1 Libros de Contabilidad

8/10/2019 1 Libros de Contabilidad

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ANTIOQUIA

COMPLEJO TECNOLOGICO PARA LA GESTION

AGROEMPRESARIAL SENA ANTIOQUIA

CONTABILIZACION DE OPERACIONES

COMERCIALES Y FINANCIERAS Pg. 1 de13

COMPETENCIA No 1: CONTABILIZARLOS RECURSOS DE OPERACIN, INVERSION YFINANCIACION DE ACUERDO CON LAS NORMAS Y POLITICAS ORGANIZACIONALES.

21030101901: Identifi!" #$% ti&$% de entid!de%, %e'(n %) $"'!ni*!i+n &"ini&i$% $"&$"!ti$%, !%&et$%#e'!#e% - !tiid!de%.

/010/0/20: C#!%ifi!" d$)3ent$% $3e"i!#e% - t4t)#$% !#$"e% %e'(n e# $56eti$ de# "e'i%t"$./010/0/201: C$difi!" - di#i'eni!" d$)3ent$% de !)e"d$ $n e# PUC de# %et$"./010/0/207: C$nt!5i#i*!" #$% dife"ente% ti&$% de $&e"!i+n en e# de%!""$##$ de# $56et$ %$i!# de #!

e3&"e%!./010/0/208: Re'i%t"!" #$% 9e9$% e$n+3i$% %e'(n #!% n$"3!% $3e"i!#e%,t"i5)t!"i!% - #!5$"!#e%.

LIBROS DE CONTABILIDAD

De las normas sobre registros y libros

DECRETO 2649

Art. 123. Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables segn el

tipo de acto de que se trate, los hechos econmicos deben documentarse mediante soportes,

de origen interno o externo, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en

ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando

constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronolgico y de tal

manera que sea posible su verificacin.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, as como ser

utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.

Art. 124. Comprobantes de ontabilidad.Las partidas asentadas en los libros de resumen

y en aquel donde se asienten en orden cronolgico las operaciones, deben estar respaldadas

en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.

!ichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio

y en idioma castellano.

Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicacin del

da de su preparacin y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.

"n ellos se debe indicar la fecha, origen, descripcin y cuanta de las operaciones, as como

las cuentas afectadas con el asiento.

2013 por Adriana Amador Fontalvo / SENA

Formador en Contabilidad y Finanzas.


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La descripcin de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, cdigos o

smbolos num#ricos, caso en el cual deber$ registrarse en el auxiliar respectivo el listado decdigos o smbolos utilizados segn el concepto a que correspondan.

Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resmenes peridicos, a lo sumo

mensuales.

Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos

en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronolgico todas las

operaciones.

Art. 12!. "ibros.Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros

en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e

integridad. %ada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeracin

sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

&tendiendo las normas legales, la naturaleza del ente econmico y a la de sus operaciones, se

deben llevar los libros necesarios para'

(. &sentar en orden cronolgico todas las operaciones, bien en forma individual o por

resmenes globales no superiores a un mes.

). "stablecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus

movimientos debit y cr#dito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.

*. !eterminar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las

restricciones que pesen sobre ellos.

+. ermitir el completo entendimiento de los anteriores. ara tal fin se deben llevar, entre

otros, los auxiliares necesarios para'

a- %onocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen

en forma global

b- "stablecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada

establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus

operaciones




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c- %onocer los cdigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, as como los cdigos o

smbolos utilizados para describir las transacciones, con indicacin de las adiciones,modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras

d- %ontrolar el movimiento de las mercancas, sea por unidades o por grupos homog#neos

e- %onciliar los estados financieros b$sicos con aquellos preparados sobre otras bases

comprensivas de contabilidad.

/. !ejar constancia de las decisiones adoptadas por los rganos colegiados de direccin,

administracin y control del ente econmico.

0. %umplir las exigencias de otras normas legales.




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Art. 126. Registro de los libros. %uando la ley as lo exija, para que puedan servir de

prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las

&utoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal.

