1 AUDITORÍA OPERATIVA DE RECURSOS HUMANOS presentado por el Instituto de Auditores Internos de...

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AUDITORÍA OPERATIVA DE RECURSOS HUMANOS

presentado por el

Instituto de Auditores Internos de ArgentinaBuenos Aires – Argentina

Junio 2005

presentado por el

Instituto de Auditores Internos de ArgentinaBuenos Aires – Argentina

Junio 2005

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Instituto de AuditoresInternos de Argentina

Facilitador

Licenciado Daniel Codner

3©© Derechos reservados por el instructor . Seminario preparado para el Instituto de Auditores Internos de Argentina – Buenos Aries - Argentina

Afiliado a

Aclaración:

©© Todos los derechos reservados. No está permitida la Todos los derechos reservados. No está permitida la reproducción parcial o total del material de este curso, ni su reproducción parcial o total del material de este curso, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares de los derechos. Si bien este y por escrito de los titulares de los derechos. Si bien este seminario ha sido concebido para difusión y promoción en el seminario ha sido concebido para difusión y promoción en el ámbito de la profesión a nivel mundial, previamente deberá ámbito de la profesión a nivel mundial, previamente deberá solicitarse una autorización por escrito y mediar la debida solicitarse una autorización por escrito y mediar la debida aprobación para su uso.aprobación para su uso.


Afiliado a

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA OPERATIVA

ADEMAS DE LA ADECUACION DE LOS SUPUESTOS, OBJETIVOS, PRESUPUESTOS Y POLITICAS DADAS POR LA ALTA DIRECCION PROPONGO QUE SE VERIFIQUE LA EFICIENCIA DEL HACER, PARA LO QUE NO SE DEBE PERDER DE VISTA LO SIGUIENTE


Afiliado a

OBSTACULOS PARA LA OBTENCIÖN DE CALIDAD

EL NO SABER

1. Capacitacion

2. Objetivos

3. Comunicacion


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NO DIRIGIR BIEN

1. Participacion

2. Delegacion

3. Autocontrol

4. Confianza

5. Responsabiidad

6. cooperacion


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NO QUERER HACER BIEN LAS COSAS

1. Motivacion

2. Liderazgo

3. Sinergia

4. Clima laboral/organizacional


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CHCH

ProcesosInternos

ProcesosProcesosInternosInternos

+Calidad

++CalidadCalidad

ClientesClientesClientes+

Satisfacción++

SatisfacciónSatisfacción

MEJORES VENTAS

MEJORES MEJORES VENTASVENTAS

RESULTADOSFINANCIEROSRESULTADOSRESULTADOSFINANCIEROSFINANCIEROS

Inventariode RH

InventarioInventariode RHde RH

Evaluaciónde Clima

EvaluaciónEvaluaciónde Climade Clima

Descripciónde Puestos

DescripciónDescripciónde Puestosde Puestos

EncuestaSalarial

EncuestaEncuestaSalarialSalarial

EvaluaciónDesempeñoEvaluaciónEvaluaciónDesempeñoDesempeño

DiseñoDiseño

PerfilPerfil

ResponRespon--sabsab..

AlcanceAlcance

ConocConoc..

ExperienExperien--ciacia

SatisfacciónSatisfacción

MotivaciónMotivación

AlineaciónAlineación

CompromisoCompromiso

Equidad Equidad internainterna

CompetitiviCompetitivi--dad externadad externa

RetenciónRetención

CostoCosto

Competencias Competencias poseidasposeidas

Competencias requeridasCompetencias requeridas

PotencialPotencial

DesarrolloDesarrollo

EdadEdad

AntigüedadAntigüedad

PosiciónPosición

DistribuciónDistribución

EstudiosEstudios

ExperienciaExperiencia

GESTION DEL CAPITAL HUMANOGESTION DEL CAPITAL HUMANO

ProductividadProductividad

Mejora Mejora contínuacontínua

Producción J ITProducción J IT

CostosCostos

Trabajo en equipoTrabajo en equipo

Calidad atenciónCalidad atención

Calidad servicioCalidad servicio

Plazo entregaPlazo entrega

GarantíasGarantías

Servicio post ventaServicio post venta


Afiliado a


Afiliado a

EVITABLES (se eliminan mediante medidas adecuadas)

INEVITABLES

RESIDUALES (fallo humano) ..........................

