1- El Personal de Los Archivos

8/16/2019 1- El Personal de Los Archivos

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EL PERSONAL DE LOS ARCHIVOS. La función archivística y su repercusión en laplantilla.

Ramon Alberch, Mariona Corominas, M.Carme Martínez

1. UNAS REFLEXIONES INICIALES

La percepción que el mundo tiene de los archivos y de la función archivística no es, naturalmente, ni unívocani homogénea. Por un lado, el sector profesional –consciente de la riqueza y pluralidad de su función-reivindica una mejora de las dotaciones en recursos humanos y económicos para poder ejercer su trabajo conel mismo nivel de calidad que el resto de profesionales de la administración pública, por otro, los políticos –yla inmensa mayoría de la ciudadanía- ven el archivo como un servicio relativamente útil –en el mejor de loscasos como depositarios de un “tesoro” documental que hay que preservar- y con una función ordenadorasencilla y, por tanto, de poca complejidad.

La escasa capacidad del colectivo profesional de archiveros para generar un estado de opinión coincidentecon las tesis profesionales se ha visto superada por la universalización de una visión conceptualmentereduccionista del archivo, los archiveros y su función. O dicho de otra manera, la aparente simplicidad de lafunción archivística ha limitado inicialmente su valoración, hasta el punto en que la mayoría de políticos yaltos funcionarios (secretarios, gerentes, gestores con poder de mando y decisión) perciben el archivo comoun servicio de carácter unipersonal. En este sentido, es innegable que la propia evolución del sectorarchivístico catalán ha jugado –indirectamente- a favor de esta interpretación. A lo largo de los años ochentay noventa la preocupación esencial ha consistido en crear una mínima infraestructura archivística –localesadecuados- con un profesional al frente. En realidad, y visto ahora desde una cierta perspectiva, lo que se hallevado a cabo es una política de “mínimos” que los responsables políticos han evaluado como una política de“máximos” o al menos, normalizadora1.

La primera "revolución" en los archivos -concebida desde la más absoluta evidencia de encontrarnos ante undesierto, donde prácticamente todo estaba por hacer- ha comportado ahora una doble lectura, biencontradictoria, también, de la realidad archivística del país. Por un lado, la de aquellos que creen que se haalcanzado un nivel de normalidad y que los archivos han dejado de ser la asignatura pendiente de la reformade la administración pública. Por otro, la de aquellos que creemos que hay que ir hacia una segunda"revolución" donde hay que poner más énfasis en la estructuración de unas plantillas dignas, así comocontinuar con la potenciación de las infraestructuras, sector donde se ha avanzado bastante en los últimosaños.

Constatamos, por tanto, la necesidad de superar esta visión simplificadora y unipersonal de la funciónarchivística, y la evidencia de establecer mecanismos que permitan correlacionar las cargas de trabajo conuna plantilla suficiente en número y diversidad2. En realidad, ahora existe una compilación teórica y unaexperiencia práctica lo suficientemente potente como para poder defender con toda forma de argumentos el

extraordinario abasto de la función archivística, desde la generación de los documentos en las oficinas hastasu ingreso en el archivo, así como la integración de todas las funciones bajo un servicio de archivos unificadoconceptual y funcionalmente3.

2. LA LEGISLACIÓN

Dando cumplimiento al artículo 103.3 de la Constitución4 , se promulga la Ley 30/1984 de 2 de agosto, de Medidas para la Reforma de la Función Pública

5, que modifica substancialmente las competencias enmateria de personal, y establece que el Gobierno fijará la política de personal y las condiciones de trabajo delos funcionarios públicos, sin perjuicio de las competencias de las comunidades autónomas. El objetivo principal de esta ley fue la adaptación del funcionariado a la nueva realidad territorial. Para conseguir esteobjetivo y, sobretodo, para establecer una coordinación del personal adscrito a las diferentes administraciones

públicas de todo el Estado, la Ley 30/1984 regula el Consejo Superior de la Función Pública6

y la Comisiónde Coordinación de la Función Pública, como órganos de participación y representación del personal de


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todas las administraciones públicas y coordinación de las políticas de personal, respectivamente. De acuerdocon esto, la Ley 30/1984 es la norma base que regula el régimen estatutario de los funcionarios públicos.Pero, hay que tener en cuenta que el articulado referente a la relación de lugares de trabajo, promoción profesional, estructura de cuerpos y escalas fue modificado por la Ley 23/1988, de 28 de julio, de Modificación de la Ley de Medidas para la Reforma de la Función Pública

7.

De acuerdo con la Ley 30/1984, la Generalitat de Cataluña promulgó la Ley 17/1985, de 23 de julio, de la

Función Pública de la Administración de la Generalitat8

. Básicamente, esta Ley define la estructura, laorganización de la función pública y su régimen estatutario. El ámbito de aplicación de esta norma se limitaal personal de la Administración de la Generalitat, al de las Universidades, al de la Sindicatura de Comptes yal del Consell Consultiu. Entre su articulado hay que destacar, en relación a esta ponencia, los artículos del16 al 20 y la disposición adicional octava, que crea los cuerpos y escales de la Administración de laGeneralitat de Cataluña9.

Dos años después, el 24 de noviembre de 1986, se promulga la Ley 9/1986, de 10 de noviembre, de Cuerpode Funcionarios de la Generalitat de Cataluña10. Esta disposición establece la creación de los Cuerpos de laAdministración Especial de la Generalitat de Cataluña y define las funciones y titulaciones para acceder. Asíen su articulado determina el Cuerpo de Titulados Superiores Grupo A, con las funciones de: “estudio, propuesta, control, ejecución e inspección de los trabajos técnicos derivados de su titulación académica”. ElCuerpo de Diplomados, grupo B, que tiene a su cargo los trabajos “derivados del ejercicio profesional de sutitulación académica y las de colaboración en los trabajos específicos de estudio, control, de ejecución y deinspección que corresponden a los cuerpos del Grupo A”. En tercer lugar, define el Cuerpo de TécnicosEspecialistas, Grupo C, que le corresponden las funciones “de ejecución, de colaboración y similares deacuerdo con su nivel de titulación y de especialización”. Por último, establece el Cuerpo de AuxiliaresTécnicos, Grupo D, con funciones “de ejecución y colaboración de acuerdo con su nivel de especialización”.

En relación con la administración local, y de acuerdo con la normativa estatal y autonómica de Cataluña, lanormativa sobre la ordenación en materia de función pública se reguló mediante el Decreto 214/1990, de 30de julio, por el cual se aprueba el Reglamento del personal al servicio de las entidades locales11. El artículo 2de este Decreto establece la prelación de normas aplicables a la función pública local12. Sin embargo, hay quedestacar el apartado 3 de este artículo que indica que "la normativa propia de la Generalitat y del Estado, pereste orden, tendrán carácter supletorio".

Pero, con la promulgación de la Ley 9/1994, de 29 de junio, de Reforma de la legislación relativa a la función pública de la Generalitat de Cataluña13, se modifica, entre otras cosas, el ámbito de aplicación de la Ley17/1985 de la función pública de la Administración de la Generalitat, e incluye el personal al servicio de lascorporaciones locales de Cataluña y al mismo tiempo excluye otras14. Por último, hay que destacar elapartado 2 de la disposición final de esta ley, que insta al Gobierno, a aprobar, en el plazo máximo de dosaños, "un proyecto de ley sobre la función pública de las administraciones públicas catalanas que comprendala armonización, la compilación y, si procede, la regulación del régimen jurídico del personal de laGeneralitat, de los consejos comarcales y de las corporaciones locales".

