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PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO DE

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Elaborado por:

Unidad de Archivo y Trámite Documentario

Base Legal:

Resolución Jefatura! Nº 346-2008-AGN/J, que aprueba la Directiva Nº 003-2008-

AGN/DNDAAI "Normas para la Formulación y Aprobación del Plan Anual de Trabajo del

Órgano de Administración de Archivos de las Entidades de la Administración Pública"

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PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DE LA AUTORIDAD NACIONAL DEL AGUA - 2017

l. ALCANCE

El Plan Anual de Trabajo del Archivo Institucional - Unidad de Archivo y Trámite Documentario de la Autoridad Nacional del Agua - 2017, es de aplicación a todos los encargados de los archivos de gestión, periféricos y archivo central de la Autoridad Nacional del Agua, en ese sentido, se requiere la participación y compromiso de las sedes desconcentradas de la entidad para el cumplimiento de los fines trazados en el presente instrumento de gestión.

11. OBJETIVO GENERAL

Fortalecer el Sistema de Archivos de la Autoridad Nacional del Agua, con el objetivo de garantizar un correcto tratamiento, conservación y utilización del patrimonio documental, para lograr un debido control , clasificación , archivamiento, transferencia , eliminación y otras actividades archivísticas aplicadas a las series documentales que se custodian en los archivos de la institución .

111. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Revisar y mejorar los lineamientos internos de gestión archivística y sistema de archivos, con el propósito de optimizar la administración de archivos.

Implementar un plan progresivo a las sedes desconcentradas, con prioridad a los órganos y/o unidades orgánicas que han obtenido una baja calificación en la evaluación efectuada el año 2016 respecto de la gestión archivista que realizan los archivos de gestión y periféricos.

Desarrollar talleres de capacitación en la sede central y sedes desconcentradas de la Autoridad Nacional del Agua sobre temas de archivística en general, de acuerdo al diagnóstico de cada sede.

Implementar un cronograma anual de transferencia de expedientes al archivo central de la institución.

Garantizar el cumplimiento de la normatividad archivística interna en la Autoridad Nacional del Agua en relación al proceso de organización documental, organizando la documentación administrativa por series documentales y estandarizando la conservación de los documentos conservándolos en cajas archiveras.

Involucrar a todas las áreas de la Autoridad Nacional del Agua en el manejo adecuado de las series documentales, mediante la permanente coordinación y asesorías.

Brindar un servicio archivístico eficiente que permita la oportuna atención de los requerimientos tanto de información como de préstamo documental, siendo necesario contar con equipos como fotocopiadoras, impresoras y computadoras en buen estado y de moderna tecnología para agilizar la gestión de los archivos y garantizar un efectivo seguimiento de las devoluciones del préstamo de documentos.

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Implementar tecnologías para el manejo, conservación y custodia de la documentación e información, contribuyendo con la modernización de la gestión, transparencia y acceso a la información pública, lo que redundará en un servicio eficiente a los administrados y usuarios internos de la Entidad.

Implementar gradualmente la digitalización de documentos a todos los órganos y unidades orgánicas de la sede central y sedes desconcentradas de la Autoridad Nacional del Agua.

IV. POLÍTICA INSTITUCIONAL

El presente Plan Anual de Trabajo, será desarrollado dentro de los lineamientos de la política institucional contenidos en el Plan Operativo Institucional 2017, aprobado mediante Resolución Jefatura! Nº 330-2016-ANA. En ese contexto, se han señalado como indicadores a las siguientes actividades: Recepción documentaría, control y seguimiento de la gestión documental a nivel institucional , plan anual de trabajo, supervisión de los archivos de gestión y periféricos de la sede central y sede desconcentrada, y, fortalecimiento de capacidades del personal.

V. REALIDAD ARCHIVISTICA INSTITUCIONAL

5.1.- ORGANIZACIÓN

5. 1. 1. - Órgano de Administración de Archivo

- De acuerdo al Art. 27° del Reglamento de Organización y Funciones de la ANA, se establece que la Unidad de Archivo y Trámite Documentarlo de la Oficina de Administración , es la unidad que asegura la absolución de consultas y prestación de servicios que brinda la institución a usuarios públicos y privados; además, vela por la conducción y supervisión de los sistemas de archivo y trámite documentario. Opera y conduce el Archivo Institucional.

- La Autoridad Nacional del Agua - ANA, fue creada al amparo de la Primera Disposición Complementaria Final de la Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Agricultura, aprobada mediante Decreto Legislativo Nª 997, como Organismo Público adscrito al Ministerio de Agricultura, responsable de dictar normas y establecer los procedimientos para la gestión integrada y sostenible de los recursos hídricos. Tiene personería jurídica de derecho público interno y constituye un pliego presupuesta!.

