1. Proyecto de Implementación Del Sistema de Gestión de Biblioteca-SGB

7/25/2019 1. Proyecto de Implementacin Del Sistema de Gestin de Biblioteca-SGB

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Proyecto del Sistema de Gestin de Biblioteca

UNIVERSIDAD PERUANA UNIN


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1. TtuloProyecto de implementacin del sistema de gestin de biblioteca.

2. Resumen ejecutivoLas bibliotecas siguen siendo piezas cruciales del sistema de educacin einvestigacin, en su versin clsica de contenedoras de libros y a travs de su ofertade acceso a textos provistos por los materiales audiovisuales, Internet, entre otros. Enun mundo donde la informacin se ha convertido en uno de los bienes ms preciadospara el crecimiento econmico, social y cultural, contar con bibliotecas actualizadas ycon recursos tcnicos modernos resulta central.

Actualmente los docentes y estudiantes de la Facultad de Ciencias de la Salud reciben

los servicios de la Biblioteca Central de la Universidad Peruana Unin mediante

estantera abierta con el sistema de clasificacin DEWEY. Con el propsito de brindar

un mejor servicio la institucin ha realizado la adquisicin de Sistema Integrado de

Gestin de Bibliotecas SYMPHONY que es una herramienta capaz de administrar

cientos de bibliotecas desde una central

Los avances en la tecnologa, las normas de catalogacin y las normas de estndares

internacionales permiten a las bibliotecas trabajar en forma mas sistematizada en las

actividades de Adquisicin, Procesos tcnicos y otras, lo que conlleva a ahorrar costos

a la institucin y muchas dificultades tcnico bibliotecarias.

Actualmente la Biblioteca cuenta con algunos documentos de gestin que en su

mayora no estn actualizados y aprobados por los rganos de gobierno

i tit i l Ad f lt l b lti bj ti ti id d d


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4. Objetivos Especficos

1. Planificar la implementacin del sistema de gestin de biblioteca.2. Disear el sistema informtico de bsqueda y consulta de bibliografa, ascomo la difusin de dichas herramientas.

3. Implementar la ejecucin del sistema de gestin de biblioteca.4. Evaluar el avance de la implementacin del sistema de gestin de biblioteca

con la participacin estudiantes, docentes y personal tcnico especializado dela biblioteca.

5. Alcance del programaEl sistema de gestin de biblioteca abarca las reas de Seleccin, adquisicin,catalogacin, descarte y servicio al usuario.

6. Normatividad.

Estatuto

Reglamento general del trabajo

Reglamento general de estudios

Polticas institucionales

Plan estratgico institucional

Plan estratgico de la EAPs

7. Responsables del proyecto

Vicerrectorado acadmico.

Di i d Bibli t C t l


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4 | Universidad Peruana Unin www.upeu.edu.pe

VIII. Actividades, responsables, metas, recursos, presupuesto

8.1. FASE DE PLANIFICACION: Las actividades de planificacin del sistema de gestin de biblioteca

N Principales actividades Meta Indicador(es) RecursosPresupuesto

(S/.)Plazo Responsable

1

Nombrar la comisinresponsables del Sistemade Gestin de Biblioteca

ComisinGeneralconformada

Resolucin deaprobacin decomisin

RecursosHumanosMateriales deoficinaInfraestructura

No requiereAgosto2015

VicerrectoradoDirector de BibliotecaGerente de RecursosHumanosDecanosDirectores de EP.

2Nombrar las sub comisionesresponsables del Sistemade Gestin de Biblioteca

Subcomisionesconformadas

Resolucin deaprobacin desub comisiones

No requiereAgosto2015

Comisin General

3

Revisin de reglamentos ypolticas relacionadas alservicio de biblioteca.

Informe sobrereglamentos ypolticasexistentes

Informe revisado 50.00Setiembre2015

Comisin General ySubcomisiones

4

Diagnstico situacionalsobre los procesos debiblioteca

Informe Informe revisado100.00 Setiembre

2015

5Planificacin del sistema debiblioteca

Plan Plan aprobado 50.00Setiembre2015

6

Planificacin de la difusindel proyecto de

implementacin del sistemade gestin de biblioteca.

Plan de difusinPlan de difusinaprobado 50.00

Octubre

2015


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8.2. FASE DE DISEO: Las actividades de diseo del sistema de gestin de biblioteca.



7Actualizacin y adecuacin delmapa de procesos del sistema

de gestin de biblioteca.

Mapa de

procesos

Mapa de proceso

diseado

RecursosHumanos

Materiales deoficinaInfraestructura

7,200.00 Noviembre

2015

ComisinGeneral ySubcomisiones

8Diseo de la metodologa,procedimientos, programas yformatos.

Metodologaque regulan elproceso demejoracontinua.

Metodologa,procedimientos,programas yformatos para lamejora continua.

250Febrero2016

9

Diseo de formatos de acuerdoa la metodologa para laidentificacin, caracterizacin,anlisis, mejora yretroalimentacin de procesos y

procedimientos.

Carpeta deformatos

Carpeta deFormatos paracada fase deprocesos.

