CAPÍTULO V DISEÑO PROPUESTO 1. PRESENTACIÓN DEL PLAN.

CAPÍTULO V

DISEÑO PROPUESTO

1. PRESENTACIÓN DEL PLAN.

El plan para la auditoria administrativa de las empresas contratistas al

servicio de la industria petrolera, comprende una herramienta administrativa

cuyo propósito fundamental está en descubrir las deficiencias en alguna de

las operaciones de la coordinación de Administración y sus áreas de la

empresa Constructora Mant Braca, C.A. y proponer recomendaciones para la

solución de las mismas.

Esta propuesta responde a la necesidad de la empresa de obtener

información oportuna de si las funciones que se llevan a cabo se cumplen

según las exigencias de la industria petrolera.

Por consiguiente, tiene por finalidad descubrir las desviaciones que se

presentan en relación a los procedimientos establecidos por la empresa.

Por otra parte, tomando en cuenta los resultados obtenidos en la

investigación realizada previamente para precisar las características de este

contexto funcional, el plan constituye un indudable requerimiento gerencial

para la investigación, representando una guía metodológicamente definida

para realizar con la objetividad correspondiente el análisis de los procesos

funcionales de la coordinación de administración, es decir sobre los

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elementos en los métodos de administración y operación para el desarrollo

eficaz y eficiente del trabajo.

De igual manera, persigue anticipar las exigencias que el sector petrolero

realiza a sus proveedores de servicios o insumos, donde cada vez más se

realizan requerimientos sobre la eficiencia de todos y cada uno de los

departamentos de la empresa.

En tal sentido, el plan debe estar dirigido a cubrir las expectativas de este

sector concentrándose en detectar las desviaciones que se presenten,

determinando las causas, para luego ofrecer recomendaciones en base a las

opiniones del auditor acerca de cómo mejorar y orientarse al cumplimiento de

los parámetros previamente definidos por la empresa.

Por último, el plan comprende la respuesta a la disposición de una

herramienta gerencial para llevar a cabo una comprobación detallada sobre

los controles y el desempeño departamental, para cerciorarse de la precisión

y confiabilidad de sus orientaciones y datos que se procesan, consolidar una

administración más eficaz en la empresa y un mejoramiento constante para

el feliz desarrollo de las rutinas y actividades cotidianas.

1.1. ENFOQUE PARA EL DISEÑO DEL PLAN.

Para llevar a cabo con éxito el diseño del plan de auditoría administrativa

en las empresas contratistas al servicio de la industria petrolera, fue

necesario en primer lugar asumir los principios científicos de la auditoría

administrativa y luego, definir objetivos, elaborar un plan para el diseño y

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organizar un sistema de procedimientos para realizarlo, estableciendo los

métodos e instrumentos apropiados para su instrumentación.

En líneas generales, el enfoque para la configuración del plan se

relacionó con el diseño de una herramienta que permitiera la verificación

detallada de las funciones que se realizan en la Coordinación de

Administración de la manera más eficiente posible, cuyos resultados

arrojaran confiabilidad para orientar las decisiones de la gerencia

relacionadas con su mejoramiento continuo, a fin de rendir los beneficios

esperados de las operaciones realizadas por sus integrantes. Por

consiguiente este enfoque consideró que el plan debería corresponder con

un sistema de auditoría bien concebido y fácilmente aplicable, contribuyendo

a obtener los resultados requeridos en el menor gasto de tiempo y esfuerzo y

de la mejor forma posible por parte de sus gestores.

Por ello los elementos fundamentales a establecer se identificaron como

objetivos, procedimientos, políticas, estructura organizacional, medios de

operación y recursos materiales y humanos, coordinados para

operacionalizar la labor de auditoría hacia los propósitos estipulados,

definiéndose una propuesta por secciones y cédulas para facilitar su

implementación organizacional.

Llegado a este punto, este diseño responde a la necesidad de establecer

una clara comprensión sobre los conceptos y elementos que caracterizan a

este tipo de auditoría administrativa, contar con instrumentos de control

precisos y con la urgencia de actuar con la firmeza en el momento oportuno,

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con la disposición de recursos que permitan aumentar la eficiencia de esta

coordinación, sus respectivas áreas y seguir obteniendo utilidades

favorables.

En este orden de ideas, según el efecto de reducir al mínimo la

posibilidad de error en las decisiones que se asuman y mantener un buen

control, se propone este modelo como el diseño conveniente para que las

autoridades de la empresa apliquen la auditoría administrativa requerida a

corto plazo y que les permitirá estar preparados ante las exigencias del

sector petrolero.

2. CONTENIDO DEL PLAN.

De acuerdo con lo anteriormente planteado, el diseño consta de tres

unidades o secciones que representan el plan de auditoria administrativa

para las empresas contratistas al servicio de la industria petrolera, descritas a

continuación:

- Sección Preliminar: En esta sección se describe el alcance del plan de

auditoría, su conceptualización, objetivos general y metas, así como las

principales características de los procesos funcionales de la Coordinación de

Administración, bajo los términos de sus procedimientos, alcance, objetivos,

parámetros de control, condiciones para su ejecución, áreas de control y los

requerimientos y responsables, todos los cuales, representan elementos que

determinan el éxito de la propuesta.

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- Sección Principal: En esta sección se describen mediante cédulas de

análisis los tipos y contenidos de los instrumentos propuestos que permitirán

la ejecución de la auditoría por proceso, con sus respectivos objetivos,

fuentes de información y otros campos de información para el registro de los

resultados del auditor de acuerdo con su operacionalización. Además se

proponen una serie de lineamientos para garantizar el éxito de esta auditoría

de procesos de acuerdo con el presente contenido.

- Sección Final: En esta sección se propone el formato del informe,

mediante el cual, el auditor hará el procesamiento de la información y la

presentación de los resultados obtenidos de la evaluación integral practicada,

sus hallazgos y hechos sobresalientes del proceso, análisis de la

problemática, aspectos revisados, evidencias, conclusiones y

recomendaciones dirigidas a las autoridades de la organización.

2.1. SECCIÓN PRELIMINAR DEL PLAN.

De acuerdo a lo anteriormente planteado, esta sección del diseño consta

de los siguientes segmentos, cuya correspondiente información se describe a

continuación:

ALCANCE DEL MODELO

El plan de auditoría administrativa de los procesos funcionales de la

Coordinación de Administración y sus áreas, constituye una herramienta de

control gerencial dirigida al examen, evaluación, análisis y descripción del

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rendimiento de las operaciones que se realizan en este departamento, los

cuales son los siguientes:

Áreas Responsables Procesos a Auditar Sección Compras Selección y evaluación del Desempeño de

Proveedores Operaciones de Compras Sección de Recursos Humanos

Reclutamiento y Selección de Personal

Elaboración e Implementación del Programa Anual de Adiestramiento/Entrenamiento

Elaboración de Nómina Asistencia Médica Planificación de Vacaciones Inducción del Personal Evaluación de Desempeño del personal Otorgamiento de Permisos (Remunerados y No

Remunerados) Clasificación de Sueldos y Salarios Otorgamiento de Adelanto de Prestaciones

Sociales Sección Contabilidad y Finanzas

Facturación y Cobranza

Cuentas por Pagar Manejo de Caja Chica Análisis de Flujo de Caja Contabilidad General Manejo de Información Bancaria Elaboración de Cheques Manejo de Fianzas y Seguros Cancelación de Obligaciones Legales Servicios a sistemas de Computación e Informática

Finalmente, el alcance del plan de auditoría administrativa para los

procesos funcionales establece su contenido bajo el supuesto de examinar a

fondo mediante cédulas de análisis general y específico los siguientes

elementos relacionados con la gestión de dichos procesos: objetivos,

políticas, estructura, medios de operación y recursos materiales y humanos.

