1 SESION ORDINARIA No.29- 2012 DEL 20 DE SETIEMBRE , 2012 2012/actas... · 2020. 8. 13. · SESION...

SESION ORDINARIA No.29- 2012 DEL 20 DE SETIEMBRE , 2012

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Que celebra el Consejo de Administración en la Sala de Sesiones en Moín , con la siguiente asistencia:

Msc. Allan Hidalgo Campos Presidente Ejecutivo Prof. Virginia Aguiluz Barboza Vicepresidenta Ing. Rachid Esna Williams Director

Ing. Carlos Gómez Araya Director Licda. Marcela Soto Molina Directora

Sr. Rodolfo Vindas Gutierrez Director Sr. Carlos López Solano Director Sr. Carlos Thomas Arroyo Gerente General Ing. Danny Morris Brumley Gerente Portuario Licda. Giselle Mora Arce Jefe Departamento Legal

Sra. Joyce Gayle Thompson Secretaria General El señor Kenneth Jiménez Otarola, Auditor General , se disculpa por no poder asistir a la sesión. Preside: Msc. Allan Hidalgo Campos Al ser las 09:20 horas inicia la sesión. ORACION: (a cargo de la Licda. Marcela Soto Molina) ARTICULO I APROBACION DE ACTAS ACUERDO No.362-12 Se aprueban las actas de las Sesiones Ordinaria No.28-2012 y

Extraordinaria No.-30 -2012 con una observación celebrada el 13 de setiembre 2012.

Los señores Carlos López Solano, Sr. Rodolfo Vindas Gutiérrez no

votan las actas Ordinaria No.28-2012 y Extraordinaria No.-30 -2012 celebradas el 13 de setiembre 2012 por cuanto no estuvieron presentes.

I-a) OBSERVACIÓN AL ACUERDO NO. 352-12 DE LA SESIÓN

ORDINARIA NO.28-2012 DEL 13 DE SETIEMBRE 2012 SOBRE LA LICITACIÓN PUBLICA CON FINANCIAMIENTO PARA EL SUMINISTRO Y PUESTA EN MARCHA DE GRUA NUEVA PORTACONTENEDORES SOBRE RIELES EN PUERTO MOIN.

MSC. ALLAN HIDALGO: Algún director o directora tiene alguna observación al acta Ordinaria No.28-2012 del 13 de setiembre? ING. CARLOS GÓMEZ: En el acuerdo No.352, en la página 29 donde habla de medidas de

seguridad , de la instalación de la grúa que va en reíles, estará en la capacidad para garantizar

la seguridad de los trabajadores, es un proyecto grande y los costos es alto y va tener suficiente

personal la buena marcha de los trabajos, bueno que lo tengan para que ellos sean vigilantes

acatando todas, por decirte algo que el inspector de JAPDEVA no tenga que estar viendo que

este no tiene chaleco, que no tiene casco, que no tiene nada que este vigilante por todas las


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medidas de seguridad que conlleva un proyecto de estos y que coordine con la gente de

Seguridad Ocupacional de JAPDEVA porque yo no creo que haya gente que este todo el día

vigilante, de todo esto cosa me parece que es una recomendación que deberían exigirle que

sea un inspector en Salud Ocupacional que vele por todas las medidas de seguridad que

JAPDEVA les pida.

LICDA. GISELLE MORA: Buenos días señores directores don Carlos la recomendación que

usted hace es muy plausible muy bienvenida para todos nosotros el problema que tenemos es

que ya tuvimos una experiencia cuando contratamos con Yale ya hace unos años precisamente

ellos estaban obligados a dar mantenimiento preventivo de estas máquinas y tuvimos grandes

problemas con el Sindicato el mismo no acepta que nadie que no sea un trabajador de la

institución esté brindando este tipo de servicios específicamente porque ellos dicen que aquí

contamos con todos los personeros, aquí por ejemplo se habla muy claro de salud ocupacional

nosotros lo tenemos, pensar en eso que usted dice ya le digo es muy loable muy placible pero el

problema es que sabemos que eso nos va a tener a nosotros en un enfrentamiento directo con el

Sindicato.

SR. CARLOS THOMAS: Esa compañía que hará la instalación puede ser que la Grúa venga

armada y se instala para que un par de días esté funcionando. Cuando la instalación dura más,

la compañía de la grúa hace la contratación de las personas que ahí laboran y con las medidas

de seguridad y tienen un inspector.

ING. CARLOS GÓMEZ: Es una recomendación y lo he visto en otros proyectos que esto

funcione para que estén los vigilantes y cumplan con las medidas.

MSC. ALLAN HIDALGO: Estamos de acuerdo?. Alguna otra observación señoras y señores, si

no hay más observaciones al acta, los señores directores y directoras que estén de acuerdo

favor levantar la mano.

En discusión el acta de la Sesión Extraordinaria No. 30 -2012 del 13 setiembre 2012 es la

aprobación del Plan Operativo no sé si hay alguna observación, está también el acuerdo del

Sindicato, les captamos la idea en lo que esta Junta quiso, podemos revisarlo ahí yo conversaba

ahora en la mañana con don Carlos Gómez que esperamos nosotros de don Danny que la

Gerencia Portuaria cumpla con lo que se solicitó de la gente de Documentación, ojalá que

estuviera para la próxima semana preferiblemente para no darle muchas largas en el acuerdo de

la Sesión Extraordinaria que tomamos. Solicitamos a la Gerencia Portuaria un análisis de las

funciones y las responsabilidades de los Oficiales de Documentación antes y después de la

implementación del SIOP para determinar si se presentan variaciones que sirvan de fundamento

para solicitar al Departamento de Recursos Humanos si se presentan.

ING. RACHID ESNA: Don Danny, ya entró en funcionamiento el SIOP?

MSC. ALLAN HIDALGO: A don Danny le pedimos que para la próxima semana tenga listo el

informe que aquí se solicitó. Si existe o no cambio en las funciones de los Operadores de

Documentación.


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ING. DANNY MORRIS: No está en funcionamiento el SIOP, se está enviando un informe de los

trabajadores que no quieren hacerlo para la Junta de Relaciones Laborales. El volumen de

trabajo de ellos se reduce, en más de un 50%.

SR. RODOLFO VINDAS: Lo que se debe medir es el procedimiento antes y después de la

aplicación del SIOP, para que con el método de selección medir ese trabajo.

PROF. VIRGINIA AGUILUZ: En el caso de mi intervención del Acta Extraordinaria, son

preguntas, no afirmaciones.

Luego de los comentarios Se TOMA NOTA. ARTICULO II ASUNTOS DE TRÁMITE URGENTE NO SE PRESENTARON ARTICULO III ASUNTOS DE LAS GERENCIAS III-a) OFICIO GG-CT 373-2012 EN DONDE SE ADJUNTA NOTA UCI-109-12 DE LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO EL MANUAL DE SEGURIDAD Y PROTECCIÓN PORTUARIA. SR. CARLOS THOMAS: Se hace entrega del oficio GG-CT-373-12 del Manual de Seguridad Portuaria, ya fue revisado por el Departamento Legal y el Departamento de Auditoría para que los señores directores y directoras lo analicen y si tienen alguna observación o modificación a la misma. MSC. ALLAN HIDALGO: Si les parece lo dejamos pendiente para verlo la otra semana para que pueda ser analizado por los señores directores (as). Luego de los comentarios este tema queda pendiente para la próxima sesión para ser analizado por los señores directores. III-b) OFICIO GP-1165-12 CARTEL DE LICITACIÓN PÚBLICA NO.2012 LN-000008-01 SUMINISTRO DE MATERIALES , EQUIPO Y MANO DE OBRA PARA LA INSTALACIÓN DE INTERRUPTORES ASILADOS EN GAS SF6, PROTECCIONES CONTRA CORTOCIRCUITO Y SOBRECARGA Y TRANSFORMADOR DE 4.5 MVA EN LA TERMINAL DE CONTENEDORES LIMÓN. ING. DANNY MORRIS: Me permito hacer entrega del oficio GP-1165-12 Cartel de Licitación Pública No.2012 LN-000008-01 Suministro de Materiales , Equipo y Mano de Obra para la Instalación de Interruptores Asilados en gas SF6, protecciones contra cortocircuito y sobrecarga y transformador de 4.5 MVA en la Terminal de Contenedores Limón. ESTE TEMA QUEDA PENDIENTE PARA SER ANALIZADO PARA LA PROXIMA SESIÓN.


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III-c) OFICIO GP-1166-12 LICITACIÓN PUBLICA 2012LN-000001-01 PROMOVIDA PARA LA CONCESIÓN Y EXPLOTACIÓN SODA COMEDOR DEL COMPLEJO PORTUARIO LIMÓN /MOIN,

ING. DANNY MORRIS: De igual manera hago entrega de la Licitación promovida para la Concesión y Explotación de la Soda Comedor del Complejo Portuario Limón y Moin. MSC. ALLAN HIDALGO: Me interesa que esta licitación sea aprobada hoy porque el contrato vence en el mes de noviembre, no podemos quedarnos sin servicio de Soda. Le solicitaría a Don Danny llamar a la Licda. Rosita para una explicación de esta adjudicación ING. DANNY MORRIS: se refieren dos ofertas, una quedo excluida por el tema de la experiencia

de la nutricionista.

ING CARLOS GÓMEZ: Me llama la atención que no se aprobaba el otro consorcio por la

nutricionista, pero hay una carta del Depto. Legal, que dice que una vez subsanado cumple con

los criterios legales.

MSC. ALLAN HIDALGO: Si bien es cierto tiene criterio legal, pero el criterio técnico de la

nutricionista no que hace el Depto. De Recursos Humanos. Vamos a esperar el informe aquí de la

Jefa de Recursos Humanos.

ING. RACHID ESNA: Consulta sobre el tema de adelanto de dinero lo que no es correcto. Que

nos protege a nosotros con ese 2% y se exige un 10%. Nos tenemos que cuidar.

MSC. ALLAN HIDALGO: Si quisiera una explicación, no se estila pero no es prohibido, pero se

debe justificar ante la Contraloría. Como lo es el caso de la construcción de un remolcador o una

grúa, el oferente no asume todo el costo sin un compromiso o darnos crédito. Vale la observación

y es mejor que los técnicos deben venir a dar la explicación. Sino no nos convence pues lo

cambiamos.

La Licda. Rosita hace ingreso a la Sala de Sesiones para explicar sobre la adjudicación del

Servicio de soda Comedor del complejo portuario Moin /Limón

Informe sobre las condiciones variables e invariables de la licitación, una de ellas es la

nutricionista que debe avalar el menú con un año de experiencia al menos. Un oferente no reúne

con esa condición de experiencia. De acuerdo con el Colegio de Nutricionistas dice que los

profesionales pueden ejercer a partir de la licenciatura. Con esto se comprueba que no cumple

con el requisito.

La apertura del Cartel se hizo hace dos meses. El cartel dice que debe tener un año o más de

experiencia.

