10. Manual de Procedimiento de Control de Inventario

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO

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Mayo 2013

PROC-PROECU-028

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Mayo 2013 Fecha Fecha

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MACRO PROCESO: CONTROL DE

INVENTARIO


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PROC-PROECU-028

Contenido

1. Objetivo .................................................................................................................................. 4

2. Alcance ................................................................................................................................... 4

3. Poltica .................................................................................................................................... 4

3.1. Polticas Generales ............................................................................................................. 4

3.2. Polticas de Operacin ........................................................................................................ 4

4. Marco Legal ............................................................................................................................ 5

5. Definiciones ............................................................................................................................ 6

6. Procedimientos ...................................................................................................................... 7

6.1. Control de bienes de larga duracin ...................................................................................... 7

6.1.1. Ingresos y egresos de bienes de larga duracin ..................................................................... 7

6.1.1.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................... 7

6.1.1.2. Descripcin del procedimiento .............................................................................................. 7

6.1.2. Constatacin fsica de bienes de larga duracin y sujetos a control administrativo ............. 9

6.1.2.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................... 9

6.1.2.2. Descripcin del procedimiento ............................................................................................ 10

6.1.3. Baja de bienes de larga duracin y sujetos a control administrativo .................................. 11

6.1.3.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 11


6.2. Control de suministros y materiales..................................................................................... 15

6.2.1. Ingresos de suministros y materiales de oficina .................................................................. 15



6.2.2. Egreso de suministros y materiales de oficina ..................................................................... 17



6.2.3. Ingreso de suministros y materiales de aseo ....................................................................... 19



6.2.4. Egreso de suministros y materiales de aseo ........................................................................ 21


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6.2.5. Ingreso de material promocional ......................................................................................... 23



6.2.6. Egresos de material promocional ......................................................................................... 25



7. Anexos .................................................................................................................................. 27


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PROC-PROECU-028

1. Objetivo

Establecer y estandarizar control de inventario de los bienes de larga duracin de

PROECUADOR.

2. Alcance

Se aplica al macro-proceso Control de Inventario del Instituto de Promocin de

Exportaciones e Inversiones - PRO ECUADOR, que incluye los siguientes procesos:

Este documento es aplicable para todas las Direcciones, Oficinas Comerciales y

Oficinas Zonales del Instituto de Promocin de Exportaciones e Inversiones Extranjeras

PRO ECUADOR.

3. Poltica

3.1. Polticas Generales

Para la ejecucin del proceso Control de Inventario es necesario el compromiso y

participacin de las Oficinas Zonales, Oficinas Comerciales, los Directores de rea de

PRO ECUADOR.

La Direccin Administrativa-Financiera de PRO ECUADOR es la nica facultada para

realizar modificaciones y/o actualizaciones de los lineamientos para el macro proceso.

3.2. Polticas de Operacin

Control de bienes de larga duracin

Todos los aos, deber realizarse la constatacin fsica del inventario.

La constatacin fsica de los bienes en las Oficinas Comerciales ser responsabilidad

del Jefe de OCE; y deber enviar la informacin va memorando (QUIPUX) al Director

Administrativo-Financiero. Se aprovechar las visitas al exterior de los funcionarios de

PRO ECUADOR (Matriz) para la verificacin in-situ del inventario de bienes de las OCE.

La firma del funcionario que realiza la verificacin in-situ debe constar en el acta de

constatacin fsica.

Control de Inventario

Control de bienes de larga duracin

Control de suministros y materiales


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PROC-PROECU-028

Cuando se solicite la baja de un bien informtico la Direccin de Tecnologa de PRO

ECUADOR deber elaborar un informe tcnico.

La mxima autoridad de PRO ECUADOR es la responsable de autorizar la baja de los

bienes.

Para la destruccin de los bienes, el Director Administrativo-Financiero conformar

una comisin para el efecto. La comisin estar integrada por:

o Jefe Administrativo

o Guardalmacn

o Contador

Control de suministros y materiales

El responsable de limpieza de PRO ECUADOR ser el responsable de solicitar los

suministros de aseo al guardalmacn.

Al momento de realizar la entrega de los suministros y materiales (aseo y oficina) el

guardalmacn y el funcionario que recibe los suministros y/o materiales deben firmar

el acta de entrega-recepcin respectiva.

Para la entrega de suministros y materiales (aseo y oficina) en las Oficinas Zonales, el

guardalmacn deber enviar el acta de entrega-recepcin respectiva, junto con los

suministros y materiales.

4. Marco Legal

Ley Orgnica de Contralora General del Estado.

Reglamento General de Bienes del Sector Pblico.

Manual General de Administracin y Control de los Activos Fijos del Sector Pblico.

Decreto Ejecutivo No. 776, del 16 de mayo de 2011, publicado en el Registro

Oficial 459 del 31 de mayo de 2011, Reglamento General para la Organizacin y

Funcionamiento del Instituto de Promocin de Exportaciones e Inversiones

Extranjeras PROECUADOR.