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CONCEPTUALIZACIÓN DEL PLAN

El plan de auditoria administrativa de la empresa Constructora Mant

Braca, C.A. se conceptualiza de acuerdo con los principios y juicios de

Leonard (1996) en materia de auditoría administrativa.

Siguiendo su enfoque, este diseño se entenderá como una herramienta

establecida para practicar un examen completo y constructivo de la

estructura funcional del departamento y de sus métodos de control, medios

de operación y empleo de sus recursos humanos y materiales.

OBJETIVO GENERAL DEL PLAN

El objetivo general del plan de auditoría administrativa para las empresas

contratistas al servicio de la industria petrolera, se formula en los siguientes

términos:

Obtener, investigar y evaluar objetivamente la información y resultados

funcionales derivados de la gestión ordinaria de la Coordinación de

Administración y sus áreas de forma precisa y con oportunidad, para proveer

a la gerencia de datos confiables sobre cuales tomar medidas correctivas de

acción y de esta manera controlar el rendimiento de las operaciones que se

realizan en esta unidad operacional con el fin de cubrir las exigencias del

sector donde se desenvuelve.

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METAS DEL PLAN

Las metas del presente plan de auditoría administrativa se presentan de

la siguiente manera:

- Descubrir oportunamente desviaciones en los procesos.

- Proveer de información válida, verificable y confiable para orientar a las

autoridades sobre el desempeño de sus integrantes.

- Motivar al personal al desarrollo eficiente de sus funciones.

- Asegurar el cumplimiento del manual de procesos administrativos

existente.

- Demostrar la eficiencia de los procedimientos establecidos.

- Consolidar una administración más eficaz en la coordinación con el fin

de satisfacer los requerimientos del sector petrolero.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL PLAN

- Evaluar el comportamiento del departamento en relación a los

estándares preestablecidos.

- Optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la

dinámica administrativa instituida por la organización.

- Constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula

cuantitativamente y cualitativamente con las expectativas y satisfacción del

ente contratante.

- Elevar los niveles de actuación del personal de la coordinación para que

produzcan servicios altamente competitivos.

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- Contar con una herramienta que hace más permeable y receptiva a la

coordinación de administración.

- Ofrecer un mecanismo de aprendizaje para que la coordinación pueda

asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades

de mejora.

- Traducir los resultados de la auditoría en un sólido instrumento de

soporte al proceso de gestión de la coordinación.

- Practicar una auditoría debidamente programada y sistematizada que

asegure resultados confiables.

PROPIEDADES Y ELEMENTOS DE LOS PROCESOS A AUDITAR

Las principales propiedades a reconocer en relación con la auditoría

administrativa de la coordinación de administración de las empresas

contratistas al servicio de la industria petrolera, se expresan bajo términos de

alcance del proceso, objetivos del proceso, parámetros de control (elementos

constantes dentro del planteamiento de los procesos para su ejecución),

condiciones para su ejecución (elementos y situaciones determinantes para

la ejecución y seguimiento de los procesos), áreas de control (etapas claves

para el control y seguimiento de los procesos), requerimientos (recursos

básicos para la realización de los procesos y responsables. Las

principales características de estos campos se describen a continuación:

Procedimientos Objetivo Alcance Parámetros de Control

Condiciones para su ejecución

Áreas de control

Requerimientos y responsables

Selección y Evaluación del desempeño de Proveedores

Mantener un registro calificado y confiable de proveedores que asegure la adquisición de insumos de alta calidad

Aplica desde el inicio de la recolección de información acerca de los proveedores hasta la selección definitiva de los mismos

Manual de procesos administrativos Lineamientos del sector petrolero Recaudos y documentos Normas Covenin ISO 9002

La selección debe estar avalada por la gerencia general Cumplir con los requisitos exigidos en el manual de procesos administrativos

Cumplimiento de las instrucciones Listado de proveedores calificados

Recursos Materiales: Software para el procesamiento del listado de proveedores Recursos Humanos: Jefe de Compras Fuentes de Información: Solicitud de materiales, Formato de listado proveedores, Manual de procesos administrativos Evidencias: Ordenes de compra, facturas

Operaciones de compra

Garantizar la compra de insumos en general que permita satisfacer los requerimientos de la organización

Adquisición de bienes nacionales e internacionales que satisfagan los parámetros de calidad, precio y condiciones de entrega exigidas

Manual de procesos administrativos Especificaciones y normas emanadas por el ente contratante Ley de aduanas y normativas de importación Ley del I.V.A.

Aparecer en el listado de proveedores calificados por la organización Aprobación y firma del gerente general

Cumplimiento de las instrucciones Requisición de materiales Aprobación del jefe de la sección Cotización del proveedor Distribución de la orden de compra Certificados de calidad

Recursos Materiales: Sistema computarizado y equipos de oficina Recursos Humanos: Jefes de sección de compras y comprador Fuente de Información : Requisición de materiales, Cotización de los proveedores Especificaciones técnicas, Manual de procesos administrativos y formato de orden de compra Evidencias: Facturas

FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA

PROPIEDADES Y ELEMENTOS DE LOS PROCESOS FUNCIONALES SECCIÓN PRELIMINAR DEL PLAN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SUS ÁREAS


Condiciones para su

ejecución

Áreas de control Requerimientos y responsables

Reclutamiento y Selección de Personal

Elaborar eficientes procesos de captación de personal mediante programas de selección efectiva.

Dirigido requerir personal ya sea por ascensos, promoción, desincorporación o nuevos ingresos

Manual de procesos administrativos Ley orgánica del trabajo Contratos colectivos /petrolero, construcción, petroquímico)

Requisición de personal Aprobación de la gerencia general

Solicitud de Requisición de Personal Aprobación de requisición de Personal Solicitud de Personal Postulación Oferta de servicios Documentos Personales Orden de Examen Médico Apertura de Expediente del Trabajador. Contratación del Personal. Registro ante el ente contratante Entrega de equipos de Protección Integral

Recursos Materiales: Equipos de oficina Recursos humanos: Jefe re recursos humanos Fuentes de información: Manual de procesos administrativos, leyes en materia labora, Especificaciones del ente contratante Evidencia: Oferta de servicios

Elaboración e Implementación del Programa Anual de Adiestramiento/Entrenamiento

Cumplir con el programa anual de adiestramiento y entrenamiento establecido por la organización

Dirigido a todos los niveles de la organización

Manual de procesos administrativos Programa anual de adiestramiento

Aprobación de la gerencia general

Elaboración de planilla de detección de necesidades de adiestramiento Elaboración de Programa de adiestramiento anual Aprobación del Programa Participación de adiestramiento/entrenamiento Cancelación del curso Resultados del curso

Recursos materiales: Sistema de computación aplicado al procesamiento anual de adiestramiento Recursos humanos: Jefe de recursos humanos Fuentes de información: Formato de detección de necesidades de adiestramiento, manual de procesos administrativos Evidencias: Programa de adiestramiento