SR. CARLOS LÓPEZ: Es requisito que debe estar inscrita?

LICDA. ROSITA LEMONES: Es un requisito del mismo Colegio Profesional.

SR. RODOLFO VINDAS: Que pasa si ejerce empíricamente por un periodo, no cuenta?


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LICDA ROSITA LEMONES : No cuenta, porque no se puede comprobar ese tiempo.

Sobre el tema del canje de leche de la soda comedor, la administración asume el canje de la

leche de la soda de Limón. Por lo que, en esta licitación la soda no da el canje de la leche, solo la

administración.

ING. RACHID ESNA: Se genera una expectativa cuando sale la licitación de la soda comedor,

ante los posibles oferentes, por el número de empleados. Pero además, la administración da la

leche. Pero si la misma empresa que promueve la licitación entrega la leche, menos gente irá a la

Soda a comer. Por eso recibimos las mejores ofertas.

SR. CARLOS LOPEZ: Se debe estudiar un método de entrega de leche de acuerdo con los

turnos de trabajo de los trabajadores.

SR. CARLOS THOMAS: Es un tema de coordinación, también del transporte de los trabajadores.

Luego de las explicaciones, los señores directores acuerdan: ACUERDO No.363 -12 ADJUDICAR LA LICITACIÓN PÚBLICA No.2012LN-00000- 01 PROMOVIDA PARA LA CONCESIÓN Y EXPLOTACIÓN DE LA SODA COMEDOR DEL COMPLEJO PORTUARIO LIMÓN /MOIN A LA EMPRESA CARIBBEAN SMART MARKETING S.A DE LA SIGUIENTE MANERA:

MONTO POR PLATO

¢1.050.00 ( desayuno, almuerzo y cena

FORMA DE PAGO PAGOS QUINCENALES

VIGENCIA DE LA OFERTA

120 DÍAS HABILES

TIEMPO DE ENTREGA

24 HORAS DIARIAS (Incluyendo , sábados , domingos y feriados)

GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO

¢7.500.000.00( siete millones quinientos mil colones)

APROBADO POR UNANIMIDAD ACUERDO FIRME III-d) GG-CT-376-2012 INFORME DE LOS TRABAJOS REALIZADOS Y EL ESTADO DE LOS EQUIPOS PESADOS EN EL TALLER MECANICO DE LA SECCIÓN DE MAQUINARIA PESADA. SR CARLOS THOMAS: En cuanto a los equipos pesados, el informe es extenso, ya empezamos a invertir 10 millones de colones para recuperar ese equipo, más que todo es un llamado de atención en el sentido de que a cualquier tipo de maquinaria hay que darles su debido mantenimiento, tenemos tres vagonetas, cargadores y un apala de servicio tres back hoe , le


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estamos dando el mantenimiento necesario y poco a poco pero se requiere una gruesa suma de dinero para ello, ya diez millones se pasaron. SR. CARLOS LOPEZ: Tal vez una sugerencia, dentro de este análisis que tenemos aquí y en base a los recursos y las necesidades de equis, equipo lo más importante sería priorizar que arreglos es más importante. Luego de los comentarios del informe SE TOMA NOTA. III-e) OFICIO GG-C T-366-12 EN DONDE LA MUNICIPALIDAD DE MATINA SOLICITA UNA CUADRILLA DE TOPOGRAFÍA PARA EL LEVANTAMIENTO DE LA LINEA CENTRO Y LAS CURVAS DE NIVEL PARA LOS PUENTES AL PROGRAMA DE LA RED VIAL CANTONA, PROYECTO MOPT/BID/MUNICIPALIDAD. MSC. ALLAN HIDALGO: Se presenta nota la Municipalidad de MATINA en donde solicita una Cuadrilla de Topografía para el levantamiento de la línea centro y las curvas de nivel para los puentes al programa de la red vial cantonal proyecto MOPT/BID/MUNICIPALIDAD. Luego del comentario los señores directores acuerdan: ACUERDO No. 364-12 AUTORIZAR A LA ADMINISTRACIÓN DE DESARROLLO BRINDAR LA COLABORACIÓN A LA MUNICIPALIDAD DE MATINA CON UNA CUADRILLA DE TOPOGRAFÍA PARA EL LEVANTAMIENTO DE LA LINEA CENTRO Y LAS CURVAS DE NIVEL 100 METROS AGUAS ABAJO Y 100 METROS AGUAS ARRIBA PARA LOS PUENTES QUE SE ESTÁN PRESENTANDO POR PARTE DE LA MUNICIPALIDAD AL PROGRAMA DE LA RED VIAL CANTONAL PRVC-1-2 PRESTAMO BID No.2098/ OC-CR PROYECTO MOPT/BID/MUNICIPALIDAD. APROBADO POR UNANIMIDAD ACUERDO FIRME III-f) OFICIO GG-CT-371-2012 EN DONDE SE PRESENTA DOS PLANES DE INVERSIONES (AÑO 2011 Y 2012) SEGÚN EL CONVENIO FIRMADO ENTRE JAPDEVA Y LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA (EJECUTADO A TRAVES DEL CENTRO NACIONAL DE CIENCIAS Y TECNOLOGÍA DE ALIMENTOS –(CITA) PARA LA PROMOCIÓN Y EL DESARROLLO AGROINDUSTRIAL EN LA PROVINCIA DE LIMÓN. MSC. ALLAN HIDALGO: Por recomendación de don Carlos Gonzales anteriormente se solicitó que se dé por terminado este convenio, habría que revisar antes de aprobar porque hay un análisis legal. ESTE TEMA QUEDA PENDIENTE PARA SER REVISADO EN LA PROXIMA SESIÓN.


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ARTICULO IV MOCIONES DE LOS SEÑORES DIRECTORES IV-a) NOTA DE LA ASOCIACIÓN DE DESARROLLO INTEGRAL DE BATAN- SOLICITUD DE UN INGENIERO CIVIL Y UN INGENIERO ELECTRICO. (SR. RODOLFO VINDAS). SR. RODOLFO VINDAS: La Asociación de Desarrollo Integral de Bataan solicitan a JAPDEVA un Ingeniero Civil y un Ingeniero Eléctrico para realizar un estudio integral in situ en las áreas eléctricas y estructural de las instalaciones del Salón Comunal. Al respecto los señores directores acuerdan: ACUERDO No. 365-12 AUTORIZAR A LA GERENCIA DE DESARROLLO BRINDAR LA COLABORACIÓN A LA ASOCIACIÓN DE DESARROLLO INTEGRAL DE BATAN DE UN INGENIERO CIVIL Y UN INGENIERO ELECTRICO PARA UN ESTUDIO INTEGRAL IN SITU EN LAS AREAS ELECTRICAS Y ESTRUCTURAL DE LAS INSTALACIONES DEL SALÓN COMUNAL DE BATAAN. APROBADO POR UNANIMIDAD ACUERDO FIRME IV-b) INVITACIÓN DE LA COCATRAM PARA PARTICIPAR EN LA “CONFERENCIA CENTROAMERICANA DE MUJERES MARÍTIMAS PORTUARIAS QUE SE LLEVARÁ A CABO EN LA CIUDAD DE MONTELIMAR NICARAGUA DEL 09 AL 11 DE OCTUBRE 2012. (ING. RACHID ESNA) ING. RACHID ESNA: La nota de invitación para participar en la Conferencia Centroamericana de Mujeres Marítimas Portuarias que se llevará a cabo en la ciudad de Montelimar Nicaragua de la COCATRAM, propongo que participe Doña Virginia y Doña Marcela Soto. Al respecto lo señores directores acuerdan: ACUERDO No. .366-12 1.- APROBAR LA PARTICIPACIÓN DE LA PROFESORA VIRGINIA AGUILUZ BARBOZA, VICEPRESIDENTA Y LA LICDA. MARCELA SOTO MOLINA, DIRECTORA, PARA QUE PARTICIPEN EN LA “CONFERENCIA CENTROAMERICANA DE MUJERES MARÍTIMAS PORTUARIAS” A REALIZARSE EN MONTELIMAR NICARAGUA DEL 09 AL 11 DE OCTUBRE 2012. OBJETIVO: PROMOVER E IMPULSAR LA INTEGRACIÓN DE LA MUJER EN ROLES TECNICOS QUE CONTRIBUYAN A LA PUESTA EN PRACTICA DE INSTRUMENTOS


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INTERNACIONALES MARITIMOS RELACIONADOS CON LA SEGURIDAD DE LA VIDA DEL MAR. JUSTIFICACIÓN: INTEGRAR LAS NECESIDADES DE LA MUJER DENTRO DE LAS ESTRATEGIAS MARITIMAS REGIONALES. 2. LA COMISIÓN CENTROAMERICANA DE TRANSPORTE MARITIMO (COCATRAM) SUFRAGARÁ LOS GASTOS DE TRANSPORTE AEREO, HOSPEDAJE, ALIMENTACIÓN Y EL TRANSPORTE LOCAL A LA PROF. VIRGINIA AGUILUZ BARBOZA- VICEPRESIDENTA DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN. 3.- LA PARTICIPACIÓN DE LA LICDA. MARCELA SOTO MOLINA SERÁ SUFRAGADA POR LA INSTITUCIÓN DE LA SIGUIENTE MANERA:

A) APROBAR EL PAGO DE PASAJE AEREO SAN JOSE-NICARAGUA

(MONTELIMAR) –SAN JOSE Y EL PAGO DE CINCO DIAS DE VIATICOS DE ACUERDO AL REGLAMENTO DE GASTOS DE VIAJE DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA.

