10 pasos para elegir software

para Servicios Profesionales

10 pasos para elegir software para Servicios Profesionales

Investigar el mercado de aplicaciones para la industria

Priorizar sus requerimientos

Armar el caso

Construir una lista corta de proveedores

Comunicar a los proveedores cuál será su proyecto

Presenciar y evaluar demostraciones

Ordenar de acuerdo a un índice objetivo a los ERPs

Comparar las propuestas

Verificar referencias

Revisar el contrato del proveedor

Tareas críticas La fase de investigación es una de las más interesantes del proceso. Puede utilizar la red internet, leer blogs, descargar documentos de contenido neutro, es decir, sin referencias publicitarias. Si ya conoce algo sobre el software ERP para Servicios Profesionales , utilice esta etapa para actualizar sus conocimientos con las novedades del mercado.

Si no conoce sobre software para la industria, no se preocupe en ser un experto. Es importante que comprenda cómo será el proceso de evaluación y selección que llevará adelante.

Necesitará conocer que funciones ejecuta el software, entender los modelos en los que se entrega el proyectos (ejemplo: basado en la web o instalado en sus oficinas), entender la terminología de la industria.

También es importante que visualice las posibilidades de mejora de su negocio con el nuevo sistema.

Tenga presente que realizará una inversión con un horizonte de convivencia por, al menos, los siguientes 10 años.

Comprender la funcionalidad básica del software para la industria

Investigar sobre las capacidades más avanzadas del software

Aprender la diferencia entre software basado en la WEB, (SaaS) y el que se instala en su empresa (On-premise)

Identificar el camino por el cuál el software hará más eficiente su compañía

Sensibilizarse con los costos de una implementación de software

Investigar el mercado de aplicaciones para Servicios Profesionales

Tareas críticas En esta etapa es necesario focalizarse en identificar y priorizar sus requerimientos y las capacidades claves que necesitará del nuevo software. Esta parte es la base del proceso de selección. Conocer lo que necesita, lo colocará en mejor posición para controlar la selección y no depender de lo que los proveedores le impongan.

Una forma de comenzar es identificando a alto nivel los desafíos que usted quiere que el software resuelva y qué es lo que el sistema actual no está haciendo. Esta tarea da lugar a la construcción de una tabla con la lista de capacidades que requerirá al nuevo software y las limitaciones que actualmente tiene.

Para asegurarse que no está pasando algo importante por algo, haga participar a sus colegas, proporcionándole la lista que elaboró para que ellos la enriquezcan o la den por válida. Una vez que la lista está completa, comience a priorizar aquello que es imprescindible de lo que es deseable.

Identificar aquello que el software deberá resolver

Identificar las limitaciones del software actual

Hacer una lista de las capacidades que se necesitan con el software ideal

Revisar la lista de ideales con colegas

Dar prioridad a la lista separando aquello que es imprescindible de lo que es deseable

Priorizar sus requerimientos

Tareas críticas A esta altura usted se encuentra bastante sensibilizado con lo que tiene y con lo que necesita. Su entusiasmo por la implementación de un nuevo sistema lo lleva a trabajar extra.

Pero si usted no es el último decisor para realizar la compra de un proyecto de ERP, necesitará convencer a alguien antes de seguir realizando actividades . Sepa que una inversión de esta naturaleza requiere de cierto trabajo.

Cuando elabore la documentación para presentarla a más alto nivel dentro de la organización, deberá preparar un caso convincente tal que los beneficios del nuevo software superen ampliamente a los costos.

Los beneficios deben incluir realizar proyectos en tiempo y presupuesto, ganar más licitaciones, mejor seguimiento de los costos laborales y otros.

Los costos del proyecto deberían incluir: licencias de software, servicios de consultoría para implementar el software, capacitación y entrenamiento, servicios de pos venta, equipamiento que necesita ser actualizado, equipamiento nuevo que se debe incorporar y otros.

Identificar los decisores de la empresa que usted necesita para la aprobación de la propuesta

Enumere y presente los desafíos que debe afrontar la compañía y las ineficiencias actuales

Detalle la forma en que el nuevo software solucionará los problemas

Muestre un cuadro con el presupuesto necesario para poner en marcha el nuevo software

Obtenga la aprobación para proceder con la búsqueda y evaluación

Construir el caso

Tareas críticas Construir una lista corta de empresas vendedoras es uno de los pasos más desafiantes del proceso de selección.

Es poco posible evaluar más de 5 empresas en profundidad, motivo por el cuál restringir la lista a esta cantidad es crítico.

Al haber muchas compañías que pueden dar una solución de software a Servicios Profesionales , elegir un grupo de 5 que sean las adecuadas para su negocio es una tarea crítica. Este paso puede llevar muchas semanas de trabajo.

