TEMA 1GESTIÓ D’ARXIUS PÚBLICS I PRIVATS

Marta Costa Montmany2015

1.- Aplicació de tècniques d’arxiu documental

La paraula arxiu fa referència tant a l’espai en el que és continguda la documentació, com a un grup de dades estructurades i emmagatzemades de forma conjunta, en sentit informàtic.

1.- Aplicació de tècniques d’arxiu documental

Avui la informació és un actiu molt important per l’empresa, i es diferencia d’altres per varis motius:- No es gasta un cop utilitzat- No segueix un patró de revalorització, és a

dir, no sempre perd valor amb el pas del temps, però a vegades sí.

- No és tangible

1.- Aplicació de tècniques d’arxiu documental

Aquesta última característica es materialitza amb la documentació, ja que constitueix el conjunt de documents en els que es plasma la informació, que fan que finalment aquest es converteixi en tangible.

1.- Aplicació de tècniques d’arxiu documental

Tota aquesta documentació ha de ser ordenada, classificada i conservada en un arxiu en el qual s’aplicaran tècniques que permetin una recuperació ràpida i senzilla d’aquesta.

1.- Aplicació de tècniques d’arxiu documental

Cal destacar que existeixen molts arxius diferents, i podem fer les següents classificacions:Segons la titularitat- Arxius públics: si l’organisme que els sosté es

finança amb fons públics. Ex: els arxius dels ministeris.

- Arxius privats: si depenen d’un organisme privat, com pot ser el cas de qualsevol empresa com Inditex o El Corte Inglés.

1.- Aplicació de tècniques d’arxiu documental

Segons el format dels documents continguts- Arxiu tradicional: aquell en el que els documents

es troben en suport paper.- Arxiu digital: aquell en el que els documents es

troben en format digital, sigui perquè han nascut d’aquesta forma (document digital), o perquè s’hagin digitalitzat posteriorment (document digitalitzat).

- Arxius híbrids: són una barreja dels dos anteriors.

1.1- Sistemes de classificació i ordenació

Ordenar: és posar en ordre alguna cosa, fer que cada objecte ocupi el seu lloc.Classificar: fa referència al fet de crear classes o grups. En aquest cas documents, tenint en compte el contingut dels mateixos i la similitud entre ells.

1.1- Sistemes de classificació i ordenació

Per ex. Quan ordenem ho podem fer seguint el criteri numèric i assignant a cada classe un número. I es pot veure com a quelcom complementari a la classificació.

1.1- Sistemes de classificació i ordenació

Des del punt de vista de l’arxiu classificar consistirà en:- Reconèixer, definir i concretar els grans grups

de documents que conformaran l’arxiu:- Fons: L’agrupació orgànica d’un conjunt de

documents generats per una persona física o jurídica o per una institució o organisme en el transcurs de les seves activitats i que constitueixen l’expressió de totes aquestes activitats desenvolupades.

1.1- Sistemes de classificació i ordenació

- Subfons: Conjunt de documents dins del fons produïts per una unitat depenent de la productora i amb autonomia pròpia.

- Secció: Conjunt de documents relacionats entre sí i que en general té correspondència amb les pròpies divisions departamentals o funcionals de l’entitat que les origina. Ex: R.R.H.H.

- Sèrie: És un conjunt de documents relacionats que coincideix amb les activitats de cada secció. Ex: Selecció de personal.

1.1- Sistemes de classificació i ordenació

- Subsèrie: Poden existir o no, són el següent pas dins de les sèries. Ex: Selecció indefinits.

- Unitat documental, que pot ser:- Simple: constituïda únicament pel propi document- Composta o expedient: constituïda per un conjunt de

documents que té una finalitat comú.

1.1- Sistemes de classificació i ordenació

Ex:

1.1- Sistemes de classificació i ordenació

- Classificar també és determinar classes dins de l’arxiu agrupant els documents similars, ja sigui per una realitat o una convecció.

1.1- Sistemes de classificació i ordenació

Ordenar, però es podrà fer des del següent punt de vista:- Topogràfic: Per lloc de producció del

document.- Alfabètic: Per ordre alfabètic de la paraula

clau o índex.- Cronològic: Per data del document.

1.1- Sistemes de classificació i ordenació

Aquests tres sistemes d’ordenació es poden barrejar, és a dir, podem trobar un sistema d’ordenació topogràfic, en el que l’índex pel que s’ordeni sigui el lloc de producció del document, però que aquest estigui físicament ordenat de forma alfabètica segons aquest mateix índex.

1.1- Sistemes de classificació i ordenació

Pràctica: La Laura està parlant amb una companya de feina que diu que la inf. No es pot considerar com un actiu de l’empresa perquè no és el mateix per ex. Que els diners. Com que la Laura es dedica a la gestió d’arxius no està d’acord amb aquesta afirmació, i a més a més té al seu cap a davant, de manera que ha de donar una resposta coherent. Voleu ajudar la Laura a explicar els punts principals que indiquen perquè la inf. És un actiu imp. Per les empreses?

1.1- Sistemes de classificació i ordenació

Pràctica: La Laura està parlant amb una companya de feina que diu que la inf. No es pot considerar com un actiu de l’empresa perquè no és el mateix per ex. Que els diners. Com que la Laura es dedica a la gestió d’arxius no està d’acord amb aquesta afirmació, i a més a més té al seu cap a davant, de manera que ha de donar una resposta coherent. Voleu ajudar la Laura a explicar els punts principals que indiquen perquè la inf. És un actiu imp. Per les empreses?

1.2- Finalitat i objectius

Sigui quin sigui el tipus d’arxiu del que estiguem parlant, es poden destacar unes finalitats i objectius generals per tots. Alguns d’aquests són:- Conservar la informació en òptimes condicions- Mantenir la informació correctament ordenada i classificada- Permetre una ràpida recuperació de la informació- Protegir els documents que contenen informació de

pèrdues, accessos indeguts o extraviaments.- Estalviar costos al poder reutilitzar fàcilment la informació,

que recordem que constitueix un actiu molt important de l’empresa.

1.2- Finalitat i objectius

A més a més segons el tipus de documentació que contingui l’arxiu, podem destacar finalitats específiques. Per exemple:- Finalitats probatòries: si es troben arxivades factures d’una

antiguitat menor de cincs anys i són requerides per la Hisenda Pública.