3. EL PERSONAL DE LOS ARCHIVOS Y SU PERFIL PROFESIONAL

Previamente a la descripción de los tipos de profesionales, su número y las titulaciones requeridas, hay queinsistir, aunque sea de forma breve, en la necesaria correlación entre una función archivística potente yglobalizadora y la adscripción del servicio de archivo a un órgano generalista y globalizador. Si partimos dela base que el archivo tiene que incidir sobre toda la administración donde presta su servicio, de carácter"transversal" u "horizontal", es evidente que su adscripción orgánica se tiene que caracterizar por lossiguientes elementos:

· Ubicación del archivo en un ámbito central, de incidencia global e interdepartamental.· Rango jerárquico elevado para el órgano responsable de la función archivo15.

En este sentido, una encuesta reciente de la Associació de Arxivers de Cataluña muestra que la dependenciaorgánica de los archivos es todavía tributaria de una visión esencialmente historicista de su función, y que loscasos de adscripción generalista e interadministrativa son todavía muy minoritarios16. Reiteramos, pues, lanecesidad de defender una adscripción que permita actuar de manera indiscutida sobre toda la


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administración, y superar la visión del archivero-historiador que en muchos casos actúa como una limitaciónde nuestra función. En este sentido, hay que decir que es complicado y equívoco otorgar patentes decentralidad a determinados servicios y que la opción escogida sea útil para cualquier forma deadministración. La ubicación generalista idónea será siempre el resultado de un análisis objetivo de losservicios de una administración, al mismo tiempo muy cambiantes por la incidencia de estrategias políticasconcretas. No obstante, y a nivel orientativo, señalamos que las adscripciones a Alcaldía, Presidencia,Función Pública o Administración Pública, Gobernación, Servicios Centrales o Generales pueden ser muy

apropiados para un servicio de archivo.

En relación con el perfil de los profesionales es bien conocido que la falta de una titulación específicaconstituye actualmente el obstáculo más claro para el reconocimiento social de la profesión. Solo elestablecimiento y la continuidad de los másters en archivística en tanto que son estudios de tercer cicloimpulsados por la Associació de Arxivers de Cataluña desde el año 1988 permiten vislumbrar el futuro conun cierto optimismo, en la perspectiva de su materialización en una formación y titulación asumida desde lasuniversidades.

3.1. Las funciones del personal de los archivos

Actualmente, la titulación más extendida –y una de las más apropiadas- es la de licenciado en historia,aunque otras titulaciones superiores (en administración, ciencias de la información, antropología, derecho,filología) también se ha demostrado que contienen algunos elementos útiles para la práctica archivística. Eneste mismo nivel de titulados superiores, con rango de técnicos especialistas, se tendría que situar, porejemplo, los restauradores (licenciatura en Bellas Artes, especialidad restauración, o licenciatura enQuímicas). En este sentido, parece razonable definir el lugar de trabajo en función de la especialidad yalejarse de las denominaciones poco precisas17.

En cuanto a las titulaciones de grado medio, es evidente la polivalencia creciente y la emergencia de estesector en el mundo de los archivos vista la relevancia de sus funciones, y también la limitación en la variedadde titulaciones. Así, y como titulaciones con más tradición cuentan los Diplomados en historia, y losDiplomados en Biblioteconomía y Documentación. Hay que prever, pero, la incidencia en este sector de lanueva oferta de títulos que hacen las universidades catalanas, como sería el caso de la Diplomatura deGestión y Administración Pública de la Universidad Pompeu Fabra y el Graduado en Fotografía por la

Escuela de Fotografía de la Fundación Politécnica de Cataluña18

.

No obstante, es relativamente sencillo encontrar bibliografía sobre las funciones asociadas al desarrollo de lafunción archivo; en cambio, son escasas las publicaciones que se ocupan específicamente de la asignación deatribuciones del personal de los archivos atendiendo a cada una de las categorías profesionales que estándefinidas en el marco de la Administración pública19. También, repasando la normativa catalana referida alos archivos se pueden determinar algunas de las funciones que han desarrollado los archiveros adscritos aAdministración de la Generalitat20.

Ante esta perspectiva, una de las cuestiones que pretenden abordar es la distribución de las funciones del personal que tiene que hacerse cargo de la función archivo en relación con su especialización y con suscategorías profesionales.

La diversidad de trabajos que genera el desarrollo de la función de archivo hace necesario la existencia de profesionales cualificados para cada una de las actividades. De esta manera, los trabajos relacionados con eltratamiento de la documentación los tienen que realizar los profesionales especializados en archivística paralelamente a la tendencia actual de acercarnos cada vez más hacia la especialización de algunos aspectosde la función archivo o de convertirnos en expertos de determinados fondos documentales21. En el ámbito dela Administración estos profesionales serán funcionarios adscritos a los Cuerpos de la AdministraciónEspecial. Uno por cada nivel de titulación. De esta manera, en un archivo debería existir:

* archiveros, adscritos al Cuerpo de Titulados Superiores, Grupo A22;* técnicos medios, adscritos al Cuerpo de Diplomados, Grupo B23;* auxiliares de archivo del Cuerpo de Técnicos Especialistas, Grupo C.


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El desarrollo de los trabajos administrativos y también los de apoyo administrativo tienen que ser llevadas acabo por profesionales pertenecientes a los Cuerpos de Administración General, de acuerdo con ladisposición octava de la Ley 17/1985. Según esto, el personal del archivo que debería formar parte de estosCuerpos estará integrado por:

* administrativos: La Escala Administrativa de la Generalitat dentro del Cuerpo Administrativo dela Generalitat, Grupo C;

* auxiliares administrativos: La Escala Administrativa de la Generalitat dentro del Cuerpo AuxiliarAdministrativo de la Generalitat, Grupo D;* subalternos pertenecientes al Cuerpo Subalterno de la Administración de la Generalitat, Grupo E.

Igualmente, aquellos trabajos específicos que reúnen un trabajo de especialización en materiascomplementarias a la función archivo tienen que ser desarrollados por los profesionales pertenecientes alCuerpo de la Administración Especial, como son:

* restauradores, adscritos al Cuerpo de Titulados Superiores, Grupo A.;* fotógrafos y bibliotecarios, adscritos al Cuerpo de Diplomados, Grupo B;* otros.

A continuación, proponemos uno de los posibles modelos de distribución de las funciones que puededesarrollar el personal de un archivo. Aunque en principio se ha pensado en un centro de cierto relieve, esrelativamente sencillo hacer la translación de estas funciones a las que puede realizar un centro decaracterísticas diferentes, de dimensiones más reducidas y, obviamente, con menos dotación de personal.

Para facilitar la comprensión de las funciones que tiene que realizar el personal de los archivos, lainformación se ha desglosado en tres apartados:

•• Objetivo: define el ámbito de competencia que abraza el ejercicio de la profesión.•• Funciones: desglosa las actividades más relevantes del objetivo o ámbito de competencia.•• Titulaciones recomendadas: sugerir la formación más adecuada para llevar a cabo las funciones

encomendadas.

FUNCIONES DEL DIRECTOR O DEL RESPONSABLE DE UN ARCHIVO

OBJETIVO

Ø Dirigir, coordinar y controlar la organización y el funcionamiento del archivo, para custodiar yorganizar la documentación, con la finalidad de facilitar la consulta al propio organismo que laha generado y también a todos los ciudadanos, de acuerdo con la normativa de accesibilidad a ladocumentación.

FUNCIONES

Ø Hacer las propuestas oportunas para llevar a cabo una buena gestión del centro archivístico y, al

mismo tiempo, potenciar una fluida comunicación interdepartamental con el objeto de facilitar elsistema de organización documental del organismo o entidad a la que pertenece el archivo.

Ø Elaborar las normas o los reglamentos que regulan la organización y el funcionamiento del archivoy, también, aquellas otras de aplicación a todas las áreas, departamentos o servicios del organismo alas que pertenece el archivo, referidas a la consulta y préstamo de la documentación. El director oresponsable deberán velar también por el cumplimiento de la normativa establecida.

Ø Dirigir y coordinar las cuestiones relacionadas con las gestiones de personal y de administracióneconómica del archivo, así como cualquier otro trabajo que comporte la gestión administrativa delcentro.