Tal vez una primera aproximación sea invitar a todas a responder un RFI (Request for information) que es un documento que oficia las veces de un filtro del tipo “pasa/no pasa”.

Hay varios criterios que puede usar para estrechar la lista de oferentes. Obviamente, el primer criterio es que conozcan la industria en la que se desenvuelve su negocio. El segundo criterio puede ser cumplir con los requerimientos de alto nivel que definió. Y el tercer criterio puede ser la eliminación de aquellos que están por afuera del presupuesto que tiene destinado al proyecto.

De esta forma, con la solicitud de información (RFI) completada por los vendors y tomando en consideración ciertos criterios, puede llegar a una lista corta de 5 empresas..

Definir cuál es el software adecuado para el giro del negocio

Definir que productos satisfacen los requerimiento de más alto nivel de la organización

Definir que tipo de productos está acorde con su presupuesto

Contactar hasta 5 empresas vendedoras

Elaborar una lista corta de empresas vendedoras

Tareas críticas Los mejores profesionales de ventas se focalizan en ayudar a sus posibles clientes y clientes a resolver los problemas de negocios.

Usted puede ayudar a los vendedores a hacer bien el trabajo que necesita si les informa con claridad sobre sus necesidades de negocios y cómo será su proceso de evaluación y selección.

Cuánto más conozcan las empresas vendedoras de sus necesidades, mejor podrán informarle sobre la forma en que el software lo ayudará. Por ejemplo, si usted remarca cuáles son las funcionalidades críticas para su organización, el personal de preventas podrá emplear más tiempo demostrándolas en lugar de centrarse en otros aspectos del producto.

Por tanto, educar a las empresas vendedoras sobre su procesos de evaluación y selección los hará más receptivos. Si ellos conocen qué es lo que usted necesita y para cuándo, estarán en mejor posición para entregarle lo que precisa.

Explicítele a las empresas vendedoras cómo serán evaluados.

Comparta con los vendedores preseleccionados sus prioridades.

Comentele a las empresas oferentes con quiénes están compitiendo.

Detalle su proceso de selección y la línea de tiempo de las actividades y decisiones.

Sea explícito sobre lo que usted espera de los vendedores durante el proceso.

Comunicar a los vendedores cuál será su proyecto

Tareas críticas La demostración es, tal vez, el paso más crítico en el proceso de evaluación y selección de software. Este es el momento donde usted observa el software en acción y realmente aprende qué puede hacer por su empresa. Puede ser necesario asistir a más de una demostración pues es la única oportunidad en la que puede ver el software en detalle. Es muy raro, sino imposible, que para software de negocios empresarial, implemente una versión de prueba.

Para aprovechar la demostración, debería proveerle a la empresa vendedora una lista de lo que a usted le interesa observar, con los circuitos de procesos que quiere evaluar en la demostración. Cuánto más detalle usted proporcione, más control tendrá de la actividad de demostración. Para presenciarla incluya a la gente más adecuada de su organización. Durante la demostración califique sus evaluaciones usando una ficha de puntuación. Al terminar la demostración, reúnase con sus colegas e intercambien comentarios y las anotaciones que fueron haciendo para llegar a un documento de calificación único.

Prepare los puntos de interés para la demostración y compáralos con la empresa vendedora.

Agende la fecha y hora para la demostración de cada módulo del sistema.

Invite a la gente adecuada, o usuarios claves, de su organización.

Utilice una ficha de puntuación para darle valor a cada punto de la demostración.

Reúnase con sus colegas luego de la demostración. Intercambie con ellos las anotaciones y puntuaciones.

Presenciar y evaluar las demostraciones

Tareas críticas Luego de la instancia de demostración, ya debería contar con una idea sobre cuál vendedor o cuáles vendedores, piensa que ofrecen el mejor producto y proyecto para su empresa.

Sin embargo, no tome una decisión hasta que no tenga puntuado o valorizado y ordenado en un ránking cada uno de los productos que ha evaluado.

Marque con un tilde o de alguna forma sus requerimientos claves, aquellos que obligatoriamente debe ofrecer el producto y sepárelos de aquellos que sería deseable tener.

Una buena escala para cada requerimiento pude ser: imprescindible, importante, deseable, no es necesario.

Consolide el puntaje que cada producto y calcule cuál producto satisfizo mejor sus requerimientos. No descuide la facilidad de uso.

Si tiene dudas, hable con el vendedor. Se sentirá con entusiasmo su debe hacer para usted una nueva demostración.

Si ya tiene un vendedor predilecto, aún no comunique su decisión. Todavía quedan algunos pasos a dar.

Elimine de la lista a las empresas vendedoras que no cumplen con los requerimientos imprescindibles.

Elabore un ránking del resto de los vendedores en base a la puntuación funcional.

