“10 pasos para crear un proyecto exitoso”

Una empresa no es un proyecto en el sentido estricto de la definición de Proyecto: “Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”, la creación de una empresa si constituye un proyecto y podemos ir aplicando cada uno de estos pasos al proyecto de crear una empresa o a cualquier otro proyecto.

1. Identificar la necesidad del negocio. ¿Por qué vamos a hacer el proyecto?, ¿Cuál es la necesidad que vamos a satisfacer?.

2. Establecer el Objetivo SMART del Proyecto. Estos objetivos deben eSpecíficos, Medibles, Alcanzables, Relevantes, y acotados en el Tiempo. También es importante darle un nombre adecuado al proyecto, que tenga un significado y pueda ser usado para posicionarlo en la mente del equipo del proyecto y de sus clientes.

3. ¿Cuál es el entregable? Es importante describir adecuadamente el producto que entregaremos al cliente al final del proyecto.

4. Identificar a los Stakeholders y sus necesidades de comunicación . Los Stakeholders son todas las personas interesadas en el proyecto, comenzando por el Gerente del Proyecto, su equipo, el o los promotores, el cliente, la comunidad, etc.

5. ¿Cuál es el alcance del Proyecto?. Acordar el alcance del Proyecto con el cliente y los promotores del proyecto. Muchas veces a lo largo del proyecto se nos pide que incluyamos algo que no estaba en el alcance e irremediablemente se afectan los otros factores que componen la triple restricción en los proyectos Alcance-Tiempo-Costo.

6. Identificar las premisas del proyecto. ¿Cuáles son las suposiciones de las cuales partimos?

7. Identificar las restricciones del proyecto. ¿Qué nos limita? ¿Los horarios, el clima, la disponibilidad de divisas, el presupuesto, la disponibilidad de maquinarias especializadas?

8. Identificar y analizar los riesgos del proyecto. ¿Cuáles son aquellos factores que podrían poner en riesgo el éxito del proyecto?, ¿Qué probabilidad de ocurrencia tienen?, ¿Cuál sería su impacto?, ¿Qué debemos hacer para mitigar o eliminar esos riesgos?

9. Documentar y comunicar el plan del proyecto. Documentar el plan integrado y las bases de su creación, los progresos, llevar una bitácora del proyecto, las lecciones aprendidas y comunicar el plan a todos los stakeholders.

10. Integrar al equipo del proyecto. Compartir la visión del proyecto, tener una comunicación asertiva, darse retroalimentación frecuente, compartir el conocimiento, mantenerse saludable, física y emocionalmente y mantener un balance vida-trabajo.

Paso 1: 

Planificar

Un proyecto es un emprendimiento con fines precisos, que tiende a resolver una situación problemática, cubrir una necesidad, superar un estado de incertidumbre o alcanzar una meta deseada.Lo primero que debemos preguntarnos entonces es: cuál es nuestro objetivo. Es decir, qué queremos realizar en este trabajo. Los proyectos se organizan a partir de determinados productos a los que se quiere arribar luego de un proceso de elaboración. Pero estos productos no tienen que ser necesariamente "concreto", si se entiendepor concreto un objeto material, pero siempre habrá una realización que sintetiza la resolución, que tambien puede ser el enseñar o comunicar conceptos o ideas.Además, pueden estar desarrollados para ser realizados a corto, mediano o largo plazo.Otra cosa muy importante a considerar, es para quién estoy realizando el proyecto, ya que la duración, presentación, y hasta los objetivos específicos del mismo dependerán del o los destinatarios.

Paso 2: 

Estructurar el proyecto.

A partir del diseño de objetivos y contenidos que desarrollaremos en el proyecto, le daremos una estructura al mismo que lo ordene, le de coherencia y concisión.Esta estructura podría ser:

A. Fundamentación de la elección del Proyecto.Es la explicitación de la demanda o situación inicial que justifica la instrumentación del proyecto, y la situación a la que se desea llegar a través de su implementación. (Meta).

B. ObjetivosDetallaremos Objetivos Generales (Expectativas de logros), Objetivos Específicos (Modificaciones "prácticas"). Por ejemplo, una expectativa de logro podría ser "Que el lector comprenda las distintas etapas del plantado del girasol", y un objetivo específico podría ser "Que el aprendiente logre colocar las semillas en forma correcta de acuerdo a la metodología explicada".

C. Población a la que se orienta el proyecto.Aquí presentaremos a los destinatarios y sus características.

D. ContenidosLos contenidos deberán detallarse tanto en forma global como en forma específica. Por dar un ejemplo, un contenido general sería "Plantado de girasoles" y, dentro de éste, un contenido específico podría ser "Preparación de las semillas". Todos deben estar listados ordenadamente.

E. Estrategías y actividades.Las necesarias para la realización del proyecto.

F. Personas responsables de la implementación.Es conveniente mencionar también las funciones de cada una de las personas que lo llevarán a cabo.

G. Vinculación con otras áreas, Direcciones, instituciones.Si hubiera otras personas, lugares, etc, que tuvieran alguna vinculación con el proyecto, se pueden agregar aquí.

H. Recursos necesariosPersonales y materiales.

I. CronogramaEste punto se refiere a la distribución de las actividades en el tiempo. Si bien el proyecto puede no necesitar una descripción exhaustiva en días u horas, es bueno considerar el total de tiempo que llevará el mismo, y pautar distintas etapas para llevarlo a cabo.

Paso 3: 

Evaluación

Una realizado el proyecto, se deberá evaluar el resultado de los distintos momentos, de la metodología implementada y, por sobre todo, si se ha llegado con éxito a los objetivos propuestos.Asimismo, según las características del proyecto llevado a cabo, deberá decidirse en esta etapa si se va a evaluar solamente el producto obtenido, o si existirá también un análisis valorativo de la acción de la, o las, personas que lo llevaron a cabo. Es decir, si todos participaron por igual, y cómo incidió la participación de cada uno en el éxito o fracaso del proyecto.Este reporte detallado deberá ser correctamente redactado y adjuntado al proyecto, como un ítem más. Una forma de realizar esto podría ser siguiendo la lista de expectativas y objetivos concretos trabajados en el paso anterior, y "contestando" uno a uno en una frase, expresando si se cumplió o no. Otra forma de hacerlo es directamente en un texto narrativo que cuente la experiencia y describa hasta dónde se cumplieron esos objetivos.