Ø Elaborar y proponer las normas de accesos a la documentación –de acuerdo con la normativavigente-, para que, una vez aprobadas por la Comisión correspondiente, puedan ser de aplicación enel uso y consulta de la documentación.

Ø

Planificar, dirigir y coordinar la metodología de organización documental utilizada en el archivo,especialmente en relación con el sistema de clasificación, transferencias, elaboración de


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instrumentos de descripción, preservación y conservación de la documentación, calendario deconservación y eliminación, accesibilidad y consulta de la documentación. Promover también un buen método de trabajo entre el personal del archivo para establecer un sistema decorresponsabilización funcional de acuerdo con la formación y los objetivos que se les hayaasignado.

Ø Planificar y coordinar el sistema de organización integral de la documentación del organismo oentidad a la que pertenece el archivo.

Ø Proponer la creación y coordinar las comisiones interdepartamentales de trabajo -evaluación de ladocumentación, accesibilidad,....- con la finalidad de corresponsabilizar a todos los agentes delorganismo en la toma de decisiones referidas a la gestión de los documentos.

Ø Planificar y coordinar la formación del personal del archivo y, de acuerdo con la definición delsistema integral de organización de la documentación, realizar los cursos de formación de losresponsables de los archivos de gestión del organismo al que pertenece el archivo.

Ø Expedir certificados o bien dar constancia ("hacer constar") de la documentación que custodia elarchivo.

Ø Planificar, dirigir y coordinar las publicaciones del archivo: guías, inventarios, catálogos. También,elaborar las memorias anuales del archivo, entre otras publicaciones.

Ø Planificar y coordinar las actividades de difusión que anualmente se realizan en el centro, ya seanexposiciones, visitas, cursos, conferencias, etc.

Ø Planificar y controlar la preservación y la conservación de la documentación y también del edificio,así como velar por su seguridad.

TITULACIONES RECOMENDADAS

Ø Licenciatura, preferentemente en Historia aunque también hay otras titulaciones superiores que pueden ser adecuadas como Ciencias de la Información, Antropología, Derecho y Filología, ylos másters o postgrados en archivística.

FUNCIONES DE LOS ARCHIVEROS

OBJETIVO

Ø Colaborar en todas aquellas cuestiones que le delegue o encomiende el director del centro y, enespecial, velar por la organización y la custodia de la documentación que está bajo suresponsabilidad con la finalidad de facilitar la consulta.

FUNCIONES

Ø Colaborar en aquellas cuestiones específicas que le indique la dirección del centro, en especial, laelaboración y aplicación de las normas de organización y funcionamiento del archivo. También, proponer todas aquellas acciones que se consideren oportunas para mejorar, agilizar o facilitar lagestión del archivo.

Ø Elaborar y aplicar el cuadro de clasificación de la documentación del organismo, institución oentidad para que se aplique de forma unívoca y generalizada en todos los archivos de gestión,

además del archivo definitivo, y controlar el seguimiento y actualización de su proceso.Ø Definir y dirigir, de acuerdo con la responsabilidad otorgada desde la dirección del organismo, el

sistema de organización integral de la documentación. También, el archivero tendrá que ejecutar suaplicación y, al mismo tiempo, asesorar al personal administrativo de los archivos de gestión,ofreciéndole la ayuda técnica necesaria en la implementación de este método de trabajo. Igualmente,el archivero tendrá que llevar a cabo el seguimiento y la actualización de todo el proceso de gestiónintegral de la documentación, además de organizar e impartir los cursos de formación al personal delos archivos de gestión.

Ø Organizar y dirigir la elaboración de los instrumentos de descripción de la documentacióncustodiada en el archivo - catálogos, inventarios, índices u otros- y realizar aquellos que requieranuna descripción documental más especializada.

Ø Colaborar en el proceso de definición e implementación del sistema informático de organización dela documentación. También, deberá llevar a cabo el control de calidad de la información contenida


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en la mecanización de la gestión de los documentos y supervisar, especialmente, la descripción, lacodificación y la asignación de descriptores.

Ø Elaborar el calendario de conservación y eliminación de la documentación de acuerdo con lanormativa establecida por la CNATD y las tablas de evaluación documental.

Ø Planificar, dirigir y controlar el proceso de transferencias de la documentación desde lasdependencias del organismo o entidad hasta la ubicación en los depósitos del archivo o bien detransferencia entre dos archivos.

Ø Definir y organizar el sistema de información, consulta y préstamo de la documentación del archivo.También le corresponderá asesorar a los usuarios que requieran una información más especializada.Ø Promover y organizar las actividades de difusión del archivo: visitas de estudiantes y del público en

general, exposiciones, conferencias, cursos y otros.Ø Organizar, dirigir y supervisar la preservación, la conservación y la seguridad de la documentación,

en especial, los soportes documentales de las nuevas tecnologías.Ø Planificar, dirigir y controlar la conservación y los sistemas de seguridad del edificio y los depósitos

del archivo y, también, de todos los equipamientos que dispone el centro.


Ø Licenciatura, preferentemente en Historia aunque también hay otras titulaciones superiores que pueden ser adecuadas como las de Ciencias de la Información, Antropología, Derecho yFilología, y los másters o postgrados en archivística.

FUNCIONES DE LOS TÉCNICOS MEDIOS

OBJETIVO

Ø Colaborar en todas aquellas cuestiones que le indique el director del centro y, en especial, participar con los técnicos superiores en el proceso de organización integral de ladocumentación, en la consulta y la difusión de los fondos documentales. De una forma másexplícita los técnicos medios contribuirán –de acuerdo con su formación- en la ejecución ycontrol de las técnicas archivísticas más conceptuales del tratamiento documental, como son laclasificación y la descripción documental y, también, en la consulta y difusión de la

documentación, entre otras cosas.

FUNCIONES

Ø Colaborar en la custodia y en la organización de la documentación del archivo y en la aplicación delsistema de organización integral de la documentación en los archivos de gestión del organismo oentidad.

Ø Asesorar a los responsables de los archivos de gestión en el proceso de implementación del sistemade organización integral de la documentación, ofreciéndoles ayuda técnica en la descripción,modificación o asignación de descriptores, etc.

Ø Elaborar los instrumentos de descripción de las series documentales que no requieran de unaespecialización, además de asignar los descriptores en el momento de la introducción de los datos.

Ø Colaborar en el proceso de aplicación de las tablas de evaluación documental aprobadas por laCNATD ejecutando la gestión y el control de la documentación a eliminar.

Ø Llevar a cabo la gestión y el control de las transferencias en cada una de las fases del ciclodocumental y, muy especialmente, velar por el asesoramiento del personal de los archivos de gestiónen el desarrollo de esta actividad.

Ø Controlar la recepción de la documentación procedente de las transferencias, comprobando lacorrespondencia entre las hojas de transferencia y la documentación transferida.

Ø Atender las consultas sobre información y la documentación custodiada en los depósitos del archivo,y hacer su seguimiento.

Ø Gestión y control del préstamo de la documentación a las dependencias del organismo, institución oentidad a la que pertenece el archivo.

Ø Colaborar en las actividades de difusión de la documentación que se organicen en el centro.Ø

Llevar a cabo la gestión y el control de la prevención y conservación del acondicionamiento físico delos diferentes soportes de la documentación.


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Ø Diplomatura, preferentemente, en Historia, pero, también, en Biblioteconomía y Documentacióny en Gestión y Administración.

FUNCIONES DE LOS AUXILIARES DE ARCHIVO

OBJETIVO

Ø Colaborar en los trabajos de ejecución y control de la documentación, en especial, aquellas queconciernan más directamente con las técnicas archivísticas manuales de la organizacióndocumental como pueden ser la gestión de los depósitos y las de prevención y conservación dela documentación, entre otras.