MONTO DE ADELANTO: ADELANTO POR CINCO DIAS A RAZÓN DE $156 DIARIOS…………………………………………………. $780.00

APROBADO POR UNANIMIDAD ACUERDO FIRME ARTICULO V ASUNTOS DE LA PRESIDENCIA EJECUTIVA V-a) OFICIO CJ-774-09-12 CONSULTA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA SOBRE CRITERIO AL PROYECTO REFORMA PARCIAL Y ADICIÓN A LA LEY CONTRA LA CORRUPCIÓN Y ENRIQUECIMIENTO ILICITO EN LA FUNCIÓN PÚBLICA, LEY No.8422 DEL 6 DE OCTUBRE DE 2004 EXPEDIENTE No.18.348. ESTE TEMA QUEDA PENDIENTE A LA ESPERA DEL CRITERIO DEL DEPARTAMENTO LEGAL. V-b) OFICIOS DEL CONTRALOR DE SERVICIOS DE JAPDEVA CS-09-2012, REGLAMENTO DE LA CONTRALORÍA DE SERVICIOS, CS-010 MANUAL DEL SERVICIO AL CLIENTE MSC. ALLAN HIDALGO: Este Manual de Servicio al Cliente y el Reglamento de la Contraloría de Servicio ha sido revisado por el Departamento legal y la Auditoría, se define que todas las instituciones públicas tiene que tener un Contralor de Servicios y también un Subcontralor de


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Servicio, es un puesto que nunca debe estar desprovisto y dice que este órgano dependerá del Consejo de Administración, a través de los año viene dependiendo de la Presidencia Ejecutiva, traté de no poner más carga a la Junta Directiva pero la verdad. Don Freddy Morales ha venido desempeñando el trabajo y en su momento nombre a Soveida Martinez, y hay que ponerlos a derecho. Luego de las explicaciones, los señores directores acuerdan: ACUERDO No. 367-12 1. APROBAR DE CONFORMIDAD AL OFICIO CS-09-2012 Y CS- 010-2012 EL “REGLAMENTO INTERNO DE LA CONTRALORÍA DE SERVICIO” EN CUMPLIMIENTO DEL ARTÍCULO 22 DEL DECRETO NO. 34587-PLAN DE CREACIÓN DE LAS CONTRALORIA DE SERVICIOS. ASIMISMO EL” MANUAL DE SERVICIO AL CLIENTE” EN CUMPLIMIENTO AL ARTÍCULO 16 DEL DECRETO NO.34587 DEL PLAN DE CREACIÓN DE LAS CONTRALORÍAS DE SERVICIOS QUE SE TRANSCRIBEN SEGUIDAMENTE:

A.- JUNTA DE ADMINISTRACIÓN PORTUARIA Y DE DESARROLLO ECONÓMICO DE LA

VERTIENTE ATLÁNTICA JAPDEVA

CONTRALORÍA DE SERVICIOS

PRESENTACIÓN

La siguiente propuesta de reglamento para la Contraloría de Servicios, tiene como sustento legal, el artículo 22 del Decreto Ejecutivo N° 34587-PLAN, de “La Creación, Organización y Funcionamiento del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios”, y publicado en la Gaceta N°127 del 2 de julio del 2008, el cual reza así: “Las Contralorías de Servicios deben estar regidas por un reglamento interno para su funcionamiento y acatamiento dentro de la administración. Se da un plazo de tres meses a partir de la publicación de este Decreto para la elaboración de éstos, en aquellas que no los tengan. Las Contralorías de Servicios enviarán copia de dicho Reglamento a la Secretaría Técnica en el plazo establecido”. De igual forma de las resoluciones de la ARESEP: RRG-3223-2003 puntos XV y XVI, RRG-6199-2006, y RRG- 7635-2007. En la propuesta se hace referencia levemente a lo relacionado con reclamos, ya que al respecto se detalla en la propuesta de la Ventanilla Única.Es por este motivo que el procedimiento y plazos mencionados en los artículos 13 y 14, son propios de las quejas y denuncias. Para el buen desempeño de la Contraloría de Servicios y en concordancia con el decreto y sus lineamientos, se hace necesario el apoyo institucional, un ejemplo, es el ser informado o participar en reuniones en donde se tomen decisiones que den como resultado un nuevo servicio o la modificación de los actuales, de tal forma se pueda informar a los usuarios o ser facilitador ante inquietudes que externen a esta unidad.

REGLAMENTO INTERNO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA CONTRALORÍA DE SERVICIOS DE

LA JUNTA DE ADMINISTRACIÓN PORTUARIA Y DESARROLLO ECONÓMICO DE LA VERTIENTE ATLÁNTICA (JAPDEVA)


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De conformidad con el artículo 22 del Decreto Ejecutivo N° 34587 - PLAN de “La Creación y Funcionamiento del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios”, las resoluciones de la ARESEP: RRG-3223-2003 puntos XV y XVI, RRG-6199-2006, RRG-7635-2007; y del artículo 17 de la Ley Orgánica de la Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica, se emite el presente reglamento interno de funcionamiento. Artículo 1°Definiciones Generales: 1. Contraloría de Servicios: Instancia de participación ciudadana que facilita la comunicación

entre los usuarios y JAPDEVA, con el fin de velar por la calidad de los servicios, la satisfacción del usuario y el uso racional de los recursos públicos.

2. Jerarca: Superior jerárquico del órgano o del ente; ejerce la máxima autoridad dentro del órgano o ente, unipersonal o colegiado.

3. Usuario: Toda persona física o jurídica que tiene derecho a demandar servicios ante JAPDEVA. A través de la presentación de sus inconformidades y sugerencias, se conocen las necesidades y áreas débiles de la institución, sujetas de procesos de cambio y modernización. Estos pueden ser:

a. Usuarios externos: Son todos aquellos demandantes de bienes y servicios que no pertenecen a la institución.

b. Usuario interno: Son todos aquellos usuarios de bienes y servicios que son funcionarios de la institución.

4. Servicio: concepto intangible, que se manifiesta a la hora de la interacción entre el usuario y el servidor.

5. Inconformidad (quejas, denuncias, reclamos): Se presenta cuando los usuarios internos o externos de la institución comunican por la vía oral, escrita, electrónica o cualquier otra disponible, no estar satisfechos con la calidad de la atención durante la prestación del servicio por parte de los funcionarios, así como sobre los bienes o servicios recibidos, sean quejas o reclamos. Es necesario conocer las inconformidades que emiten los usuarios para identificar las causas que ocasionan éstas y solventarlas en forma efectiva para asegurar un servicio de calidad.

Artículo 2º Derechos del usuario o cliente. Son derechos de todos los usuarios de los servicios, y en calidad de ciudadanos, recibir de JAPDEVA servicios de óptima calidad, a plantear inconformidades, denuncias, necesidades, o sugerencias, respecto a los servicios que reciben y sobre las actuaciones de los funcionarios en el ejercicio de sus labores, cuando éstos afecten directa o indirectamente los servicios prestados. Además, tiene derecho a: a) Relación Personal: Saber con exactitud quien le presta el servicio y los procedimientos que se utilizan. b) Información: Los datos le sean comunicados en forma clara, completa, correcta, y en un lenguaje comprensible, a fin de que pueda orientarse en sus necesidades y demandas. c) No discriminación: A no ser excluido por razones sociales, económicas, culturales o de género, ni otras contrarias a la dignidad humana. Tiene derecho a que se respete la igualdad en todo sentido. d) Garantía de Servicio: Le sean ofrecidas las mayores facilidades para el adecuado ejercicio de su derecho. e) Condiciones: Tiene derecho a la mayor comodidad: adecuada ventilación, limpieza, iluminación, accesos físicos y sentido estético. f) Gestiones: A dirigirse a la Contraloría de Servicios, mediante sugerencias, consultas, quejas y denuncias (inconformidades). g) Gratuidad: A que JAPDEVA cubra los gastos administrativos que genere su inconformidad.


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Artículo 3° Apoyo institucional: Todas las instancias y funcionarios de JAPDEVA, deberán prestar su colaboración a la Contraloría de Servicios, cuando esta así lo requiera, acorde a lo que establece el artículo 13 del decreto ejecutivo de las Contralorías de Servicio. La negativa o incumplimiento del funcionario a los deberes impuestos por este reglamento, lo hará incurrir en responsabilidad disciplinaria según lo estipulado en el: Código de Trabajo, Reglamento Interior de Trabajo de JAPDEVA y demás normas concomitantes. Artículo 4º Estructura y organización: La Contraloría de Servicios estará bajo la responsabilidad de un Contralor, estará integrada además por un Sub-Contralor y el personal necesario para el cumplimiento de los objetivos establecidos, esta dependerá del máximo jerarca institucional, o sea el Consejo de Administración. Artículo 5º Objetivos: Objetivo General: Promover con la participación de los usuarios, el mejoramiento continuo en la prestación de los servicios públicos que brinda JAPDEVA. Objetivos específicos:

Promover la eficiencia y eficacia en la prestación de los servicios.

Dar una pronta y adecuada respuesta a los usuarios.

Fomentar una cultura institucional, donde el usuario sea el eje central de su actuación.

Brindar información y orientación oportuna al usuario.

Promover el mejoramiento de los procesos institucionales, a través de información y propuestas de modernización del servicio para asegurar la satisfacción del usuario.

Artículo 6º funciones de la Contraloría de Servicios: a) Verificar que la entidad cuente con mecanismos y procedimientos eficaces de comunicación

con los usuarios, de no ser así, plantear recomendaciones al respecto. b) Velar por el cumplimiento de los lineamientos y directrices que en materia de contralorías de

servicios y mejoramiento al servicio público se emitan, sin perjuicio de las acciones que desarrolle y que respondan a las necesidades específicas de la institución a la cual pertenece.

c) Presentar a la Secretaría Técnica un plan anual de trabajo, avalado por el jerarca institucional, que sirva de base para el informe anual de labores.

d) Presentar al jerarca institucional con copia a MIDEPLAN, un informe anual e labores, acorde a la guía metodológica propuesta por la Secretaría Técnica.

e) Atender oportunamente las inconformidades, denuncias o sugerencias que presenten los usuarios y procurar una solución inmediata a los problemas que planteen.

f) Elaborar y proponer al Jerarca correspondiente para su aprobación, los procedimientos de recepción, tramitación y resolución de inconformidades, denuncias o sugerencias del usuario, respecto a los servicios públicos que se prestan, así como establecer los mecanismos de control y seguimiento de las mismas. Dichos procedimientos deberán ser accesibles y expeditos.

g) Vigilar por el cumplimiento institucional en la pronta respuesta a las inconformidades presentadas por los usuarios de los servicios.

h) Supervisar y evaluar la prestación de servicios de apoyo y ayudas técnicas requeridas por las personas con discapacidad, en cumplimiento del artículo 10 del decreto ejecutivo N°26831, del “Reglamento a la Ley de Igualdad de Oportunidades para las personas con Incapacidad”.


