1. Manual de Combustible y Equipos Rodantes INAC

No 26876-C Gaceta Oficial Digital, miércoles 21 de septiembre de 2011 1

REPÚBLICA DE PANAMÁ

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL CONTROL DEL COMBUSTIBLE Y EL EQUIPO RODANTE EN EL INSTITUTO NACIONAL

DE CULTURA

JULIO 2011


REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DESPACHO SUPERIOR

GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI

Contralora General

LUIS FELIPE ICAZA

Subcontralor General

EDWIN RAÚL HERRERA

Secretario General

DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

HARMODIO MADRID G.

Director

CÉSAR G. CASTRO T. Subdirector

ARMANDO ÁLVAREZ

Asistente Ejecutivo

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS

PRÓSPERO ROSAS C.

Jefe Departamental

LEÓN WONG Supervisor

ODERAY CHEN

Analista Administrativa



CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN GENERAL

ROGER ALEXIS CERRUD G. Director

DIRECCIÓN DE AUDITORIA GENERAL

MARGOT E. FUENTES Directora

DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA

ELOY ÁLVAREZ DE LA CRUZ Director

JANELLA L. VEGA F. Asesora Jurídica



MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL CONTROL DEL COMBUSTIBLE Y EL EQUIPO RODANTE EN EL INSTITUTO NACIONAL

DE CULTURA

JULIO 2011



INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA

MARÍA EUGENIA HERRERA DE VICTORIA Directora General

FARANK LEVY Subdirectora General

RAÚL CASTRO Secretario General

GRECY LIYEN JAÉN VILLALAZ Directora Administrativa y Finanzas

VICTOR CASTILLO ANGEL MOLINA

Departamento de Servicios Generales


ÍNDICE

INTRODUCCIÓN I. ASPECTOS GENERALES A. Objetivo del documento B. Alcance

C. Base Legal

II. ASPECTOS GENERALES DE CONTROL INTERNO A. Medidas Genéricas de Control B. Medidas de Control Específicas

B.1 Medidas de Control para la Tarjeta de Flota B.2 Medidas de Control para la Tarjeta Comodín 6

B.3 Medidas de Control para solicitar el Combustible B.4 Medidas de Control para el Área de Presupuesto B.5 Medidas de Control para el Área de Contabilidad

8 B.6 Medidas de Control para la toma de Inventario Físico B.7 Medidas de Control para el descarte de Bienes de Activo Fijo B.8 Medidas de Control para el mantenimiento de Bienes de Activo Fijo B.9 Medidas de Control sobre Vehículos Oficiales del Estado B.10 Medidas de Control para la protección de Bienes de Activo Fijo

III. PROCEDIMIENTOS

A. Procedimiento para abastecer de combustible el vehículo B. Procedimiento para generar el Informe de Consumo de Combustible, Verificación y Firma

C. Procedimiento para presentar la Gestión de Cobro y pago de la cuenta D. Procedimiento para la Solicitud y Uso de Vehículos

Para Misiones Oficiales Programadas Para Misiones Oficiales no Programadas

E. Procedimiento para el Mantenimiento y Reparación de Vehículos Para Mantenimiento Preventivo Para reparar desperfectos mecánicos

F. Para reporte y reparación de daños por accidentes G. Procedimiento para la consecución del revisado y placa vehicular

IV. RÉGIMEN DE FORMULARIOS


INTRODUCCIÓN La Contraloría General de la República, a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos, en coordinación con el Instituto Nacional de Cultura han desarrollado el “Manual de Procedimientos Administrativos para el Control del Combustible y el Equipo Rodante en el Instituto Nacional de Cultura” con el propósito de establecer los mecanismos necesarios para el control del combustible y el equipo rodante en la institución. El presente documento comprende cuatro capítulos, el primer capítulo se refiere a los aspectos generales, en él se incluyen los temas inherentes al objetivo del documento, alcance y la base legal que corresponde a los conceptos normativos en los cuales se orientan los controles y procedimientos; en el segundo capítulo se enumeran los controles internos aplicables al registro, control y consumo del combustible y a las actividades referente al transporte de la institución; el tercer capítulo trata sobre la descripción de los procedimientos aplicables al combustible y transporte en el Instituto Nacional de Cultura y en el último capítulo se encuentran las diferentes formas impresas, de uso obligatorio, así como sus debidas descripciones. Como práctica establecida en nuestra Dirección, estos procedimientos no pretenden fijar pautas inflexibles, por consiguiente, se quiere dejar plasmado que los cambios en el quehacer gubernamental obligan a que los diferentes entes se mantengan en constante ajuste a los que no escapan las normas, procedimientos y controles contenidos en este producto. Por consiguiente estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su aplicación, las que pedimos tengan a bien presentarlas a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad


I. ASPECTOS GENERALES

A. Objetivo del Documento Fortalecer los procedimientos con los controles internos que permitan al INAC el uso adecuado de los vehículos y consumo del combustible de manera eficiente, eficaz, segura y transparente. B. Alcance

La herramienta de control abarca toda la flota vehicular del Instituto Nacional de Cultura a nivel nacional y otras actividades que requieren de combustible, sin que el uso y consumo este vinculado a un vehículo a motor.

C. Base Legal

1. Constitución Política de la República de Panamá. 2. Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984. “Por la cual se adopta la Ley

Orgánica de la Contraloría General de la República”.

3. Ley Núm.63 de 6 de junio de 1974, “Por la cual se crea el Instituto Nacional de Cultura”.

4. Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, “Que regula la Contratación Pública y

dicta otra disposición”.

5. Ley 38 de 31 de julio de 2000, “Que aprueba el Estatuto Orgánico de la Procuraduría de la Administración, regula el Procedimiento Administrativo General y dicta disposiciones especiales”.

6. Ley Núm.67 de 14 de noviembre de 2008, “Que desarrolla la Jurisdicción de

Cuentas y Reforma la Ley Núm. 32 de 8 de noviembre de 1984, Orgánica de la Contraloría General de la República”.

7. Ley 21 de 28 de mayo de 2010, “Que dicta medidas sobre accidentes de tránsito

menores en vías públicas del país”.

8. Decreto Núm.366 de 28 de diciembre de 2006. “Por el cual se reglamenta la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, que regula la Contratación Pública y dicta otra disposición”.

9. Decreto Núm.156-2007 DMySC de 4 de mayo de 2007, “Por el cual se aprueba el

documento titulado Procedimientos para Incluir y Excluir Vehículos de las Pólizas de Seguros”. Gaceta Oficial 25816.


10. Decreto Núm.247-2007-DMySC de 23 de julio de 2007, “Por el cual se aprueba el documento titulado Procedimientos para la Regulación en el Uso y Manejo de Matrículas para Vehículos Oficiales”. Gaceta Oficial 25906.

11. Decreto Núm.307-2003 DMySC de 30 de diciembre de 2003, “Por el cual se

aprueba el documento titulado Procedimiento para la Incorporación y Desincorporación de Bienes al Inventario de Inmueble, Maquinaria y Equipo”. Gaceta Oficial Núm.25018.

12. Decreto de Gabinete Núm.46 de 24 de febrero de 1972 “Por medio del cual se

regula el movimiento de vehículos de propiedad del Estado”.

13. Decreto Ejecutivo Núm.124 de 27 de noviembre de 1996, “Por el cual se reglamenta el Decreto de Gabinete Núm.46 de 24 de febrero de 1972”.

14. Decreto Núm.420-2005 DMySC de 26 de septiembre de 2005, “Por el cual se

actualiza el documento titulado Manual General de Contabilidad Gubernamental”.

15. Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999. “Por el cual se emiten las

Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”.

16. Decreto Ejecutivo 126-A de 2 de marzo de 2011, “Que reglamenta la Ley 21 de 28 de mayo de 2010, que dicta medidas sobre accidentes de tránsito menores en las vías públicas del país, modifica y adiciona el Reglamento de Tránsito Vehicular de la República de Panamá”.

17. Resolución Núm.002 de 21 de julio de 2006. “Por medio de la cual se establece

el pago por transferencia electrónica de fondos como medio de pago en la Dirección General de Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas”.

18. Circular Núm.24-DFG de 29 de mayo de 2003, sobre el Control y Uso de los

Vehículos del Estado.

19. Circular Núm.18-2007-DC-DFG 12 de marzo de 2007, donde se reitera las disposiciones sobre el uso adecuado de los vehículos oficiales.

20. Circular Núm.DGCP-DPyGC-4-09 de 12 de marzo de 2009, en la que se

publica la Guía Práctica para uso y aplicación del Convenio Marco de Combustible.

21. Normas de Administración Presupuestarias vigente.


II. ASPECTOS GENERALES DE CONTROL INTERNO

A. Medidas Genéricas de Control Los controles descritos en el presente documento, permiten complementar o adicionar aquellos elementos de control que no contempla la Guía Práctica para uso y aplicación del Convenio Marco de Combustible.

1. Cuando se amerite anular cualquiera de los documentos utilizados en el consumo de combustible, los originales y las copias deben sellarse con la leyenda de “ANULADO”. Además, deben permanecer en la libreta o en el documento que se trata, con el propósito de mantener la secuencia numérica y archivarse en orden secuencial.

2. Las autoridades no actuarán con desviación o abuso de poder y ejercerán su

competencia exclusivamente para los fines previstos en la Ley.

3. Le corresponde a la Dirección Administrativa y Finanzas, Departamento de Servicios Generales o los responsables de las unidades administrativas, donde estén asignados los vehículos o se requiera combustible para otras actividades, velar por el cumplimiento del presente manual de procedimientos y la Guía Práctica para uso y aplicación del Convenio Marco de Combustible.

4. El Departamento de Servicios Generales preparará el Anteproyecto de Presupuesto

en lo referente a los recursos para adquisición de bienes (combustible, piezas, reparaciones, llantas, etc.) para los vehículos de la Institución.

B. Medidas de Control Específicas

1. Todas las actividades relativas al registro y control de combustible están bajo la

responsabilidad de la Dirección Administrativa y Finanzas, en coordinación con el Departamento de Servicios Generales para los lineamientos y políticas según nuevas disposiciones en esta materia.

2. La flota del Instituto Nacional de Cultura denominado de ahora en adelante INAC

está organizada en base a una distribución vehicular por unidades administrativas o unidades gestoras, para los efectos de solicitar combustible y cualquier otro requerimiento vehicular.

3. Toda unidad administrativa donde esté asignado un vehículo del INAC, el jefe de la

misma se hace responsable del uso, manejo y cuidado del vehículo.

4. Por lo anterior, el jefe de la unidad administrativa informará al jefe de Servicios

Generales sobre la persona responsable de solicitar combustible para el vehículo asignado a la unidad y quien en su ausencia lo puede solicitar.


5. Todos los vehículos de la flota del INAC, deben estar pintados con las líneas amarillas, portar la placa de forma visible, el logo de la entidad y estar identificados con las siglas “INAC” (Instituto Nacional de Cultura), en aquellos casos que no cuenten con las mismas, se tomarán las medidas pertinentes para ir identificando cada vehículo. La excepción de la regla aplica para el Director General y Sub-Director General.

