1. PRESENTACIÓN DEL DISEÑO

Capitulo V: Diseño de un Programa de Auditoría Interna

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1. PRESENTACIÓN DEL DISEÑO

La información que se genera en el departamento de Relaciones

Industriales en cuanto a la nómina y las cuentas que involucran, es de gran

importancia para la organización, por lo que su incorrecta clasificación y

registro pueden repercutir considerablemente en la utilidad de la empresa.

En Presazulia (PEPSI), los auditores internos no disponen de un

instrumento guía para ejecutar la auditoría en el Departamento de Relaciones

Industriales y determinar la eficiencia y eficacia de los procedimientos y

operaciones en materia laboral y la aplicación correcta y oportuna, de las

pruebas de cumplimiento y pruebas de sustanciación. El propósito del

programa de auditoría interna es ayudar al auditor a detectar las debilidades

del control interno, describiéndole paso a paso los procedimientos que se

debe seguir y las pruebas a aplicar, evitándole duplicidad en su trabajo y

esfuerzo al revisar las operaciones en materia laboral.

Atendiendo a estas consideraciones, el programa de auditoría interna esta

constituido por los objetivos de la auditoría relacionados con las obligaciones

laborales, las instrucciones que deben seguir los auditores en la ejecución de

la auditoría, las pruebas del control interno y las pruebas de sustanciación

que se van a aplicar en la revisión de las operaciones y las observaciones


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que el auditor considere pertinente para sustentar sus recomendaciones para

mejorar la eficiencia y eficacia de las operaciones en materia laboral.

1. ALCANCE DEL DISEÑO

Con la implementación de este programa de auditoría interna en materia

laboral, los auditores de la empresa Presazulia tendrán un apoyo que les

permita aplicar las pruebas de sustanciación que sea necesarias y las que

estén más acordes para detectar las desviaciones que puedan ocasionarse

en el Departamento de Relaciones Industriales por ello, se presentan los

procedimientos y operaciones en materia laboral, logrando culminar la

auditoría exitosamente, además de permitir que la planificación de la misma

se cumpla en el tiempo establecido y con los recursos asignados para lograr

una auditoría eficaz y eficiente que pueda dar fe de la evaluación que realiza.

2. FUNDAMENTACION DEL DISEÑO

Siendo PEPSI una importante empresa para el desarrollo de la nación,

y un ente generador de empleos, se plantea el Diseño del Programa de

Auditoría Interna en materia laboral basándose en la teoría de Arens y

Loebrecke (1996) quienes proponen un programa de auditoría del ciclo


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contable de nómina tomando en consideración los objetivos del programa,

el procedimiento y las pruebas de control interno y pruebas sustantivas

con relación a las obligaciones laborales que tiene la empresa con los

entes gubernamentales.

De la misma manera, el Programa que se ofrece se fundamenta bajo

las leyes y reglamentos que disponen las instituciones gubernamentales

así la Ley del Seguro Social Obligatorio en sus artículos establece, la

obligación del aporte patronal por concepto del riesgo que tiene el

empleado laborando dentro de la empresa, Ley de Política Habitacional,

Reglamento del INCE y Ley del Impuesto sobre la Renta la cual determina

las retenciones que se deben realizar a los empleados como agentes de

retención.

Tomando en consideración lo antes expuesto, el programa de

auditoría en materia laboral facilitara a los auditores su trabajo y obligará

a que éstos mantengan un continuo adiestramiento para ejecutar

auditorías en esta área, evaluando con mayor eficiencia la metodología

que utiliza el Departamento de Relaciones Industriales para calcular las

obligaciones laborales, así como también los procedimientos que utiliza y

los reportes que emiten, todo esto con el fin de lograr la eficiencia y

eficacia en el proceso de auditoría en materia laboral, para la empresa

Presazulia (PEPSI).


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3. OBJETIVOS DEL PROGRAMA 4.1. OBJETIVO GENERAL

Brindar al personal del Departamento de Auditoría Interna, una

herramienta guía que le permita evaluar y revisar las operaciones que se

realizan en el Departamento de Relaciones Industriales en materia laboral.

4.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Establecer las pruebas de cumplimiento y pruebas de sustanciación

que se van a aplicar para detectar la confiabilidad de las operaciones

en materia laboral.

