1

Informe de Labores

Periodo octubre 2017- septiembre 2018

1 ASPECTOS INICIALES DEL PERIODO

1.1 EQUIPO DE TRABAJO ADMINISTRATIVO Ejecutiva de servicio al agremiado: Laura Méndez Brenes Ejecutiva de cobros: Daniela Andrade Cedeño Asistente administrativa: Yeimy Rodriguez Chacon Miscelanea: Paola Prado Morales Asistente de fiscalía: Michelle Solano Calderon Directora Ejecutiva: Karla Hidalgo Ordeñana

1.2 RESPONSABILIDADES LEGALES SEGÚN LA LEY 8831 Y REGLAMETO INTERNO DEL

COLEGIO Responsable de la dirección y administración de los procesos y sistemas del Colegio de Profesionales en Criminología de Costa Rica. Según reglamento interno del Colegio responsabilidades expuestas en el capítulo VIII y demás concordantes y consecuentes.

1.3 CONDICIONES INICIALES DEL PERIODO Para el periodo 2017-2018, el área administrativa inicia con un cambio de perfil de la persona que ejecutaría las funciones de la asistencia de fiscalía; solicitando como requisito académico un bachiller en derecho. Con la finalidad de brindar mayores herramientas al departamento por medio de un profesional para el desarrollo de la fiscalía como órgano independiente del Colegio. Por otro lado, es importante mencionar que la cantidad de personal administrativo es la misma que el periodo pasado.

2

En el área financiera según el estado de excedente para septiembre 2017 se cierra con una pérdida de ₡1 536.156,78; lo que represento un acercamiento al punto de equilibrio financiero de la institución el cual se registró para este periodo en ₡9 800 000.00 mensuales. Además, para el inicio del periodo se contaba con 1776 agremiados, de ellos 444 en categoría de suspendidos, 39 con retiro voluntario y 3 colegiados en categoría de fallecidos. Se puede destacar que para el inicio del periodo 2017-2018 comienza funciones algunos miembros de Junta Directiva, específicamente presidente, tesorero y Vocalia 1.

2 PLAN DE TRABAJO

El plan de anual operativo se presenta a la Junta Directiva en la Sesión 002-2018, el cual

contiene los siguientes objetivos:

General:

Fortalecer las finanzas y la imagen del Colegio de Profesionales en Criminología de Costa Rica,

mediante la optimización de los recursos existentes para el periodo 2017-2018

Específicos: Fortalecer el vínculo de trabajo entre el equipo administrativo y los órganos del colegio. Mejorar la imagen institucional del colegio ante los agremiados y criminólogos de Costa Rica. Crear estrategias financieras y contables que beneficien la economía de la institución. El plan se presentó con una matriz que contiene las acciones estratégicas para alcanzar los objetivos propuestos. Además, el equipo administrativo tiene objetivos como se menciono en el apartado anterior que responden a la normativa vigente institucional del diario funcionamiento operativo. Se describirán los datos alcanzados en el periodo 2017-2018 por área de trabajo para tener una mayor visualización:

3

2.1 ORGANOS COLEGIADOS

El equipo administrativo colabora en todos los eventos que se llevan a cabo en el Colegio de

manera directa.

Asamblea general

• Organización y participación de la Asamblea General Extraordinaria del Colegio de Profesionales en Criminología del 21 de septiembre de 2018.

• Organización y participación de la Asamblea General Anual del Colegio de Profesionales en Criminologia el 03 de noviembre de 2018 (en proceso).

• de Plan Estratégico 2018-2022

Junta Directiva

• Organización de 17 sesiones de Junta Directiva.

• Participación de la dirección Ejecutiva en 15 sesiones de Junta Directiva.

• Tramitación y resolución de todos los acuerdos solicitados por Junta Directiva.

• Apoyo administrativo de 17 sesiones de Junta Directiva. Fiscalía

• Asistencia administrativa en procedimientos

• Asistencia administrativa en Manual procedimental

• Respuestas a Consultas de agremiados o instituciones

Tribunal de Honor

• Colaboración administrativa en sesiones de trabajo

Tribunal Electoral

• Apoyo logístico en la convocatoria al proceso electoral del 03 de noviembre del 2018, elaboración de campaña de comunicación. Elaboración de material electoral.

4

Comité consultivo

• Apoyo logístico administrativo en la convocatoria y selección de miembros integrantes.

2.2 ÁREA DE SERVICIO AL AGREMIDO

La atención al agremiado se trabaja de la manera más eficiente y expedita buscando que los(as) agremiados (as) se sientan identificados con el área administrativa del Colegio.

2.2.1 Servicios institucionales

• Atención de 2400 consultas anuales de agremiados vía correo electrónico. • Atención de aprox. 2600 consultas anuales vía teléfono. • Tramitación y entrega de 99 solicitudes de sellos blancos. • Tramitación y entrega de 195 carnés para agremiados. • Tramitación 60 de constancias- certificaciones anuales.

2.2.2 Procedimientos internos

Revisión y actualización de procedimientos que pueden ejecutarse y consultarse desde el sitio web www.criminologia.or.cr :

• Elaboración del procedimiento para la inscripción del trabajo comunal universitario.