Resolucin Ministerial No. 1441 del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio

e Integracin, Oficinas Comerciales OCES- dependen administrativa y

financieramente del Instituto de Promocin de Exportaciones e Inversiones del

Ecuador, PROECUADOR.

Resolucin 20 del Instituto de Promocin de Exportaciones e Inversiones

Extranjeras, publicada en el Registro Oficial Suplemento 331 de 13 de septiembre

de 2012, Estatuto por Procesos de PRO ECUADOR.


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5. Definiciones

Sistema MIRAFLORES: Sistema de control de inventario de PRO ECUADOR.

Direcciones PRO ECUADOR: Direccin de Promocin de Exportaciones, Direccin

de Promocin de Inversiones, Direccin de Balcn de Servicios, Direccin de

Inteligencia Comercial, Direccin de Asesora Jurdica, Direccin de Planificacin,

Direccin de Marketing y Comunicacin Social, Direccin Administrativa-

Financiera, Direccin de Administracin de Talento Humano, y Direccin de

Tecnologas de la Informacin y Comunicacin.

Oficinas Zonales: Unidades operativas de las Direcciones de PRO ECUADOR para

ejecutar actividades en el territorio nacional.

Oficinas Comerciales en el Exterior (OCE): Unidades operativas de las Direcciones

de PRO ECUADOR para ejecutar actividades en el extranjero.


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6. Procedimientos

6.1. Control de bienes de larga duracin

6.1.1. Ingresos y egresos de bienes de larga duracin

6.1.1.1. Diagrama de flujo

6.1.1.2. Descripcin del procedimiento

Este proceso puede iniciarse en la Oficina Matriz y/o en las Oficinas Zonales.

Si se inicia en la Oficina Matriz, el proceso se desencadena desde el proceso CONTRATACIN

PBLICA, y contina con el numeral 1.

Si se inicia en las Oficinas Zonales, referirse al numeral 5.

Macro Proceso: Control de Inventario

Proceso: INGRESOS Y EGRESOS DE BIENES DE LARGA DURACIN

OF

ICIN

AS

CO

ME

RC

IAL

ES

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fe d

e O

fici

na)

FU

NC

ION

AR

IOS

PR

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CU

AD

OR

GU

AR

DA

AL

MA

C

N

CONTRATACIN

PBLICA

INICIO

Recibir y contar

bienes

Firmar Acta

Entrega-Recepcin

con el Proveedor

Recibir y revisar

Factura

Ingresar

informacin en el

sistema

Asignar custodio

en el sistema

Aseguramiento de

BienesEntregar bienesCodificar bienes

Firmar Acta de

Entrega-Recepcin

Firmar Acta de

Entrega-Recepcin

Actualizar BDD

Archivar Acta de

Entrega-Recepcin

FIN

I-1: Debe tener la orden de compra, para verificacin.

I-2: En caso de que la contratacin haya sido por nfima cuanta, el Guarda Almacn de PRO ECUADOR es responsable de elaborar el Acta. En caso de que la contratacin haya sido

por otro mecanismo, el proveedor es responsable de emitir y presentar el Acta.

I-3: Sistema MIRAFLORES.

I-4:Debe solicitar informacin a la delegada de compras en el exterior (Direccin Adm-Financ.)

I-5: Archivo EXCEL.

I-2

I-3

I-5

Elaborar Acta de

Entrega-Recepcin

I-1

Remitir listado de

Bienes adquiridos

INICIO

Firmar Acta de

Entrega-Recepcin

Validar

informacinI-4


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PROC-PROECU-028

GUARDALMACN

1. Recibe y cuenta los bienes. Debe tener la orden de compra para verificacin.

2. Recibe y revisa las facturas.

3. Firma el acta de entrega-recepcin con el proveedor.

En caso de que la contratacin haya sido por nfima cuanta, el Guarda Almacn de

PRO ECUADOR es responsable de elaborar el acta.

En caso de que la contratacin haya sido por otro mecanismo, el proveedor es

responsable de emitir y presentar el acta.

4. Ingresa informacin en el sistema MIRAFLORES. Continuar con numeral 7.

OFICINAS COMERCIALES

5. Remite listado de bienes adquiridos. Continuar con el numeral 6.

GUARDALMACN

6. Validar listado enviado por la OCE.

El guardalmacn debe solicitar informacin detallada de las adquisiciones a la

delegada de compras en el exterior (Direccin Administrativa-Financiera).

7. Asigna custodio en el sistema al igual que el Jefe de las Oficinas Comerciales que

previamente remite el listado de bienes adquiridos.