FUNCIONES

Ø Colaborar con los otros técnicos del archivo en los trabajos de custodia y tratamiento documentalconsistentes en la ordenación física de la documentación de algunas series documentales, etc.

ØEjecutar la destrucción física de aquella documentación que le ha indicado su superior jerárquico, enaplicación del calendario de conservación y eliminación.

Ø Controlar la recepción de la documentación procedente de las transferencias hasta los depósitos delarchivo, otorgándoles la ubicación adecuada atendiendo los tipos de soportes documentales y sunumeración.

Ø Llevar a cabo la gestión del espacio de los depósitos, de acuerdo con las directrices de su superior jerárquico, comprobando la ubicación de la documentación y los espacios que quedan libres, con lafinalidad de asignar nuevas unidades de instalación.

Ø Vigilar la prevención y la conservación de la documentación controlando periódicamente su estadofísico; y además le corresponderá notificar las incidencias, así como proponer las mejoras oportunas para que los documentos se conserven en un estado óptimo.

Ø Cambiar las cajas maltrechas, las carpetas que contienen la documentación y así mismo extraer losclips, gomas, plásticos,... de los documentos.

Ø Supervisar periódicamente las condiciones físicas y ambientales de los diferentes depósitos, a partirdel uso y control de los aparatos que permiten asegurar un buen estado de conservación y seguridaddel edificio y los depósitos.


Ø Preferentemente, Bachillerato Superior y Formación Profesional de segundo grado en laespecialidad de administración.

FUNCIONES DE LOS ADMINISTRATIVOS Y AUXILIARES ADMINISTRATIVOS

OBJETIVO

Ø Recibir y atender al público del archivo y también llevar la gestión de los trabajosadministrativos, de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente.

FUNCIONES

Ø Recibir y atender al público del archivo ofreciéndole la información que requiera, o biendirigiéndolo a la sala de consulta o las salas donde se efectúa alguna actividad.

Ø Realizar los trabajos administrativos del centro.Ø Introducción de los datos de algunas series documentales ya inventariadas al sistema informático.Ø Realizar las estadísticas de la actividad del archivo: usuarios, consultas, préstamo de la

documentación, entre otras.


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TITULACIONES EXIGIDAS

Ø Administrativos: título de Bachillerato, de Formación Profesional de segundo grado o equivalente.Ø Auxiliares administrativos: título de Graduado Escolar, de Formación Profesional de primer grado o

equivalente.

FUNCIONES DE LOS SUBALTERNOS

OBJETIVO

Ø Colaborar en la consulta y el préstamo sirviendo la documentación a los usuarios y haciendocopias. Repartir y recoger la documentación de las dependencias administrativas o cualquierotro trabajo de correo, de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente.

FUNCIONES

Ø Transportar las unidades de instalación de las transferencias a los depósitos del archivo.Ø Efectuar todos los cambios de situación de las unidades de instalación de los depósitos.Ø Localizar la documentación en los depósitos del archivo y servirla a los usuarios, devolviéndola a su

lugar una vez finalizada la consulta. Igualmente, extraerá de los depósitos aquella documentaciónque le indiquen para la preparación del préstamo.Ø Reproducir la documentación solicitada por los usuarios (fotocopias).Ø Repartir la documentación del préstamo a las dependencias administrativas o cualquier otro trabajo

de correo.

TITULACIONES EXIGIDAS

Ø Certificado de Escolaridad.

FUNCIONES DE LOS TÉCNICOS SUPERIORES ESPECIALISTAS

OBJETIVO

Ø Colaborar en todas aquellas cuestiones que le indique el director del centro y, en especial, velary aplicar las técnicas más apropiadas para la prevención, reproducción y preservación de ladocumentación en cualquier tipo de soporte documental.

FUNCIONES

Ø Estudiar y proponer a la dirección del centro todas aquellas acciones encaminadas a llevar a cabouna buena política de prevención, reproducción y preservación de la documentación. Tambiéndeberá controlar el estado de conservación de la documentación en cualquier tipo de soportedocumental.

Ø Organizar y dirigir las técnicas de restauración más apropiadas para cada tipo de soporte

documental y, al mismo tiempo, ejecutar aquellas técnicas que requieran una manipulación másespecializada.

Ø Organizar, dirigir y supervisar los trabajos relacionados con las copias de seguridad de ladocumentación para la conservación o consulta.


Ø Licenciados en Bellas Artes, especializados en restauración.Ø Licenciados en Químicas.

FUNCIONES DE LOS TÉCNICOS MEDIOS ESPECIALISTAS

OBJETIVO


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Ø Colaborar en todas aquellas cuestiones que se le indiquen y, en especial, participar de acuerdo

con su formación en el proceso de la especialización a la que están adscritos.

FUNCIONES

Conservadores, restauradores y fotógrafos

Ø Colaborar con su jefe superior en la ejecución de las técnicas de preservación y reproducción de losdocumentos en cualquier tipo de soporte documental (documentación gráfica, audiovisual, ...).Ø Colaborar y efectuar todos aquellos trabajos indicados por su superior jerárquico para realizar las

copias de seguridad de la documentación para su conservación o consulta.Ø Planificar, realizar o colaborar en reportajes fotográficos para aumentar los fondos de imágenes.Ø Reproducir los fondos de imágenes con la finalidad de preservarlos, difundirlos y editarlos.Ø Colaborar en la definición de los lenguajes normalizados que afectan a los fondos de imágenes.

Ø Bibliotecarios Ø Atender y asesorar a los usuarios en la consulta y préstamo de las publicaciones de la biblioteca.Ø Proponer y adquirir las publicaciones que tienen que formar parte del fondo bibliográfico del

archivo. También, vigilará el seguimiento y la recepción de las publicaciones.Ø Hacer los trabajos de catalogación del fondo bibliográfico y hemerográfico de la biblioteca auxiliar

del archivo.


Ø Diplomados de la Escuela Superior de Conservación y Restauración de Bienes Culturales deCataluña, especialidad conservación y restauración del documento gráfico.

Ø Graduados en Artes y Oficios, especialidad en documentos gráficos.Ø Diplomatura en Biblioteconomía y Documentación.Ø Graduados en Fotografía por la Escuela de Fotografía de la Fundación Politécnica de Cataluña.

4.- EL INSTRUMENTO DEFINIDOR DEL PERSONAL DE ARCHIVOS (IDPA)

El IDPA es un conjunto de datos numéricos que tienen por objeto el estudio de diversos fenómenos que

inciden, en diferentes grados, en el funcionamiento y en el servicio que ofrecen los archivos.

La necesidad de disponer de un instrumento que ayude al archivero a definir la plantilla de personal quenecesita, según las características del archivo, es obvia y lo que ha motivado la elaboración de la presente propuesta. Somos conscientes que un instrumento como el que se presenta no es infalible, ya que no podemos predecir comportamientos evolutivos futuros de los archivos, y sus resultados hay que considerarlosorientativos.

El IDPA analiza catorce indicadores que se han creído más importantes en el momento de estudiar unarchivo. La agrupación de estos catorce indicadores se ha hecho bajo tres criterios. El primero agrupa losindicadores que por ellos mismos tienen que dar la estructura base de funcionamiento. Son variables no previsibles en su evolución, es decir, el archivero poco puede influir en cual será la evolución de estos datos a

corto o largo plazo, ya que son ajenos a su campo estricto de actuación y dependen tanto del público como dela institución donde está ubicado. El segundo agrupa los indicadores que definen una estructura especializaday complementan las necesidades específicas no recogidas en el primer grupo, es decir, perfilan la estructura base resultante del grupo anterior. Por último, el tercero agrupa los indicadores que denotan las necesidadesde carácter temporal, es decir, personal de ayuda durante un tiempo determinado. Este grupo, a diferencia del primero, sí que es controlado directamente por el archivero y, por tanto, puede hacer una temporalización.

