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GUIA LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÒN, MODIFICACION Y/O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

MINISTERIO DEL INTERIORBOGOTA 12/04/2013

GUÍALINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN

MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Código: SI-G-01

Versión: 07Fecha de Elaboración: 12/04/2013Vigente desde:15/04/2013

1. OBJETIVO.

Definir los lineamientos para la elaboración modificación y/o eliminación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio del Interior y del Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia.

2. ALCANCE.

Esta guía brinda lineamientos para la elaboración modificación y/o eliminación de la documentación del Sistema Integrado de Gestión Institucional, de tal forma que ésta se realice conforme las necesidades de la entidad y los requerimientos de las normas técnicas de gestión de la calidad aplicables.

3. DEFINICIONES. Actas: Documento memoria de las reuniones en el que consta lo sucedido, tratado y

acordado en una reunión, las decisiones tomadas y compromisos adquiridos. Actividad: Conjunto de tareas interrelacionadas que garantizan el resultado esperado

de una fase o etapa de un proceso o procedimiento o trámite Adopción: Admisión o aceptación del documento mediante acto administrativo. Alcance: Parte del documento que define donde comienza y donde termina éste, puede

incluir las áreas, servicios y/o procesos que cubre. Anexos: Información adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo para la

comprensión del mismo y aplicación de las actividades descritas. Incluye los formatos, diagramas, guías u otros documentos relacionados.

Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

Caracterización de proceso: Se refiere a la identificación, personalización y descripción de las características más importantes de un proceso y/o subproceso tales como: proveedores, entradas, actividades, salidas y clientes,

Circulares: Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios. La circular externa da a conocer a los clientes externos del Ministerio del Interior, productos, servicios u otras informaciones, que por lo general son de carácter normativo. La circular interna da a conocer al interior de la entidad actividades, normas, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de carácter administrativo.

Concepto: Es el pronunciamiento técnico, jurídico o administrativo favorable o desfavorable sobre un tema en particular, requerido por solicitud interna o externa

Control de cambios: Tabla dentro del cuerpo de algunos documentos del Sistema de Integrado de Gestión Institucional (SIGI) que controla los cambios realizados en dicho documento. Contiene la fecha en que se realiza la modificación, la descripción del cambio y la nueva versión del documento.

Definiciones: Parte de documento que incluye el significado de los términos empleados que facilitan la comprensión del mismo.

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Documento: Información y su medio de soporte. Ej.: especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, foto, video. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra, patrón o una combinación de éstos).1

Documentos externos: Son todos aquellos documentos de origen externo que pueden incidir directa o indirectamente en el desarrollo de las actividades que realiza el Ministerio del Interior como leyes, decretos, resoluciones externas, documentos Conpes, lineamientos presidenciales, códigos, manuales de mantenimiento de software o hardware, normas técnicas, tratados, convenios, entre otros.

Documentos del Sistema Integrado Gestión Institucional: Se consideran documentos del SGC, todo aquel que se encuentra vigente y permite seguir un lineamiento específico para alcanzar un objetivo, como lo son: el manual del sistema integrado de gestión, caracterización de procesos, procedimientos, instructivos y guías de trabajo, los cuales pueden ser actualizados en el tiempo para su mejora o adecuación continua.

Desarrollo: Parte del documento que describe el desenvolvimiento y/o ejecución de las actividades, tareas y da respuesta a las preguntas, ¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿dónde?, ¿Con qué? y ¿por qué?. Cuando sea aplicable en los procedimientos, el desarrollo incluye una tabla que contiene el diagrama de flujo, la descripción de las actividades, tareas, puntos de control y el responsable

Fecha: Parte del encabezado de algunos documentos que corresponde a su fecha de aprobación.

Fecha de publicación: Fecha en la cual un documento inicia su vigencia, en relación al Sistema Integrado de Gestión Institucional

Formato: Documento que tiene el objetivo de estandarizar la presentación o contenido de alguna información.

Gestión por procesos. Actividades de planificación, control, aseguramiento y mejoraramiento de la organización con base en el enfoque por procesos.

Guía: Documento que brinda lineamientos y orientaciones en torno a uno o varios temas.

Instructivo: Documento para explicar el diligenciamiento de formatos, instrucciones de trabajo y de tareas específicas.

Instrucciones de trabajo: Instrucciones detalladas de cómo realizar y registrar las tareas2.

Líder del proceso o subproceso: Corresponde al cargo responsable y quien tiene bajo su control y liderazgo la orientación de la planificación, desarrollo, seguimiento y mejoramiento del proceso o subproceso.

Lista de asistentes. Registro que evidencia la asistencia a reuniones, eventos, mesas de trabajo, resumen de las actividades realizadas y los compromisos y conclusiones del evento.

1 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad para la Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2009. p. 32. (NTCGP 1000) 2 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Guía Técnica Colombiana. Directrices para la Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad. 2002. p. 2. (NTC 10013).

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Manual del sistema integrado de gestión: Documento que describe de manera general el sistema integrado de gestión del Ministerio del Interior.3

Memorando: Documento escrito que se utiliza para la comunicación interna entre las diferentes dependencias, funcionarios y servidores de la entidad.

Normatividad: Conjunto de disposiciones de carácter jurídico o técnico que permite regular una materia, actividad o sector específico. Incluye la Constitución Nacional, las Leyes, Decretos, Resoluciones, Normas y Reglamentos Técnicos, entre otros.

Objetivos de calidad: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad, relacionados al cumplimiento de la política de calidad.4

Oficio: Comunicación escrita que se utiliza en la relaciones oficiales entre la entidad y otras entidades y/o personas naturales o jurídicas.

Política de la calidad: Intención(es) global(es) y orientación(es) relativa(s) a la calidad tal como se expresa(n) formalmente por la alta dirección de la entidad.5

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.6 Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para

generar valor, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.7

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas.8

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión Institucional.

Siglas: la palabra formada por las iniciales de los términos que integran una denominación específica. Las siglas se utilizan para referirse de forma abreviada a organismos, instituciones, empresas, objetos, sistemas, asociaciones, entre otros.

Tarea. Conjunto de acciones simples interrelacionadas para ejecutar una actividad. Versión: Parte del encabezado de algunos documentos que indica la última edición

aprobada del documento, esta se enumera desde 01 hasta n.