6. Los vehículos del INAC no deben ser utilizados para hacer diligencias personales,

tampoco deben mantener el motor encendido con el aire acondicionado prendido y el conductor adentro, en espera del retorno de los funcionarios que realizan la misión oficial, como lo indica la Circular 18-2007-DC-DFG de 12 de marzo de 2007, en donde se explica sobre las disposiciones legales que regulan el uso de los vehículos oficiales y las normas de control interno gubernamental sobre esta materia.

7. Los vehículos del INAC, son para ser utilizados por servidores públicos de la

entidad, no es permitido transportar personas no vinculadas a la institución.

8. En aquellos casos que el vehículo requiera circular fuera del horario regular de trabajo los responsables del área administrativa donde se encuentre asignado el vehículo debe solicitar un salvo conducto para que éste pueda desplazarse.

9. Para un mejor control en el Departamento de Servicios Generales se llevará un

expediente para cada vehículo, en el que reposará toda la información relativa al mantenimiento del vehículo (preventivo o correctivo), accidentes, daños y aquellas otras situaciones vinculadas al vehículo.

10. El conductor designado, en la Requisición de Combustible y Control Diario de

Vehículos Tarjeta de Flota, será el responsable de abastecer y firmar el recibo o comprobante que emite la petrolera.

11. Se debe registrar todas las operaciones de mantenimiento preventivo y correctivo,

además, de las adquisiciones de llantas, baterías, lubricantes y otros insumos de manera que se permita llevar un control de mantenimiento de la flota vehicular de la institución.

12. Para los efectos del cobro de la cuenta, la proveedora de combustible presentará la

Gestión de Cobro (Formulario Núm.3) y Factura, por consiguiente, le corresponde al Departamento de Servicios Generales completar el Informe Semanal de Control de Misiones Oficiales (Formulario Núm.2) correspondiente al período.

13. Todas las actividades relativas a la adquisición, registro, consumo y control de

combustible en el INAC, estarán sujetas a las auditorías sorpresivas y frecuentes de parte del personal de Auditoría Interna de la entidad sin el perjuicio de las que realice la Contraloría General de la República.


14. El INAC adquirirá de la Proveedora de Combustible los siguientes productos:

Gasolina de 91 octanos. Gasolina de 95 octanos. Diesel Liviano.

15. Los productos descritos en el punto anterior serán empleados para abastecer la flota

vehicular del INAC y para aquellas otras actividades que se requiere adquirir el combustible en envases como sería:

Máquinas de Presión de Agua. Lancha a motor. Corta gramas. Vehículos alquilados.

B.1. Medidas de Control para la Tarjeta de Flota

1. Todo vehículo del INAC contará con una Tarjeta de Flota que suministra la proveedora de combustible.

2. Las Tarjetas de Flota son solicitadas de forma escrita, por el (la) Director Administrativo y Finanzas, la que será gestionada por el Jefe del Departamento de Servicios Generales.

3. El registro y control de las Tarjetas de Flota, estarán bajo la responsabilidad del

Departamento de Servicios Generales, por lo que llevará un detalle de los vehículos de la entidad en la que debe aparecer el número de Tarjeta de Flota que le corresponde al vehículo, la unidad administrativa a la que está asignado el mismo, el responsable de la unidad y quien lo asiste en su ausencia.

4. El Jefe del Departamento de Servicios Generales, llevará el control de las Tarjetas

de Flota a través de un expediente, en el cual se anotará el número de placa del vehículo, el responsable de la Unidad Administrativa donde está asignado el automóvil, memorando en original, con las respectivas firmas de recibido, en la que se justifica la entrega de la Tarjeta de Flota, suspensión, pérdida, reemplazo y cualquiera otra acción que afecte el uso y control de la misma. Es importante destacar que una vez se entrega la tarjeta al Jefe de la Unidad Administrativa, éste se hará responsable de su custodia, por lo que debe informar al Departamento de Servicios Generales, sobre cualquier anomalía que afecte el uso de la tarjeta.

5. Para el trámite de las Tarjetas de Flota y cualquiera acción que la afecte (pérdida,

suspensión y gestionar las nuevas), le corresponde al Jefe del Departamento de Servicios Generales efectuar las mismas, después de contar con la nota formal que justifique la acción por parte del Director (a) Administrativo y Finanzas.

6. Toda Tarjeta de Flota tiene una contraseña o clave (PIN) genérico que es asignado

por la petrolera, el que es del conocimiento del Jefe de Servicios Generales, hasta el


momento de abastecer el vehículo por primera vez, el conductor cambiará la contraseña genérica por una personalizada, la clave o contraseña constará de 4 dígitos.

7. Para efectos de control en el INAC se le asigna los 4 últimos dígitos de la placa del

vehículo, como su contraseña o clave.

8. Para entregar la Tarjeta de Flota, el Jefe de Servicios Generales emite un Memorando para el Jefe de la Unidad Administrativa donde está asignado el vehículo, detallando el número de tarjeta (23 dígitos), número de placa, modelo, marca y color.

9. Los topes de combustible permitidos para cada vehículo son para ser consumidos en

atención a misiones oficiales, las que deben atenderse en cada unidad administrativa como resultado de sus responsabilidades institucionales.

10. Los jefes de las unidades administrativas donde se encuentran asignados los

vehículos, serán los responsables de remitir al Departamento de Servicios Generales, las Requisiciones de Combustible, los Recibos o Comprobantes que genera el sistema de la petrolera e Informe Semanal de Control de las Misiones Oficiales (Formulario Núm.2).

11. Las Requisiciones, Recibos e Informe se entregarán los lunes de cada semana al

Departamento de Servicios Generales mediante un memorando.

12. Por lo dispuesto en el punto anterior, el Jefe de la unidad administrativa o en quien se delegue, asume la responsabilidad que las Requisiciones, Recibos e Informe de Control Semanal de las Misiones oficiales que justifican las operaciones del consumo de combustible, lleguen ordenadas y oportunas al Departamento de Servicios Generales.

B.2. Medidas de Control para la Tarjeta Comodín

1. En el caso de adquisición de combustible para situaciones particulares la proveedora

de combustible suministrará una “Tarjeta Comodín”. 2. La tarjeta comodín le permite al portador abastecer un vehículo o solicitar el

combustible en un envase, sin la necesidad de suministrar los datos del vehículo (placa y modelo), la tarjeta comodín solo cuenta con el nombre del INAC y el tipo de combustible (diesel o gasolina) que se debe despachar.

3. El INAC cuenta con 2 tarjetas comodín, las cuales son custodiadas por la Dirección

Administrativa y Finanzas. 4. Para el caso de las tarjetas comodín el INAC tiene definido el uso de las mismas,

tales como:


Combustible para el uso de corta gramas, lanchas y cualquier otra máquina que utilice combustible, sin ser un vehículo a motor, necesarias para el desarrollo de las actividades inherentes a la institución.

Vehículos alquilados. Abastecer algún vehículo de la institución que por la naturaleza de las

misiones oficiales no le alcance lo programado mensualmente.

5. En aquellos casos que los vehículos no cuentan con número de placa asignada, mientras se tramita la misma, se emplea la tarjeta comodín, pero la utilización está supeditada a un período de tiempo corto, mientras dura el trámite de la placa.

B.3. Medidas de Control para solicitar el combustible

1. Toda unidad administrativa donde este asignado un vehículo del INAC para solicitar

combustible debe generar la Requisición de Combustible para vehículos de Tarjeta de Flota (Formulario Núm.1) documento que debe completarse de forma clara y con las firmas de las personas responsables. Dicha responsabilidad recae en el Jefe del Departamento o en quien delegue, para lo cual se debe informar por medio de un memorando al Jefe de Servicios Generales.

2. El conductor designado debe solicitar al despachador la cantidad de combustible que

el sistema de la petrolera le mantiene disponible para el vehículo, para los controles de la cuota diaria o mensual, en caso de estar en los límites o haberla rebasado el conductor debe informarle al Jefe del Departamento o en quien se haya designado la responsabilidad.

3. El conductor entregará el recibo o comprobante de gaseo al Jefe del Departamento o

en quien se delegó la responsabilidad.

4. El Jefe del Departamento o en quien se delegó la responsabilidad remitirá semanalmente la Requisición de Combustible, Recibo o Comprobante debidamente adjunto al Informe de Control Semanal de las Misiones Oficiales, al Departamento de Servicios Generales, manteniendo la copia de la Requisición en la unidad administrativa gestora del combustible.

B.4. Medidas de Control para el Área de Presupuesto

1. Los documentos oficiales de afectación presupuestaria y financiera, deben

tramitarse de conformidad con los aspectos señalados en las Normas Generales de Administración Presupuestaria vigente.

2. Los documentos que participan en las transacciones de la ejecución presupuestaria

se someterán a los registros presupuestarios y contables. Todos estos registros se harán conforme al Manual de Contabilidad Gubernamental.


3. Con la información del presupuesto aprobado por Ley, la entidad formulará un marco presupuestario que refleje el monto autorizado inicial, las modificaciones y el monto autorizado final, con el fin de visualizar el comportamiento del presupuesto.

4. El marco presupuestario muestra las variaciones ocurridas en las partidas

autorizadas inicialmente, su incidencia en la orientación del gasto y el grado de relación entre los objetivos y metas aprobados.

5. Cumplir con los procedimientos contentivos de Normas de Control Interno, para

programar oportunamente la ejecución presupuestaria mensual, a fin de asegurar la disponibilidad de fondos en las asignaciones presupuestarias aprobadas.

6. El Departamento de Presupuesto debe coordinar con el Departamento de Tesorería

para asegurar: a) si las provisiones por la fuente de financiamiento de recursos son razonables; b) si los gastos priorizados e ineludibles han sido convenientemente identificados para su cobertura.

7. Cumplir con los procedimientos con corrección y transparencia con el control previo

al compromiso de gastos, que permitan asegurar su correcta aplicación en las partidas presupuestarias relativas a las metas programadas, así como mantener información actualizada sobre los saldos presupuestarios.

8. Es importante mantener un nivel de revisión interna sostenible, que permita la

verificación de las operaciones que se comprometen y que correspondan a la naturaleza del gasto previsto en el programa, actividad o proyecto del presupuesto autorizado, al igual que si la autorización de dicho gasto emana del nivel pertinente y existe disponibilidad presupuestaria suficiente para cubrir el monto solicitado.

9. Cumplir con los procedimientos oficializados por la Contraloría General y

promulgados en la Gaceta Oficial taxativamente, para así asegurar la validez y confiabilidad de los datos incluidos en los informes de evaluación presupuestaria.

B.5. Medidas de Control para el Área de Contabilidad

1. Todo registro contable debe estar sustentado con su respectiva documentación que

evidencie la transacción. Dichos documentos (Factura, Gestión de Cobro y Cheque) son enviados al Departamento de Contabilidad, para su registro contable.

2. Los documentos sustentadores de dichas transacciones, deben ser originales y

mantenerse en los archivos del Departamento de Contabilidad.


B.6 Medidas de Control para la toma de Inventario Físico

1. El INAC debe practicar anualmente inventario físico de los activos fijos, con el objeto de verificar su existencia física y estado de conservación. Esto significa que debe conocer la cantidad exacta de vehículos que se posee en la Sede y en cada Regional.