Los indicadores tienen dos o más variables. Estas pueden ser de dos clases: cualitativas o cuantitativas. Lasvariables cualitativas se utilizan para estudiar los datos no susceptibles de ser medidos, por ejemplo, losconocimientos específicos para ejercer el lugar de trabajo. Las cuantitativas se utilizan para las variables queson susceptibles de medir, como, por ejemplo, el volumen de metros lineales.


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A cada variable, se le asigna un valor según una ponderación establecida con antelación. Para facilitar ladefinición de este valor, se ha dividido en intervalos parciales –generalmente de igual amplitud- que son,desde el punto de vista estadístico, los intervalos de clase24.

4.1. El proceso de elaboración del IDPA

Una vez se definió el objeto de la investigación a efectuar y las técnicas estadísticas más apropiadas, se

delimitó el colectivo a investigar, fijando las características que tenían que reunir sus elementos, lo que permite excluir todos los que no las cumplen. Así, se definió materialmente que se entiende por archivo, conla finalidad de excluir aquellas situaciones en que el archivo es una mezcla entre centro documental-museo-archivo-biblioteca. En segundo lugar, se fijó el universo que en este caso es aplicable tanto a los archivoscatalanes como españoles. De acuerdo con esto, las fases de elaboración del IDPA fueron las siguientes:

♦ Fase de recopilación de la información: Para la recopilación de la información se utilizaron técnicasdirectas e indirectas. Las técnicas directas hacen referencia a cuestionarios, entrevistas, observaciones,experiencias, etc. Las indirectas agrupan la información procedente, entre otras, de memorias,estadísticas, estudios y artículos.

♦ Fase de preparación de los datos: Con los datos recopilados se procedió a definir los indicadores y susvariables agrupándolos en los tres grupos mencionados anteriormente: indicadores de estructura básica,indicadores de estructura específica e indicadores de estructura temporal. Posteriormente, se determinóel tipo de ponderación que le correspondía a cada variable.

♦ Fase de análisis e interpretación: La diversidad de los servicios de archivo existentes comportó quedurante la fase de análisis se realizara una pequeña prueba que indicara si tanto los indicadores, comolas variables y los valores de ponderación eran correctos. En este sentido, se entrevistó a diversosarchiveros seleccionados de tal forma que representaran las diferentes tipologías de archivos existentes.El resultado fue satisfactorio, pero aparecieron pequeñas disfunciones en los archivos de grandesdimensiones.

♦ Fase de modificación y comprobación: Durante esta fase se procedió a modificar aquellas variables queno estaban correctamente ponderadas y se añadieron otros indicadores que se habían obviado en la

primera fase. De acuerdo con esto, se corrigió el IDPA y se realizó la prueba definitiva. Esta prueba seefectuó pasando el IDPA a una muestra mucho más amplia que la anterior.

4.2. Consideraciones previas sobre la utilización del IDPA

El IDPA sirve como referente de la actividad archivística y conocimiento de las disfunciones internas de unarxiu, pero también lo es para los nuevos centros de archivo, ya que da a conocer la estructura de personalque se necesitará, es decir, sirve como referente para establecer el número de personal que se deberá tener encuenta cuando se proceda a la apertura del nuevo servicio de archivo. En tercer lugar, es un instrumento útil para incluirlo en las memorias anuales de los centros, para dar a conocer a los superiores jerárquicos datosevolutivos, disfunciones y necesidades puntuales del archivo.

De acuerdo con esto, el IDPA es susceptible, también, de utilizarse de forma sectorializada (archivosmunicipales, archivos comarcales, volumen de metros lineales de los archivos municipales, volumen deconsultas en los archivos catalanes, etc.) En relación con el elemento temporal, hay que tener en cuenta queeste instrumento se limita a hacer una fotografía del momento en que se encuentra el archivo y es aconsejableaplicarlo periódicamente, para saber si hay que efectuar variaciones en la plantilla de personal del archivo. No obstante, se recomienda aplicarlo una vez al año.

El IDPA está dividido en tres grupos: A, B y C. Cada grupo dispone de indicadores que inciden en un tipo deestructura determinada. Así, el grupo A establece la estructura base (archiveros, técnicos medios, auxiliares,subalternos, etc.); el grupo B, la estructura específica (fotógrafos, expertos en microfilms, paleógrafos,restauradores, etc. según las necesidades del archivo). De acuerdo con esto, los datos procedentes de estostres grupos ofrecen la información siguiente:


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11

♦ Estructura Base: Corresponde a los datos procedentes de los indicadores del Grupo A. Este grupo indicala estructura de personal de carácter permanente. Es decir, corresponde a la plantilla de trabajadores queun archivo necesitará para cubrir las necesidades mínimas. Sus indicadores informan de rasgoselementales y comunes a todos los archivos, sin prejuicio de su estructura y ámbito competencial.

♦ Estructura Específica: Corresponde a los datos procedentes de los indicadores del Grupo B. Este grupoindica la estructura específica de personal. Es decir, los especialistas necesarios para incluir en la

plantilla de personal de carácter permanente. Los datos que ofrece este segundo grupo complementan losdatos de la estructura base. Sus indicadores analizan funciones que pueden ser ejercidas por algunosarchivos, pero que no son una característica común en todos ellos.

♦ Estructura Temporal: Corresponde a los datos procedentes de los indicadores del Grupo C. Este grupoindica la estructura temporal de personal. Es decir, la contratación de profesionales en régimen temporal para la realización de trabajos puntuales, de tal forma que una vez realizados desaparece la relación jurídica entre ambos sujetos (institución-profesional). Los datos de este grupo complementa las dosestructuras anteriores.

Por último, para una correcta aplicación del IDPA será necesario tener en cuenta las siguientesobservaciones:

♦ Si el archivo está formado por dos edificios y en ambos hay, habitualmente, personal, se deberá utilizarun IDPA para cada centro.

♦ Los archivos centrales de los departamentos de la Generalitat de Cataluña no podrán sumar datos procedentes de los archivos de las unidades de carácter territorial, independientemente exista o noarchivero.

♦ Se tienen que utilizar los datos más recientes, es decir, los obtenidos el último año.♦ Se tienen que responder los indicadores de los tres grupos. Los grupos no pueden funcionar de forma

independiente.

GRUPO A: INDICADORES DE ESTRUCTURABASE

A.1. Número de metros lineales

Hace referencia al volumen de ocupación real, no al volumen de metros lineales disponibles. Hay que sumartodos los metros lineales de documentación aunque esté ubicada en locales diferentes.

Var iable Valor Valor seleccionado

Hasta 1.000 ml. 1De 1.001 a 3.000 ml. 3De 3.001. a 6.000 ml. 5De 6.001 a 9.000 ml. 7De 9.001 a 12.000 ml. 9De 12.001 a 15.000 ml. 11Más de 15.001 ml. 13

A.2. Número de consultas

Bajo este concepto hay que agrupar los préstamos y las consultas, tanto externos como internos que se producen anualmente.


Hasta 1.000 consultas 1De 1.001 a 5.000 consultas 3De 5.001 a 10.000 consultas 9

De 10.001 a 15.000 consultas 12


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12

De 15.001 a 20.000 consultas 15De 20.001 a 25.000 consultas 17De 25.001 a 30.000 consultas 20Más de 30.001 consultas 22

A.3. Número de trabajadores

Hay que sumar todas las personas dedicadas a trabajos administrativos o bucrocráticos que trabajan en elorganismo donde el archivero presta sus servicios. En aquellos casos que por consorcio convenio o similarexista más de un organismo y el archivero tenga que gestionar la documentación -en toda sus fases- procedente de éste, se tendrá que añadir el número de trabajadores de este segundo organismo. Pero, si lafunción del archivero corresponde solo al depósito y la custodia de esta documentación no podrá sumar elnúmero de trabajadores de este organismo secundario.