• Actualización del procedimiento de Incorporación

• Actualización del procedimiento de Reincorporación

• Revisión del procedimiento de arreglo de pago

• Actualización de procedimiento de Suspensión

• Elaboración de Manual sobre procedimientos internos para colaboradores (en proceso).

• Elaboración de Manual de procedimientos para las personas agremiadas (en proceso).

5

2.2.3 Capacitación y Desarrollo

El área de capacitación por el momento no cuenta con personal para desarrollar dicho departamento según las exigencias del gremio, sin embargo, se ha realizado un esfuerzo de parte del personal administrativo y de la comisión de capacitación y desarrollo para llevar a cabo actividades de actualización de conocimiento para los agremiados; entendiendo que es una función que desarrollar para el bien de gremio.

En el periodo se han realizado 8 actividades entre charlas, talleres, simposio y seminario. Alcanzando a 430 personas; solamente el seminario conto con una cuota de recuperación. Para llevar a cabo las actividades se ha buscado que los ponentes donen su tiempo al Colegio, además de hacer uso de las alianzas estratégicas con que cuenta la institución para desarrollar las diferentes actividades en lugares que generen un costo mínimo y se han entregado certificados de participación digital. Las actividades desarrolladas son: Segundo seminario, sobre investigación criminal científica: El Criminólogo y su accionar en la sociedad costarricense Simposio de Delitos cibernéticos y criptomonedas Charla ética y probidad en el ejercicio de la función publica Taller de actualización para el abordaje criminal Charla La investigación preliminar administrativa Jornada de equidad de genero en los procesos judiciales Charla trafico y trata de seres humanos en Costa Rica Taller para el desarrollo de habilidades en la búsqueda de empleo. A partir de junio del 2018, se ha trabajado en profesionalizar los diferentes procedimientos que implican la gestión de este tipo de actividades por lo que se inicio con la inscripción en línea la cual permite un control de los datos más eficiente y por otro lado también se realiza el proceso de evaluación de manera virtual lo cual crear un menor porcentaje de error, ya que la tabulación se realiza de manera automática. Por último, la experiencia indica que el porcentaje de ausentismo es de aproximadamente el 40% en actividades gratuitas, por lo que la Junta Directiva aprobó bajo acuerdo una cuota por gastos administrativos en caso de que un participante se ausente a la actividad inscrita sin justificación alguna; esta cuota es de ₡5000, con lo cual se espera un grado mayor de responsabilidad y también es un medio económico para la inversión en esta área.

6

2.2.4 Incorporaciones y reincorporaciones

Para el año 2018 se planificaron dos actos protocolarios de juramentación y entrega de credenciales, sin embargo, dada la demanda se agendo un acto protocolario en el mes de junio del 2018. A septiembre después de 2 procesos de incorporación hay 91 nuevos agremiados, sin contar los que se estarán juramentando el 25 de octubre del 2018 en la última juramentación del año. Las fechas de juramentación se agendan de manera estratégica según las fechas de graduación de las diferentes instituciones que dan las carreras que cobija el Colegio, por otro lado, el horario en que se realizan facilita la disminución de costos. Cada uno de los nuevos profesionales agremiados cumplido con todos los requisitos que la norma exige, incluido el curso de ética. Este curso se encuentra en restructuración, con la finalidad de adaptar el contenido a las necesidades actuales de los incorporandos. Para septiembre del año en curso se inicio con la primera parte de la reconstrucción del curso distribuyendo el contenido de la siguiente manera:

• Estructura organizacional y funcionamiento del Colegio de Profesionales en Criminología de Costa Rica

• Normas institucionales y ética criminológica. • Fiscalía y ejercicio profesional

El mismo fue facilitado por miembros de la Dirección Ejecutiva, Junta Directiva y Fiscalía. Al final de cada proceso de incorporación el agremiado tiene el certificado de participación del curso de ética, un recuerdo alusivo al Colegio, una fotografía de recuerdo, certificado que los acredita como miembro activo, pin institucional, carné y sello blanco. Con respeto a las reincorporaciones en el periodo 2017-2018 es un dato récord para la institución con 29 reincorporaciones a septiembre 2018.

7

Gráfico N°1

Fuente: Sistema CINGE

Como se evidencia en el grafico anterior existe un aumento significativo del 36% con respecto periodo 2015-2016 que es el segundo con mayor cantidad de reincorporaciones. Se espera que este dato siga en aumento ya que se realizó un análisis cuantitativo y cualitativos con los agremiados que se encuentran en categoría de suspendidos con la finalidad de crear estrategias para acercar a estos profesionales al Colegio, con la finalidad de construir un bloque solido de esfuerzo para el bienestar del gremio.

2.2.5 Convenios y alianzas estratégicas

Actualmente el Colegio cuenta con 32 convenio y alianzas estratégicas con la finalidad de generar

beneficios al colegiado en categoría de miembro activo.

Diez convenios con centros educativos parauniversitarios y universitarios con descuentos del

10% al 35%, ocho con centros de salud y estética hasta con un 20% de descuento, además existen

alianzas estratégicas en lugares recreativos; también con ventas de automotrices, talleres,

cooperativas, etc.

Los convenios se trabajan de manera anual y siempre estar vigilantes en los productos que se

ofrecen.