2. La Dirección Administrativa y Finanzas debe asignar un colaborador que será el

responsable directo de llevar a cabo el inventario de toda la flota de vehículos, incluyendo los vehículos asignados fuera del área Metropolitana quien preparará un listado actualizado de la flota y un listado de la póliza institucional donde conste la información siguiente: Número de Placa, Fecha de Ingreso, Tipo, Marca, Modelo, Año, Color, Número de Motor, Tipo de Combustible, Código de Inventario, Valor en los libros, Estado Mecánico, Depreciación, etc.

3. El inventario debe realizarse una (1) vez al año, en el mes de octubre, a fin de que la

institución pueda entregar al Ministerio de Economía y Finanzas y a la Contraloría General de la República un inventario al 31 de diciembre de cada año.

4. La toma del inventario debe estar balanceado con los Saldos del Mayor General,

Equipo Rodante, para detectar errores u omisiones.

5. En caso de que el vehículo se encuentre fuera del Área Metropolitana se apoyará con la información del inventario de las Coordinaciones Regionales.

B.7 Medidas de Control para el descarte de Bienes de Activo Fijo

1. Aquellos vehículos que no están en uso, debe realizarse el trámite de descarte

oportunamente y realizar los registros correspondientes.

B.8 Medidas de Control para el mantenimiento de Bienes de Activo Fijo

1. La administración del INAC debe preocuparse en forma constante por el mantenimiento preventivo de los bienes de activo fijo, a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su período de vida útil.

2. Cuando se requiera cambiar (llantas, baterías, bujías y otros) o reparar daños de los

vehículos asignados al INAC, se debe completar la Orden de Trabajo (Formulario Núm.11).

3. Cuando se compren llantas, baterías, gatos, llaves de cruz, herramientas u otros,

deberán ser registradas en el expediente del vehículo para el cual fueron adquiridas en el formulario Revisión Periódica del Vehículo (Formulario Núm.14) y Control de Llantas y Baterías para Vehículo (Formulario Núm.8), respectivamente. Al entregársele estos accesorios al conductor, debe firmar como constancia de recibido, la que reposará en los archivos del Departamento de Servicios Generales.


4. La Orden de Trabajo debe ser avalada por el Jefe del Departamento de Servicios Generales y autorizada por el Director (a) Administrativo y Finanzas, quien dará la orden de cambio o reparación.

5. La Dirección Administrativa y Finanzas autorizará el envío del vehículo a un taller

privado, para su reparación, mediante el formulario Orden de Trabajo.

6. Para el control del uso de los lubricantes de los vehículos en la institución, debe completarse el Mantenimiento Preventivo de Vehículos (Formulario Núm.9) e informar mensualmente a la Dirección Administrativa y al Departamento de Auditoría Interna.

7. EL Departamento de Servicios Generales debe efectuar un programa de mantenimiento de todos los vehículos de uso de la institución, el cual contará con la anuencia de la Dirección Administrativa y Finanzas.

8. El vehículo debe tener un expediente donde se registre la información de su mantenimiento, cambio de piezas, reparaciones, compra de piezas, consumo de combustible, lubricantes y otros, por fecha. Se adjuntará las copias de las facturas para sustentar los gastos que ocasione y programar las fechas de mantenimiento y costos operacionales, para tal efecto se completará el Registro y Control del Equipo Rodante-Hoja de Vida (Formulario Núm.13).

9. Se revisará el vehículo antes de llevarlo a un servicio privado de reparación o

mantenimiento, para dejar constancia del estado del mismo mediante el documento denominado Revisión Periódica del vehículo (Formulario Núm.14); éstos se registrarán para verificarlos cuando el vehículo esté de vuelta.

10. Al comprar piezas para los vehículos por el Fondo de Caja Menuda, el comprobante

debe estar acompañado del visto bueno del Jefe de Servicios Generales o persona a quien se delegue y adjunto al memorando que previamente se le hizo a la Dirección Administrativa y Finanzas para su autorización.

11. El Departamento de Servicios Generales debe verificar que los trabajos solicitados a

través de Orden de Compra, han sido cumplidos en su totalidad y a satisfacción para que la Institución proceda con el pago.

B.9 Medidas de Control sobre Vehículos Oficiales del Estado

1. La Dirección Administrativa y Finanzas a través del Departamento de Servicios Generales, le corresponde llevar el control de los vehículos y del combustible para cumplir con las actividades propias del INAC.

2. Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la entidad, el que

debe asumir responsabilidad por su buen uso, conservación y custodia, de ser el caso.


3. Los vehículos del INAC solamente podrán transitar durante el horario de trabajo establecido.

4. Los vehículos que circulen después de las horas laborables o que necesiten

participar en operativos especiales, en días feriados o nacionales, inherentes a misiones oficiales de la institución, deben contar con la debida autorización de la entidad y con el debido Salvoconducto.

5. El Salvoconducto se emite en duplicado la cual remite una copia a la Oficina de

Fiscalización de la Contraloría General en la entidad para su debido control.

6. En caso de accidente, el conductor deberá informar al jefe inmediato mediante el formulario Reporte de Accidente de Tránsito (Formulario Núm.12), explicando las causas del accidente, daños y la misión que realizaba.

7. El Jefe del Departamento de Servicios Generales remitirá el reporte respectivo a la

Dirección Administrativa y Finanzas, Auditoría Interna y a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General. Los conductores del INAC deberán seguir las siguientes normas en caso de accidentes:

No mover el vehículo hasta tanto llegue el inspector de tránsito

y levante el parte; y si está ante una colisión menor, debe cumplirse con el procedimiento que señala el Decreto Ejecutivo 126-A de 2 de marzo de 2011.

Notificar del accidente o colisión con la mayor brevedad posible vía telefónica o una vez llegue a la base y presentar copia de la boleta.

Solicitar asistencia médica si fuese necesario. Obtener en caso de colisión, el nombre del conductor, teléfono,

dirección, número de licencia y matricula del otro vehículo involucrado.

Obtener el nombre y direcciones de los testigos en caso de que los hubiese.

8. El conductor es responsable de los daños ocasionados al vehículo que conduzca,

siempre y cuando sea demostrada su responsabilidad de acuerdo al fallo del Juez de Tránsito o de la autoridad competente.

9. Las compras solicitadas para los vehículos a través de Requisiciones, deben ser

debidamente aprobadas y justificadas por el Jefe de Servicios Generales y la Dirección Administrativa.

10. Aquellos vehículos oficiales que por razones de misiones oficiales tengan que

pernoctar en sitios distintos al acostumbrado, deben estacionarse en las instalaciones autorizadas de la institución o en su defecto en la Policía Nacional del lugar más cercano.


11. Cuando el vehículo se entrega fuera de horario regular es responsabilidad del

funcionario del Departamento de Seguridad de turno revisar el vehículo conjuntamente con el conductor.

12. Es obligación de todo conductor, a su llegada, informar al Departamento de

Servicios Generales de cualquier daño ocurrido al vehículo bajo su responsabilidad. Igualmente, deberá presentar un informe escrito de lo ocurrido además del parte policivo, dentro de las siguientes 24 horas, para que la unidad responsable de los Seguros Institucionales realice los trámites correspondientes.

13. El superior jerárquico que designe a un colaborador para la conducción de un

vehículo de la institución debe comprobar que éste tenga el tipo de licencia de conducir para tal fin, que esté vigente e igualmente sopesar la responsabilidad, madurez emocional y destreza mínima que debe poseer el individuo para desarrollar la actividad designada.

14. Los operadores de carros especializados como camiones, buses, microbuses, etc.,

deberán contar con la licencia adecuada, la experiencia en el manejo de este tipo de vehículos, curso o escuela de manejo de equipos pesados, estar a paz y salvo con la Autoridad de Tránsito y Transporte Terrestre y ser responsable, como condiciones mínimas para conducir estos vehículos.

15. Los vehículos pertenecientes a la flota del INAC, deben ser controlados por el

Departamento de Servicios Generales, revisados antes de su primera salida. El conductor del vehículo velará por el mantenimiento, buen funcionamiento mecánico y aseo del vehículo que el INAC le ha confiado.

16. El Departamento de Servicios Generales debe mantener el listado de los vehículos

“Fuera de Servicio”, a fin de mantener un inventario actualizado de los vehículos en servicio.

17. Las llaves de los vehículos reposarán en un casillero con los números de placas

correspondientes de cada vehículo, el Jefe de Servicios Generales o al que él designe guardará las mismas y velará que el conductor las devuelva al entregar el vehículo a su cargo, excepto las de aquellos vehículos asignados a Unidades Administrativas de la institución, que por su jerarquía o su uso en horarios especiales, lo requieran.

18. El registro de las misiones, se indicarán en un tablero situado en el Departamento de

Servicios Generales; para tal efecto, se utilizará la Solicitud de Servicio de Transporte para Misiones Oficiales (Formulario Núm.6), donde se detallará la misión, la Unidad Administrativa que requiere o efectúa la misión, nombre del conductor, placa del vehículo, fecha de salida y de regreso, lugar de la misión.

19. La placa oficial vigente será exclusiva del vehículo asignado, la cual es

intransferible a otros vehículos.


20. Quien solicite un vehículo para viajar al interior del país o a misiones que se

realicen en horario y fechas no laborables, debe completar la Solicitud de Salvoconducto (Formulario Núm.7) con veinticuatro horas de anticipación a la Dirección Administrativa y Finanzas.

21. La Policía Nacional a través del Decreto de Gabinete Núm.46 de 24 de febrero de

1972, tiene la facultad para detener a todos los vehículos oficiales con el distintivo de la entidad, cuando éstos estén circulando en horas no autorizadas.

22. Los microbuses deben utilizarse exclusivamente para el transporte de personal y no

para uso particular, excepto autorizaciones especiales.

23. La autorización de vehículos para una actividad oficial debe solicitarse a través de la Dirección Administrativa y Finanzas la cual instruirá al Departamento de Servicios Generales para su programación.

24. El encargado de Transporte debe mantener un estricto control sobre la permanencia

de los vehículos en el recinto designado para ellos, en horas no laborales. 25. Todo vehículo propiedad del Estado, deberá portar en forma visible, la placa oficial

vigente.

B.10 Medidas de Control para la Protección de Bienes de Activo Fijo

1. Deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar y extinguir las causas que pueden ocasionar daños o pérdidas de bienes públicos.

2. El INAC, a través de la Dirección Administrativa y Finanzas, comunicará al

Ministerio de Economía y Finanzas y a la Contraloría General de la República, la transferencia o pérdida de la placa oficial de los vehículos de la institución.

3. El Departamento de Servicios Generales coordinará con la unidad responsable de

los Seguros Institucionales, con el fin de resolver aquellos casos en que se suscitase un accidente vehicular.

4. Los bienes de activo fijo, por su naturaleza, pueden ser afectados en cualquier

circunstancia, exponiendo a la entidad a situaciones que puedan comprometer su estabilidad administrativa-financiera, siendo necesario que la administración muestre preocupación por la custodia física y seguridad material de estos bienes, especialmente si su valor es significativo.

5. La administración debe considerar el valor de los activos fijos a los efectos de

contratar las pólizas de seguros necesarias para protegerlos contra diferentes riesgos que se suscitase. Éstas se deben verificar periódicamente, a fin de que las coberturas mantengan vigencia.


6. Corresponde a la administración de cada entidad implementar los procedimientos relativos a la custodia física y seguridad en cada una de las instalaciones con que cuenta la entidad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado.