Hasta 500 personas 1De 501 a 1.500 personas 3De 1.501 a 3.000 personas 6De 3.001 a 4.500 personas 9

Más de 4.501 personas 12

A.4. Volumen anual de crecimiento documental

Hay que calcular los metros lineales (ml) de documentación que anualmente son depositados en el archivo.Hay que utilizar los últimos datos estadísticos.


Hasta 100 m.l. 1De 101 a 300 m.l. 2De 301 a 600 m.l. 3De 601 a 900 m.l. 4De 901 a 1.200 m.l. 5De 1.201 a 1.500 m.l. 7De 1.501 a 2.000 m.l. 9De 2.001 a 2.500 m.l. 11De 2.501 a 3.000 m.l. 13Más de 3.001 m.l. 15

A.5. Prestaciones y actividades que ofrece el centro a los usuarios externos

Las prestaciones y las actividades incluyen los siguientes servicios: reproducción de audiovisuales (audios,vídeos, casetes, compactos), reproducción de microfilms, reproducción de fotografías, reproducción de

planos, asesoramiento a los usuarios, organización de exposiciones, visitas (profesionales, estudiantes y público en general), trabajos de estudio (mesas redondas, conferencias, seminarios y similares). En ningúncaso se tiene que sumar la repetición de una misma actividad o prestación. Tampoco se tendrá que tener encuenta las prestaciones y actividades dirigidas a los usuarios internos. Todas las prestaciones y actividadestendrán que ser ejercidas por el propio centro de archivo.


Hasta 4 prestaciones 15/6 prestaciones 3Más de 7 prestaciones 6

A.6. Régimen de horarios


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Hay que seleccionar el nivel correspondiente al régimen de horario semanal que tiene establecido el archivo para los usuarios externos. El archivo que por sus funciones solo presta servicios internos no podráseleccionar ningún nivel.


Hasta a 38 horas semanales 1De 39 a 45 horas semanales 5

De 46 a 50 horas semanales 10Más de 51 horas semanales 15

TOTAL VALORES: A.1. + A.2. + A.3. + A.4. + A.5 + A.6. = estructura base

GRUPO B: INDICADORES DE ESTRUCTURAESPECÍFICA

B.1. Secciones del archivo

Estas secciones son las siguientes: registro general de documentos, audiovisuales, hemeroteca, gráficos,

laboratorio de restauración y laboratorio fotográfico-microfilmación. Para tener en cuenta la sección deregistro general de documentos, el archivero tiene que reunir dos requisitos: que jurídicamente sea elresponsable y que la utilice como parte del sistema integral de organización documental. La sección deaudiovisuales (audios, vídeos, casetes, comptactos) tiene que contener un mínimo de cinco mil piezas. Encuanto a la sección de hemeroteca hay que tener en el depósito más del 50% de los títulos, en relación con las publicaciones periódicas editadas en el ámbito competencial del archivo. La sección de gráficos (carteles,mapas, planos, dibujos, grabados, etc.) tendrá que superar las dos mil piezas. En relación con las seccionesdel laboratorio de restauración y del laboratorio fotográfico-microfilmación será necesario que dispongan de personal y equipamiento propios.


1 sección 1

2/3 secciones 34 secciones 5Más de 5 secciones 10

B.2. Conocimientos específicos

Hay que tener en cuenta si, por las características del fondo documental del archivo, el archivero tiene quetener unos conocimientos específicos para el tratamiento de la documentación. En este sentido, se diferenciantres grupos genéricos de conocimientos: derecho administrativo, historia y ciencias auxiliares.


Derecho administrativo 1

Decrecho administrativo e historia 3Derecho administrativo, historia y cienciasauxiliares

7

B.3. Responsabilidades administrativas

Hace referencia a las responsabilidades que asume, legalmente, el archivero para resolver asuntosadministrativos. Estas responsabilidades son las siguientes: coordinación del personal, gestión administrativadel personal, elaboración de normativa administrativa o técnica y gestión económica. La coordinación del personal agrupa las gestiones referentes a la distribución del personal, a las órdenes de servicio, a laorientación y a la supervisión del trabajo. La segunda hace referencia a la gestión de los recursos humanosdesde el punto de vista de las amonestaciones, del régimen disciplinario, de las autorizaciones de permisos,

etc. En relación con la elaboración de normativa se incluye tanto las normas administrativas como técnicas,


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pero el archivero tiene que disponer legalmente de la potestad para elaborar disposiciones que afecten tanto ala organización interna como a todos los usuarios. Por último, si se asume la gestión econòmica del archivo,será necesario que el archivero disponga de sus propias partidas presupuestarias superiores a diez millones de pesetas y, además, que sea el reponsable.


1 responsabilidad 1

2 responsabilidades 33 responsabilidades 54 responsabilidades 10

B.4. Funciones extra-archivísticas

Se sumarán las funciones que se ejercen en el mismo lugar de trabajo cuando son ajenas a la profesión y queson asumidas por el archivero por orden de un superior jerárquico. Estas funciones pueden ser, entre otras,corrección de textos, servicio de publicaciones, asesoramiento histórico, gestión de museos, bibliotecahistórica. No se podrán sumar la biblioteca auxiliar ni las publicaciones de materia archivística referentes alarchivo.


1 función 12/3 funciones 34/7 funciones 5Más de 8 funciones 7

TOTAL VALORES: B.1. + B.2. + B.3.+ B.4. = estructura específica

GRUPO C: INDICADORES DE ESTRUCTURATEMPORAL

C.1. Nivel asumido de evaluación y eliminación de series

La evaluacion y eliminación de series incluye la documentación generada y producida a partir de 1940. Losarchivos que por sus características no dispongan de documentación a partir de esta fecha no podránseleccionar ningún nivel. Hay que calcular la totalidad de series de documentación contemporánea y aplicarel % de las series evaluadas o eliminadas. Si no se ha procedido a la evaluación de ninguna serie documentalo no se han aplicado nunca las Tablas de Evaluación Documental (TAD) proporcionadas por la Comissió Nacional d'Avaluació i Tria de Documentació (CNATD), no se podrá seleccionar ningún nivel.

Vari able Valor Valor seleccionado

Más de un 81% 1De un 51% a un 80% 3De un 31% a un 50% 5Hasta un 30% 7

C.2. Nivel de elaboración de instrumentos de descripción de la documentación inactiva

Este nivel incluye cualquier instrumento de descripción que sirva para la recuperación de la documentación ode la información, independientemente de su soporte o de su grado de descripción, y esté a disposición de losusuarios. Hay que calcular el nivel asumido de descripción en % en relación al total del fondo documental.


Más del 81% 1Del 51% al 80% 3del 31% al 50% 5Hasta un 30% 7


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C.3. Aplicación de un sistema integral de la documentación

El término integral comprende absolutamente todas las partes o todos los elementos que puede tener unsistema. En el ámbito de la archivística hace referencia al sistema de gestión documental. Este sistema ésúnico para todo el ciclo de vida de los documentos sin perjuicio del principio de procedencia de los fondosgenerados por diversas instituciones. Si el sistema utilizado por el archivo no forma parte de ningún sistema

integral, no se podrá seleccionar ningún nivel.


En fase de mantenimiento 1En fase de implantación 5En fase de elaboración y diseño 10

C.4. Superfície de depósitos complementarios

Calcular, en m2, la superfície de los locales, fuera del edificio del archivo, donde hay depositadadocumentación. Si el local está compartido con otras dependencias u otro material, se tendrá que restar losm2 que este ocupa. Si hay más de un local, hay que sumar la totalidad de los m2 de todos los locales.


Hasta 200 m2 1De 201 a 1.000 m2 3De 1.001 a 1.500 m2 6Más de 1.500 m2 10

TOTAL VALORES: C.1.+ C.2. + C.3.+C.4. = estructura temporal

4.3. Interpretación de los resultados

Para una correcta interpretación de los datos obtenidos, el IDPA incluye dos instrumentos: la escala

orientativa del número de personal y la estructura del tipo de personal.