- Finalitats de gestió: són documents que encara tenen una vida útil molt alta i s’utilitzen contínuament per les tasques diàries. Solen ser documents molt joves i estan continguts en els anomenats arxius d’oficina o de gestió. Ex: Les fitxes de tot allò que està en venda en una immobiliària.

1.2- Finalitat i objectius

- Finalitats històriques: quan es tracta de documents que han superat una certa edat i que ja són utilitzats diàriament però que conserven el gran valor que tenen per la institució que els guarda, o per la seva alta càrrega patrimonial. Ex. El primer document de venda d’una empresa, que tot i ja no tenir ni valor de gestió ni probatori pel pas del temps, té una gran importància per la pròpia institució ja que forma part de la seva història.

1.2- Finalitat i objectius

Pràctica: A l’arxiu on treballes estan revistant el reglament intern per realitzar actualitzacions, i demanen opinions als treballadors per redactar l’epígraf de “Finalitats i objectius”. Podeu senyalar almenys tres punts dels que inclouríeu en aquest escrit?

1.3- Índex d’arxiu: actualització

Cada document de l’arxiu rebrà un “nom” o com se l’anomena des del punt de vista arxivístic “índex”; aquest pot ser de vàries classes, però ha de complir unes característiques mínimes:- Que sigui senzill d’ordenar- Que reflecteixi el tipus de document del que es

tracta- Que reflecteixi el lloc que ocupa en l’ordenació- Que eviti els duplicats, és a dir, cada un dels índexs

ha de ser únic.

1.3- Índex d’arxiu: actualització

Cada document de l’arxiu rebrà un “nom” o com se l’anomena des del punt de vista arxivístic “índex”; aquest pot ser de vàries classes, però ha de complir unes característiques mínimes:- Que sigui senzill d’ordenar- Que reflecteixi el tipus de document del que es

tracta- Que reflecteixi el lloc que ocupa en l’ordenació- Que eviti els duplicats, és a dir, cada un dels índexs

ha de ser únic.

1.3- Índex d’arxiu: actualització

Tal i com hem dit, hi ha diferents sistemes d’indexació; els més habituals són:- Sistema alfanumèric, que assigna una lletra a cada classe, i dins d’aquesta classe, números correlatius per l’ordenació.Ex.A. FacturesA1. Factura número 1A2. Factura número 2A3. Factura número 3

1.3- Índex d’arxiu: actualització

O també es pot utilitzar la denominació completa del document:Ex.Factura 1Factura 2Factura 3

1.3- Índex d’arxiu: actualització

O també es pot utilitzar la denominació completa del document:Ex.Factura 1Factura 2Factura 3

1.3- Índex d’arxiu: actualització

- Sistema alfabètic, que es composa tan sols de lletres. Es pot usar el nom sencer del document o alguna lletra que l'identifiqui. Dins de les lletres majúscules es poden utilitzar també minúscules.

- Ex:Fa: Factura primeraFb: Factura segonaFc: Factura tercera

1.3- Índex d’arxiu: actualització

Un altre Ex:Factura.a: Factura primeraFactura.b: Factura segonaFactura.c: Factura tercera

1.3- Índex d’arxiu: actualització

- Sistema numèric, que es composa únicament de números, senyalant l’ordre amb punt o guió.

- Ex:- 1.1: Primera factura- 1.2: Segona factura- 1.3: Tercera factura Pràctica: Per quin sistema us decanteu? I perquè?

1.3- Índex d’arxiu: actualització

Normalment aquests índexs necessiten instruments de recolzament per entendre’ls, ja que si per ex. En el cas del sistema numèric veiem que necessitem el document 1.2, a simple vista no compleix la característica de comprensible, i per solucionar això caldrà anar al quadre de classificació.

1.3- Índex d’arxiu: actualització

El quadre de classificació és un instrument auxiliar de l’arxiu, també es pot anomenar esquema de classificació i segons Michael Roberge es pot definir com: una estructura jeràrquica i lògica que reflecteix les funcions i les activitats d’una organització, funcions que generen la creació o la recepció de documents.

1.3- Índex d’arxiu: actualització

Es tracta d’un sistema que organitza intel·lectualment la informació i que permet situar els documents en les seves relacions els uns amb els altres per constituir el que generalment s’anomenen expedients.

1.3- Índex d’arxiu: actualització

El sistema de classificació és un modelador de la informació, que no es pot substituir per un índex per més sofisticat que sigui. Està elaborat a partir de les funcions de l’organització, el sistema de classificació té igualment com a avantatge el normalitzar la denominació dels expedients.

1.3- Índex d’arxiu: actualització

El requisit previ i indispensable per l’elaboració d’un sistema de classificació és el d’un perfecte coneixement de les funcions de l’organisme que genera els documents.

1.3- Índex d’arxiu: actualització

Serà en aquest quadre de classificació on es reflecteixin:- Les diferents categories (vist en anteriors

apartats).- Les diferents *codificacions que s’han donat a

cada una de les classes, ex. F a les factures.

1.3- Índex d’arxiu: actualització

* Codificar és generar un codi comprensible per cada un dels documents. Ex. Denominar amb la lletra F a les factures ens ajudarà a ordenar-les seguint qualsevol dels sistemes vistos.

1.3- Índex d’arxiu: actualitzacióEx quadre classificació:2. MINISTERI EDUCACIÓ

2.1 Política interna2.2 Rankings2.3 Organismes2.3.1 Consell educatiu2.3.2 Centres de formació2.3.3 Centres administratius2.4 Pressupostos2.4.1 Anuals2.4.2 Reglamentaris2.5 Impostos2.5.1 Taxes acadèmiques2.5.2 Compensacions

1.3- Índex d’arxiu: actualització

A més, l’arxiu ha de comptar també amb el manual de procediment en el que s’indicaran, a més dels criteris utilitzats per dur a terme les codificacions, les normes a seguir per la consulta, la implementació de documents, *l'expurgo, etc.

1.3- Índex d’arxiu: actualització

*L'expurgo és el terme utilitzat per designar a la selecció negativa, és a dir, per mantenir un arxiu actualitzat cal que persones especialitzades realitzin expurgues sovint, que vindran marcats per l’anomenat “calendari de conservació de l’arxiu”, eliminant o transferint a altres arxius els documents que ja no són rellevants pel propi arxiu.