7. Igualmente los Directores Regionales mantendrán control sobre el estado de los

vehículos asignados mediante la utilización del Formulario Revisión Periódica del Vehículo.

8. El responsable del vehículo debe conducir en forma ordenada y a la defensiva con el

propósito de proteger el vehículo y dar ejemplo ante la sociedad.

9. En caso de accidente el conductor debe pagar el deducible del seguro si es considerado culpable o cualquier gasto ocasionado en el accidente.

10. Para que se efectúe el traspaso de un vehículo de la Sede Central o de una Regional

a otra, debe completarse el Traspaso Interno de Vehículo (Formulario Núm.16), el mismo debe tener la autorización del Director(a) Administrativo(a) y enviar copia al Departamento de Bienes Patrimoniales para su registro y control.

11. Cuando se realice el traspaso de un vehículo internamente ya sea de una unidad

administrativa a otra, o de un conductor a otro, se debe revisar el vehículo en su totalidad, a fin de determinar las condiciones en que se encuentra, para lo cual completará el Traspaso Interno del Vehículo.

III. PROCEDIMIENTOS

A. Procedimiento para abastecer de combustible el vehículo

1. Unidad administrativa donde esta asignado el vehículo

Genera la Requisición de Combustible Control Diario de Vehículos Tarjeta de Flota (Formulario Núm.1).

El jefe de la unidad administrativa o en quien se delegue la

responsabilidad firma la Requisición conjuntamente con el conductor designado.

El responsable o custodio de la Tarjeta de Flota entrega la misma al

conductor y éste procede a abastecer el vehículo.

2. Estación de Combustible (Despachador)

Recibe del conductor la Tarjeta de Flota, verifica que la misma coincida con el vehículo a abastecer (placa, modelo, fecha de expiración y color (de indicarlo), pasa la tarjeta por la máquina del sistema de la petrolera.


Nota 1: En el caso de la tarjeta comodín, el despachador se limita a

verificar que la misma indique “Instituto Nacional de Cultura” y el tipo de combustible (gasolina o diesel).

Nota 2: El despacho puede ser en un envase certificado para el uso de

corta gramas, lanchas y cualquier otra máquina que utilice combustible, sin ser un vehículo a motor, necesarias para el desarrollo de las actividades inherentes a la institución.

3. Conductor designado

Introduce el número de clave o contraseña (PIN), el kilometraje que

marca el odómetro del vehículo (al momento del gaseo) y es informado sobre la cantidad de combustible que le queda pendiente por consumir al vehículo para el período en curso (mes).

4. Estación de Combustible (Despachador)

Pasa la Tarjeta de Flota nuevamente por la máquina del sistema de la

petrolera, genera el recibo o comprobante, firma el conductor, mantiene el original y entrega la copia del comprobante al conductor del vehículo.

5. Conductor designado

Recibe el comprobante de despacho, verifica que la información del

documento coincida con el marcador de combustible, cuenta kilómetro del vehículo, número de placa, fecha, hora, nombre de la entidad y cantidad entre algunos datos.

6. Unidad Administrativa donde está asignado el vehículo

Recibe el comprobante de despacho y lo adjunta a la Requisición de

Combustible. Genera el Informe Semanal de Control de Misiones Oficiales

(Formulario Núm.2), y lo remite mediante memorando con los documentos sustentadores (Requisición y Recibo) al Departamento de Servicios Generales.

Nota: Los lunes de cada semana se remitirá el Informe Semanal de Control de Misión Oficial con los documentos sustentadores al Departamento de Servicios Generales.


7. Departamento de Servicios Generales

Recibe el memorando con el Informe Semanal de Control de Misiones Oficiales y documentos sustentadores, archiva hasta generar el Informe Control de Consumo de Combustible consolidado.


B. Procedimiento para generar el Informe de Consumo de Combustible, Verificación y Firma


Recibe memorando con el Informe Semanal de Control de Misiones

Oficiales con los documentos sustentadores. Ordena la documentación por unidades administrativas, genera

semanalmente el Informe de Consumo de Combustible.

Confecciona memorando dirigido a la Dirección Administrativa y Finanzas, el jefe firma el memorando.

Envía el memorando con el Informe de Consumo de Combustible y

documentos sustentadores a la Dirección Administrativa y Finanzas. 2. Dirección Administrativa y Finanzas

Recibe el Memorando con el Informe de Consumo de Combustible y documentos sustentadores.

Revisa el Informe de Consumo de Combustible.

Nota: El memorando que recibe el Director (a) Administrativa y Finanzas, es para que se tomen las medidas pertinentes y se investiguen los posibles casos de consumo de combustible no apropiados.


C. Procedimiento para presentar la Gestión de Cobro y pago de la Cuenta

1. Proveedor

Entrega la Gestión de Cobro, Factura, Paz y Salvo Nacional y Paz y Salvo de la Caja del Seguro Social.

2. Departamento de Tesorería

Recibe la Gestión de Cobro (Formulario Núm.3), Factura, Paz y

Salvo Nacional y Paz y Salvo de la Caja del Seguro Social.

Genera el Recibo de la Gestión de Cobro (Formulario Núm.4), firma el cajero, desglosa el recibo, entrega el original al responsable de la presentación de la cuenta y remite al Departamento de Presupuesto.

3. Departamento de Presupuesto

Recibe la Gestión de Cobro y documentos sustentadores, verifica la

disponibilidad presupuestaria. Realiza el bloqueo presupuestario, sella y firma.

Remite los documentos al Departamento de Tesorería.

De no tener la disponibilidad, se objeta y se inician los pasos

respectivos para establecer las decisiones pertinentes, orientadas a subsanar la disponibilidad de saldos, mediante la aplicación de lo establecido en las Normas de Administración Presupuestaria, dirigidas a subsanar la insuficiencia, a través de la redistribución o traslado de partida.

4. Departamento de Contabilidad

Recibe la Gestión de Cobro y documentos sustentadores. Registra asiento contable en el sistema SIAFPA, sella y firma en la

Gestión de Cobro.

5. Despacho Superior

Recibe y revisa la Gestión de Cobro con los documentos sustentadores.

Firma la Gestión de Cobros.



Recibe la Gestión de Cobros con los documentos sustentadores.

Revisa la documentación y verifica que cuente con la reserva del Departamento de Presupuesto.

Genera el Cheque.

Remite el Cheque al Departamento de Contabilidad.

7. Departamento de Contabilidad

Recibe el Cheque con los documentos sustentadores, efectúa el registro contable correspondiente, sella y firma como constancia de lo realizado y confecciona el Comprobante Diario.

Se imprime el Comprobante Diario, el jefe firma.

Archiva el Comprobante Diario. El jefe firma la Gestión de Cobro y da su visto bueno en el

Comprobante de Cheque.

Envía los documentos al Despacho Superior.

8. Despacho Superior

Recibe el Cheque, Gestión de Cobro y la documentación sustentadora y verifica que cuente con todas las firmas autorizadas.

Firma el Cheque. Remite la documentación a la Oficina de Fiscalización General.

9. Oficina de Fiscalización General

Recibe el Cheque, Gestión de Cobro y documentos sustentadores, el

fiscalizador los verifica y si cumple con las Guías de Fiscalización de documentos de Afectación Fiscal, los sella y remite al jefe para el refrendo de la Gestión de Cobro y firma del Cheque.

De haber inconsistencia los devuelve para subsanar. Si los

documentos rebasan el monto autorizado para la firma del jefe, los envían a la Oficina Sectorial para el refrendo.


Cumplido con el proceso se envía el Cheque y documentos sustentadores al Departamento de Tesorería.


Recibe el Cheque, Gestión de Cobro y documentos sustentadores. Verifica la presentación y autorizaciones de los documentos. Comunica al proveedor para que retire el Cheque.

Mantiene en custodia el Cheque hasta que sea retirado por el

proveedor.


D. Procedimiento para la Solicitud y Uso de Vehículos Para Misiones Oficiales Programadas

1. Unidad Solicitante

Completa la Solicitud de Servicios de Transporte para Misiones Oficiales

(Formulario Núm.6), con los datos de la misión, motivo, duración, destino(s), conductor y cantidad de pasajero.

De ser la misión oficial fuera de la Sede (interior del país) o fuera de

horario regular completa la Solicitud de Salvoconducto (Formulario Núm.7).

El jefe firma la Solicitud de Servicios de Transporte para Misiones

Oficiales y Solicitud de Salvoconducto.

Envía los documentos a la Dirección Administrativa y Finanzas.

2. Dirección Administrativa y Finanzas Recibe la documentación, revisa y firma. Envía al Departamento de Servicios Generales.


Recibe el o los formulario(s), revisa para confirmar las firmas que autorizan

la misión. Anota en la lista de programación o reserva de vehículo para la fecha

determinada.

Archiva el formulario como constancia de la posible gira programada.

Asigna vehículos y conductores para las diferentes misiones cumpliendo con el calendario programado.

Entrega Salvoconducto correspondiente al conductor y envía una copia a la

Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República en la institución.

Completa la Revisión Periódica del Vehículo (Formulario Núm.14) con

los datos básicos de la situación mecánica, así como de accesorios que tenga el auto durante la entrega.


Nota: El formulario Revisión Periódica del Vehículo permanecerá en custodia en el Departamento de Servicios Generales hasta que el vehículo sea devuelto.


Para Misiones Oficiales no Programadas

1. Unidad Solicitante Se comunica con el Departamento de Servicios Generales para confirmar la

disponibilidad de vehículos y conductores.

Completa la Solicitud de Servicios de Transporte para Misiones Oficiales (Formulario Núm.6), el jefe lo firma y lo envía al Departamento de Servicios Generales.


Recibe la Solicitud de Servicios de Transporte para misiones oficiales.

Gestiona la solicitud y asigna vehículo (de existir la posibilidad).


E. Procedimiento para el Mantenimiento y Reparación de Vehículos

Para Mantenimiento Preventivo


Inspecciona el estado físico del vehículo con la Revisión Periódica del Vehículo (Formulario Núm.14), para suministrarle el debido mantenimiento si lo requiere (Llantas, Batería, Aceite, Refrigerante, etc.).

Si necesita algún insumo (aceite, pieza, etc.) se solicita a través de la

Solicitud de Materiales al encargado del almacén interno del Departamento de Servicios Generales.

Realiza los cambios pertinentes y completa el Mantenimiento Preventivo de

Vehículos (Formulario Núm.9).

El jefe firma el Mantenimiento Preventivo de Vehículos y archiva el documento.

Si el vehículo es llevado a un taller externo por garantía o porque el servicio no

se puede realizar en la institución, completa el Control de Uso Diario de Vehículos (Formulario Núm.15) y la Orden de Trabajo (Formulario Núm.11).

El jefe firma la Orden de Trabajo conjuntamente con el (la) Director

Administrativo y Finanzas.

Nota: De llevar el vehículo, sin garantía, a un taller externo debe tramitarse mediante el Departamento de Compras la Orden de Compra para el mantenimiento.

2. Conductor

Inspecciona con el funcionario asignado el vehículo, recibe las llaves, la Orden

de Trabajo y procede a llevar el vehículo al taller externo.

