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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

F CULT D DE CIENCI S DMINISTR TIV S

CARRERA DE ADMINISTRACIN DE EMPRES

SEMINARIO DE ORGANIZACIN Y SISTEMASDOCENTE: ING. MARY SALTOS MBA.

Mayo 2016


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CONTENIDO

Organigramas: Normas generales parpreparacin.

Manuales Administrativos.

Reorganizacin Administrativa.


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OBJETIVO

Fortalecer la formacin integral de estudiantes egresados, para el rendimiedel examen complexivo


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ORGANIGRAMAS

Concepto

Representacin grestructura orgnicainstitucin o de una de la que se muestran lque guardan entre sque la componen.

Objeto

Es el instrumento idneo para plasmar ytransmitir en forma grfica y objetiva lacomposicin de una organizacin


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ORGANIGRAMASUtilidad

Proporciona una imagen formal de la organizacin.

Facilita el conocimiento de una organizacin, as como de s

relaciones de jerarqua.

Representa un elemento tcnico valioso para el anlis

organizacional.

Constituye una fuente autorizada de consulta.


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ORGANIGRAMAS

Requisitos Fundamentales

Precisin: en los organigramas, las unidades administrativas yinterrelaciones deben definirse con exactitud.

Sencillez:debe ser muy simple, para que se comprenda fcilmente.


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Requisitos Fundamentales

Uniformidad: para facilitar su interpretacin convhomogenizar las lneas y figuras que se utilicen en su dise

Presentacin: en su preparacin deben considercriterios tcnicos y de servicio, en funcin de su objetivo.

Vigencia:debe mantenerse actualizado (nombre de quieprepar y fecha de autorizacin o actualizacin)


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Clasificacin de organigramas

Por su naturaleza:

MICROADMINISTRATIVOS: una sola organizacin.

MACROADMINISTRATIVOS: involucran a ms de uorganizacin.


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Por su mbito:

GENERALES: representan nicamente a los rganos principa

de la institucin y sus relaciones bsicas.

ESPECFICOS: se refieren nicamente a una dependenciaunidad administrativa en concreto.


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Organigrama General


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Organigrama Especfico


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Por su contenido:

INTEGRALES: representacin grfica de todas las unidadministrativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqudependencia.


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Organigrama Integral o Estructural


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FUNCIONALES Y DE FUNCIONES: incluyen las principales funcioadems de las unidades y sus interrelaciones.

Es de utilidad para capacitar al personal y presentar a la organizaciforma general.


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Organigrama Funcional y de Funciones


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DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES O NOMINAL: indican para unidad administrativa los puestos y el nmero de plazas existentnecesarias. Tambin pueden incorporar los nombres de las persque ocupan las plazas.


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Organigrama de Puestos, Plazas yUnidades o Nominal


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Por su presentacin:

VERTICALES: presentan las unidades de arriba hacia abajorgano de mayor jerarqua est colocado en la parte supdesagregando los diferentes niveles jerrquicos en forma escalony las relaciones entre las unidades se representan por lverticales.

Son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo curecomienda su uso en los manuales de organizacin.


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Organigrama Vertical


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HORIZONTALES: despliegan las unidades de izquierderecha y colocan el rgano superior en el extizquierdo, los niveles jerrquicos se ubican en las colum

y las relaciones entre las unidades se representanlneas horizontales.


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Organigrama Horizontales


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MIXTOS: esta presentacin utiliza combinacioverticales y horizontales para ampliar las posibilidadesgraficacin. Se recomienda su utilizacin en el caso

organizaciones con un gran nmero de unidaadministrativas.


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Diseo de organigramas

1.FIGURAS: los elementos grficos esenciales para la elaboraciorganigramas son las figuras (comnmente rectngulos) para preselas unidades administrativas y las lneas de conexin para expresagrados de autoridad y responsabilidad, as como la clase de rela

entre los rganos de la institucin.


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2. FORMA: es recomendable representarlas bajo un solo tde figura y estandarizar el tamao de la misma.

3. DIMENSIN: los rectngulos que forman parte deorganigrama deben tener dimensiones semejantes.

4. COLOCACIN DE LAS FIGURAS: se debe tener preseel nivel jerrquico que ocupa la unidad dentro deorganizacin y es importante tomar en cuenta la clase o tde organigrama que se desea elaborar.


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LNEAS DE CONEXIN: muestran los diferentes tiposrelaciones que se dan entre las unidades administrativas.

1) RELACIN LINEAL: en ella la autoridad y la responsabilise transmite mediante una sola lnea.

2) RELACIN DE AUTORIDAD FUNCIONAL: relacin de maespecializado. Se representa por medio de lneas cortas de trfino discontinuo


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3) RELACIN DE COORDINACIN: tiene por obinterrelacionar las actividades que realizan diferentes unidadela organizacin. Se representa por medio de lneas largas de tdescontinu.

4) RELACIN DE ASESORA: existe entre unidades que brininformacin tcnica o conocimientos especializados a unidadelnea.


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Lneas de autoridad

INTERNA: es la que proporcionan las unidades asesoque forman parte de la estructura organizacional, a rganos de lnea. (estn conformadas con recursos de

empresa).

Se representan por medio de lneas continuas de trazo fcolocadas perpendicularmente a la lnea de mando deunidad a la cual se adscriben.


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EXTERNA: es la que suministran unidades asesoras a los rgan

de lnea, que aunque forman parte del grfico de la organizacidesempean sus funciones en forma independiente de sta.

Su colocacin en el organigrama se hace a travs de lneas dtrazo discontinuo colocadas perpendicularmente a la lnea dmando de la unidad de la cual dependen jerrquicamente.


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Recomendaciones para las lneas de conexin

Utilizar un trazo ms grueso para las lneas quinterconectan las figuras rectangulares, que el que sutiliza para trazar las figuras.

Las lneas de conexin no deben terminar con flechaorientadas hacia abajo, porque se rompe el principio dautoridad-responsabilidad.


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Recomendaciones para las lneas de conexin

Todas las unidades que dependen de un superior deben quevinculadas a l por una sola lnea.

Evitar todos los trazos y tramos injustificados.

Mantener el mismo grosor de las lneas de interconexintodo el organigrama.


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Procedimiento para elaborar o actualizar organigramas

1. AUTORIZACIN PARA REALIZAR EL ESTUDIO: debemanar del titular de la organizacin apoyado por los nivelede decisin, en especial por el responsable del rgan

administrativo.

2. INTEGRACIN DEL EQUIPO DE TRABAJO: personcompenetrado en la materia.


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3.DETERMINACIN DEL PROGRAMA DE TRABAplaneacin de actividades plasmada en un docum(grfica de Gantt).

4.CAPTACIN DE INFORMACIN: entrevistas con

empleados, revisar archivos y documentos.

5.CLASIFICACIN Y REGISTRO DE LA INFORMACordenarse en carpetas, y utilizar equipos de computo.


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6.ANLISIS DE INFORMACIN: analizar los datos obtenidocon el fin de detectar contradicciones o duplicidad dfunciones.

7.DISEO DEL ORGANIGRAMA: integracin del documentcon las opciones de estructuras especficas.

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