4. NORMATIVIDAD.

4.1. LEYES Ley 594 de 2000 y sus decretos reglamentarios, la cual dicta la Ley General de

Archivo y otras disposiciones.4.2. DECRETOS Decreto 2893 de 2011, por el cual se determinan los objetivos, la estructura orgánica

y las funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior.

4.3. OTROS

3 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad en la Gestión Pública, Pág. 33,(NTCGP 1000:2009) 4 Ibíd, p. 345 Ibíd. p. 346 Ibíd. p. 347 Ibíd. p. 348 Ibíd. P. 35

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INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad para la Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2009. (NTCGP 1000)

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Guía Técnica Colombiana. Directrices para la Documentación del Sistema, ISO: 10013

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma Técnica Colombiana NTC- ISO: 9001:2008

5. DESARROLLO.

La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio del Interior está compuesta por un primer grupo de documentos internos que explican, describen y establecen lineamientos y orientaciones para la operación de los procesos de la entidad y por un segundo grupo de documentos externos, compuestos por normas, manuales, circulares, especificaciones técnicas, entre otros, que regulan, orientan y permiten el control del Sistema de Gestión de la entidad.

La siguiente estructura presenta los documentos internos y externos que componen el Sistema Integrado de Gestión de la entidad.

5.1 Estructura de la Documentación

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ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION

DOCUMENTOS INTERNOS DOCUMENTOS EXTERNOS

Resoluciones, circulares, directrices y demás Normas Internas que genere

la entidad

Política y Objetivos de Calidad

Manual de Operación o de Calidad

Procesos y Subprocesos

Procedimientos requeridos y necesarios para la Operación

Instrucciones de Trabajo, Planos, Guías, Instructivos, Formatos

Constitución Política, leyes y Decretos

Resoluciones, Directivas y Circulares de Aplicación General

Manuales, especificaciones tácticas y otros documentos aplicados por la

entidad



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5.2 Lineamientos generales para la elaboración de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional

5.2.1 La presentación de los documentos del sistema de gestión debe permitir uniformidad, a excepción de los formatos específicos que se ajustan a los requerimientos necesarios de información de cada proceso.

5.2.2 Los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional se elaboran según la necesidad en papel tamaño carta u oficio en letra tipo Arial, con un tamaño entre 10 y 12, con interlineado sencillo. No obstante lo anterior, cuando un documento incluya cuadros, tablas, figuras, flujogramas, formatos, éstos pueden elaborarse con un tamaño de letra tipo Arial de 6 a 12.

5.2.3 PRESENTACIÓN: Los documentos deben encontrarse libres de daños, enmendaduras, tachones, suciedad y para su presentación deben imprimirse por doble cara, en procura de contribuir con el uso eficiente y racional del papel.

5.2.4 LA REDACCIÓN DEL TEXTO: debe ser clara, simple, completa y precisa, ésta debe presentarse utilizando verbos en infinitivo o en tiempo presente y en forma impersonal, evitando el uso de términos en idioma extranjero, excepto cuando corresponda al lenguaje común de uso técnico y sin errores ortográficos.

5.2.5 DELIMITACIÓN: es apropiado limitar el tamaño de la documentación, se citará las normas técnicas y de gestión, nacionales o internacionales utilizadas. Ofreciendo practicidad y simplicidad al momento de elaborar el documento. Cuando se requiera elaborar formatos asociados a los procedimientos y/o a las guías, se hará referencia de dichos formatos en el numeral de anexos de dicho documento teniendo en cuenta de no citar la versión ya que esta puede cambiar en cualquier momento sin necesidad que cambie el Procedimiento, Guía e Instructivo.

5.2.6 MÁRGENES. Los márgenes para cada tipo o grupo de documentos son los siguientes:

Cuando se requiera imprimir documentos en tamaño carta tales como: Manuales, Caracterizaciones, Procedimientos, Guías, Instructivos y Formatos se debe utilizar los siguientes márgenes: (superior 2 cm, inferior 2 cm, izquierda 2 cm, derecha 2 cm).

Cuando se requiera imprimir formatos en papel tamaño oficio pueden utilizarse los siguientes márgenes: (superior 2 cm, inferior 2 cm, izquierda 3 cm y derecha 1 cm).

Circulares Externas e Internas, Oficios, Memorandos y Conceptos Técnicos y Jurídicos: (superior 3 cm, inferior 2 cm, izquierda 3 cm, derecha 2 cm).

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5.2.7. Todo documento que se requiera para la operación de los procesos de la entidad y que deba ser utilizado a través del SIGOB debe previamente cumplir con la guía “Lineamientos para la Elaboración y/o Modificación de Documentos y el procedimiento “Control de Documentos” respectivamente. La ubicación de las plantillas en el SIGOB para la elaboración de memorandos, oficios, conceptos, certificaciones, circulares y otros documentos que se requieran para la operación de los procesos, es responsabilidad de la Oficina de Información Pública del Interior – Grupo de Sistemas, quien solo podrá desarrollar dicha tarea una vez el formato o plantilla se encuentre aprobada(o) y publicada(o) en la página Web – www.mininterior.gov.co Link Sistema Integrado de Gestión Institucional. El Grupo de Mejoramiento Continuo - Oficina Asesora de Planeación comunicará los cambios efectuados en la documentación del sistema a fin de mantener informado a los diferentes usuarios de los mismos.

5.2.8. ENCABEZADO O TITULO:

5.2.8.1 El modelo genérico de encabezado para las actas, listas de asistentes, caracterizaciones de procesos, procedimientos, instructivos, guías y formatos, está formado por tres (3) cuadrantes, el primero incluye el logo de la entidad, el segundo incluye el nombre del tipo de documento e inmediatamente debajo de éste el nombre del documento, el tercer cuadrante incluye código, versión y fecha, su estructura es la siguiente:

NOMBRE DEL TIPO DE DOCUMENTONOMBRE DEL DOCUMENTO

Código:Versión:

Fecha Elaboración:Vigente desde:

A: Logotipo del Ministerio del InteriorB: Nombre del Tipo de Documento (Procedimiento, guía, instructivo, formato, etc.)C: Titulo del DocumentoD: Código del DocumentoE: Versión del DocumentoF: Fecha de elaboración del documento: Indica la fecha en la cual se culmina su elaboración o modificación.G: Vigente Desde: Indica la fecha de publicación del documento en la página web, con lo cual inicia su vigencia y su aplicación.

