02-Registro e Inventario de BM_Junio2012 Codificaion Muy Bien

REGISTRO E INVENTARIO REGISTRO E INVENTARIO DE LOS DE LOS BIENES MUEBLES BIENES MUEBLES DEL ESTADODEL ESTADO

Expositor:Expositor:

Ramiro Acosta HidalgoRamiro Acosta Hidalgo

Base LegalBase Legal

� D. S.N°007-2008-VIVIENDA , Reglamento de la Ley 29151.� Resolución N°039-98/SBN: Reglamento para el Inventario

Nacional de Bienes Muebles del Estado.� Resolución N°158-97/SBN: Catálogo Nacional de Bienes

Muebles del Estado.� Resolución N°320-2006-CG : : Normas de Control Interno.� Resolución N°094-2009-CG: Directiva “Ejercicio del Control

Preventivo por la Contraloría General de la Republica y por los Órganos de Control Institucional”.

� Resolución N°458-2008-CG: “Guía para la implementación del Sistema de Control Interno en las entidades del Estado”.

� Directiva Interna de la Entidad.

HerramientasHerramientas para el Registropara el Registro

Reglamento

para el

Inventario

(Res. 039-

98/SBN)

REPUBLICA

DEL PERU

SIMI

CATALOGO

GESTION DEINVENTARIO

CATALOGO

CATALOGO

NO

RM

AN

OR

MA

NACIONAL

NACIONAL

PRO

GR

AM

A

PRO

GR

AM

A

SINABIPSINABIP

Directiva InternaDirectiva Interna

SIMI 3.5SIMI 3.5

Esta norma estEsta norma est áá referida a los bienes muebles referida a los bienes muebles patrimoniales pertenecientes al Estado, susceptible s patrimoniales pertenecientes al Estado, susceptible s de ser inventariados. de ser inventariados.

A travA trav éés de este Reglamento la SBN proporciona el s de este Reglamento la SBN proporciona el marco tmarco t éécnicocnico --legal para que las entidades del legal para que las entidades del Estado puedan realizar la Estado puedan realizar la toma de inventariotoma de inventario de su de su patrimonio mobiliario, de una forma ordenada.patrimonio mobiliario, de una forma ordenada.

Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado(Resolución N °039-98/SBN)

• Título I Disposiciones Generales.

• Título II Del Órgano Responsable.

• Título III De la Incorporación al Patrimonio Mobi liario.

• Título IV Del Inventario Físico del Patrimonio M obiliario.

• Título V De la Baja del Patrimonio Mobiliario.

• Título VI De la Transferencia del Patrimonio Mobiliario.

• Título VII De la Subasta del Patrimonio Mobiliario.

• Título VIII De la Incineración y/o Destrucción del

Patrimonio Mobiliario.

• Título IX De la Donación del Patrimonio Mobiliario.

• Título X Del Órgano de Fiscalización.

• Disposiciones Complementarias.

• Disposiciones Transitorias.

• Disposiciones Finales.68 Artículos

Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado

(Resolución N°039-98/SBN)

Derogados Derogados ttáácitamentecitamente

REPUBLICA

DEL PERU

Catálogo Nacional de BienesMuebles del Estado

La SBN conociendo que las Entidades utilizaban La SBN conociendo que las Entidades utilizaban

criterios heterogcriterios heterog ééneos para la incorporacineos para la incorporaci óón al n al

Inventario Patrimonial de sus Bienes, propiciInventario Patrimonial de sus Bienes, propici óó la la

estandarizaciestandarizaci óónn de la codificacide la codificaci óón, para lo cual emitin, para lo cual emiti óó la la

ResoluciResoluci óón Nn Nºº 158158--97/SBN97/SBN que aprueba el Catque aprueba el Cat áálogo y su logo y su

Directiva NDirectiva N ºº 001001--97/SBN97/SBN--UGUG--CIMN,CIMN, Normas para el Uso y Normas para el Uso y

AplicaciAplicaci óón del Catn del Cat áálogo. logo.

1. Calificar el bien como Activo Fijo o No Depreciable, de acuerdo a las normas del Sistema de Contabilidad Gubernamental.

2. Ser un bien tangible.3. Ser unidad individualizable por su función.4. Susceptible de ser etiquetado.5. Ser materia de algún acto de disposición final.