"n el caso de los libros de los establecimientos, estos se deben registrar ante la &utoridad o

entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente

econmico e identific$ndolos con la ense1a del establecimiento.

2in perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser

registrados.

2olamente se pueden registrar libros en blanco. ara registrar un nuevo libro se requiere que'

(. &l anterior le falten pocos folios por utilizar, o

). 3ue un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente econmico.

4na u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del

revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador publico. 2i la falta del

libro se debe a p#rdida, extravo o destruccin, se debe presentar copia aut#ntica del

denuncio correspondiente.

Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas

deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada uno de ellas.

Las autoridades o entidades competentes puede proceder a destruir los libros presentados

para su registro que no hubieren sido reclamados pasados cuatro 5+- meses de su inscripcin.

Art. 12#. "$gar donde deben e%&ibirse los libros. Los libros deben exhibirse en el

domicilio principal del ente econmico.




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Art. 12'. (orma de lle)ar los libros.2e aceptan como procedimientos de reconocido valor

t#cnico contable, adem$s de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar lasoperaciones en forma mecanizada o electrnica, para los cuales se utilicen m$quinas

tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.

"l ente econmico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los

asientos contables.

"n los libros se deben anotar el nmero y fecha de los comprobantes de contabilidad que los

respalden.

Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo

menos a fin de cada mes, determinando su saldo.

"n los libros esta prohibido'

6 . &lterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren.

). !ejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a

continuacin de los mismos. "n los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados

o electrnicos no se consideran 7espacios en blanco7 los renglones que no es posible utilizar,

siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las

partidas que se han contabilizado.

*. 8acer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.

+. 9orrar o tachar en todo o en parte los asientos.

/. &rrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

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21030101901: Identifi!" #$% ti&$% de entid!de%, %e'(n %) $"'!ni*!i+n &"ini&i$% $"&$"!ti$%, !%&et$%

#e'!#e% - !tiid!de%./010/0/20: C#!%ifi!" d$)3ent$% $3e"i!#e% - t4t)#$% !#$"e% %e'(n e# $56eti$ de# "e'i%t"$./010/0/201: C$difi!" - di#i'eni!" d$)3ent$% de !)e"d$ $n e# PUC de# %et$"./010/0/207: C$nt!5i#i*!" #$% dife"ente% ti&$% de $&e"!i+n en e# de%!""$##$ de# $56et$ %$i!# de #!


Aspetos legales de los libros de ontabilidad.

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad eintegridad. %ada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debellevar una numeracinsucesiva y contina. Las hojas y tarjetas deben sercodificadas por clase de libros.&tendiendo las normas legales, la naturaleza del ente econmico y a la de susoperaciones, sedeben llevar los libros necesarios para'

(. &sentar en orden cronolgico todas las operaciones, bien en forma individual oporresmenes globales no superiores a un mes.). "stablecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cadacuenta, susmovimientos d#bito y cr#dito, combinando el movimiento de losdiferentes establecimientos.*. !eterminar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y lasrestriccionesque pesen sobre ellos.+. ermitir el completo entendimiento de los anteriores./. !ejar constancia de las decisiones adoptadas por los rganos colegiados dedireccin,

administracin y control del ente econmico.0. %umplir las exigencias de otras normas legales.

*ara tal +in se deben lle)ar, entre otros, los a$%iliares neesarios para-

a- %onocer las transacciones individuales, cuando #stas se registren en los librosde resumenen forma globalb- "stablecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propiasde cadaestablecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de susoperacionesc- %onocer los cdigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, as comolos cdigos o

smbolos utilizados para describir las transacciones, con indicacinde las adiciones,modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan deunas y otrasd- %ontrolar el movimiento de las mercancas, sea por unidades o por gruposhomog#neos, ye- %onciliar los estados financieros b$sicos con aquellos preparados sobre otrasbasescomprensivas de contabilidad.