Nota 1: Los textos mencionados se escriben en letra Arial entre 10 y 12 puntos.Nota 2: se debe iniciar con el nombre del tipo de documento y debajo el nombre del documento.

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AB

C

D

E

F

G

http://www.mininterior.gov.co/



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Nota 3: El formato para caracterización de proceso en su encabezado, segundo cuadrante solo debe incluir el nombre del tipo de documento

5.2.8.2 El modelo de encabezado para circulares externas e internas, oficios, memorandos, conceptos jurídicos, certificaciones y otros documentos similares presenta la siguiente estructura:

A: Logotipo del Ministerio del InteriorB: Eslogan de Prosperidad para Todos

5.2.9 PIE DE PAGINA La paginación de los documentos señalados por esta guía, se incluye en la parte inferior derecha de la hoja, dentro del pie de página, utilizando el formato (página X de Y).

5.2.9.1 El pie de página para circulares externas e internas, oficios, memorandos, conceptos jurídicos, certificaciones y otros documentos similares incluye: la dirección donde opera la sede o sedes de la entidad, conmutador o PBX, página Web, línea de quejas y reclamos y en parte derecha la página x de y, tal como se muestra a continuación:

A: Direcciones y Teléfonos de la EntidadB: Correo electrónico y línea Gratuita de Servicio al Ciudadano C: Dirección ElectrónicaD: Paginación

5.2.9.2 Otro pie de página. Cuando se realicen actividades interinstitucionales, que den lugar a la producción de documentos tales como guías, manuales, metodologías, u otros similares, se puede ubicar en el pie de página de la portada de dichos documentos, los logos y eslogan de las entidades participantes.5.2.9.3 Uso de logos y eslogan de certificaciones de calidad y otras normas técnicas

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A B

A CB

D



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Los logos de las certificaciones de calidad con las que cuenta la entidad, solo se podrán usar en material de soporte para la realización de eventos de capacitación, encuentros, talleres, página web e intranet, entre otros usos, siempre que no contravenga las disposiciones y reglamentos del respectivo organismo certificador.

La entidad no podrá usar los logos de las certificaciones de calidad, en sus procesos, productos o servicios, en aras de evitar interpretaciones erróneas por parte de los usuarios o beneficiarios de los servicios que presta la entidad.

Los logos y Certificados de Calidad obtenidos por la entidad, pueden ser publicados en la página web e intranet de la entidad, para su visibilidad.

Cuando haya cambio de organismo certificador o cambio en las condiciones de la certificación del sistema de calidad de la entidad, que afecte imágenes, logos y demás símbolos, el administrador de contenido de la página web e intranet en coordinación con el administrador del sistema integrado de gestión, debe realizar los ajustes y actualizaciones que correspondan.

5.3 Formatos para la operación y elaboración de los documentos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión Institucional.

Los siguientes formatos tienen un contenido establecido a manera de lineamientos mínimos a tener en cuenta en el momento de ser desarrollados, no obstante pueden agregarse a éstos, contenidos que se consideren útiles, estrictamente necesarios y/o complementarios de manera particular por el usuario.

5.3.1 Formato Actas:

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Las actas presentan el siguiente contenido:

Ciudad, Fecha y hora: se coloca la ciudad, fecha y la hora de inicio y finalización de la reunión.

Lugar de la convocatoria: donde se emite el acta, día, mes, año y hora desde hasta, en tiempo dinámico de la reunión.

Asistentes e invitados: que incluye Nº. consecutivo de los asistentes e invitados, nombre de los asistentes e invitados, cargo y nombre de la dependencia que representa.

Ausentes: que incluye Nº. consecutivo y nombre de los ausentes, marcando con una (X) si presenta o no justificación de no asistencia.

Orden del día: se incluyen las actividades, acciones o temas a tratar, enumerándolos de 1 hasta n.

Desarrollo: en el desarrollo se incluyen las actividades, acciones o temas ejecutados conforme al orden del día, enumerándolos de 1 hasta n,

Acuerdos: este ítem incluye responsable, acciones y fecha límite para el cumplimiento de estos mismos, en la subcolumna responsable, se incluye el nombre de quien tiene la responsabilidad de ejecutar el compromiso, en la de acciones, se incluyen

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Cuerpo

Encabezado

Paginación



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las acciones que se hayan acordado y que deban realizarse, en la de fecha límite, se incluye la fecha final en la que se culminará la acción prevista, y en la columna entrega tipo se registra el tipo de labor a ejecutar (si es un documento, un taller, un informe, etc.).

Anexos: en este ítem se incluyen todos los documentos y material de soporte utilizado en la reunión, y deben estar relacionados en el desarrollo mismo.

Transcriptor: incluye el nombre de quien elabora el Acta, Convocatoria para la próxima reunión: se incluye el día, lugar, dirección y hora

programada de la reunión, si no hay una nueva reunión se coloca N/A Firma de los responsables: aquí se incluye el nombre, cargo y firma de quienes estén

obligados o sean responsables de la aprobación del Acta. Registro de Tabla de Retención Documental: incluye el código de la serie, subserie

donde ha de archivarse o conservarse el Acta.Ubicación webEl formato para documentación de las actas debe consultarse en la página WEB de la entidad formato anexo 1 http://www.mininterior.gov.co - Sistema Integrado de Gestión Institucional//Documentación del SIGI// Procesos Estratégicos// Proceso Sistema Integrado de Gestión Institucional/Plantilla para Acta SI-G-01-F-01.5.3.2 Formato Lista de Asistentes

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El formato lista de asistentes presenta el siguiente contenido:

Tema o Evento: nombre de la capacitación o de la reunión. Ciudad, nombre de la ciudad donde se desarrollará el evento. Fecha y hora, en este campo se incluye el día, mes, año y hora de inicio y de

finalización del evento. Organizado por, en este campo se incluye el proceso, Subproceso, oficina, despacho

y/o entidad que organiza el evento. Lugar, lugar donde se realiza el evento. En las siguientes columnas del documento se incluye: No de puesto en la lista, nombres y apellidos, documento de identificación, entidad o

dependencia, cargo, teléfono/extensión, correo electrónico y firma de los participantes en el evento o reunión. Se puede ampliar el número de filas, conforme al número de personas que asistan al evento.

