1 abastecimiento 06062014

SISTEMA DE

ABASTECIMIENTO

El sistema de abastecimiento fue establecido con la finalidad de asegurar la unidad racional, eficiente y eficaz de los procesos de abastecimiento y de bienes y servicios no personales en los organismos que conforman la administración pública, a través de los procesos técnicos de catalogación, registro de proveedores, programación, adquisición almacenamiento, distribución, registro y control, mantenimiento, seguridad, recuperación de bienes y disposición final de los mismos.

Sistema de Abastecimiento

NORMAS GENERALES DEL

SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

SA.04 Unidad de Adquisiciones de bienes y

servicios.

SA.05 Unidad en el Ingreso Físico y

custodia temporal de bienes.

SA.06 Austeridad del Abastecimiento.

SA.07 Verificación del estado y utilización

de bienes y servicios.

Toda las adquisición de bienes será realizada por la Oficina de Abastecimiento o Logística de la Entidad, salvo aquellas referidas al uso de Cajas Chica y/o FPPE .

SA.04 Unidad de Adquisiciones de bienes y servicios

Toda adquisición de bienes será realizada por la Oficina de Abastecimiento e ingresada por Almacén .

Cuando para casos específicos temporalmente se encargue a un órgano diferente a Almacén, se tendrá el debido cuidado de ejercer el control de recepción y conformidad.

SA.05 UNIDAD EN EL INGRESO FÍSICO Y CUSTODIA

TEMPORAL DE BIENES.

En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización y/o administración de bienes y servicios, se aplicarán los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuestas del órgano de Abastecimiento.

Supone que todas las áreas de la Entidad conozcan las medidas de austeridad aprobadas en la Ley Anual de Presupuesto, sobre todo para la elaboración de los

documentos de gestión: POI, PAC Y PIA.

SA.06 AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO.

• Las entidades públicas formularán y aplicarán normas para verificar la existencia, estado y condiciones de utilización de los bienes y/o servicios de que dispone la entidad.

• Los inventarios permanentes y anuales ayudan mucho en esta gestión. Aplica para las Existencias de Almacén como para los bienes Muebles e Inmuebles de las entidades públicas.

SA.07 VERIFICACIÓN DEL ESTADO Y UTILIZACIÓN

DE BIENES Y SERVICIOS.

BASE LEGAL

• R.J. Nº 335 – 90 – INAP/DNA, que aprueba el “Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional”, conteniendo los procedimientos para el buen funcionamiento de un almacén como área especial, desvirtúa ser utilizado como un depósito.

El sistema Nacional de Contrataciones Públicas constituye las diversas acciones que realizan las Entidades Públicas para programar, ejecutar y contratar los bienes, servicios y obras orientados al cumplimiento de sus funciones y fundamentalmente, al cumplimiento de sus metas y objetivos institucionales.

Sistema Nacional de Contrataciones Públicas

NORMATIVIDAD LEGAL

• NUEVA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO, APROBADA CON DECRETO LEGISLATIVO 1017, PUBLICADO EL 04 DE JUNIO 2008.

• REGLAMENTO DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO, APROBADO CON D.S. 184-2008-EF, PUBLICADO EL 1° DE ENERO 2009 y MODIFICATORIAS, VIGENTE A PARTIR 1 DE FEBRERO 2009.

• LEY 29873 (01-06-2012) QUE MODIFICA LCE

• APLICA EN LOS PROCESOS TECNICOS DE :

• Catalogación

• Registro de Proveedores

• Programación

• Adquisición

• Almacenamiento

• Mantenimiento

• Seguridad y

• Distribución

INTERRELACION DEL SISTEMA DE

ABASTECIMIENTO CON LOS DEMAS

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

• Con Sistema Nacional de Contabilidad

• Con Sistema Nacional de Bienes de Propiedad Estatal

• Con Sistema Tesorería

• Con Sistema Nacional de Control • Con Sistema Nacional de Contrataciones Públicas

