1010-P-gct-11-V1 Procedimiento Para La Elaboracion de Contratos Mediante Seleccion Abreviada Por...
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MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1010-P-GCT-11-V1
PROCESO DE CONTRATACION Vigencia:30/09/2013
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DECONTRATOS MEDIANTE SELECCIN ABREVIADA
POR MENOR CUANTIA.
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MUNICIPIO DE
VILLAVICENCIO
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VILLAVICENCIO
CONTENIDO
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1. OBJETIVO 2
2. ALCANCE Y RESPONSABLES 2
3. DEFINICIONES 2
4. MARCO NORMATIVO 3
5. RECURSOS 3
6. GENERALIDADES 3
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 4
8. REGISTROS 11
9. CONTROL DE CAMBIOS 11
10. ANEXOS 11
Elaborado Revisado Aprobado
Yamile Bahamon G.Asesora Contratista
Katherine del Valle C.Contratista Porthos
Juan Mario Flrez SalcedoJefe Oficina de Contratacin
Fernando Sandoval ZamoraAlcalde (E)
Fecha: 01/09/2013 Fecha: 01/09/2013 Fecha:30/09/2013
ORIGINAL FIRMADO
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DECONTRATOS MEDIANTE SELECCIN ABREVIADA
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MUNICIPIO DE
VILLAVICENCIO
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1. OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es definir los pasos para llevar a cabo la contratacin de bienesservicios y obras para el Municipio de Villavicencio cumpliendo con la normatividad vigente, paraaquellos casos en que deba realizarse la seleccin de contratista mediante una de las modalidades deseleccin abreviada.
2. ALCANCE Y RESPONSABLES
Este procedimiento inicia con la recepcin de los documentos que contienen la etapa previa cuyainformacin es avalada por cada Jefe de Proceso y culmina con la contratacin del bien o servicio objetode la necesidad.
La responsabilidad de la elaboracin del proceso de la etapa precontractual recae sobre el Jefe de la
Oficina de Contratacin.
3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE
MENOR CUANTIA: Se entender por menor cuanta los valores que a continuacin se relacionan,determinados en funcin de los presupuestos anuales de las entidades pblicas expresados en salariosmnimos legales mensuales.
Para las entidades que tengan un presupuesto anual superior o igual a 1.200.000 salarios mnimoslegales mensuales, la menor cuanta ser hasta 1.000 salarios mnimos legales mensuales.
Las que tengan un presupuesto anual superior o igual a 850.000 salarios mnimos legales mensuales einferiores a 1.200.000 salarios mnimos legales mensuales, la menor cuanta ser hasta 850 salariosmnimos legales mensuales.
Las que tengan un presupuesto anual superior o igual a 400.000 salarios mnimos legales mensuales einferior a 850.000 salarios mnimos legales mensuales, la menor cuanta ser hasta 650 salariosmnimos legales mensuales.
Las que tengan un presupuesto anual superior o igual a 120.000 salarios mnimos legales mensuales einferior a 400.000 salarios mnimos legales mensuales, la menor cuanta ser hasta 450 salariosmnimos legales mensuales.
Las que tengan un presupuesto anual inferior a 120.000 salarios mnimos legales mensuales, la menorcuanta ser hasta 280 salarios mnimos legales mensuales.
CONTRATISTA: Persona Natural o Jurdica encargada de la ejecucin del servicio objeto de la
contratacin.
REVISION DE FORMA: Es la que se realiza mediante la revisin de la existencia de requisitos ysoportes que acompaan el Estudio Previo entregado por los Procesos.
REVISION DE FONDO:Es la que realiza el profesional encargado de la elaboracin del contrato conrelacin a la informacin consignada en los documentos soportes del Estudio Previo y su coherenciapara este propsito.
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4. MARCO NORMATIVO
Ley 80 de 1993 Ley 1150 de 2007 Decreto No 734 de 2012
5. RECURSOS
5.1Personal
Profesional lder del procedimiento de contratacin, el profesional responsable de la revisin yaprobacin de plizas de garanta, el profesional responsable de la publicacin en el portal decontratacin. Auxiliar administrativo y Tcnico encargado de notificar al Contratista.
5.2 Maquinaria y Tecnologa.
Se requiere contar con computadoras con acceso a internet, impresora, escner y telfono.
5.3 Materiales o Logsticos
Papelera y elementos de oficina suficientes.
5.4 Metodolgicos
Para la elaboracin de contratos mediante la modalidad de seleccin Abreviada de Menor Cuanta, elMunicipio tendr como base, el presente manual de procedimientos y los lineamientos establecidos enlas leyes contempladas en el numeral 4 MARCO NORMATIVO de este documento.