La escala o tabla cuantitativa indica qué número aproximado de personal necesita el archivo. Lascoordenadas (abcisas y ordenadas) hacen referencia a la puntuación obtenida de los grupos A, B y C. El punto de intersección (orígen) de las dos coordenadas indica el número de personal del archivo. Este personalincluye todos los cuerpos, escalas, clases y categorías tanto del personal funcionario como laboral. Deacuerdo con esto, hay que seguir el siguiente proceso:

1. Sumar la puntuación de cada grupo:

TOTAL POR GRUPO PUNTUACIÓN OBTENIDAGrupo A: Estructura base

Grupo B: Estructura específicaGrupo C: Estructura temporal

2. Sumar los puntos de los tres grupos

TOTAL GRUPOS PUNTUACIÓN OBTENIDA A + B + C

3. Con la puntuación global (suma de los tres grupos), consultar la escala o tabla del número de personal. Elnúmero de personal que indica hace referencia a las tres estructuras (A, B, y C).

4. Con la puntuación obtenida en el grupo C (estructura temporal), consultar la escala o tabla. El número de

personal resultante corresponderá al personal de caràcter temporal.


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5. Restar el número de personal temporal (grupo C, estructura temporal) del número de personal obtenido delos grupos A, B y C. El resultado de la operación indicará la plantilla de personal permanente del archivo.

EJEMPLO: Archivo "X"

1. Sumar la puntuación de cada grupo:

TOTAL POR GRUPO PUNTUACIÓN OBTENIDAGrupo A: Estructura base 43Grupo B: Estructura específica 10Grupo C: Estructura temporal 23

2. Sumar los puntos de los tres grupos:

TOTAL GRUPOS PUNTUACIÓN OBTENIDA A + B + C 76

3. Con la puntuación global (suma de los tres grupos), consultar la escala o tabla del número de personal. Elnúmero de personal que indica hace referencia a las tres estructuras (A, B, i C).

76⇒21/24

4. Con la puntuación obtenida en el grupo (estructura temporal), consultar la escala o tabla. El número de personal resultante corresponderá al personal de carácter temporal.

23⇒3/4

5. Restar el número de personal temporal (grupo C, estructura temporal) del número de personal obtenido delos grupos A, B y C. El resultado de la operación indicará la plantilla de personal permanente del archivo.

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Por último, se incluyen cinco modelos de estructuras de personal, es decir, estructuras de tipos de personal.Los modelos propuestos son orientativos, por tanto, el archivero tendrá que hacer las variaciones queconsidere oportunas con la finalidad de adecuar sus necesidades al tipo de personal.

Para consultar los modelos de estructura de personal hay que seguir el siguiente proceso:

1. Partir de la puntuación global, es decir, de la suma de los tres grupos: A + B + C2. De acuerdo con esta puntuación, seleccionar el modelo que le corresponda.3. Adaptar la estructura partiendo del número de personal obtenido de la totalidad de los tres grupos.4. Identificar el personal de carácter temporal teniendo en cuenta el número de personal obtenido através del grupo C. De acuerdo con las características del archivo, el archivero definirá el tipo de personal temporal, de acuerdo con sus necesidades.

EJEMPLO: Archivo "X"

1. Partir de la puntuación global, es decir, de la suma de los tres grupos: A + B + C

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2. De acuerdo con esta puntuación, seleccionar el model que le corresponda.

Modelo: de 64 a 84 puntsEstructura: 24 persones

3. Adaptar la estructura partiendo del número de personal obtenido de la totalidad de los tres grupos.

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MODELO INICIAL MODELO ADAPTADO1 Técnico Superior (dir.) 1 Técnico Superior (dir.)5 Técnicos Superiores 5 Técnicos Superiores2 Técnicos Superiores Especialistas 1 Técnico Superior Especialista5 Técnicos Medios 4 Técnicos Medios2 Técnicos Medios Especialistas 1 Técnico Medio Especialista2 Administrativos 4 Administrativos1 Auxiliar de archivos 3 Auxiliar de archivos6 Subalternos 5 Subalternos

4. Identificar el personal de carácter temporal teniendo en cuenta el número de personal obtenido a través delgrupo C. De acuerdo con las características del archivo, el archivero definirá el tipo de personal temporalsegún sus necesiades técnicas.

Estructura temporal: 3/4Estructura permanente: 18/21

MODELO ADAPTADO PERSONAL PERMANENTE PERSONAL TEMPORAL1 Técnico Superior (dir.) 1 Técnico Superior (dir.)5 Técnicos Superiores 4 Técnicos Superiores 1 Técnico Superior1 Técnico Superior Especialista 1 Técnico Superior Especialista

4 Técnicos Medios 3 Técnicos Medios 1 Técnico Medio1 Técnico Medio Especialista 1 Técnico Medio Especialista4 Administrativos 4 Administrativos3 Auxiliar de archivos 2 Auxiliar de archivos 1 Auxiliar de archivos5 Subalternos 5 Subalternos

TOTAL ESTRUCTURA 20 4

MODELOS DE ESTRUCTURAS ATENDIENDO AL TIPO DE PERSONAL

HASTA 21 PUNTOS

Modelo de estructura con 3 personas:

1 Técnico Superior (responsable/director del archivo)1 Administrativo1 Subalterno

DE 22 A 42 PUNTOS

Modelo de estructura con 6 personas:1 Técnico Superior (responsable/director del archivo)1 Técnico Superior1 Técnico Medio1 Técnico Medio especialista1 Administrativo

1 Subalterno


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DE 43 A 63 PUNTOS

Modelo de estructura con 12 personas:1 Técnico Superior (responsable/director del archivo)2 Técnicos Superiores1 Técnico Superior especialista

2 Técnicos Medios1 Técnico Medio especialista1 Administrativo1 Auxiliar de archivos3 Subalternos

DE 64 A 84 PUNTOS

Modelo de estructura con 24 personas:1 Técnico Superior (responsable/director del archivo)5 Técnicos Superiores2 Técnicos Superiores especialistas

5 Técnicos Medios2 Técnicos Medios especialistas2 Administrativos1 Auxiliar de archivos6 Subalternos

MÁS DE 85 PUNTOS

Modelo de estructura con 48 personas:1 Técnico Superior (responsable/director de archivo)10 Técnicos Superiores4 Técnicos Superiores especialistas

8 Técnicos Medios4 Técnicos Medios especialistas6 Administrativos4 Auxiliares de archivos11 Subalternos


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19

PUNTOS

5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 105 110 115 120 125

5 0/1 10 1/2 15 2/3 20 3/4 25 3/4 30 4/5 35 5/6

40 6/745 7/850 9/1055 10/11

60 12/1365 14/1670 17/2075 21/2480 25/30 85 31/3690 37/4295 43/48

100 49/54105 55/60110 61/66115 67/72120 73/78125 79/84


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1/ Se ha convertido en usual la creencia que un local mínimamente dotado con un archivero al frente constituye unverdadero servicio de archivo. Paralelamente, en muchos municipios se ha visto al archivero como un profesional polivalente, con todas las ventajas e inconvenientes que esto supone.

2/ En el esfuerzo necesario para hacernos inteligibles a los gestores públicos y a los ciudadanos, sería necesario superaralgunas actitudes excesivamente doctrinarias –enfatizando excesivamente los aspectos más ininteligibles para los profanos de nuestra profesión- y remarcar las vertientes más útiles de la función archivística, vinculados a la aportaciónde la profesión hacia la mejora de la gestión administrativa o el ahorro de costos en personal y locales que supone una política de eliminación racional de documentos inútiles, sólo por poner dos ejemplos.

3/ Valga el ejemplo de los materiales agrupados con motivo de las V Jornades de Arxivística celebradas a Lleida el 1995, bajo el título "L´Arxiu como a servei: estratègies per al futur".