• Con Sistema Nacional de Presupuesto

• Con Sistema Nacional de Inversión Pública

PROCESOS TÉCNICOS


CATALOGACIÓN

REGISTRO DE PROVEEDORES

REGISTRO Y CONTROL

PROGRAMACIÓN

ADQUISICION

SUB SISTEMA DE INFORMACION

RECUPERACION DE BIENES

SUS SISTEMA DE NEGOCIACION

PROCESOS TÉCNICOS


ALMACENAMIENTO

MANTENIMIENTO

SEGURIDAD

DISTRIBUCION

DISPOSICION FINAL

SUB SISTEMA DE UTILIZACION

PROCESO TECNICO DE

CATALOGACION

CATALOGO DE BIENES,

SERVICIOS Y OBRAS

ANTECEDENTES:

Hasta el año fiscal 2008, existían tres (3) tipos de catálogos que el formato del Plan Anual de Contrataciones exigía:

• Código CIIU

• Catálogo de bienes y servicios del MEF

• Catálogo de las Naciones Unidas

Se interrelaciona con el sistema nacional de Contrataciones Públicas.

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INTERRELACIÓN CON SISTEMA

NACIONAL DE CONTRATACIONES

PÚBLICAS

CATALOGO DE BIENES Y SERVICIOS DEL MEF:

• Lista ó relación de bienes y servicios debidamente clasificados ú ordenados por grupos genéricos, clases, familias y correlativos, compuesto de 9 dígitos que formaba parte de la información exigida por el formato del Plan Anual hasta el ejercicio 2008.

• A la fecha es utilizado solo por el SIGA.

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INTERRELACIÓN CON SISTEMA NACIONAL DE

CONTRATACIONES PÚBLICAS

CATALOGO DE LAS NACIONES UNIDAS:

• Lista ó relación de bienes, servicios y obras de carácter internacional debidamente clasificados ú ordenados por grupos genéricos, clases y familias, compuesto de 8 dígitos, que forma parte de la información exigida por el formato del Plan Anual a partir del ejercicio 2009.

• A la fecha constituye el único catálogo vigente en las contrataciones públicas.

• Está administrado por el OSCE. 17

INTERRELACIÓN CON SISTEMA NACIONAL DE

CONTRATACIONES PÚBLICAS

USO DEL CATALOGO:

• Plan Anual de Contrataciones

• Convocatorias en el SEACE

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PROCESO TECNICO DE

REGISTRO DE

PROVEEDORES

PROCESO TECNICO


D. LEG 1017

Se interrelaciona con el sistema nacional de Contrataciones Públicas

PROCESO TECNICO


D. LEG 1017

PROCESO TECNICO DE

REGISTRO Y CONTROL

PROCESO TECNICO

REGISTRO Y CONTROL

• Es un proceso referido a las acciones de "control previo", verificación y conformidad, a cada una de las fases de cada uno de los procesos técnicos, a fin de detectar oportunamente desviaciones y adoptar las medidas necesarias.

• Así como también referido al seguimiento de los documentos administrativos generados en los diversos niveles de la entidad, para evitar demoras o establecimiento en el trámite de los mismos, hecho que perjudicaría a la oficina de abastecimiento y a la institución.

ESTA INTERRELACIONADO CON EL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

PROCESO TECNICO

REGISTRO Y CONTROL APLICA, ENTRE OTROS, A LOS SIGUIENTES ASPECTOS:

• Emisión de los documentos fuentes: O/C, O/S, PECOSA, NEA

• Recepción de la orden de compra

• Conformidad de la recepción y de la prestación de servicios

• Seguimiento del vencimiento de cartas fíanza de garantías de fiel cumplimiento y/o monto diferencial de propuesta

ESTA INTERRELACIONADO CON LOS SISTEMAS NACIONAL DE CONTABILIDAD, CONTRATACIONES PUBLICAS, PRESUPUESTO Y CONTROL

PROCESO TECNICO DE

PROGRAMCIÓN

PROCESO TECNICO

PROGRAMACION

• Constituye un conjunto de acciones conducentes a programar las contrataciones de bienes, servicios y obras, los cuales deben reflejarse finalmente en un gran documento de gestión denominado: “PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC)”.