5.5 Medio Ambiente.
Instalaciones de la oficina de contratacin
6. GENERALIDADES
DOCUMENTOS REQUISITOS PARA LA ELABORACION DE CONTRATOS MEDIANTE LAMODALIDAD DE SELECCIN ABREVIDA POR MENOR CUANTIA.
Con el procedimiento se darn los pasos a seguir y se determinaran documentos requeridos para lacelebracin de CONTRATOS MEDIANTE LA MODALIDAD DE SELECCIN ABREVIDA POR MENOR
CUANTIA. Ver anexo formato de revisin documental
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7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
N ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE
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INICIO
RECEPCION DE CARPETAQUE CONTIENE ETAPA
PREVIA
CUMPLE LAFORMA
RADICAR Y REMITIR ALJEFE DE LA OFICINA DE
CONTRATACION
REPARTO
1
DEVOLVERPARA
CORRECCIN
NO
SI
CUMPLEFONDO?
DEVOLVERPARA
CORRECCIN
NO
SI
Se hace recepcin del estudio previo ysus documentos soporte objeto de lanecesidad por parte de los Procesos ala Oficina de Contratacin.
Auxiliaradministrativo
responsable de larecepcin de
correspondencia
2
Se realiza revisin de forma es decir
verificar la existencia de los soportesdel estudio previo, lista de chequeoFormato 1010-F-GCT-07
SI CUMPLE se procede a generarradicado y se entrega al Jefe de laOficina de Contratacin para elreparto.
SI NO CUMPLE se devuelve paragenerar las correcciones.
Tcnico encargadode la revisin de
forma
Auxiliaradministrativo
responsable de larecepcin de
correspondencia
3
El Jefe de Contratacin enva losdocumentos al profesional encargadode la elaboracin del proceso decontratacin
Jefe Oficina deContratacin.
4 Se procede a la revisin de fondo dela informacin relacionada con elestudio previo y sus soportesentregado por Proceso.
SI ESTA INCOMPLETA o esincoherente se procede a devolverlo alProceso que lo emiti.
SI ESTA COMPLETA contina con eltramite
Profesional lderprocedimiento
contratacin
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PUBLICACIN EN ELSECOP DEL PLIEGO DECONDICIONES Y AVISO
DE CONVOCATORIA
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ELABORACIN DELPROYECTO DEL PLIEGO
DE CONDICIONES
ELABORACIN DEL AVISO
DE CONVOCATORIA
RECEPCIN DEOBSERVACIONES AL
PLIEGO DE CONDICIONES
De acuerdo a los bienes, servicios u
obras a contratar, se elaborarn lospliegos de condiciones donde seincluir como mnimo, lo estipulado enel Artculo 2.2.3 del Decreto 734 de2012.
Profesional lderprocedimientocontratacin.
6
De acuerdo a lo establecido en elArtculo 2.2.1 del Decreto 734 de2012, el aviso de convocatoria debercontener: el objeto a contratar, lamodalidad de seleccin que seutilizar, si est cobijada por un
Acuerdo Internacional o un Tratado deLibre Comercio vigente para el Estadocolombiano, el presupuesto oficial delcontrato, as como el lugar fsico oelectrnico donde puede consultarseel proyecto de pliego de condiciones ylos estudios y documentos previos.Deber publicarse de acuerdo a lasreglas sealadas en el artculo 2.2.6del decreto 734 de 2012.
Profesional lderprocedimientocontratacin.
7
De acuerdo a lo establecido en elartculo 2.2.6 del Decreto 734 de 2012,deber ser publicado con una
antelacin de cinco (5) das hbiles dela fecha del acto de apertura.
Profesionalresponsable de laPublicacin en el
Portal nico deContratacin
8
Las observaciones al proyecto depliego de condiciones deben serpresentadas por los interesadosdentro de los trminos previstos en elpliego de condiciones, segn sea elcaso. La aceptacin o rechazo de lasobservaciones se har de maneramotivada, para lo cual el Municipioagrupar aquellas de naturalezacomn
Los interesados enpresentar oferta/Profesional lderprocedimientocontratacin
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PUBLICACIN EN ELSECOP DEL ACTO
ADMINISTRATIVO DEAPERTURA
3
EXPEDICION DEL ACTOADMINISTRATIVO DE
APERTURA
PUBLICACIN DE LASOBSERVACIONES
RECEPCIONADAS Y LASRESPECTIVAS RESPUESTAS
PUBLICACIN DE LOSPLIEGOS DE CONDICIONES
DEFINITIVOS EN EL SECOP
SE RECEPCIONAMANIFESTACIN DE
INTERS?