Criterios Concurrentes para la IncorporaciCriterios Concurrentes para la Incorporacióónnde un Bien al Catde un Bien al Catáálogologo

ACTIVO FIJO Y BIEN NO DEPRECIABLE(Instructivo N°02 de la DNCP)

� Valor de adquisición u obtención >= 1/8 UIT.� Vida útil mayor > 1 año.� Destinado para uso de la entidad.� Sujeto a depreciación (excepto terrenos).

� Valor de adquisición sea < 1/8 UIT� No está sujeto a depreciación

ACTIVO FIJO:ACTIVO FIJO:

NO DEPRECIABLE:NO DEPRECIABLE:

Dicha calificaciDicha calificacióón de Activo Fijo corresponde a circunstancias n de Activo Fijo corresponde a circunstancias independientes a la compra; y de existir duda deberindependientes a la compra; y de existir duda deberáá aplicarse los aplicarse los siguientes criterios:siguientes criterios:Unidad.Unidad. -- Cuando el bien constituye un todo indivisible; yCuando el bien constituye un todo indivisible; yConjunto.Conjunto. -- Cuando el bien es un todo formado de partes concordantes Cuando el bien es un todo formado de partes concordantes equivalentes a juego, equipo o nequivalentes a juego, equipo o núúmero de unidades que la entidad mero de unidades que la entidad estime conveniente calificar.estime conveniente calificar.

� Accesorios, herramientas y repuestos.� Bienes de material de vidrio y/o cerámica.� Objetos empotrados (parte integrante de otro bien).� Set de instrumental quirúrgico.� Bienes intangibles (software, marca, licencias, títulos valores).� Bienes fungibles (útiles de escritorio).

� Bienes culturales (obras de arte, libros, textos).

� Animales menores e insectos.� Aquellos que por su naturaleza no es posible

identificarlos con etiquetas u otros medios.

Tipos de Bienes que no seTipos de Bienes que no seIncorporan al CatIncorporan al Catáálogologo

-- EJEMPLOS EJEMPLOS --

ESTRUCTURA DEL CESTRUCTURA DEL CÓÓDIGO DIGO PATRIMONIALPATRIMONIAL

El CódigoEl Código

�Grupo Genérico�Clase�Denominación del tipo de bien�Número correlativo

�Grupo Genérico�Clase�Denominación del tipo de bien�Número correlativo

El Código patrimonial está constituido por 12 dígitos, dividido en cuatro “partes”.

ESTRUCTURA DEL CESTRUCTURA DEL CÓÓDIGO DIGO PATRIMONIALPATRIMONIAL

GRUPO GENÉRICOOFICINA

CLASECOMPUTO

DENOMINACIÓN – TIPO DE BIENMONITOR A COLOR

NÚMERO CORRELATIVOIDENTIFICADOR DEL BIEN

74 08 7700 0012

MONITOR A COLOR

CatCatáálogo Nacional de Bienes logo Nacional de Bienes Muebles del EstadoMuebles del Estado

Grupo Genérico:Grupo Genérico:

Es el conjunto de bienes relacionados entre sípor su afinidad. Consta de 02 dígitos. Es el conjunto de bienes relacionados entre sípor su afinidad. Consta de 02 dígitos.

GRUPO GENGRUPO GENÉÉRICORICOCCÓÓDIGODIGO

53 HOSPITALIZACION74 OFICINA

Ejemplo:Ejemplo:


ClaseClase

Es la divisionaria del grupo genérico que lo subdivide de acuerdo a la función y características del tipo de bien. Consta de 02 dígitos.

Es la divisionaria del grupo genérico que lo subdivide de acuerdo a la función y características del tipo de bien. Consta de 02 dígitos.

CLASECLASECCÓÓDIGODIGO

22 EQUIPO64 MOBILIARIO

Ejemplo:Ejemplo:


Denominación del Tipo de Bien:Denominación del Tipo de Bien:

•Es la identificación o descripción del tipo de bien en forma genérica. Consta de 04 dígitos (a la fecha se tiene 4198 tipos de bienes muebles)

•Es la identificación o descripción del tipo de bien en forma genérica. Consta de 04 dígitos (a la fecha se tiene 4198 tipos de bienes muebles)

CCÓÓDIGODIGO DENOMINACIDENOMINACIÓÓNN

74084100 IMPRESORA LASER

ESCRITORIO DE METAL74643779

Ejemplo:Ejemplo:

ESQUEMA DE GRUPOSESQUEMA DE GRUPOS

GRUPO GENERICOGRUPO GENERICO

0411182532394653606774818895

AGRICOLA Y PESQUEROAIRE ACONDICIONADO Y REFRIGERACIONANIMALESASEO Y LIMPIEZACOCINA Y COMEDORCULTURA Y ARTEELECTRICIDAD Y ELECTRONICAHOSPITALIZACIONINSTRUMENTO DE MEDICIONMAQUINARIA, VEHICULOS Y OTROSOFICINARECREACION Y DEPORTESEGURIDAD INDUSTRIALTELECOMUNICACIONES

CODIGOCODIGOGRUPOGRUPO

1234567891011121314

NºNº

ESQUEMA DE CLASESESQUEMA DE CLASES

CLASESCLASES

0822

365064

7882

COMPUTOEQUIPO

MAQUINARIA PESADAMAQUINAMOBILIARIO

PRODUCCION Y SEGURIDADVEHICULO

CODIGOCODIGOCLASECLASE

23

567

910

NºNº

04AERONAVE1

29FERROCARRIL4

71NAVE O ARTEFACTO NAVAL8

Clases Clases 04, 2904, 29 y y 7171 incorporados por Res. 009incorporados por Res. 009--2008/SBN2008/SBN--GO GO (15(15--0505--2008) 2008)

FascFasc íículosculos

La SBN publicará en el “El Peruano” los Fascículos de los Nuevos Tipos de Bienes, aprobados mediante Resolución de SBN.

La SBN publicará en el “El Peruano” los Fascículos de los Nuevos Tipos de Bienes, aprobados mediante Resolución de SBN.

AÑO RESOLUCION F_PUBLICACION APRUEBA INCLUYE1997 158-97/SBN 23/07/1997 CATALOGO NACIONAL 14551998 040-98/SBN 30/03/1998 PRIMER FASCICULO 1611999 090-99/SBN 21/04/1999 SEGUNDO FASCICULO 6912000 130-2000/SBN 22/04/2000 TERCER FASCICULO 4802001 089-2001/SBN 21/04/2001 CUARTO FASCICULO 3332002 004-2002/SBN-GO 06/04/2002 QUINTO FASCICULO 1512003 013-2003/SBN-GO 23/04/2003 SEXTO FASCICULO 852004 015-2004/SBN-GO 08/04/2004 SEPTIMO FASCICULO 792005 003-2005/SBN-GO 31/03/2005 OCTAVO FASCICULO 1002006 006-2006/SBN-GO 08/04/2006 NOVENO FASICULO 1222007 016-2007/SBN-GO 28/04/2007 DECIMO FASICULO 652008 009-2008/SBN-GO 15/05/2008 UNDECIMO FASCICULO 1382009 025-2009/SBN-GO 06/05/2009 DUODECIMO FASCICULO 1182010 004-2010/SBN-GO 14/04/2010 DECIMO TERCER FASCICULO 1602011 022-2011/SBN-GDPE 15/07/2011 DECIMO CUARTO FASCICULO 104

4198TOTAL DE BIENES

FICHA DE INSCRIPCION DE NUEVOS TIPOS DE BIENES EN ELCATALOGO NACIONAL DE BIENES MUEBLES

NOMBRE DE LA ENTIDAD SOLICITANTE .......................................................................................

FECHA DE PROPUESTA: ...................... .....................

1.- NOMBRE DEL BIEN: ____________________________________________________

2.- VALOR DE ADQUISICION DEL BIEN (S/.): AÑO

HISTORICO __________ ________ACTUALIZADO NETO __________ ________TASADO __________ ________

3.- TIEMPO DE VIDA DEL BIEN : __________ ( en años )

4.- EXPLICAR LA FUNCION, TRABAJO O USOS QUE DESARROLLA EL BIEN :_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5.- DESCRIPCION DEL BIEN Y PARTES PRINCIPALES DE QUE CONSTA :_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6.- DETALLE TECNICO DEL BIEN :

MARCA : _____________________________________________MODELO : _____________________________________________TIPO : _____________________________________________MATERIAL CON QUE ESTA FABRICADO : _____________________________________________FECHA DE FABRICACION : _____________________________________________DIMENSIONES O MEDIDAS (en metros) : _____________________________________________OTROS (DEFINA) : _____________________________________________

7.- PROPUESTA DE INCLUSION EN EL CATALOGO NACIONAL DE BIENES MUEBLES:

GRUPO GENERICO : _____________________________________________CLASE : _____________________________________________TIPO DE BIEN : _____________________________________________

8.- OBSERVACIONES:________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________9.- ADJUNTAR FOTOGRAFIAS TAMAÑO NORMAL (VISTA DE FRENTE Y PERFIL O FRENTE

Y HORIZONTAL SEGÚN SE MUESTRE MEJOR EL BIEN).

