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Actividad N° 3

CCeennssoo 8800

Inserción de filas y/o columnas. Formatos numéricos.

Referencias absolutas totales y parciales. Porcentajes.

Referencias circulares. Señalado de varios bloques.

La planilla que nos toca trabajar en esta actividad es la lista de Localidades del partido de General Pueyrredón (provincia de Buenos Aires) con sus datos de Viviendas, Varones y Mujeres obtenidos del censo nacional de 1980. Supongamos que a estos datos necesitamos relacionarlos entre sí de manera que la información se pueda leer en términos porcentuales en lugar de fríos datos numéricos.

1. Los datos de la planilla están guardados en el archivo CENSO 80 de la carpeta “Archivos base Excel”. Abra el archivo mencionado y guárdelo en su directorio habitual de trabajo. No olvide reguardar a cada paso.

2. Ajuste el ancho de las columnas al mínimo necesario de cada una.

� Cuando abra el archivo CENSO 80 observará que la columna A contiene la lista de Localidades cuyos nombres son tan grandes que no se pueden leer. A la derecha le mostramos cómo obtener una lista de las formas de cambiar el ancho de una o varias columnas a la vez.

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Si en lugar de abrir un archivo, los datos los hubiésemos cargado nosotros, seguramente lo habríamos hecho en forma vertical, columna por columna. Si ese fuese el caso, no habríamos notado el problema hasta que la columna B dejara de estar vacía. Conclusión: cuando un texto sobrepasa el ancho de una celda, ocupa la vista de la celda de al lado, siempre y cuando ésta última se encuentre vacía.

3. Calcule la columna Población sumando las cifras de Varones y Mujeres. No olvide copiar la fórmula para todas las Localidades.

� Para resolver esta consigna existen 2 posibilidades: a) Sumar celda por celda. b) Usar la función SUMA (por “Asistente” o Autosuma).

� Lo mejor para este caso es la primera de las dos opciones debido a las necesidades futuras que va a ir planteando la actividad. Sin embargo, con la información que contamos hasta el momento aparece claramente que la opción de Autosuma es la más práctica.

La utilización de la función SUMA en el ejemplo que estamos tratando nos va a traer, cuando avancemos en la resolución de la actividad, un error conocido con el nombre de “Referencia circular” que nos viene perfecto para conocerlo y aprender a resolverlo.

� Veamos en la imagen de aquí abajo la manera de utilizar el botón Autosuma evitando la inclusión de la cifra de Viviendas en la suma de Población.

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4. Obtenga las cifras de la fila donde se encuentra el Total del partido.

5. Finalmente, centre y ponga en negrita los títulos de la fila 2, aplique fuente de tamaño 16 cursiva y centre en todas las columnas el título principal, utilice el botón Estilo millares juntamente con el de Disminuir decimales para los datos numéricos, y ponga negrita la fila del Total del partido de manera que puedan resaltarse los datos.

� Con las dos consignas anteriores obtenemos la planilla que mostramos

debajo de estas líneas.

Hasta el momento pareciera que se ha terminado una etapa, y en realidad es así. Lo que sigue parte del supuesto de que “alguien” nos pide que modifiquemos la planilla para incorporar más datos.

6. Inserte una columna a continuación de Viviendas, titúlela % de Viv. y calcule allí el porcentaje que representa la cifra Viviendas de cada Localidad respecto a la cifra de Viviendas correspondiente al Total del Partido.

� La consigna nos está pidiendo dos cosas: insertar una columna y

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después realizar una fórmula en la celda correspondiente a Mar del Plata para luego copiarla al resto de las Localidades.

� Primero lo primero, en la imagen que se encuentra debajo de estas líneas le mostramos cómo el menú de ayuda del Microsoft Excel 97 nos

enseña a insertar columnas.

� En esta otra imagen (también debajo de estas líneas) le mostramos una manera más práctica de insertar columnas: utilizando el Menú

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contextual.

Para poder insertar una columna con el Menú contextual es preciso primero seleccionar toda la columna que necesitamos vacía. Esto se realiza haciendo clic con el botón izquierdo del mouse en la fila de Títulos de columna, específicamente en la columna C (ya que ésta es la que queremos vacía), luego sin mover el puntero del bloque señalado hacemos clic con el botón derecho del mouse y allí nos aparece el Menú contextual ya citado. Eligiendo la opción Insertar se producirá la inserción de una columna sin haber tenido que aclarar si lo que necesitábamos eran filas o columnas.

