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Versión 01

Plan de Gestión de las Comunicaciones

Versión 1.0 ● 20 de Agosto 2015

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CONTENIDO DEL PLAN:

INFORMACIÓN BÁSICA:

Destinatarios de la comunicación (interesado).Requisitos de comunicación de los interesados.Contenidos, Formato, idioma y nivel de detalle de la información.Métodos y tecnologías (medios de comunicación).Plazo y frecuencia.Responsable de comunicar.Responsable de autorizar la comunicación.Responsable de autorizar comunicación de información confidencial.

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Interesados Rol o tipo de interesado

Necesidades (expresadas por el interesado relacionadas con

su interés en el proyecto)

Información requerida

Medio a utilizar y detalle de

comunicación

Responsable de comunicar

Responsable de autorizar

Periodicidad de la comunicación

Interno

Inversionistas Retorno del 30% de la inversiónInforme de

indicadores de negocio

Informe escrito y por correo, tipo gerencial

Director del proyecto Mensual

Gerente de proyectos

Información de avances del proyecto

Información de recursos disponibles (R.H., financieros,

equipos)

Reporte de incidentes, conflictos, cambios requeridos, riesgos

Informes de interventorías o auditorías

Externo

PLANTILLA DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

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A partir del formato de necesidades y expectativas de los interesados se construye la matriz de comunicaciones por cada interesado.

INFORMACIÓN ADICIONAL QUE DEBE CONTENER EL PLAN:

Métodos y tecnologías a utilizar:Recursos, tiempo y presupuestos asignados al plan:Proceso de escalación de la resolución de incidentes que no puedan resolverse a un nivel inferior, con plazos y nombres es la cadena de mando:Método para refinar y actualizar el plan durante el proyecto:Glosario de terminología a utilizar:Diagramas de flujo de la circulación de información, autorizaciones, lista de informes, planes de reuniones, etc.:Restricciones derivadas de la legislación, tecnología, políticas de la organización:Pautas y plantillas para reuniones presenciales, virtuales, para correo electrónico, cartas, informes, memorandos, etc.:Definición del sitio en la WEB del proyecto, si existe:

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INFORMES DEL PROYECTO (en las diferentes fases):

Información Contenido Formato Nivel de Detalle

Responsable de

ComunicarMetodología o Tecnología

Iniciación del Proyecto

Datos y comunicación sobre la iniciación del proyecto

Project Charter Medio Gerente del

Proyecto Documento digital (PDF) vía correo electrónico

Iniciación del Proyecto

Datos preliminares sobre el alcance del proyecto

Enunciado del alcance Alto Gerente del

Proyecto Documento digital (PDF) vía correo electrónico

Planificación del Proyecto

Planificación detallada del Proyecto: Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, RRHH,

Comunicaciones, Riesgos, y Adquisiciones

Plan del Proyecto Muy alto Gerente del

Proyecto Documento digital (PDF) vía correo electrónico

Estado del Proyecto

Estado Actual, Progreso, Pronóstico de Tiempo y Costo, Problemas y pendientes

Informe de Desempeño Alto Gerente del

Proyecto Documento digital (PDF) vía correo electrónico

Coordinación del Proyecto

Información detallada de las reuniones de coordinación semanal

Acta de Reunión Alto Gerente del

Proyecto Documento digital (PDF) vía correo electrónico

Cierre del Proyecto Datos y comunicación sobre el cierre del proyecto

Cierre del proyecto Medio Gerente del

Proyecto Documento digital (PDF) vía correo electrónico

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CALENDARIO DE COMUNICACIONESACTIVIDADES DE COMUNICACIÓN

Fechas

Actividad ¿Qué informar? ¿A quién informar? ¿Cuándo?Método a emplear para informar

(Documentos, reuniones, emails, etc)

Hito (1)

Hito (2)

Reuniones de estado del proyecto con patrocinadores

Reuniones formales con la comunidad

Esta información debe organizarse en project

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