- El Órgano de Administración de Archivos de la Autoridad Nacional del Agua, es responsable de acopiar, custodiar, describir y brindar información del Patrimonio Documental de la institución a usuarios internos y externos, depende directamente de la Unidad de Archivo y Trámite Documentario - Oficina de Administración y es responsable de cumplir y hacer cumplir las normas y directivas del Sistema Nacional de Archivos y del Sistema de Archivos a su cargo.

5. 1. 2. - Organización del Sistema de Archivos de la Autoridad Nacional del Agua

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Mediante Directiva General Nº 008-2009-ANA-J-OA, se aprobaron las "Normas para la Organización y Funcionamiento del Sistema de Archivos de la Autoridad Nacional del Agua -ANA", acordes a la normatividad archivísticas emanadas del Archivo General de la Nación, ente rector del Sistema Nacional de Archivos.

El Sistema de Archivos de la Autoridad Nacional del Agua cuenta con niveles de Archivo, los cuales se describen a continuación:

a) Archivo de Gestión, que comprende los archivos secretariales y técnicos de todos los órganos y unidades orgánicas de la Entidad. Tiene designado de un (1) responsable titular y (1) un alterno, para efectos de mantener el enlace con el Sistema de Administración de Archivo y Trámite Documentario de la Entidad, el mismo que organizarán aplicando la normativa vigente y participarán en la gestión del archivo virtual y documental. Los responsables titular y/o alterno del Archivo de Gestión deberán elaborar la Tabla de clasificación de documentos correspondiente a su Dirección y/o jefatura, la que será remitida al Comité de Evaluación de Documentos y a la Oficina de Administración para ser evaluada y aprobada por la Jefatura. Esta Tabla , será de aplicación obligatoria y vigencia permanente. Las coordinaciones respecto a la administración de los Archivos de Gestión, con los responsables designados por cada órgano, se efectuarán constantemente y de manera ininterrumpida con el Comité de Evaluación de Documentos y con la Oficina de Administración.

b) Archivo Periférico, administra, custodia y conserva los documentos en cualquier soporte, con valor administrativo y legal, enviados por cada una de los archivos secretariales. Estos archivos operan de forma desconcentrada.

c) Archivo Central , responsable del acopio, descripción y custodia física de la documentación que se produce y gestiona en los órganos de la Institución; brinda información del Patrimonio Documental de la Institución, satisfaciendo los requerimientos de los usuarios internos y externos.

5.2.- NORMATIVIDAD

Decreto Legislativo Nº 997 - Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Agricultura, modificado por la Ley Nº 30048. Ley Nº 29338 - Ley de Recursos Hídricos. Decreto Supremo Nº 001-2010-AG, que aprueba el Reglamento de la Ley Nº 29338 -Ley de Recursos Hídricos. Decreto Supremo Nº 006-2010-AG, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones de la Autoridad Nacional del Agua,modificado por D.S Nº 012-2016-MINAGRI Ley 25323 "Ley del Sistema Nacional de Archivos" Decreto Supremo N° 008-92-JUS "Reglamento de la Ley Nº 25323- Ley del Sistema Nacional de Archivos" Directiva N° 003-2008-AGN/DNDAAI "Normas para la Formulación y Aprobación del Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos de las Entidades de la Administración Pública" Directiva General Nº 005-2009-ANA-J-OA "Normas para la Foliación de Documentos Archivísticos en los Archivos Integrantes de la Autoridad Nacional del Agua -ANA". Directiva General Nº 008-2009-ANA-J-OA "Normas para la Organización y Funcionamiento del Sistema de Archivos de la Autoridad Nacional del Agua -ANA". Directiva General Nº 008-2011-ANA-J-OA "Normas para la Recepción Documental en las Ventanillas de Trámite Documentario de la Autoridad Nacional del Agua - ANA".

5.3 PERSONAL

El personal que labora actualmente en el Archivo Sede Central de la Autoridad Nacional del Agua es de tres (3) personas: Un encargado de archivo con estudios técnicos, un personal de apoyo que coordina las transferencias de documentos de los archivos de gestión al archivo central y un personal de apoyo para el ordenamiento y restauración de documentos.

5.4 LOCAL Y EQUIPOS

El Archivo Institucional de la Sede Central está implementado con los siguientes equipos:

Cuatro (04) equipos de cómputo para escritorio (PC) . Una (01) impresora multifuncional. Cinco (05) escritorios. Ocho (08) extintores de polvo químico seco. Siete (07) sillas. Veinte (20) credenzas de melanina. Tres (03) Mesas de trabajo. Dos (02) armarios. Un (01) elevador de carga eléctrico. Un (01) coche porta documentos. Una (01) escalera de tijera de aluminio. Un (01) equipo de aire acondicionado. Teléfono Fijo. Conexión a Internet. Mil (1000) Cajas archivadoras. Materiales de oficina.

