1. el archivo de empresa

ARCHIVO Y CLASIFICACION DE DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA

INDICEEL ARCHIVO DE LA EMPRESA

LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

SISTEMAS DE ORDENACION Y CLASIFICACION DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

OBJETIVOS

Distinguir las funciones básicas de los sistemas operativos en la gestión de archivos y carpetas

Identificar los diferentes sistemas convencionales de archivo, ordenación y clasificación

Describir las distintas técnicas de codificación en la organización de documentos

El archivo de la empresa

Las empresas publicas o privadas al realizar transacciones originan registros en forma de facturas, pedidos y solicitudes diversas.

Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, pueden ser localizados fácil y pronto


•El archivo en la empresa es un instrumento importante, en él se recopila en forma organizada los registros.

•ARCHIVAR, es la actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos


Debido a la diversidad de los organismos de los cuales dependen los archivos privados, estos pueden clasificarse en: SocialesGremialesDeportivosPolíticosEclesiásticos

NotarialesEducacionalesParticularesEtc.


Descripción:

El término archivo se usa para designar a un conjunto ordenado de documentos

También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades


Descripción:

El archivo es una palabra polisémica que se refiere a:

El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades


Descripción:

El archivo es una palabra polisémica que se refiere a:

El lugar donde se custodia dicho fondo

La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo


Descripción:

La Archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos


Finalidad:

Las funciones de los archivos son:

Recoger documentos

Conservar documentos

Servir documentos


Tareas que exigen las funciones de registro:

Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa durante este periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de la oficina y para la toma de decisiones

Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por las oficinas



Aplicar los principios y técnicas modernas de valoración para, transcurrido el tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados de manera indefinida, y destruir el resto

Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus diferentes etapas, según los principios archivísticos



Describir la documentación para facilitar el acceso a la información mediante los diferentes instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías

Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garanticen su conservación integra en el tiempo



Asegurar que estas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento de servicio.


La finalidad y las tareas están destinadas al servicio de:

La Administración o persona generadora del archivo, con objeto de proporcionarle cuantos documentos y datos sean necesarios para mayor rapidez y eficacia de su gestión


La finalidad y las tareas están destinadas al servicio de:

Los ciudadanos para ofrecerles las informaciones que solicitan relativas a ellos mismos u otras

La investigación y la difusión cultural


Importancia del archivo para la empresa:

A medida que las empresas crecen, también aumenta la cantidad de documentos que se reciben y emiten.

Este crecimiento es tan significativo que no se pude ignorar la importancia de conservar papeles que le permitan desenvolverse en forma mas dinámica, útil y eficaz.



Se dice que las comunicaciones escritas son el combustible que alimenta los negocios.

La mayoría de los empleados utiliza a diario la documentación archivada, al constituir un auxiliar fundamental para sus labores, ya que proporciona referencias precisas sobre, hechos, proyectos, fechas, etc.



Es importante para las actividades de los empleados que puedan ser encontrados o localizados con facilidad y que vuelvan al mismo lugar para realizar nuevas consultas

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