3. Taller Externo Recibe el vehículo y la Orden de Trabajo.

Revisa y le da el mantenimiento según la necesidad del vehículo, entrega el

formulario de constancia de los cambios realizados y el vehículo al conductor.

4. Conductor Revisa el mantenimiento realizado al vehículo, entrega la constancia de los

cambios realizados y las llaves del vehículo al Jefe de Servicios Generales o a


quien se designe.

5. Jefe o a quien designe Recibe las llaves, formulario de constancia del mantenimiento realizado y el

vehículo. Verifica con el conductor los cambios realizados, archiva el original y envía

copia a la Dirección Administrativa y Finanzas y a la Oficina de Fiscalización General.


Para reparar desperfectos mecánicos

Unidad responsable del vehículo 1. Conductor

Detecta algún desperfecto mecánico e informa al Jefe de Servicios Generales. Completa el Reporte de Daños (Formulario Núm.10), indicando las fallas

encontradas en el vehículo.

2. Jefe o a quien se designe Recibe, evalúa y autoriza el Reporte de Daños. Completa la Orden de Trabajo (Formulario Núm.11) y la envía a la Dirección

Administrativa y Finanzas para su aprobación.

3. Dirección Administrativa y Finanzas

Recibe la Orden de Trabajo y la firma como muestra de aprobación. Envía la Orden de Trabajo al Departamento de Servicios Generales para que

proceda al envío del vehículo al taller.

4. Departamento de Servicios Generales Recibe la Orden de Trabajo y se la entrega al conductor responsable de llevar

el vehículo para su reparación. Completa el Control de Uso Diario del Vehículo (Formulario Núm.15) y lo

archiva hasta el regreso del mismo.

Nota: Si el vehículo no tiene garantía, se entregará la Orden de Trabajo al Departamento de Compras para que realice el procedimiento de adquisición.


F. Procedimiento de reporte y reparación de daños por accidentes

Unidad responsable del vehículo 1. Conductor

En caso de accidente automovilístico, debe cumplir con los controles sobre

accidentes.

Informa al Jefe del departamento vía telefónica inmediatamente y escrita de los por menores del accidente en un plazo no mayor de 24 horas sobre lo sucedido. El conductor del vehículo debe esperar a la unidad del tránsito para el Parte Policivo.

2. Jefe o a quien designe Recibe el Parte Policivo y completa el Reporte de Accidente de Tránsito

(Formulario Núm.12). Archiva una copia. Envía original a la Unidad responsable de los Seguros.

Completa el Control de Uso Diario del Vehículos (Formulario Núm.15) y

archiva el original.

3. Unidad Responsable de los Seguros

Recibe la documentación y analiza la situación.

Completa el formulario que proporciona la Compañía de Seguros.

Determina responsabilidad en la reparación, establece las pautas que se deben seguir, para que se realice la reparación del vehículo.

Nota: Si el conductor del vehículo oficial es declarado culpable por el Juez de

Tránsito o la Autoridad Competente, el Jefe de Servicios Generales tramita, en coordinación con el Director(a) Administrativo y Finanzas, el cobro del deducible y cualquier otro gasto que el accidente haya generado.

Si el conductor resulta inocente, el Director(a) Administrativo y Finanzas, instruye al Jefe de Servicios Generales, para que de acuerdo a sus indicaciones, negocie con la contraparte el cobro del deducible o costo de los daños.

Remite a la Oficina de Fiscalización General en la institución el análisis del

caso.


G. Procedimiento para la consecución del revisado y placa vehicular

El Departamento de Servicios Generales tiene la responsabilidad de llevar el registro y el control del revisado vehicular de la flota vehicular, para ello confecciona el Listado de Vehículos para Revisado por Mes, que contenga la siguiente información de los vehículos: placa, modelo, color, año de adquisición, fecha de revisado, fecha de sacar la placa. Departamento de Servicios Generales 1. Jefe o a quien designe Confecciona el listado de los vehículos que por mes requieren del revisado y la

placa vehicular por área. Instruye para que el vehículo sea revisado y no confronte problemas al

momento de llevarlo al taller para el Revisado Vehicular.

El taller es escogido previa autorización de la Dirección Administrativa y Finanzas (cotizaciones presentadas por el Departamento de Compras). Procedimiento para la Contratación Pública, Orden de Compra o Contrato; ello con fundamento en la Ley 22 de 27 de junio de 2006.

2. Conductor

Lleva el vehículo al taller externo según el plan de revisión y los documentos

pertinentes para la revisión.

3. Taller Autorizado

Recibe y verifica que cumpla con lo estipulado en la Ley en cuanto al Revisado Vehicular.

4. Conductor Una vez terminada la revisión, recibe el vehículo con el “Revisado

Vehicular” del taller. Entrega el Revisado Vehicular al Jefe del Departamento de Servicios

Generales.

5. Jefe o a quien designe

Recibe documentos del Revisado Vehicular y archiva en el expediente del vehículo.

Envía copia a la Dirección Administrativa y Finanzas.


Nota 1: Ver Proceso para Asignación e Inscripción de Matrículas para Vehículos

Oficiales, contenido en el documento “Procedimiento para la Regulación en el Uso y Manejo de Matrículas para Vehículos Oficiales”. Gaceta Oficial Núm.25906 de 25 de octubre de 2007.


IV. RÉGIMEN DE FORMULARIOS



REQUISICIÓN DE COMBUSTIBLE CONTROL DIARIO DE VEHÍCULOS

TARJETA DE FLOTA

Unidad administrativa solicitante:_______________________________ Fecha:___________ Persona autorizada para solicitar el combustible:___________________________________ Placa:_________________Marca:_____________________Modelo:____________________ Tarjeta de flota Núm.:______________________ Kilometraje que registra el vehículo al momento de solicitar el combustible Cantidad de combustible que tiene el vehículo al momento que se solicita el mismo. Anotar la cantidad en octavos de tanque (según la lectura que marque la flecha en la parte exterior del diagrama). ________ Octavos de tanque.

Tipo de combustible solicitado Diesel Gasolina ____________________________ ______________________________ Conductor Designado Jefe responsable de la unidad administrativa o en quien se ha delegado la responsabilidad ______________________________________ ______________________________________ Cédula de identidad personal Cédula de identidad personal NOTA: El vehículo tiene que ser abastecido por el conductor designado, o sea es quien firmará el recibo de la compañía petrolera.

Formulario Núm.1

Núm.:

1/8

2/8

3/8 4/8 5/8 6/8

7/8

8/8 E

1/4 1/2

3/4


REQUISICIÓN DE COMBUSTIBLE CONTROL DIARIO DE VEHÍCULOS

TARJETA DE FLOTA A. ORIGEN: Unidad administrativa gestora de la solicitud de combustible. B. OBJETIVO: Controlar la solicitud de combustible y quienes son los autorizados de tramitar la misma. C. CONTENIDO: Núm.: Anotar el número secuencial del documento. Unidad administrativa solicitante: Registrar la unidad administrativa que solicita el combustible

y donde está asignado el mismo. Fecha: Día, mes y año cuando se genera la requisición de

combustible. Persona autorizada para solicitar el combustible: Nombre de la persona autorizada para solicitar combustible. Placa: Anotar la placa de identificación vehicular del automóvil. Marca: Registrar la marca del vehículo. Modelo: Anotar el modelo del vehículo. Tarjeta de flota Núm.: Anotar el número de Tarjeta de Flota del vehículo que

requiere combustible. Kilometraje que registra el vehículo al momento de solicitar el combustible: Anotar el kilometraje que registra el odómetro al momento

que se solicita el combustible. Cantidad de combustible que tiene el vehículo al momento de solicitar el mismo: Registrar la cantidad de combustible que tiene el vehículo al

momento de solicitar el combustible, registrar la información en octavos de galón.


Tipo de combustible solicitado: Marcar con un gancho en la casilla respectiva al tipo de

combustible solicitado. Conductor designado: Rúbrica del conductor designado a abastecer el vehículo. Jefe responsable de la unidad administrativa o en quien se delega la responsabilidad: Rúbrica de la persona autorizada para solicitar combustible. Cédula de identidad personal: Anotar la cédula de identidad personal del conductor y del

responsable de solicitar el combustible.

D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Departamento de Servicios Generales. Copia: Unidad Administrativa Gestora de la solicitud.


Formulario Núm.2

REPÚBLICA DE PANAMÁ INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA

INFORME SEMANAL DE CONTROL DE MISIONES OFICIALES

Unidad Administrativa donde se encuentra el vehículo:______________________ Responsable:_________________ Fecha_______________

Hora Octavos de

Tanque Kilometraje Renglón

Misión Oficial

Fecha Funcionarios Participantes

Salida Regreso

Conductor

Inicio Fin Inicio Fin

Placa Requisición Recibo

Preparado por: __________________ Fecha:_________________________

Preparado por: __________________ Fecha: ________________________


INFORME SEMANAL DE CONTROL DE MISIONES OFICIALES

A. ORIGEN: Unidad administrativa donde están asignados el o los vehículos. B. OBJETIVO: Controlar que los vehículos asignados en cada unidad administrativa sean utilizados para misiones oficiales. C. CONTENIDO: Unidad administrativa donde está asignado el vehículo: Anotar el nombre de la unidad administrativa donde está

asignado el vehículo. Responsable: Registrar el nombre del jefe de la unidad administrativa donde

está ubicado el vehículo. Fecha: Día, mes y año cuando se genera el informe. Renglón: Numeración secuencial asignada a cada línea o registro

efectuado. Misión oficial: Describir de forma breve, a que sitio se envía el

conductor, que actividad atenderá y desde donde (lugar) inicia y a donde debe regresar.

Fecha: Día, mes y año de la misión oficial. Funcionario participante: Registrar el nombre de aquellos funcionarios que participan

en calidad de pasajeros en la misión oficial. Hora Salida/regreso: Anotar la hora de salida y regreso de la misión oficial. Conductor: Anotar el nombre del conductor designado para atender la

misión oficial. Octavos de tanque Inicio / fin: Anotar la cantidad de combustible que tiene el vehículo, al

momento de iniciar la misión oficial y al momento de finalizar la misma, debe anotarse la información en octavos de tanque.


Kilometraje Inicio / fin: Anotar el kilometraje que registra el odómetro del vehículo,

al momento de iniciar la misión oficial y al momento de finalizar la misma.

Placa: Anotar la placa de identificación vehicular del automóvil. Requisición: Registrar el número de la requisición de combustible. Recibo: Anotar el número del recibo o comprobante que emite la

compañía petrolera cuando se gasea el vehículo. Preparado por: Rúbrica del jefe de la unidad administrativa donde está

asignado el vehículo, en calidad de preparar el informe o en quien delegue la responsabilidad de su elaboración.

Revisado por: Rúbrica del jefe del Departamento de Servicios Generales. Fecha: Día, mes y año cuando se firma el formulario.

D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Departamento de Servicios Generales o unidad responsable del vehículo. Copia: Unidad administrativa responsable del vehículo.


Formulario Núm.3


GESTIÓN DE COBRO A. ORIGEN: Titular del crédito solicitante del pago. B. OBJETIVO: Formalizar entre el proveedor y la institución el pago por el suministro del bien o servicio

recibido. C. CONTENIDO: Institución: Nombre de la institución a la que se presenta la Gestión de

Cobro (GC).