8. Se realiza el aseguramiento de bienes (proceso).

9. Codifica los bienes.

10. Elabora acta de entrega-recepcin.

11. Entrega los bienes.

12. Firma el acta de entrega-recepcin en conjunto a los Funcionarios de PRO ECUADOR.

13. Archiva documentacin. Los documentos que debe archivar son:

a. Copia de orden de compra

b. Copia de acta de entrega-recepcin

c. Copia de factura

14. Actualiza base de datos de los bienes de PRO ECUADOR. (archivo Excel).


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6.1.2. Constatacin fsica de bienes de larga duracin y sujetos a

control administrativo


MACRO PROCESO: Control de Inventario

PROCESO: CONTROL DE BIENES DE LARGA DURACIN

SUB PROCESO: Constatacin Fsica de bienes de larga duracin y sujetos a control administrativo

DIRECTOR

ADMINISTRATIVO-FINANCIEROGUARDALMACN

RESPONSABLE DEL

BIEN

NO

SI

Realizar constatacin fsica de los Bienes

Revisar necesidad de cambios en

Actas de Entrega-Recepcin

INICIO

Solicitar constatacin fsica

de Bienes

BIEN EN BUEN

ESTADO?

FIN

Validar codificacin de los Bienes

BAJA DE ACTIVOS

I-1: Memorando (QUIPUX) dirigido al Guardalmacn. Debe enviarse en el ltimo trimestre del ao (octubre).I-2: En el cronograma constaran los nombres de los grupos de trabajo que realizarn la constatacin fsica.I-3: El Informe contendr las novedades detectadas respecto del estado, custodia y utilizacin de los bienes asignados. El informe debe ser remitido al Director Administrativo-Financiero.

Se requieren cambios?

NO

SI

Firmar Acta de Entrega-Recepcin

Realizar cambios en Actas anteriores

Firmar Acta de Entrega-Recepcin

Realizar y enviar Informe de

constatacin

I-1Elaborar cronograma para constatacin de

Bienes

Aprobar cronograma para constatacin de

Bienes

I-3

I-2


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DIRECTOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO

1. Solicita constatacin fsica de bienes, mediante memorando (QUIPUX) dirigido al

Guardalmacn.

El memorando debe ser enviado durante el ltimo trimestre del ao;

preferiblemente el mes de octubre.

GUARDALMACN

2. Elabora cronograma para la constatacin fsica de bienes; y lo remite al Director Administrativo-Financiero. En el cronograma deben constar los nombres de los grupos de trabajo que realizarn la constatacin fsica.

DIRECTOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO

3. Aprueba el cronograma para constatacin fsica de bienes. GUARDALMACN

4. Realiza la constatacin fsica de los bienes, de acuerdo al cronograma; y valida la codificacin de los bienes. En caso de que algn bien no est en buen estado, referirse al proceso Baja de activos. En caso de que los bienes estn en buen estado, continuar con numeral 5.

5. Revisa las necesidades de cambios en actas de entrega-recepcin. Si se identifica la necesidad de cambios en las actas actuales, continuar con el

numeral 6.

Caso contrario, continuar con el numeral 8.

6. Realiza las actualizaciones de las actas de entrega-recepcin. 7. Firma el acta de entrega-recepcin en conjunto con el custodio del bien. (Anexo 2) 8. Realiza y enva el informe de constatacin fsica de bienes.

El informe deber contener las novedades detectadas respecto del estado, custodia y actualizacin de los bienes asignados; y debe ser remitido al Director Administrativo-Financiero. (Anexo 3)


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6.1.3. Baja de bienes de larga duracin y sujetos a control

administrativo



Este proceso puede iniciar desde las Oficinas Comerciales o desde la Oficina Matriz.

MACRO PROCESO: Control de Inventario

PROCESO: CONTROL DE BIENES DE LARGA DURACIN

SUB PROCESO: Baja de bienes de larga duracin y sujetos a control administrativo

DIR

EC

CI

N D

E

TE

CN

OL

OG

AD

IRE

CT

OR

A E

JE

CU

TIV

A

DIR

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AD

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IST

RA

TIV

A

FIN

AN

CIE

RA

(Gu

ard

alm

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n)

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INIS

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IVA

FIN

AN

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RA

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tra

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DIR

EC

CI

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INIS

TR

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(Dir

ect

or)

OF

ICIN

AS

CO

ME

RC

IAL

ES

DIR

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CIO

NE

SG

UA

RD

AL

MA

C

N

Solicitar Baja de

Activo

INICIO

Realizar

inspeccin previa

Aprobar

destruccin del

Bien

Bien

informtico?

Solicitar Baja de

Activo

Solicitar informe

tcnico

Elaborar

Informe tcnico

SI

Autorizar baja del

bien1

1

Solicitar

inspeccin previa y

elaboracin de

Informe

INICIO

Botar los BienesElaborar y remitir

Acta

I-2

I-1

I-1: Memorando (QUIPUX) dirigido a la mxima autoridad de PRO ECUADOR. Debern adjuntar informe sobre el bien, con

registro fotogrfico.

I-2: En el informe tcnico se debe especificar si el bien ha pasado su vida til, si est en malas condiciones y si es

recomendable darle de baja.

I-3: Memorando (QUIPUX) dirigido a la mxima autoridad de PRO ECUADOR, con copia al Director Administrativo

Financiero.

I-4: Memorando (QUIPUX) dirigido al Director Administrativo Financiero.

I-5: Memorando (QUIPUX) dirigido a la mxima autoridad de PRO ECUADOR. Deber adjuntarse informe sobre el bien.

