1 Costes Criterios Implantacion ERP 701KB
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Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Elección de ERP:Criterios y Costes de
implantación de un ERP
en la implantación de solucionesMicrosoft®Business Solutionsnº
Miguel Ángel OrtuñoDirector – IBdos
Participante en más de 300 proyectos de implantación ERP
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Introducción y concepto - ERPEnterprise Resource Planning
Costes en la implantación
Adecuada asignación de esfuerzos y recursos
Factores críticos y Administración de Riesgos en la implantación
ROI - Retorno de la inversión
11112222333344445555
ÍndiceÍndiceÍndiceÍndice
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Introducción y concepto - ERPEnterprise Resource Planning
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
¿ERP? Enterprise Resource Planning (formal)
El ERP es una herramienta que ayuda a integrar todos los procesos del negocio y a optimizar los recursosdisponibles.
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Área de GestiónGestión de cobros (Cartera)Contabilidad y Finanzas Activos Fijos
CRMGestión de Servicios + SAT Gestión de Relaciones (MKT+VTAS)
e-ProductsPortal de Usuario Herramientas ConectividadPortal de Negocio
SCM – Supply ChainFABRICACIÓN DISTRIBUCIÓN
Área de NegocioCompras y Ventas Existencias
Estructura lógica de un sistema ERP - Funcionalidad
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Características principales buscadas en un ERP
Integrado
Flexible
Modular y abierto
Multifuncional
Tiempo real
Conectividad
e-business
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas de la implantación...
1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.
2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)
3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.
4.- Reducir costes de operación (ROI).
5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).
6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).
7.- Mejorar la imagen de la empresa
6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad
7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.
8.- ERP debe tener herramientas e-business
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas de la implantación...
1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.
2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)
3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.
4.- Reducir costes de operación (ROI).
5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).
6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).
7.- Mejorar la imagen de la empresa
6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad
7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.
8.- ERP debe tener herramientas e-business
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas de la implantación...
1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.
2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)
3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.
4.- Reducir costes de operación (ROI).
5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).
6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).
7.- Mejorar la imagen de la empresa
6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad
7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.
8.- ERP debe tener herramientas e-business
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas de la implantación...
1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.
2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)
3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.
4.- Reducir costes de operación (ROI).
5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).
6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).
7.- Mejorar la imagen de la empresa
6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad
7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.
8.- ERP debe tener herramientas e-business
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas de la implantación...
1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.
2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)
3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.
4.- Reducir costes de operación (ROI).
5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).
6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).
7.- Mejorar la imagen de la empresa
6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad
7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.
8.- ERP debe tener herramientas e-business
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas de la implantación...
1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.
2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)
3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.
4.- Reducir costes de operación (ROI).
5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).
6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).
7.- Mejorar la imagen de la empresa
6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad
7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.
8.- ERP debe tener herramientas e-business
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas de la implantación...
1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.
2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)
3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.
4.- Reducir costes de operación (ROI).
5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).
6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).
7.- Mejorar la imagen de la empresa
6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad
7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.
8.- ERP debe tener herramientas e-business
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas de la implantación...
1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.
2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)
3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.
4.- Reducir costes de operación (ROI).
5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).
6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).
7.- Mejorar la imagen de la empresa
6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad
7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.
8.- ERP debe tener herramientas e-business
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas de la implantación...
1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.
2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)
3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.
4.- Reducir costes de operación (ROI).
5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).
6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).
7.- Mejorar la imagen de la empresa
6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad
7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.
8.- ERP debe tener herramientas e-business
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas de la implantación...
1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.
2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)
3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.
4.- Reducir costes de operación (ROI).
5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).
6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).
7.- Mejorar la imagen de la empresa
6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad
7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.
8.- ERP debe tener herramientas e-business
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas:
¿ Se establecieron las expectativas antes de invertir?
Expectativas vs. resultados de la implantación
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
¿ Se establecieron los procesos demedición de cumplimiento de expectativas?
Expectativas vs. resultados de la implantación
Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas:
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
¿ Se controlaron los procesos de implantación?