5.5 FONDO DOCUMENTAL

La Entidad inicia sus operaciones en el mes de marzo de 2009, generando a partir de la fecha, documentos que forman parte del acervo documental institucional. En el Archivo Central se conservan 7,716 cajas archiveras, de las cuales 5,716 corresponden al fondo documental de la ANA y 2,000 cajas archiveras provenientes del INRENA; que contienen documentos cuya antigüedad data de 1946 a la actualidad.

Las principales series documentales generadas en la Autoridad Nacional del Agua -ANA son las siguientes:

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5.6 PROCESOS TÉCNICOS Y ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS

Los procesos técnicos archivísticos están establecidos por las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos, aprobados por Resolución Jefatura! Nº 073-85-AGN, Resolución Jefatura! Nº 173-86-AGN-J y el marco normativo vigente de la Entidad.

5.6.1.- Administración de Archivos

La Oficina de Administración - Unidad de Archivo y Trámite Documentario, coordina con los Órganos y Unidades Orgánicas de la Entidad con el objetivo de asesorar y brindar asistencia técnica para la adecuada administración de sus Archivos de Gestión y contribuir a mejorar su gestión documental, de modo que permita el eficiente cumplimiento de sus funciones ; para ello realiza visitas de supervisión , charlas de capacitación , elaboramos proyectos de mejoramiento, apoyamos el procesamiento de los documentos y proponemos instrumentos de gestión archivística (directivas, manuales, etc.).

Actividades: - Supervisar y dar asistencia técnica a los responsables de las Unidades de Archivo y Trámite Documentario a nivel nacional ; en la Sede Central se realizará con los Archivos de Gestión.

- Elaborar las bases de datos e inventarios de registro , articular transferencias documentales programadas.

5.6.2.- Organización Documental

Se ha programado un conjunto de actividades orientadas a clasificar, ordenar, signar, elaborar inventarios de los archivos de gestión, archivo central y archivos de los órganos desconcentrados, a fin de aprovechar la información disponible de ser consultada.

Actividades: - Organizar, efectuar el inventario y elaborar la base de datos del Fondo Documental ANA.

5.6.3.- Transferencia Documental

Se realiza el control del incremento del acervo documentario, a través de los inventarios de transferencia. Asimismo, se consolida el inventario de registro de la documentación en formato digital, que permitan realizar el seguimiento y control a la gestión administrativa, nos permite proponer y sustentar la eliminación de documentos innecesarios para la Entidad.

Del mismo modo, se brinda asesoramiento y apoyo en todo el proceso de transferencia de los archivos de gestión al archivo central de acuerdo a la programación , incorporando la metodología archivística, para identificar las series documentales y la foliación de los documentos.

Actividades: - Transferir la documentación de los Archivos de Gestión.

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Se ha programado el análisis e identificación de las series documentales custodiadas en los diversos niveles de archivo, para establecer su valor temporal o permanente, evaluando su vigencia administrativa, jurídica, informativa, entre otros y proceder con su eliminación previa validación del Comité Evaluador de Documentos y el Archivo General de la Nación.

Actividades: - Efectuar la selección del acervo documentaría y gestión para su el iminación o transferencia al Archivo General de la Nación.

5.6.5.- Conservación Documental

Con la finalidad de mantener la integridad física del formato papel , la Unidad ha previsto la implementación y mejoramiento del local del archivo, y la implementación de una línea de digitalización que permita a través del uso del documento electrónico, una mayor control y evitar la excesiva manipulación de la documentación.

Actividades: - Implementar mejoras al local del archivo.

5.6.6.- Servicio Archivístico

La Unidad presta diversos serv1c1os entre ellos, consulta, préstamo, búsqueda, expedición de copias o en formato digital , que son requeridos por los servidores y el administrado.

Actividades: - Atender sol icitudes sobre el acervo documental en custodia y acceso a la información.

VI. PROGRAMACION DE ACTIVIDADES

En atención al marco legal vigente y a las necesidades crecientes de información para la sostenibilidad del Sistema de Archivos de la Entidad, se han programado actividades para el ejercicio 2017. La programación de las actividades del Plan Anual de Trabajo del Archivo Institucional - Unidad de Archivo y Trámite Documentaría de la Autoridad Nacional del Agua - 2017, se detalla en el Anexo, que forma parte del presente documento.

VII. PRESUPUESTO

El presupuesto para ejecución del presente Plan Anual de Trabajo correspondiente al año 2017, se encuentra incluido en el presupuesto de la Oficina de Administración de la Autoridad Nacional del Agua, y sus actividades forman parte del Plan Operativo Institucional (POI) 2017, aprobado mediante Resolución Jefatura! Nº 330-2016-ANA.

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