Brindar elementos y herramientas a las instituciones, a

través de un esquema de planeación multimodal y

evaluación institucional, que contribuya a que atiendan –de

manera más efectiva- la realización del Autoestudio y la

exhibición de sus resultados, necesarios en la aplicación

del Sistema de Acreditación de FIMPES (versión 3.0), a

efecto que los participantes desarrollen o potencien las

habilidades apropiadas para realizar la planeación y la

evaluación institucionales.

Propósito del Curso

• Promover la reflexión, criticidad y creatividad ante el proceso de Planeación.

• Facilitar la comprensión de las etapas que conforman el proceso.

• Estimular el desarrollo de habilidades.

• Prepararse para conducir procesos de Planeación.

• Utilizar la Planeación como base de sustento de la Efectividad Institucional.

Objetivos del Curso

 Al final del curso, el grupo participante contará con una

base de análisis, esquemas y formatos que apoyen a la

Institución en los procesos de Efectividad Institucional, a

efectos de sustentar el autoestudio para la acreditación,

como productos de este ejercicio.

Productos esperados del Curso-Taller

Análisis y Valoración de los Procesos

Productos:

Diagnóstico y Esquemas

Alineamiento de la Efectividad Institucional

Productos:

Esquemas, formatos, guías e indicadores.

Alineamiento

1. El plan para planear.

2. Análisis externo.

3. Grupos de interés.

4. Misión y Valores.

5. Análisis interno.

6. Visión y Estrategias Maestras.

7. Los Programas y sus Metas.

8. Establecimiento de Planes a corto plazo.

9. Presupuestación.

10. Instrumentación de Planes y Programas.

11. Revisión y Evaluación de planes.

El proceso de planeación

¿Qué queremos? ¿Qué podemos?¿Qué debemos?¿Qué hacemos? ¿Qué logramos?

Evaluación

Investigación Institucional

VisiónMisión

Valores

Plan

Insti

tuci

onal

Funciones de laEducación

Resultados Efec

tivid

ad In

stitu

cion

al

DO

CEN

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UCI

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AL

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AEST

RUCT

URA

Unidades de Responsabilidad

- Escenarios y Proyecciones Futuras

- Objetivos y Programas Estratégicos

- Análisis Ambiente Organizacional y Externo

- Alineación Estratégica

- Perfil de la Organización

- Programas - Proyectos- Acciones-Variables y Metas

- Presupuesto- Registro

- Modelo Filosófico

- Esquema Normativo

- Fines- Tiempos- Medios- Recursos

-Estructura Esquema Evaluación

-Conceptos, Metas, Variables, Estándares y Procedimientos

-Instrumentos-Corte para análisis y toma decisiones

Valoración del Cumplimiento de la Misión

Redefinición de la Planeación

- Definición Objeto de Estudio- Identificación Factores que inciden- Definición Técnicas de Análisis- Elaboración de conclusiones y propuestas

Esquema de Planeación y Evaluación Multimodal

Capa

cida

des

Resu

ltado

s

- Filosofía, Principios - Propósitos, Planeación y

Efectividad- Normatividad, Gobierno

y Administración- Programas Académicos- Estudiantes- Académicos- Personal Administrativo- Apoyo Soporte

Académico- Infraestructura- Recursos Físicos

- Evaluación Acción Egresados

- Evaluación Agencias Externas

- Resultados Impacto de la Institución en la Sociedad

PlaneaciónTáctica-Operativa

PlaneaciónProspectiva

PlaneaciónEstratégica

PlaneaciónNormativa

* Torres M.M. y M.E. PérezRodriguez 2010.

• Crear un comité de planeación.

El Plan para planear

• Clarificar los roles.

• Desarrollar un perfil organizacional para la efectividad.

• Identificar los temas principales u opciones que Identificar la información a integrarse para apoyar el proceso de toma de decisiones.

• Identificar los temas principales u opciones que dirigirá la planeación.