Número: Número secuencial colocado por la entidad receptora de la GC (uso oficial).

Fecha: Fecha de recepción de la GC en la entidad (uso oficial). Hora: Hora de recepción de la GC en la entidad (uso oficial). Tesoro Nacional (N): Marque con una “X” cuando el pago será por el Tesoro Nacional

(TN). Uso oficial. Fondo institucional: Marque con una “X” cuando el pago será por un Fondo

Institucional (FI). Uso oficial. Nombre del fondo: Coloque el nombre del Fondo Institucional por el que se

efectuará el pago (uso oficial).

A FAVOR DE Nombre: Nombre o razón social del propietario inicial del crédito. Cédula o RUC: Cédula de identidad personal o número de registro único del

contribuyente, del titular del crédito. Fecha: Fecha de confección de la GC. Firma representante legal: Rúbrica del titular del crédito. Endosar a: Nombre o razón social del adjudicatario del crédito

(opcional).


Fecha: Fecha del endoso (opcional). Cédula o RUC: Número de cédula de identidad personal o de Registro Único

del Contribuyente, del adjudicatario del crédito (opcional). Firma: Rúbrica del que cede los derechos de la Gestión de Cobro al

adjudicatario (opcional).

DETALLE SUSTENTADOR DEL PAGO Contrato Núm.: Número de contrato, si el acto contractual se sustenta en este

documento (opcional). Adenda Núm.: Número de adenda, si el contrato ha sido modificado en

alguna de sus partes (opcional). Convenio Núm.: Número de convenio, si el acto contractual se sustenta en este

documento (opcional). Resolución Núm.: Número de resolución, si el acto contractual está respaldado

por este documento (opcional). Orden de compra Núm.: Número de orden de compra, si el acto contractual se sustenta

en este documento (opcional). Descripción del bien o servicio brindado: Redacción descriptiva con la que se define clara y brevemente

el bien o servicio brindado y el periodo al que corresponde el cobro.

VALORES EN BALBOAS Valor bruto: Valor en balboas sobre el cual se ejecutarán cálculos y se

sumarán y restarán diversos valores según el tipo de bien o servicio brindado.

Retención X garantía (%): Incluya cifra porcentual y coloque la cantidad resultante de

multiplicar el valor bruto por el % consignado en el documento contractual, para la retención por garantía (opcional, solo para obras).

Anticipo: Incluya la cantidad si este rubro está considerado en el pliego

de cargos y en las especificaciones técnicas de la licitación.


Multiplique el % fijo consignado en el documento contractual, por el valor bruto o el valor proporcional que corresponda según cada GC presentada (opcional, solo para obras).

ITBMS: Incluya la cantidad resultante de multiplicar el valor bruto por

5%. Impuesto selectivo al consumo: Opcional sólo para adquisiciones vinculadas con: licores,

servicio de teléfonos por contratos, cable, fabricantes de joyas, bienes mueble de lujo (yates, helicópteros, etc.)

Retención del 50% del ITBMS: Cantidad resultante de dividir entre dos el valor colocado en

el ITBMS. Coloque la cantidad únicamente si el documento contractual es por un monto mayor a B/.20,000.00 y si los ingresos del año anterior fueron mayores a B/.36,000.00, (es decir, si es contribuyente del ITBMS.

Monto total a cobrar en letras: Frase que describe el monto de la GC. Valor total en números: Valor en símbolos numéricos que representa el monto de la

GC.

REGISTROS Y AUTORIZACIÓN INSTITUCIONAL Tesorería: Firma del responsable o delegado y fecha de entrada y salida a la unidad

administrativa. Uso Oficial Opcional: número de cheque o transferencia cuando el pago sea por el FI.

Fecha de entrada y salida en Tesorería: Fecha de entrada: día en que se recibe la GC, en la Unidad

de Tesorería Institucional. Opcional: Fecha de salida

Para pagos por el FI, día de entrega del cheque o constancia de transferencia al proveedor.

Para pagos por el TN, día en que se remite la transacción, la GC y la documentación sustentadora a la DGT.


Sello de Presupuesto: Sello, fecha, firma y partida(s) presupuestaria(s) (sólo cuando se trate de cuentas directas).

Sello de Contabilidad: Sello, fecha y firma. Autorización: Firma del responsable institucional o del funcionario

delegado por éste para aprobar GC y las fechas en que se recibe y da salida a la GC de la unidad administrativa autorizadora.

Sello de la Unidad de Transporte, control de combustible o su equivalente: Uso Oficial Opcional: Sólo para GC relacionadas con el

pago por suministro de combustible, a través del Convenio Marco de Suministro de Combustible a Entidades del Estado. Sello, fecha y firma al reverso

Sello por registro presupuestario efectuado por personal de la CGR: Uso Oficial Opcional: Sólo para Entidades Descentralizadas,

cuyos registros presupuestarios son efectuados por la Contraloría General, a través del Sistema de Registro Presupuestario de Gastos (SRPG).

Sello, fecha y firma al reverso

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Fiscalización: Sello, fecha y firma del fiscalizador y sello, fecha y firma del

Jefe de Fiscalización.

Uso Oficial Opcional sólo para Obras: Sello, fecha y firma del Auditor de Obras de la Oficina de Ingeniería, cuando la GC sea mayor a B/.300,000.00 o según lo indique el decreto de delegación de refrendo vigente, que sea emitido por el Contralor General para delimitar dicha responsabilidad.

Refrendo: Rúbrica del Contralor General o del funcionario delegado

según el monto de la GC.

´


MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS - DIRECCIÓN GENERAL DE TESORERÍA - (Sólo para pagos por el TN)

Sello de Contabilizado: Sello, firma y fecha. Sello de Digitalizado: Sello, firma y fecha. Sello de Gestión de Pago: Sello, firma y fecha.

Opcional: número de cheque o transferencia cuando el pago sea por el TN.

D. DISTRIBUCIÓN: Original: Adjunta al original del Cheque. Copia: Departamento de Tesorería. Copia: Departamento de Contabilidad.



INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA DEPARTAMENTO DE TESORERÌA

RECIBO DE LA GESTIÓN DE COBRO

Fecha de recibido:__________________________ Teléfono:_______________________ Proveedor:_________________________________ R.U.C. o Cédula:________________ Valor B/._________________________ En letras_________________________________ 1. Orden de Compra: 2. Contrato:

Presentación de Documentos

Vencimiento

1. Paz y Salvo Municipal: 3. Facturas originales 2. Paz y Salvo Nacional: 4. Timbres 5. Avance de Obra 6. Acta de entrega final 7 Recibido conforme

Para Uso de la Oficina

1. Fecha de Pago No. Cheque Observaciones:_____________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________

Recibido por:__________________________________ Firma del Funcionario de Tesorería

Formulario Núm.4


RECIBO DE LA GESTIÓN DE COBRO

A. ORIGEN: Departamento de Tesorería. B. OBJETIVO: Registrar y documentar la presentación de la Gestión de Cobro. C. CONTENIDO: Núm.: Número secuencial preimpreso del formulario. Fecha de recibido: Día, mes y año cuando se recibe la Gestión de Cobro. Teléfono: Registrar el número telefónico de la persona natural o jurídica

a la que le pertenece la cuenta. Proveedor: Anotar el nombre del proveedor o casa comercial que presenta

la gestión de cobro. RUC ó Cédula: Registrar el registro único de contribuyente o cédula de la

persona natural o jurídica. Valor B/: Anotar el monto en números. En letras: Registrar el monto o cantidad en letras. 1. Orden de compra: Registrar el número de la orden de compra. 2. Contrato: Registrar el número de contrato. Presentación de documentos 1. Paz y salvo municipal (vence): Anotar día, mes y año cuando vence el Paz y Salvo Municipal. 2. Paz y salvo nacional: Anotar el Paz y Salvo Nacional. 3. Facturas originales: Marca con un gancho cuando la tramitación incluye facturas

originales. 4. Timbres: Marcar con un gancho cuando la tramitación incluye timbres.


5. Avance de obra: Marcar con un gancho cuando el recibo se refiere a avance de obra.

6. Acta de entrega final: Marcar con un gancho cuando se refiere a un acta de entrega

final. 7. Recibido conforme: Marcar con un gancho cuando se trata de un recibido

conforme. Para uso de la oficina. 1. Fecha de pago: Registrar día, mes y año cuando se pagará la cuenta. 2. Núm. de Cheque: Registrar el número de cheque. 3. Observaciones: Anotar cualquiera aclaración adicional.

D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Proveedor o casa comercial. Copia: Adjuntar a la Gestión de Cobro. Copia: Consecutivo.



CHEQUE OFICIAL Panamá ,____________ de 20____

Páguese a la orden de ________________________________________ B/. ______ Dólares U.S.A. BANCO NACIONAL DE PANAMÁ 01 CASA MATRIZ PANAMÁ REPÚBLICA DE PANAMÁ Cuenta NÚM. Firma por la Institución Contraloría General de la República

COMPROBANTE DE PAGO – CHEQUE Núm.

Nombre______________________________________ Fecha______________ de 20_____

Descripción

Cuenta Financiera

Debe

Verificado por:

Oficina de Fiscalización General

Bombo. Departamento de Contabilidad

Recibido por:

Cédula:

Fecha:

Núm.Cu e n t a

O f i c i a l

Formulario Núm.5

Haber


CHEQUE OFICIAL

A. ORIGEN: Departamento de Tesorería. B. OBJETIVO: Documento oficial para justificar el pago. C. CONTENIDO:

Cheque Núm.: Número de control secuencial prenumerado.

Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el cheque.

Páguese a la orden de: Nombre del beneficiario.

B/: Importe en números del monto del cheque.

Balboas Dólares U.S.A.: Cantidad protegida en número por el monto del cheque.

Firmas Autorizadas: Rúbrica del (la) Director General o Director (a)

Administrativo y Finanzas y del funcionario de Contraloría autorizados para tal fin.

COMPROBANTE DE

PAGO Núm.: Número de control secuencial prenumerado del comprobante.

Nombre: Nombre del beneficiario. Fecha: Día, mes y año en que se confecciona el cheque comprobante.

Descripción: Concepto por el cual se gira el comprobante. Cuenta Financiera: Código de las cuentas afectadas en la transacción.


Debe y Haber: Detalle del importe registrado de las cuentas afectadas. Verificado por Fiscalización: Nombre y firma del funcionario de la Contraloría General que

fiscaliza la operación. Vº Bº - Departamento de Contabilidad: Nombre y firma del Jefe de Contabilidad responsable del

registro. Recibido por: Nombre y firma del beneficiario. Cédula: Número de identificación personal del beneficiario.

D. DISTRIBUCIÓN: Original: Proveedor o Casa Comercial. Copia: Departamento de Contabilidad. Copia: Departamento de Tesorería. Copia: Consecutivo.