Describir los procedimientos que se van a realizar en la ejecución de la

auditoría para mejorar la eficiencia de la misma.

Sustentar las recomendaciones emitidas por los auditores en los

informes obtenidos luego de la revisión para mejorar los

procedimientos en las operaciones en materia laboral que se ejecutan

en el Departamento de Relaciones Industriales.


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5. ESTIMACION DE COSTOS Debido a la estructura organizacional de Presazulia (PEPSI), y la

existencia de un departamento de auditoría interna que cuenta con un

personal calificado y con materiales para realizar las auditorías, los costos

del diseño del programa serán realmente bajos, con relación a los beneficios

que se pueden presentar con la implementación del programa en esta área,

en cuanto al tiempo en la ejecución de la auditoría, personal que labora y la

eficiencia del trabajo.

6. FACTIBILIDAD DEL PROGRAMA

La factibilidad se refiere a la posibilidad de llevar a la práctica el programa

de auditoría interna expuesto en este trabajo.

6.1. Factibilidad económica

La factibilidad económica del programa se considera un hecho puesto que

la implementación del Programa requiere de un monto de Bs. 2.729.313,60 lo

que resulta bastante bajo y poco significativo considerando el tamaño de la

empresa y su utilidad, siendo posible ejecutarlo al incorporar los puntos

expuestos en el Programa.


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En relación al estimado relacionado con los gastos y costos del Programa

( Ver cuadro No. 19), incluyendo los que tiene que ver con el entrenamiento y

los gastos inherentes al proceso de inducción.

6.2. Factibilidad social.

El programa tiene como propósito brindar una herramienta contable que

permita optimizar los procesos relativos en la metería laboral que se ejecuta

en el Departamento de Relaciones Industriales, con el fin de brindarle

siempre a su personal aquellas satisfacciones que genere trabajo de calidad

con la remuneración acorde.

En tal sentido, con el Programa se podrá realizar el trabajo esperado a

Presazulia tanto en el Departamento de Auditoría como en el Departamento

de Relaciones Industriales.


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CUADRO No. 19

ANALISIS DE COSTO PARA LA INDUCCION DEL PROGRAMA

EN BOLIVARES AL 30/06/2.000

HOJAS (3800,00* RESMA)11.400,00

IMPRESIÓN 22.000,00

CARPETAS (2500,00*UNID)17.500,00

Total papelería 50.900,00

1.001.666,80Total costo Dpto. auditoría 1.001.666,80

Instructor CorporativoHospedaje 285.000,00 Boletos 101.707,00 Alimentacion 75.000,00 Taxi y otros 50.000,00 Total instructor 511.707,00 Participantes (06)Traslados 180.000,00 Otros 120.000,00 Total participantes 300.000,00 Total viaticos 811.707,00

26.666,40 COSTO TOTAL 2.729.313,60

Material Audiovisual

Alquiler (la empresa poseedotacion de este materialsolo hay un gasto deDepresiacion por hora de666,66 Bs. ) 26.666,40

Papelería

Costo Dpto de Auditoría

Costo hora Dpto. Auditoría( 25041,67*40 HORAS )

Viaticos

Fuente: Creación Propia.

PRESAZULIA. EMPRESAS POLAR. GERENCIA NACIONAL DE AUDITORÍA. APLICACIÓN: RELACIONES INDUSTRIALES.

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RESPUESTA

EVALUACION DE CONTROL

SÍ NO N/A

1. Existen controles para la contratación del personal y terminación de la Relación Laboral (Cersiorarse):

• Uso de formatos establecidos en los manuales para ingresos y egresos del personal.

• Consideración de perfiles requeridos por la organización para el personal.

• Consideración y exposición de causa para retiro del personal.

2. Existen controles gerenciales e independientes que aseguren:

• Utilización del presupuesto por cantidad de empleados y costos, seguimiento y confrontación analítica y lógica entre los costos reales y presupuestados, para corroborar su aplicación.

• Uso de los procedimientos por parte de la Gerencia de Relaciones Industriales para analizar la información financiera, relacionada a los costos laborales, para comprobar su integridad y veracidad.

• Uso de la Gerencia de Relaciones Industriales, de procedimientos de revisión y aprobación de los pagos de remuneraciones y cargas sociales para verificar la correcta valuación de estos conceptos.