ESTA INTERRELACIONADO CON LOS SISTEMAS NACIONAL DE INVERSION PÚBLICA, CONTRATACIONES PÚBLICAS, PRESUPUESTO Y DE CONTROL

ELABORACION DEL PAC

• Las Entidades determinarán sus requerimientos de bienes, servicios y obras en función de sus metas presupuestarias y los programarán de acuerdo a sus prioridades (Dichas metas guardarán armonía con PEI y POI)

• Las Entidades utilizarán el Catálogo Unico de Bienes, Servicios y Obras que administra el OSCE (CATÁLOGO DE LAS NACIONES UNIDAS)

ARMONIA DE PAC CON PEI Y POI

Y PIA

• PEI: Objetivos por alcanzar en el mediano y largo plazo

• POI: Metas por alcanzar en corto plazo


Y PIA

• PIA: Metas presupuestarias corto plazo


Y PIA • PAC: Contrataciones para cumplir con

las metas presupuestarias:

• Bienes :

• Servicios :

• Obras :

ELABORACION DEL PAC

• La elaboración comprenderá 2 Etapas: 1° Etapa:

Coincidente con la programación y formulación presupuestal, lo que debe dar como resultado: PROYECTO DE PAC

2° Etapa:

Una vez aprobado el Presupuesto Institucional, el OEC, revisará, evaluará y actualizará el proyecto del PAC sujetándolo a los montos del Presupuesto Institucional

PROGRAMACION

I MOMENTO: • Organización Funcional (ROF, MOF) • Metas y Objetivos (PEI, POI, PIA)

• Catalogación de bienes, servicios y obras • Requerimiento de Necesidades (Cuadros de Necesidades) • Consolidación de cuadros de necesidades

• Evaluación y Valorización de Necesidades (V.E.) • Identificación de gastos que no van al PAAC • Determinación de Procesos de Selección

RESULTADO FINAL: PROYECTO DE PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES

II MOMENTO

• Ajustes con cifras definitivas del Presupuesto aprobado • Stock de Almacén • Definición de Procesos de Selección

• Fuentes de Financiamiento

RESULTADO FINAL: PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES

PROCESO TECNICO ADQUISICION

• Constituyen las acciones adecuadas para contratar los bienes, servicios y obras necesarios para el cumplimiento de las metas operativas de la Entidad.

• Trabaja en función del Plan Anual, formulando los Expedientes de Contratación por cada proceso de selección programado en el PAC,

• Se Designan a los miembros de Comités Especiales y/o Permanentes

• Ejecución del proceso de selección

• Contrato con el Postor Ganador.

• Emisión de Orden de Compra y/o servicio. ESTA INTERRELACIONADO CON LOS SISTEMAS NACIONAL DE CONTRATACIONES PÚBLICAS, PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, BIENES ESTATALES Y CONTROL

EXPEDIENTE DE

CONTRATACION

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

(ART. 10° REGTO.)

• Requerimiento de Area Usuaria:

• Estudio de las Posibilidades que ofrece el Mercado

Valor referencial

Disponibilidad Presupuestal

Tipo de proceso de selección

Modalidad de selección: Clásico, Subasta Inversa

Resúmen Ejecutivo

Sistema de contratación : Precios Unit. Y Suma Alzada

Modalidad de contratación : Normal, Llave en mano y Concurso Oferta

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

(ART. 10° REGTO.)

Fórmulas de reajuste de ser el caso:

Precios al consumidor

Cotización Internacional

Moneda Extranjera

• Actuaciones desde la designación del Comité hasta la culminación del contrato

• Incluye ofertas no ganadoras

• El Expediente deberá estar en custodia de la OEC.

REQUERIMIENTO DEL AREA USUARIA

Normas dispuestas por la Ley de

Contrataciones del Estado

(Dec. Leg. 1017)



(Dec. Leg. 1017)

Art. 13°.- Características Técnicas de los bienes, servicios

y obras a contratar

Normas dispuestas por el

Reglamento Ley de Contrataciones

del Estado

ESTUDIO DE LAS POSIBILIDADES QUE

OFRECE EL MERCADO

Reglamento Ley de Contrataciones

del Estado

INFORMACIÓN PARA LA

DETERMINACIÓN DE FACTORES DE

EVALUACIÓN



(Dec. Leg. 1017)

INFORMACIÓN PARA LA DETERMINACIÓN DE

FACTORES DE EVALUACIÓN

EL ESTUDIO DETERMINARÁ SI ES NECESARIO INCLUIR FACTORES DE EVALUACIÓN QUE ESTÉN ORIENTADOS A SELECCIONAR UN BIEN O SERVICIO DE CALIDAD:

• CERTIFICACIÓN ISO

• MEJORAS TÉCNICAS

• GARANTÍAS

• PLAZOS DE ENTREGA

• CAPACITACIÓN

• RED DE REPUESTOS

• ETC.