Formulario Núm. 6


DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANZAS

SOLICITUD DE SERVICIO DE TRANSPORTE PARA MISIONES OFICIALES

Fecha: /___/___/___/ Hora propuesta de Salida: ____________Hora de Regreso: ______ Solicitud de Transporte Núm._________________________________________________________________

(Para uso del Departamento de Servicios Generales) Señor(a) Director(a) Administrativo(a): La Dirección_________________________agradece se sirva autorizar el servicio de transporte para atender lo que a continuación detallamos: 1. _________________________________________________________________ 2. __________________________________________________________________ 3. __________________________________________________________________ 4. __________________________________________________________________

Fecha de la Misión

Tipo de Vehículo Personal que asistirá

4 X4 _____________________ Sedan _____________________

Desde: __________________ Hasta: __________________

Camioneta _____________________ Destino: _____________________ _____________________ _____________________ _____________________

Panel Bus Pick-up

_____________________ _____________________ _____________________ _____________________ _____________________ _____________________

___________________________________ _________________________ Director de la Unidad Solicitante Firma

V°B° Jefe del Departamento de Servicios Generales


SOLICITUD DE SERVICIO DE TRANSPORTE

PARA MISIONES OFICIALES A. OBJETIVO:

Solicitar vehículo para las diferentes misiones. B. ORIGEN:

Dirección, Departamento o Unidades Administrativas que solicitan el servicio de transporte para cumplir con misiones oficiales.

C. CONTENIDO.

1. Fecha: Día, mes y año cuando confecciona el formulario.

2. Hora Propuesta de Salida: Hora cuando saldrá a la misión.

3. Hora de Regreso: Hora cuando se retorna de la misión. 4. Solicitud de Transporte Núm.: Número de la Orden de Despacho de

Combustible. 5. Dirección: La Dirección que solicita el transporte. 6. Detallar misión: Detalle de la misión que se ha de realizar. 7. Fecha de la Misión: Indicar el día, el período de la misión, o

si es el mismo día. Desde: Hasta:

8. Tipo de Vehículo: Indicar el vehículo que se desea.

9. Personal que asistirá: Nombres de los funcionarios que participarán en

la gira. 10. Firmas: Corresponde al nombre y firma del Director que

solicite el vehículo y visto bueno del Jefe del Departamento de Servicios Generales.


D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Departamento de Servicios Generales. Copia: Unidad Administrativa solicitante.


Formulario Núm.7


DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANZAS DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

SOLICITUD DE SALVOCONDUCTO

(DECRETO DE GABINETE Núm.46)

FECHA: /____/____/____/ Núm. de Formulario: __________________ Conductor: __________________________ Licencia de conducir Núm.: ____________ Unidad Administrativa: ____________________________________________________

Placa: _______________________ Marca: _____________________________

Modelo: _____________________ Color: ______________________________

Área de Movilización: ____________________________________________________

Durante los días: ________________________ Núm. de Control: ______________

Objetivo de la Misión: ____________________________________________________

Participante(s): __________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Hora de Salida: _____________ Hora de Llegada: ______________

____________________________ __________________________________________

Unidad Solicitante Dirección Administrativa y Finanzas


SOLICITUD DE SALVOCONDUCTO

A. OBJETIVO:

Controlar el uso de vehículos en horas no laborables y fuera de la provincia. B. ORIGEN: Unidad Administrativa. C. CONTENIDO

1. Fecha: Día, mes y año cuando confecciona el

formulario. 2. Número de Formulario: Secuencia numérica de los formularios. 3. Conductor: El funcionario responsable de conducir el

vehículo. 4. Licencia de Conducir: Tipo de licencia que posee el conductor

designado. 5. Unidad Administrativa: La Unidad que solicita el salvoconducto. 6. Placa: Número de placa correspondiente del

vehículo a utilizar en la misión. 7. Marca: Nombre de la Compañía de fabricación

del vehículo. 8. Modelo: Detalla específicamente el tipo de

vehículo. 9. Color: Indica el color que posee el vehículo en

su totalidad. 10. Área de Movilización: Lugar(es) donde se realizará la misión. 11. Durante los días: Cantidad de días que tomará la misión. 12. Número de Control: Número que asigna la Dirección

Administrativa. 13. Objetivo de la Misión: Propósito de la misión a realizar.


14. Participantes: Funcionarios que asistirán a la misión. 15. Hora de Salida: Tiempo de salida de la misión a la

institución. 16. Hora de Llegada: Tiempo de llegada de la misión a la

institución. 17. Unidad Solicitante Firma de la Unidad que solicita el

Salvoconducto. 18. Dirección Administrativa y

Finanzas: Firma de autorización.

D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Departamento de Servicios Generales. Copia: Dirección Administrativa y Finanzas. Copia: Oficina de Fiscalización General.


Formulario Núm.8



CONTROL DE LLANTAS Y BATERÍAS PARA VEHÍCULOS Dirección: Departamento o Unidad: _______________________ Conductor Responsable: __________ ___ Ubicación: _________ _________ Placa: _______________ Modelo: __________________Marca: ____________________ Año: ___________________ Núm. de Motor: ___________________________________ Núm. de Llanta: __________Tipo de Batería: ___________________________________

ENTREGA DE LLANTAS ENTREGA DE BATERÍAS

Fecha Cantidad Entregado a: Fecha Cantidad Entregado a:


CONTROL DE LLANTAS Y BATERÍAS PARA VEHÍCULOS

A. OBJETIVO: Controlar la entrega de llantas y baterías para los automóviles de la Institución por Dirección. B. ORIGEN: Departamento de Servicios Generales. C. CONTENIDO

1. Dirección: Nombre de la Dirección responsable.

2. Departamento o Unidad: Nombre del Departamento o Unidad responsable del

vehículo.

3. Conductor Responsable: Nombre completo del funcionario responsable del auto.

4. Ubicación: Lugar al cual pertenece el auto.

5. Placa: Número de la placa oficial del vehículo.

6. Modelo: Modelo del vehículo.

7. Marca: Marca del vehículo.

8. Año: Año del vehículo.

9. Número de Motor: Número del motor del vehículo.

10. Número de llanta: Número de llanta que utiliza el vehículo.

11. Tipo de Batería: Clase de batería que se le va a poner al vehículo.

12. Entrega de llantas: a. Fecha: Día, mes y año cuando se entregaron las llantas. b. Cantidad: Cantidad de llantas entregadas.

c. Entregado a: Nombre de la persona que recibió las llantas.


13. Entrega de Baterías: a. Fecha: Día, mes y año cuando se le entregó la batería.

b. Cantidad: Cantidad de baterías entregadas. c. Entregado a: Nombre de la persona que recibió la(s) batería(s).

D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Departamento de Servicios Generales Copia: Oficina de Fiscalización General.


Formulario Núm.9 REPÚBLICA DE PANAMÁ

INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANZAS

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHÍCULOS

Fecha: /____/____/____/ PLACA: _______________________ MARCA: ________________________ MODELO: ________________________ COLOR: _____________________________________ AÑO: ______________________________ TIPO DE COMBUSTIBLE: Diesel Gasolina

Coloque un gancho en el mes en que se realizó la actividad PROGRAMACIÓN DE LA ACTIVIDAD

ACTIVIDAD Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

Engrase General

Cambio de Filtro

Cambio de Aceite

Afinamiento

Alineamiento

Limpieza del motor

Cambio de Llantas Baterías

Refrigerante

Otros

Observaciones: ____________________________________________________________________________________________________________________________ Responsable del Mantenimiento _________________________ ___________________________ Conductor ___________________ ______________________ Nombre Firma Nombre Firma

Jefe de Servicios Generales _________________________ ________________________ Nombre Firma


MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHÍCULOS A. OBJETIVO: Llevar un control por automóvil con el propósito de darle seguimiento al mantenimiento. B. ORIGEN: Unidad responsable del mantenimiento del vehículo. C. CONTENIDO 1. Placa: Número de la placa del vehículo.

2. Marca: Marca de fábrica del automóvil. 3. Modelo: Modelo del automóvil.

4. Color: Color que tiene el automóvil.

5. Año: Indicar el año de fabricación. 6. Tipo de Combustible: Identificar si es gasolina o diesel.

7. Engrase General: Marcar con un gancho en la casilla cuando se realizó. 8. Cambio de Filtro: Marcar con un gancho en la casilla cuando se realizó.

9. Cambio de Aceite: Marcar con un gancho el mes cuando se realizó.

10. Afinamiento: Marcar con un gancho el mes cuando se realizó.

11. Alineamiento: Marcar con un gancho el mes cuando se realizó. 12. Lavado de Motor: Marcar con un gancho el mes cuando se realizó. 13. Cambio de Llantas: Marcar con un gancho el mes cuando se realizó.


14. Batería: Marcar con un gancho el mes cuando se realizó.

15. Refrigerante: Marcar con un gancho el llenado del refrigerante.

16. Otros: Marcar con un gancho el mes cuando se realizó.

17. Observaciones: Una breve explicación o detalle del tipo de trabajo que se le hizo al vehículo no contemplado en los puntos anteriores.

18. Responsable del

Mantenimiento: Nombre y firma de la persona responsable del mantenimiento.

19. Conductor: Nombre y firma del conductor que recibe el vehículo. 20. Jefe de Servicios Generales: Nombre y firma del Jefe de Servicios Generales.

D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Departamento de Servicios Generales. Copia: Oficina de Fiscalización General.


Formulario Núm.10



REPORTE DE DAÑOS

Fecha: /____/____/____/ Funcionario: _____________________________ Firma: _____________________ Nombre Placa: ____________________ Modelo: _______________ Color: _______________ Condición del vehículo: EN CIRCULACIÓN SÍ NO Notificamos que el vehículo presenta lo siguiente:

1. ________________________________________________________________ 2. ________________________________________________________________

3. ________________________________________________________________

4. ________________________________________________________________

___________________________ ___________________________ Conductor Jefe de Servicios Generales


REPORTE DE DAÑOS A. OBJETIVO: Llevar un control de los trabajos que se necesitan realizar a los vehículos. B. ORIGEN: Departamento de Servicios Generales. C. CONTENIDO

1. Fecha: Día, mes y año cuando se prepara el documento.

2. Funcionario: Nombre y firma del funcionario que hace el reporte.

3. Placa:

Indicar el número de placa del vehículo.

4.

5.

Modelo: Color:

Indicar el modelo del vehículo. Indicar el color del vehículo

6. Condición del Vehículo: Indicar estado del vehículo.

7. Notificación Señalar los daños o necesidades del vehículo.

8. Conductor: Nombre del conductor que realiza el reporte.

9. Jefe de Servicios Generales:

Firma del Jefe de Servicios Generales.

D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Departamento de Servicios Generales. Copia: Conductor. Copia: Dirección Administrativa y Finanzas.

Copia: Oficina de Fiscalización General.


Formulario Núm.11



ORDEN DE TRABAJO

Fecha: /____/____/____/ Núm. de Formulario: ________________ El INAC requiere de sus servicios en la reparación del o los vehículo(s) que se describen a continuación:

Descripción del Daño Modelo Color Placa 1. 2. 3. 4. 5.

_____________________________ ________________________________

Departamento de Servicios Generales Director(a) Administrativo y Finanzas


ORDEN DE TRABAJO

A. OBJETIVO: Controlar los trabajos que se le realicen a los vehículos. B. ORIGEN: Departamento de Servicios Generales. C. CONTENIDO:


2. Núm. Formulario: Numeración de control.

3. Descripción: Describe las actividades que se han de realizar.

4. Modelo: Indicar el modelo del vehículo.

5. Color: Indicar el color del vehículo.

6. Placa: Indica la numeración de la placa del vehículo.


Firma del Jefe de Servicios Generales.