I-6: Memorando (QUIPUX) dirigido al funcionario delegado, con copia al Guardalmacn. El Memorando deber indicar

fecha, hora y lugar donde se realizar la actividad.

I-7: Debe estar presente el Guardaalmacn. Entidades del sector privado que realicen labor social u obras de beneficencia,

y que no tengan fines de lucro.

I-8: Debe estar presente el Guardalmacn. Previo a la destruccin se proceder a su desmantelamiento para fines de

reciclaje.

I-9: El Acta deber contener registros fotogrficos. Una copia del Acta debe ser entregada al Guardalmacn.

I-3

Solicitar

aprobacin

Todava son

necesarios?

FIN

Concluir trmite y

archivar

expediente

SI

NOElaborar y remitir

informe

NO

Destruccin o

donacin?

Donar los

Bienes

Elaborar y

entregar Acta

DONACIN

Destruir los

BienesDESTRUCCIN I-8

I-5

I-4

Ordenar

destruccin del

Bien

Eliminar activo

del inventario

FIN

I-6

I-9

I-7

Solicitar Baja de

ActivoINICIO I-4


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En caso de iniciar desde las Oficinas Comerciales, continuar con el numeral 1.

En caso de iniciar desde la Oficina Matriz, continuar con el numeral 6.


1. El Jefe de la OCE, solicita baja de activos, mediante memorando (QUIPUX) dirigido

a la mxima autoridad de PRO ECUADOR.

Debe adjuntar informe sobre el bien, con registro fotogrfico.

DIRECTORA EJECUTIVA

En caso de ser un bien informtico, continuar con numeral 2.

En caso de no ser un bien informtico, continuar con numeral 4.

2. Solicita informe tcnico a la Direccin de Tecnologa, mediante memorando

(QUIPUX).

DIRECCIN DE TECNOLOGA

3. Elabora y remite el informe tcnico a la Directora Ejecutiva. Continuar con

numeral 4.

El informe tcnico debe especificar si el bien ha pasado su vida til, si est en

malas condiciones y si es recomendable darle de baja.

DIRECTORA EJECUTIVA

4. Autoriza la baja del bien al Jefe de la Oficina Comercial.


5. Bota los bienes. Continuar con numeral 17.

El Jefe de OCE debe elaborar y remitir el acta respectiva (Anexo 4), con registro

fotogrfico incluido, mediante memorando (QUIPUX) dirigido a la mxima

autoridad de PRO ECUADOR, con copia al Director Administrativo-Financiero.

DIRECCIONES

6. El funcionario, custodio del bien, solicita la baja del activo, mediante memorando

(QUIPUX) dirigido al Director Administrativo Financiero.


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DIRECCIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

7. El Director de rea solicita la inspeccin previa del bien, a uno de los funcionarios

de control previo (de preferencia el Jefe Administrativo), mediante memorando

(QUIPUX).

8. Funcionario de control previo realiza la inspeccin previa del bien.

Si durante la inspeccin se determina que el bien todava es necesario para la

institucin, continuar con el numeral 9.

Si durante la inspeccin se determina que el bien ya no es necesario para la

institucin, continuar con el numeral 10.

9. Finaliza el trmite y archiva el expediente. Finaliza el proceso.

10. Elabora el informe de inspeccin previa y lo remite al Director del rea, mediante

memorando (QUIPUX).

11. El Director de rea recibe el informe y solicita la aprobacin de la baja del bien, va

memorando (QUIPUX) a la mxima autoridad de PRO ECUADOR.

Debe adjuntar el informe de inspeccin previa.

DIRECTORA EJECUTIVA

12. Aprueba la destruccin del bien.


13. El Director de rea ordena la destruccin del bien, mediante memorando (QUIPUX)

dirigido a la Comisin para destruccin de bienes (funcionario delegado,

guardalmacn y contadora).

El memorando debe incluir la fecha, hora y lugar donde se realizar la actividad.

Si se decide donar los bienes, continuar con el numeral 14.

Si se decide botar los bienes, continuar con el numeral 15.

14. La Comisin para destruccin de bienes, dona los bienes. Continuar con numeral

16.

Las donaciones debern realizarse a entidades del sector privado, que realicen

labor social u obras beneficencias y que no tengan fines de lucro.

15. La Comisin para destruccin de bienes, destruye los bienes.

Previo a la destruccin se proceder al desmantelamiento de los bienes, para fines

de reciclaje.


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16. La Comisin para destruccin de bienes elabora un acta de constancia de la

actividad realizada. El acta deber incluir registros fotogrficos.

Una copia del acta debe ser entregada al Guardalmacn.

17. Guardalmacn elimina el activo del inventario.

18. Contadora elimina activo del libro contable. Fin del proceso.


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6.2. Control de suministros y materiales

6.2.1. Ingresos de suministros y materiales de oficina



El ingreso de suministros y materiales de oficina puede ser planificado o no planificado.