Expectativas vs. resultados de la implantación
Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas:
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
¿ Se midieron los resultadosde la implantación?
Expectativas vs. resultados de la implantación
Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas:
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
¿ Se consiguieron ventajas competitivasal termino de la implantación?
Expectativas vs. resultados de la implantación
Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas:
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
¿Realizaría otra implantación?
Expectativas vs. resultados de la implantación
Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas:
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas concretas
� Se debe traducir en mejoras concretas
� Mejorar servicio a cliente
� Inventario reducido
� Manufactura estabilizada
� Personal cuente con información de calidad que les permitatener una mejor “visibilidad” para realizar su trabajo.
Unido a:
Retorno de la inversión realizada en hardware, software, servicios y tiempo invertido por la Organización.
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
ERP - Enterprise Resource PlanningCostes en la implantación
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Costes a considerar en una implantación
COSTES EXTERNOS
COSTES INTERNOS
� Infraestructura Técnica (Hardware, red, comunicaciones...)
� Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones)
� Servicios de consultoría, desarrollo, implantación y mantenimiento
� Dedicación necesaria por parte de los recursos de la compañía
� Costes asociados a la aparición del ERP en la empresa
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Servicios
60%
Software
30%
Infraestructura
10%
Distribución lógica de los Costes Externos
COSTES EXTERNOS
Infraestructura Técnica (Hardware, red, comunicaciones...) 10%
Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones) 30%
Servicios de consultoría, desarrollo, implantación y mantenimiento 60%
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
LA RELACION ENTRE COSTES EXTERNOS E INTERNOS
PUEDE IR DESDE UN 1:1 A 1:3 EN ALGUN CASO...
Distribución lógica de los Costes Internos
80%
20%Dedicación necesariapor parte de losrecursos de lacompañía.
Costes asociados a laaparición del ERP en laempresa
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
INFRAESTRUCTURA TÉCNICA
Los avances en infraestructura técnica están haciendo viables proyectos que en el pasado no lo eran, pero...
...un mal dimensionamiento técnico puede echar abajo el resto de trabajos asociados a la implantación de un ERP.
COSTE VISIBLEHardware
Red
Comunicaciones
COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS)Dedicación necesaria por parte de los
recursos de la compañía.
Análisis de las necesidades
Reasignaciones y Reutilizaciones
Petición y seguimiento de ofertas con proveedores
Coste de comunicaciones
Coste de seguridad
Contratos de mantenimiento
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
SOFTWARE
Los costes del Software son marcados por los fabricantes
Un software va íntimamente ligado al proveedor de servicios. La solución es completa. Un buen software lo hace malo una mala implantación...
COSTE VISIBLEMódulos propios del software
Licencia
COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS)Dedicación necesaria por parte de los
recursos de la compañía.
Coste de seguridad
Elección del Software
Coste de la actualización
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
SERVICIOS DE CONSULTORIA, DESARROLLO, IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO.
Un proyecto de implantación se realiza por un equipo de trabajo formado por recursos de la compañía y recursos del proveedor de servicios.
COSTE VISIBLEServicios de consultaría y
organización
Nuevos desarrollos
Implantación y Formación
Mantenimiento
COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS)Dedicación necesaria por parte de los
recursos de la compañía...con una dedicación en todas las fases similar a la del proveedor de servicios...
Coste de “fuera de alcance”
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
ERP - Enterprise Resource PlanningAdecuada asignación de
esfuerzos y recursos
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Clave principal...
La única manera de no errar en la adecuada asignación de esfuerzos y recursos al proyecto es seguir la metodología proporcionada por la empresa consultora de implantación. Sólo con la repetición se consigue ir depurando los métodos.