1.3- Índex d’arxiu: actualització

Pel que fa a l’actualització dels índex, un calendari arcat per personal especialitzat ens dirà quan cal dur a terme aquestes actualitzacions i unes normes de procediment ens indicaran la forma de fer-ho. Aquesta actualització periòdica és necessària ja que poden aparèixer imprevistos com: canviar les classes, problemes d’espai i emmagatzement que afectin a la indicació, per detectar errades en la codificació, etc.

1.3- Índex d’arxiu: actualització

Pràctica: A la Laura li ha proposat crear un arxiu central per la seva empresa, ja que solament hi havia els arxius d’oficina, i li han encarregat un esquema bàsic que contingui els punts bàsics que ha de tenir el manual de procediment. L’ajudeu i li feu una proposta basant-vos en la vostra pròpia empresa?

1.4- Aplicació de manuals d’ajuda

El principal manual d’ajuda amb el que comptarem en un arxiu serà el ja mencionat “manual de procediment”, el qual ha de comptar amb unes parts mínimes ben diferenciades:- Sistema de classificació utilitzat a l’arxiu- Sistema d’ordenació utilitzat a l’arxiu- Normes de codificació- Normes de consulta de la documentació- Normes de préstec de la documentació

1.4- Aplicació de manuals d’ajuda

- Normes per la transferència de documentació- Pot contenir el quadre de classificació i els

diferents calendaris d’actualització.- Els impresos de sol·licitud de consulta o préstec

de documentació.- Els impresos de realització de transferències

(traspàs de determinada documentació, seleccionada sota uns criteris, cap a un altre arxiu en el que la seva conservació serà més adequada).

1.4- Aplicació de manuals d’ajuda

Sovint el que trobem, enlloc d’un manual de procediment com a tal, és una sèrie de documents de rang inferior que completen la totalitat del contingut mostrat com a mínim pel propi manual de procediment.

1.4- Aplicació de manuals d’ajuda

Pràctica: Explica si en el teu lloc de treball hi ha cap manual de procediment i com està estructurat. En cas que no n’hi hagi cap planteja com el faries.

1.5- Millores davant la detecció de problemes d’organització

Un arxiu és un sistema que ha d’estar sotmès a un procés de millora contínua i per això cal fer un registre d’incidències, donant l’oportunitat tant a usuaris interns com externs de reflectir les possibles millores o els errors detectats a l’hora de fer ús de la documentació, a través d’unes fulles d’incidències que seran arxivades o d’un formulari web en el que es pugui deixar constància d’aquestes.

1.5- Millores davant la detecció de problemes d’organització

Totes aquestes incidències que han sorgit han de ser periòdicament estudiades pel personal especialitzat per poder dur a terme les millores oportunes, així com les actualitzacions abans mencionades. També es poden passar periòdicament “enquestes de satisfacció” amb el servei, amb preguntes sobre:- El temps invertit en les busques- L’índex d’èxit de les busques- L’índex de la “*fressa” trobada- Un camp obert a observacions i propostes de millora.

1.5- Millores davant la detecció de problemes d’organització

La “fressa” és aquella informació que recuperem en la nostra busca i que no és rellevant pel que volem, i que contribueix a fer-nos perdre el temps discriminant-la i moltes vegades ocultant allò que realment busquem.

2.- Procediment de registre i posterior arxivament

El registre és aquell document, físic o digital, en el que es fan constar totes les entrades i sortides de documentació de l’arxiu. Les principals finalitats del registre són:- Evitar pèrdues- En el cas del registre d’entrada, implica la

propietat del document per part de l’arxiu.- Deixar constància de l’entrada de documents a

l’arxiu. És com una mena d’inventari a excepció de les dades de localització.

2.- Procediment de registre i posterior arxivament

En un arxiu físic el registre serà el document, tant físic, com digital, que serà necessari actualitzar cada vegada que ingressem un document al nostre arxiu. Abans els registres es portaven en llibres de gran format amb fulles apaïsades amb una taula de dades bàsiques per omplir. Ex.

Registre d’entrada de documents i comunicacionsNº D’ordre Data d’entrada Data d’expedició Procedència Autor Format Extracte

2.- Procediment de registre i posterior arxivament

En el cas dels documents digitals o digitalitzats, no serà necessari portar aquest control per separat ja que, normalment, al posar les dades del mateix en el sistema d’emmagatzement de dades, que serà una base de dades, el sistema li assignarà un número “currens” únic per cada un dels documents, que serà utilitzat com a número de registre. El registre del document és el primer pas a l’arribada del propi document, després serà arxivat amb l’ajuda de diferents suports.

2.1.- Identificació de suports, mobiliari, útils, elements d’arxiu i contenidors.

Si parlem de suports i mobiliari d’arxiu, així com contenidors de documents, cal dir que ens referim a arxius físics o tradicionals, és a dir, aquells que es troben en suports tangibles com el paper.

2.1.- Identificació de suports, mobiliari, útils, elements d’arxiu i contenidors.

Pràctica: enumera els diferents suports contenidors d’arxius que et vinguin al cap.

2.1.- Identificació de suports, mobiliari, útils, elements d’arxiu i contenidors.

El mobiliari que s’utilitzi per guardar la documentació ha de complir uns requisits mínims:- Que propiciï la conservació del document. Ex. En el cas d’estanteries s’aconsella que siguin d’alumini, ja que aquest material no atrau tant la humitat ni els agents que s’hi fan.

2.1.- Identificació de suports, mobiliari, útils, elements d’arxiu i contenidors.

- Que siguin fàcils d’utilitzar pels usuaris.- Que siguin accessibles pels usuaris- Que faciliti la senzilla i ràpida identificació dels documents

que conté, i que es puguin veure les etiquetes d'identificació.

- Que pugui arribar a suportat futures ampliacions i sigui flexible.

- Que estigui preparat per possibles desastres naturals com inundacions, incendis, etc.

- Que pugui guardar correctament el format dels documents sense danyar-los.

2.1.- Identificació de suports, mobiliari, útils, elements d’arxiu i contenidors.