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i) Identificar conflictos en la relación de la Administración con el usuario específicamente sobre el exceso de requisitos, trámites administrativos y de control interno, que afecten la prestación del servicio. Para ello se deberá de coordinar con el enlace institucional nombrado por el jerarca de la institución conforme al Decreto Ejecutivo Nº 33678-MP-MEIC de 15 de febrero de 2007, a fin de que ambos propongan las recomendaciones correspondientes.

j) Promover ante el jerarca respectivo procesos de modernización en la organización, así como en los trámites y procedimientos del órgano, entidad pública o gobierno local al que pertenecen, en coordinación con la Unidad de Planificación y con el Enlace Institucional nombrado por el Jerarca de la institución conforme al Decreto Ejecutivo Nº 33678-MP-MEIC de 15 de febrero de 2007, a fin de que ambos propongan las recomendaciones correspondientes y propicien el mejoramiento continuo en los servicios públicos que presta la institución.

k) Mantener un registro actualizado sobre la naturaleza y frecuencia de las inconformidades y denuncias, así como de las acciones institucionales acatadas o recomendadas para resolver el caso y su cumplimiento o no.

l) Solicitar el respaldo del superior jerárquico inmediato, ante la negativa o negligencia de un funcionario o unidad administrativa de atender sus solicitudes y recomendaciones; dicho jerarca deberá prestar atención inmediata y determinar en conjunto con la Unidad de Recursos Humanos cualquier responsabilidad.

m) Informar al Consejo de Administración, Presidencia Ejecutiva, Gerencias, Direcciones, Divisiones y Departamentos, cuando las sugerencias presentadas a otras unidades administrativas de la Institución hayan sido ignoradas y por ende, las situaciones que provocan inconformidades en los ciudadanos permanezcan irresolutas.

n) Elaborar y aplicar semestralmente entre los usuarios de los servicios, instrumentos de percepción para obtener su opinión sobre la calidad de los servicios, grado de satisfacción y las mejoras requeridas.

o) hacer llegar a la Autoridad Reguladora por medio de la Presidencia Ejecutiva, un registro semestral que incluya la totalidad de quejas (incluye reclamos) y observaciones recibidas, una clasificación de los mismos basada tanto en naturaleza de la gestión como por su condición administrativa: resuelta o pendiente. Incluir dentro del informe, un análisis crítico sobre las razones que originan las quejas o reclamos de mayor incidencia y las medidas correctivas a implementar por el operador del servicio.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 33 de la Ley 7593, la presentación de los informes de quejas y denuncias se constituye en requisito de admisibilidad para el trámite de las solicitudes tarifas. p) Atención de la oficina de información al ciudadano, con base a la ley 8990, en su artículo 4. q) Dar seguimiento al cumplimiento de la ley 8220 y sus reformas, mediante la ley 8990 y su

reglamento, en apoyo al oficial de simplificación de trámites. Principalmente lo relacionado a mejora regulatoria y simplificación de trámites.

r) Administración de la ventanilla única relacionada con inconformidades, denuncias o sugerencias.

s) Administración del sitio web. t) Cualquier otra compatible que le asigne la administración superior. Artículo 7º Potestades del Contralor de Servicios: Los Contralores de Servicios para cumplir sus funciones podrán actuar de oficio o a solicitud de parte y tendrán las siguientes potestades:

a) Libre acceso en cualquier momento, a todos los libros, archivos y documentos de la entidad, así como a otras fuentes de información relacionadas con la prestación del servicio, excepto los secretos de Estado, e informes técnicos que puedan servir para la sustentación de procedimientos administrativos que estén pendientes de ser firmados, o de resolución e información personalísima de funcionarios. Dicho acceso debe ser


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únicamente para el adecuado ejercicio de sus funciones, además de guardar confidencialidad tanto de la información y documentación que le brinden los diversos departamentos, unidades y secciones de la Institución así como de las denuncias que reciba la Contraloría de Servicios.

b) Solicitar a los funcionarios o empleados de la institución, pertenecientes al nivel administrativo y sustantivo, los informes, datos y documentos necesarios para el cabal cumplimiento de sus funciones. De toda inconformidad tramitada en cualquier oficina o unidad administrativa se dará cuenta a la contraloría de servicio institucional.

c) Solicitar a los funcionarios o empleados de la institución, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la Contraloría de Servicios, para lo cual se trabajará en coordinación con los diferentes órganos y unidades administrativas.

Artículo 8º Designación del Contralor y Sub-Contralor: La designación del Contralor y Sub-Contralor, es competencia del Consejo de Administración, la designación se hará conforme a los siguientes parámetros: Ser costarricense; profesional incorporado al colegio respectivo, poseer un grado mínimo de licenciatura y encontrarse debidamente incorporado al Colegio respectivo. El nombramiento será por por tiempo indefinido y no podrá recaer en un puesto de confianza. Además desempeñará su puesto sin recargo de funciones. Artículo 9º Principios. La Contraloría actuará bajo los siguientes principios:

Confianza: Hacer sentir al usuario que él es el más importante eslabón del servicio que presta la institución.

Crecimiento: Promover la prestación de servicios en forma eficiente, ayudando así al desarrollo de la organización.

Rapidez: Contacto directo con el usuario, para canalizar la información en pro de la mejora de los servicios y satisfacción del cliente.

Agilidad: Contar con herramientas para la atención del usuario (teléfonos, buzón de sugerencia, lugar y personal de recepción de consultas o quejas).

Discreción: Se garantiza la mayor discreción en el en el uso de la información recibida. Artículo 10º Actuaciones. La Contraloría será competente para actuar de oficio o a petición de parte, realizar investigaciones, requerir la información pertinente para el cumplimiento de sus funciones. Artículo 11°De la presentación de inconformidades, denuncias o sugerencias de los usuarios. Toda persona individual o colectiva podrá plantear ante la Contraloría de Servicios, inconformidades, denuncias o sugerencias, respecto a la prestación de los servicios brindados por las instituciones del sector público y sobre las actuaciones de funcionarios en el ejercicio de sus labores cuando se estime que afecten directa o indirectamente los servicios prestados, lo que podría generar responsabilidad disciplinaria. En el caso de quejas, podrán plantearse requiriendo a la administración la reserva o secreto de la identidad del gestionante, la que deberá ser guardada especialmente en aquellos casos en los que la persona lo solicite o se considere que, como consecuencia de las investigaciones, pueda afectarse la continuidad y atención de los servicios que deban brindárseles, o bien, poner en peligro su integridad física. Artículo 12º Expediente: De toda inconformidad, consulta o denuncia se deberá levantar un expediente debidamente numerado y foliado que contendrá toda la documentación relativa al caso y su resolución final.


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Artículo13° Requisitos mínimos para la presentación de inconformidades (quejas), denuncias o sugerencias de los usuarios. Las inconformidades propiamente quejas, denuncias o sugerencias, podrán ser presentadas por escrito, de manera verbal o de manera anónima, siempre y cuando contenga la información mínima para realizar dicha gestión. Los requisitos que debe contener son los siguientes:

a) Identificación de la persona (cuando no es anónima) b) Residencia y lugar para recibir notificaciones. c) Detalle de los hechos u omisiones. d) Indicación de las posibles personas o dependencias involucradas. e) Cualquier referencia o elementos de prueba.

Artículo 14° Del plazo para resolver quejas o denuncias. Las quejas o denuncias interpuestas por los usuarios deberán ser tramitadas con la mayor diligencia. La Contraloría de Servicios estará obligada a contestar en un plazo máximo de diez días hábiles. Cuando por razones de complejidad la solución definitiva no pueda brindarse en el plazo anterior, la Contraloría de Servicios dispondrá de un plazo de hasta quince días hábiles más, y excepcionalmente, podrá prorrogarse por quince días hábiles más si se requiere de mayor tiempo para la investigación, en ambos casos deberá dejarse constancia de las razones en el expediente. Artículo 15° Casos de atención colectiva. Si en relación con un mismo tema o problema se presentan denuncias que por su cantidad sobrepasa las posibilidades reales de resolución y atención individualizada, la Contraloría tratará el tema en forma colectiva, si hay conexidad, y de tal circunstancia y su resultado, se informará a los usuarios. Artículo 16°-Suspensión de la tramitación de un caso. La Contraloría suspenderá la instrucción de una investigación cuando el mismo hecho sea conocido por otra instancia administrativa o judicial competente para resolver, previa notificación al Usuario.

B.- JUNTA DE ADMINISTRACION PORTUARIA Y DE DESARROLLO ECONOMICO DE LA

VERTIENTE ATLANTICA

J.A.P.D.E.V.A. MANUAL DE SERVICIO AL CLIENTE Presentación Hoy en día, la atención a los clientes y la excelencia en el Servicio, constituyen una de las bases fundamentales para el éxito, prestigio y desarrollo de toda empresa, no siendo JAPDEVA una excepción. Debe ser de interés la formación para el desarrollo de la atención al cliente, por cuanto, la imagen, proyección y motivación de quienes brindan un servicio y colocan un producto, hablan de la excelencia del servicio que una organización presta al público. El Manual de Servicio al Cliente tiene como objetivo dar a conocer a los(as) funcionarios(as) que prestan servicios de atención al cliente, tanto interno como externo, los elementos teórico-prácticos de la calidad de Atención y Servicio, con el fin de lograr que éstos tengan las


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herramientas necesarias para que los clientes reciban la atención que merecen. En ningún momento es un manual de procedimientos. Los otros objetivos que se pretenden, son motivar el desarrollo personal de todos(as) los(as) funcionarios(as) y fortalecer la imagen externa que puedan tener nuestros clientes, con lo cual se lograría tener garantía de la excelencia en la prestación de servicios que se brinda. Asimismo, estas Normas deben ser claras, concisas y correctas, de manera que se puedan comunicar las ideas en una forma adecuada a los clientes. Esperamos que este manual de Servicio al Cliente se convierta en un documento de consulta diaria, y lograr que cada uno(a) de nosotros(as) seamos mejores funcionarios(as), mejores compañeros(as), pero sobre todo mejores personas cada día.

Capítulo I: DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1: Objetivo Este manual de normas tiene como objetivo: Cumplir con lo establecido en el artículo 16, capítulo IV, del Decreto Ejecutivo N° 34587-PLAN, de “LA CREACIÓN, ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTRALORÍAS DE SERVICIOS”. Artículo 2: Principios y valores sobre los que se rige el manual de normas 2.1 Principios - Orientación hacia el servicio al cliente. - Búsqueda permanente hacia la excelencia en los servicios que se brindan. - Transparencia interna y frente a la opinión pública. - Compromiso en el desempeño de sus funciones y sus resultados. - Trabajo en equipo y convergencia de esfuerzos. 2.2 Valores Dignidad, Lealtad, excelencia, responsabilidad, transparencia, integridad, honestidad, compromiso, respeto, empatía, confianza y sinceridad. Artículo 3: Nuestro compromiso Con la ayuda de este manual de normas, se pretende cumplir con las expectativas de nuestros clientes en referente a la atención al cliente, ya que sirve como guía y brinda herramientas básicas para mejorar nuestra interrelación como funcionarios, y la atención que debemos ofrecerles. Va muy de la mano con las políticas institucionales, por ende el interés intrínseco de incorporar normas dirigidas a lograr el mejoramiento continuo. Artículo 4: Alcance y responsabilidades Las normas descritas en este manual están dirigidas a todos los funcionarios de JAPDEVA, los cuales deben cumplir con las mismas, además es responsabilidad de todas las jefaturas el velar por el cumplimiento de éstas. El incumplimiento de las normas por parte de los funcionarios, los hará acreedores de una sanción acorde a lo que establece el Reglamento Interior de Trabajo y las leyes conexas.