FIABILIDAD

FORMAL

Riesgos

Totales

No se presentan

Sí se presentan 25%

75%

10%

90%

PERDIDAS

REALES

Pérdidas Económicas

Números de casos


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Los errores que generan productos o servicios de mala calidad son errores humanos discriminables en tres categorías:

Errores Técnicos:

... en el planeamiento del proyecto

... en la fabricación de los materiales

Durante la ejecución ...

... en el uso

... en el mantenimiento

Errores de Gestión:

... en la definición de responsabilidades.

... en la información

... en las comunicaciones.

... en la contratación.

Errores Personales:

... por falta de información.

... por falta de motivación.

... por negligencia.

... por exceso de confianza intencionales


Afiliado a

EMPLEADOS / OBREROS

RECUROS HUMANOS

CAPITAL HUMANO

CAPITAL INTELECTUAL


Afiliado a

Estas potenciales insatisfacciones son conocidas como factores de higiene o factores de mantenimiento en el trabajo, porque su presencia es necesaria para un razonable nivel de satisfacción en los empleados, esto es, para ser mantenidos.

Su ausencia causa malestar, pero su aumento continuo, no necesariamente provoca un incremento en la motivación.

Hay 8 factores de mantenimiento:

1. Políticas de la compañía y administración.

2. Supervisión técnica.

3. Relaciones interpersonales con los subordinados.

4. Salarios.

5. Seguridad.

6. Vida personal.

7. Condiciones de trabajo.

8. Estatus


Afiliado a

Otro grupo de condiciones de trabajo opera primariamente para construir fuertes motivaciones y alta satisfacción en el trabajo. Su ausencia sin embargo, raramente promueve insatisfacciones o desagrados, estas condiciones son conocidas como factores motivacionales, motivadores o satisfactores.

Los estudios de Herzberg revelaron seis factores motivacionales:

1. Logro.

2. Reconocimiento.

3. Progreso o Avance.

4. El trabajo en sí mismo.

5. Posibilidad de crecimiento.

6. Responsabilidad.


Afiliado a

EL PARADIGMA SISTEMA

SISTEMA ORGANIZACIÓN

INTERACCIÓN


Afiliado a

ORDEN DESORDEN

INTERACCIÓN ORGANIZACIÓN


Afiliado a

ALGUNAS DEFINICIONES SISTEMICAS

Sistema es el conjunto de partes que interactuan de manera tal que todas influyen sobre las otras y en cuya interaccion adquieren sentido en el cual el todo será más que la suma de las partes.

Subsistema es una unidad de interaccion identificable con identidad propia dentro de un sistema

Estructura es la parte invariante de un sistema Organizacion es la manera en que estan

distribuidas las partes de un sistema y que determina las interacciones


Afiliado a

ORDEN:

ESTABILIDAD

CONSTANCIA

REGULARIDAD

REPETICIÓN

ESTRUCTURA

ORDEN: ESTRUCTURA QUE ORGANIZA


Afiliado a

DEFINICIONES DE ORGANIZACION EN GENERAL

ES UN CONJUNTO DE RELACIONES Y REGULACIONES INTERNAS QUE

PRESERVAN LA AUTONOMIA DEL SISTEMA Y ASEGURAN SU

CONTINUIDAD


Afiliado a

UNA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA PUEDE SER DIVIDIDA EN 3 DOMINIOS

1. DE LAS RELACIONES ENTRE LOS PARTICIPANTES

2. PROPOSITOS

3. CAPACIDADES EXISTENTES


Afiliado a

CADA UNO DE LOS DOMINIOS DEFINIDOS A SU VEZ TIENE

1. UNA LOGICA

2. UN LENGUAJE

3. MODO TECNOLOGICO


Afiliado a

ORGANIZACIÓN ES:

ESFUERZO COORDINADO

OBJETIVOS COMUNES

DIVISIÓN DEL TRABAJO

JERARQUÍAS O AUTORIDAD FUNCIÓN INTEGRADORA

Definimos Organización como: la coordinación planificada de las actividades de un grupo para procurarse el logro de objetivos explícitos y comunes por medio de la división del trabajo y funciones a través de una jerarquía de autoridad y responsabilidad


Afiliado a


Afiliado a

Sistema 1. Sistema autoritario y fuerte. Consiste en un ambiente de desconfianza hacia los subordinados, en el que hay poca comunicación y se hace énfasis en recompensas o castigos ocasionales. Las decisiones están centralizadas en la cúpula de la organización.