� Ahora bien, si realizamos la inserción de columna utilizando el método del Menú contextual, nos aparecerá el siguiente mensaje en la

pantalla:

� Esto ocurre porque cuando centramos en todas las columnas de la planilla al título principal “General Pueyrredón” lo hicimos utilizando el botón Combinar y centrar de la barra de herramientas de formato.

El botón Combinar y centrar, como su nombre lo indica, realiza dos tareas a la vez: combina celdas (convierte varias celdas en una) y luego centra el contenido de la primera de ellas en la nueva celda combinada.

� Veamos el menú FORMATO/ CELDAS/ ALINEACIÓN ubicados en la celda combinada antes

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de haber insertado la columna que pedía la consigna.

Conclusión: para que el proceso de insertar columnas de la manera ejemplificada (nos referimos al Menú contextual) funcione correctamente, las celdas de la primera fila no deberían estar combinadas (el tilde remarcado no debería existir) y el Cuadro de lista llamado Horizontal debería estar como lo mostramos en la siguiente imagen.

� Segundo lo segundo. Suponiendo que se insertó finalmente la bendita columna en cuestión, y habiendo introducido el título % de Viv. que requiere la consigna, nos encontramos ubicados en la celda C3 para calcular el porcentaje solicitado.

Un comentario al margen: no fue necesario aplicar formato cuando introducimos el título % de Viv. ya que insertamos la columna entre otras dos que ya tenían formato, por lo tanto la nueva columna mantiene los formatos de las que la rodean.

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Porcentajes

Recordemos que un porcentaje es la relación matemática entre dos cifras, suponiendo que una de ellas vale 100 (sin importar su valor real).

Entonces, si un porcentaje es una relación matemática, la forma de obtener dicha relación es mediante el procedimiento de la Regla de 3 Simple. Para el caso en cuestión el planteo sería:

204.368 _________ 100 188.765 __________ X

Despejando X que en realidad es C3, y en lugar de poner números utilizando las direcciones de celda donde se ubican dichos valores numéricos, nos encontraríamos en la siguiente situación.

C3 = B3 * 100 / B17

Ahora bien, una relación matemática pura no presupone que la cifra tomada como referencia vale 100 sino que vale 1. Por lo tanto no debemos multiplicar por cien obteniendo la siguiente ecuación:

C3 = B3 / B17

Una expresión matemática como la planteada por arriba de estas líneas nos da como resultado un número índice (es decir: un valor entre 0 y 1), pero nosotros queremos mostrar los resultados en “tanto por ciento”, no en “tanto por uno”. Pues bien, esto es un simple problema de formato. El botón Estilo porcentual nos cambia la apariencia de la celda a la cual se lo aplicamos, agregando el símbolo (%) al final y corriendo el carácter decimal dos posiciones a derecha.

� Introducida la expresión matemática que correcta en la celda C3, y habiendo aplicado el ya mencionado

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botón Estilo porcentual, nos encontramos en la situación que mostramos en la imagen que se encuentra a la derecha de estas líneas.

Recuerde que la cifra que se ve en la celda C3 (92%) es en realidad el número (0,923652431) solo que tiene un formato especial. Pruebe de cambiar el formato de la celda mencionada para verificar lo que estamos diciendo utilizando el Menú FORMATO/CELDAS/NÚMERO y en el Cuadro de Categorías elija General.

� Bueno, sólo nos queda copiar la fórmula para las demás Localidades. Pues, ¡hagámoslo! y veamos la imagen que mostramos debajo de estas líneas que es lo que van a obtener ustedes cuando copien y peguen.

� ¿Qué pasa?, ¿qué es esto?. Ahora se empiezan a escuchar los gritos de los alumnos: ¡Profe, profe, mire lo que pasó!, ¿y ahora qué hago?

� Lo que ocurre es que el Microsoft Excel 97 nos está enviando el Mensaje de error #¡DIV/0! que significa: “división por cero”. Ubíquese en la celda C4 y observe la fórmula que se copió allí: =B4/B18, y B18 está vacía. Por lo tanto estamos dividiendo por cero.

Tenemos que recordar el concepto de Relatividad posicional que se aplica a la inclusión de direcciones de celda en las fórmulas. La expresión =B3/B17 funciona para C3 pero al copiar y pegar no funciona porque trabaja el concepto mencionado. Entonces, ¿qué significa =B3/B17 en términos de Relatividad posicional?. Significa: 1 celda a la izquierda dividido 1 a la izquierda y 14

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abajo. Nosotros en realidad no queríamos hacer la fórmula en esos términos, los términos correctos serían: 1 celda a la izquierda dividido siempre por B17. Bueno, ¿y cómo hacemos eso? Veamos:

Absolutización de celdas

Absolutizar celdas significa quitarle el concepto de Relatividad posicional a una dirección que se encuentra incluida en una fórmula. La metodología para realizar la absolutización es que, en este caso la celda B17, quede así: $B$17.