FUENTE : ELABORACIÓN PROPIA



Procedimientos Objetivo Alcance Parámetros de

Control Condiciones

para su ejecución

Áreas de control


Elaboración de Nómina

Efectuar procedimientos para la elaboración de cálculos de sueldos y salarios a cancelar a los trabajadores por concepto de prestación de sus servicios durante un lapso de tiempo determinado

Aplica a todo el personal, que de una u otra forma participa en el proceso de elaboración de la misma

Manual de procesos administrativos Ley orgánica del trabajo Contrato colectivo petrolero Contrato construcción

Ingreso a la empresa Software respectivo

Elaboración de Tarjetas de Tiempo Elaboración de Reporte de Tiempo Reporte de Prenómina y/o Nómina final Aprobación del reporte Archivo de reporte de Prenómina Emisión de sobres de pago

Recursos Materiales: Paquete administrativo aplicado al procesamiento de las nóminas Recursos Humanos: Jefe de recursos humanos Fuentes de información: ley del trabajo, contrato colectivo petrolero. Evidencias: Sobres de pago, reportes de ti empo

Asistencia Médica Ofrecer un servicio de asistencia médica al personal para casos de emergencia, exámenes pre y post empleo, pre y post vacaciones y servicios contratados

Todo el personal de la organización

Manual de procesos administrativos Contrato colectivo petrolero Ley del Trabajo

Ingreso a la empresa

Examen de Ingreso Examen de Pre y Post Vacaciones Examen de Retiro

Recursos Materiales: Centro de atención médica Recursos Humanos: Jefe de recursos humanos Fuentes de información: ley del trabajo, contrato colectivo petrolero Evidencia: Exámenes médicos





Condiciones para su

ejecución


Planificación de Vacaciones Planificar las vacaciones a fin de dar cumplimiento con las disposiciones legales y contractuales

Aplica a todas las dependencias de la empresa

Contrato colectivo petrolero Ley del Trabajo

Aprobación de la gerencia general

Reporte de Vacaciones Aprobación del reporte

Recursos Materiales: Software administrativo Recursos Humanos: Jefe de recursos humanos Fuentes de información: ley del trabajo, contrato colectivo petrolero. Evidencias: Programa de vacaciones

Inducción del Personal Proporcionar al nuevo trabajador la información necesaria que le permita desempeñarse en su puesto de trabajo y en la organización

Abarca todas las dependencias involucradas en el ingreso o promoción del personal

Manual de procesos administrativos

Ingreso del personal

Regis tro de inducción al personal

Recursos Materiales: Software administrativo Recursos Humanos: Jefe de recursos humanos y jefe de protección integral Fuentes de información: manual de procesos administrativos





Condiciones para su

ejecución


Evaluación de Desempeño del personal

Evaluar el desempeño de los trabajadores durante el ejercicio de sus funciones.

Aplica a toda la organización


Detección de necesidades de adiestramiento Incremento salarial Promoción, ascenso o desincorporación

Elaboración formato de evaluación de desempeño Discusión de los resultados con el evaluado Archivo de la evaluación

Recursos Materiales: Software administrativo Recursos Humanos: Jefe de recursos humanos y supervisor inmediato Fuentes de información: manual de procesos administrativos

Otorgamiento de Permisos (Remunerados y No Remunerados)

Solicitar formalmente autorizaciones para ausentarse de sus ocupaciones habituales de forma temporal y justificar dicha acción

Aplica a todo el personal de la organización


Justificación adecuada

Solicitud de permiso de ausencia laboral Aprobación de la solicitud

Recursos Materiales: Software administrativo Recursos Humanos: Jefe de recursos humanos Fuentes de información: ley del trabajo, contrato colectivo petrolero. Evidencia: permiso





Condiciones para su

ejecución

Áreas de control


Clasificación de Sueldos y Salarios

Fijar políticas para la clasificación y remuneración de sueldos y salarios, tomando como base los resultados obtenidos de evaluaciones previas al desempeño del personal

Abarca a todo el personal de la organización

Ley orgánica del trabajo Contrato colectivo petrolero Contrato construcción

Decretos del gobierno Aumentos del contrato petrolero

Evaluación del desempeño Aprobación de sueldos

Recursos Materiales: Software administrativo Recursos Humanos: Jefe de recursos humanos Fuentes de información: ley del trabajo, contrato colectivo petrolero Evidencia: Evaluación del desempeño y aprobación de sueldos

Otorgamiento de Adelanto de Prestaciones Sociales

Establecer procedimientos para conceder adelanto de prestaciones sociales a los trabajadores

Abarca a todo el personal según las limitaciones establecidas

Ley orgánica del trabajo Manual de procesos administrativos

Tener acumulada prestaciones sociales

Solicitud de préstamo al personal Aprobación de la solicitud

Recursos Materiales: Software administrativo Recursos Humanos: Jefe de recursos humanos Fuentes de información: ley del trabajo, manual de proc esos administrativos Evidencia: Planilla de solicitud de préstamo o adelanto de prestaciones sociales


PROPIED ADES Y ELEMENTOS DE LOS PROCESOS FUNCIONALES SECCIÓN PRELIMINAR DEL PLAN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA



Condiciones para su

ejecución

Áreas de control


Facturación y Cobranza

Procesar oportunamente facturas y cobranzas ante el ente contratante según las condiciones establecidas y acordadas en el contrato, a fin de mantener niveles de liquidez económica que permita la continuidad de los procesos productivos

Abarca desde la elaboración de facturas hasta hacer efectivo el cobro

Código de comercio Acuerdos entre las partes Normas para la elaboración de facturas decretadas por el gobierno nacional

Soporte de valuaciones Aprobación de la gerencia general

Recepción de Valuaciones Elaboración de factura Aprobación de la factura Entrega al ente contratante Registro en relación de facturas emitidas Pago de la factura

Recursos materiales: software para la emisión de facturas y equipos de computación Recursos humanos: Jefe de sección de contabilidad y finanzas Fuentes de información: Código de comercio, Acuerdos entre las partes. Normas para la elaboración de facturas decretadas por el gobierno nacional Evidencia: Valuaciones, facturas, ordenes de pago

Cuentas por Pagar Procesar en los lapsos previamente acordados, de manera efectiva y oportuna, las obligaciones adquiridas con terceros, mediante el correcto y responsable empleo de los recursos financieros

Todas las actividades referidas al procesamiento de obligaciones por la empresa

Condiciones de pago Normativa de impuestos y contribuciones establecidas por el gobierno

Requisición de materiales Orden de compra Recepción del bien o insumo

Recepción de la factura Revisión de los soportes Registro en las cuentas por pagar Elaboración del informe de cuentas por pagar Pago de las facturas

Recursos materiales: software para la el control de las cuentas por pagar Recursos humanos: Jefe de sección de contabilidad y finanzas Fuentes de información: Acuerdos entre las partes Normas para la elaboración de facturas decretadas por el gobierno nacional Evidencia: Facturas, ordenes de compra, cheques







Manejo de Caja Chica Administrar correctamente los fondos de efectivo asignados a las distintas dependencias

Engloba a todas las dependencias que manejen en forma temporal o permanente fondos de caja chica para cubrir gastos menores e imprevistos


Apertura del fondo de caja chica Necesidad de apertura

Creación del fondo de caja chica Solicitud de reposición Entrega de soportes Reposición de la caja chica

Recursos materiales: software para la el control de los fondos de caja chica Recursos humanos: Jefe de sección de contabilidad y finanzas y dependencia donde se haya asignado el fondo Fuentes de información: Manual de procesos administrativos Evidencia: Facturas

Análisis de Flujo de Caja

Mantener un control de los ingresos y egresos que permita establecer estrategias de negocios e identificar el margen de solvencia de la organización

Contempla la confrontación de todos los compromisos adquiridos y sus ingresos.