8

Por otro lado, las alianzas estratégicas generan beneficios para el gremio en general, una de las

más importantes firmadas en el año 2018 es con la Universidad Estatal a Distancia ya que esto

permite al Colegio fomentar en mayor medida el intercambio académico y científico en beneficio

del desarrollo gremial. Además, se está trabajando en generar otros aliados en esta línea para

crear mayores posibilidades de desarrollo intelectual entre los miembros activos del Colegio.

2.2.6 Mercadeo, comunicación y diseño

En la actualidad el Colegio no cuenta con un departamento de comunicación por lo que las tareas

que involucradas son realizadas en su gran mayoría por el área de servicios al agremiado. Sin

embargo, se cuentan con herramientas de comunicación que responden a las necesidades

actuales, entre ellas el sistema CINGE permite enviar correos personalizados y masivos, además

permite el envió de mensajes de texto, se cuenta con la red social Facebook y con la página web

del Colegio.

Se envían dos boletines mensuales, el boletín de cobro el cual distribuye no solo en recordatorio

de la colegiatura si no también diferentes procesos que benefician al agremiado en caso de atraso

en el pago de sus cuotas. El otro boletín contiene información mensual de las actividades del

Colegio, así como, comunicación de oportunidades de empleo, convenios, procesos de trámites.

En total al año, se producen y distribuyen 24 boletines anuales.

Además, se mantiene actualizada la página web con información sobre reglamentos, acuerdos,

procesos internos, políticas y programas, Estados Financieros, Memorias anuales.

Por otro lado, se brindan los siguientes servicios por medio de la página web:

• Actualización de agenda. • Actualización de Bolsa de Empleo. • Actualización de listas de agremiados (as) activas (os) y suspendidos. • Actualización de Cambio de Grado. • Actualización de Reincorporación.

En promedio mensual 11189 personas visitan la página web, de ellos 900 ingresos son de personas diferentes, que visitan en promedio 3 páginas y duran un poco más 2 minutos en la página web del Colegio. También se trabaja con las redes sociales específicamente el Facebook, donde se promueve la interacción inmediata con las personas sobre temas de interés, comunicados de temas referentes al Colegio o a la realidad nacional; respuesta inmediata a consultas por medio del chat.

9

Las estadísticas promedio mensuales para el periodo son 400 visitas a la página, donde 13 e cada 100 vistas son reincidentes; también tenemos un promedio de 80 me gusta a la página lo cual permite llegar a más personas con los comunicados. Por otro lado las publicaciones tienen un alcance de 7000 personas, lo cual general una interacción mensual promedio de 1176.

2.3 ÁREA FINANCIERA CONTABLE

2.3.1 Ejecución presupuestaria a septiembre 2018

Ingresos

Se puede destacar que la cuenta 4 10 01 de cuotas ordinarias se alcanzó el 99.45% de lo proyectado, lo

cual responde a un excelente trabajo en la facturación y recaudación de las colegiaturas.

Por otro lado, es de destacar que la proyección de ingresos en las cuentas referentes a las

incorporaciones se realizó en el periodo 2016-2017 cuando se propusieron actos de incorporación en

febrero y septiembre del siguiente periodo. Para marzo del 2018 se realizó con autorización de la Junta

Directiva un cambio en el calendario de incorporaciones por la alta demanda a mediados del 2018, por

lo que los actos de incorporación quedaron febrero, junio y octubre. Por lo anterior los ingresos del último

acto de incorporación del 2018 se verán reflejados en los estados financieros del periodo 2018-2019.

En cuanto a la nulidad de ingresos por el rubro de capacitación profesional, hay dos principales razones.

La primera el curso de evaluadores de riesgo no se está impartiendo por directriz del Ministerios de

Seguridad Publica y la segunda razón a destacar es no se han realizado actividades de capacitación con

costo de retorno.

Las cuentas que pertenecen a otros ingresos arrojan aspectos financieros positivos en cuento a la partida

de ingresos, sin dejar de lado que los retiros voluntarios en el tiempo disminuyen las cuotas ordinarias

del colegio.

En conclusión, los ingresos para el periodo 2017-2019, alcanzan el 93.43%; lo cual representa una puesta

en marcha eficiente de los diferentes instrumentos del departamento financiero, contable.

Gastos

Los gastos en la partida de incorporaciones alcanzaron aproximadamente el 60.76% de lo proyectado,

esto se debe al cambio en el horario lo cual disminuye el pago de horas extra del personal administrativo,

esto también incide directamente en la disminución del gasto por alimentación; además del costo del

lugar que se alquila para llevar a cambio los actos. Todo esto sin alterar la calidad del evento que se

10

ofrece al nuevo agremiado.

Los gastos de Asamblea alcanzaron el 70.29%, cubriendo los gastos de una Asamblea general ordinaria

y una Asamblea general extraordinaria en el periodo.

La partida de gastos de Junta Directiva se encuentra subutilizada, ya que se generó un gasto de un poco

más del 80% pues el gasto por horas extra y cargas sociales se mantiene muy controlado, además se

debe de tomar en cuenta la disminución de costos en la sesión anual y los servicios legales.