REGISTRO DE LOS BIENES MUEBLESREGISTRO DE LOS BIENES MUEBLES

SIMI

�� Los de PROPIEDAD de la Entidad del Estado.Los de PROPIEDAD de la Entidad del Estado.

�� Todos los descritos en el CatTodos los descritos en el Cat áálogo logo

Nacional de Bienes Muebles del Estado.Nacional de Bienes Muebles del Estado.

Bienes Muebles Objeto de Bienes Muebles Objeto de RegistroRegistro

El Software Inventario Mobiliario Institucional(SIMI) constituye el sistema informático para registrar los bienes muebles de propiedad de la entidad pública.

Asimismo, es el medio a través del cual se remite el inventario patrimonial a la SBN.

Registro de los Bienes MueblesRegistro de los Bienes Muebles

Los bienes NO DESCRITOS en Los bienes NO DESCRITOS en el Catel Catáálogo se pueden registrar logo se pueden registrar en otro medio manual o en otro medio manual o informinformáático (en Excel por ejm.)tico (en Excel por ejm.)

SIMI

SIMI 3.5SIMI 3.5

Los bienes adquiridos por cualquier modalidad deberán tener registrado el documento fuente de ingreso, a f in de tener información suficiente, clara y detallada que sustentan los estados financieros.

Instructivo NInstructivo N°° 01 de la DNCP01 de la DNCP(Documentos y Libros Contables)

En cuanto al auxiliar Inmuebles, Maquinaria y Equipo, se debe llevar en forma individual por cada bien, indicando la fecha de adquisición, monto, fecha de salida para su uso, adiciones y mejoras, ajuste, para facilitar el proceso de su depreciación y/o revaluación.

CUENTAS CONTABLESCUENTAS CONTABLESy su Correlaciy su Correlacióón con el Catn con el Catáálogologo

CUENTAS CONTABLESCUENTAS CONTABLES

•• Tipo de bien muebleTipo de bien mueble•• CantidadCantidad (por unidad)(por unidad)

•• Detalle tDetalle t éécnicocnico•• UbicaciUbicaci óónn•• UsuarioUsuario•• EstadoEstado•• Forma de adquisiciForma de adquisici óón:n:

(compra o alta)(compra o alta)

•• ValorValor

Información que se requierepara el Registro

• Marca• Modelo• Tipo• Serie• Color• Dimensiones• Otros

Detalle TDetalle Téécnicocnico

Las caracterLas caracteríísticas de los bienes inventariados se colocarsticas de los bienes inventariados se colocaráán n en los campos del detalle ten los campos del detalle téécnicocnico

VehVehíículosculos

�� MarcaMarca�� ModeloModelo�� TipoTipo�� PlacaPlaca�� Motor NMotor N°°�� Chasis NChasis N°°�� AAññoo�� OtrosOtros

Detalle TDetalle Téécnicocnico

La CodificaciónLa CodificaciLa Codificacióónn

SERSERÁÁ ÚÚNICA Y PERMANENTE. NICA Y PERMANENTE. Se incorporarSe incorporar áá al bien mueble a traval bien mueble a trav éés de etiquetas, s de etiquetas, placas, lplacas, l ááminas, tinta indeleble, etc., las mismas que minas, tinta indeleble, etc., las mismas que se ubicarse ubicar áán en un lugar visible del bien.n en un lugar visible del bien.

El cEl c óódigo patrimonial del digo patrimonial del bien lo asigna el SIMI bien lo asigna el SIMI

versiversi óón 3.5n 3.5

IdentificaciIdentificaci óón (Etiquetado)n (Etiquetado)

Ejemplo de Etiquetas:Ejemplo de Etiquetas:

Datos obligatorios:Datos obligatorios:-- CCóódigo patrimonial segun Catdigo patrimonial segun Catáálogo de la SBN.logo de la SBN.-- Nombre y/o siglas de la entidad.Nombre y/o siglas de la entidad.

ETIQUETA DEFINITIVAETIQUETA DEFINITIVA

ETIQUETA DE INVENTARIOETIQUETA DE INVENTARIO

(2.0 x 1.5 cm.)(2.0 x 1.5 cm.)