Normati va de la empresa

Ingresos y egresos Elaboración de flujo de caja

Recursos materiales: software para la elaboración del flujo de caja Recursos humanos: Jefe de sección de contabilidad y finanzas Fuentes de información: Manual de procesos administrativos Evidencia: formato de flujo de caja




Procedimientos Objetivo Alcance Parámetros

de Control Condiciones para

su ejecución Áreas de control Requerimientos y

responsables Contabilidad General

Registrar cada uno de los movimientos contables de la empresa cumpliendo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, a fin de garantizar una información confiable de los estados financieros de la empresa

Abarca todos los registros de las transacciones contables de la empresa

Principios de contabilidad generalmente aceptados Leyes de impuestos y tributos vigentes Leyes a nivel nacional, regional y municipal

Funcionamiento de la empresa

Registro de asientos contables Reporte de egresos e ingresos Conciliaciones bancarias Libro de compras y ventas Cálculo de los impuestos a pagar

Recursos materiales: software para el registro contable Recursos humanos: Jefe de sección de contabilidad y finanzas , contador externo Fuentes de información: Principios de contabilidad aceptados, Leyes que rigen en la materia Evidencia: Libro diario, libro mayor, estados financieros, libro de compras y ventas, libro de inventario

Manejo de Información Bancaria

Conocer la situación financiera de la empresa en un momento determinado con el propósito de definir un flujo de caja idóneo y determinar las estrategias de negocios que permitan un mejor desempeño de la empresa

Está limitado a las actividades de la empresa inherentes con las entidades bancarias

Normas contables Ley de bancos

Disponer de estados de cuenta, libro diario y cheques en tránsito del mes anterior

Emisión de cheques, depósitos, notas de débito y crédito, préstamos e ingresos Actualización de saldo Conciliación bancaria

Recursos materiales: software para el elaborar la conciliación Recursos Humanos: Coordinador de administración y Jefe de sección de contabilidad y finanzas Fuentes de información: Principios de contabilidad aceptados, Leyes que rigen en la materia Evidencia: Estados de cuenta, libro de bancos







Elaboración de Cheques

Elaborar los cheques según indicaciones recibidas con el fin de garantizar un correcto manejo del pago generado

Tramitar cualquier cancelación o pago

Código de comercio Ley de bancos

Orden de pago Orden de elaboración de cheque Elaboración de cheque y soportes Firma de la gerencia general Entrega al beneficiario y firma Archivo del comprobante

Recursos materiales: Programa para elaboración de cheques, equipos. Recursos Humanos: Jefe fe de sección de contabilidad y finanzas Fuentes de información: Manual de procesos administrativos, código de comercio. Ley de bancos Evidencia: comprobantes de pago, chequeras

Manejo de Fianzas y Seguros

Establecer procedimientos administrativos para la obtención de fianzas laborales o fiel cumplimiento, seguro para el resguardo de los activos

Según las exigencias del ente contratante y de las expectativas de la gerencia general

Especificaciones exigidas por el ente contratante Ley de seguros Políticas de la empresa

Solicitud del entre contratante Vencimiento de las pólizas

Especificaciones del ente contratante Elaboración de las respectivas fianzas y seguros

Recursos materiales: Equipos. Recursos Humanos: Jefe fe de sección de contabilidad y finanzas y empresa aseguradora Fuentes de información: Ley de seguros, manual de procesos administrativos Evidencias: Fianzas y seguros, especificaciones del contrato





Condiciones para su

ejecución

Áreas de control


Cancelación de Obligaciones Legales

Cumplir con las disposiciones legales para la cancelación de compromisos adquiridos con entidades públicas de carácter obligatorio

Cálculo y pago de las obligaciones

Leyes que rigen en materia Normas de las instituciones

Nacimiento del compromiso

INCE Seguro social obligatorio Seguro paro forzoso Ley de Política habitacional Impuesto sobre la renta Impuestos Municipales

Recursos materiales: Programa para cálculo de las obligaciones, equipos. Recursos Humanos: Jefe fe de sección de contabilidad y finanzas Fuentes de información: Leyes que rigen en materia Normas de las instituciones Ley de bancos Evidencia: Planillas de pago y facturas

Servicios a sistemas de Computación e Informática

Ofrecer servicios de informática y sistemas aplicados a los procesos inherentes en todas las áreas de la empresa

Aplica a todas las áreas de la organización

Manual de procesos administrativos Exigencias del ente contratante

Necesidad del empleado y la organización

Mantenimiento de los equipos Sustitución de los equipos

Recursos materiales: Equipos y sistemas administrativos Recursos Humanos: Jefe fe de sección de contabilidad y finanzas y dependencia que lo solicite Fuentes de información: Exigencias del ente contratante Evidencias: Factura de equipos y programas administrativos




Objetivo del instrumento: -Revisar y analizar las propiedades relacionadas con cada uno de los procesos funcionales de la Coordinación de Administración y sus áreas. -Registrar la situación real de los principales aspectos, condiciones y características que permitan al auditor ampliar la información y conocimientos sobre cada uno de los procesos funcionales realizados en la coordinación de administración y sus áreas Elementos a auditar: Si No Observaciones Evidencias Objetivos 1. Conoce el objetivo del proceso 1. Se cumple el objetivo del proceso 2. El objetivo del proceso está claramente formulado 3. El objetivo del proceso está actualizado 4. El objetivo del proceso está disponible por escrito El proceso está orientado a las exigencias de la industria petrolera

El proceso cumple con los requisitos del sector petrolero

Políticas El funcionamiento de este proceso está de acuerdo con la política de la coordinación

Se cumple la política de la coordinación El proceso permite cubrir las expectativas de la organización


SECCIÓN PRINCIPAL DEL PLAN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA CÉDULA DE ANÁLISIS GENERAL

LISTA DE COTEJO COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SUS ÁREAS

Elementos a auditar: Si No Observaciones Evidencias El funcionamiento de este proceso es sinónimo de rapidez

El funcionamiento de este proceso demuestra calidad de operación

El proceso está diseño bajo políticas de calidad El funcionamiento de este proceso es sinónimo de calidad y oportunidad

Estructura El proceso es realizado por el área correspondiente El diseño actual de este proceso permite que todos sus responsables realicen un buen trabajo

Las etapas de ejecución de este proceso están organizadas debidamente

El proceso es realizada por el responsable según las instrucciones de la empresa

Se logra cumplir con el proceso Es adecuada la distribución de la carga de trabajo relacionada con la ejecución del proceso

Procedimientos: Los procedimientos están claramente establecidos para atender las necesidades de l proceso

Los procedimientos para llevar a cabo el proceso son realizables




Elementos a auditar: Si No Observaciones Evidencias Los procedimientos del proceso siguen un orden cronológico correcto