El signo $ delante del nombre de la columna, y el signo $ delante del nombre de la fila (siempre referidas a la dirección de celda en cuestión) no altera el resultado para la celda en que estamos ubicados, pero en el proceso de copiado y pegado evita que funcione la Relatividad posicional y la dirección de celda absolutizada queda fija en el bloque destino.

Ahora bien, no es necesario que se introduzcan a mano los dichosos signos $. Tanto en el caso del modo Introducir (cuando estamos construyendo inicialmente la expresión), como en el caso del modo Modificar (cuando queremos corregir el error), con el cursor titilando a posteriori de la dirección de celda que deseamos absolutizar la tecla F4 nos introduce los signos $ automáticamente.

� La imagen que se encuentra a la derecha de estas líneas, que se realizó en el modo Modificar, nos muestra el momento exacto en que tenemos que

presionar la tecla F4.

Hecho esto, obtendremos la expresión =B3/$B$17

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que deberemos confirmar primero para finalmente volver a realizar el proceso de copiado y pegado.

7. Inserte dos columnas a continuación de las actuales Varones y Mujeres titulándolas % de Var. y % de Muj. respectivamente. En la primera de las columnas insertadas calcularemos los porcentajes que representan las cifras de Varones de cada Localidad respecto de la cifra de Población de dicha Localidad. En el caso de la segunda de las columnas insertadas, el cálculo será el porcentaje que representa la cifra de Mujeres de cada Localidad también respecto de la cifra de Población de dicha Localidad. Los valores obtenidos se deberán presentar en Estilo porcentual.

� Muy bien, empezando por los Varones de Mar del Plata nos ubicamos en la celda E3 e introducimos la fórmula =D3/H3 según la relación que estamos necesitando hacer. Además, si pensamos un poco en el futuro parecería que no necesitamos del procedimiento de absolutización ya que cuando copiemos y peguemos, por ejemplo para el caso de Punta Mogotes (celda E4), la fórmula sería la misma en términos de Relatividad posicional. Es decir, que luego de confeccionar la fórmula para E3, si la copiamos en E4 obtendríamos =D4/H4 que es precisamente lo que necesitamos. Seguros de lo que tenemos que hacer, lo hacemos y nos aparece el siguiente mensaje:

� Luego de leer con detenimiento el texto del mensaje presentado por arriba de estas líneas, y de haber investigado el menú de Ayuda como corresponde a un usuario curioso, vamos a dar nuestra explicación de

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lo sucedido.

Repasemos un poco la consigna número 3. Allí decíamos que existían 2 posibilidades para resolver la fórmula de Población: sumando celda por celda, o utilizando la función SUMA. Recordemos que utilizamos la segunda opción. Pues bien, ese es el nudo del problema.

Referencia circular

Una referencia circular se produce cuando en la celda activa introducimos una fórmula con una dirección de celda, donde a su vez, hay otra fórmula que incluye la dirección de la celda activa. Por lo tanto, ambas fórmulas dependen una de la otra y la operación matemática es imposible resolverla ya que se entra en un “circulo vicioso” llamado por Microsoft Excel 97 “referencia circular”.

Ubíquese por un instante en la celda H3 y vea que allí se encuentra la expresión =SUMA(D3:F3). El argumento de la función SUMA consta de un bloque con 3 celdas pero cuando nosotros lo introducimos sólo tenía 2, las que correspondían a las cifras de Varones y Mujeres, pero ahora en medio de aquellas 2 columnas existe otra que denominamos % de Var. ya que oportunamente la insertamos. Entonces, como se realizó la inserción de columnas dentro del bloque que originalmente estaba como argumento en la función SUMA, éste se amplió en incluyó una celda que no queríamos que incluya.

� Este es el motivo por el cual dijimos en la consigna número 3 que la mejor opción era sumar celda por celda. Bueno, vayamos a la celda H3 e introduzcamos la fórmula =D3+F3 que es lo que nos evita la referencia circular. Luego la copiamos para todas las localidades y volvemos a analizar el asunto del porcentaje de la celda E3.

“Moraleja”: cuando modificamos una planilla supuestamente terminada insertando filas y/o columnas, debemos prestar atención a las funciones realizadas ya que pueden alterarse los argumentos que estén expresados en

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bloques.