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN.

• Procesos Clásicos • Licitación Pública: Bienes y Obras

• Concurso Público: Servicios

• Adjudicación Directa: para Bienes, Servicios y Obras

• Adjudicación de Menor Cuantía: para Bienes, Servicios y Obras

• Modalidades de selección • Convenio Marco

• Subasta Inversa

CULMINACIÓN DE PROCESOS

DE SELECCIÓN.

• Buena pro consentida y firma de contrato

Entidad designará

Comité Especial Licitaciones Públicas

y Concursos Públicos

Art. 24º Ley

Adjudicaciones

Directas

Para las ADP, un CE

Para las ADS 1 o más

CEP

Adjudicaciones de

Menor Cuantía

A cargo del Órgano

encargado de las

contrataciones ó CEP

1 Área usuaria,

1 OEC

1 Otra área

Necesariamente alguno de los miembros debe tener conocimiento técnico

Conformación

• Area de Abastecimiento podrá proponer a los miembros de los Comités Especiales y /o Permanentes, para ser desigandos por titular de la Entidad.

• También contratará a los Expertos Independientes que sean necesarios.

3 miembros

Luego de la designación, Abastecimeinto hará entrega de Resolución y Expediente Contratación al presidente del CE y/o CEP

Designación

• Abastecimiento, a pedido del CE y/o CEP, deberá prestar

el apoyo que sea necesario, bajo responsabilidad.

• Realizar las acciones de registro en el SEACE de las

etapas de los procesos de selección por personal

autorizado .

• Realizar las tareas de verificación posterior dispuesto

por la Ley 27444, durante la realización de los procesos

de selección.

• Recibir los expedientes de contratación luego del

consentimiento de la buena pro.

1. Titular de la Entidad

2. Funcionarios que tengan atribuciones de control o fiscalización. (Regidores, Consejeros Reg., Directores empresas, Auditores, etc.)

3. Funcionarios que por delegación apruebe Expedientes, designe CE , Apruebe Bases o tenga facultades para resolver recursos de Apelación.

4. Funcionarios o Servidores por cuya actuación como miembro del CE hayan sido sancionados.

Impedimentos

Art. 29º Rglmto

Abastecimiento deberá estar atento de que ninguno

de los miembros propuestos y/o designados del

comité tenga impedimento.

FORMULACION DE

CONTRATO Y DOCUMENTOS

FUENTES

EJECUCION CONTRACTUAL

conforme al plazo del inciso precedente. Si este postor no suscribe el contrato, el OEC declarará desierto el proceso, sin perjuicio de la sanción administrativa aplicable.


GARANTIAS Art. 155° y 156° Rgto

Medios de

Garantía:

Carta Fianza

Póliza de Causión

Fiel Cumplimiento

Monto Diferencial de Propuesta

Por Adelantos

EMISION DE DOCUMENTOS

FUENTES

EMISION DE DOCUMENTOS FUENTES

• ORDEN DE COMPRA:

• Emisión en original y …… copias

• Original …………………

• Copia 1 ………………….

• Copia 2 ………………….

• Copia 3 ………………….

• Copia 4 ………………….

• Copia 5 ………………….

• Copia 6 ………………….

EMISION DE DOCUMENTOS FUENTES

• ORDEN DE SERVICIO:

• Emisión en original y …… copias

• Original …………………

• Copia 1 ………………….

• Copia 2 ………………….

• Copia 3 ………………….

• Copia 4 ………………….

• Copia 5 ………………….

• Copia 6 ………………….

INFORMACION A CONSIDERAR • ORDEN DE COMPRA o SERVICIO.