El proceso explica claramente quien debe llevar a cabo cada procedimiento

Los procedimientos del proceso tienen relación con sus conocimientos

Medios de Operación El proceso se aplica con rapidez El proceso se encuentra establecido por escrito El proceso se aplica con calidad Los métodos de trabajo del proceso están obsoletos Cuenta usted con los medios necesarios para llevar a cabo el proceso

Recursos Materiales y Humanos Se cuenta con los recursos materiales necesarios para lograr llevar a cabo el proceso

Se cuenta con los recursos humanos necesarios para llevar a cabo el proceso

Controles El proceso es revisado frecuentemente para disminuir los errores

El proceso cuenta con una herramienta de control que lo regule

FUENTE : ELABORACION PROPIA



Elementos a auditar: Si No Observaciones Evidencias Se aplican medidas correctivas para resolver los problemas que se presentan

Se lleva un registro de los resultados de evaluaciones anteriores

Deficiencias El proceso satisface las inquietudes de los trabajadores

Se necesita un mayor un número de personas para mejorar el cumplimiento del proceso

La actuación del personal es acertada considerando la importancia del proceso

La explicación a los usuarios de este proceso son razonables

Se fomenta al usuario acerca de la importancia del proceso

El personal del departamento está en la capacidad de dirigir satisfactoriamente el proceso

El personal tiene la experiencia para satisfacer las necesidades de los usuarios con respecto a este proceso

Se requieren efectuar cambios en el departamento para mejorar la eficiencia del proceso ante los usuarios




Elementos a auditar: Si No Observaciones Evidencias El rendimiento del departamento se fundamenta en una adecuada ejecución de cada uno de los procesos que realizan sus áreas

La distribución de la carga de trabajo en las áreas del departamento es equitativa

Los trabajadores de las áreas coordinan sus esfuerzos para la ejecución de cada proceso

En el departamento existe la necesidad de establecer mejores condiciones para la ejecución del trabajo

Se requieren métodos de evaluación de las actividades por proceso

Causas: Los empleados están calificados para los puestos que ocupan

El personal conoce las responsabilidades del trabajo que realiza

Las soluciones a los problemas de los usuarios dependen del jefe del departamento

Los empleados del departamento se encuentran autorizados para actuar según sus conocimientos ante las necesidades de los usuarios

Para los usuarios están claras las funciones del departamento

El personal del departamento tiene la preparación y la experiencia necesarias para realizar el trabajo

Efectos: FUENTE : ELABORACIÓN PROPIA



Elementos a auditar: Si No Observaciones Evidencias Las funciones que realiza el departamento y sus áreas pueden ser coordinadas de acuerdo con las necesidades del personal

El comportamiento del personal demuestra fallas en la delegación de autoridad y responsabilidad

Los resultados de cada proceso están demostrando están demostrando pérdida de efectividad en la solución de los problemas a los trabajadores

Las respuestas de la coordinación a las inquietudes del personal son reconocidas como satisfactorias por sus usuarios

Los usuarios critican el funcionamiento de la coordinación por la pérdida de eficiencia

Las fallas en la coordinación y sus áreas son frecuentes

Es necesario reclasificar el personal de la coordinación




CUESTIONARIO PARA LA AUDITORÍA DE LOS PROCESOS

FUNCIONALES

El cuestionario de control interno consta de tres (3) áreas de información.

En la primera área, se establece los objetivos del instrumento; la segunda,

comprende el señalamiento de la fecha (día, mes y año) de la aplicación del

cuestionario. La tercera parte, presenta los siguientes campos de

información:

-Aspectos a auditar: Comprenden los ítems sobre los cuales los

empleados registrarán sus conocimientos en relación con el proceso que se

audita.

-Si/No: Posiciones registradas por los empleados por cada aspecto a

auditar, considerando sus conocimientos en la materia.

-Observaciones: Área destinada para los comentarios que necesiten

referir los empleados sobre cada aspecto a auditar.

En líneas generales, este recurso está diseñado para orientar al auditor

sobre aquellos eventos y referencias, las cuales, no son accesibles al

proceso y/o fáciles de precisar a partir de la observación de los hechos,

revisión a las fuentes de información y mediante la aplicación de los

anteriores instrumentos planteados.

Por consiguiente, los ítems del formato se plantean discretamente sobre

aquellos asuntos que el auditor considera necesarios reconocer y analizar

científicamente por proceso funcional auditado en la Coordinación de

Administración y sus áreas.

El cuestionario de control interno se presenta a continuación:

Objetivos del instrumento: -Establecer por escrito los datos sobre los hechos y aspectos que interesan para la auditoría de los procesos funcionales de la Coordinación de Administración según los conocimientos e intervención de los empleados. -Establecer la operacionalización de los objetivos de la auditoría realizada sobre los procesos funcionales de la Coordinación de Administración a partir de la información disponible por los empleados, sobre la base de preguntas concretas que permitan ampliar los conocimientos registrados con respecto al funcionamiento real que existe en las áreas que lo comprenden. -Obtener de manera sistemática y ordenada información de los empleados de la Coordinación de Administración sobre los aspectos a auditar, para ser tratada científicamente: clasificada y analizada descriptivamente a partir del trabajo de campo. Fecha: De 200_ Aspectos a auditar: SI NO OBSERVACIONES

SECCIÓN DE COMPRAS SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE PROVEEDORES

¿Se invitan a concurso de precalificación a los proveedores por escrito o prens a? ¿Se le solicitan a lo proveedores los documentos mercantiles que garanticen su legal constitución?

¿Se le solicitan a los proveedores los beneficios, condiciones y garantías acerca de los servicios que ofrecen?

¿Se evalúan y analizan los aspectos y condiciones de los proveedores a precalificar? ¿Se determina que los aspectos y condiciones de los proveedores satisfagan las necesidades y requerimientos de la organización?

SECCIÓN PRINCIPAL DEL PLAN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA CÉDULA DE ANÁLISIS ESPECÍFICA POR PROCESO

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SUS ÁREAS

Aspectos a auditar: SI NO OBSERVACIONES ¿Se presenta la información obtenida para la aprobación de la Coordinación de administración? ¿Se entrega la información obtenida a la gerencia general para su aprobación definitiva? ¿Se elabora el listado de proveedores calificados? ¿Se le entrega el listado de proveedores calificados al comprador? OPERACIONES DE COMPRA ¿Se recibe la requisición de materiales? ¿Se revisa, verifica y aprueba la requisición de materiales? ¿Se estudia y selecciona del listado a posibles proveedores que cumplan con los requerimientos?

¿Se solicita cotización a los proveedores seleccionados? ¿Se entregan las cotizaciones al jefe de compras para la selección y aprobación? ¿Se realizan las órdenes de compra según la requisición de materiales? ¿Se distribuye la información según las instrucciones?

SECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS RECLUTAMINETO Y SELECCIÓN DE PERSONAL

¿Se recibe solicitud de requisición de personal? ¿Se evalúa y verifica la requisición de personal? ¿Se envía la solicitud de personal a la gerencia general para su aprobación? ¿Se realiza la requisición de personal al sindicato? ¿Se entrega la oferta de servicios al candidato? ¿Se realiza entrevista al candidato? ¿Se elabora la orden de examen médico? ¿Se realiza la apertura del expediente al candidato ya seleccionado? ¿Se elabora documento de contratación según las leyes y normativas vigentes? ¿Se le entregan al candidato equipos de protección integral?