Resumen de la Reunión u Observaciones, contiene el desarrollo de la reunión, compromisos fijados y las conclusiones finales o aportes que se quieren adherir o resaltar.

Las filas posteriores registran la firma del encargado de la Lista de Asistentes y el Validador de la Lista de Asistentes, que para sus efectos es la persona encargada del registro del formato.

Registro de Tabla de Retención Documental, este incluye el código de la serie, subserie donde ha de archivarse o conservarse la lista de asistentes.

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Ubicación webEl formato para elaboración de la lista de asistentes debe consultarse en la página WEB de la entidad formato anexo 2 http://www.mininterior.gov.co - Sistema Integrado de Gestión Institucional//Documentación del SIGI// Procesos Estratégicos// Proceso Sistema Integrado de Gestión Institucional// Plantilla Lista de Asistentes SI-G-01-F-02

5.3.3 Formato Caracterización de Proceso:

La caracterización de procesos presenta el siguiente contenido:

Proceso, aquí se incluye el nombre del proceso. Subproceso, se incluye el nombre del subproceso, cuando aplique. Objetivo del proceso o subproceso, el objetivo corresponde a lo que pretende lograr el

proceso o subproceso, éste debe ser claro, preciso y medible, éste debe comenzar con un verbo en infinitivo, seguido de un sujeto y un complemento acorde al propósito general. Ejemplo:

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SDSDS

Cuerpo

Píe de página




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VERBO SUJETO COMPLEMENTO O CONDICIÓNImplementar el Procedimiento Para el control de inventarios,

dando cumplimiento a la normatividad que aplica sobre la materia

Líder: en esta casilla se incluye el(os) nombre(s) del cargo de quien lidera el proceso o subproceso.

Política del proceso o subproceso, aquí se incluye la política de operación del proceso o subproceso, ésta se constituye en una intención o pauta de acción que orienta el logro del objetivo del proceso o subproceso, al igual que sus parámetros de cumplimiento. Por tanto, las políticas de operación deben establecerse en términos de elementos y acciones que concuerden con las metas planificadas en el desempeño de los procesos, como respaldo de los mismos, siendo a su vez concreta y clara. Ejemplo:

“Todos los procesos que se identifiquen en la entidad deberán estar debidamente documentados conforme a la Guía de lineamientos para la elaboración de documentos y el procedimiento control de documentos, y antes de su emisión deberán ser revisados y aprobados por el líder del correspondiente proceso y/o subproceso”.

En las siguientes seis (6) columnas del documento se incluye,

Proveedor, corresponde al llamado proveedor de las entradas o insumos al proceso, el cual puede ser, otros procesos, entidades, roles, empresas.

Entradas, éstas se constituyen en los insumos del proceso, las entradas se enumeran desde 1 hasta n y se conectan con la fuente que las proveen, así: suponiendo que la entrada 1 sea recibida del proveedor (ABC), en la columna proveedor se incluye la expresión (A,B,C) + el numero de entrada, entre paréntesis, la expresión completa queda así “ABC (1)”,

Actividades, en esta casilla se incluye el nombre de los procedimientos que describen el proceso o subproceso. Cuando el proceso no tenga procedimientos, en esta casilla se describen las actividades asociadas al proceso o subproceso siguiendo el siclo planear, hacer, verificar, actuar.

Responsables, cuando la actividad deba ser ejecutada por un cargo determinado, se debe colocar el nombre de dicho cargo, en los demás casos se incluye el enunciado “funcionario designado”

Salidas, estas incluyen los productos y/o servicios del proceso y/o subproceso, como resultado de la operación del mismo, que en nuestro caso generalmente son documentos, las salidas se enumeran desde 1 hasta n y se conectan con el cliente que espera recibirla, así: suponiendo que la salida 1 deba recibirla el cliente XYZ, en la columna cliente se incluye la expresión XYZ + el numero de salida entre paréntesis, la expresión completa queda así “XYZ (1)”

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Clientes, los clientes se constituyen en los otros procesos, subprocesos, entidades, roles o empresas que reciben los productos y/o servicios que arroja la operación del mismo.

La siguiente parte del documento se diligencia de la siguiente manera: Documentos Internos, está compuesta por tres (3) columnas las cuales recogen la

información relacionada con el tipo, código, y título del documento que haga parte del proceso o subproceso dentro de la caracterización tales como procedimiento, guía e instructivo.

Documentos Externos, está compuesta por cuatro (4) columnas las cuales recogen la información relacionada con el tipo, número, fecha y título del documento que haga parte normativa del proceso o subproceso dentro de la caracterización, como constitución, Leyes, Decretos, entre otros.

Registros, en esta casilla se incluyen las evidencias que soportan las actividades realizadas, las cuales se encuentran debidamente aprobadas, firmadas y son inmodificables. Tales como actas de reunión, documentos relacionados a la gestión del proceso, productos.

Indicadores, en esta casilla se especifica que los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad, relacionados a los procesos se encuentran relacionados en la Matriz para la Gestión de Indicadores de Proceso.En el siguiente cuadro del documento se incluye:

Recursos, está constituida por tres columnas en las que se incluyen los recursos humanos, (Cantidad de profesionales, Jefes de Oficina Director, Contratistas etc., recursos físicos(los puestos de trabajo que se tienen para desarrollar las actividades normales dentro del proceso y/o subproceso) y tecnológicos(los equipos de computo, teléfonos y medios tecnológicos disponibles que sean necesarios para la operación)

En el cuadro de Informes del proceso contiene cuatro (4) subcolumnas, de izquierda a derecha la primera contiene:

Nombre del informe (informe de gestión, informe para revisión por la dirección, informe de ley, etc.)

La segunda y tercera dan cuenta del cargo responsable de su elaboración, revisión y autorización respectivamente.

La cuarta incluye la ubicación del informe dentro de la tabla de retención documental (ejemplo: TRD: Dependencia “Oficina Asesora de Planeación - 0110”, Serie/subserie, “Informes - 01”, Subserie “Informes de Gestión 01”, código “0110.01.01- Informes de gestión).

El cuadro de Administración del riesgo, enuncia que los Los riesgos del proceso se relacionan en el Mapa de Riesgos por procesos del Ministerio del Interior en la página Web www.mininterior.gov.co.