SE INFORMA FECHAY HORA DE
AUDIENCIA PBLICA
SE DECLARADESIERTO EL
PROCESOSI
NO
SE PUBLICA ENEL SECOP
FIN
El Municipio har publicacin
electrnica de las observacionesrecibidas al proyecto de pliegos y delas respectivas respuestas, con lo cualdar por cumplida el deber decomunicar las respuestas respectivas.Lo anterior, deber realizarse antes dela publicacin del acto que ordena laapertura.
Profesionalresponsable de laPublicacin en elPortal nico de
Contratacin
10
El Municipio, mediante actoadministrativo de carcter general,ordenar de manera motivada laapertura del proceso de seleccin quese desarrolle a travs de seleccin
abreviada por menor cuanta.Acto administrativo de apertura delproceso de seleccin deber contenerlo sealado en el Art. 2.2.2 del Decreto734 de 2012.
Jefe de la Oficina deContratacin
Profesional lderprocedimientocontratacin
Profesionalresponsable de laPublicacin en elPortal nico de
Contratacin
11La publicacin deber realizarse deacuerdo a lo establecido en el Art.2.2.6 del Decreto 734 de 2012.
Profesionalresponsable de laPublicacin en elPortal nico de
Contratacin
12
Dentro de los tres (3) das hbilessiguientes al acto de apertura delproceso, los posibles oferentes
interesados en participar manifestarnsu inters, con el fin de que seconforme una lista de posiblesoferentes. La manifestacin se har atravs del mecanismo sealado en elpliego de condiciones y debercontener, adems de la expresinclara del inters en participar, elsealamiento de formas de contacto ycomunicacin eficaces a travs de loscuales la entidad podr informardirectamente a cada interesado sobrela fecha y hora de la audiencia pblicade sorteo, en caso que la misma tengalugar. La manifestacin de inters enparticipar es requisito habilitante parala presentacin de la respectiva oferta.
En caso de no presentarsemanifestacin de inters dentro deltrmino previsto, la entidad declararel proceso desierto.
Profesional lderprocedimientocontratacin
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VENCIMIENTO DEL
TRMINO PARA LA
PRESENTACIN DE
LAS OFERTAS
4
SORTEO DE
CONSOLIDACIN DE
OFERENTES
DESIGNACIN DE
COMIT ASESOR
En caso que el nmero de posibles
oferentes sea superior a diez (10), laentidad podr dar paso al sorteo deconsolidacin de oferentes paraescoger entre ellos un nmero noinferior a este que podr presentaroferta en el proceso de seleccin, deacuerdo a lo establecido en el Art.3.2.2.2 del Decreto 734 de 2012.
Cuando el nmero de posiblesoferentes sea inferior o igual a diez(10), el Municipio deber adelantar elproceso de seleccin con todos ellos.
En caso de realizarse el sorteo deconsolidacin de oferentes, el plazosealado en el pliego de condicionespara la presentacin de ofertascomenzar a contarse a partir del dade la realizacin del sorteo
Jefe de la Oficina deContratacin
14
El pliego de condiciones sealar eltrmino para la presentacin de lapropuesta inicial, que en ningn casopodr ser inferior a cinco (5) dashbiles.
El Municipio en la fecha y a la horasealada en el pliego, como el plazomximo para la presentacin de laspropuestas, con las propuestasrecibidas y los interesados presentes,levantar un acta donde conste elnmero de propuestas recibidas ydatos especficos de cada proponente,la cual ser firmada por el funcionariocompetente para ello y los presentesen el acto de cierre
Profesional lderprocedimientocontratacin.
15Se designar mediante Oficio losintegrantes del comit asesorencargado de evaluar las propuestas.
Jefe Oficina decontratacin
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4
PUBLICACIN EN ELSECOP
5
EVALUACIN DE LASOFERTAS
PUBLICACIN EN ELSECOP
SE EXPIDE ACTOADMINISTRATIVO
DE APERTURA?
SIDECLARATORIA
DE DESIERTO
NO
Vencido el trmino para la
presentacin de ofertas, el Municipioproceder a la evaluacin de lasmismas en las condiciones sealadasen el pliego de condiciones yatendiendo lo establecido sobre eltema en el Decreto 734 de 2012.En los procesos de seleccinabreviada para la contratacin demenor cuanta, deber tenerse encuenta el Art. 2.2.9 numeral 3 Decreto734 de 2012. El trmino de evaluacinde las propuestas no podr ser mayorque el plazo sealado para la
presentacin de las mismas, salvo quemediante acto motivado, la entidad loextienda hasta por un trmino igual alinicialmente previsto.
COMITEVALUADOR
17
El resultado de la evaluacin sepublicar en el SECOP durante tres(3) das hbiles, trmino durante elcual los oferentes podrn presentarobservaciones a la misma, las cualessern resueltas por la entidad en elacto de adjudicacin del proceso deseleccin.