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Capítulo II: SOBRE SERVICIO AL CLIENTE Artículo 5: El cliente En este caso, el término cliente se refiere, a la persona, empresa u organización que adquiere o compra de forma voluntaria, servicios que necesita o desea para sí mismo, para otra persona o para una empresa u organización; por la cual, es el motivo principal, por el que se crean y comercializan servicios. El cliente puede ser interno o externo. El externo es aquél que no pertenece a la institución, y el interno, es el que pertenece a la institución. Artículo 6: El servicio El servicio que le brindemos al cliente comprende de dos elementos importantes: la atención y el trato que le brindemos al cliente. Artículo 7: Excelencia en el servicio al cliente El servicio al cliente se puede considerar, como “la medida de actuación del sistema logístico para proporcionar en tiempo y lugar un producto o servicio”. Por lo general se confunde el concepto de servicio al cliente con el de satisfacción al cliente, siendo este último más amplio. Para hacer referencia al término de excelencia, se debe de considerar entre otros: El respeto; la cortesía; la atención; evitar discutir; la capacidad de respuesta, la cual debe de ser ágil y oportuno, el tiempo. Es importante que se trate de aprender sobre el cliente, de tal forma que la atención brindada, sea diferenciada. La visión de excelencia en el servicio al cliente de JAPDEVA, es que todos (as) los(as) funcionarios(as) de JAPDEVA, deben de comprender, que se tiene el compromiso de exceder las expectativas del cliente. Se debe de recordar, que un servicio de calidad, en esta nueva era globalizada, representa un requisito y no una ventaja competitiva. En consecuencia, se debe de estar preparado para brindar ese tipo de servicio, y los(as) funcionarios(as) deben tener la actitud cortés de ayudar al cliente, como punto central de su actividad. Los funcionarios de JAPDEVA deben de estar capacitados para conocer sus necesidades y tratar de satisfacerlas de la mejor manera posible, teniendo en cuenta que el cliente interno es tan importante como el cliente externo. En síntesis se debe dar atención y servicio de excelencia al cliente. Artículo 8: La actitud en el servicio al cliente Los clientes disponen de una serie de “señales” muy claras que determinan, con absoluta precisión, cuáles son las verdaderas actitudes del personal que lo atiende y con base en ellas miden la calidad del servicio al cliente que reciben. Las actitudes están relacionadas con las motivaciones y la forma en que se relacionan los(as) funcionarios(as) entre funcionarios(as) y éstos con los clientes. La actitud puede ser positiva o negativa. En JAPDEVA, el tipo de actitud necesaria es la positiva, entre las que se tienen por apropiadas están: Ser proactivo, autoestima alta, rectitud, puntualidad, discreción, mentalidad triunfadora.

Capítulo III: LA COMUNICACIÓN EN EL SERVICIO AL CLIENTE Artículo 9: Comunicación


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9.1 La comunicación y su papel en la atención al cliente. La comunicación mejora la motivación, porque las personas se sienten más aceptadas y comprometidas. Para que JAPDEVA pueda afirmar que está prestando un servicio de excelencia, debe existir, una buena comunicación, pues no basta con tener una adecuada infraestructura, mucho personal, diversos canales de atención o avances tecnológicos para ello, es fundamental tener la capacidad de "comunicar" la información que se posee, y que el cliente o destinatario final independiente de los intermediarios que sean necesarios la reciba correctamente y la comprenda. Por ello la comunicación es el instrumento que se utiliza para exponer las ideas, dudas, experiencias, conocimientos, con el ciudadano y con los compañeros, no solo para los miembros de un mismo equipo si no también los pertenecientes a otros equipos y otras dependencias. La autoestima, la satisfacción en el trabajo y la cooperación con otros, aumenta de manera considerable. 9.2 Importancia de la comunicación -La buena comunicación nos ayuda a obtener, fundamentalmente Operatividad y coherencia entre los miembros del equipo de trabajo y entre estos y el cliente. -Eficiente flujo de información con otras dependencias permitiendo la Integración y la transversalidad. -Servicio ágil. -Permite garantizar calidad en la información -Coordinación entre los distintos servicios. -Asesoramiento al ciudadano. 9.3 Tipos de comunicación La comunicación puede ser verbal o no verbal:

a. Comunicación verbal. Es aquella que se realiza por medio oral, o servicio personalizado. Algunos elementos son: Confianza al hablar, hablar directo y mirando el rostro, no tutear al cliente, no interrumpa al cliente, sepa escuchar, tome notas si es necesario, sonría, sencillez y brevedad, orden y convicción en el tono de voz. Debe de evitar: Ser prepotente, ser egocéntrico (yo he pensado.., es que yo…), recriminar (no me ha entendido…), timidez o indiferencia. Se debe de evitar frases descuidadas que pueden influir negativamente en la percepción del cliente con relación a la empresa. De Ej. ¿Entiende? ¿Pero es que no ha leído el reglamento? ¿Y qué esperaba? Es que en ese departamento nunca contestan. ¡Es que yo no me encargo de eso. Lo siento! No sea impaciente, por favor. ¡Ya le contesté eso! ….. Al estar frente a un cliente, es importante que NO: mascar chicles, fumar, bostezar, quitarse los zapatos, estar mal sentado, decir malas palabras.

b. Comunicación no verbal. Es conocida como lenguaje corporal. De Ej. Actuar con naturalidad; ver al rostro eso revela sinceridad y valentía; no de muerda los labios ni de los humedezca con la lengua, eso refleja timidez, debe de mantener la boca cerrada y los labios unidos, eso denota calma; al sentarse no cruce las piernas, mantenga ambos pies unidos; aprenda a escuchar; mantenga sus manos visibles.


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9.4 Comunicación telefónica y mediante correo electrónico En JAPDEVA es importante estandarizar los guiones y estilos cuando se contesta el teléfono, para que el cliente siempre reconozca ese estilo en todos los departamentos y unidades de la organización. Se debe atender el teléfono a cargo o el del compañero, en forma pronta. Cuando conteste el teléfono, recuerde: Hablar con tono agradable, salude, identifique la institución y la unidad donde se encuentre laborando, identificarse, solicitar el nombre de quien llama, agradezca la llamada y deje que el cliente cuelgue primero. Si quiere transferir la llamada, asegúrese de hacerlo en forma correcta; si la llamada no es para usted, anote el mensaje (fecha y hora, número de teléfono, quién llama, para quien, y motivo de la llamada) y asegúrese en entregarlo. Si debe de poner en espera la llamada solicite permiso primero, utilice fórmulas de cortesía (por favor, gracias). Mientras atiende el teléfono evite: ingerir alimentos o bebidas, porque perjudica la locución; gritar; conversar con otras personas; no hacer esperar a alguien en el teléfono no ser que sea imprescindible; no tenga puesta música o emisora de radio. En el caso de los correos electrónicos, estos deben de ser contestados con prontitud y con el mayor respeto, teniendo una secuencia. Ej. : Saludo, respuesta o solicitud de información adicional, y despedida. Indicar nombre, puesto y nombre de la unidad, número de teléfono y fax. En caso de enviar información adicional, verificar que el documento sea el indicado.

Capítulo IV: IMAGEN Y RELACIONES HUMANAS Artículo 10: Imagen y presentación personal La imagen de una empresa se construye por medio de relaciones de largo plazo con los clientes. La imagen no sólo se trata de un logotipo y algunas actividades de relaciones públicas, se trata de relaciones personales, con atención y servicio al cliente de excelencia. 10.1 Primera Impresión Es un proceso de percepción de una persona por otra, que transcurre en muy poco tiempo. Nunca se tiene una segunda oportunidad de dar una primera impresión. Los componentes de la primera impresión son: Apariencia ( Ejs. Presentación de la persona, higiene personal), La forma de habla y capacidad de escucha. En el caso de los funcionarios que son de oficina, se debe de considerar el entorno (Ej. Área de trabajo limpia y ordenada). 10.2 Presentación personal Vestuario: Dependiendo el tipo de trabajo que se realice, los(as) funcionarios(as) de JAPDEVA como funcionarios públicos que son, deben de utilizar ropa adecuada de acuerdo a sus funciones y su presentación personal debe ser excelente.


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Artículo 11: Relaciones humanas en el trabajo Son el conjunto de reglas y normas para el buen desenvolvimiento del ser humano, en el trabajo. 11.1 Reglas de Cortesía Son normas de demostración o acto con que se manifiesta la atención y el respeto que se debe de tener al cliente. Por Ejemplo:

- Salude al cliente - Identifíquese - Ofrezca su ayuda de inmediato, de Ej. “¿En qué le puedo servir? También, “ - Use el nombre del cliente, en caso que lo conozca, o de identifique de forma previa. - Use frases que demuestren su cortesía y despídase agradeciendo.

11.2 Manejo de clientes con necesidades especiales Es necesario ofrecer un servicio especializado a las personas con necesidades especiales. Dentro de las personas que merecen un servicio preferencial podemos citar:

a. Personas con alguna discapacidad (en sillas de ruedas, no videntes, sordomudos, entre otros).

La Ley Nº 7600 “Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad”, establece en su Artículo 1, lo siguiente: “Se declara de interés público el desarrollo integral de la población con discapacidad, en iguales condiciones de calidad, oportunidad, derechos y deberes que el resto de los habitantes” y en el Artículo 2 define discapacidad así: “Cualquier deficiencia física, mental o sensorial que limite, sustancialmente, una o más de las actividades principales de un individuo”.

b. Adultos Mayores Se entiende por adulto mayor, las personas que tienen 65 años o más. La Ley Nº 7935 “Ley Integral para la Persona Mayor”, establece en su Artículo 1, inciso a) lo siguiente: “Garantizar a las personas adultas mayores igualdad de oportunidades y vida digna en todos los ámbitos”. Sea cortés. Intente colaborar al máximo con estos clientes. Si es posible, acompáñelos durante su visita, ayúdelos. Entendiendo a la persona con alguna discapacidad física:

- La discapacidad física, generalmente, no significa discapacidad mental. Entre las personas con alguna discapacidad física hay profesionales, empresarios(as) y personas que, a parte de su situación física, llevan una vida normal.

- Así e que no los trate como tal. Por lo tanto, atiéndalos con cortesía, pero no los haga sentir inútiles. Generalmente, ellos(as) pueden desenvolverse muy bien en el mundo de los no discapacitados.

- Identifique la discapacidad del cliente y ayúdelo de acuerdo con su necesidad específica. 11.3 Usos, costumbres y actitudes de los funcionarios A continuación se listan un conjunto de actos comúnmente aceptados como: estilos de vida, costumbres, usos y actitudes, que JAPDEVA, promueve entre sus funcionarios(as).


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♦ Ajuste su personalidad al medio ambiente y tipo de personas. ♦ Atienda las críticas e inconformidades, son mejores que las alabanzas. Además ofrezca

sinceras disculpas cuando reciba una crítica.

♦ Cuando atienda a alguien no se muestre somnoliento(a) ni aburrido, eso es faltarle el respeto.