Sistema 2. Sistema autoritario benévolo. Consiste en un clima de confianza condescendiente (típica del amo hacia el esclavo) en el que hay poca comunicación, castigos potenciales, poca interacción humana y algunas decisiones está centralizadas, y se basan en prescripciones y rutinas.

Sistema 3. Sistema participativo consultivo. Consiste en un ambiente en el que hay más confianza, aunque todavía no es total. Existen algunas recompensas, hay interacción humana moderada, pequeña vinculación individual y una apertura relativa de directrices, y permite que se tomen ciertas decisiones en la base de la organización.


Afiliado a

ESTRUCTURA

ESTRATEGIA

CUADROS

JERÁRQUICOS

OBJETIVOS

SISTEMAS

ESTILO DE CONDUCCIÓN


Afiliado a

ESTRUCTURA

VALORES

COMPARTIDOS

SISTEMAS

ESTILO

PERSONAL

HABILIDADES

ESTRATEGIA


Afiliado a

ATRIBUTOS DE LAS MEJORES EMPRESAS

1. PREDISPOSICIÓN PARA LA ACCIÓN

2. ACERCAMIENTO AL CLIENTE

3. AUTONOMÍA Y ESPÍRITU EMPRESARIAL

4. PRODUCTIVIDAD POR EL PERSONAL

5. MOVILIZACIÓN ALREDEDOR DE UN VALOR CLAVE

6. ZAPATERO A TUS ZAPATOS

7. ESTRUCTURA SIMPLE Y POCO PERSONAL

8. FLEXIBILIDAD Y RIGOR SIMULTÁNEOS


Afiliado a

Eficiencia: utilizar recursos como se hace.

Eficacia: alcanzar resultados y objetivos, para que se hace y que se persigue, que se logra.

Estrategia: arte de dirigir.

Táctica: como se distribuye para obtener un fin.

OBJETIVOS

ESTRATEGIAS

POLÍTICAS

REGLAS Y PROCEDIMIENTOS

ACCIÓN

RESULTADOS

EFICIENCIA EFICACIA


Afiliado aSelf-Concept

Trait

Motive

Skill

Knowledge

Hidden

Visible

The ice Model Skill

Self - Concept

Trait

Motive

Attitudes,

Values

Knowledge

Surface: Most easy develop

Core Personality:

Most difficult to develop

MODELO DE SPENCER & SPENCER


Afiliado a

RECLUTAMIENTO

SELECCIÓN

INTEGRACIÓN

INVESTIGACIÓN DE MERCADO DE

RECURSOS HUMANOS

ALIMENTACIÓN

DE

RECURSOS HUMANOS


Afiliado a

ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE

CARGOS

PLANEACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE

RECURSOS HUMANOS

PLAN DE CARRERAS

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

APLICACIÓN

DE

RECURSOS HUMANOS


Afiliado a

PLAN DE BENEFICIOS SOCIALES

HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL

TRABAJO

RELACIONES LABORALES

ADMINISTRACIÓN DE SALARIOS

MANTENIMIENTO

DE

RECURSOS HUMANOS


Afiliado a

CAPACITACIÓN

DESARROLLO

DE

RECURSOS HUMANOS

DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS

DESARROLLO ORGANIZACIONAL


Afiliado a

BASE DE DATOS

SISTEMA DE INFORMACIÓN

AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS

CONTROL

DE

RECURSOS HUMANOS


Afiliado a

ES EL EXAMEN DE LA GESTION DE LOS RRHH CON EL PROPOSITO DE EVALUAR LA EFICIENCIA Y EFICACIA DE LA UTILIZACION Y APLICACIÓN DE LOS RECURSOS, EN FUNCION DE LAS METAS FIJADAS, POR LAS DEFINICIONES DE LA ALTA DIRECCION, TANTO EN LOS RESULTADOS ECONOMICOS, COMO EN LOS SOCIALES, CUIDADO DE LAS CORE COMPETENCES DEFINIDAS Y APLICACION DE TODOS LOS RECURSOS EN FUNCION DE LA MISION Y DE LA VISION DE LA EMPRESAVamos a seguir a Chiavenato (ver bibliografia) en cuanto a los items a ser tomados en cuentaHaremos enfasis en los puntos que nos parecen fundamentales para poder entenderComo funciona el Area y para comprender que en esta esta el Alma de laorganizacion,.