Profesionalresponsable de laPublicacin en elPortal nico de
Contratacin
18
El Municipio adjudicar en forma
motivada al oferente que hayapresentado la oferta ms favorablepara la entidad, de acuerdo con loestablecido en el artculo 3.2.2.1 deldecreto 734 de 2012.El acto de adjudicacin se deberpublicar en el SECOP con el fin deenterar de su contenido a todos losoferentes que participaron en elproceso de seleccin.En caso de declararse desierto elproceso de seleccin abreviada demenor cuanta regulado en el Decreto
734, la entidad podr iniciarlo denuevo, prescindiendo de la publicacindel proyecto de pliego de condiciones.De ser necesario se modificarn loselementos de la futura contratacinque hayan sido determinantes en ladeclaratoria de desierta, sin que enningn caso se cambie el objeto de lacontratacin, sin perjuicio de ajustesen las cantidades y el presupuesto
Jefe de la Oficina deContratacin
Profesional delegadoprocedimiento
contratacin.
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19Se recomienda laadjudicacin del
proceso
5
Notificacin de laresolucin deadjudicacin
Declaratoriade desierto
NO
SI
Publicacin enel SECOP
Elaboracin deminuta
Perfeccionamientode contrato
Solicitud deRP
Entrega deRP
Copia de la minutatramite de garantas
Publicacinen el SECOP
6
Se reunir el comit asesor con el fin
de verificar el cumplimiento de lascondiciones jurdicas, financieras ytcnicas para recomendar o no al Jefede la Oficina de Contratacin laadjudicacin del proceso de seleccin
COMITEVALUADOR
20
El Municipio notificar el ActoAdministrativo de Adjudicacin alOferente seleccionado y a los demsoferentes mediante la publicacin delacto administrativo en el SECOP.Igual procedimiento seguir en el casode declaratoria de desierto del procesode seleccin.
Profesional delegadoprocedimientocontratacin.
21El profesional de acuerdo al modelode minuta establecido incorporara lainformacin del Contratista
Profesional lderprocedimientocontratacin.
22Las partes firman la minuta, se asignanumero consecutivo y se asigna fecha
Contratista,Contratante y
tecnlogode apoyo
a la gestin
23Se enva carpeta a Direccin depresupuesto para elaboracin de
Registro presupuestal.
tecnlogode apoyo
a la gestin
24Se recibe de la Direccin dePresupuesto la carpeta con el RegistroPresupuestal.
tecnlogode apoyo
a la gestin
25 Se toma copia de la minuta con el finde que se tramite la garanta.
Contratista
26
De acuerdo a los procedimientos deley se realizara la publicacin en elPortal nico de Contratacin con plazomximo de 3 das despus decelebrado el contrato
Profesional
responsable de laPublicacin en elPortal nico deContratacin.
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CUMPLE LAGARANTA?
DEVOLVER PARACORRECCIN
APROBACION DEPOLIZA
SI
NO
SOLICITUD DESIGNACIONSUPERVISIN
REVISIN,FOLIACIN Y
ARCHIVO
FIN
ENTREGA DEGARANTIAS
Al momento en que el contratistaradique las garantas (en casoespecial), el profesional revisara quecumpla lo estipulado en la minuta.
SI CUMPLE: Se elabora la aprobacinde pliza y se ingresa a la carpeta.
SI NO CUMPLE: Se contacta alContratista para que realice lacorreccin.
Auxiliaradministrativo
responsable de larecepcin de
correspondenciaProfesional
responsable de laAprobacin de
Garantas.tecnlogode apoyo
a la gestin
28
Mediante oficio firmado por el Jefe dela Oficina de Contratacin se remite lacarpeta a la Secretaria o Proceso queallego la necesidad con el fin de queasigne interventora y de continuidad ala ejecucin.
Jefe de la Oficina deContratacin.
tecnlogode apoyo
a la gestin
29
Se realiza revisin, se folia y codificapara almacenar la carpeta en elarchivo Auxiliar de Archivo
30
Finaliza el procedimientoprecontractual de la Oficina deContratacin
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8. REGISTROS
CODIGONOMBRE DEL
FORMATOCARPETA
RESPONSABLEALMACENAMIENTO
TIEMPO DERETENCION
DESTINOFINAL
1010-F-GCT-07
formato de verificacindocumental contratos deseleccin
ContratoOficina de
Contratacin2 Aos Almacenar en
el Archivo
9. PUNTOS DE CONTROL
VERSION N FECHA DESCRIPCION DE LAS MODIFICACIONES
1 30/09/2013
Primera versin nueva codificacin.
Se modific codificacin de documentos.Codificacin Anterior: PR-1090-11-V2 del 27 denoviembre de 2012
10- Anexos
-LIBRO RADICADOR.