♦ Muéstrese amigable al presentarse, dé las gracias cada vez que pueda . ♦ Demuestre credibilidad, cumpla lo que ofrece, pero prometa menos y de más de lo

ofrecido. ♦ Muéstrese entusiasta con lo que hace y dice, demuestre siempre ganas de ayudar. ♦ Es muy mala costumbre fijar la mirada en las personas que pasan. ♦ Escuche activamente. ♦ Establezca empatía (póngase en los zapatos de la otra persona). ♦ Esté consciente de su estado de ánimo. Evite la arrogancia y mantenga su mente abierta. ♦ Hable en tono adecuado. ♦ Haga comparaciones positivas. ♦ Las personas valoran el tacto y la discreción. ♦ Maneje las preguntas conforme se presenten. ♦ Mantenga un alto grado de formalidad y una apariencia impecable. ♦ Masticar chicle o ingerir cualquier otro alimento frente a un cliente es de muy mal gusto. ♦ No llame a nadie silbándole. ♦ No trate de adivinar qué quieren otras personas, pregúnteles, hágalo con cortesía. ♦ Nunca insulte la inteligencia de sus clientes. ♦ Prometa menos, dé más. ♦ No atienda agentes vendedores delante de un cliente. ♦ Utilice el nombre del cliente en algún momento durante la atención. ♦ Salude y haga sentir al cliente que está en un ambiente agradable. ♦ Establezca contacto visual. Mírelo a los ojos. ♦ Despídase con una sonrisa y una frase de cortesía. ♦ Si es interrumpido(a) cuando atiende a un cliente, ofrezca una disculpa. Si el teléfono

suena, pídale al cliente permiso para contestarle.

♦ No se distraiga con otra persona u otro trámite que no corresponda al cliente que atiende. ♦ Mire a los ojos del cliente. ♦ Sonría y hágalo de primero, demuestre al cliente que es un gusto servirle. ♦ Ofrezca la mano; dela con seguridad y calidez; y no la retire demasiado pronto. ♦ Todo funcionario(a) debe estar identificado a través del medio que brinda la Institución

(gafete, carné, entre otros.) Si no hace contacto visual con el cliente, él (ella) puede pensar cosas tales como:

♦ No me está poniendo atención. ♦ No le interesa lo que estoy diciendo. ♦ Es tímido(a) e inseguro(a). ♦ Está molesto(a) conmigo. ♦ Es descortés. ♦ Se da aires de superioridad. ♦ Me está mintiendo y no quiere que se lo vea en los ojos. ♦ Está asustado (a).


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Esté preparado(a) para recibir al cliente. En el momento de iniciar la atención de un cliente, se debe estar preparado(a) para atenderlo. No es permitido estar manipulando documentos, ni preparándose para iniciar el trabajo. 11.4 Ausencia de funcionarios(as) A los clientes, en general, no les gusta que les digan que el funcionario(a) no está, por la razón que sea, y se molestan más cuando le dicen que está almorzando o tomando café, que está en el Seguro Social o en una reunión, o cualquiera otra justificación. Los clientes se molestan y mucho, si llaman más de una vez y se les da alguno de los mensajes expuestos, simplemente, al cliente no le interesa que el(la) funcionario(a) almuerce o se enferme o tome café, él quiere una respuesta a su consulta o problema. La técnica a utilizar cuando un compañero está en la oficina, pero se encuentra almorzando, tomando café, en el baño o en una reunión, o en cualquier otro lugar, es indicarle al cliente que en ese momento no lo puede atender porque está atendiendo a otro cliente, sugerirle si gusta dejar un mensaje o explicar de qué se trata para poder ayudarlo. Ahora, si NO está en la oficina y está ausente por vacaciones, matrimonio, enfermedad, lactancia, muerte de familiar o alguna otra razón, nunca lo explique, la mejor respuesta es: indicarle que está tomando unas merecidas vacaciones y vuelve hasta tal fecha. Si desea, puede dejarle un mensaje o explicar de qué se trata para poder ayudarlo. 11.5 Tiempo de respuesta y agilidad. La velocidad de respuesta, o tiempo de respuesta, es cada día más valorada por los clientes. Es importante indicar que el (la) funcionario(a) de atención al cliente, debe procurar ser expedito y ágil. Artículo 12: Manejo de Inconformidades. En la recepción de inconformidades a los clientes, se debe de dar un trato amable, que el cliente sienta que él es importante para la empresa y que está apenado por lo que le ha sucedido y le ofrece disculpas. El cliente debe de percibir que la inconformidad presentada, será atendida con prontitud y que tendrá su respuesta en el tiempo indicado. La presentación de inconformidades por parte de los clientes, va precedida en algunos casos de una actitud de disgusto, debido a la insatisfacción por la forma en que fue atendido o por el servicio brindado. Ante este tipo de casos, se debe de actuar con la mayor prudencia y tolerancia, de tal forma que el cliente se sienta escuchado, se debe de tratar de comprender bien el cuál es el problema, no tratar de ganar una discusión y cuide el tono de la voz.

Capítulo V: TRABAJO EN EQUIPO Artículo 13: Trabajo en Equipo El Trabajo en Equipo se refiere a la serie de estrategias, procedimientos y metodologías que utiliza un grupo humano para lograr las metas propuestas. 13.1 Requisitos del trabajo en equipo Cooperación: La fortaleza de todo equipo está en la diversidad de elementos que lo componen, se basa en un sentido de misión compartida, y en visualizar que todos ganamos si se logran los


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objetivos. Es decir, cuando cooperamos, esperamos ganar algo con ello. Es necesario otorgar reconocimientos a la cooperación a través de incentivos y reconocimientos por logros, ya no sólo por antigüedad, o por la posición que ocupa el funcionario(a). Contribución: El funcionario(a) debe contribuir voluntariamente o el grupo se lo exigirá. Si no contribuye, desmoraliza al equipo. Comunicación: La información debe fluir, debe moverse rápidamente y sin tropiezos por todo el equipo. Es crucial la velocidad con que se transmite la información de un miembro a otro. Compromiso: El compromiso se adquiere cuando interiorizamos los objetivos y los hacemos nuestros. Esto es conocido como la propiedad psicológica y se puede lograr si todos los miembros del equipo están involucrados en la toma de decisiones; participan y se les toma en cuenta, pero a la vez, todos comparten los objetivos del grupo y se les persuade del por qué. Es importante que todos tengan acceso a los mismos recursos, premios y castigos. 13.2 Trabajo en equipo y atención al cliente Los clientes perciben si en las organizaciones todos trabajan a un mismo ritmo, se comportan y actúan de la misma manera, por ello, la atención y el servicio al cliente es un asunto de trabajo en equipo. Nos necesitamos unos a otros, tanto dentro de la oficina, como entre oficinas. Nos apoyamos y así nos proyectamos a los clientes. A continuación, algunas consideraciones:

♦ La filosofía del trabajo en equipo en el servicio al cliente incluye también, apoyar y proteger la imagen y la dignidad de los compañeros(as) y, con ello, la imagen de JAPDEVA.

♦ Si no conoce la respuesta ante una solicitud de un cliente, es preferible buscar la ayuda de un compañero(a). Recomendación: Nunca es bien visto decir “No sé”. Es mejor decir: “En este momento no cuento con suficiente información para responder su pregunta, pero permítame investigar o buscar a alguien que le pueda ayudar”. Esto es preferible a confundir al cliente.

♦ Nunca contradiga a un compañero(a) delante de un cliente, llámele aparte e indíquele el error. Procure apoyarlo y darle su lugar, pero no discuta nunca delante del cliente.

♦ Si tienen que salir a atender a un cliente juntos, póngase de acuerdo en cuál va a ser el papel de cada uno, para que nunca haya contradicciones o se proyecte una imagen de equipo poco profesional.

♦ Nunca hable mal de un compañero(a) ante un cliente. Si lo hace, estará deteriorando su propia imagen, la percepción de buen servicio y la de JAPDEVA.

♦ Garantiza la continuidad del servicio en tiempos de almuerzo, café, o por algún motivo deba e ausentarse.

Capítulo VI: CONCLUSIÓN

Artículo 14: Conclusión Como una manera de colaborar en el mejoramiento en la atención de los servicios que se les brindan a nuestros clientes, y con el afán de facilitar herramientas a todos los funcionarios que desean una JAPDEVA dirigida hacia aquellos que son nuestra razón de ser, es que la Contraloría de Servicios de JAPDEVA, ha elaborado este Manual de Servicio.


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2.- RATIFICAR LOS NOMBRAMIENTOS DEL CONTRALOR DE SERVICIOS AL LIC. FREDDY MORALES PACHECO Y LA SUBCONTRALORA LICDA. SOVEIDA MARTINEZ CASTRO. APROBADO POR UNANIMIDAD ACUERDO FIRME V-c) CONSULTA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA SOBRE CRITERIO AL

PROYECTO “AUTORIZACIÓN A PODER EJECUTIVO PARA SUSCRIBIR UN CONTRATO DE PRÉSTAMO PARA EL FINANCIAMIENTO DE LA MODERNIZACIÓN DE INFRAESTRUCTURA DEL PUERTO DE MOÍN. EXPEDIENTE NO.18.508 PUBLICADO EN EL ALCANCE NO.117 A LA GACETA NO.162 DEL 23 DE AGOSTO DE 2012.

MSC. ALLAN HIDALGO: Se expone los alcances positivos del proyecto y darle la aprobación de JAPDEVA con criterio positivo, necesidades de equipo tenemos mucho. ACUERDO NO. 368-12 CONSIDERANDO.

1) Que la señora Noemy Gutierrez Medina, Jefe Área a.i de la Comisión de Asuntos Hacendarios, de la Asamblea Legislativa, traslada a JAPDEVA nota sin número, solicitando criterio sobre el “ Proyecto Autorización al Poder Ejecutivo para suscribir contrato de Préstamo para el Financiamiento de la Modernización de Infraestructura del Puerto Moín.” Expediente No. 18.508, publicado al Alcance No. 117 a la Gaceta No. 162 del 23 de agosto del 2012.

2) Que el señor Presidente Ejecutivo de JAPDEVA ha sostenido conversaciones con este Consejo de Administración sobre el tema del Financiamiento de la modernización de la Infraestructura del Puerto de Moín.

3) Que este Consejo de Administración conociendo las necesidades de modernización Portuaria estima que el monto necesario para dicha modernización es la suma de CINCUENTA Y CINCO MILLONES DE DOLARES.

POR TANTO, SE ACUERDA: APROBAR EL PROYECTO DE LEY DENOMINADO: “AUTORIZACION AL PODER EJECUTIVO PARA SUSCRIBIR CONTRATO DE PRESTAMO PARA EL FINANCIAMIENTO DE LA MODERNIZACIN DE INFRAESTRUCTURA DEL PUERTO DE MON. “ EXPEDIENTE No. 18.508, SOLICITANDOLE AL PODER EJECUTIVO QUE SEA POR EL MONTO DE CINCUENTA Y CINCO MILLONES DE DOLARES, MONEDA DE LOS ESTADOS UNIDOS DE NORTEAMERICA.

APROBADO POR UNANIMIDAD ACUERDO FIRME

V-d) OFICIO PYRP-064-2012 DE LA OFICINA DE PRENSA Y RELACIONES PUBLICAS INFORME DE LA INVERSIÓN EN PUBLICIDAD DEL PRESENTE AÑO.