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RESPUESTA


SÍ NO N/A

3. Existe la preparación de informes gerenciales para controlar:

• Los empleados nómina confidencial. • Los permisos de enfermedad o

vacaciones de empleados. • Fluctuaciones de remuneraciones por

empleados. • Asignación de nómina por período • Nivel de riesgos por departamento. • Pago de beneficios extras e inusuales a

empleados. • Reporte y análisis de horas extras.

4. Existen procedimientos gerenciales adicionales para controlar la veracidad e integridad de los costos laborales reflejados en los Estados financieros

5. Existe una adecuada segregación de funciones en el departamento de Relaciones Industriales que asegure:

• Las funciones de supervisión y control de horarios están separadas de las funciones del personal, procesamientos de pagos de sueldos, desembolsos y contabilidad.

• Los pagos y registros contables son responsabilidades separadas.

• La función de distribución de remuneraciones esta segregada de las funciones de contratación y retiro del personal, aprobación de registro de


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RESPUESTA


SÍ NO N/A

tiempo o preparación de pagos. • La conciliación de la cuenta de pago de

nómina es realizada por un empleado distinto al ejecutor del pago.

• Son revisadas las retenciones y aprobadas por el supervisor de Recursos Humanos.

• Existen controles de revisión para el calculo de las obligaciones laborales tanto patronales como del trabajador. (Se mantiene supervisión de sus registros.)

6. Se mantiene controles sobre el procesamiento automatizado de datos en los siguientes aspectos (Evalúe):.

• Eficacia en los procedimientos de operación de sistemas.

• Confiabilidad de los soportes al programa.

• Existen niveles de jerarquización en el acceso al sistema para la ejecución de las operaciones.


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REALIZAR

PROGRAMA DE AUDITORÍA HECHO

POR FECHA N/A

Objetivos: 1. Realizar una evaluación de la situación

actual del área laboral con la aplicación de un cuestionario al control interno a manera de definir el alcance de las pruebas a aplicar.

2. Son registrados los gastos acumulados no pagados al final del mes (integridad)

3 Los montos son exactos de manera de representar los servicios recibidos por la entidad, y las asignaciones a activos, gastos y otras cuentas con los cálculos correctos (existencia y exactitud).

4 Los principios de contabilidad aplicados a las operaciones donde se realizan los aportes patronales y de los trabajadores sobre los cuales se incluyen, S.S.O , L.P.H, S.P.F, H.C.M, Seguro de vida, Seguro de incapacitación total o parcial y otros costos son apropiados y consistentemente aplicados.

Instrucciones: Antes de comenzar las pruebas de manera detallada, compara los factores resultantes de la evaluación del control interno con la finalidad de detectar omisiones en la


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REALIZAR


POR FECHA N/A

programación y establecer el alcance de la auditoría.

1. Considerar el beneficio de realizar procedimientos de análisis sustantivo (como complemento o alternativa a las pruebas de detalle), tales como pruebas de razonabilidad y análisis de tendencia e índices.

2. Verificar la exactitud matemática de los soportes y cotejar con el balance de comprobación y los registros auxiliares.

3 Verificar la ultima nomina por pagar en los aspectos contables y de la norma antes del levantamiento de la auditoría con los montos subsecuente pagados.

4. Comprobar los montos retenidos en la ultima nomina y verificar si son enteradas a los organismos pertinentes y los aportes al sindicato.

5. Realizar las siguientes pruebas sustantivas de detalle:

• Para el periodo seleccionado, verificar las normas del diario de nomina y cotejar los asientos o traslados de los registros al mayor.

• Revisar la distribución del costo laboral (gastos generales, producción,


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REALIZAR


POR FECHA N/A

administración, logística, etc.) y probar su razonabilidad.

• Para periodos seleccionados verificar ciertos detalles (nombres, horas, deducciones, etc) con los soportes y expedientes, además de verificar los cálculos matemáticos

• Verificar los asientos de nomina con los desembolsos en cuanto al cumplimiento de los principios de contabilidad, autorizaciones de pago, endosos irregulares de pago o alteraciones.

• Cerciorarse que la nomina se cargue a las cuentas contables acertadas.

6. Comprobar pagos de nomina con documentación respaldo, incluyendo registro del personal, determinar que la nomina se cargue en las cuentas apropiadas.