En caso de no ser planificado, continuar con el numeral 1. En caso de ser planificado, continuar con el numeral 2. DIRECCIONES DE PRO ECUADOR

1. El Director de rea solicita la adquisicin de suministros de oficina, mediante

memorando (QUIPUX), dirigido al Director Administrativo-Financiero, justificando las

cantidades solicitadas. Continuar con numeral 6.


Proceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES Subproceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE OFICINA

DIR

EC

TO

R

AD

MIN

IST

RA

TIV

O-

FIN

AN

CIE

RO

OF

ICIN

AS

ZO

NA

LE

SD

IRE

CC

ION

ES

PR

O E

CU

AD

OR

GU

AR

DA

AL

MA

C

N

INICIO

Solicitar

requerimientos de

suministros

ADQUISICIONES

Enviar

requerimientos de

suministros

Enviar

requerimientos de

suministros

Consolidar

requerimientos de

suministros

Solicitar adquisicin

de suministros

I-1: Va correo electrnico

I-2: Va correo electrnico. Cuatrimestralmente

I-3: Va Memorando (QUIPUX), dirigido al Director Adminstrativo-Financiero.

Se deber justificar las cantidades solicitadas, adjuntando un informe/

cuadro de material disponible y material solicitado.

I-4: Debe tener la Orden de Compra, para verificacin.

I-5: A quien haya solicitado la compra (Direccin Adm-Financiera)

I-6: Sistema MIRAFLORES

Aprobar

adquisicin de

suministros

Recibir y contar

suministros de

oficina

Ingresar

informacin en el

sistema

Ingresar

suministros y

materiales a

bodega

Planificado? SI

NO

I-6

I-2

I-2

I-2

Firmar Acta de

Entrega-Recepcin

con proveedor

Archivar Registro

de Compra,

Factura y Acta

I-3

I-3


de suministros de

oficina

I-3


de suministros de

oficina

Recibir y revisar

Factura

EGRESO DE

SUMINISTROS Y

MATERIALES

FIN

I-4

Entregar

DocumentacinI-5


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GUARDALMACN

2. Solicita, va correo electrnico, los requerimientos de suministros de oficina, a las

Asistentes de las Direcciones de PRO ECUADOR y al responsable de suministros de

cada Oficina Zonal.

DIRECCIONES DE PRO ECUADOR Y OFICINAS ZONALES

3. Envan los requerimientos de suministros de oficina, va correo electrnico.

GUARDALMACN

4. Consolida los requerimientos de suministros de oficina.

5. Solicita la adquisicin de suministros, mediante memorando (QUIPUX), dirigido al

Director Administrativo-Financiero, justificando las cantidades solicitadas.

Deber adjuntar un informe/cuadro de material disponible y material solicitado.

DIRECTOR ADMINISTRATIVO-FINANCIERO

6. Aprueba la adquisicin de los suministros de oficina.

7. Referirse al proceso Contratacin pblica.

GUARDALMACN

8. Recibe y cuenta los suministros de oficina.

Al momento de recibir los suministros deber tener consigo la orden de compra, para

verificacin.

9. Recibe y revisa la factura.

10. Firma el acta de entrega-recepcin con el proveedor

11. Entrega la documentacin correspondiente a quien haya solicitado la compra

(Direccin Administrativa-Financiera).

12. Ingresa la informacin de los suministros de oficina en el sistema MIRAFLORES.

13. Archiva el registro de la compra, la factura y el acta de entrega recepcin.

14. Ingresa los suministros a la bodega. Fin del proceso.


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6.2.2. Egreso de suministros y materiales de oficina



GUARDALMACN

Si es un egreso de suministros de oficina no planificado, continuar con el numeral 1.

Si es un egreso de suministros de oficina planificado, continuar con el numeral 4.

DIRECCIONES DE PRO ECUADOR Y OFICINAS ZONALES

1. Las Asistentes de las Direcciones solicitan los suministros de oficina, va correo

electrnico, al Guardalmacn. En el caso de las Oficinas Zonales quien realiza la

solicitud es el responsable de suministros de cada Oficina Zonal.


Proceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES Subproceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE OFICINA

OF

ICIN

AS

ZO

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LE

S

DIR

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CIO

NE

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RO

EC

UA

DO

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ste

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s)G

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RD

A A

LM

AC

N

MATRIZ

ZONALES

SI

NO

NO

SI

FIN

INICIO

Registrar egreso

en el sistema

Firmar Acta de

Entrega-Recepcin

Registrar egreso

en el sistema

I-3

Firmar Acta de

Entrega-Recepcin

Recibir suministros

de oficina

Enviar suministros de

oficina va Correos

del Ecuador

Planificado?

FIN

Recibir suministros

de oficina

Solicitar

suministros de

oficina

Informar

indisponibilidad

FIN

I-1

I-2

Firmar Acta de

Entrega-Recepcin

Elaborar y

presentar informe

de inventario


I-2: En el sistema MIRAFLORES. A travs del sistema se genera el Acta de Entrega-RecepcinI-3: Se adjunta Acta Entrega-Recepcin firmada por el Guarda Almacn

I-4: Informe de inventario de consumo interno en el que har constar los ingreso y egresos de los

suministros y materiales. Este informe contendr: el listado de ingreso a bodega de los suministros y

materiales, resumen de notas de entrega de suministros y materiales, resumen de ingresos y

egresos de las cuentas y listado de items. El informe deber ser presentado al Director Administrativo-Financiero

Firmar Acta de

Entrega-Recepcin

Disponibilidad?