En los libros est pro&ibido-(. &lterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que #stos serefieren.). !ejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientoso acontinuacin de los mismos. "n los libros de contabilidad producidos pormedios mecanizados

o electrnicos no se consideran >espacios en blanco? losrenglones que no es posible utilizar,




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siempre que al terminar los listados los totalesde control incluyan la integridad de las partidasque se han contabilizado.

*. 8acer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.+. 9orrar o tachar en todo o en parte los asientos./. &rrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.Los libros, incluidos los auxiliares, tendr$n valor probatorio cuando en los mismosno se hayancometido los anteriores actos prohibidos.

Correi/n de errores. Los simples errores de trascripcin se deben salvarmediante una anotacin al pie de la p$gina respectiva o por cualquier otromecanismo de reconocido valor t#cnico que permita evidenciar su correccin.La anulacin de folios se debe efectuar se1alando sobre los mismos la fecha y lacausa de laanulacin, suscrita por el responsable de la anotacin con indicacinde su nombre completo.

E%&ibii/n de libros. 2alvo lo dispuesto en otras normas, el examen de los librosse debepracticar en las oficinas o establecimientos del domicilio principal del enteeconmico, enpresencia de su propietario o de la persona que #ste hubieredesignado expresamente para elefecto.%uando el examen se contraiga a los libros que se lleven para establecer losactivos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cadaestablecimiento, laexhibicin se debe efectuar en el lugar donde funcione elmismo, si el examen hace relacincon las operaciones del establecimiento.2i el ente econmico no presenta los libros y papeles cuya exhibicin se decreta,se tendr$ncomo probados en su contra los hechos que la otra parte se propongademostrar, si para los

mismos es admisible la confesin, salvo que aparezcaprobada y justificada su p#rdida,extravo o destruccin involuntaria.

2i al momento de practicarse la inspeccin los libros no estuvieren en las oficinasoestablecimientos del ente econmico, #ste puede demostrar la causa quejustifique talcircunstancia dentro de los tres das siguientes a la fecha se1aladapara la exhibicin. "n talcaso debe presentar los libros en la oportunidad que elfuncionario se1ale.

"n la solicitud de exhibicin parcial debe indicarse'

(. Lo que se pretende probar.). La fecha aproximada de la operacin.*. Los libros en que, conforme a la t#cnica contable, deben aparecer registradaslasoperaciones.

"n todo caso, el funcionario competente debe tomar nota de los comprobantes ysoportes delasiento que se examine.

La exhibicin y examen general de los libros y papeles de un comercianteprevistos en elartculo 0+ del %digo de %omercio tambi#n proceder$ en el casode la liquidacin desociedades conyugales, cuando uno o ambos cnyugestengan la calidad de comerciante.




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Conser)ai/n y destr$i/n de los libros.

Los entes econmicos debenconservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, deactas, de registrode aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad ylacorrespondencia relacionada con sus operaciones.2alvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarsepuedendestruirse despu#s de veinte 5)@- a1os contados desde el cierre deaquellos o la fecha delltimo asiento, documento o comprobante. Ao obstante,cuando se garantice su reproduccinpor cualquier medio t#cnico, puedendestruirse transcurridos diez 5(@- a1os. "l liquidador delas sociedadescomerciales debe conservar los libros y papeles por el t#rmino de cinco 5/-a1os,contados a partir de la aprobacin de la cuenta final de liquidacin.

C"ASES DE "0ROS

ara efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entender$, portales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares para el completoentendimiento de aquellos.Los siguientes se consideran libros obligatorios y deben ser registrados'

"l libro de 6nventarios y 9alances.

"l Libro !iario.

"l Libro Bayor y 9alances.

"l Libro de &ctas. 5ara personas Curdicas-

"l Libro de &cciones o de :egistro de 2ocios.

La clase de libros auxiliares que un comerciante puede necesitar, depende del tipo deempresa e informacin que maneje entre otros los m$s utilizados son'

&uxiliar de %aja

&uxiliar de 9ancos

&uxiliar de %lientes

&uxiliar de roveedores

&uxiliar de ;astos

&uxiliar de Dentas o %omercio al por mayor y menor.