Hi ha diferents mobles que es poden utilitzar per l’arxiu de documents:- Estanteries, que poden ser obertes o

tancades, depenent de les dades que continguin i el nivell de protecció d’accés que necessitin.

2.1.- Identificació de suports, mobiliari, útils, elements d’arxiu i contenidors.

Les característiques ideals per les estanteries són:- Fabricades amb material ignífug i impermeable.- Altura regulable dels prestatges.- Profunditats dels prestatges a mida segons el

tipus de documents que contindran.- Que es pugin estabilitzar i equilibrar a la paret

per evitar possibles riscos pels usuaris

2.1.- Identificació de suports, mobiliari, útils, elements d’arxiu i contenidors.

- Que la seva altura no sigui excessiva; no més de dos metres

- Que l’últim dels prestatges estigui com a mínim a 15 cm del terra per evitar humitats.

- Que el material del que estan fetes contingui un PH neutre que no traspassi acidesa a la documentació continguda.

2.1.- Identificació de suports, mobiliari, útils, elements d’arxiu i contenidors.

- Armaris: que han de complir les mateixes característiques que les estanteries i a més, a l’estar tancats, haurien de tenir la ventilació suficient per evitar que es ressequin els documents o es produeixi algun tipus de paràsits dolents pel material documental.

2.1.- Identificació de suports, mobiliari, útils, elements d’arxiu i contenidors.

- Mobles per carpetes penjants, fixes o mòbils, és el s’utilitza normalment per contenir la documentació que s’està utilitzant en el moment i que ha d’estar més a prop del treballador.

2.1.- Identificació de suports, mobiliari, útils, elements d’arxiu i contenidors.

- Arxivadors de calaixos, que també utilitzaran, generalment, el sistema de carpetes penjants o de cartró. Solen ser de metall i trobar-se a les oficines, més que no pas en els arxius permanents de dipòsit.

2.1.- Identificació de suports, mobiliari, útils, elements d’arxiu i contenidors.

Cas destacar que existeixen mobles adaptats al tipus i format del document, com poden les planeres per guardar mapes o planells i els epistolaris per guardar cartes i missives.

2.1.- Identificació de suports, mobiliari, útils, elements d’arxiu i contenidors.

A més a més dels mobles es poden utilitzar altres elements com:- Carpetes de cartró: la principal característica és que el material del que estan fetes contingui PH neutre que no transmeti acidesa al material que guardin.

2.1.- Identificació de suports, mobiliari, útils, elements d’arxiu i contenidors.

- Les anomenades A-Z o caixes d’anelles portadocuments.

2.1.- Identificació de suports, mobiliari, útils, elements d’arxiu i contenidors.

A més es podran utilitzar tot tipus d’elements d’oficina requerits: grapadores, perforadores, clips, fotocopiadores, etiquetes... Tenint sempre en compte que:- No s’han d’arxivar documents amb elements aliens com clips,

grapes, celos, etc.- No es pot alterar l’original practicant perforacions, o

subratllant-lo, etc.- S’ha de guardar el document en les millors condicions

possibles per facilitar al màxim la seva conservació.- Les etiquetes o marques que s’utilitzin han de preservar la

integritat del document original, i no taparan cap tipus d’informació que aquest contingui.

2.2.- Reproducció i confrontament de la informació d’arxiu documental a digital

La reproducció documental consisteix en realitzar còpies en qualsevol suport i per qualsevol mitjà tant de documents tradicionals, com digitals. En el cas dels documents tradicionals, com poden estar en mal estat, és millor fer-ho a través de tècniques especialitzades.

2.2.- Reproducció i confrontament de la informació d’arxiu documental a digital

La reproducció documental es fa per dos motius:- A petició de l’usuari, sempre i quan l’estat del

document ho permeti, així com les polítiques del propi arxiu.

- La conservació, preservant moltes vegades el document original en condicions òptimes per la seva conservació, sent la còpia la que s’utilitzi per posar a disposició dels usuaris.

2.2.- Reproducció i confrontament de la informació d’arxiu documental a digital

El confrontament de la informació té molta importància en els casos en el que l’arxiu faci còpies “cotejades”, és a dir, que la pròpia institució mitjançant un distintiu, com un segell, dóna fe que la còpia és exactament igual que l’original i li transfereix d’aquesta forma valor de document original.

2.2.- Reproducció i confrontament de la informació d’arxiu documental a digital

La digitalització és el fet de passar documents tradicionals, normalment en suport paper, a digitals amb l’ajuda d’elements específics com escàners de molts tipus i especialitzats per cada tipus de documents, depenent del seu format, estat de conservació, característiques del material, entre d’altres.

2.2.- Reproducció i confrontament de la informació d’arxiu documental a digital

El procés de digitalització consta de:- Classificació i ordenació física de la documentació.

Fixació dels criteris d’emmagatzement.- Digitalització de la documentació.- Control de la qualitat de la digitalització.

Normalment s’apliquen dues tècniques:- Aplicacions informàtiques especialitzades.- Visualització del document original i confrontament

amb el digital pel que es comptarà amb un checklist o llista de confrontació.

2.2.- Reproducció i confrontament de la informació d’arxiu documental a digital

Aquesta llista (checklist) és un llistat amb les característiques que ha de complir el document digitalitzat, amb espai per verificar si les compleix o no.Aquesta tasca la farà una persona diferent de la que hagi dut a terme la digitalització.- Extracció de *metadades del document amb

eines informàtiques especialitzades.- Inclusió de la firma electrònica, si fos necessari.

2.2.- Reproducció i confrontament de la informació d’arxiu documental a digital

Les *metadades són “dades sobre dades”, és a dir, dades del document amb un format específica i que van seguint una sèrie d’estàndards documentals que permetran que aquesta informació es pugi recuperar posteriorment a través de motors de busca.

2.2.- Reproducció i confrontament de la informació d’arxiu documental a digital

Pràctica: Hi ha un document amb gran valor probatori per les activitats de la vostra empresa i que contínuament és demanat en préstec. Es corre el risc de perdre’l si ho seguim fent, però per altra part és necessari per la realització de les tasques diàries. Que podeu fer?

3.-Procedicments d’accés, busca, consulta, recuperació, actualització, conservació i

custodia de la informació arxivada.