I-1

Solicitar

suministros de

oficina

I-1

Enviar Acta de

Entrega-Recepcin

firmada

Matriz

Zonales?

Verificar

disponibilidad de

suministros

I-4I-2

FIN


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GUARDALMACN

2. Verifica la disponibilidad de los suministros solicitados.

En caso de no existir disponibilidad, continuar con numeral 3.

En caso de si existir disponibilidad, continuar con numeral 4.

3. Informa la indisponibilidad va correo electrnico. Fin del proceso

4. Registra el egreso en el sistema MIRAFLORES, generando el acta de entrega-recepcin.

Si la entrega de los suministros de oficina es en la oficina Matriz, continuar con el

numeral 5.

Si la entrega de los suministros de oficina es en las Oficinas Zonales de PRO ECUADOR,

continuar con el numeral 6.

5. Entrega los suministros de oficina al Asistente de Direccin respectivo y firma el acta

de entrega-recepcin (Anexo 5). Continuar con numeral 9.

6. De ser la Matriz Firma el acta de entrega-recepcin y se enva los suministros de

oficina va Correos del Ecuador.

Se debe adjuntar el acta firmada por el guardalmacn.

OFICINAS ZONALES

7. El responsable de suministros de oficina recibe los suministros y firma el acta de

entrega-recepcin.

8. Enva el acta de entrega-recepcin firmada. Continuar con numeral 9.

GUARDALMACN

9. Elabora el informe de inventario de consumo interno y lo remite al Director

Administrativo-Financiero. Fin del proceso.


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6.2.3. Ingreso de suministros y materiales de aseo



GUARDALMACN

1. Solicita, va correo electrnico, los requerimientos de suministros de aseo a la oficina

de PRO ECUADOR-Quito y al responsable de limpieza en PRO ECUADOR Matriz.

La solicitud se realiza cuatrimestralmente.


Proceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES Subproceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE ASEO

DIR

EC

TO

R

AD

MIN

IST

RA

TIV

O-

FIN

AN

CIE

RO

OF

ICIN

A P

RO

EC

UA

DO

R

QU

ITO

RE

SP

ON

SA

BL

E D

E L

IMP

IEZ

AG

UA

RD

A A

LM

AC

N

INICIO

Solicitar

requerimientos de

suministros

ADQUISICIONES

Enviar

requerimientos de

suministros

Enviar

requerimientos de

suministros

Consolidar

requerimientos de

suministros


de suministros

Aprobar

adquisicin de

suministros

Recibir y contar

suministros

Ingresar

informacin en el

sistema

Ingresar

suministros a

bodega

I-6

I-2

I-2

I-2

Firmar Acta de

Entrega-Recepcin

con proveedor

Archivar Registro

de Compra,

Factura y Acta

I-3

Recibir y revisar

Factura

EGRESO DE

SUMINISTROS Y

MATERIALES

FIN

I-4

Entregar

DocumentacinI-5


I-2: Va correo electrnico. Cuatrimestralmente

I-3: Va Memorando (QUIPUX), dirigido al Director Adminstrativo-Financiero.

Se deber justificar las cantidades solicitadas, adjuntando un informe/

cuadro de material disponible y material solicitado.

I-4: Debe tener la Orden de Compra, para verificacin.

I-5: A quien haya solicitado la compra (Direccin Adm-Financiera)

I-6: Sistema MIRAFLORES


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PROC-PROECU-028

OFICINA PRO ECUADOR-QUITO Y RESPONSABLE DE LIMPIEZA

2. Envan los requerimientos de suministros, va correo electrnico.

GUARDALMACN

3. Consolida los requerimientos de suministros de aseo.

4. Solicita la adquisicin de suministros, mediante memorando (QUIPUX), dirigido al

Director Administrativo-Financiero, justificando las cantidades solicitadas.

Deber adjuntar un informe/cuadro de material disponible y material solicitado.

DIRECTOR ADMINISTRATIVO-FINANCIERO

5. Aprueba la adquisicin de los suministros de aseo.

6. Referirse al proceso Contratacin pblica.

GUARDALMACN

7. Recibe y cuenta los suministros de aseo.

Al momento de recibir los suministros deber tener consigo la orden de compra, para

verificacin.

8. Recibe y revisa la factura.

9. Firma el acta de entrega-recepcin con el proveedor

10. Entrega la documentacin correspondiente a quien haya solicitado la compra

(Direccin Administrativa-Financiera).