“…“…ElEl ÉXITO ÉXITO de un de un proyectoproyecto, , dependedepende
másmás de la de la metodologíametodología de de
implantaciónimplantación……quequedel del propiopropio
software…”software…”
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Definicióndel
Proyecto
Presentación del
Proyecto
Configuración del
Sistema
Conversión de
datos maestros
Formación Puesta en
explotación
Desarrollo de
adaptaciones
Alcance del proyecto
Calendario estimativo
Equipo de trabajo
Requisitos funcionales
Infraestructura técnica
Planificación Cadena de pruebas(testing)
Calendario Final
Equipo Proveedor-
Cliente
Recepción y aceptación
(desarrollos)
Configuración realizada
Validación de migración de
ficheros maestros
Documentación de usuarios (desarrollo realizados)
DESARROLLO DE LA SOLUCIÓNÁNALISIS Y DISEÑO IMPLEMENTACIÓN
Aceptación final del sistema
Contrato de
mantenimiento
Seguimiento de incidencias
Definiciónde
Requisitos
Infraestructura técnicaFormación
Gestión del cambio
Proceso metodológico en la implantación...
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
ERP - Enterprise Resource PlanningFactores críticos y
Administración de Riesgos en la implantación
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Principales riesgos de una implantación
� Paquetes de software que no cubren las necesidades básicas.
� Mala migración de datos.
� Involucración parcial de la compañía en el proyecto.
� Salida del patrocinador del proyecto.
� Capacitación insuficiente en el sistema y en nuevos procesos.
� Uso ineficiente de los consultores.
� Administración del cambio no ejecutada o de manera insuficiente.
Las razones principales de fallos de una implantación son:
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Medidas para controlar los riesgos de implantación
2. A esta información se le agregan procesos como ordenes de venta, trabajo, compra, control de inventario, lista de materiales, etc.
1. El ERP debe almacenar información fija que la compañía necesita para administrar el negocio, materiales y datos basados en cifras (tiempos estimados, cantidades a ordenar, stock de seguridad, etc.).
Control de procesos y seguridad...La implantación de un ERP es relativamente sencilla.
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Medidas para controlar los riesgos de implantación
Si la información que manejala compañía
no es depurada
y los procesos de negocio no se adecuan
al nuevo modelo detrabajo
Solo se automatiza información y los procesos no mejoran
Algunas consideraciones....
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Medidas para controlar los riesgos de implantación
Si la información que manejala compañía
no es depurada
y los procesos de negocio no se adecuan
al nuevo modelo detrabajo
Algunas consideraciones....
Si hay controles y seguridad sobre Procesos e Información
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Medidas para controlar los riesgos de implantación
Si la información que manejala compañía
no es depurada
y los procesos de negocio no se adecuan
al nuevo modelo detrabajo
Algunas consideraciones....
Si hay controles y seguridad sobre Procesos e Información
...con la implantación del ERP, obtendremos
mejoras significativas:
Mejor servicio a clientes,Inventario reducido,
Mejoras en producciónInformación de calidad
Etc.
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
1. No se obtendrán beneficios en la implantación si no hay cambio cultural en la organización.
3. El ERP debe crear confianza en la información que fluye por los procesos de la organización sea oportuna, veraz y segura.
Medidas para controlar los riesgos de implantación
Reingeniería de Procesos...
2. El ERP de habilitar y establecer nuevos procesos para la gestión de los negocios.
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Medidas para controlar los riesgos de implantación
Administración de riesgos...
1. Establecer mecanismos de controlque administren los riesgos.
2. Crear un equipo que permita:
� Que los procesos de negocio se conduzcan de forma adecuada.
� Que se apoye la reingeniería de procesos
� Que se apoye la nueva tecnología
� Administre de forma correcta la gestión del cambio.
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
� Requerimientos resueltos por ERP estándar
� Flexibilidad
� Coste de la solución
� Experiencias y casos de éxito en el sector
� Calidad de los distribuidores
� Solidez financiera del vendedor
� Tecnología empleada y su estabilidad
� Cantidad y perfil de clientes
� Inversión en I+D
� Capacidad de customización
� Cantidad de módulos adaptables
� Facilidad de uso
� Escalabilidad
ELECCION DEL ERP... Parámetros que debemos considerar...
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
ELECCION DEL IMPLANTADOR... Parámetros que debemos considerar...