El Tribunal Electoral no genero gastos en su partida, lo anterior debido a que no se llevo ningún proyecto

y que existían insumos que se utilizaron para las votaciones del periodo anterior.

Referente a la partida de gastos operativos se alcanzado un 89.82%. En este punto podemos destacar

que la cuenta de gastos por incobrables esta sobre proyectada pues anteriormente se manejaba una

estimación por incobrables y desde marzo del año en curso de maneja una cuenta de gastos por

incobrables lo cual es beneficioso para los estados financieros donde solamente se refleja el gasto real.

Por otro lado, se han logrado disminuir y controlar otros gastos operativos básicos para el funcionamiento

de la institución.

Los gastos financieros han disminuido a 75.74% debido a una negociación con el Banco Nacional de

Costa Rica de una comisión del 4% en el servicio de datafono que prestan a la institución, ya que en

periodos pasados se manejaba una comisión del 4.5%.

La partida de Fiscalía y Tribunal de honor se generó del 86.40% de lo proyectado, lo anterior a un control

estricto en el uso de las horas extra y los gastos de logística en giras.

También se puede observar que hay gastos en la revista que aún no se han realizado sin embargo están

calendarizados para lo que resta del periodo. En el caso de capacitación y desarrollo las actividades que

se han realizado han sido dentro de horarios laborales, con certificados digitales e instalaciones

prestadas por lo que el gasto no ha sido significativo a este mes.

El gasto generado en el seminario Internacional de noviembre del 2017, alcanzo un gasto del 83.58% de

lo proyectado.

Se realizo una inversión en activos fijos específicamente en la licencia de antivirus y equipo audio para

la institución. En general los gastos generados en la operación total de Colegio son de 82.96%.

En conclusión, se tenía proyectado una pérdida del ₡ 12 246 723.41 y al finalizar el periodo 2017-2018

se cerró con una ganancia de ₡7 619 199.48.40 lo cual es un 62% más de lo proyectado.

11

2.3.2 Balance de situación y estado de excedentes

En el Balance de situación podemos observar la situación patrimonial del Colegio al 30 de

septiembre del 2018, donde se destaca un patrimonio de ₡ 68 486 345 que comprado a

septiembre del 2017 se incrementó en de ₡ 12 276 277; esto principalmente al aumento en

la cuenta de activos corrientes.

El estado de excedentes evidencia los movimientos que se han realizado financieramente de

manera dinámica entre ingresos y costos; además del crecimiento o disminución de las

diferentes cuentas. Para septiembre del 2018 el estado de resultados muestra un excedente

de ₡6 905 580.00, dato que comparado a septiembre del 2017 cuenta con un crecimiento de

más de 450%; ya que el periodo anterior se cerró con una pérdida del ₡1 536 156.78

Gráfico N°2

Comparación de excedentes del 2014 al 2018

Fuente: Estados Financieros

-₡20 000 000 -₡15 000 000 -₡10 000 000 -₡5 000 000 ₡- ₡5 000 000 ₡10 000 000

2014-2015

2015-2016

2016-2017

2017-agosto 18

12

Para alcanzar y sobrepasar el punto de equilibrio financiero, tal como se muestra en el grafico N°2 se llevaron a cabo las siguientes estrategias:

Cambio de horario de incorporaciones Cambio de proveedores Cambio de contrato de servicios legales Uso racional de horas extra Eficiencia en el uso del recurso de mensajería Mantenimientos preventivos Cambio de la política de incobrables Cambio en el proceso de suspensión Negociación con Banco Nacional para la disminución del cargo por datafono. Campaña de actualización de datos. Efectividad con el uso de herramienta de comunicación interna.

2.3.3 Suspensión

El Proceso de suspensión se realiza desde inicios del 2018, de manera mensual con la finalidad

de cumplir con el procedimiento de manera correcta, llevando a cabo la suspensión por

morosidad cuando el agremiado tiene seis cuotas no canceladas. Antes de llegar a este punto se

realizan varios acercamientos por parte de la ejecutiva de cobros y la asistente de fiscalía para

brindar opciones para que el agremiado no caiga en esta categoría; entre las opciones que se

ofrecen como beneficios al agremiado esta el arreglo de pago, el beneficio de exoneración

temporal de cuotas por desempleo o que el agremiado cancele algún tracto no menor a una

colegiatura.

La metodología utilizada a permitido que en el periodo 2017-2018 se registre el menor índice de

suspensión, con solamente 46 personas agremiadas suspendidas; tal como se observa en el

grafico N°3.

13

Gráfico N°3

Fuente: Sistema CINGE

Por otro lado, se puede observar en el cuadro N°1 que con el nuevo procedimiento el porcentaje de recuperación es de 76% promedio anual; siendo que 190 agremiados iniciaron el proceso de suspensión y 144 de ellos regularon su situación con el colegio; cancelando la totalidad de las cuotas atrasadas, por pagos parciales o por medio de arreglos de pago.