4/ El artículo 103.3 de la Constitución declara: La Ley regulará el estatuto de los funcionarios públicos, el acceso a la función pública de acuerdo con los principios de mérito y capacidad, las peculiaridades del ejercicio de su derecho a

sindicación, el sistema de incompatibilidades y las garantías para la imparcialidad en el ejercicio de sus funciones.

5/ BOE núm. 185, de 3 de agosto de 1984 y corrección de errores BOE núm. 229 y 244, de 24 de septiembre de 1984 y11 de octubre de 1984, respectivamente.

6/ El Consejo de la Función Pública fue creado por el artículo 31 de la Ley 12/1983, de 14 de octubre, del Proceso

Autonómico (BOE núm.247,de 15 de octubre de 1983, correción de errores BOE núm. 251, de 20 de octubre de 1983).7/ La modificación de la Ley 30/1984 por la Ley 23/1988 (BOE núm. 181, de 29 de julio de 1988) fue motivada por laSTC, núm. 99/87, de 11 de junio de 1987 que comportó la adaptación de preceptos de acuerdo con los criteriosestablecidos por el Tribunal Constitucional.

8/ DOGC núm. 569, de 31 de julio de 1985 y corrección de errores DOGC núm. 587, de 13 de septiembre de 1985.

9/ La disposición adicional octaba crea los Cuerpos de la Administración de la Generalitat y define las escalas y lasfunciones inherentes a cada una de las categorías profesionales. Así, crea el Cuerpo Superior de Administración de laGeneralitat (Grupo A), el Cuerpo de Gestión de Administración de la Generalitat (Grupo B), el Cuerpo Administrativode la Generalitat (Grupo C), el Cuerpo de Auxiliar de la Administración de la Generalitat (Grupo D) y el CuerpoSubalterno de Administración de la Generalitat (Grupo E).

10

/DOGC núm. 770, de 24 de noviembre de 1986.

11/ DOGC núm. 1348, de 28 de septiembre de 1990.

12/ El artículo 2 del Decreto 214/1990, de 30 de julio, por el cual se aprueba el reglamento del personal al servicios delas entidades locales, establece:


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d) Por la Ley 8/1987, de 15 de abril, municipal y de régimen local de Cataluña.e) Por las normas que desplegan la lesgilación sobre régimen local de Cataluña.f) Por las ordenanzas y la normativa de cada entidad, en el ámbito de sus competencias, y también por losconvenios colectivos y los pactos o acuerdos sobre condiciones de trabajo que subscriban las entidades localescon las representaciones de los trabajadores.

-2 La Ley 17/1985, de 23 de julio, de la función pública de la Administración de la Generalitat, y la normativa que ladesplega, son aplicables en los términos que establece la legislación sobre la función pública promulgada por laGeneralitat.>

13/ DOGC núm. 1921, de 15 de julio de 1994.

14/ Excluye el personal del Parlament de Cataluña, el del Síndic de Greuges, el de la Sindicatura de Comptes y el de lasentidades de derecho público sujetas al derecho privado, que se rigen por normativa específica.

15/ Casademont, Miquel; Corominas, Mariona; Matas, Josep: "Estratègies per promoure els archivos en el si de las

administracions", Lligall, 9 (1995), p.29-31.16/ En los archivos de órganos que tratan exclusivamente con documentación administrativa es usual la dependencia deSecretarías o Servicios de organización administrativa; en el caso de la administración local se da una cierta polarizaciónentre la adscripción a la Secretaría General o Cultura. Cfr. Corominas, Mariona: "Resultat de l´enquesta sobre la situació professional de los archiveros a Cataluña", Lligall, 10 (1995), p.203-204. En realidad, el panorama coincide en buena parte con unas jornadas celebradas en Madrid en 1986, donde se señalaba que el archivo tenía que depender deSecretaría “por tener el Secretario fe pública municipal, y requerirse en el Archivo unos elementos incuestionables deveracidad en la documentación y de fidelidad en la custodia", Cfr. Garcia Ramos, José Maria: "Funcionamiento,administración y servicios de archivos en la ley 7/85, de 2 de abril", Madrid, IEAL, 1986, p.13.

17/ Es el caso del cargo de “asesores técnicos en Conservación e Investigación, y en Gestión Documental" creados en1989 por la Junta de Andalucía. Cfr. Cuevas, Mercedes; González de Aguilar, Concha: "La figura del archivero en larelación de puestos de trabajo en la Junta de Andalucía", Actas del I Congreso de la Asociación de Archiveros de

Andalucia, Tría, 1(1994), p. 145.18/ Hay que tener presente también la aportación de algunos estudios de tercer ciclo –másters y postgrados- quecomportan una capacitación de un cierto nivel, y que pueden ser útiles en el proceso de transición a una titulaciónuniversitaria específica. A parte del caso emblemático de los másters en archivística organizados por la AAC y lasuniversidades catalanas, con el apoyo de la Generalitat de Cataluña, hay que tener presente los postgrados endocumentación del Institut Català de Tecnologia y de los Jesuitas de Caspe.

19/ Entre estos hay que citar la ponencia elaborada por CERDA, J. y otros: Personal de archivos municipales. En "La profesión de Archivero: presente y futuro de los archiveros municipales" de las VIII Jornadas de Archivos municipales ytambién la obra de GALLEGO,O. y LOPEZ, P: Introducción a la archivística.

20/ La normativa de la Generalitat referida a los archivos establece las funciones que tienen que realizar el personaladscrito al Cuerpo de Archiveros de la Generalitat. Así, los art. 5.1, 5.2 y 5.3 del Decreto 110/1988 hacen un resumen de

los trabajos que tienen que asumirlos directores de los archivos históricos comarcales. Los art. 6.1 y 6.2 del Decreto117/1990 explican las funciones de los archiveros en relación con la evaluación de la documentación. El Decreto277/1994 hace referencia a las competencias para expedir copias auténticas de documentos y certificaciones sobre estos.El Decreto 2/1995 de reestructuración del Archivo Nacional de Cataluña se ocupa de las atribuciones de los técnicos deeste archivo. El Decreto 76/1996 se refiere a las funciones de los técnicos de los archivos centrales de los departamentosde la Generalitat, el de los archivos centrales de las delegaciones territoriales y el de las entidades autónomas de laGeneralitat.

21/ Podemos hablar de archiveros especializados en las diversas tipologías de fondos documentales, en los diferentessoportes documentales e incluso en cada una de las etapas del ciclo documental. De esta manera, tienen que existirespecialistas en fondos documentales municipales, patrimoniales, de empresa, de arquitectura, hospitalarios, judiciales,militares, eclesiásticos, y también de los fondos documentales audiovisuales y otro material sensible, de ladocumentación de gestión, administrativa, histórica, etc. En este sentido hay que agradecer las aportaciones ysugerencias de la señora Carme Bello y de los señores Xavier Tarraubella y Rafel Torrella.


24/24

22/ En la actualidad solamente existe el Cuerpo de Titulados Superiores Archiveros de la Generalitat.

23/ En el organigrama de algunas instituciones se llaman ayudantes de archivo. Consideramos que el término técnicos

medios de archivo es mucho más adecuado que el mencionado anteriormente, porque denota más claridad la categoría profesional de este tipo de personal.

24/ Esta agrupación de los valores ha permitido tratar las variables contínuas (valor infinito) de la misma manera que lasdiscretas (valor finito). Además de ayudar a perfilar la ponderación de los valores, también puede ofrecer datos sobre lafrecuencia en que se presenta una característica (frecuencia absoluta de un intervalo) y sobre la frecuencia relativa de unintervalo (cociente de dividir la frecuencia absoluta del intervalo por el número de elementos de la población estudiada).En la elaboración de los criterios para definir y agrupar las variables del IDPA han sido fundamentales las aportaciones ysugerencias de los señores José Ramón Cruz Mundet y Albert Orts i Nomen.

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