En el cuadro control de cambios, contiene (3) tres columnas de la siguiente forma:

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Control de cambios, este incluye tres (3) aspectos fecha, cambio y versión: La fecha, corresponde a la nueva fecha de elaboración del documento modificado. Cambio, en este espacio se describen los cambios o modificaciones realizadas al

documento que fueron objeto del cambio o de la modificación efectuada. Versión, esta casilla incluye el número de la nueva versión del documento modificado

(02, 03…).Al final de la caracterización se incluye lo siguiente. Firma de los responsables, aquí se incluye el nombre, cargo y firma de quienes estén

obligados o sean responsables de la elaboración, revisión y aprobación del documento de caracterización del proceso o subproceso, consultar el “Procedimiento Control de Documentos”.

Registro de Tabla de Retención Documental (TRD:), incluye la serie/subserie y unidad documental donde ha de archivarse o conservarse el documento de caracterización.

Ubicación web Para elaborar la caracterización de procesos se utiliza el formato caracterización de procesos

anexo No. 3,http://www.mininterior.gov.co Sistema Integrado de Gestión Institucional /Documentación del SIGI// Procesos Estratégicos// Proceso Sistema Integrado de Gestión Institucional// formato caracterización de procesos

5.3.4. Procedimientos: existen tres (3) formas o plantillas para documentar los procedimientos, las cuales se indican a continuación:

5.3.4.1 Formato procedimiento por Flujograma.

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Tipos de Formatos para

Elaborar un Procedimiento

1. Por Flujogramas 2. Por Actividad 3. Por Párrafos




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PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE

TERCERA PARTE CUARTA PARTE

5.3.4.2 Formato procedimiento por Actividad

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PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE

5.3.4.3 Formato procedimiento por PárrafosPRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE

Los tres tipos de procedimientos deben incluir:

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Objetivo, el objetivo corresponde a lo que pretende lograr el procedimiento, éste debe ser claro, preciso y mensurable, éste debe comenzar con un verbo en infinitivo, seguido de un sujeto y un complemento acorde al propósito general. Ejemplo:

VERBO SUJETO COMPLEMENTO O CONDICIÓN

Implementar el Procedimiento Para el control de inventarios, dando cumplimiento a la normatividad que aplica sobre la materia

Alcance, límites del procedimiento, es decir donde inicia y donde termina la ejecución del mismo,

Definiciones, incluye los términos, definiciones, siglas y/o abreviaturas empleadas en el documento, las cuales se incluyen en orden alfabético, debe ser vocabulario que esté relacionado con los procedimientos a seguir y en los que sea necesario profundizar o dar a conocer.

Siglas: la palabra formada por las iniciales de los términos que integran una denominación compleja, como a cada una de esas letras iniciales. Las siglas se utilizan para referirse de forma abreviada a organismos, instituciones, empresas, objetos sistemas, asociaciones

Normatividad. CONSTITUCION LEYES DECRETOS RESOLUCIONES OTROS

Desarrollo, en el desarrollo se puede incluir inicialmente una contextualización o generalidades del procedimiento y luego desglosar de manera secuencial y lógica las actividades y tareas que describen el proceso o parte de éste. Ver cada uno de los formatos previstos para el efecto.

Registros, los registros se constituyen en documentos que contienen las actividades realizadas en desarrollo del procedimiento, éstos son inmodificables.

Información, este ítem está compuesto por cuatro (4) columnas:

INFORMACIÓN RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN

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GENERADA

A. Información Generada, en esta columna se incluye la información generada por la ejecución del procedimiento.

B. Responsable, en esta columna se incluye el nombre del cargo responsable de la información o en su defecto el enunciado “funcionario designado”.

C. Frecuencia, la frecuencia hace referencia a la periodicidad con que se genera la información.

D. Ubicación, en esta casilla se indica el sitio, dirección o link donde se ubica la información y para efectos del control físico, se señala la serie/subserie y unidad documental de ubicación, cuando aplique.

Sistemas de información, esta casilla incluye cuatro (4) columnas:

SISTEMA DE INFORMACIÓN

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE UBICACIÓN

A. Sistema de información, aquí se enuncian los sistemas de información que complementan el desarrollo del procedimiento.

B. Descripción, en esta casilla se describen brevemente las Características del sistema de información que se desarrolla dentro del procedimiento.

C. Responsable en esta columna se incluye el nombre del cargo responsable de la administración u operación del sistema de información o en su defecto el enunciado “funcionario designado”.

D. Ubicación, se refiere al sitio físico, electrónico, magnético o ambiente en el que se encuentra el sistema de información.

Anexos, los anexos corresponden a los formatos o plantillas utilizados en la ejecución del procedimiento.

Control de cambios, este incluye tres (3) aspectos fecha, cambio y versión:

FECHA CAMBIO VERSIÓN

A. La fecha, corresponde a la fecha del documento.

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A B C D

A B C D

A B C



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B. Cambio, en este espacio se describen los cambios o modificaciones realizadas al documento que fueron objeto del cambio o de la modificación efectuada.

C. Versión, esta casilla incluye el número de la nueva versión del documento modificado (01, 02, n).

Firma de los responsables, aquí se incluye el nombre, cargo y firma de quienes estén obligados o sean responsables de la elaboración, revisión y aprobación del procedimiento, consultar “Procedimiento Control de Documentos”.

Registro de Tabla de Retención Documental (TRD), incluye la serie/subserie y unidad documental donde ha de archivarse o conservarse el procedimiento.

Ubicación webLos formatos para documentar las actividades de un proceso y/o subproceso mediante procedimientos se pueden consultar en la página WEB de la entidad: http://www.mininterior.gov.co /Sistema Integrado de Gestión Institucional /Documentación del SIGI// Procesos Estratégicos// Proceso Sistema Integrado de Gestión Institucional// anexo 4 formato para procedimiento por Flujograma, anexo 5 formato para procedimiento por Actividades, o anexo 6 formato para procedimiento por párrafo.