IMPLANTACIÓN

CORTES PARA EVALUACIÓN

EJECUCIÓNDEL DISEÑO

DEFINICIÓNDE METAS

DERIVACIÓN DE OBJETIVOS

DISEÑO DE POLÍTICAS

PLANIFICACIÓN DE MEDIOS

PLANIFICACIÓN DE RECURSOS

PERCEPCIÓN YSUSTENTACIÓN DE

LA REALIDAD EXISTENTE.ANÁLISIS DE

CONVERGENCIA Y DE DIVERGENCIA

PROYECCIONES DIRECTAS Y DE

REFERENCIA

FUTURO DESEADO

FUTUROLÓGICOESCENARIOS DE

REFERENCIA

ANÁLISIS DE BRECHAS

VISIÓN A X AÑOS ANÁLISIS DE

IMPACTO

CONFRONTACIÓN FUTURO-PRESENTE

FUTURO POSIBLE

• Tendencias Políticas

Análisis Externo (esquema PESTE *)

* Martinez, M. & M. Wolverton. (2009). Innovative strategy making in higher education. Information Age Publishing (IAP). Charlotte, N.C.

• Tendencias Económicas

• Tendencias Sociales

• Tendencias Tecnológicas

• Tendencias Educativas

Grupos de Interés

Personal

Empleados

Consejo de Directivo

Otros miembros de la organización

Consumidores directos

Consumidores indirectos

Competidores

GobiernoProveedores

Mercado potencia

l

Misión y Valores

VISIÓN¿A dónde deseamos llegar? y...¿Cómo actuaremos al estar ahí?

PRINCIPIOSLa balanza axiológica que nos guía

en la construcción de la organización

MISIÓNLa razón de ser de la organización y escalera de logros para alcanzar la

Visión

Características de la Misión y la Visión

Cultura

Competitividad

Alcance

Escala

Mercado

Imagen

Visión

ParticipaciónObjetivos

ClientesServicios

Diferenciación

Misión

• Breve

• Puntual

• Memorizable

• Atractiva

• Estimulante

• Distintiva

Características de la Misión

Naturaleza de la Misión

Funciones de la

Educación Superior

MisiónInstitucional

Programas

Estratégicos

Autoestudio y Acreditación

Programas

Estratégicos

Acreditación

FIMPES

AutoevaluaciónInstitucional

• Integradora

• Amplia

• Realizable

• Activa

• Realista

• Alentadora

• Dimensionada en el Tiempo

• Difundida

• Flexible

• Escrita en lenguaje sencillo

Características de la Visión

La visión del futuro

VisiónEstado futuro

(lo que la organización desea y puede lograr en un futuro

determinado)Posibles

escenarios

Estado presente(auto-análisis de la

situación actual)

Valores(Filosofía,

creencias y principios)

Grupos de

interés

Plazo definido

Estrategias maestras

• Definir el rumbo

• Información sólida

• Matriz LOFA o FLOA

• Suposiciones, datos y

valores

• Posibles obstáculos

• Elementos de alerta

• Expansión

• Especialización

• Diversificación

• Readaptación

Tipos de Estrategia

• Ofensiva

• Defensiva

• Diferenciación

• Armonía

 Oportunidades:a)b)c)etc.)

Amenazas: a)b)c)etc.)

Fortalezas: a)b)c)etc.)

Limitaciones: a)b)c)etc.)

Matriz LOFA

Matriz LOFA

Fortalezas y Limitaciones

* Administración* Cultura y recreación* Infraestructura* Investigación* Oferta educativa* Perfil de ingreso y egreso* Planta académica* Servicios a la comunidad* Vinculación* Otras

ANÁLISIS Amenazas y Oportunidades

* Ambientales

* Culturales

* Económicas

* Educativas

* Políticas

* Sociales

* Tecnológicas

* Otras

Retraerse

Control de DañosDecidirLimitaciones

DefenderInvertirFortalezas

AmenazasOportunidades

Posibilidades Estratégicas

De la visión a la estrategia

Factores críticos de éxito

Directrices

Estratégicas

Ambiente externo

Ambiente interno

EscenariosExternos

Amenazas / Oportunidad

es

VISIÓN Estrategias

Fortalezas / Limitaciones

Posición organizacional

Posición competitiva

El plan para

planear

Grupos de interés:

- Internos - Externos

Estrategias Maestras:

MisiónPropósitosObjetivosPolíticas

Programación a mediano plazo

Programación de corto plazo

Instrumentación programática

Revisión y evaluación de

planes y programas

Tendencias:

-Políticas-Sociales

-Económicas-Tecnológicas-Educativas

Fuentes:

-Clientes-Financiadores

-Miembros-Reguladores Competidores

Colaboradores

Análisis externo

Oportunidades y

Amenazas

Análisis interno

Recursos:

HumanosFinancierosInformáticos

Cultura

Misión y Valores

Estrategia actual:

GeneralDepartamental

ProcesosFunciones

Desempeño:

IndicadoresResultados

Historia

Fortalezas y Limitacione

s

DiagramaConceptual

Planeación Estratégica

Validación dela Misión

Objetivos estratégicos por programa o Actividad

Institucional

Indicadores estratégicos y metas por Programa o Actividad Institucional

Análisis Estratégicos

ASIGNACIÓNPRESUPUESTAL

• Objetivos• Indicadores• Metas• Costos $

PROYECTOSProyectos para cumplir

con los objetivos estratégicos y mejorar el

sistema

Rev

isió

n de

la V

isió

n

Instrumentación de Programas y Proyectos

• Evitar la rigidez

• Comunicación

• Desarrollar un portafolios de programas

directamente relacionados con la estrategia.

• Analizar el enfoque actual y el propuesto.

Programas y sus Metas

Revisión y evaluación de planes

• ¿Resultado del proceso?

• Razones

• Indicadores

• Ajustes

Planes a corto plazo

• Estrecha relación con los programas.

• Objetivos, responsables, recursos.

• Actividades y fechas.

Planeación Táctica

OBJETIVO ESTRATEGIA

META 1

META 2

META 3

META 4

ACCIÓN 2

ACCIÓN 3

ACCIÓN 1

Unidadesde

Medida

Requeri-mientos

ExperienciasFactores contingentes(externos

Medio Ambiente:TecnologíaEconomíaClima socialClima políticoEducaciónLimitaciones físicas

Límites y referencias:Fuente o controladores de recursos (humanos, económicos, informativos) Necesidades del cliente

Competidores y colaboradores

Cultura organizacional

Otros limitantes

Rendimiento

institucional:

Sistema de indicadores

VisiónMisión

Metas

Estructura Organizacion

al

Sistemas de

controlProcesos:

Planeación/Programación

PresupuestaciónSeguimiento de

operacionesEvaluación y Control

Estructura:

Centros de Responsabilidad

Autores:Leslie Pearlman Ph.D. y Melchor Torres M. MSc.

Diagrama Conceptual

Estrategia

ESTRUCTURA

PROGRAMÁTICA

ESTRUCTURAORGANIZACIONAL

Alineamiento estructural

¿Qué quiero?

¿Qué puedo?

¿Qué haré para lograr lo que quiero?

Planteamiento estratégico

El presupuesto se define en función

de lo que se quiere hacer y no

solamente de los recursos con que

se cuenta en un momento dado

ProgramaOperativo

Presupuesto

Presupuestación Programática

Es el instrumento de planeación que cumple el

propósito de combinar los recursos disponibles

en el futuro inmediato, con las metas de corto

plazo de los planes institucionales.

Presupuestación Programática

• Alta competencia

• Escasez de recursos

• Claridad en el manejo de los recursos

• Prioridades

• Fondeo a la calidad y a la eficiencia

• Racionalidad en el uso de recursos

• Programación de necesidades

Presupuestación Programática

El Ciclo Presupuestario

Programación

Presupuestación

Ejecución

Evaluación

Conceptos Guía

Aplicació

n

de técnicas

Etapas de la Planeación Táctica

Etapas

PROGRAMACIÓN

PRESUPUESTACIÓN

EVALUACIÓN

Funciones

ProgramasEstratégicos

PolíticasInstitucional

es

Metas

Proyectos

Acciones

Requerimientos

Conceptos

Variables

Indicadores

Misión

Presupuestación programática

Ejecuciónvs

Presupuesto

Programación

Presupuestación

Seguimiento de

operaciones

Registro

Medicióndel

RendimientoFactores críticos

Entradas y salidas de

información

Etapas y Procesos

Pasos para la definición de indicadores

1.- Entender el programa o actividad organizacional

Entender detalladamente el programa actual o actividad a medir y establecer la bases de medición.