1000.00Febrero2016

10

Diseo de estrategias decapacitacin del personalinvolucrado para laidentificacin, caracterizacin ymejora de procesos del sistemade gestin de bibliotecas

Estrategias decapacitacindiseadaspara suejecucin.

Documento quecontiene el diseode estrategias decapacitacin.

300.00 Febrero2016

11Disear las estrategias dedifusin de los procesos hacialos usuarios.

Estrategias dedifusindiseadas

Documento quecontiene el diseode estrategias dedifusin.

300.00Febrero2016

12Actualizacin de documentos degestin de biblioteca de acuerdoa las mejoras.

Adecuacin de

Organigrama,MOF,Reglamento,manuales deusuarios,

Documentos de

gestinactualizados yaprobados porrganos degobierno

6000.00Diciembre2016


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8.3. FASE DE IMPLEMENTACIN: Las actividades de implementacin del sistema de gestin de biblioteca



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Capacitar al personal de

biblioteca y otrosinvolucrados en laidentificacin,caracterizacin, y mejora deprocesos del sistema degestin de bibliotecas.

100% depersonalinvolucradocapacitado

% de personalinvolucradocapacitado

RecursosHumanosMateriales deoficina

Infraestructura

500.00 Marzo2016

ComisinGeneral ySubcomisiones

14

Aprobacin de lametodologa,procedimientos, programasy formatos elaborados.

Normas,procedimientosy formatosaprobadospuestos en

vigencia.

Normas,procedimientos yformatos aprobados ypublicados en pgina

web institucional.

No requiereMarzo2016

15Socializar la normatividad,procedimientos, programasy formatos elaborados.

Informe

Conocimiento denormas,procedimientos,programas yformatos

170.00Marzo2016

16Desarrollo Talleres deidentifiacin, caracterizacin

y mejora de procesos

100% deprocesosidentificados,caracterizados

y analizados

% de procesosidentificados,caracterizados y

analizados.

2000.00Marzo aDiciembre

2016

17Implementar las mejoras alos procesos

90% deprocesosmejorados

% de procesosmejorados

270,00Marzo aDiciembre2016


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Adecuacin y puesta enmarcha del sistemaintegrado de bibliotecas(Hardware y software)

Hardware ysoftwareadecuado y enoperatividad

Sistema operativo yal servicio de usuario.

20000.00Marzo aDiciembre2016

19Capacitacin en el uso delos servicios de biblioteca a

docentes y estudiantes.

90% dedocentes y

estudiantescapacitados

% de docentes yestudiantes

capacitados

2100.00Marzo aDiciembre

2016

8.4. FASE DE SEGUIMIENTO Y CONTROL: Las actividades de seguimiento y control segn objetivo



20

Aprobacin de documentos

de gestin de biblioteca deacuerdo a las mejoras.

Documentos de

gestinaprobados

Documentosaprobados y

publicados enweb para puestaen vigencia

RecursosHumanosMateriales deoficinaInfraestructura

-

Diciembre

2015

ComisinGeneral ySubcomisiones21

Monitoreo de las actividadesejecutadas en el proyectodel sistema de gestin debiblioteca segncronograma

100% de fasesdel procesorecibenmonitoreo

% de fases quesonmonitorizadosrespecto alcumplimiento deactividades.

-

Agosto2015 aDiciembre2016(mensual)

22

Evaluacin de lasatisfaccin del usuario conrespecto al servicio debiblioteca

70% desatisfaccin

% de satisfaccin 500.00

Abril,Junio,Noviembre2016


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Evaluacin e Informacinsemestral el cumplimientode las actividades segncronograma

100% deactividadescumplidas.

% decumplimiento delas actividades

300.00Junio ydiciembre2016l

24Evaluacin del software delsistema de Biblioteca

Informe deevaluacin

Informe de

evaluacinrealizado.

2000.00

Junio y

diciembre2016

25

Evaluacin de ladisponibilidad de recursosde informacin suficientepara la formacin einvestigacin

100% dedisponibilidad deacervobibliogrfico delas escuelas deEnfermera,Nutricin yPsicologa

% dedisponibilidad deacervobibliogrfico delas escuelas deEnfermera,Nutricin yPsicologa

250.00Marzo yagoto2016.

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Retroalimentacin delsistema e implementacinde sus procesos paraalcanzar los objetivosprevistos.

Plan de mejoraPlan de mejoraaprobado

500.00

Abril yAgosto2016


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IX. Cronograma de actividades

ACTIVIDADES

PERIODOS

AO 2015 AO 2016

A S O N D E F M A M J J A S O N D

Planificacin

Diseo y desarrollo de

productos

Implementacin

Seguimiento y control

X. Presupuesto

FASE N de actividadesPRESUPUESTO

Psicologa EnfermeraNutricinHumana

Actividades de planificacindelproyecto del sistema de gestinde la biblioteca

06 actividades

principalesS/. 145.00 S/. 55.00 S/. 50.00

Actividades de diseodelproyecto del sistema de gestinde la biblioteca

06 actividades

principalesS/. 8,729.00 S/. 3,311.00 S/. 3,010.00


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MAPA PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD DE LA BIBLIOTECA