Avui gairebé tots els sistemes de busca dels arxius, siguin digitals o tradicionals, es troben informatitzats, és a dir, la consulta de la informació es fa a través d’una base de dades.

3.-Procedicments d’accés, busca, consulta, recuperació, actualització, conservació i

custodia de la informació arxivada.

Els sistemes de consulta dels arxius digitals o digitalitzats solen tenir enllaços directes als documents.Els arxius físics o tradicionals tindran referències que indicaran la seva localització física.

3.-Procedicments d’accés, busca, consulta, recuperació, actualització, conservació i

custodia de la informació arxivada.

Aquest és un dels principals motius pels que cal que la codificació del propi arxiu, o la signatura, estigui representada en el lloc que ocupa físicament. Per ubicar aquest tipus de documents també es poden usar instruments auxiliars com llistes d’ubicació, que han de ser actualitzades a mesura que l’arxiu creixi, i per tant que la distribució del mateix canviï.

3.-Procedicments d’accés, busca, consulta, recuperació, actualització, conservació i

custodia de la informació arxivada.

Ex.DOCUMENT CODI SALA PIS ESTANTERIA

FACTURES F 2 1º 1-6

ALBARANS A 1 3º 28-32

3.-Procedicments d’accés, busca, consulta, recuperació, actualització, conservació i

custodia de la informació arxivada.

Pel que fa als sistemes d’accés i custodia caldrà fer referència a tres tipus de normativa:- Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, en adelnate LOPD, con respeto a los requisitos legales en le control de acceso a determinada documentación y a la custodia de los datos contenidos en la misma.

3.-Procedicments d’accés, busca, consulta, recuperació, actualització, conservació i

custodia de la informació arxivada

Pràctica: Què en saps de la llei de protecció de dades? Enumera la informació que recordis.

3.-Procedicments d’accés, busca, consulta, recuperació, actualització, conservació i

custodia de la informació arxivada.

- En els casos que el propi organisme productor de la documentació tingui també la seva pròpia política d’accés i confidencialitat, sol existir un manual d’ètica professional o codi de bones maneres, amb el que s’aborden temes com la confidencialitat de les dades conegudes arrel del desenvolupament de la tasca professional.

3.-Procedicments d’accés, busca, consulta, recuperació, actualització, conservació i

custodia de la informació arxivada.

- El propi reglament de l’arxiu i la normativa que el funcionament del mateix faci referència. Per exemple la normativa d’accés, normativa de préstec, entre d’altres.

3.-Procedicments d’accés, busca, consulta, recuperació, actualització, conservació i

custodia de la informació arxivada.

L’accés se sol controlar de dues maneres:- Mitjançant el registre de l’usuari a través del sistema de busca. Per accedir a la base de dades, l’usuari ha d’introduir les seves credencials (nom d’usuari i clau). Això permet al sistema portar un control dels accessos de cada usuari en el moment precís.

3.-Procedicments d’accés, busca, consulta, recuperació, actualització, conservació i

custodia de la informació arxivada.

En relació als documents que es consulten i degut a el que està establert a la LOPD, no es guarden associats al nom, és a dir, pot ser que existeixi un llistat de referències consultades en el catàleg, però aquestes no estaran associades a l’usuari que ha fet la consulta. Aquest tipus de dades, es guardaran de forma dissociada.

3.-Procedicments d’accés, busca, consulta, recuperació, actualització, conservació i

custodia de la informació arxivada.

- Quan es realitza la consulta, reproducció o préstec d’un document físic, existeix la figura de “l’arxiver”. Aquest farà cobrir a l’usuari una fulla de préstec, deixant constància del document que sol·licita i de la seva identitat. Posteriorment aquestes dades seran tractades i igualment dissociades si es volen generar estudis o estadístiques, però aquestes fulles seran arxivades seguint les mesures de seguretat marcades a la LOPD per aquest tipus d’informació.

3.-Procedicments d’accés, busca, consulta, recuperació, actualització, conservació i

custodia de la informació arxivada.

Pel que fa a la recuperació de la informació, aquest catàleg normalment automatitzat, ha d’estar ben dissenyat per evitar:- Fressa documental, quan es recupera massa

informació arrel de la realització d’una consulta, i no tota és rellevant.

- Silenci documental, quan es produeix l’efecte contrari, és a dir, no es recupera informació rellevant d’una consulta.

3.-Procedicments d’accés, busca, consulta, recuperació, actualització, conservació i

custodia de la informació arxivada.

Aquests dos fenòmens tenen el seu origen en diferents elements: - l’Usuari ha fet malament la busca, pel que la solució serà realitzar activitats de formació des del propi arxiu, o departament especialitzat.

3.-Procedicments d’accés, busca, consulta, recuperació, actualització, conservació i

custodia de la informació arxivada.

- El document està mal indexat, pel que cal fer proves de recuperació i així detectar possibles errors, per després solucionar-los a l’etapa d’indexació o assignació de metadades.

3.-Procedicments d’accés, busca, consulta, recuperació, actualització, conservació i

custodia de la informació arxivada.

- El sistema està mal dissenyat. La base de dades no està interpretant les consultes de l’usuari d’una forma correcta, pel que serà necessari que el personal especialitzat del departament de tecnologies de la informació repassi el funcionament del sistema de busca.

3.-Procedicments d’accés, busca, consulta, recuperació, actualització, conservació i

custodia de la informació arxivada.

Pel que fa a l’actualització periòdica del catàleg serà molt important seguir les instruccions del personal especialitzat al respecte i els possibles calendaris d’actualització per donar-li a aquesta eina un funcionament òptim.

3.-Procedicments d’accés, busca, consulta, recuperació, actualització, conservació i

custodia de la informació arxivada.

La conservació del catàleg té un paper molt important per diversos motius:- Seria ideal que en cada registre hi hagués un cap que reflectís el temps de vida útil estimat pel document, perquè a l’hora de fer una busca per aquest paràmetre l’encarregat de l’arxiu recuperés aquells documents que estan pròxims a la seva caducitat i decidir què fer amb ells.

3.-Procedicments d’accés, busca, consulta, recuperació, actualització, conservació i

custodia de la informació arxivada.