2.- Identificar los objetivos estratégicos del programa especifico o actividad organizacional

Entender detalladamente el programa actual o actividad a medir y establecer la bases de medición.

3.- Identificar los criterios de éxito del objetivo.

Identificar los resultados que deben ocurrir para considerar que se ha tenido éxito en la consecución del objetivo.

4.- Identificar la manera de medir cada uno de los factores críticos de éxito.

Definición de indicadores

5.- Denominar el indicador y establecer una meta por indicador.

Definir la magnitud o el impacto del reto a lograr.

Propósitos de la Evaluación

• Medición del avance en cada uno de los

programas.

• Explicación de los factores condicionantes de

estos logros.

• Desagregación de resultados para hacer juicios de

valor.

• Mejoría de la calidad académica.

• Integrado por conceptos, metas, variables, estandares, procedimientos e instrumentos para valorar el logro de los objetivos del PDI.

• Permite la reflexión colectiva sobre el quehacer universitario.

• Su referente principal es la estructura programática - presupuestal.

• La mayor parte de la información relacionada se procesa en el Sistema de Información Institucional.

• Cada unidad responsable puede valorar los logros obtenidos en los proyectos.

El Sistema de Evaluación Institucional

Función

Programa

Proyecto

Variable

V1

Variable

V2

Variable

V3

Para establecer las variables es necesario:

• Determinar las metas de evaluación.

• Señalar el criterio de calidad o criterio de

éxito que se va a seguir en la evaluación.

• Determinar las variables, mediante las

cuales se valorará el logro del objetivo del

proyecto.

Las Variables

Son expresiones cuantitativas o cualitativas establecidas por

las diversas entidades normativas o certificadoras (SEP,

FIMPES, CIEES, CONACYT, CONAEVA, CENEVAL,

UNESCO, OCDE, etc.), así como los fijados por la propia

universidad, por tal razón, deben ser internos y externos.

Los Parámetros

Las escalas permiten otorgar valores a las variables

de acuerdo con su comportamiento en las distintas

dependencias de la Universidad y conforme los

parámetros de calidad seleccionados.

Las Escalas de Medición

La Evaluación del Proceso

Permite conocer las causas que condicionan el nivel

del logro alcanzado y proponer las acciones para

mejorar la calidad de la operación de los programas

en el próximo período.

Cumplimiento

• Los niveles de eficacia y eficiencia del proceso.

• La utilización de la estructura programática.

• La participación de la comunidad.

• La pertinencia de las acciones realizadas.

El cumplimiento de los objetivos de un Programa depende

Elementos básicos del Sistema Institucional de Información

Sistema de Información en la

Universidad

Internos:• Estructura programática• Estructura orgánica• Plan institucional de desarrollo• Normatividad

Externos:

• Lineamientos de política educativa.

Diagrama conceptual del SII Ingresos

Gasto

POAEstructura programáticaAsignación de techos

financieros

Ejercicio y operacióndel POA

Asiento ContableRegistro de logros

y avances

Estado del ejercicioprogramático y presupuestal

Estado del ejerciciofinanciero y contable

Evaluación institucional

Punto de reflexión

¿Cuáles son las fuerzas impulsoras y

limitantes que presenta la organización

para iniciar o fortalecer una cultura de

planeación de largo, mediano y corto

plazos?

Melchor Torres Muñoz

consultas.mtm@gmail.com

melchortorres.9852@hotmail.com

ooVoo: consultas.mtm

Skype: melchor.torres.munoz