8. Director (a) Administrativo y Finanzas

Firma del (la) Director Administrativo y Finanzas.

D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Taller. Copia: Departamento de Servicios Generales. Copia: Dirección Administrativa y Finanzas. Copia: Oficina de Fiscalización General.


Formulario Núm.12



REPORTE DE ACCIDENTE DE TRÁNSITO

Fecha: /____/____/____/ Formulario Núm.: __________ Yo __________________________________ con cédula de identidad personal __________________, declaro que el vehículo oficial del Estado con placa ___________; de tipo ________________________ modelo ______________________ y de color ___________________________; ha sufrido un accidente automovilístico destruyendo parte de la carrocería del vehículo que a continuación se detalla:

1. ______________________________________________________________ 2. ______________________________________________________________ 3. ______________________________________________________________ 4. ______________________________________________________________ 5. ______________________________________________________________ 6. ______________________________________________________________ 7. _____________________________________________________________ 8. ______________________________________________________________ 9. _____________________________________________________________ 10. ______________________________________________________________

Observaciones: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _______________________ _______________________________

Conductor Departamento de Servicios Generales


REPORTE DE ACCIDENTE DE TRÁNSITO

A. OBJETIVO: Registrar los accidentes de tránsito de los vehículos de la Institución. B. ORIGEN: Departamento de Servicios Generales o unidad responsable del vehículo. C. CONTENIDO


2. Núm. Formulario: Numeración de control.

3. Yo: Nombre del conductor responsable.

4. Cédula: Número de identidad personal.

5. Placa: Indicar el número de placa del vehículo.

6. Tipo: Indica el tipo de vehículo.

7. Modelo: Indica el modelo de vehículo.

8.

9.

10.

11.

12.

Color: Descripción del daño: Observaciones: Conductor: Departamento de Servicios Generales:

Indica el color del vehículo. Detalla las partes destruidas del vehículo. Observaciones presentadas por el conductor. Firma del conductor implicado. Firma del Jefe de Servicios Generales.

D. DISTRIBUCIÓN: Original: Unidad Responsable del Seguro. Copia: Departamento de Servicios Generales o unidad

responsable del vehículo. Copia: Dirección Administrativa y Finanzas. Copia: Oficina de Fiscalización General.





REGISTRO Y CONTROL DEL EQUIPO RODANTE HOJA DE VIDA

NÚMERO DE

PLACA

MARCA

MODELO TIPO AÑO COLOR MOTOR ASIGNADO A DIRECCIÓN PROVINCIA CAPACIDAD CONDICIÓN DEL VEHÍCULO

ÁREA EN GLS. FUNCIONANDO DAÑADO IRREPARABLE

____________________________________________ Departamento de Servicios Generales


REGISTRO Y CONTROL DEL EQUIPO RODANTE HOJA DE VIDA

A. OBJETIVO: Controlar la cantidad y el estado de los vehículos de la Institución a nivel nacional. B. ORIGEN: Departamento de Servicios Generales. C. CONTENIDO:

1. Número de Placa: Número de placa oficial.

2. Marca: Marca del vehículo.


4. Tipo: Tipo de vehículo.

5. Año: Año de adquisición del vehículo.

6. Color: Color del vehículo.

7. Motor: Numeración del motor del vehículo.

1. Asignado a Dirección: Dirección encargada del vehículo. 2. Provincia o Área: Lugar donde se encuentra el vehículo asignado.

3. Capacidad en Galones: Capacidad de galones en el tanque del vehículo.

4. Condición del Vehículo: Condición en la que se encuentra el vehículo

funcionado, dañado o irreparable.

5. Departamento de Servicios Generales: Firma del Jefe del Departamento.


D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Departamento de Servicios Generales. Copia: Dirección Administrativa y Finanzas. Copia: Oficina de Fiscalización General.


Formulario Núm.14


DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANZAS DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES REVISIÓN PERIÓDICA DEL VEHÍCULO Fecha: ___________________________ Formulario Núm.: ________________ Placa: _________________ Unidad: ______________ Modelo: ___________________ Anótese: Bien "B" o Mal "M"

B M B M

1. Limpieza Exterior 18. Regulador de Ventanas

2. Limpieza Interior 19. Sistema de Escape

3. Pintura 20. Amortiguadores

4. Vidrios 21. Motor de Arranque

5. Tapicería 22. Generador

6. Espejos 23. Dirección

7. Abolladuras 24. Motor

8. Gato - Palanca 25. Desgaste parejo o disparejo

9. Cruceta 26. Frenos

10. Llaves 27. Embrague

11. Instrumentos 28.Transmisión

12. Limpiador de Parabrisas 29. Radiador

13. Bocina 30. Bomba de Agua

14. Luces todas Posiciones Stop 31. Batería (líquido)

15. Puertas 32. Escape de Aceite

16. Accesorios/radio/antena 33. Estado de las Llantas 17. Llanta de Repuesto. 34. Extintor OBSERVACIONES: ________________________________________________________ Revisado: __________________________ Firma: __________________________ Conductor Departamento de Servicios Generales


REVISIÓN PERIÓDICA DEL VEHÍCULO

A. OBJETIVO: Conocer las condiciones generales de los vehículos de la Institución mediante la revisión periódica. B. ORIGEN: Departamento de Servicios Generales. C. CONTENIDO: 1. Fecha: Día, mes y año cuando confecciona el formulario.

2. Formulario Núm.: Numeración secuencial del formulario.

3. Placa: Placa del vehículo de la entidad.

4. Unidad: Número de control del vehículo de la entidad.


6. Condición del vehículo: Marque con un gancho el estado en que se encuentra el

vehículo B (Bien) o M (Mal).

7. Limpieza Exterior: Limpieza del vehículo por fuera.

8. Limpieza Interior: Limpieza del vehículo por dentro.

9. Pintura: Estado de la pintura del vehículo.

10. Vidrio: Condición del vidrio frontal y trasero del vehículo.

11. Tapicería: Condición del tapiz del vehículo.

12. Espejos: Condición de los espejos del vehículo.

13. Abolladuras: Abolladuras que presenta el vehículo.

14. Gato - Palanca: Herramienta del vehículo.

15. Cruceta: Herramienta del vehículo.

16. Llave: Herramienta del vehículo.


17. Instrumentos: Condición de los instrumentos del vehículos.

18. Limpiador de

Parabrisas: Condición de los limpiadores del parabrisas. 19. Bocina: Condición de las bocinas del vehículo.

20. Luces todas Posición en Stop: Condición de las luces del vehículo.

21. Puertas: Condición de las puertas del vehículo.

22. Accesorios: Condición de la radio y antena del vehículo.

23. Llanta de Repuesto: Condición de la llanta de repuesto del vehículo.

24. Regulador de Ventanas: Condición de los reguladores de las ventanas.

25. Sistema de Escape: Condición del sistema de escape del vehículo.

26. Amortiguadores: Condición de los amortiguadores del vehículo.

27. Motor de Arranque: Condición del motor de arranque del vehículo.

28. Generador: Condición del generador del vehículo.

29. Dirección: Condición de la dirección del vehículo.

30. Motor: Funcionamiento del motor del vehículo.

31. Freno: Funcionamiento de los frenos del vehículo.

32. Embrague: Funcionamiento del embrague del vehículo.

33. Transmisión: Condición de la transmisión del vehículo.

34. Radiador: Condición del radiador del vehículo.

35. Bomba de Agua: Condición de la bomba de agua del vehículo.

36. Batería: Condición de la batería del vehículo.

37. Escape de Aceite: Fuga de aceite en el vehículo. 38. Estado de las Llantas: Condición de las llantas del vehículo.


39. Extintor: Condición del extintor del vehículo.

40. Observaciones: Observaciones sobre la revisión.

41. Revisado: Firma del conductor que revisa.

42. Firma: Firma del Departamento de Servicios Generales. D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Departamento de Servicios Generales.





CONTROL DE USO DIARIO DEL VEHÍCULO

Número de Placa

Recorrido en km Combustible Fecha Nombre del Conductor

Lugar de la Misión Inicio Final Total Cantidad Valor

____________________________

Departamento de Servicios Generales


CONTROL DE USO DIARIO DEL VEHÍCULO

A. OBJETIVO:

Controlar el uso diario de los vehículos de la institución. B. ORIGEN:

Departamento de Servicios Generales. C. CONTENIDO: 1. Número de Placa: Número de identificación del vehículo. 2. Fecha: Día, mes y año del uso del vehículo. 3. Nombre del conductor: Nombre de la persona que conduce el vehículo. 4. Lugar de la Misión: Ubicación del vehículo. 5. Recorrido en Kilómetros: Inicio, final y total de los kilómetros recorrido. 6. Combustible: Cantidad y costo del combustible utilizado en la

misión.

7. Departamento de Servicios Generales: Firma del Jefe del Departamento de Servicios Generales. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Departamento de Servicios Generales o unidad responsable del vehículo. Copia: Oficina de Fiscalización General.


Formulario Núm.16



TRASPASO INTERNO DE VEHÍCULO Fecha: /____/____/____/ Formulario Núm.:______________

El INAC hace el traspaso del siguiente bien patrimonial del Estado, de la Dirección _______________________ a la Dirección __________________________________.

Dicho bien presenta las siguientes características: Placa Núm.: _________________

Marca: ______________ Modelo: ____________ Color: ___________________

La condición del vehículo que se está traspasando es la siguiente:

Descripción Bueno Regular Malo Descarte

1. Estado Mecánico 2. Estado de Carrocería

Observaciones: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________ __________________________________ Departamento de Servicios Generales Departamento de Bienes Patrimoniales ______________________________ Dirección Administrativa y Finanzas


TRASPASO INTERNO DE VEHÍCULO A. OBJETIVO:

Controlar todos los traspasos internos de la flota vehicular de la institución. B. ORIGEN: Departamento de Servicios Generales. C. CONTENIDO:

1. Fecha: Día, mes y año en que se confecciona el formulario.

2. Formulario Núm.: Número de control del formulario. 3. Dirección remitente: Dirección que traspasa el vehículo. 4. Dirección que recibe: Dirección que recibe el vehículo. 5. Placa Núm.: Número de placa oficial del vehículo. 6. Marca: Marca del vehículo. 7. Modelo: Modelo del vehículo. 8. Color: Color que posee el vehículo. 9. Estado Mecánico: Se marca si el estado del vehículo es bueno,

regular, malo o dañado/descarte. 10. Estado Carrocería: Se marca si el estado es bueno, regular o malo, si

tiene alguna abolladura o falta de alguna pieza. 11. Observaciones: Se anotan todas las observaciones encontradas en el

vehículo. 12. Departamento de : Firma el Jefe del Departamento de Servicios

Servicios Generales Generales.

13. Departamento de Bienes Firma el Jefe del Departamento de Bienes Patrimoniales.

Patrimoniales: 14. Dirección Administrativa y Firma del Director (a) de la Dirección

Administrativa. Finanzas: y Finanzas. .


D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Departamento de Servicios Generales Copia: Dirección Administrativa y Finanzas.

. Copia: Departamento de Bienes Patrimoniales.


1. Manual de Combustible y Equipos Rodantes INAC

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Transcript of 1. Manual de Combustible y Equipos Rodantes INAC