- El catàleg pot constituir un element imprescindible per la realització d’inventaris, sobretot l’anomenat catàleg topogràfic, és a dir, aquell que solament proporcionarà un llistat de documents junt amb la seva ubicació. Amb aquest llistat un treballador de l’arxiu haurà de fer periòdicament comprovacions dels documents que s’han extraviat en aquest període de temps, així com aquells que estan deteriorats i necessiten mesures de conservació.

3.-Procedicments d’accés, busca, consulta, recuperació, actualització, conservació i

custodia de la informació arxivada.

Pràctica: Un usuari tracta de buscar un document concret en el catàleg informatitzat de l’arxiu però ens diu que no és capaç de trobar-lo perquè recupera molta “fressa documental”, a què pot ser degut?

4.-Funcions i característiques dels sistemes operatius i d’arxiu

Anem a parlar del concepte de fitxer: conjunt de bits emmagatzemats en un dispositiu.Bits: des del punt de vista informàtic és la unitat mínima d’informació que solament pot contenir valors de zeros i uns.

4.-Funcions i característiques dels sistemes operatius i d’arxiu

Un sistema operatiu és un conjunt d’aplicacions informàtiques que fan que l’ordinador funcioni i que l’usuari pugi veure la informació reflectida a la pantalla amb un Interface amigable i senzill. És un software que fa tant la part física de l’ordinador (hardware) com la lògica (software o aplicacions).

4.-Funcions i característiques dels sistemes operatius i d’arxiu

4.-Funcions i característiques dels sistemes operatius i d’arxiu

Per complir amb aquests objectius ha de realitzar unes funcions principals i mínimes:- Gestionar recursos- Proporcionar la Interface d’usuari- Gestionar incidències- Executar programes- Administrar arxius

4.-Funcions i característiques dels sistemes operatius i d’arxiu

Una de les funcions més importants del sistema i que s’encarregarà de la funció d’administrar els arxius serà el mòdul d’arxius (també conegut com a sistema d’arxius). Les seves característiques més importants són:- Ha de permetre als usuaris crear, modificar i

borrar arxius.- Ha de permetre establir polítiques i privilegis

d’ús de cada un dels arxius.

4.-Funcions i característiques dels sistemes operatius i d’arxiu

- L’usuari ha de poder realitzar la classificació dels seus arxius.

- Ha de proporcionar mecanismes de “recolzament” i “recuperació” davant de possibles pèrdues d’informació.

- Ha de proporcionar també possibilitats de “xifrat” i “desxifrat”.

- Ha de garantir la integritat de la informació que conté.

4.-Funcions i característiques dels sistemes operatius i d’arxiu

Pràctica: La Laura rep una notificació del departament d’informàtica de l’empresa on treballa en el que es diu que toca manteniment dels sistemes, i li donen una llista per mirar aspectes del sistema operatiu del seu ordinador, però té un problema i és que no sap què és el sistema operatiu, li podeu explicar?

4.1.-Configuració d’objectes en sistemes operatius. Forma de procedir

Al mercat hi ha molts sistemes operatius, i el més utilitzat és Windows, tot i que cada vegada agafen més força aplicacions de software lliures com Linux. Però sigui quin sigui el sistema operatiu que hi hagi al nostre ordinador de treball, ens ha de donar accés a l’administrador d’arxius, des del que puguem treballar amb els fitxers i realitzar les operacions a les que estiguem autoritzats.

4.1.-Configuració d’objectes en sistemes operatius. Forma de procedir

Aquest administrador d’arxius ens mostrarà els diferents fitxers de dades a les seves ubicacions amb els seus noms i algunes altres dades rellevants.

4.1.-Configuració d’objectes en sistemes operatius. Forma de procedir

A través d’aquest administrador d’arxius es podran realitzar totes les operacions de les que ara parlarem.

4.2.- Creació/nomenament, còpia i eliminació d’arxius, carpetes, subcarpetes i altres

Es treballarà aquest apartat prenent com a referència l’administrador d’arxius de Windows 8.En primer lloc cal fer una diferenciació de termes:- Arxiu: fitxer de dades que pot tenir diferents

formats, depenent de l’aplicació que els hagi creat.

- Directori o carpeta: agrupació d’arxius dins d’una mateix ubicació.

4.2.- Creació/nomenament, còpia i eliminació d’arxius, carpetes, subcarpetes i altres

Per crear un document cal fer clic al botó dret del ratolí al lloc on es vulgui guardar aquest document o arxiu i prémer “nou” i dins de la llista que s’obri escollir el tipus de document desitjat.Per crear un directori farem el mateix però escollint l’opció “carpeta” dins de “nou”.

4.2.- Creació/nomenament, còpia i eliminació d’arxius, carpetes, subcarpetes i altres

En relació al nomenament dels arxius cal que compleixin una sèrie de característiques:- Que el nom sigui únic dins de la seva

ubicació.- Que s’evitin caràcters especials com € # @,

etc.

4.2.- Creació/nomenament, còpia i eliminació d’arxius, carpetes, subcarpetes i altres

Quan creem un arxiu o directori nou el podem anomenar de nou o canviar el nom inicial un cop creat, i ho podem fer:- Prement la tecla de funció F2 quan ens trobem a

sobre de l’arxiu o carpeta que vulguem modificar el nom.

- Fent doble clic amb el ratolí sobre el propi fitxer o carpeta a la que vulguem canviar el nom. I en tots dos casos el ròtol es posarà en mode edició per poder escriure el nom desitjat, i després prémer intró.

4.2.- Creació/nomenament, còpia i eliminació d’arxius, carpetes, subcarpetes i altres

Quan vulguem copiar arxius o carpetes podem fer dues coses:- Prement el botó dret del ratolí i prement l’opció

“copiar”.- Amb la combinació de les tecles: CTRL+C amb

l’arxiu o directori objecte de còpia seleccionat. Un cop copiat caldrà anar a la ubicació desitjada i prémer “enganxar” perquè el document es copiï allà on es vulgui. Per enganxar també podem usar les tecles CTRL+V.

4.2.- Creació/nomenament, còpia i eliminació d’arxius, carpetes, subcarpetes i altres

Per eliminar arxius i carpetes ho podem fer amb:- El botó dret del ratolí i l’opció eliminar sobre

l’arxiu o carpeta.- Tecla “Supr” amb el fitxer o carpeta

seleccionant.