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LIC. ISRAEL OCONITRILLO: Es un detalle de lo que se ha autorizado y la primer parte incluye prensa nacional, medios locales incluye radio Pococi y otra vez tenemos nuestros propios bloques de cuña, se cumple con ley el 10 por ciento Radio Nacional Sinart , tenemos cobertura oportuna. ESTE INFORME SE DA POR RECIBIDO.

ARTICULO VI ASUNTOS DE LA AUDITORIA GENERAL NO SE PRESENTARON ARTICULO VII ASUNTOS LEGALES VII-a) OFICIO AL-453-2012, RESPUESTA AL TEXTO SUSTITUTIVO DEL

PROYECTO DE LEY “LEY PARA EL MANEJO EFICIENTE DE LAS FINANZAS PÚBLICAS EXPEDIENTE 18.435

LICDA. GISELLE MORA: Nos oponemos a esta Ley, porque como se ha dicho anteriormente en otra respuesta, JAPDEVA no tiene superávits. ACUERDO NO.369-12 AUTORIZAR A LA PRESIDENCIA EJECUTIVA BRINDAR LA RESPUESTA A LA ASAMBLEA LEGISLATIVA SOBRE EL TEXTO SUSTITUTIO DEL PROYECTO DE LEY “LEY PARA EL MANEJO EFICIENTE DE LAS FINANZAS PUBLICAS EXPEDIENTE 18.435 DE CONFORMIDAD CON LA CRITERIO LEGAL PREPARADO POR EL DEPARTAMENTO LEGAL MEDIANTE OFICIO AL-453-2012. APROBADO POR UNANIMIDAD ACUERDO FIRME ARTICULO VIII CORRESPONDENCIA VIII-a) NOTA STJ-599-2012 DE SINTRAJAP NOMBRAR AL GERENTE EN

DESARROLLO CONFORME LO ESTABLECE LA LEY ORGANICA DE JAPDEVA EN SU ARTICULO 22.

MSC. ALLAN HIDALGO: Con respecto al oficio STJ-599-2012 de Sintrajap en solicitan nombrar al Gerente de Desarrollo hay que contestar a Sintrajap, que JAPDEVA ya tiene Gerente de Desarrollo Interino y que es don Carlos Thomas y no se ha desatendido l Administración de Desarrollo. Luego de los comentarios lo señores directores acuerdan: ACUERDO No.370-2012 COMUNICAR A SINTRAJAP QUE MEDIANTE ACUERDO No.266-12 SE RECARGÓ EN EL SR. CARLOS THOMAS ARROYO LA GERENCIA DE DESARROLLO DE MANERA QUE LOS ASUNTOS ATINENTES A DICHA GERENCIA SE ATIENDEN CON NORMALIDAD.


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APROBADO POR UNANIMIDAD ACUERDO FIRME

VIII-b) NOTA FCA-344-2012 DEL FONDO DE CAPITAL Y AHORRO DE JAPDEVA PARA CORREGIR EL APORTE DE UN 5% A UN 8% DE LA PLANILLA DE PAGO DE JAPDEVA

Se conoce nota FCA-344-2012 del Fondo de Capital y Ahorro de JAPDEVA para corregir el aporte de un 5% a un 8% de la Planilla de JAPDEVA. Al respecto se acuerda:. ACUERDO NO.371-12 COMUNICAR A SINTRAJAP QUE CONFORME LO HA SEÑALADO

LA ARESEP, PARA SUFRAGAR GASTOS CONVENCIONALES NO RECONOCIDOS TARIFARIAMENTE, LA ADMINISTRACIÓN SOLO PUEDE HACER FRENTE A LOS MISMOS CON REMANENTES DEL EJERCICIO ECONÓMICO ANUAL Y JAPDEVA NO CUENTA CON ELLOS A LA FECHA PARA AUMENTAR EL APORTE QUE REALIZA LA EMPRESA AL FONDO DE AHORRO DE UN 5% AL 8%.

APROBADO POR UNANIMIDAD ACUERDO FIRME VIII-c) NOTA STJ-587-20 DE SINTRAJAP PARA LA APLICACIÓN DEL

ARTICULO 77 DE LA CONVENCIÓN COLECTIVA DE TRABAJO PARA EL FUNCIONARIO ANTONIO MUÑOZ ESPINOZA.

Luego de conocer la nota los señores directores acuerdan: ACUERDO NO.372-2012 COMUNICAR A SINTRAJAP QUE CONFORME LO HA

SEÑALADO LA ARESEP , PARA SUFRAGAR GASTOS CONVENCIONALES NO RECONOCIDOS TARIFARIAMENTE, LA ADMINISTRACIÓN SOLO PUEDE HACER FRENTE A LOS MISMOS CON REMANENTES DEL EJERCICIO ECONOMICO ANUAL Y JAPDEVA NO CUENTA CON ELLOS A LA FECHA PARA LA APLICACIÓN DEL ARTICULO 77 DE LA CONVENCIÓN COLECTIVA.

APROBADO POR UNANIMIDAD ACUERDO FIRME ARTICULO IX ASUNTOS VARIOS IX-a) ADICIONAR EL ACUERDO No. 284-12 ARTICULO I-b) DE LA SESIÓN

ORDINARIA No. 23-2012 DEL 01 DE AGOSTO 2012 SOBRE LA PARTICIPACIÓN DEL PRESIDENTE EJECUTIVO MSC. ALLAN HIDALGO CAMPOS EN VISITA OFICIAL A LA REPUBLICA POPULAR CHINA PARA EL SERVICIO DE ROAMING INTERNACIONAL A LA LINEA CELULAR 8723-10-23


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MSC. ALLAN HIDALGO: En el viaje a la República Popular China, utilicé el Servicio Roaming Internacional a la línea celular 8723-10-23 y para el trámite ante la institución debe haber un acuerdo de Junta. Luego de las explicaciones se toma el siguiente acuerdo: ACUERDO NO.373-12 ADICIONAR EL ACUERDO No. 284-12 ARTICULO I-b) DE LA SESIÓN ORDINARIA No. 23-2012 DEL 01 DE AGOSTO 2012 SOBRE LA PARTICIPACIÓN DEL PRESIDENTE EJECUTIVO MSC. ALLAN HIDALGO CAMPOS EN VISITA OFICIAL A LA REPUBLICA POPULAR CHINA PARA QUE SE LEA UN PUNTO 4 EN LOS SIGUIENTES TERMINOS: 4.- DE CONFORMIDAD CON LO DISPUESTO EN EL ARTÍCULO 31 SOBRE LOS REQUISITOS DE ACUERDOS DE VIAJE, DEL REGLAMENTO GENERAL DE GASTOS DE VIAJE Y TRANSPORTE PARA FUNCIONARIOS PÚBLICOS DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, SE AUTORIZA AL PRESIDENTE EJECUTIVO A CONTRATAR CON EL INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD, EL SERVICIO DE ROAMING INTERNACIONAL EN LA LÍNEA CELULAR 8723-1023 DE LA PRESIDENCIA EJECUTIVA, CON EL FIN DE QUE PUEDA MANTENER UNA COMUNICACIÓN CONSTANTE CON LA INSTITUCIÓN Y PUEDA COORDINAR DESDE EL EXTERIOR ASUNTOS QUE CONSIDERE NECESARIA SU INTERVENCIÓN; EN EL ENTENDIDO QUE QUEDA BAJO SU DISCRESIÓN Y ENTERA RESPONSABILIDAD EL USO ADECUADO QUE SE LE DÉ A ESTE SERVICIO.

APROBADO POR UNANIMIDAD ACUERDO FIRME IX-b) OFICIO STJ-589-2012 TOMAR EN CUENTA LA REUBICACIÓN FISICA DE

LA ADMINISTRACIÓN DE DESARROLLO POR LA CONSTRUCCIÓN DEL NUEVO PUESTO DE ATRAQUE.

MSC . ALLAN HIDALGO: está contemplado en el proyecto de ley con $1 millón de y de acuerdo con el Departamento de Ingeniería con los estudios y planos está para ser reubicado al frente del Colono. Luego de conocer la nota de SINTRAJAP los señores directores acuerdan. ACUERDO NO.374-12 COMUNICAR A SINTRAJAP QUE LOS RECURSOS PARA EL

TRASLADO DE LA ADMINISTRACIÓN DE DESARROLLO ANTE LA INMINENTE CONSTRUCCIÓN DE LA TERMINAL 5-7 SE ENCUENTRAN CONTEMPLADOS EN EL PROYECTO DE LEY 18508 PUBLICADO EN EL ALCANCE 117 DA LA GACETA NO. 162 DEL 23 DE AGOSTO DEL 2012.


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IX-c) OFICIO DIR CTPP 132-2012 DEL COLEGIO TECNICO PROFESIONAL DE POCOCÍ SOLICITUD DE DONACIÓN DEL EQUIPO AGROINDUSTRIAL QUE ESTÁ EN DESUSO.

MSC. ALLAN HIDALGO: Se presenta DIR CTPP 132-2012 del Colegio Técnico Profesional de POCOCÍ solicitud de donación del equipo agroindustrial que está en desuso. PROF. VIRGINIA AGUILUZ: Es un equipo que se le había donado al colegio Técnico Profesional de Siquirres pero se ha cerrado ese programa. SR. CARLOS THOMAS: Le informaré al Ing. Mario Peter que vaya al Colegio de Siquirres para hacer la investigación ING. RACHID ESNA: Para donar hay que saber cómo está el equipo y donde esta? ACUERDO No.375-12 TRASLADAR A LA ADMINISTRACIÓN DE DESARROLLO PARA SU

ANALISIS Y RECOMENDACIÓN NOTA DIR CTPP-132-2012 DEL COLEGIO TECNICO PROFESIONAL DE POCOCÍ EN DONDE SOLICITAN LA DONACIÓN DEL EQUIPO AGORINDUSTRIAL QUE ESTÁ EN DESUSO.

APROBADO POR UNANIMIDAD ACUERDO FIRME IX-d) NOTA STJ-610-2012 ACUERDO TOMADO DE LA JUNTA DIRECTIVA DE

SINTRAJAP EN DONDE SE ACORDÓ APROBAR EL PRESUPUESTO ANUAL OPERATIVO DEL FONDO DE CAPITAL Y AHORRO DE JAPDEVA CORRESPONDIENTE AL PERIODO 2013.

Se conoce nota de STJ-610-2012 acuerdo tomado de la Junta Directiva de Sintrajap en donde acuerdan aprobar el Presupuesto Anual Operativo del Fondo de Capital y Ahorro de JAPDEVA correspondiente al periodo 2013. Luego de los comentarios SE TOMA NOTA. IX-e) COMUNICADO AL AUDITOR INTERNO LIC. KENNETH JIMENEZ

OTAROLA . ACUERDO 376-12 CONSIDERANDO:

1) QUE EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, EN LA SESIÓN ORDINARIA NO. 28-2012, CELEBRADA EL 13 DE SETIEMBRE DEL 2012, CONOCE NOTA SUSCRITA POR EL LIC. KENNETH JIMÉNEZ OTÁROLA, DE FECHA 12 DE SETIEMBRE DEL 2012, EN LA QUE SE REFIERE A LA SITUACIÓN QUE SE PRESENTÓ EN LAS OFICINAS DE LA AUDITORÍA INTERNA.