DEFINICION DE AUDITORIA OPERATIVA DE RECURSOS HUMANOS


Afiliado a

ITEMS A SER TOMADOS EN CUENTA

Analisis y descripcion de cargos

1. Especificaciones de los cargos

2. Cuestionarios de personal y tablas de requisitos

3. Costos del analisis de cargos


Afiliado a

RECLUTAMIENTO1. Aplicacion de los cuestionarios de

solicitud de empleos y check lists2. Numeros de candidatos por fuentes3. Anuncios4. Otros5. Costo de reclutamiento por fuente o

medios


Afiliado a

SELECCION Y COLOCACION

1. BASES PARA LA SELECCION (requisitos)

2. Registro de seguimiento y desarrollo

3. Legajos personales

4. Costos de entrevistas y seguimiento


Afiliado a

ENTRENAMIENTO

1. Numero de empleados entrenados por clases de entrenamiento

2. Grados y resultados del entrenamiento

3. Costo por capacitacion

4. Costo por empleado


Afiliado a

PLANES DE PROMOCIONES

1. Por Area

2. Por nivel

3. Costos de evaluaciones

4. Premios y estimulos


Afiliado a

CLIMA LABORAL

1. Actos disciplinarios y medidas aplicadas

2. Incidentes y conflictos

3. Accidentologia

4. Nivel de estres

5. Indicadores de salud


Afiliado a

SALUD Y SEGURIDAD1. Numero de visitas medicas2. Enfermedades por tipo3. Dias perdidos por enfermedad4. Registros de accidentes por frecuencia,

tipo, sector etc (ver más adelante)5. Planes de contigencia6. Planes de prevensión7. Examen medico obligatorio de ley y ART

(ver mas adelante)


Afiliado a

CONTROL DE PERSONAL

1. Registro de empleados

2. Ecuaciones cantidad/dias/horas

3. Rotacion del personal

4. Planes de promocion

5. Adecuacion a normas legales y sindicales

6. Deteccion de disfunciones


Afiliado a

ADMINISTRACION DE SALARIOS

1. Datos de los pagos efectuados

2. Composicion de los mismos

3. Verificacion con organigrama

4. Equilibrio y criterios de equidad

5. Aportes, contribuciones y demas temas de la seguridad social

6. Verificacion de tiempos y formas


Afiliado a

RELACIONES SINDICALES

1. Listado de sindicalizados

2. Convenios colectivos vigentes

3. Situaciones especiales

4. Asesoramiento juridico


Afiliado a

ORGANIGRAMA

EL ORGANIGRAMA ES LA REPRESENTACION GRAFICA

SIMPLIFICADA DE LA ESTRUCTURA FORMAL DE HA ADOPTADO UNA

ORGANIZACION


Afiliado a

HAY DIFERENTES FORMA DE MOSTRAR EL ORGANIGRAMA


Afiliado a

LO QUE PERMITE DETECTAREL ORGANIGRAMA

FALLAS DE CONTROL INTERNO (Falta de controles cruzados o de incompatibilidades que hacen a la seguridad)

DEPARTAMENTALIZACION INADECUADA que es cuando a un cargo se asignan funciones o incompatibles o forzadas

FALTA DE UNIDAD DE MANDO O CRITERIOS DE CADENAS DE DELEGACIONES Y RESPONSABILIDADES

SUPERPOSICION DE FUNCIONES RELACIONES DE DEPENDENCIA CONFUSAS FALTA DE DISCRIMINACION EN LOS NIVELES CONFUSION SOBRE TIPO DE AUTORIDAD (PUEDE SER