• En las órdenes de compra o de servicios que se remitan a los postores ganadores de la Buena Pro, debe figurar la condición de que el contratista se obliga a cumplir las obligaciones que le corresponden, bajo sanción de quedar inhabilitado para contratar con el Estado en caso de incumplimiento.

• Deben registrarse en el SEACE en plazo no mayor de 10 días hábiles siguientes a su perfeccionamiento, ocurrencia o aprobación (Art. 138° RLCE). Igualmente, deben registrar las órdenes de compra o de servicios generados por la modalidad de convenio marco. (Art. 98°, numeral 9 RLCE)

INFORMACION A CONSIDERAR

• ORDEN DE COMPRA o SERVICIO.

• Referencia del proceso de selección, modalidad (clásico, subasta inversa o convenio marco)

• En las órdenes de compra debe indicarse la marca de los productos, con las características técnicas, cantidades, precios unitarios y total,

• Las firmas de funcionarios que aprueban el documento fuente.

• Afectación de la cadena del gasto presupuestal

DISTINCION CON LA COMPRA DE ACTIVOS

FIJOS

• Es importante, desde la emisión, distinguir si los bienes a adquirirse son activos fijos o bienes no depreciables.

• Para ello utilizar criterios establecidos en el Instructivo Contable N° 2.

• Es necesario remitir copia de documentos fuentes (O/C, NEA, PECOS) y facturas a la oficina de Patrimonio, para facilitar el control patrimonial.

EN CASO DONACIONES RECIBIDAS

• Se utiliza la NEA para ingresos de bienes distintos a una compra.

EJEMPLOS PRACTICOS

• Se firmó contrato con empresa X para atención de 100 PC por S/.300,000.00, para entregarse en 4 armadas trimestrales de igual cantidad .

• Cómo se emitirá la O/C:

• Por el total del contrato ó

• Por cada armada a entregarse?


• PENALIDADES (Art. 165° Rgto)

Para el cálculo se considerará monto del contrato vigente ó del Item que debió ejecutarse.

• En todos los casos, la penalidad se aplicará automáticamente y se calculará de acuerdo con la siguiente fórmula:

• Penalidad diaria = 0.10 x Monto

F x Plazo en días

VER APLICACIÓN EN ACTIVIDADES DE RECEPCION DE BIENES POR ALMACEN


Artículo 178.- Constancia de prestación

• Otorgada la conformidad de la prestación, el órgano de administración o el funcionario designado expresamente por la Entidad es el único autorizado para otorgar al contratista, de oficio o a pedido de parte, una constancia que deberá precisar, como mínimo, la identificación del objeto del contrato, el monto correspondiente y las penalidades en que hubiera incurrido el contratista.

• Sólo se podrá diferir la entrega de la constancia en los casos en que hubieran penalidades, hasta que éstas sean canceladas.


• Artículo 180.- Oportunidad del pago

• Todos los pagos que la Entidad deba realizar a favor del contratista por concepto de los bienes o servicios objeto del contrato, se efectuarán después de ejecutada la respectiva prestación; salvo que, por razones de mercado, el pago del precio sea condición para la entrega de los bienes o la realización del servicio.


Artículo 181.- Plazos para los pagos

• La Entidad deberá pagar las contraprestaciones pactadas a favor del contratista en la oportunidad establecida en las Bases o en el contrato. Para tal efecto, el responsable de dar la conformidad de recepción de los bienes o servicios, deberá hacerlo en un plazo que no excederá de los diez (10) días calendario de ser éstos recibidos.

• En caso de retraso en el pago, el contratista tendrá derecho al pago de intereses conforme a lo establecido en el artículo 48° de la Ley, contado desde la oportunidad en que el pago debió efectuarse.


• Artículo 182.- Contrataciones Complementarias

• Dentro de los tres (3) meses posteriores a la culminación del contrato, la Entidad podrá contratar complementariamente bienes y servicios con el mismo contratista, por única vez y en tanto culmine el proceso de selección convocado, hasta por un máximo del treinta por ciento (30%) del monto del contrato original, siempre que se trate del mismo bien o servicio y que el contratista preserve las condiciones que dieron lugar a la adquisición o contratación.