&uxiliar de Bercancas

&uxiliar de 6nversiones &uxiliar de &nticipo de 6mpuestos y %ontribuciones




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&uxiliar de 6mpuestos 2obre las Dentas por agar

&uxiliar de 6va :etenido

&uxiliar de :etenciEn en la


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COMERCIALES Y FINANCIERAS Pg. 10de 13

7alor *arial-Aormalmente se utiliza para registrar el valor correspondiente alas

subcuentas, en el caso de mercancas, corresponde al resultado de multiplicar la

cantidad por el valor unitario. 7alor Total-"n esta columna se escribe el valor total correspondiente a cada cuenta,

una vez registrado un grupo de cuentas se suma, ejemplo' ;rupo de &ctivo, ;rupo deasivo.

"n este libro se refleja la ecuacin patrimonial, por ellos las cuentas se presentan por gruposas' rimero las cuentas de activo, luego las %uentas de asivo y, por ltimo las cuentas depatrimonio. 2e debe recordar que si se desconoce el patrimonio, este valor se obtieneaplicando la ecuacin patrimonial.

atrimonioF &ctivoGpasivo

Correi/n de Errores-%uando en los registros de inventarios o balances, se

cometen errores, #stos pueden corregirse anulando la p$gina y asentando losvalores correctos en la p$gina siguiente.


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o &l finalizar el periodo contable, se registra, en igual forma que el comprobante de

apertura, el comprobante de ajustes y el comprobante de cierre, esta informacin se

traslada al libro mayor y balance.





3. "ibro 8ayor y alanes

"s un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensualde las cuentas en forma sint#tica la informacin se toma del Libro !iario %olumnario y se!etalla analticamente en los libros auxiliares.

Registro en el libro mayor y alanes-2e inicia con los saldos de apertura y se

contina con los movimientos mensuales registrados en las siguientes columnas'

C$entas-&qu se anota el nombre de las cuentas, una por cada rengln.C/digo- 2e escribe el nmero que le corresponde a cada cuenta, segn el cat$logo decuentas dela empresa, tomado del plan nico de cuentas para comerciantes.Saldo Anterior- 2e utiliza para registrar el sado d#bito o cr#dito de cadacuentacorrespondiente al periodo anterior.8o)imiento del 8es- "n esta columna se registra el movimiento d#bito y cr#ditomensual de cada cuenta. La informacin se traslada en los totales mensuales del librodiario columnario.Saldos-"n esta columna se obtienen los saldos de las cuentas, tomando los datos de lascolumnas 2aldos &nteriores y Bovimiento, as, movimientos iguales se suman,movimientos contrarios se restan.

Los saldos de las cuentas de activos, generalmente, son d#bitos, aunque puede darse elcaso, como en 9ancos, que resulte saldo cr#dito, ejemplo, cuando est$ en sobregiro. Lascuentas de costos y gastos tienen salo d#bito, y las cuentas de pasivo, patrimonio eingreso tienen saldo cr#dito.

*roedimiento-

o 2e registra el comprobante de apertura en la columna 2aldos anteriores.

o 2e registran las operaciones mensuales en las columnas correspondientes al

movimiento.o

2e determinan los nuevos saldos de cada cuenta, estos a su vez constituyen los saldosanteriores del mes siguiente.o &l finalizar el periodo contable, en la columna movimiento se registra el comprobante de




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ajuste para obtener el saldo real de las cuentas, que servir$ de base para la elaboracinde los "stados


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o"n las cuentas de activos, gastos y costos, por tener saldo d#bito, la columna saldos

aumenta con los movimientos registrados en el debe y disminuye con los valores

registrados en el haber.

o"n las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, por tener saldo cr#dito, su saldo

aumenta con los valores registrados en el haber y disminuye con los valores registradosen el debe.



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