11. Ingresa la informacin de los suministros de aseo en el sistema MIRAFLORES.

12. Archiva el registro de la compra, la factura y el acta de entrega recepcin.

13. Ingresa los suministros a la bodega. Fin del proceso.


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6.2.4. Egreso de suministros y materiales de aseo



GUARDALMACN

Si es un egreso de suministros de aseo no planificado, continuar con el numeral 1

Si es un egreso de suministros de aseo planificado, continuar con el numeral 4

RESPONSABLE DE LIMPIEZA Y OFICINA PRO ECUADOR-QUITO

1. Solicitan suministros de aseo, va correo electrnico, al Guarda Almacn.


Proceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES Subproceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE ASEO

OF

ICIN

A P

RO

EC

UA

DO

R

QU

ITO

RE

SP

ON

SA

BL

E D

E

LIM

PIE

ZA

GU

AR

DA

AL

MA

C

N

MATRIZ

ZONALES

SI

NO

NO

SI

FIN

INICIO

Registrar egreso

en el sistema

Firmar Acta de

Entrega-Recepcin

Registrar egreso

en el sistema

I-3

Firmar Acta de

Entrega-Recepcin

Recibir suministros

de aseo

Enviar suministros de

aseo va Correos del

Ecuador

Planificado?

FIN

Recibir suministros

de aseo

Solicitar

suministros de

aseo

Informar

indisponibilidad

FIN

I-1

I-2

Firmar Acta de

Entrega-Recepcin

Elaborar y

presentar informe

de inventario


I-2: En el sistema MIRAFLORES. A travs del sistema se genera el Acta de Entrega-RecepcinI-3: Se adjunta Acta Entrega-Recepcin firmada por el Guarda Almacn. El envo de suministros de aseo debe

coincidir con el envo de suministros de oficina.

I-4: Informe de inventario de consumo interno en el que har constar los ingreso y egresos de los

suministros y materiales. Este informe contendr: el listado de ingreso a bodega de los suministros y

materiales, resumen de notas de entrega de suministros y materiales, resumen de ingresos y

egresos de las cuentas y listado de items. El informe deber ser presentado al Director Administrativo-Financiero

Firmar Acta de

Entrega-Recepcin

Disponibilidad?

I-1

Solicitar

suministros de

aseo

I-1

Enviar Acta de

Entrega-Recepcin

firmada

Matriz

Zonales?

Verificar

disponibilidad de

suministros

I-4I-2

FIN


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GUARDALMACN

2. Verifica la disponibilidad de los suministros solicitados.

En caso de no existir disponibilidad, continuar con numeral 3.

En caso de si existir disponibilidad, continuar con numeral 4.

3. Informa la indisponibilidad va correo electrnico. Fin del proceso

4. Registra el egreso en el sistema MIRAFLORES, generando el acta de entrega-recepcin.

Si la entrega de los suministros de aseo es en la oficina Matriz, continuar con el

numeral 5.

Si la entrega de los suministros de aseo es en la oficina PRO ECUADOR-QUITO,

continuar con el numeral 6.

5. Entrega los suministros de aseo al responsable de limpieza y firma el acta de entrega-

recepcin (Anexo 6). Continuar con numeral 9.

6. De ser la Matriz Firma el acta de entrega-recepcin y se enva los suministros de aseo

va Correos del Ecuador.

Se debe adjuntar el acta firmada por el guardalmacn.

El envo de suministros de aseo debe coincidir con el envo de suministros de oficina.

OFICINA PRO ECUADOR-QUITO

7. Recibe suministros de aseo y firma el acta de entrega-recepcin.

8. Enva el acta de entrega-recepcin firmada. Continuar con numeral 9.

GUARDALMACN

9. Elabora el informe de inventario de consumo interno y lo remite al Director

Administrativo-Financiero. Fin del proceso.


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6.2.5. Ingreso de material promocional



DIRECCION ADMINISTRATIVA-FINANCIERA

1. Proceso previo: Contratacin Pblica

DIRECCIN DE MARKETING

2. El administrador del contrato recibe y cuenta el material promocional, en conjunto con

el Guardalmacn.

3. El administrador del contrato firma el acta de entrega-recepcin con el proveedor.

En caso de que la entrega de material est incompleta, se deber recibir con una Gua

de Remisin. La Gua debe especificar las cantidades incompletas. Una vez que la

entrega est completa se solicita la factura.


Proceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES Subproceso: INGRESO DE MATERIAL PROMOCIONAL

DIR

EC

TO

R A

DM

INIS

TR

AT

IVO

-

FIN

AN

CIE

RO

DIR

EC

CI

N D

E M

AR

KE

TIN

GG

UA

RD

A A

LM

AC

N

ADQUISICIONES

I-1: Sistema MIRAFLORESI-2: El sistema genera el registro. El registro se archiva junto con la factura.

I-3: En caso de que la entrega de material est incompleta, se recibe con

Gua de Remisin. La Gua debe especificar las cantidades incompletas.

Una vez que la entrega est completa se solicita factura.