Aspectos a auditar: SI NO OBSERVACIONES

INDUCCIÓN AL PERSONAL ¿Se le indica al empleado los beneficios legales y contractuales que le aplican? ¿Se realiza El instructivo de inducción de personal? ¿Se presenta al empleado a sus compañeros de trabajo? ¿Se ubica al empleado en su puesto de trabajo? ¿Se le entrega al empleado la descripción de su cargo? ¿Se le entrega al empleado sus funciones y responsabilidades por escrito?

ASISTENCIA MÉDICA ¿Se remite al candidato al centro médico autorizado para practicar el examen médico de ingreso, egreso, pre y post vacaciones?

¿Se elabora la orden de examen médico que aplique? ¿Se evalúan los resultados del examen médico? ¿Se incluye al candidato en la lista de las farmacias y clínicas para que reciba el servicio? ¿Se le informa al trabajador acerca de su descarte en el caso que aplique? ¿Se archiva el resultado del examen en el expediente del candidato?

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DEL PERSONAL ¿Se elabora el formato de evaluación de desempeño? ¿Se realiza la evaluación por el responsable según los lineamientos de la empresa? ¿Se realiza de manera programada la evaluación del desempeño? ¿Se da a conocer al evaluado los resultados de su evaluación? ¿Se entrega el resultado de la evaluación al gerente general para su aprobación?

CLASIFICACIÓN DE SUELDOS Y SALARIOS ¿Se realiza la evaluación de desempeño? ¿Se asigna un salario de acuerdo a los resultados obtenidos en la evaluación del desempeño? ¿Se envía el listado de los nuevos sueldos a la gerencia general para su aprobación?



Aspectos a auditar: SI NO OBSERVACIONES ¿Se le informa al trabajador acerca del nuevo sueldo? ¿Se toman en cuenta los niveles de estudio del trabajador en la clasificación de los sueldos? ¿Se tiene establecido los sueldos de acuerdo a la categoría y nivel de estudio del trabajador? ¿Se establece el sueldo del trabajador de acuerdo a los tabuladores que rigen según el contrato petrolero y/o construcción o ley del trabajo?

ELABORACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADIESTRAMIENTO/ENTRENAMIENTO

¿Se realiza la detección de necesidades de adiestramiento del personal? ¿Se consulta con el supervisor inmediato sobre las necesidades de adiestramiento del trabajador?

¿Se entrega a la gerencia general el programa anual de adiestramiento para su aprobación? ¿Se publica el programa de adiestramiento para el conocimiento general del personal? ¿Se gestiona ante la sección de contabilidad y finanzas el pago del curso y viáticos necesarios?

ELABORACIÓN DE NÓMINA ¿Se recibe la tarjeta de tiempo por parte del supervisor inmediato del trabajador? ¿Se verifica que la tarjeta esté firmada por el trabajador y el supervisor? ¿Se realiza el llenado del reporte de tiempo? ¿El reporte de tiempo es realizado por el responsable según los lineamientos de la empresa? ¿Se indica en el reporte los beneficios y deducciones que aplican según el contrato? ¿Se ingresan los datos del tiempo del trabajador según el reporte de tiempo? ¿Se genera una prenómina para ser revisada por el jefe de recursos humanos? ¿Se realizan los correct ivos a la prenómina en el tiempo oportuno? ¿La aprobación de la prenómina es realizada por la persona adecuada? ¿El sistema computarizado que se tiene en la empresa para el cálculo de la nómina está actualizado según el contrato que aplique?



Aspectos a auditar: SI NO OBSERVACIONES ¿Se emite la nómina definitiva para la aprobación del coordinador de administración? ¿Se entrega la relación de nómina a la sección de finanzas para gestionar el pago? ¿Se cancela al trabajador en las fechas establecidas y programadas de acuerdo al tipo de contratación?

PLANIFICACIÓN DE VACACIONES ¿Se planifican las vacaciones del personal de acuerdo a los lineamientos de la empresa? ¿Se toman en cuenta las necesidades de la empresa para la elaboración del programa de vacaciones?

¿Se toma en cuenta las funciones del trabajador para la programación de las vacaciones? ¿Se realizan planes de contingencia para suplir las ausencias por vacaciones? ¿Se entrega el programa de vacaciones a la gerencia general para su aprobación?

OTORGAMINETO DE PERMISOS PARA AUSENCIA LABORAL ( REMUNERADOS Y NO REMUNERADOS)

¿Se dispone de un formato para la solicitud de permisos para ausentarse? ¿Se verifica que la ausencia no repercuta en el funcionamiento efectivo de la organización? ¿Se verifica el record de ausencias del trabajador? ¿Se toma en cuenta el motivo del permiso para determinar si es remunerado o no? ¿Se entrega la solicitud de permiso al jefe de la sección para su aprobación? ¿Se archiva copia del permiso en el expediente del trabajador?

OTORGAMIENTO DE PRESTAMOS Y ADELANTO DE PRESTACIONES ¿Se llena la instrucción de solicitud de préstamo? ¿El supervisor inmediato es quien entrega la solicitud al jefe de recursos humanos? ¿Se determina la viabil idad del préstamo o adelanto de acuerdo al sueldo del trabajador o lo acumulado en prestaciones sociales?

¿Se informa al trabajador la forma del descuento?

SECCIÓN PRINCIPAL DEL PLAN DE AUDITORÍA ADM INISTRATIVA CÉDULA DE ANÁLISIS ESPECÍFICA POR PROCESO


Aspectos a auditar: SI NO OBSERVACIONES ¿Se envía la solicitud al jefe de contabilidad y finanzas para que se genere el pago? ¿Se archiva en el expediente del trabajador copia de la solicitud y del pago? ¿Se cumple con lo estipulado en las leyes que rigen en la materia para el otorgamiento de los adelantos de prestaciones sociales?

SECCIÓN DE CONTABILIDAD Y FINANZAS FACTURACIÓN Y COBRANZA

¿Recibe soportes (valuaciones, orden de cobro) para realizar la factura? ¿Se realiza la factura de acuerdo a lo establecido con el ente contratante? ¿Se realiza la factura según las leyes que rigen en materia? ¿Se verifican cambios en las normativas que rigen en materia constantemente? ¿Se verifican los soportes de las facturas según precios fijados con el cliente? ¿Se entrega la factura al la gerencia general para su aprobación? ¿Se distribuyen las copias de las facturas según los lineamientos de la empresa? ¿Se informa a la sección de finanzas para gestionar el proceso de cobro? ¿Se vigila el vencimiento de la factura para el cobro oportuno’ ¿Se genera listado de cuentas por cobrar?

CUENTAS POR PAGAR ¿Se verifica la factura recibida contra lo solicitado en la orden de compra? ¿Se verifica el monto cobrado en la factura contra lo cotizado por el proveedor? ¿Se verifica la factura contra la recepción de materiales de almacén? ¿Se registra la factura en el software correspondiente? ¿Se elabora listado de Cuentas por pagar? ¿Se entrega el listado al coordinador de administración? ¿Se tiene establecido un período para la elaboración del listado? ¿Se determinan las prioridades de pago de acuerdo a la fecha de vencimiento del pago?



Aspectos a auditar: SI NO OBSERVACIONES ¿Se determinan las prioridades de pago para mantener las funciones operativas de la empresa?

¿Se determina conjuntamente con la gerencia general los pagos a realizar? ¿Se informa al proveedor acerca del día de pago establecido? ¿Se toma en cuenta el flujo de caja para realizar los pagos?

