MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Copyright © 2003 SENA - CEV Comunidad Educativa Virtual - Todos los derechos reservados.

Semana 1: Determinar las necesidades del Cliente Primera parte

Eventos Definición Evento viene de eventualidad, actividad especial que se realiza fuera de la rutina regular para celebrar un acontecimiento, lo que implica concertación, planeación, organización y ejecución. Entre los eventos más usuales y frecuentes están: la celebración de los 15 años, matrimonios, congresos anuales de odontólogos, médicos, arquitectos, banquete del millón. El manejo y organización de eventos es parte integral y significativa de la actividad turística mundial. Su realización ha ejercido una influencia en el desarrollo turístico y hotelero y cada día se busca una mejor satisfacción del usuario, cada vez más exigente. Esperamos en el desarrollo de este curso dar conceptos claros y sencillos que le permitan tener éxito en la organización y desarrollo de los objetivos. Entre los eventos que podemos encontrar en nuestra labor profesional tenemos: 1. EVENTOS LABORALES Son aquellos eventos relacionados con el ambiente laboral y de trabajo. Reunión Corporativa

Es una reunión periódica de carácter obligatorio para todos los funcionarios de una institución, donde se plantea todo el quehacer de la empresa para una puesta en común.

De Ventas

Reunión para establecer políticas, estrategias, compromisos y entrenamiento a los trabajadores con respecto a los productos y servicios que ofrece la organización.

De Capacitación

Evento que permite cualificar el talento humano para mejorar su desarrollo laboral, social y personal en pro de la empresa.

De Accionistas

Reunión de socios accionistas de una empresa con el ánimo de definir políticas de inversión que le garanticen la rentabilidad de su capital.

Presentación de Productos

Exposición con objetivo de formular un proyecto, cuya metodología es el análisis, estudio de factibilidades, objetivos, metas, estrategias y recursos necesarios para el desarrollo del mismo.

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Conferencias

Exposición oral en publico, que consiste en disertar durante cierto tiempo sobre un tema especifico con un objetivo y forma definida, previamente preparado, con el propósito de ilustrar suficientemente a un determinado auditorio.

Viajes de Premios Es un estímulo o premio a los empleados de una organización por el cumplimiento de metas propuestas por un período determinado.

Reunión De Juntas Directivas

Reunión de juntas directivas quienes reciben información de gerencia y dirección de la empresa para que con base en esta se tomen decisiones sobre políticas, administración y operación de la institución que representan.

2. REUNIONES ASOCIATIVAS Referentes al ámbito empresarial o grupal Convenciones

Convocatoria a una población homogénea para determinar intereses comunes donde se plantean tesis y argumentos propios de su gremio, se toman decisiones y se establecen estrategias frente al fenómeno objeto del evento.

Congresos

Intercambio de experiencias y opiniones entre un grupo de personas muy calificadas en determinada especialidad, o entre miembros de diversos grupos y de instituciones del mismo ramo, capaces de analizar un problema común basados en los datos informativos que todos ellos aportan.

Foros

Participación grupal para intercambiar ideas sobre un tema de interés general, cuya finalidad es: permitir la libre expresión de ideas, fomentar el interés hacia el tema, estimular la reflexión y la critica, desarrollar el compañerismo, llegar a conclusiones y acuerdos, analizar ideas y puntos de vista.

Simposios

Reunión grupal en la que intervienen de 3 a 6 expertos expositores quienes disertan e intercambian opiniones por 15 o 20 minutos sobre diversos aspectos de un mismo tema para llegar a una conclusión.

Paneles

En el panel varios expertos se reúnen a dialogar sobre su especialidad y desde su particular punto de vista; cada uno es experto en una parte del tema general.

Seminarios

Dinámica en la que grupos de 5 a 15 personas planifican reuniones de trabajo para investigar un tema desde fuentes originales en forma exhaustiva. Se reúnen por varios días entre 2 y 4 horas diarias, concluyendo cada día con un resumen de trabajo a fin de contribuir con proyectos, recomendaciones y sugerencias..

Mesa Redonda

Se trata de un grupo, por lo general de 3 a 6 expertos, que intervienen ante un auditorio. Sin embargo los expertos no son simples expositores sino personas que entablan entre ellos una discusión informal, parecida a una conversación agitada con posiciones divergentes sobre el tema.

Rueda de Prensa

Convocatoria a un personaje por parte de los medios masivos de comunicación (radio,.Prensa y Tv.) con el propósito de formularle una serie de preguntas de interés general sobre temas específicos. Hay un moderador que organiza las intervenciones de los periodistas en forma ordenada e imparcial.

Coloquios

Conferencia o plática entre dos o más personas para intercambiar opiniones y experiencias sobre problemas comunes, con el fin de contribuir a la solución de los mismos.

Asambleas

Reunión numerosa de personas convocadas para algún fin y dirigida por un coordinador o presidente, quien orientará y estimulará la participación de los asambleístas.

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3. DEPORTIVOS Y CULTURALES Son los eventos que congregan a deportistas activos y aficionados en campeonatos, torneos y competencias. Los eventos culturales más comunes son las exposiciones, presentaciones culturales, ferias y espectáculos. 4. SOCIAL Es uno de los eventos más usuales que congrega a familias, amigos y empresas en celebraciones como los matrimonios, primeras comuniones, bautizos, grados, despedidas, recibimientos, nombramientos, quince años, fiestas infantiles. San Silvestre y Navidad son otros de los muchos motivos de celebración.