5.3.5 Formato Guías

El contenido de las guías debe comprender como aspectos mínimos:

Primera parte (Portada)

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B

C D

A




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Portada, la portada incluye cuatro (4) aspectos dispuestos en la hoja tal como se indica a continuación:

A. Logo de la entidad, centrado en la página.B. Nombre de la guía, centrado en la página, en mayúscula sostenida.C. Nombre de la entidad, centrado en la parte inferior de la página.D. Ciudad y fecha, centrado en la parte inferior de la hoja

Segunda parte (contenido)

El contenido de la guía incluye: Objetivo, el objetivo corresponde a lo que pretende lograr la guía, éste debe ser claro y

preciso, su redacción se inicia con un verbo en infinitivo, éste debe comenzar con un verbo en infinitivo, seguido de un sujeto y un complemento acorde al propósito general. Ejemplo:


Fijar Los lineamientos para la elaboración y/o modificación de los documentos del sistema integrado de gestión institucional

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Cuerpo

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Alcance, el alcance de la guía estará determinado por los temas que incluye y las partes involucradas en su aplicación.

Definiciones, incluye los términos, definiciones, siglas y/o abreviaturas empleadas en la guía, las cuales se incluyen en orden alfabético, debe ser vocabulario que esté relacionado con los procedimientos a relacionar y en los que sea necesario profundizar o dar a conocer.

Siglas: la palabra formada por las iniciales de los términos que integran una denominación compleja, como a cada una de esas letras iniciales. Las siglas se utilizan para referirse de forma abreviada a organismos, instituciones, empresas, objetos sistemas, asociaciones.

Normatividad COSTITUCION LEYES DECRETOS RESOLUCIONES OTROS

(Dentro de este numeral si no aplica alguno se debe eliminar)

Desarrollo, en esta casilla se desarrolla la temática de la guía, de acuerdo con la necesidad del usuario,

Anexos, los anexos corresponden a los formatos, plantillas, cuadros, gráficos utilizados en la aplicación de la guía,



A. La fecha, corresponde a la nueva fecha de aprobación de la guía.B. Cambio, en este espacio se describen los cambios o modificaciones realizadas a la

guía, cuando aplique.C. Versión, esta casilla incluye el número de la nueva versión de la guía (02, 03,…).

Firma de los responsables, aquí se incluye el nombre, cargo y firma de quienes estén obligados o sean responsables de la elaboración, revisión y aprobación de la guía, consultar el “Procedimiento Control de Documentos”,

Registro de Tabla de Retención Documental, incluye la serie/subserie y unidad documental donde ha de archivarse o conservarse la guía.

Ubicación webEl formato para documentación de guías se puede consultar en la página WEB de la entidad anexo 7 http://www.mininterior.gov.co Sistema Integrado de Gestión Institucional /Documentación del SIGI// Procesos Estratégicos// Proceso Sistema Integrado de Gestión Institucional// formato para Guías

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A B C




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5.3.6 Formato Instructivos:

El contenido de los instructivos está formado por: Objetivo, el objetivo corresponde a lo que pretende lograr el instructivo, éste debe ser

claro y preciso, debe comenzar con un verbo en infinitivo, seguido de un sujeto y un complemento acorde al propósito general o a la acción a seguir. Ejemplo:


Fijar Los criterios e instrucciones

para la publicación de los documentos del SIGI, en la página web de la entidad

Alcance, Define los límites de inicio y fin definiendo claramente el ámbito de la aplicación del proceso.

Definiciones, Términos empleados en el texto del documento, organizados alfabéticamente, debe ser vocabulario que esté relacionado con los procedimientos a seguir y en los que sea necesario profundizar o dar a conocer. Éste ítem se ajusta a las necesidades de cada instructivo, puede o no hacer parte del mismo.

Siglas: la palabra formada por las iniciales de los términos que integran una denominación compleja, como a cada una de esas letras iniciales. Las siglas se utilizan

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Cuerpo

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para referirse de forma abreviada a organismos, instituciones, empresas, objetos sistemas, asociaciones.

Desarrollo, en la casilla desarrollo se incluyen las instrucciones que permiten ejecutar la tarea prevista en el instructivo.



La fecha, corresponde a la nueva fecha de aprobación del instructivo. Cambio, en este espacio se describen los cambios o modificaciones realizadas al

instructivo, cuando aplique. Versión, esta casilla incluye el número de la nueva versión del instructivo (02, 03,…).

Firma de los responsables aquí se incluye el nombre, cargo y firma de quienes estén obligados o sean responsables de la elaboración, revisión y aprobación del instructivo, consultar “Procedimiento Control de Documentos”,

Registro de Tabla de Retención Documental (TRD), incluye la serie/subserie y unidad documental donde ha de archivarse o conservarse el instructivo.

Ubicación webEl formato para documentación de instructivos se puede consultar en la página WEB de la entidad formato anexo 8 http://www.mininterior.gov.co Sistema Integrado de Gestión Institucional /Documentación del SIGI// Procesos Estratégicos// Proceso Sistema Integrado de Gestión Institucional// formato para Instructivos.

5.3.7 Plantillas Memorandos internos, Oficios, Conceptos Técnicos, Jurídicos y certificaciones

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5.3.7.1Plantilla Memorando General

5.3.7.2. Oficio General

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Nota: Téngase en cuenta que la dirección del pie de página de todos los documentos varía dependiendo de la ubicación de la sede de la dependencia que emite el documento.

Encabezado

Cuerpo

Píe de página

Encabezado

Cuerpo

Píe de página

Nota: Téngase en cuenta que la dirección del pie de página de todos los documentos varía dependiendo de la ubicación de la sede de la dependencia que emite el documento



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5.3.7.3. Concepto Jurídico

5.3.7.4. Concepto Técnico

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5.3.8. Circular Interna y Externas

5.3.8.1. Circular Interna 5.3.8.2. Circular Externa

Ubicación web

Las plantillas para la documentación de las circulares externas e internas deben consultarse en la página plantilla circular Interna anexo 13, plantilla circular externa anexo 14 http://www.mininterior.gov.co Sistema Integrado de Gestión Institucional /Documentación del SIGI// Procesos Estratégicos// Proceso Sistema Integrado de Gestión Institucional// plantillas para circular interna y externa.

5.3.9 Certificaciones

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5.3.10 Otros formatos

5.3.10.1 Formato Word para elaborar formatos

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5.3.10.2. Formato Excel para elaborar formatos

El contenido del cuerpo de otros formatos necesarios para la operación de los procesos, procedimientos y guías, es determinado por el usuario de acuerdo con la necesidad manifiesta, siguiendo los lineamientos definidos en este procedimiento como pauta de los elementos y formas mínimas a seguir en la realización de documentos adicionales y contemplados de manera particular por el usuario, en todo caso a demás de la información del cuerpo de otros formatos definida por el usuario, debe incluir:

Fecha: Donde se registra la fecha en la cual es realizado el documento. Firma de los responsables, aquí se incluye el nombre, cargo y firma de quienes estén

obligados o sean responsables de la elaboración, revisión y aprobación de los formatos previstos para su conversión en registros,

Registro de Tabla de Retención Documental, incluye la serie/Subserie y unidad documental donde ha de archivarse o conservarse el correspondiente formato diligenciado.