MANEJO DE CAJA CHICA ¿Se recibe el monto establecido para la apertura de la caja chica de la respectiva dependencia? ¿Se entrega al encargado de la caja chica un formato de reposición de caja chica? ¿Se solicitan los soportes respectivos al encargado de la caja chica al solicitar su reposición? ¿Se verifican los soportes entregados? ¿Se solicita la aprobación de la coordinación de administración para efectuar la reposición?

ANÁLISIS DE FLUJO DE CAJA ¿Se verifican los compromisos adquiridos por la empresa de acuerdo a su vencimiento? ¿Se verifica el vencimiento de las facturas de los servicios públicos? ¿Se determina la disponibilidad de efectivo en los bancos y las cuentas por cobrar en un período establecido?

¿Se elabora el flujo de caja para su discusión con la gerencia general? ¿Se informa al jefe de la sección de contabilidad y finanzas acerca de los resultados de la reunión con la gerencia general?

CONTABILIDAD GENERAL ¿Se registran los asientos contables según los principios de contabilidad generalmente aceptados?

¿Se lleva el libro de compras? ¿Se lleva el libro de ventas? ¿Se lleva el libro de inventarios?



Aspectos a auditar: SI NO OBSERVACIONES ¿Se lleva el libro mayor? ¿Se realizan los cálculos de los impuestos derivados de las actividades de la empresa’ ¿Se entrega al contador los soportes de los ingresos y egresos durante los tres primeros días del mes siguiente al cierre?

¿Se revisa conjuntamente con el contador la relación de ingresos y egresos del mes? MANEJO DE INFORMACIÓN BANCARIA

¿Se solicita al banco el estado de cuenta correspondiente al mes a conciliar durante los prim eros cinco día del mes siguiente’

¿Se solicitan al banco los soportes de notas de crédito y débito? ¿Se lleva un libro de bancos? ¿Se actualiza el saldo de los bancos resultantes de las conciliaciones?

ELABORACIÓN DE CHEQUES ¿Recibe ord en de elaboración de cheques por parte del gerente general? ¿La elaboración de los cheques se soporta con facturas? ¿Se cumplen las normas establecidas en el código de comercio? ¿Se revisan los cheques (monto, fecha) de acuerdo a la factura que se cancela? ¿Se solicita del beneficiario la firma del comprobante de pago? ¿Se distribuye el comprobante de acuerdo a los lineamientos de la empresa?

MANEJO DE FIANZAS Y SEGUROS ¿Se tienen establecidos compañías de seguros confiables? ¿Se realizan las fianzas según los requerimientos del ente contratante? ¿Se verifica el vencimiento de las pólizas de seguro para su renovación? ¿Se archiva las pólizas de seguro en un lugar accesible y adecuado? ¿Se distribuyen copias de las pólizas a los responsables respectivos? ¿Se registran las fechas de vencimiento de pago de las pólizas financiadas?



Aspectos a auditar: SI NO OBSERVACIONES ¿Se revisan regularmente las cláusulas de las pólizas y fianzas? ¿Se gestionan los pagos de las primas de las fianzas?

OBLIGACIONES LEGALES ¿Se realiza el cálculo y pago del aporte al INCE? ¿Se realiza el cálculo y pago del aporte al Seguro Social Obligatorio? ¿Se realiza el cálculo y pago del Paro Forzoso? ¿Se realiza el cálculo y pago del aporte de Ley de Política Habitacional? ¿Se realiza el cálculo y pago del aporte del trabajador por concepto de Retención del I.S.L.R.? ¿Se realiza el cálculo y pago del aporte de la empresa por impuestos municipales? ¿Se realiza el cálculo y pago del I.V.A., Impuesto a los activos empresariales, Impuesto sobre la renta, retenciones de I.S.L.R. en las fechas establecidas por los organismos competentes?

¿Se verifica el cálculo de las obligaciones legales según las normas y leyes vigentes? SERVICIOS A SISTEM AS DE COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA

¿Se notifica a todas las secciones las fechas programadas para el mantenimiento de los equipos?

¿Se verifica con los jefes de las dependencias las necesidades de actualización de los programas administrativos?

¿Se coordina con la empresa que realiza el mantenimiento la fecha de disposición de la empresa?

¿Se solicita garantía del servicio a la empresa contratada? FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA



LINEAMINETOS PARA LA GESTIÓN DE LA AUDITORÍA DE LOS

PROCESOS

A continuación se presentan una serie de orientaciones encaminadas a

consolidar la eficiencia que se espera con la ejecución de la auditoría

administrativa dirigida sobre los procesos funcionales de la Coordinación de

administración y sus áreas, las cuales son las siguientes:

-Verifique para la aplicación de los instrumentos la existencia de los

elementos y fuentes de información que definen los procesos funcionales de

la coordinación y la sistematicidad de los procedimientos. Para ello maneje

permanente como una guía las tablas de los procesos funcionales y sus

respectivos procedimientos expuesta en la sección preliminar del plan.

-Para recopilar e interpretar correctamente los hechos pertinentes y de

importancia para el éxito de la auditoría, constate el estado de las

propiedades que definen los procesos auditados.

-Aplique las técnicas e instrumentos establecidos en el plan para

garantizar la consecución de la información necesaria y adecuada.

-Determine y registre inmediatamente la realidad de los hechos en los

campos de información establecidos en las cédulas de análisis propuestas.

-Realice las comprobaciones necesarias mediante los registros descritos

basándose en los elementos fundamentales de los procesos funcionales de

dicho departamento.

-Planifique su trabajo sobre la base de llevar a cabo una revisión

secuencial de los procesos durante la auditoría.

-Cersiórese sobre la participación de cada persona a entrevistar y de sus

conocimientos en los puntos trabajos, pues siempre hay el riesgo de

presentarse desviaciones.

-Emprenda discusiones previas con las autoridades de la Coordinación de

administración y realice sus observaciones.

-Al iniciar la recolección de la información, fije el alcance de su trabajo por

etapas de acuerdo a lo que pretenda realizar y señale previamente a su

respectiva población sobre la necesidad de localizar las fuentes específicas

de datos relacionadas con el ejercicio de la auditoría.

-Considere durante el proceso, analizar las opiniones y sugerencias

argumentadas con validez por parte de la población de las áreas auditadas,

las cuales pueden ser de gran utilidad.

-Seleccione de acuerdo con los resultados obtenidos en la práctica del

análisis preliminar y según su experiencia los procesos funcionales cuya

complejidad ameriten dedicación y tiempo, en virtud de la posible necesidad

de una mayor concentración en determinados elementos que necesiten una

especial atención. Por ello, todo elemento sometido a estudio exigirá de su

parte un cuidadoso análisis, interpretación y síntesis.

2.3. SECCIÓN FINAL DEL PLAN.

Esta sección del plan describe el formato modelo del informe, mediante el

cual, el auditor hará el procesamiento de la información y la presentación de

los resultados obtenidos de la evaluación integral practicada, sus hallazgos y

los hechos sobresalientes de esta gestión, análisis de la problemática,

aspectos revisados, evidencias, conclusiones y recomendaciones dirigidas a

las autoridades de la institución, respectivamente, cuya organización de

describe a continuación.