Cuadro N°1

Mes Inicio de Proceso Suspendidos Sin Suspender % de recuperación

Octubre,2017 7 3 4 57

Noviembre,2017 18 4 14 78

Diciembre,2017 30 6 24 80

Enero,2018 15 4 11 73

Febrero,2018 8 5 3 38

Marzo,2018 12 5 7 58

Abril,2018 12 3 9 75

Mayo,2018 9 1 8 89

Junio,2018 22 6 16 73

Julio,2018 15 2 13 87

Agosto,2018 23 2 21 91

Setiembre,2018 19 5 14 74

Total 190 46 144 76

Proceso de Suspensión Octubre,2017 a Setiembre,2018

14

2.3.4 Análisis de Recuperación

La recuperación por cuotas ordinarias representa la fuente de ingresos primaria para la sostenibilidad financiera del Colegio, con base en los datos de recuperación, se puede indicar que en el periodo actual existe en general es adecuado al índice de recuperación global según la proyección de ingresos en el presupuesto del Colegio.

Gráfico N°4

Con base en el gráfico N°4 se puede observar que el 78% de los profesionales colegiados cancelan su cuota mensual en el transcurso del mes que se genera la factura, el 10% paga con un dentro del segundo, el 5% con mora de dos meses, el 3 con atraso de tres meses y el último y uno de los indicadores más importantes en esta sección las personas que están con mora de más de 91 días. Ya que en la mayoría de los casos están muy cercanas al proceso de suspensión, así que al recuperarlas no afectamos otros indicadores. Para agosto del 2018 según el estudio de antigüedad de saldos hay más de ₡6000 000, que se deben de recuperar de agremiados que se encuentran en categoría de activos pero que adeudan de 3 cuotas en adelante. Con la finalidad de que estas personas no lleguen a la categoría de suspendidos se esta realizando acercamientos para ofrecerles diferentes alternativas financieras para lograr estar al día con las obligaciones del Colegio.

15

2.3.5 Contratación administrativa

Se cuenta con proveedores de servicio que cumplen con altos estándares de calidad, con los cuales se procura de manera contractual y habitual eficientizar los recursos, todas las contrataciones de este periodo han logrado llenar las necesidades de la institución; según el calendario de tareas y acciones que surgen sin preaviso. Los proveedores actuales son:

Cnet: Mantenimiento de sitio web

DCC LTDA: Servicios de contabilidad

Cinge Soft: Mantenimiento de sistema contable y financiero

Carmen Rimolo Brenes: Arrendamiento nueva sede administrativa

Soporteck: Mantenimiento de equipo de computo y respaldo de la información en la nube

Lexincorp: Asesoria legal

2.3.6 Presupuesto 2018-2019 (anexo 1)

Se elabora el presupuesto proyectado del periodo 2018-2019, esta herramienta es vital para

planear de manera integral todo el referente a la operación anual del Colegio. Además, dirige el

cumplimiento de las metas en cuento al tema financiero y eficientiza el control interno.

El Colegio cuenta con una comisión de presupuesto que esta integrada por la Dirección Ejecutiva,

la Presidencia y la Tesorería, las misma sesiona tres veces al año; donde se revisa todo lo

referente a los estados financieros y posteriormente se hace una devolución a la Junta Directiva.

El presupuesto que se ejecuta lleva un estricto control mensual para la toma de decisiones.

2.4 RECURSOS HUMANOS

Las siguientes son acciones ejecutadas con el recurso humano de la institución en procura de la

mejora continua:

• Realizar reuniones periódicas con el personal administrativo para realizar actividades de

retroalimentación para la identificación de áreas en las que hay que mejorar y para el

fortalecimiento del trabajo en equipo.

16

• Evaluación del Desempeño de las colaboradoras ( En proceso)

• Elaboración del manual de puestos administrativos

• Elaboración de estudio de puestos y compensación

• Proceso de Reclutamiento, Selección e inducción del Asistente administrativa

• Proceso de terminación y liquidación de personal de servicio al agremiado por renuncia

lo cual genera una índice rotación del 16.66%

• Establecimiento de convenios en áreas de salud, recreación, tecnología y otros, para que

los y las colaboradores (as) tengan acceso a opciones de mejora en la calidad de vida.

• Establecimiento de convenios con Universidades reconocidas para que los y las

colaboradores (as) cuenten con descuentos y facilidades en los planes de estudio.

2.5 SISTEMAS INFORMÁTICOS Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN El Colegio cuenta con el sistema financiero contable Cinge, al cual constantemente se le realizan actualizaciones según las necesidades y proyectos institucionales, en una herramienta que permite no solamente tener el control de la información financiera; sino, que permite realizar tareas de comunicación con los agremiados como envió de correos electrónicos personalizados y mensajes de texto. que se adapta Actualización para el Sistema de Contabilidad y Cuentas por Cobrar del Colegio de Profesionales en Criminología de Costa Rica. Este año se han implementado algunas funciones que permite una gestión más efectiva minimizando el tiempo y maximizando el recurso tecnológico; además permite obtener la información de los diferentes procesos depurada por medio de reportes para una toma de decisión objetiva y rápida. Como datos más relevantes, se desarrollo de sistema de incorporaciones, el cual permite crear el usuario una vez la persona envía la solicitud para asistir al acto de incorporación, lo cual permite que todos los departamentos involucrados en este proceso alimenten el expediente del incorporando en tiempo real. Por otro lado, está listo para prueba el registro de votantes, con la finalidad de poner acceso al padrón en tiempo real, para facilitar el registro de los agremiados activos que participan en las Asambleas. Además, se realizó la apertura del modulo de capacitación y desarrollo el cual brinda la información de las personas que participan en las actividades, con la opción de registrar su asisten o en caso de que queden ausentes se les factura la cuota de recuperación y la carga a la próxima colegiatura.

