUNTOS DE CONTROL

    VERSION N FECHA DESCRIPCION DE LAS MODIFICACIONES

    1 30/09/2013

    Primera versin nueva codificacin.

    Se modific codificacin de documentos.Codificacin Anterior: PR-1090-11-V2 del 27 denoviembre de 2012

    10- Anexos

    -LIBRO RADICADOR.