� Experiencia en el sector
� Coste
� Conocimiento y experiencia del personal en el producto
� Metodología de implantación
� Presencia global
� Proximidad geográfica
� Compromiso en la implantación
� Experiencia en integración de sistemas
� Disponibilidad de recursos
� Estabilidad financiera del implanador
� Servicio de soporte post-implantación
� Formación
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
ERP - Enterprise Resource PlanningROI - Retorno de la inversión
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
• El ROI mide el beneficio que obtenemos por cada unidad monetaria invertida durante un período de tiempo.
• Formalmente sería el valor actualizado de la corriente de beneficios generada por la inversión a lo largo de su vida útil; partido por el valor actual de la inversión realizada.
ROI=(Beneficios/Costes)x100
• Medir el coste puede llegar a ser sencillo, medir el beneficio es muy complicado ya que queda mezclado con multitud de factores.
El ROI como concepto...
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
• Cantidad de tiempo en recuperar la inversión realizada.
• Tiene una carencia: no contar con los intereses del capital.
El método ROI. Período de Recuperación
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Áreas clave para incrementar el ROI
1. Incremento de la productividad, reduciendo el tiempo empleado por los trabajadores para realizar sus tareas, e incrementando la eficacia de los procesos de negocio.
2. Reducción de costes, en la medida en que la mejora en la eficacia lo permita.
3. Generación de ingresos.
Se puede abordar negocios que antes estaban vedados por las limitaciones de las aplicaciones y la ineficiencia de los procesos.
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Algunos ejemplos prácticos...
SITUACIÓN INICIAL
Intensivo en personal y control analítico.
Empresa buscando un ahorro en costes.
Disgregación de sistemas.
Dobles y triples imputaciones de datos.
ACTUACIONES PREVIAS EN GESTION
Detección de tareas duplicadas.Tareas manualesTareas mejorables, procesos ineficientes.
ACTUACIONES
Consultoría de organización y mejora de procesos.
Implantación de un ERP de fácil uso.
Reducción de tareas y ahorro de costes de personal.
Personal para tareas de control y seguimiento de procesos.
Evaluación de 1 año en retorno de la inversión.
Empresa deEmpresa deEmpresa deEmpresa deIngenieríaIngenieríaIngenieríaIngeniería
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Algunos ejemplos prácticos...
SITUACIÓN INICIALParado expansión de Delegaciones (imposibilidad de control)Dobles imputacionesDecenas de personas dedicadas sólo a revisión de duplicaciones.
ACTUACIONES PREVIAS EN GESTIONDetección de tareas duplicadas.Tareas manualesTareas mejorables, procesos ineficientes.Análisis del lugar de entrada de datos
ACTUACIONESConsultoría de organización y mejora de procesos.Implantación de un ERP.Organización de tareas y mejoras del controlPersonal reducido en IT y en los puntos de control. Imputación del dato donde se produce.Posibilidad de continuar la política expansiva de la compañía.Evaluación de 6 meses en retorno de la inversión.
Empresa venta Empresa venta Empresa venta Empresa venta y distribución y distribución y distribución y distribución
de librosde librosde librosde libros
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Proceso típico
Medir situación actual en el caso de existir aplicación.
Identificar procesos básicos susceptibles de mejora.
Recolección de datos para cada proceso (Tiempo, tareas, costes...).
Estimar los costes del proyecto
¿Puedo incrementar la productividad?¿en qué procesos?
¿me permitirá ahorrar costes?
¿qué oportunidades de negocio podría abordar?
Antes
Control de tiempos, costes y equipo de desarrollo.
Durante el desarrollo
DespuésNúmeros resultante tras la inversión (costes finales, beneficiosobtenidos)
Conversión de estos datos en valores monetarios.
Analizar su incidencia en ahorro de costes, incremento de ventas, aumentos de márgenes respecto a la situación anterior.
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Exposición basada en la experiencia y conocimiento acumulado, en más de 300
proyectos de implantación de Sistemas de Gestión Empresarial (ERP)
Más información:902 119 437