INFORME MODELO DE AUDITORÍAADMINISTRATIVA

El informe modelo para registrar los resultados obtenidos de la auditoría

dirigida a los procesos funcionales de la Coordinación de Administración y

sus áreas, se divide en unidades, cuyo propósito fundamental es organizar

sistemáticamente la presentación de la comunicación que transmita el auditor

de los hechos esenciales, para informar de una manera eficaz los datos

obtenidos en sus investigaciones, los cuales, se relacionan directamente con

los problemas detectados en el sistema administrativo y funcional de la

coordinación de administración.

Los elementos que definen las unidades de este informe modelo de

auditoría administrativa del mencionado departamento, se especifica a

continuación:

-Unidad introductoria: En este segmento se deben incluir los comentarios

necesarios respecto a los objetivos general y específicos que orientaron la

auditoría o examen, la naturaleza del trabajo realizado, los recursos, métodos

y técnicas aplicadas para establecer las revisiones correspondientes a las

fuentes de información y evidencias accesibles al auditor, el alcance, fecha y

lapso de duración del estudio. Seguidamente, se deberán destacar los

hallazgos de especial interés, sobre todo, los cuales necesitan de una acción

correctiva.

En este orden de ideas, se emprenderá que esta es una de las secciones

más importantes, porque es donde el auditor deberá manifestar una a una y

en forma breve, las principales situaciones perjudiciales, identificadas para

atraer la atención y crear las expectativas correspondientes.

En esta unidad se resumirán los aspectos revisados de mayor

importancia. Al final de cada exposición, convendrá incluir una indicación

orientadora para iniciar a los lectores autorizados a buscar mayores detalles

en el cuerpo del documento.

-Unidad preliminar: En este segmento se expondrá lo concerniente a los

asuntos discutidos con los supervisores de la Coordinación de

administración, destacando principalmente las circunstancias anormales;

deficiencias importantes y posibles causas; las evidencias relevantes, hasta

los efectos más apreciables. En este sentido, deberá referir brevemente los

métodos aplicados para la obtención de la información y los detalles más

sobresalientes de la gestión de la entrevista estructurada orientada para

estos sujetos.

-Unidad principal: Esta sección corresponderá con el análisis de la

problemática bajo los términos de detalles de las evaluaciones ejecutadas,

condiciones y todo aquello afín a los aspectos examinados sobre los

procesos funcionales de la coordinación de administración.

El auditor proseguirá en esta sección con su información y expresará, en

forma resumida, cuáles fueron las prácticas encontradas y su punto de vista

sobre las mismas. Todos estos datos serán dispuestos en renglones

identificados como principales y secundarios, de modo que las personas

autorizadas para la lectura del informe puedan captar bien la realidad de los

procesos y de los demás elementos examinados.

-Unidad complementaria: Esta sección referirá la discusión sobre las

prácticas examinadas, los hallazgos y argumentos relacionados en pro o en

contra de los procesos funcionales auditados en la coordinación de

administración, así como las conclusiones generales relacionadas con esta

gestión.

-Unidad Final: Sección relativa a las recomendaciones o propuestas del

auditor, en la cual, describirá su parecer ventajoso para la institución. En

caso necesario, presentará bajo el rubro de anexos, aquellas gráficas,

tablas, listas y otras clase de datos que soporten el texto del informe y

satisfagan su finalidad de acuerdo con los soportes y calidad de los

instrumentos diseñados para la obtención de la información durante el

proceso de investigación, considerando el procesamiento cualitativo y/o

cuantitativo dirigido sobre los datos.

De acuerdo a lo antes expuesto, la diagramación ejemplar que permite

visualizar este informe se propone enseguida.

UNIDAD INTRODUCTORIA PARA: Especifique el cargo y la unidad del receptor del informe: Coordinación de Administración DE: Especifique el rango y la unidad emisora del informe: Auditor Interno FECHA: Especifique el día, mes y año: 30 de Julio de 2002 ASUNTO: Especifique el evento que resume el contenido del informe: Auditoría administrativa de la coordinación de administración. Áreas involucradas: Sección de Compras, Sección de Contabilidad y finanzas y Sección de Recursos Humanos. ASPECTOS INTRODUCTORIOS SOBRE EL PROCESO OBJETIVO GENERAL: Especifique el objetivo general que orientó el examen practicado a los procesos funcionales de la Coordinación de Administración y sus áreas OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Describa los objetivos específicos que orientaron la auditoría practicada a los procesos funcionales de la Coordinación de Administración y sus áreas ALCANCE: Especifique el seguimiento y extensión del examen practicado a los procesos funcionales de la Coordinación de Administración NATURALEZA: Especifique el carácter fundamental del examen practicado a los procesos funcionales de la coordinación de Administración y sus áreas FECHA Y LAPSO DE DURACIÓN DEL ESTUDIO : Especifique el período que comprendió la ejecución del examen practicado a los procesos funcionales de la coordinación de administración y sus áreas, indicando la fecha de inicio y la de terminación RESUMEN DE HALLAZGOS: Especifique los hechos sobresalientes encontrados a partir del examen practicado a los procesos funcionales de la Coordinación de Administración y sus áreas

INFORME DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA SECCIÓN FINAL DEL PLAN

UNIDAD PRELIMINAR PUNTOS DE DISCUSIÓN: Especifique los asuntos discutidos con los supervisores de la Coordinación de Administración y sus áreas. CIRCUNSTANCIAS ANORMALES: Especifique los eventos atenuantes y agravantes que afectan la gestión eficaz y eficiente de los procesos funcionales de la Coordinación de Administración y sus áreas. DEFICIENCIAS: Especifique los defectos de los procesos funcionales que deterioran la gestión de la Coordinación de Administración y sus áreas. Causas de las desviaciones: Especifique los eventos que originan los defectos de la gestión de los procesos funcionales de la coordinación de Administración y sus áreas. EVIDENCIAS: Especifique los soportes que certifican claramente los hallazgos descritos mediante la auditoría administrativa aplicada a los procesos funcionales de la coordinación de administración y sus áreas. Efectos: Especifique las consecuencias de los defectos en la gestión de los procesos funcionales de la Coordinación de Administración y sus áreas.


UNIDAD PRINCIPAL ANÁLISIS DE LA PROBLEMÁTICA: Especifique los detalles de las evaluaciones ejecutadas, condiciones y aspectos examinados sobre los procesos funcionales de la Coordinación de Administración y sus áreas. ANÁLISIS DE LAS PRÁCTICAS: Especifique los detalles de las prácticas encontradas y trabajos ejercidos en relación con la gestión de los procesos funcionales de la Coordinación de Administración y sus áreas. Jerarquice en primarios y secundarios los datos obtenidos.


UNIDAD COMPLEMENTARIA DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS: Argumente sus puntos de vista con respecto a la problemática planteada y los hallazgos sobre los procesos funcionales de la Coordinación de Administración y sus áreas. CONCLUSIÓN: Describa EL razonamiento final sobre la auditoría practicada a los procesos funcionales de la Coordinación de Administración y sus áreas.


UNIDAD FINAL RECOMENDACIONES: Describa las ventajas y propuestas para la resolución de la problemática planteada con respecto a la gestión de los procesos funcionales de la Coordinación de Administración y sus áreas.


CAPÍTULO V DISEÑO PROPUESTO 1. PRESENTACIÓN DEL PLAN.

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Transcript of CAPÍTULO V DISEÑO PROPUESTO 1. PRESENTACIÓN DEL PLAN.