MANUAL DE USUARIO BUSINESS PARTNER 2

1. ML81N: Hoja de entrada de Servicios (HES) .................................. ¡Error! Marcador no definido.

2. ML81N Aceptacion de HES .............................................................. ¡Error! Marcador no definido.

Versión Fecha Descripción Autor

V0 23/01/2019 Creación del documento Bedoyan Ignacio

MANUAL DE USUARIO BUSINESS PARTNER 3

El módulo Gestión de Materiales (MM) administra y controla los materiales y servicios de la

organización, desde que surge la necesidad de compra de un material/Servicio hasta que el

mismo es recibido/consumido y finalmente facturado. Como todo módulo dentro se SAP, MM

tiene una estructura organizacional y datos maestros a definir antes de poder ejecutar las

transacciones.

Datos Maestros: un dato maestro es una entidad que se encuentra almacenada en un

único repositorio, buscando de esta manera evitar datos repetidos, unificar información

y poder guardar historiales permitiendo sacar métricas, resúmenes, etc.

Estructura Organizacional: se refiere a la representación de la organización dentro del

sistema. Dentro de dicha estructura se define de que cliente estamos hablando, las

compañías que son parte del cliente, y dentro de las compañías, cada planta/centro y

almacén que son parte de la misma.

Centro: contiene los datos de cada sucursal o emplazamiento de centro dentro de una

empresa. El centro es el nivel de organización en el que se planifica el

reaprovisionamiento de mercancías y se gestionan los stocks.

Almacén: es una entidad organizativa dentro de la estructura de MM, que permite

diferenciar los niveles de stocks de materiales dentro de un mismo centro. Los

almacenes dependen de los centros.

Organización de Compras: unidad de organización que divide la empresa en función

de la las necesidades de gestión de compras. Ésta se encarga del aprovisionamiento de

materiales y servicios, negocia condiciones de compras con los proveedores y es

responsable de tales operaciones.

Grupo de Compra: corresponde a un encargado de compras o a un grupo de

encargados de compras que realizan operaciones tales como el aprovisionamiento de

determinados artículos o mercancías y/o actuar de contactos para proveedores.

Solicitud de Pedido: se utilizan cuando se desea notificar de alguna necesidad de

material/servicios externos y efectuar un seguimiento de tales necesidades. Ésta

contiene todos los datos consignados de los solicitantes en el formato físico de la

solicitud de compra y de la disponibilidad, están sujetas a un proceso de liberación

(autorización). Las reservas se utilizan para comprometer una determinada cantidad de

material en stock.

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1. ML81N: Hoja de entrada de Servicios (HES)

En principio cuando hablamos de Hoja de entrada de Servicios nos referimos a la Certificación

de Servicios, es decir el documento en donde consta la prestación de un servicio. La hoja de

entrada de servicios es también conocida como HES, y se genera a base de una Orden de

Compra o Pedido.

Ingresamos por el código de transacción ML81N:

Para la creación se siguen los siguientes pasos:

1- Se presiona sobre “Otro pedido”

2- Se coloca número de pedido u orden de compra

3- Y la posición.

4- Continuar.

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En el sector izquierdo figura un listado de las ordenes de compras como si fuera un árbol de

documentos con sus respectivas HES desplegadas.

Luego:

1- Se presiona en el botón “Crear hoja de entrada de servicio”

2- Observar que en el árbol de documentos justo debajo de la orden de compra agregada

se generó un nuevo subdocumento sin nombre.

3- Y en la sección derecha se generó un numero de documento en el campo Hoja de

entrada.

4- El nombre de la HES se definirá en el campo “Texto Breve”.

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Una vez definido el nombre del documento se debe proceder a traer el servicio detallado en la

orden de compra en cuestión, presionando el botón “Selec Serv”:

Surgirá una ventana para que seleccionemos la fuente del servicio que vamos a certificar.

Debemos verificar que esté seleccionado la opción “De pedido” y que en el campo se especifique

el pedido y la posición correctas (SAP trae por defecto la correcta). Continuar.

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Nos va a enviar a otra pantalla en la que deberemos indicar el o los servicios del pedido que

queremos traer. Seleccionamos la línea y le damos al botón “Servicios”.

Nos devolverá a la creación de la HES con el servicio en su detalle.

NOTA: Ustedes podrán modificar la cantidad a tal punto que, si quisieran, realizar un pago parcial

del servicio en cuestión, por ejemplo la mitad, podrían colocar en cantidad 0,5 y estarían

certificando la mitad del pago de la prestación, permitiéndoles pagar el resto en otra HES futura.

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Una vez terminada la confesión le dan a Grabar y se oficializa la hoja de entrada con el número

que se informa abajo a la izquierda.

¡¡IMPORTANTE!!

En los casos en los que la facturación del proveedor detalle una parte del precio de la prestación

gravado con su debido impuesto y otra parte sin gravamen en la HES deberá de traerse la línea

de prestación de servicio por duplicado modificando la cantidad con el fin de que quede en cada

línea el valor total de cada parte, e indicando en cada línea el indicador de impuestos debido.

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Se trae por duplicado la misma línea de servicio y se modifica la cantidad (ya que SAP no

permite modificar el precio en esta etapa) con el fin de que quede el precio específico con su

indicador de impuesto correspondiente.

En el caso del ejemplo vemos que se utilizó el indicador C4 para IVA 27% y CE para valor

exento de gravado.

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2. ML81N Aceptación de HES

Para que la gente de Administración pueda realizar la facturación, la HES que acabamos de crear en el

punto anterior debe ser Aceptada.

Una vez generada la HES desde la Transacción ML81N podemos presionar en el botón de “Visualizar <->

Modificar”

En modo de modificación iremos a “Mas” “Aceptar”

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Y para fijar la aceptación le damos a “Grabar”

Una vez grabada la HES aceptada el indicador quedará en Verde.

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Si tuviéramos que aceptar una HES generada con anterioridad también se puede realizar la búsqueda con:

“Otro pedido”En el campo “Hoja de entrada” ingresamos el número de HES Continuar.

O también se puede ingresar mediante el árbol de documentos.