4.2.- Creació/nomenament, còpia i eliminació d’arxius, carpetes, subcarpetes i altres

Pràctica: Crear un fitxer, una carpeta, anomenar-los, canviar el nom d’un dels dos, i eliminar-los.

5.- Tècniques de protecció d’accessos públics i privat, en arxius convencionals i informàtics.

La política de protecció i accés a cada arxiu depèn de:- La política que la institució productora tingui al

respecte, plasmada a la documentació de qualitat o ètica professional, que ha de ser coneguda per tots els treballadors i usuaris de la seva documentació.

- El tipus de dades custodiades. Si els documents contenen dades de caràcter personal, per llei vindran marcades unes característiques d’accés i seguretat específiques.

5.- Tècniques de protecció d’accessos públics i privat, en arxius convencionals i informàtics.

Pel que fa a l’accés a la documentació, els arxius privats es regiran per reglaments interns respectant en tot cas la legislació vigent. Però pel que fa a arxius públics, el marc legal l’estableix la llei 30/1992, de 26 de novembre de Règim Jurídic de les Administracions Públiques i del Procediment Administratiu Comú (LRJPAC), que en el seu article 35 reconeix una sèrie de drets als ciutadans entre les que destaca “conèixer en qualsevol moment, l’estat de tramitació dels procediments en els que tinguin la condició d’interessats, i obtenir còpies dels documents continguts en ells”, sempre i quan, segons l’article 31, el ciutadà sigui l’interessat.

5.1.- Nivells de protecció: determinació

La LOPD determina tres nivells de seguretat pels fitxers que continguin dades de caràcter personal: baix, mitjà i alt.

5.1.- Nivells de protecció: determinació

Aquests nivells tenen un caràcter acumulatiu, és a dir, per cada un d’ells es disposaran unes mesures. Cada nivell haurà de complir les determinades per aquell i les anteriors.

5.1.- Nivells de protecció: determinació

La determinació dels nivells de protecció en els arxius de caràcter personal es determina en funció de la informació continguda, sent considerats:- Fitxers de nivell alt, els que contenen dades:

- Ideologia, afiliació sindical, creences, origen racial, salut o vida sexual i respecte als que no es prevegi la possibilitat d’adoptar el nivell bàsic.

- Obtinguts amb finalitats policials sense el consentiments de les persones afectades.

- Derivats d’actes de violència de gènere.

5.1.- Nivells de protecció: determinació

- Fitxers de nivell mig, els que contenen dades:- Relatives a la comissió d’infraccions administratives o

penals.- Que es regeixin per l’article 29 de la LOPD (prestació de

serveis de solvència patrimonial i crèdit).- D’administracions tributàries, i que es relacionin amb

l’exercici de les seves potestats tributàries.- D’entitats financeres per les finalitats relacionades amb la

prestació de serveis financers.- D’entitats gestores i serveis comuns de seguretat social,

que es relacionin amb l’exercici de les seves competències.

5.1.- Nivells de protecció: determinació

- De mútues d’accidents de treball i malalties professionals de la seguretat socials.

- Que ofereixin una definició de la personalitat i permetin avaluar determinats aspectes de la mateixa o del comportament de les persones.

- Dels operadors de comunicacions electròniques, respecte de les dades de tràfic i localització.

5.1.- Nivells de protecció: determinació

- Fitxers de nivell baix, els que contenen dades:- Qualsevol fitxer que contingui dades de caràcter personal.- També aquells que continguin dades d’ideologia, afiliació

sindical, religió, creences, salut, origen racial o vida sexual, sempre i quan:

- Les dades s’utilitzin amb la única finalitat de realitzar una transferència dinerària a entitats de les que els afectats siguin associats o membres.

- Es tracti de fitxers o tractaments d’aquests tipus de dades de forma incidental, que no guardin relació amb la finalitat del fitxer.

- En els fitxers o tractaments que continguin dades de salut, que es refereixin exclusivament al grau o condició de discapacitat o la simple declaració de invalidesa, amb motiu del compliment dels deures públics.

5.1.- Nivells de protecció: determinació

Pràctica: Pensa en tres fitxers que continguin dades personals teves i explica quin nivell de seguretat creus que tenen i perquè?

5.2.- Disposició de contrasenyes i atributs d’accés

Els mecanismes de contrasenya i atributs d’accés dependran tant de la política de l’empresa productora que guarda la informació, com del tipus de dades que continguin.

5.2.- Disposició de contrasenyes i atributs d’accés

Les pròpies empreses miraran de generar diferents tipus d’usuaris amb atributs d’accés diferents en relació al tipus d’informació que hagin de consultar per la realització de les seves tasques.

5.2.- Disposició de contrasenyes i atributs d’accés

Pel que fa a les contrasenyes d’accés cada organisme o empresa tindrà el seu propi protocol i ha de ser conegut pels seus treballadors. Els fitxers que continguin dades de caràcter personal són un cas a part, i segons l’article 93 del Real Decret 1720/2007 estableix que el responsable del fitxer o tractament “haurà d’adoptar les mesures que garanteixin la correcta identificació i autentificació dels usuaris” i que “establirà un mecanisme que permeti la identificació de forma inequívoca i personalitzada de tot aquell usuari que intenti accedir al sistema d’informació i la verificació de que està autoritzat.

5.2.- Disposició de contrasenyes i atributs d’accés

Quan el mecanisme d’autentificació es basi n l’existència de contrasenyes existirà un procediment d’assignació, distribució i emmagatzement que garanteixi la seva confidencialitat i integritat”.

5.3.- Autorització d’accés, consulta, detecció d’errors en el procediment

L’article 83 del Reglament del desenvolupament de la LOPD estableix que “el responsable del fitxer o tractament adoptarà les mesures adequades per limitar l’accés del personal a dades personals, als suports que els continguin o als recursos del sistema d’informació, per la realització de treballs que no impliquin el tractament de dades personals”.

5.3.- Autorització d’accés, consulta, detecció d’errors en el procediment

A més a més, quan es tracti de personal aliè, s’ha de firmar un contracte de prestació de serveis que ha de recollir expressament:- La prohibició d’accedir a les dades personals.- L’obligació de secret respecte a les dades que

el personal hagi pogut conèixer degut a la prestació del servei.