PROCESO TECNICO DE


PROCESO TECNICO DE


• Es un proceso que comprende actividades orientadas para volver a tener dominio o disposición de bienes (para uso, consumo) o de servicios que anteriormente se tenía derecho sobre su propiedad o uso, luego de haberlos perdido por diversas causas como:

- Descuido o negligencia de los trabajadores usuarios.

- Abandono irresponsable de bienes en lugares ajenos a la propia entidad. - Bienes distribuidos sin criterios, sin antes haber sido utilizados, es decir que permanecieron en stock o sin rotación, o por haber sido adquiridos sin programación , ocasionando excesos.

(ESTA INTERRELACIONADO CON LOS SISTEMAS NACIONAL DE CONTABILIDAD, BIENES ESTATALES Y CONTROL )

http://www.monografias.com/trabajos7/doin/doin.shtml

http://www.monografias.com/trabajos35/consumo-inversion/consumo-inversion.shtml

http://www.monografias.com/Computacion/Programacion/

PROCESO TECNICO DE

ALMACENAMIENTO

DOCUMENTOS FUENTES

• ORDEN DE COMPRA

• NEA

ALMACENAMIENTO

• Recepción

• Conformidad

• Internamiento temporal

• Registro

• Control y custodia

• Información

(ESTA INTERRELACIONADO CON LOS SISTEMAS NACIONAL DE CONTABILIDAD, BIENES ESTATALES, TESORERIA Y CONTROL )

RECEPCION

• Se aplica “Unidad de Almacén”.

• Implica que el área de almacén recepcione los bienes que los contratistas están obligados a internar.

• Recepción de bienes sobrantes

• Contrastar con el contenido y descripción que indica el original de la Orden de Compra y/o NEA

• Si los bienes no cumplen con las características técnicas, no se recepciona.

CONFORMIDAD

• La conformidad es de responsabilidad del órgano de administración ó del funcionario o servidor señalado en las normas de organización interna de la Entidad.

• La conformidad en compras de AD y LP, requiere de un informe del funcionario responsable del área usuaria, quien deberá verificar la calidad, cantidad y cumplimiento de condiciones contractuales, debiendo realizar las pruebas que fueran necesarias.

• En base a dicha información, el Almacén podrá brindar la conformidad en la orden de compra respectiva.

CONFORMIDAD

• Tratándose de órdenes de compra derivadas de procesos de AMC, la conformidad puede consignarse en dicho documento.

• Para las compras de bienes sofisticados, pueden designarse Comisiones de Recepción y Conformidad.

• En caso de existir observaciones se consignarán en el acta respectiva, dándose al contratista un plazo prudencial, no menor de 2 ni mayor de 10 días calendarios, caso contrario ameritará resolución de contrato.

• La Recepción conforme de la Entidad, no enerva su derecho a reclamar posteriormente por defectos o vicios ocultos.

CONFORMIDAD

• Como parte de la conformidad, es importante tener en cuenta las normas de contrataciones por “Subasta Inversa”, las cuales dispone, en algunos casos, en las “Fichas Técnicas”, que los contratistas al momento de internar los bienes entregen un Certificado de Calidad, en la cual un tercero acreditado manifiesta que los productos internados cumplen con todas las características técnicas indicadas en dichas fichas.

INTERNAMIENTO TEMPORAL

• Implica almacenar los bienes en forma adecuada en los anaqueles o espacios diseñados.

• Se debe aplicar las normas del “Manual de Administración de Almacenes”.

REGISTRO

• Implica realizar el registro en las tarjetas “Bincard” ó control visible, manteniéndolas al día.

• El documento fuente: Orden de Compra y/o NEA

CONTROL Y CUSTODIA • Implica mantener el debido control y custodia de los bienes

internados, evitando su deterioro, desgaste, obsolescencia, etc.

• Se debe estar alerta con aquellos bienes que necesitan protección especial, caso de alimentos, medicinas, etc.

• Evitar la pérdida de bienes por presencia de personas extrañas en el área de almacén.

• Inventarios Permanentes

NOTA DE ENTRADA AL

ALMACEN - NEA

• Se utiliza para ingresar bienes en almacén distintos a las adquisiciones, tales como:

• Donaciones

• Transferencias

• Reposiciones

• Sobrantes

• Etc.