17

Por último, se abrió el modulo para la exoneración temporal de cuotas por desempleo con la finalidad de que una vez se apruebe la solicitud del agremiado, el sistema no facture las cuotas del Colegio mientras permanezca el beneficio.

2.6 PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL INSTITUCIONAL El Colegio cumple con el programa ambiental institucional, para el periodo 2017-2018 se obtuvo una calificación de amarillo +, misma que esta acorde a nuestras capacidades y el tamaño de las operaciones. Para julio del 2018, se entrego el I informe del periodo en tiempo y forma; en el cual se detallan las acciones que se han realizado para cumplir con las diferentes normas y el plan institucional. Entre ellas se destacan: Mantenimientos preventivos Reducción del consumo de agua embotellada Publicaciones educativas Uso de vajilla no desechable Compra de pistolas para mangueras Uso de formularios digitales Compra de productos amigables con el ambiente Reciclaje Reutilización Comunicación activa con Municipalidad de San José Etc.

2.7 PROYECTOS EJECUTADOS

2.7.1 Campaña de actualización de datos

El proyecto de actualización de datos consistió en acercar a los agremiados de nuestro Colegio a

actualizar sus datos, esto llenando un formulario mediante nuestra página web, el cual llegó a un

correo electrónico y se almacenado de forma virtual como respaldo, para ello se desarrollaron

varias estrategias con la finalidad de incentivar a los agremiados a participar.

La campaña se llevo a cabo con el objetivo de refrescar y alimentar la base de datos de nuestros

agremiados, con esto asegurarnos de tener datos correctos que nos faciliten la comunicación con

ellos mediante correo electrónico y vía telefónica que son los medios más usados para contacto.

18

Se desea tener una base de datos verás minimizando el margen de error.

La misma se llevó a cabo de forma virtual, considerando este medio el más accesible para todos

nuestros agremiados, se realizaron publicaciones constantes en los diferentes medios donde

consideramos es más veras llegar a los agremiados, siendo Facebook, sitio web, correos masivos

y mensajes de texto.

También se sortearon una Tablet, un parlante inalámbrico y baterías recargables entre las

personas que enviaron la boleta de actualización en el tiempo estipulado de la campaña.

Al finalizar la campaña se actualizaron los datos de 418 agremiados activos que actualizaron sus

datos.

2.7.2 Beneficio de exoneración temporal de cuotas por desempleo

Este beneficio se genera en el seno administrativo, con la finalidad de brindar una opción a los agremiados

que se encuentran en una situación de desempleo, con la finalidad de que los mismos al mantenerse en

categoría activa tienen mayor probabilidad de ser candidatos para un puesto laboral. Este proyecto se

presentó con un análisis previo de las implicaciones que tendría para los agremiados como para el área

financiera del Colegio.

Alguno de los aspectos más relevantes en la discusión y la toma de decisión fueron que para el periodo

actual se está lleva a cabo un registro detallado de las razones que fundamentan que los

agremiados no puedan cancelar sus cuotas por seis meses consecutivos, lo cual tiene

consecuencia la suspensión por morosidad.

De octubre 2017 a febrero 2018 se han suspendido 25 personas, de las cuales 14 de ellas afirman

no estar laborando como la razón principal para no cancelar sus colegiaturas. Lo cual hasta la

fecha representa un gasto por incobrables de ₡620 080, representando un 56% de los incobrables.

En el periodo 2016-2017 se suspendieron 96 agremiados.

Como otro dato importante según las estadísticas del colegio la relación de suspendidos con

reincorporaciones es de 8 a 1.

Y desde el punto de vista financiero de discutió que bajo el supuesto que cada agremiado en esta

condición utilice el beneficio por un periodo máximo de 3 meses y que de ellos en los próximos

dos años no se suspenda el 60%; el colegio realizaría una inversión de ₡21 000, la cual recuperaría

en un periodo de 5 meses y que al final del año generaría una ganancia de ₡63 000 por agremiado

exonerado.

Con base en lo expuesto anteriormente, en el primer año se podría generar una ganancia de

aproximadamente ₡300 000; sin contabilizar los años posteriores.

19

Además de que al reducirse el gasto por incobrables esto se refleja en los estados financieros de

manera directa y visible.

Después de la presentación del proyecto y el análisis de la información por parte de los miembros

de Junta Directiva, el beneficio de exoneración temporal de cuotas por desempleo fue aprobado

en la sesión 007-2018.