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2) QUE LA DENUNCIA EN CONTRA DEL LIC. JIMÉNEZ OTÁROLA, FUE TRASLADADO A LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, PARA EL TRÁMITE QUE CORRESPONDA.

3) QUE A PARTIR DE LA SITUACIÓN ACAECIDA Y COMO MEDIDA TEMPORAL, EL LIC. JIMÉNEZ OTÁROLA SE INSTALÓ EN LAS OFICINAS REGIONALES DE SAN JOSÉ, CON EL VISTO BUENO DE LA PRESIDENCIA EJECUTIVA.

4) QUE LA SEDE DE TRABAJO DEL AUDITOR INTERNO, SE UBICA EN EL CANTÓN CENTRAL DE LA PROVINCIA DE LIMÓN, ESPECÍFICAMENTE EN EL SEGUNDO PISO DEL EDIFICIO QUE SE ENCUENTRA CONTIGUO AL EDIFICIO DEL BANCO DE COSTA RICA Y QUE ES AHÍ DONDE SE ENCUENTRA SU CENTRO DE OPERACIONES.

5) QUE HA PASADO UN LAPSO CONSIDERABLE DE TIEMPO DESDE QUE SE PRESENTÓ LA SITUACIÓN EN LA AUDITORÍA, SIN QUE A LA FECHA LA ADMINISTRACIÓN TENGA INDICIOS O PRUEBAS DE QUE LA VIDA DEL LIC. JIMÉNEZ OTÁROLA, CORRA PELIGRO O QUE TENGA CONOCIMIENTO QUE ÉL HAYA INTERPUESTO DENUNCIA Y SOLICITADO MEDIDAS EN CONTRA DE PERSONA ALGUNA.

POR TANTO ESTE CONSEJO ACUERDA:

A) REITERAR AL LIC. KENNETH JIMÉNEZ OTÁROLA, AUDITOR INTERNO, QUE SUS FUNCIONES DEBEN DESARROLLARSE EN LAS OFICINAS DE LA AUDITORÍA INTERNA, CON SEDE EN EL CANTÓN CENTRAL DE LA PROVINCIA DE LIMÓN, ESPECÍFICAMENTE EN EL SEGUNDO PISO DEL EDIFICIO QUE SE ENCUENTRA CONTIGUO AL EDIFICIO DEL BANCO DE COSTA RICA.

B) ORDENAR AL LIC. KENNETH JIMÉNEZ OTÁROLA, AUDITOR INTERNO, QUE DEBE

PRESENTARSE A LABORAR DE ACUERDO CON SU JORNADA EN LAS OFICINAS DE LA AUDITORÍA INTERNA, EN LIMÓN.

C) AUTORIZAR A LA PRESIDENCIA EJECUTIVA A COMUNICAR ESTE ACUERDO AL

LIC. KENNETH JIMÉNEZ OTÁROLA. APROBADO POR UNANIMIDAD ACUERDO FIRME IX-f) SOLICITUD DE EXONERACIÓN DEL PAGO DE IMPUESTO A TODA LA

MAQUINARIA ACTUAL DE JAPDEVA Y LA QUE SE ADQUIERA EN EL O EN EL FUTURO. (MSC. ALLAN HIDALGO)

Se conoce solicitud de exoneración del pago de impuestos a toda la maquinaria actual de JAPDEVA y la que se adquiera en el presente o en el futuro Al respecto se acuerda: ACUERDO NO.377-12

CONSIDERANDO:

1) QUE LA LEY DE JAPDEVA, NO. 3091 MODIFICADA MEDIANTE LA LEY NO. 5337 DEL 27 DE AGOSTO DE 1973, DISPONE EN SU ARTICULO 42, QUE JAPDEVA SE


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ENCUENTRA EXENTA DEL PAGO DE TODA CLASE DE IMPUESTOSDIRECTOS E INDIRECTOS,PRESENTES Y FUTUROS.

2) QUE ESTE ARTICULO FUE DEROGADO TACITAMENTE EN FORMA PARCIAL POR EL ARTICULO 16 DE LA NO. 7088,

QUE A SU VEZ DICHO ARTICULO TAMBIEN FUE MODIFICADO POR EL ARTICULO 121 DE LA LEY 7097 DEL 18 DE AGOSTO DE 1988, EN LO REFERENTE A IMPORACION DE VEHICULOS.

3) QUE LOS ARTICULOS 50 Y 55 DE LA LEY NO. 7293 DEL 31 DE MARZO DE 1992, TAMBIEN MODIFICO EL PRECITADO ARTICULO 42, CUANDO EN SU ENTRADA EN VIGENCIA ELEMINÓ TODAS LAS EXENCIONES TANTO PRESENTES COMO FUTURAS DE LOS IMPUESTOS.

4) QUE MEDIANTE INFORME: FOE –OP-7-2008, LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA HA ADVERTIDO A JAPDEVA SOBRE LA NECESIDAD DE INSCRIBIR LOS BIENES QUE A LA FECHA SE ENCUENTRAN PENDIENTES DE INSCRIPCION REGISTRAL.

5) QUE DE PREVIO A EJECUTAR LAS INSCRIPCIONES PENDIENTES, JAPDEVA HIZO UN ESTUDIO DE LO QUE HABRIA QUE PAGAR POR IMPUESTOS DE NACIONALIZACION Y DERECHOS DE REGISTRO DE EQUIPOS, Y SE REQUIERE DE APROXIMADAMENTE OCHOCIENTOS CINCUENTA MILLONES DE COLONES.

6) QUE JAPDEVA NO CUENTA CON LOS RECURSOS PARA HACER FRENTE A ESAS INSCRIPCIONES.

7) QUE MEDIANTE RESOLUCION NO. 780-RCR-2012 DE LA ARESEP, SE AJUSTARON LAS TARIFAS DE JAPDEVA DESPUES DE MAS 8 AÑOS SIN QUE COMO PARTE DE LOS ELEMENTOS DE COSTO SE HAYA CONTEMPLADO EL MONTO POR LAS INSCRIPCIONES PENDIENTES DE LOS EQUIPOS.

8) QUE PARA MANTENER EL VALOR DEL DINERO EN EL TIEMPO DE LAS TARIFAS DE JAPDEVA Y HACER FRENTE A SUS COMPROMISOS FUTUROS, SE PROYECTA UN INCREMNTO ANUAL DE TARIFAS EN LOS PROXIMOS 5 AÑOS DE AL MENOS DE UN 10% (ANUAL) . Y AUN ASI, NO CUBRE LOS COSTOS POR INSCRIPCIONES DE EQUIPO PENDIENTES NI FUTUROS QUE SE ADQUIERAN POR COMPRA O DONACION

9) QUE ES IMPERATIVO DEVOLVER A JAPDEVA LA POSIBILIDA DE EXONERACION PLENA DE LA CUAL GOZABA EN LA LEY 3091 MODIFICADA POR LA NUMERO 5337 DE REPETIDA CITA, EN VIRTUD DE LA IMPORTANCIA Y TRASCENDENCIA PARA LA COMPETITIVIDAD DEL PAIS DE LA COMPRA O DONACIONES DE EQUIPOS PORTUARIO PARA GARANTIZAR LA CONTINUIDAD DEL SERVICIO PUBLICO.

12) COMO AUTORIDAD PORTUARIA DE LA VERTIENTE ATLANTICA, CONSTAMENTE SE VE EN LA NECESIDAD DE ADQUIRIR MAQUINARIA, ENTENDIÉNDOSE POR ÉSTA VEHICULOS DE TODO TIPO, SEAN: DOBLE TRACCION, TRACCION SENCILLA, VAGONETAS, TRACTORES, RETROESCABADORAS, LANCHAS, REMOLCADORES, CARRETAS, CABEZALES, LANCHAS PILOTO, REACH STAKER, STRADDLE CARRIERS, DRAGAS, ETC .

13) QUE DESDE HACE MUCHO TIEMPO ESTA INSTITUCION HA VENIDO SUFRIENDO UNA CRISIS ECONOMICO/FINANCIERA QUE HA MINADO SUS INGRESOS

POR TANTO ACUERDA: SOLICITARLE RESPETUOSAMENTE AL PODER EJECUTIVO PRESENTAR

A LA ASAMBLEA LEGISLATIVA UN PROYECTO DE LEY QUE EXCLUYA A JAPDEVA DE LA APLICACIÓN DEL ARTICULO 16 DE LA NO. 7088, QUE


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A SU VEZ DICHO ARTICULO TAMBIEN FUE MODIFICADO POR EL ARTICULO 121 DE LA LEY 7097 DEL 18 DE AGOSTO DE 1988, EN LO REFERENTE A IMPORACION DE VEHICULOS ASI COMO DE LOS NUMERALES 50 Y 55 DE LA LEY NO. 7293 DEL 31 DE MARZO DE 1992, EN LO QUE CONCIERNE A EXENCION DEL PAGO DE LOS IMPUESTOS CON LA FINALIDAD DE QUE RECOBRE PLENA VIGENCIA LA APLICACIÓN DE LO ESTABLECIDO EN EL ARTÍCULO 42 DE LA LEY 3091 MODIFICADA MEDIANTE LEY 5337 LEY ORGANICA DE LA JUNTA DE ADMINISTRACION PORTUARIA Y DE DESARROLLO ECONOMICO DE LA VERTIENTE ATLANTICA.

APROBADO POR UNANIMIDAD ACUERDO FIRME IX-g) OFICIO GG-CT-343-2012- INFORME PRELIMINAR SOBRE LA SITUACIÓN DEL SEGUNDO CANAL DE DESVÍO RÍO LIMONCITO. SR. CARLOS THOMAS: Cuando tengamos un informe más contundente, lo traemos para presentación ante los miembros de la Junta, este informe preliminar está indicando que Legal tuvo conocimiento y no expropió, y además de una diligencia del IDA. Luego de los comentarios se acuerda: ACUERDO 378-12 ENCOMENDAR AL DEPARTAMENTO LEGAL HACER UN ANALISIS SOBRE LA SITUACIÓN DE LOS DESALOJOS EN LIMONCITO SEGÚN INFORME REMITIDO MEDIANTE OFICIO GG-CT-343-2012 DE LA GERENCIA GENERAL Y SCN-039-2012 DE LA SECCIÓN CANALES DEL NORTE DE LA ADMINISTRACIÓN DE DESARROLLO APROBADO POR UNANIMIDAD ACUERDO FIRME AL SER LAS 12:20 HORAS SE CONCLUYE LA SESIÓN.

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