Ubicación webEl documento para elaborar formatos en Excel y Word horizontal debe consultarse en la página WEB de la entidad anexos 15 y 16 http://www.mininterior.gov.co Sistema Integrado de Gestión Institucional /Documentación del SIGI// Procesos Estratégicos// Proceso Sistema Integrado de Gestión Institucional// formato para elaborar formatos en Excel horizontal y en Word horizontal.

Ubicación webEl documento para presentaciones en Power Point debe consultarse en la página WEB de la entidad anexo 17 http://www.mininterior.gov.co Sistema Integrado de Gestión Institucional

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/Documentación del SIGI// Procesos Estratégicos// Proceso Sistema Integrado de Gestión Institucional//Presentación Power Point

5.3.10.3 Formato Informes

Sobres9: el objeto de establecer y unificar los requisitos para elaborar un sobre, es garantizar que el documento contenga los datos suficientes, necesarios y correctos, que permitan el mayor grado de certeza y seguridad en su entrega. El sobre se diligencia en letra tipo Arial 12, centrado, donde se debe registrar el nombre completo del destinatario, como aparece en la siguiente figura:

9 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Documentación. Guía para la elaboración de sobre comerciales. Bogotá: ICONTEC, 1996. P. 1 (NTC 3369)

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Espacio opcional para registrar como CONFIDENCIALURGENTE, entre otras.

Espacio libre para usodel correo ya sea con sello,estampilla o máquina

DoctorIgnacio Ramos SánchezGerente GeneralPetróleos de Colombia S.A.Carrera 31 No. 49 A 25 BOGOTA, D.C.

Fuente: Sistema Gráfico, gobierno de la republica, Ministerio del Interior

5.4. Codificación de los documentos.

La codificación de los procesos y subprocesos tienen la finalidad de identificar y controlar estos documentos y los que se desprenden de ellos, tales como los procedimientos, guías, instructivos y formatos especialmente. En adelante se apreciara la manera de codificar adecuadamente cada uno de los documentos referenciados en la guía lineamientos de elaboración, modificación y/o eliminación de documentos, que hacen parte del sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio del Interior.

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5.4.1. Codificación del Manual Operativo o de Calidad

M-000

5.4.2. Codificación de caracterizaciones de procesos

Para codificar las caracterizaciones de procesos se procede de la siguiente manera: se inicia con dos (2) letras que indican el código del proceso, separadas por un guión, seguido de la letra C, que indica que es una caracterización, tal como se muestra en el siguiente ejemplo:

SI-CSI C

Código Proceso

Caracterización de procesos

Si existe lugar a un subproceso, se sigue con un guión y de los dos caracteres o letras que identifican el subproceso, como se indica a continuación:

SI-C-ASSI C AS

Código Proceso

Caracterización de procesos

Código de Subproceso

5.4.3. Codificación para los procedimientos

Para codificar los procedimientos se procede de la siguiente manera: se inicia de igual forma con el código de proceso relacionado con el procedimiento a codificar, separado por un guión, se continua con el código del subproceso, cuando aplique, se separa por un guión, seguido de la letra P, separado por un guión y se culmina con el consecutivo del procedimiento, tal como se muestra en el siguiente ejemplo:

SI-AS-P-01SI AS P 01

Código del Proceso

Código Sub Proceso

Procedimiento Consecutivo

Si no hay lugar a un subproceso, se omite este mismo y se sigue con el código de procedimiento y el respectivo consecutivo:

SI-P-01SI P 01

Código del Proceso

Procedimiento Consecutivo

5.4.4 Codificación para los instructivos.

Los instructivos se derivan de los procedimientos con la finalidad de describir detalladamente una tarea. Para codificar los instructivos se procede de la siguiente manera: se inicia con el código del proceso, guión, seguido del código del subproceso, si aplica, seguido de la letra P y consecutivo del procedimiento, se continúa con la letra (I) y se culmina con el consecutivo del Instructivo, como se muestra a continuación:

SI-AS-P-01-I-01SI AS P-01 I 01

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Código del Proceso

Código Sub Proceso

Consecutivo Procedimiento

Instructivo Consecutivo

Si no hay lugar a un subproceso, se omite este mismo y se sigue con el código del consecutivo del procedimiento y los demás códigos mencionados:

SI-P-01-I-01SI P-01 I 01

Código del Proceso

Consecutivo Procedimiento

Instructivo Consecutivo

5.4.5. Codificación para las Guías.

Las Guías contienen lineamientos y orientaciones. Para codificar las guías se procede de la siguiente manera: se utiliza el código del proceso, seguido del código del subproceso, cuando aplique, se continúa con la letra (G) que hace relación al tipo de documento “Guía” y su respectivo consecutivo, como se muestra a continuación:

SI-AS-G-01SI AS G 01

Código del Proceso

Código Sub Proceso

Guía Consecutivo

Si no hay lugar a un subproceso, se omite este mismo y se sigue con el código de la guía y el respectivo consecutivo:

SI-G-01SI G 01

Código del Proceso

Guía Consecutivo

Para los formatos utilizados en las guías se utiliza la siguiente codificación.