C

L

I

E

N

T

E

S

C

L

I

E

N

T

E

S

Planificacin Revisin

Induccin al usuario

Registro del usuario

Atencin del usuario

Circulacin y prstamo

Gestin de recursosbibliogrficos:

Adquisicin, catalogacin,evaluacin, conservacin y

restauracin

Evaluacin

Infraestructura ymantenimiento

Gestin de recursos

Informacin y comunicacin

Procesos directivos

Procesos clave

Procesos de apoyo


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Estructura de procesos y procedimientos

PROCESO PROCEDIMIENTOSOBJETIVO

Cd.NOMBRE DEL

PROCESOCd. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

PB - 01Induccin al

usuarioPR-01

Procedimiento para la induccin en serviciosde biblioteca a la comunidad universitaria.

Describir las actividades que implica la induccin a los usuariosmediante un programa para que puedan usar los servicios de labiblioteca

PB-02Registro de

usuariosPR-02

Procedimiento para el registro de estudiantes,docentes y administrativos

Describir las actividades involucradas en mantener un registro constantede los usuarios de biblioteca

PB - 03Atencin del

usuario

PR-03

Toma y registro de consultas, prstamos ysolicitudes.

Describir los pasos que debe seguir el responsable para atender yregistrar las consultas, prstamos y solicitudes diversas del usuario.

PR-04

Procedimiento para levantamiento de lasancin por falta al reglamento de la Biblioteca.

Establecer los procedimientos que debe seguir el usuario para levantarla sancin impuesta por la comisin de alguna falta al reglamento de laBiblioteca.

PB-04Circulacin yPrstamos

PR-05

Referencia flotante Describir el proceso del servicio de referencia flotante

Prstamos de libros para sala

Describir los pasos que debe cumplir el usuario para efectuar losdistintos tipos de prstamos de biblioteca

Prstamos de libros para domicilio

Prstamos de revistas

Prstamos de tesis

Acceso a Internet

Acceso a bases de datos


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PROCESO PROCEDIMIENTOSOBJETIVO

Cd.NOMBRE DEL

PROCESOCd. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

PB - 05Gestin de recursos

bibliogrficos

PR-06

Adquisicin de material bibliogrfico ohemerogrfico

Describir los pasos que debe seguir el responsable de Biblioteca para laadquisicin de material bibliogrfico o hemerogrfico.

PR-07

CatalogacinDescribir los pasos que debe seguir los responsables de procesos tcnicospara la catalogacin del material bibliogrfico.

PR-08

Soporte informtico a las bases dedatos.

Establecer los pasos que debe seguir el responsable de soporteinformtico para el mantenimiento de las bases de datos de la Biblioteca

PR-09

Evaluacin de material bibliogrfico ohemerogrfico

Describir los procedimientos que debe seguir el responsable de procesostcnicos para evaluar el material bibliogrfico o hemerogrfico

PR-10

Mantenimiento o restauracin dematerial bibliogrfico o hemerogrfico

Describir los procedimientos que debe seguir el responsable de procesotcnico para dar mantenimiento o restauracin del material bibliogrfico ohemerogrfico.

PB - 06 Evaluacin

PR-

11Evaluacin del personal.

Establecer los procedimientos que debe seguir la evaluacin del personal

de la bibliotecaPR-12

Evaluacin de la infraestructura yequipamiento.

Establecer los procedimientos que debe seguir la evaluacin de lainfraestructura y equipamiento de la Biblioteca

PR-13

Evaluacin del financiamiento.Establecer los pasos que debe seguir la evaluacin del financiamiento delos servicios de la Biblioteca

PR-14

Evaluacin del impacto de los serviciosde biblioteca

Describir los pasos que debe seguir el responsable para la evaluacin delimpacto de los servicios brindados por la Biblioteca.

PR-15

Evaluacin docente del fondobibliogrfico

Describir los pasos que debe seguir el responsable para contar con laevaluacin docente respecto del fondo bibliogrfico o hemerogrfico de laBiblioteca.


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METODOLOGA

ISO 9001:2008*: IS0 (International Organization for Standarization) es una organizacin internacional que certifica la calidad de los procesos y sistemas deuna empresa u organizacin.

BPM**: Business Process Management

PMBOK***: La Gua del PMBOK es un estndar en la Administracin de proyectos desarrollado por el Project Management Institute (PMI)

BSC****: Balanced Scorecard

Seleccionar a docentescompetentes para el desarrollodel sistema.

Ejecutar el sistema de de gestinde biblioteca.

Medir el desempeo del sistemade de gestin de biblioteca.

Comparar las metas y objetivos.

Establecer metas y objetivos.

Determinar mtodos para alcanzarmetas (estrategias y recursos).

Tomar acciones correctivas y/opreventivas.

Elaborar acciones de mejoras.Estandarizar las acciones oactividades que presentaron valorpositivo en el sistema de gestin debiblioteca Actuar

(4)

Planificar(1)

Hacer(2)

Verificar(3)

BSC****

ISO 9001:2008*

BPM**

Satisfaccin de la

Comunidad Universitaria

METODOLO

GAS

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