LINEAL, ASESORA, FUNCIONAL) INDEFINICIONES ESTRUCTURALES INADECUACION EN LA ASIGNACION DE NIVELES Y

SALARIOS


Afiliado a

ANALISIS DE CARGO

Su descripcion por medio de planillas deberia incluir por lo menos: Nombre del cargo, ubicacion dentro del organigrama

(nivel,supervision,subordinacion y contactos colaterales) Contenido, esto es tareas o atribuciones y su periodicidad Responsabilidades y relaciones con cliente interno y externo Requisitos intelectuales (instruccion, experiencia, iniciativa etc) Requisitos fisicos (contextura corporal, concentracion etc) Contexto donde se desarrolla

ESTO ES: QUIEN, QUE, DONDE, CUANDO, POR QUE Y COMO


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METODOS DE TRABAJO

SON 3 ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA LA GENERACION DE EXCELENTES CONDICIONES LABORALES

1. FISIOLOGIA DEL TRABAJO

2. ERGONOMIA

3. METODOS


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UTILIZACION DE DIAGRAMAS

SU UTILIZACION DEPENDE DE LA ACTIVIDAD Y EL FOCO SE PONE EN FUNCION DE:

1. Proceso de produccion

2. Proceso de servicios

3. Centrados en criterios de atencion al cliente interno/externo


Afiliado a

QUE OBSERVAR EN LOS ESTUDIOS REALIZADOS

Que se hace, debe hacerse o no En donde, tiene que ser alli o puede

hacerse en otro lugar Cuando se hace Como se hace Estudios de tiempo


Afiliado a

SEGURIDAD DE LAS PERSONAS

LA SEGURIDAD DE LAS PERSONAS INCLUYE LA PREVENCION Y LA PROTECCION.

ESTO REQUIERE NORMAS DE SEGURIDAD, SEÑALIZACION E INSTRUCCION

EQUIPAMIENTO Y UNIFORMES ADECUADOS

ES FUNDAMENTAL CONTAR CON PLANES DE EVACUACION


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Bibliografía

Administración de Recursos Humanos - Idalberto Chiavenato - Mc Graw Hill 1994 Competence at Work - Lyle M. Spencer, Jr., Signe M. Spencer - Wiley 1993 El Capital Intelectual (el principio activo de las empresas del tercer milenio) - Annie Brooking - Paidós 1999 En Busca de la Excelencia - Thomas J. Peters y Robert H.Waterman, Jr. - Atlantida 1982 Formación de Formadores - Michael Birkenbihl - Paraninfo 2000 Gerenciamiento de las Fuerzas de Ventas (formación, dirección y administración) - Carlos Facci - Ugerman 2002 Gestión del Talento - Pilar Jericó - Prentice Hall 2001 Identidad de la Organizaciones - Jorge Etkin y Leonardo Schvarstein - Paidós 1992 La Esencia de la Comunicación - Ron Ludlow y Fergus Panton - Prentice Hall 1997 Las Empresas como Sistemas Culturales (ritos y rituales de la vida organizacional) - Terrence E. Deal y Allan A. Kennedy -

Sudamericana 1985 Los Organigramas - Raul H. Saroka - Carlos A. Ferrari Etchetto - Macchi - 1971 Manual de Autoevaluación de la Fundación Ducker - Peter F. Drucker - Granica 1999 Personas, Desempeño y Pago (compensación dinámica para el nuevo entorno de negocios) - Thomas Flannery, David Hofrichter,

Paul Platten - Paidós 1997 Planificación Estratégica de los RRHH (del marketing interno a la planificación) - Francisco Javier Barranco - Pirámide 1993

Psicología de la Organización - Edgar H. Schein - Prentice Hall 1982 Recursos Humanos (como pueden los RRHH cobrar valor y producir resultados) - Dave Ulrich - Granica 1997 Tratado de Auditoría Tomo I - Enrique Fowler Newton - Contabilidad Moderna 1980 Tratado de Auditoría Tomo II - Enrique Fowler NewtonContabilidad Moderna 1980 Tratado de Psicología del Trabajo Volumen I (La actividad laboral en su contexto) - José María Peiró y Fernando Prieto - SÍntesis

S.A. 1996 Tratado de Psicología del Trabajo Volumen II (Aspectos psicosociales del trabajo) - José María Peiró y Fernando Prieto - SÍntesis

S.A. 1996


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Para mayor información:

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