� Hemos resuelto la referencia circular y nos encontramos, como si estuviésemos en la página 10, justo debajo del enunciado de la consigna número 7. Allí, ubicados en E3, decíamos que si pensábamos un poco en el futuro concluiríamos que la fórmula =D3/H3 no necesitaba absolutización. Pero en eso de pensar en el futuro vamos a esforzarnos un poco más. Observemos G3, donde debemos calcular el % de Muj., allí la fórmula correcta debería ser =F3/H3 que comparte el segundo término con la fórmula de E3. A continuación le transcribimos el segundo párrafo del apartado titulado Absolutización de celdas que está en la página 9. Vuelva a leerlo.

El signo $ delante del nombre de la columna, y el signo $ delante del nombre de la fila (siempre referidas a la dirección de celda en cuestión) no altera el resultado para la celda en que estamos ubicados, pero en el proceso de copiado y pegado evita que funcione la Relatividad posicional y la dirección de celda absolutizada queda fija en el bloque destino.

Cuando absolutizamos la celda B17 en la fórmula para el % de Viv. pusimos dos signos $, uno para la columna B y otro para la fila 17. Esto se llama absolutización total, pero existe también la absolutización parcial que consiste en agregar sólo un signo $, a la fila o a la columna según convenga. Recordemos que la absolutización quita la Relatividad posicional en el momento de copiar y pegar. Entonces, refresquemos la memoria:

� Veamos una imagen con la fórmula =D3/H3 originalmente introducida en E3 y luego copiada y pegada en G3 (siempre con Estilo porcentual, por supuesto).

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La fórmula original de E3 expresada en términos de relatividad posicional era 1 celda a la izquierda dividido 3 celdas a la derecha, y pegada en G3 significa =F3/J3. Entonces, si hubiésemos confeccionado la fórmula =D3/$H3 en la celda E3, estaríamos quitando parcialmente la relatividad posicional a la columna H de la expresión. Por lo tanto, al copiarla y pegarla en G3 obtendríamos =F3/$H3 que es lo que exactamente necesitamos ya que de esta manera no se pierde la dichosa relatividad respecto de la fila del segundo término de la fórmula.

� Aquí tampoco es preciso introducir el signo $ a mano. ¿Recuerda la tecla F4, que si la presionaba una vez en el momento oportuno ponía

los 2 signos $ automáticamente?. Bueno, si presiona por segunda vez la tecla F4 deja el signo $ sólo a la fila, si presiona por tercera vez

la tecla F4 quedará el signo $ en la columna solamente, y si por fin

presiona por cuarta vez la tecla F4 se eliminarán todos los famosos

signos $. Parece un “circulo vicioso” ¿no?, ¿ó era una “referencia circular”?. ¡Qué lío, ya no me acuerdo!.

Pero hay más, suponiendo que ya tenemos la fórmula =D3/$H3 en la celda E3, ahora queremos copiarla para todas las localidades tanto dentro de la columna titulada % de Var. donde estamos, como en la columna titulada % de Muj. y seguramente, algún usuario trabajador y esforzado va a realizar este proceso en 2 pasos.

• Primero llenará la primera de las dos columnas con el método de copiado rápido (arrastrando el botón inferior derecho de la celda o bloque de origen ).

• Segundo completará la segunda de las columnas en juego utilizando cualquiera de los métodos tradicionales de copiar y pegar (con el menú EDICIÓN, los botones de la barra de herramientas, el menú contextual, etc.).

Pero un usuario no tan trabajador ni esforzado como el que escribe estas líneas realizaría el proceso en un solo paso. ¿Y cómo es esto?. Señalando el bloque de origen E3:E3 ejecutamos el comando COPIAR en cualquiera de sus formas. Ahora tenemos en el “portapapeles” el contenido que queremos pegar en 2 bloques a la vez, uno de ellos es E4:E17, y el otro es G3:G17. El asunto es ¿cómo señalar 2 bloques a la vez?.

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El método es señalar el primero de los bloques de destino mencionado en forma habitual, y luego, mientras se presiona la tecla Ctrl, podemos señalar el segundo sin perder el anterior. Ahora sólo nos queda ejecutar el comando PEGAR.

� La imagen que mostramos debajo de estas líneas nos enseña el momento preciso en que estamos por ejecutar PEGAR.

8. Todas las celdas que contienen cifras que representan porcentajes deben tener un formato numérico con 2 decimales.

� Esta última consigna la agregamos al sólo efecto de que practique la manera de señalar varios bloques a la vez. ¿Recuerda los botones de Aumentar decimales y Disminuir decimales?

Vea la actividad terminada en el archivo llamado CENSO 80 OK.