Recibir y revisar

factura

Recibir y contar

material

promocional

Ingresar

informacin en el

sistema

I-1

INICIO

Recibir y contar

material

promocional

Firmar Acta de

Entrega-Recepcin

con proveedor

Archivar registro de

compraI-2

Generar y Firmar

Acta de Entrega-

Recepcin con

Marketing

I-3

Ingresar material a

bodegaFIN


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GUARDALMACN

4. Genera y firma acta de entrega-recepcin con el administrador del contrato de

Marketing, en relacin al material promocional que recibe.

5. Ingresar la informacin en el sistema MIRAFLORES.

6. Archiva documentacin.

La documentacin que debe archivar es:

a) Registro de compra (registro generado por el sistema)

b) Acta de entrega-recepcin firmada

c) Copia de factura.

7. Ingresa el material promocional a la bodega.


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6.2.6. Egresos de material promocional



UNIDAD SOLICITANTE

1. Solicita material promocional a la Direccin de Marketing.

DIRECCIN DE MARKETING

2. Consulta la disponibilidad del material promocional y la pertinencia de entregar el

material promocional.

En caso de aprobar la entrega, continuar con el numeral 3.

En caso de no aprobar la entrega, finaliza el proceso.


Proceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES Subproceso: EGRESO DE MATERIAL PROMOCIONAL

UN

IDA

D S

OL

ICIT

AN

TE

GU

AR

DA

AL

MA

C

ND

IRE

CC

IN

DE

MA

RK

ET

ING

Elaborar y

presentar informe

I-2

Solicitar entrega

de material

promocional

Firmar

formulario de

solicitud

I-4

FIN

Archivar

documentos de

respaldo

I-1

I-3

Consultar

disponibilidad de

material

promocional

Aprobar entrega

de material

promocional

Entregar

material

promocional

Solicitar material

promocional

Registrar egreso

en el sistema

I-1: La solicitud debe ser dirigida a la Direccin de Marketing, va correo

electrnico o presencialmente.

I-2: Debe presentar el Formulario, con la firma de autorizacin de la

Direccin de Marketing

I-3: Formulario de Solicitud firmado y Reporte generado por el

sistema MIRAFLORESI-4: El informe deber ser presentado al Director de Marketing

INICIO

Aprueba?

SI

FINNO


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UNIDAD SOLICITANTE

3. Solicita la entrega de material promocional al Guardalmacn.

Debe presentar el formulario utilizado por Marketing, con la firma de autorizacin

respectiva (Anexo 5).

GUARDALMACN

4. Entrega material promocional.

UNIDAD SOLICITANTE

5. Firma el formulario.

GUARDALMACN

6. Registra egreso en el sistema.

7. Archiva los documentos de respaldo

Los documentos de respaldo son:

a) Formulario de solicitud firmado

b) Reporte generado por el sistema

8. Elabora informe de inventario de material promocional y lo presenta.

El informe deber ser presentado al Director de Marketing, trimestralmente.


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7. Anexos

Anexo 1.- Acta de entrega-recepcin de Bienes


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Anexo 2.- Acta de Constatacin Fsica de Bienes

No.

BUENO REGULAR MALO

TOTAL

(cantidad)

DETALLE DE CONSTATACIN FSICA DE BIENES - 20..(ao) ..

En consecuencia por la demostracin que antecede, la cantidad de $ 00,00 (Valor en nmeros) corresponde al valor de los bienes

constatados de PRO ECUADOR.

AUDITOR

OBSERVADOR

DELADO DE DIRECCIN

FINANCIERA

Para constancia de lo actuado, y fe, de conformidad y aceptacin suscriben la presente acta en 3 ejemplares de igual tenor y

efecto las personas que han intervenido en esta diligencia.

TOTAL EXISTENTE

EN BODEGAMEDIDA P. UNITA. TOTAL

INSTITUTO DE PROMOCIN DE EXPORTACIONES E INVERSIONES


ACTA DE CONSTATACIN FSICA DE BIENES

DAF-CFB-PROEC-ao-nmero

En la ciudad de Guayaquil a los ..... das del mes de ................ del 20..., los suscritos: ....... (nombres y

cargos) ..........................................., realizamos la diligencia de Constatacin Fsica de Bienes del Instituto de Promocin de

Exportaciones e Inversiones - PRO ECUADOR, segn solicitud del Director Administrativo Financiero segn lo indica en el

memorando N........ de fecha ...........

Para efecto, con la concurrencia de las personas antes mencionadas, a continuacin se detalla los bienes constatados:

GUARDALMACN

CODIGO DE

INVENTARIOSDETALLE CANTIDAD

ESTADO DE LOS BIENES


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Anexo 3.- Acta de Baja de Bienes


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Anexo 4.- Acta de entrega-recepcin de suministros de oficina.


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Anexo 5.- Acta de entrega-recepcin de suministros de aseo.


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Anexo 6.- Formato de Requerimiento de Material de Promocin.


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Anexo 7.- Indicadores del proceso Control de Bienes de larga duracin.

Anexo 8.- Indicadores del proceso Control de suministros y materiales de oficina.

Anexo 9.- Indicadores del proceso Control de suministros y materiales de aseo.

Anexo 10.- Indicadores del proceso Control de material promocional.

10. Manual de Procedimiento de Control de Inventario

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