Elabore otro ránking de acuerdo a la facilidad de uso del producto.

Si es necesario, vuelva a pedir una demostración.

Ordenar de acuerdo a un índice objetivo los ERP’s

Tareas críticas Llegó el momento de analizar las propuestas económicas de cada empresa vendedora. No pensar en el precio como lo más importante es un paso importante. De hecho, cuando hay dos o tres empresas compitiendo, el precio es muy dinámico.

Pida a los vendedores un detalle de la propuesta, con los costos asociados para llevar adelante el proyecto. Deben incluirse: licencias de software, consultoría de implementación, personalizaciones (customs), entrenamiento, servicios de pos venta, garantía. Además solicite la configuración de hardware adecuada para el software (sizing) o las necesidades de comunicaciones. Tenga en cuenta que hay varios modelos de precios y el efecto financiero puede ser diferente.

Debe llevar las diferentes propuestas a un modelo comparable. Como se dice popularmente “peras con peras, manzanas con manzanas”.

Solicite un detalle de precios a las empresas vendedoras.

Provea los datos necesarios para que realicen la propuesta.

Asegúrese que las propuestas contengan el precio de todos los ítems involucrados en el proyecto y que sean de incumbencia de la empresa vendedora.

Compare las propuestas de manera homogénea. Como se dice popularmente “peras con peras, manzanas con manzanas”.

Pida a los vendors el contrato tipo o modelo de licenciamiento y el de servicios.

Compare precios

Tareas críticas A esta altura del proceso está en condiciones de avanzar con una de las empresas vendedoras. Ya sabe que el producto pre elegido podrá dar satisfacción a sus requerimientos y conoce que está dentro del rango de presupuesto que tiene asignado.

Una tarea crítica que queda por hacer es verificar que la empresa elegida y su producto son lo que dicen ser.

Para eso, informe al proveedor que está considerando avanzar con su propuesta y solicítele el contacto con uno o más clientes para tener mayores referencias. Que sean compañías que tengan algo en común con su empresa: tamaño, industria u otra similitud.

Cuando toem contacto con esas empresas pregúnteles que desafíos enfrentaron con el sistema, cómo respondió la empresa vendedora y qué modificarían en el software si fuera posible hacerlo.

Finalmente, asegúrese sobre la viabilidad de la empresa proveedora. Pídale evidencias sobre la viabilidad financiera y estratégica de la compañía.

Infórmele a la empresa vendedora que está considerando avanzar con su propuesta.

Pídale el contacto con dos o más clientes con tamaño o actividades similares a las suyas.

Pida referencias sobre la respuesta de la empresa vendedora para solucionar problemas.

Asegúrese sobre la viabilidad financiera y estratégica de la empresa vendedora con la que está avanzando.

Verificar referencias y viabilidad del proveedor elegido

Tareas críticas Un paso más. Está listo para comprar. Antes de seguir necesita revisar los contratos que firmará y que serán la documentación clave del proyecto. Si es necesario negocie las cláusulas que considera no satisfacen sus expectativas.

Si aún no acordó el precio, tenga presente que los vendedores pueden manejar descuentos. A veces por tamaño del proyecto, otras por la fecha en que necesitan tener firmado el contrato y cobrado el anticipo.

Sea cuidados en las renovaciones automáticas de ciertos servicios, en los costos para adquirir más licencias, en el valor de la hora/hombre.

Pida descuentos si es necesario.

Asegúrese de estar adquiriendo las licencias necesarias.

Evalúe los costos de entrada y los recurrentes.

Observe cuidadosamente las cláusulas de auto renovación.

Revisar el contrato de licencias y servicios

Recursos disponibles en EvaluandoERP.com

• Evaluador de software ERP

• Biblioteca de artículos no comerciales

• White papers

• Informes especiales

• Casos de implementación

• Directorio de proveedores

• Store Evaluando

Acerca de Evaluando

EvaluandoSoftware.com, EvaluandoERP.com y EvaluandoCRM.com son los sitios de mayor importancia en América Latina de estudio, análisis, medición, comparación y recomendación del software de gestión de negocios. Evaluando mantiene un observatorio permanente sobre la oferta y la demanda del mercado específico que construye conocimiento en colaboración con la industria, los usuarios, los consultores y ámbitos académicos del mejor nivel de la región. El modelo consiste en un conjunto de herramientas que ayudan a las personas que conocen los requerimientos funcionales de su negocio a seleccionar software empresarial. Evaluando como herramientas de evaluación y selección Quienes están en la búsqueda de un software para sus compañías, encuentran en EvaluandoSoftware.com, EvaluandoERP.com y EvaluandoCRM.com un aliado, ya que las herramientas disponibles lo ayudan a analizar y seleccionar software de manera más sencilla, imparcial y objetiva.