INFORMACION • Implica informar a otras áreas mediante una copia de orden de compra ó NEA:

• SIGA

• Contabilidad

• Kardex

• Cuando las alternativas informáticas lo permita, pueden acompañarse con los documentos fuentes un resúmen de movimiento de almacén: entradas, salidas y saldos (Inventario Permanente)

• Informar la aplicación de penalidades.

INFORMACION DE APLICACIÓN

DE PENALIDADES

• Estar atento a la fecha de recepción de nos bienes en relación con los plazos estipulados en el contrato.

• Discernir la base de cálculo para aplicar las penalidades:

• Monto total del contrato

• Monto del Item

• Monto de la orden de compra

CRITERIOS PARA APLICAR PENALIDADES

Artículo 165.- Penalidad por mora en la ejecución de la prestación

• En caso de retraso injustificado en la ejecución de las prestaciones objeto del contrato, la Entidad le aplicará al contratista una penalidad por cada día de atraso, hasta por un monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato vigente o, de ser el caso, del ítem que debió ejecutarse.

• Esta penalidad será deducida de los pagos a cuenta, del pago final o en la liquidación final; o si fuese necesario se cobrará del monto resultante de la ejecución de las garantías de fiel cumplimiento o por el monto diferencial de propuesta.

FORMULA PARA APLICAR PENALIDADES En todos los casos, la penalidad se aplicará automáticamente y se calculará de acuerdo con la

siguiente fórmula:

• Penalidad diaria = 0.10 x Monto

F x Plazo en días

Donde F tendrá los siguientes valores:

a) Para plazos menores o iguales a sesenta (60) días, para bienes, servicios y ejecución de obras: F = 0.40.

b) Para plazos mayores a sesenta (60) días:

b.1) Para bienes y servicios: F = 0.25.

b.2) Para obras: F = 0.15.

• Tanto el monto como el plazo se refieren, según corresponda, al contrato o ítem que debió ejecutarse o, en caso que estos involucraran obligaciones de ejecución periódica, a la prestación parcial que fuera materia de retraso.

• Cuando se llegue a cubrir el monto máximo de la penalidad, la Entidad podrá resolver el contrato por incumplimiento.

• Para efectos del cálculo de la penalidad diaria se considerará el monto del contrato vigente.

EJERCICIOS PARA APLICAR PENALIDADES

• Plazo de Contrato: 6 meses

• Monto de contrato: S/. 50,000

• Fecha de recepción: 28 de Feb 2011

• Fecha de entrega según contrato: 21 Feb.

EJERCICIOS PARA APLICAR

PENALIDADES • Fecha suscripción de contrato: 07-02-2011

• Plazo de Contrato: 3 meses

• Monto de contrato: S/. 50,000

• 3 items: • Item 1 S/. 20,000.00 – 10 días (*)

• Item 2 S/. 15,000.00 – 45 días (*)

• Item 3 S/. 15,000.00 – 35 días (*)

• O/C Item 1, recepcionada: 14-02-2011

• Recepción Item 1: 07 de Mar 2011

• Fecha de entrega: 10 días siguientes de recepción de O/C según contrato: …. Feb. 2011

PROCESO TECNICO DE

MANTENIMIENTO

PROCESO TECNICO DE

MANTENIMIENTO

• Es una etapa del sistema de abastecimiento, donde la oficina de abastecimiento o Logística, por medio de la unidad de servicios o de terceras personas idóneas, proporciona adecuada y oportunamente el servicio de mantenimiento.

• Dichos servicios pueden ser de tipo predictivo, preventivo, correctivo de la maquinaria, equipos, enseres, edificaciones, etc. con el propósito de estar en óptimo estado de conservación y de operación de los mismos.

(ESTA INTERRELACIONADO CON LOS SISTEMAS NACIONAL DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, BIENES ESTATALES, TESORERIA Y CONTROL )

http://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/mantenimiento-industrial/mantenimiento-industrial.shtml

PROCESO TECNICO DE

SEGURIDAD

PROCESO TECNICO DE

SEGURIDAD

• Es una etapa del sistema, donde la oficina de abastecimiento o Logística por medio de la unidad de Seguridad o de Terceros, brindan un eficiente servicio de seguridad integral a los bienes de la entidad.