7. Revisar que el supervisor correspondiente de Recursos Humanos revisa los detalle de las nominas.

8. Verificar los cómputos de las acumulaciones de nomina (utilidades, seguro social, vacaciones, días feriados, permiso por enfermedad, bonificaciones, retenciones de nomina.


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REALIZAR


POR FECHA N/A

9. Revisar y probar planes de remuneración que requiere cómputos por actuación incluso datos presentados y supuestos hechos.

• Identificar los planes de beneficios para empleados por medio de :

a) Indagación. b) La revisión de actas. c) Revisión ultima auditoría. d) Revisión de estados financieros. e) Revisión declaración de impuestos

sobre la renta. • Para los planes significativos de

beneficios para los empleados que requieren cómputos y determinaciones por actuación, obtener la siguiente información:

ü El ultimo informe de pago por actuación.

ü Documentos que amparen convenios. ü Datos de fideicomiso. ü Examinar censo del personal con datos

de Relaciones Industriales ü Conciliar los datos agregados del

censo de trabajadores (número de ficha, compensación) con las cantidades indicadas en el presupuesto.

ü Comparar selectivamente el censo con los datos de los expedientes.


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POR FECHA N/A

ü Conciliar los datos y cálculos del fideicomiso de empleados.

ü Verificar selectivamente cumplimientos de los perfiles profesionales de la organización de los empleados.

10. Verificar cualquier relación entre el personal de relaciones industriales que pudiera no permitir la independencia.

11. Preparar una hoja de datos con el plan de beneficios contractuales.

12. Revisar y evaluar la presentación de los saldos contables.

13. Revisar apropiadas y consistentemente la aplicación de los principios contables.

14. Señale los aspectos más importantes en las políticas de operación de Relaciones Industriales, para las provisiones a indemnizaciones, experiencia en pagos simples y con aplicación del Art. 125 L.O.T y el mantenimiento de las indemnizaciones en fideicomiso.

15. Analice la razonabilidad del movimiento de la provisión durante el año y las proyecciones presupuestadas, para determinar


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REALIZAR


POR FECHA N/A

presupuestadas, para determinar cualquier indicación de sí existen condiciones o tendencias que puedan influir sobre el alcance de nuestro trabajo o divulgaciones en el informe.

16. Analice la razonabilidad de la parte de la provisión a corto y largo plazo, la política de anticipos a cuenta de estas indemnizaciones, si las políticas gerenciales se encuentran claramente definidas y si la forma en que operan parecen adecuadas para fines de control.

17. Analice el movimiento de la provisión

para indemnizaciones laborales desde el hasta el en coordinación con las respectivas cuentas de gastos.

18. Evalúe la razonabilidad y suficiencia de la acumulación para indemnizaciones laborales.

19. Revise los pagos efectuados al personal retirado durante el año para los montos mayores o iguales a Bs. y realice el siguiente trabajo:

a) Obtenga los expedientes correspondientes al personal seleccionado .


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REALIZAR


POR FECHA N/A

b) Verifique que los datos en los pagos concuerden con los señalados en el expediente, en cuanto a fecha de ingreso, sueldo etc.

c) Verifique la exactitud matemática y compruebe que la liquidación se realizó en base a los dispuesto en la ley y en los contratos colectivos vigentes de la entidad.

d) Si existen adelantos sobre indemnizaciones, verifique que éstos se encuentran anexos al expediente (copia) y que estén firmados por el empleado.

e) Verifique que los trabajadores no hayan sido incluidos en nóminas posteriores.

f) Verifique que la planilla del cálculo de las indemnizaciones esté firmada por el trabajador.

g) Establezca, en relación a estos pagos, el porcentaje por pagos dobles.

h) Analice el movimiento de la cuenta de indemnizaciones laborales desde el hasta el y extiéndala hasta el cuadre de las acumulaciones con el gasto. Compárela con los cálculos de la acumulación realizado por el Cliente.

i) Comente la política de la entidad respecto a la provisión para pagos por Art. 125 LOT, si existe, y la


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POR FECHA N/A

razonabilidad de éstos. j) Concluya sobre la razonabilidad de los

pagos y la provisión. k) Para el personal incluido en la revisión

de la prueba de nómina y para aquéllos con un importe acumulado mayor de Bs. 500.000,oo en indemnizaciones, revise los datos y pasivo incluido en el cálculo de la acumulación.

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