5.3.- Autorització d’accés, consulta, detecció d’errors en el procediment

Pel que fa a les autoritzacions, serà el responsable del fitxer o del tractament el que autoritzi a les persones a l’accés als fitxers de dades personals.

5.3.- Autorització d’accés, consulta, detecció d’errors en el procediment

Aquestes autoritzacions es poden atorgar a un usuari concret o a un grup d’usuaris del mateix perfil. I a més haurà de quedar reflectit en el document de seguretat el nom de les persones habilitades per concedir aquestes autoritzacions, i el de les dades de les persones sobre les que es pot delegar.

6.- Aplicació de procediments de seguretat i confidencialitat de la informació

Les empreses estan cada vegada més preocupades per la seguretat i confidencialitat de la informació que manegen, ja que la consideren com un important actiu de negoci, tot i que cada vegada juguen un paper més important les obligacions legals respecte a la protecció de dades personals i als drets a la intimitat de les persones.

6.- Aplicació de procediments de seguretat i confidencialitat de la informació

Pràctica: Penseu en els significat de l’expressió: “El valor de la dada” i exposeu-la a la classe.

6.1.- Normativa vigent de protecció de dades i conservació de documentació

- Constitució espanyola, article 16: 1.“Es garanteix la llibertat ideològica, religiosa i de culte als individus i les comunitats sense més limitació, en les seves manifestacions, que la necessària pel manteniment de l’ordre públic protegit per la llei.”

6.1.- Normativa vigent de protecció de dades i conservació de documentació

- Constitució espanyola, article 16: 2. “Ningú podrà ser obligat a declarar sobre la seva ideologia, religió o creences.”3. “Cap confessió tindrà caràcter estatal. Els poders públics tindran en compte les creences religioses de la societat espanyola i mantindran les consegüents relacions de cooperació amb l’església catòlica i les demés confessions.”

6.1.- Normativa vigent de protecció de dades i conservació de documentació

- Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de Protecció de Dades de caràcter personal.

- Reial Decret 1720/2007 de 21 de desembre, pel que s’aprova el Reglament del desenvolupament de la Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal.

- Reial Decret 372010, de 8 de gener, pel que es regula l’Esquema Nacional de Seguretat en l’àmbit de l’administració electrònica.

6.1.- Normativa vigent de protecció de dades i conservació de documentació

Pel que fa a aquest últim text legal, la LOPD, en concordança amb els nivells de seguretat senyalats anteriorment, es van determinar unes mesures de seguretat per cada un d’ells:- Responsable de seguretat: El responsable del fitxer ha de designar un o varis responsables de seguretat (no és una delegació de responsabilitat). El responsable de seguretat és l’encarregat de coordinar o controlar les mesures del document.

6.1.- Normativa vigent de protecció de dades i conservació de documentació

- Personal: Funcions i obligacions dels diferents usuaris o dels perfils d’usuaris clarament definides i documentades. Definició de les funcions de control i les autoritzacions delegades pel responsable. Difusió entre el personal, de les normes que els afectin i de les conseqüències del seu incompliment.

6.1.- Normativa vigent de protecció de dades i conservació de documentació

- Incidències: Registre d’incidències: tipus, moment de detecció, persona que la notifica, efectes i mesures correctores. Procediment de notificació i gestió de les incidències.

6.1.- Normativa vigent de protecció de dades i conservació de documentació

- Control d’accés: Relació actualitzada d’usuaris i accessos autoritzats. Control d’accessos permesos a cada usuari segons les funcions assignades. Mecanismes que evitin l’accés a dades o recursos amb drets diferents als autoritzats. Concessió de permisos d’accés solament per personal autoritzat. Mateixes condicions per personal aliè amb accés als recursos de dades.

6.1.- Normativa vigent de protecció de dades i conservació de documentació

- Control d’accés solament fitxers automatitzats: Control d’accés físic als locals on es troben ubicats els sistemes d’informació.

6.1.- Normativa vigent de protecció de dades i conservació de documentació

- Control d’accés solament fitxers automatitzats: Registre d’accessos: usuari, hora, fitxer, tipus d’accés autoritzat o denegat. Revisió mensual del registre pel responsable de seguretat. Conservació 2 anys. No cal aquest registre si el responsable del fitxer és una persona física i és l’únic usuari.

6.1.- Normativa vigent de protecció de dades i conservació de documentació

- Control d’accés solament fitxers no automatitzats: Control d’accessos autoritzats. Identificació accessos per documents accessibles per múltiples usuaris.

6.1.- Normativa vigent de protecció de dades i conservació de documentació

- Identificació i autentificació solament fitxers automatitzats: Identificació i autentificació personalitzada. Procediment d’assignació i distribució de contrasenyes. Emmagatzement inintel·ligible de les contrasenyes. Periodicitat del canvi de contrasenyes (< 1 any). Límit d’intents reiterats d’accés no autoritzat.

6.1.- Normativa vigent de protecció de dades i conservació de documentació

- Custòdia de suports solament fitxers no automatitzats: Durant la revisió o tramitació dels documents, la persona a càrrec dels mateixos ha de ser diligent i custodiar-la per evitar accessos no autoritzats.

6.2.- Còpies de seguretat

La llei de protecció de dades estableix unes obligacions pel que fa a les còpies de seguretat:- Cal realitzar backup (còpies de seguretat) i còpies de backup almenys un cop a la setmana en els tres nivells de seguretat (baix, mig, alt).

6.2.- Còpies de seguretat

- Cal garantir la restauració de les dades al moment anterior de produir-se la pèrdua. També en els tres nivells de seguretat.

6.2.- Còpies de seguretat

- Caldrà autorització per l’execució de procediments de restauració de dades, en els nivells de seguretat mig i alt.

6.2.- Còpies de seguretat

- Caldrà emmagatzement extern de còpies i procediments de restauració de dades en el nivell de seguretat alt.

Moltes gràcies per la vostra atenció

Marta Costa MontmanyMarketing per tu, creant marketing a mida

Tel. 696 85 70 52http://marketingpertu.com

www.facebook.com/Marketingpertu@Marketingpertu

http://www.slideshare.net/marketingpertu