2.7.3 Estudio de agremiados en categoría suspendida

Este proyecto nace de la necesidad de contar con la información de una manera objetiva de las razones por las cuales las personas se encuentran en categoría suspendida. Tomando en cuenta que a pesar de que el Colegio inicia su vida a raíz de la aprobación de la Ley Orgánica N°8831, la cual norma el principio y el proceso de suspensión; no fue hasta el año 2013 que se iniciaron las gestiones para llevar a cabo el primer proceso sancionatorio por morosidad. Cito artículo 40 de la Lay Orgánica N° 8831 ARTÍCULO 40.- Sanciones a las personas colegiadas Los miembros del Colegio podrán recibir las siguientes sanciones: a) Será sancionada con la suspensión de su calidad de miembro activo, la persona colegiada que se atrase en el pago de seis cuotas de la colegiatura. La calidad de miembro activo será recuperada cuando la persona sancionada pague el monto de las cuotas adeudadas. El procedimiento de suspensión se ha actualizado durante los últimos periodos buscando disminuir la cantidad de agremiados que lleguen a esta categoría, ya que dicho acto lesiona a la institución y al gremio. Para el primer cuatrimestre del 2018 el colegio cuenta con un total de 1813 agremiados de los cuales 444 se encuentran en categoría de suspendidos; lo cual representa un 24.50% del total de agremiados. Una cifra significativa y preocupante para la institución. A raíz de los datos mencionados anteriormente para el periodo 2017-2018, se plateo como meta trabajar con un procedimiento más expedito para suspender a la menor cantidad de agremiados posibles y además se planteó buscar un acercamiento con los agremiados suspendidos para conocer las razones que los llevaron a caer en esta categoría; también se busca conocer las posibilidades de que estas personas se reincorporen. La información se recolecto por los canales de comunicación oficiales del Colegio, específicamente el correo electrónico y la llamada telefónica por parte de los departamentos de Financiero y Fiscalía, entre los meses de marzo 2018 a junio 2018.

20

Las conclusiones obtenidas del estudio fueron:

El estudio realizado sienta un precedente para la toma de decisiones del Colegio brindando

información relevante en el tema.

La cantidad de personas suspendidas es de 24.50% de la población total de agremiados.

El desempleo y el no ejercer la profesión son factores externos que pesan en el hecho de que el

profesional entre en una categoría de suspendido por morosidad.

Es un mito que la mayoría de los agremiados emigran a otros colegios profesionales.

Hay desconocimiento entre los agremiados en procesos retiro voluntario temporal y retiro

voluntario por jubilación.

Se debe de trabajar en la imagen que tengan las personas agremiadas del Colegio y los órganos

que los componen.

El 43% de las personas interesadas en reincorporarse indican que el costo es el elemento por el

cual no han podido hacerlo.

El 55% de la población en categoría de suspensión, responde no solamente a la falta de pago de

los colegiados; si no también a ausente proceso administrativo de cobro, seguimiento y

suspensión en los años del 2013 al 2016.

Aproximadamente el 84% de las personas que se encuentran en categoría de suspendidos deben

de cancelar un monto mayor a ₡ 110 000.

Todos los agremiados deben de cancelar el monto adeudado más el costo de reincorporación por

₡70 000.00

La cuota de recuperación está fijada en el monto actual con base en los gastos que genera un

proceso de reincorporación.

Después de discutida la información, la Junta Directiva, en la sesión 013-2018del 13 de agosto

2018 se toma el siguiente acuerdo que reza:

ACUERDO N° 9. Se aprueba disminuir a ₡50.000 la deuda por morosidad a todos los agremiados

que su saldo supere dicha cifra y además cancelen la cuota de reincorporación ya establecida de

₡70.000. Con fundamento en el Análisis de Personas Agremiadas Suspendidas presentada por la

Directora Ejecutiva del Colegio. Acuerdo aprobado por unanimidad.

21

2.7.4 Defensa de las funciones del gremio

El proyecto de Ley 20.091 Reforma Integral de Ley N° 3943 “Ley Orgánica del Colegio de

Trabajadores Sociales”, en su articulo N°5 lesionaba los intereses del gremio dando funciones

que explícitamente corresponden a los criminólogos a los trabajadores sociales.

Por tal motivo desde finales del 2017 inicio una lucha por la defensa de los derechos de los

profesionales en Criminología, donde la Dirección Ejecutiva, la fiscalía y miembros de la Junta

Directiva unimos esfuerzos con el Colegio de Psicólogos de Costa Rica y el Colegio de Médicos,

lo que entrega como producto el acercamiento con todos los diputados que forman parte de la

plena tercera encargada del proyecto de Ley, donde se demostró la inconveniencia de que el

proyecto continúe tramitándose así como esta originalmente.

Dichas gestiones generaron la apertura de una mesa de dialogo el pasado 11 de diciembre en la

Asamblea Legislativa, donde estuvieron presentes los intervinientes; Colegio de Profesionales en

Criminología, Colegio de Profesionales en Psicología, Colegio de Médicos, Colegio de

Trabajadores Sociales, cuatro diputados y ocho asesores de la plena tercera.

En este espacio se logra argumentar de una manera sólida y contundente por qué el artículo 5,

invade de manera directa las capacidades profesionales que atañen a la ciencia criminológica y

otras ciencias.

El día 25 de abril del año en curso en la Tercera Plenaria de la Asamblea Legislativa, acta N°12 se aprobó por unanimidad la Moción N°1-12 que cita “Para que se elimine el artículo 5 contenido en el artículo 2 del proyecto de ley en estudio y se corra la numeración”.