• Implica la contratación de pólizas de seguros, seguridad y vigilancia, etc.

• Evaluaciones, Informes y estadísticas de incidencia y ocurrencia.

(ESTA INTERRELACIONADO CON LOS SISTEMAS NACIONAL DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, BIENES ESTATALES, TESORERIA Y CONTROL )

PROCESO TECNICO DE

DISTRIBUCION

DOCUMENTO FUENTE

PECOSA:

• Se utiliza para distribuir los bienes en almacén a los usuarios.

• También se usa para:

• Faltantes

• Realizar Donaciones

• Control administrativo de bienes del Activo Fijo

PROCESO TECNICO DE DISTRIBUCION

• Formulación de pedido,

• Autorización de despacho,

• Acondicionamiento de materiales,

• Control de materiales,

• Entrega al usuario,

• Registro é

• Información

(ESTA INTERRELACIONADO CON LOS SISTEMAS NACIONAL DE CONTRATACIONES PUBLICAS, CONTABILIDAD, BIENES ESTATALES Y CONTROL )

PROCESO TECNICO DE

DISTRIBUCION

• EL PICKING (PREPARACION DE PEDIDOS)

• Es la actividad que desarrolla el personal de almacén orientado a preparar los pedidos de los usuarios de la Entidad.

• Incluye el conjunto de actividades destinadas a extraer y acondicionar los bienes de existencias requeridos a través de las PECOSAS.

AUTORIZACION DE

DESPACHO

• Las PECOSAS emitidas son autorizadas en cuanto a las cantidades requeridas por el órgano de Abastecimiento respectivo, a fin de que despachadas por Almacén.

ENTREGA AL USUARIO

• Actividad que implica entregar al usuario las cantidades autorizadas en la PECOSA, debiendo firmar la recepción respectiva.

• Jamás debe entregarse bienes sin la correspondiente PECOSA.

• Muchos de los faltantes originados es causado por la falta de emisión de la PECOSA.

REGISTRO

• Implica realizar el registro en las tarjetas “Bincard” ó control visible, manteniéndolas al día.

• El documento fuente: PECOSA

INFORMACION

• Implica informar a otras áreas mediante una copia de la PECOSA: • SIGA

• Contabilidad

• Kardex

• Cuando las alternativas informáticas lo permita, pueden acompañarse con los documentos fuentes un resúmen de movimiento de almacén: entradas, salidas y saldos (Inventario Permanente)

VALUACION DE

INVENTARIOS

PRIMERAS ENTRADAS

PRIMERAS SALIDAS (PEPS)

• Método de valuación de inventarios mediante el cual se considera que lo que se pide para el usuario es lo que primero entró al almacén, por lo que el inventario queda valuado a los precios de las últimas adquisiciones.

• Este método de "costeo" del inventario permite que el inventario queda valuado en forma más realista.

PROMEDIO PONDERADO

• Es el sistema que comúnmente se conoce como método de costos promedio.

• Cada vez que ingresa al almacén una nueva partida de material, se determina un nuevo costo unitario promedio.

• Se divide el costo total de cada una de las partidas entre su correspondiente existencia.

• Con estos resultados se calcula un costo unitario promedio para todas las partidas.

• A este costo se valorizan las salidas de material, hasta que haya una nueva entrada de material con un precio diferente al promedio.

PROCESO TECNICO DE

DISPOSICION FINAL

PROCESO TECNICO DE

DISPOSICION FINAL

• Es una etapa del sistema de abastecimiento relacionada con la situación técnica, administrativa y jurídica de los bienes asignados en uso, la cual tiene como finalidad evitar la acumulación improductiva de bienes y/o servicios innecesarios para la entidad.

• Por lo que será pertinente tramitar su baja y posterior venta, incineración o destrucción, según su estado.

(ESTA INTERRELACIONADO CON LOS SISTEMAS NACIONAL DE CONTABILIDAD, BIENES ESTATALES Y CONTROL )

Fuente: Carrillo Asociados 06-Jun-2014

1 abastecimiento 06062014

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