SI-AS-G-01-F-01SI AS G 01 F-01

Código del Proceso

Código Sub Proceso

Guía Consecutivo Formato

Si no hay lugar a un subproceso, se omite este mismo y se sigue con el código de la guía y el respectivo consecutivo y caracteres de formato:

SI-G-01-F-01SI G 01 F-01

Código del Proceso

Guía Consecutivo Formato

5.4.6. Codificación para los formatos

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Los formatos se derivan de los procedimientos, a los cuales se les adiciona la letra F y el número consecutivo que corresponda. Para codificar los formatos se procede de la siguiente manera: se utiliza el código del proceso, seguido del código del subproceso, el código del procedimiento, más el consecutivo al que pertenece, ya que cada uno de los formatos está asociado a un procedimiento y el carácter (F) de formato, y un numeral como consecutivo asignado, con separación de guiones entre cada uno de los códigos (exceptuando entre formato y consecutivo) como se muestra a continuación:

SI-AS-P-01-F-01SI AS P-01 F 01

Código del Proceso

Código Sub Proceso

Procedimiento-Consecutivo

Formato Consecutivo

Si no hay lugar a un subproceso, se omite este mismo y se sigue con el código del consecutivo del procedimiento y los demás códigos mencionados:

SI-P-01-F-01SI P-01 F 01

Código del Proceso

Procedimiento- Consecutivo

Formato Consecutivo

6. ANEXOS.

Anexo 1. Formato SI-G-01-F-01 para actaAnexo 2. Formatos SI-G-01-F-02 Lista de asistentesAnexo 3. Formato para Caracterización de ProcesoAnexo 4. Formato para Procedimiento por FlujogramaAnexo 5. Formato para Procedimiento por ActividadAnexo 6. Formato para Procedimiento por PárrafoAnexo 7. Formato para GuíaAnexo 8. Formato para InstructivoAnexo 9. Plantilla para Memorandos GeneralAnexo10. Plantilla para Oficio General Anexo11. Plantilla para Concepto TécnicosAnexo12. Plantilla para Concepto JurídicoAnexo13. Plantilla para Circular InternaAnexo14. Plantilla para Circular ExternaAnexo15. Plantilla para elaborar formatos en Word horizontalAnexo16. Plantilla para elaborar formatos en Excel horizontalAnexo 17 Formato informesAnexo 18. Plantilla Certificación

8. CONTROL DE CAMBIOS.

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FECHA CAMBIO VERSIÓN24/05/2010 Se modifica totalmente el procedimiento elaboración y

control de documentos versión 02 del 18/06/2009, el cual se constituye en la guía “Lineamientos para la elaboración y/o modificación de documentos”

01

08/03/2011 Se modificaron los siguientes anexos: Anexo 14. Circular Interna; Anexo 15. Circular Externa; Anexo 12. Formato Oficio; Anexo 11. Formato para memorando; Anexo 19. Oficio Dirección del Riesgo; Anexo 18. Oficio Dirección Derechos Humanos; Anexo 13. Plantilla para conceptos y Anexo 20. Formato Oficio Volcán Galeras; colocándoles el nuevo logo de “Prosperidad para Todos” exigido por la Presidencia de la República

02

08/03/2011 En la relación de códigos de procesos y subprocesos del SIGI, al proceso de Diseño de Normas se le adicionaron los subprocesos, “Elaboración de Proyectos de Decretos y/o Resoluciones Ejecutivas” y “Elaboración y Seguimiento de Proyecto de Ley y/o Acto Legislativo”. Se modifico el logo “Bicentenario” por “Prosperidad para todos”

02

19/10/2011 Se modifica la guía versión 02 en su totalidad, en razón de la entrada en vigencia del Decreto 2893 del 2011, por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica, y funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior. No obstante, los documentos generados a partir de la escisión se deberán actualizar a la versión siguiente del presente documento, manteniéndose el consecutivo de las versiones.

03

31/05/2012 Se modifica la guía versión 03, agregando en los numerales el tema de siglas y el tema de normatividad dando orden de acuerdo a la disposición normativa, en el numeral 6 de desarrollo se ajusto los numerales:

6.2.1. Uniformidad en los formatos requeridos del sistema o dependencia

6.2.4 la redacción y ajustes en ortografía 6.2.8 se organizó y estructuro el tema del

encabezado o titulo 6.2.9 se organizó y estructuro el tema pie de

página ajustando los logos del Icontec y las direcciones

6.3.2 para el formato lista de asistentes se adiciona el tema de fecha inicial y final

6.3.3. formato de caracterización se agrega, el tema de indicadores se remite a la Matriz para la Gestión de Indicadores de Proceso, el tema de requisitos por la norma NTCGP-1000 y MECI

6.3.4. se ajustó la clasificación de los procedimientos, siglas y punto de control

Los memorandos y oficios se ajustaron las direcciones y logos del Icontec Se eliminaron las plantillas de oficios y memorandos de gestión del riesgo y dirección del riegos volcán galeras de acuerdo con el decreto 4147 del 3 de Noviembre del

04

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FECHA CAMBIO VERSIÓN2011, y se eliminaron las plantillas de memorando y oficios de derechos humanos, y se transfiere la plantillas de decretos y resoluciones al Subproceso Gestión de Proyectos de Decreto y de Resoluciones Ejecutivas.

07/11/2012 Se actualiza la guía teniendo en cuenta el nuevo sistema grafico de gobierno para el Ministerio de Interior, se incluyen los logos nuevos a los formatos, se revisa el documento y se ajusta de acuerdo a los cambios necesarios. Se incluye fecha Elaboración y Vigente desde, en cada procedimiento y formato con el fin de dar claridad y esto ayude a tener en cuenta, junto con el listado maestro de control de documentos el inicio de vigencia de su respectiva aplicación, se realiza el ajuste de códigos en el formato lista de asistentes y se pasa a la versión 5, pues con los cambios realizados esta es la versión consecutiva que sigue, ya que se había saltado la versión cuatro en el anterior documento actualizado, lo anterior subsana el inconveniente presentado e identificado por la auditoría interna de calidad efectuada, se incluye formato para informe.

05

09/01/2013Se modifica la Guía versión 05, agregando en los anexos los nuevos logos NTC GP 1000 e ISO 9001 de la firma certificadora COTECNA.

06

12/04/2013

Se modifica la guía de elaboración y/o modificación de documentos por la necesidad de realizar los siguientes cambios: se eliminan los logos y eslogan de la certificación de calidad en los anexos del 9 al 14, se incluye el numeral 5.2.9.3 Uso de logos y eslogan de certificaciones de calidad y otras normas técnicas, se crea el anexo Certificaciones de Permanencia, se modifica el formato Lista de Asistentes donde se incluye una nueva columna para la información de documento de identificación.

07

Elaboró Revisó Aprobó

____________________Jonathan Obregoso ForeroContratista

____________________Jacinto Montero LoraProfesional Especializado

___________________________Andrés Mauricio Jimenéz PavaJefe Oficina Asesora de Planeación

TRD:

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1 · Web viewInformación y su medio de soporte. Ej.: especificación, procedimiento documentado,...

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