2.7.5 Incorporación de otras ciencias

Con respeto a este tema se realiza un profundo análisis legal e institucional, acompañados del

asesor legal del Colegio. En el cual se analiza la norma aplicable que esta compuesta de la

Constitución Política, Ley Organica N° 8831, reglamento Interno; además de criterios de la

Procuraduría General de la Republica,

La junta Directiva después de analizar y discutir la información acoge la recomendación de la

asesoría legal en la sesión 005-2018 tomando el siguiente acuerdo que cita:

22

ACUERDO N° 2: Se acuerda recibir e incorporar a los egresados de investigación criminal del

Colegio Universitario de Cartago con fundamento en el Criterio Jurídico elaborado por el Asesor

Legal Alonso Vargas Araya. Acuerdo aprobado por unanimidad.

Posteriormente en la sesión 010-2018 de Junta Directiva, se realizó el análisis de las mayas

curriculares de las carreras de ciencias policiales y sus diferentes especialidades; de la

Universidad Estatal a Distancia (UNED) de Costa Rica. Este análisis llevo explicito una

comparación de los temas determinándose que los cursos se acercan mucho a los temas propios

y particulares del estudio de fenómenos criminológicos.

“Además, según el Criterio Legal de fecha 28 de febrero de 2018, “Opinión legal en relación con

la incorporación de los graduados del diplomado del Colegio Universitario de Cartago”, de la

Asesoría Jurídica del Colegio, emitido cuando se discutía la incorporación de los egresados del

Colegio Universitario de Cartago (CUC), establece que el Colegio de Profesionales en Criminología

de Costa Rica puede agremiar a todas aquellas carreras atinentes a la Criminología y carentes de

un Colegio Profesional que les regule

Para este análisis, debe de entenderse (en este momento), diferentes especialidades, a las

licenciaturas en: Criminalística, Administración Policial y Prevención del Delito e Investigación

Criminal, o cualquier otra que establezca este Centro Universitario.

Ante esta situación, la Junta Directiva, orgullosos y motivados por esta oportunidad, al poder

brindar un Colegio que respalde a los profesionales en Ciencias Policiales, los organice y defienda,

otorgándoles asimismo beneficios al incluirles dentro de sus agremiados, toma los siguientes

acuerdos que dicen:

ACUERDO N°6: Se aprueba el Análisis Técnico de la maya curricular de la carrera de Ciencias

Policiales de la Universidad Estatal a Distancia (UNED). Acuerdo aprobado por unanimidad.

ACUERDO N°7: Se aprueba que los profesionales en Ciencias Policiales de la Universidad Estatal

a Distancia (UNED) y sus diferentes especialidades puedan agremiarse al Colegio de Profesionales

en Criminología de Costa Rica. Acuerdo aprobado por unanimidad.

ACUERDO N°8: Se acuerda notificar a la Universidad Estatal a Distancia (UNED), la aprobación de

este Colegio Profesional, de incorporar a los profesionales en ciencias policiales y sus diferentes

especialidades, al Colegio de Profesionales en Criminología de Costa Rica. Acuerdo aprobado por

unanimidad.”1

23

2.7.6 Estudios de puestos y compensación

Para el mes de agosto del 2018, se realizó un Manual de puestos como una herramienta

administrativa que describe las actividades, responsabilidades y requisitos de los puestos

existentes en la institución; es importante destacar que el Reglamento Interno del Colegio regula

en su gran mayoría los departamentos por los cuales debe de estar conformado el organigrama.

Sin embargo, hay algunos de ellos que no cuentan con recurso humano debido a la poca

necesidad operacional en algunos casos y en otros porque los otros departamentos han asumido

las tareas.

Este Manual se utiliza como instrumento para analizar los puestos que hay dentro de la

estructura organizacional, sus requisitos y funciones principales. Además, es una herramienta

para el estudiar la compensación en comparación al decreto de salarios mínimos que establece

el Ministerio de Trabajo y se realiza un estudio de mercado.

Dichos documentos son entregados y expuestos a la Junta Directiva en sesión 015-2018.

2.7.7 Elaboración del Plan Estratégico 2018-2022

Se desarrolla el Plan Estratégico 2018-2022 como un instrumento administrativo para trazar una

línea de trabajo, lo cual permite mitigar los riesgos en la toma de decisiones. El mismo busca

asegurar el crecimiento de la institución, mitigar los riesgos financieros y de imagen; además, de

procurar que todos los esfuerzos sean paralelos a los objetivos institucionales.

En el plan se trabajan y planifican los siguientes ejes estratégicos:

Promoción y desarrollo de las Ciencias Criminológicas

Sostenibilidad ambiental y evaluación de riesgos

Gestión del talento humanos

Crecimiento Económico sostenible en el tiempo

Después de entregado a los miembros de Junta Directiva y discutido en la sesión 012-2018, el

mismo se da por aceptado y recibido.

24

2.8 PROYECTOS PARA 2018-2019

Desarrollo del departamento de Capacitación y Desarrollo

Restructuración del Curso de ética

Incorporación a la Federación de Colegios Profesionales

Beneficio por fallecimiento

Campaña de reciclaje

Campaña de renovación de carnés

Gestión de compra de propiedad

Licda. Karla Hidalgo Ordeñana

Directora Ejecutiva

Colegio de Profesionales en Criminología de Costa Rica.

1. Acta 010-2018 JD