(1.0 x 2.0 plg.)(1.0 x 2.0 plg.) (2.5 x 2.5 cm.)(2.5 x 2.5 cm.)

INV. 2011

ENTIDADPUBLICA

RAH-3653

IdentificaciIdentificaci óón (Etiquetado)n (Etiquetado)

Ejemplo de Etiquetas:Ejemplo de Etiquetas:

CTAR PIURA2000

675097300001

MARINA DE GUERRA DEL PERU MARINA DE GUERRA DEL PERU 20112011

20002011

Dirección de Salud Tacna

BIEN MUEBLEBIEN MUEBLE

Colocación de la EtiquetaColocaciColocacióón de la Etiquetan de la Etiqueta

Ejemplos de Bienes a RegistrarEjemplos de Bienes a Registrar

A LOS VEHICULOS SE LES PONDRA LA ETIQUETA EN LA PARTE DEL MARCO A LOS VEHICULOS SE LES PONDRA LA ETIQUETA EN LA PARTE DEL MARCO DE LA DE LA PUERTA DEL CHOFER (Superior o Inferior).PUERTA DEL CHOFER (Superior o Inferior).

CamionetaCamioneta CamionetaCamioneta Tractor AgrTractor Agríícolacola

AutAutóómovilmovil CamiCamióón (otros)n (otros) CamiCamióón Volqueten Volquete

VehVehíículosculos


LAS ETIQUETAS DEBERAN SER ADHERIDAS JUNTO AL NLAS ETIQUETAS DEBERAN SER ADHERIDAS JUNTO AL N°° DE SERIE DEL EQUIPO O DE SERIE DEL EQUIPO O EN EL LUGAR APROPIADO DONDE NO SE DETERIORE Y SEA DE FACIL LECTUEN EL LUGAR APROPIADO DONDE NO SE DETERIORE Y SEA DE FACIL LECTURA.RA.

EquiposEquipos

Impresora a inyecciImpresora a inyeccióónnde tintade tinta

Radio transmisorRadio transmisorreceptorreceptor

Switch para redSwitch para red

Equipo de radioEquipo de radio


LAS ETIQUETAS PODRAN SER ADHERIDAS EN EL LADO SUPERIOR DEL BIEN LAS ETIQUETAS PODRAN SER ADHERIDAS EN EL LADO SUPERIOR DEL BIEN (DERECHO, IZQUIERDO O PARTE FRONTAL), SEGUN LA UBICACION Y USO D(DERECHO, IZQUIERDO O PARTE FRONTAL), SEGUN LA UBICACION Y USO DE ESTE.E ESTE.

Planoteca de metalPlanoteca de metal

Archivadores de metalArchivadores de metal

SofSofáá de maderade madera

Credenza de maderaCredenza de madera

MobiliariosMobiliarios


•• Caso Sillas, Sillones Fijos y Caso Sillas, Sillones Fijos y Carpetas: Las etiquetas deberCarpetas: Las etiquetas deberáán ser n ser adheridas en la parte posterior del adheridas en la parte posterior del bien.bien.

•• Caso Sillas o Sillones Giratorios: Caso Sillas o Sillones Giratorios: Las etiquetas podrLas etiquetas podráán ser adheridas n ser adheridas en el eje del asiento o en la base de en el eje del asiento o en la base de las sillaslas sillas..

Sillas, SillonesSillas, Sillonesy similaresy similares


�� Mesa de MetalMesa de Metal�� Silla Fija de MetalSilla Fija de Metal

�� Mesa de MaderaMesa de Madera�� Silla Fija de MaderaSilla Fija de Madera

�� Unidad Central de Unidad Central de Proceso Proceso -- CPUCPU

�� Monitor a Color.Monitor a Color.�� Teclado Teclado –– KeyboardKeyboard�� EstabilizadorEstabilizador�� MMóódulo de metal para dulo de metal para

microcomputadoramicrocomputadora

-- Inventariar por separado.Inventariar por separado.-- Prorratear el valor total.Prorratear el valor total.-- Mantener la cuenta contable de Mantener la cuenta contable de

origen.origen.

ASIGNACIASIGNACI ÓÓN Y CONTROL DE BIENES MUEBLESN Y CONTROL DE BIENES MUEBLES

Usuario: Todo trabajador de la entidad pública, independientemente de su modalidad laboral, a quien se le haya entregado un bien para su uso.

Asignación de Bienes Muebles en Uso: Entrega formal de bienes muebles a un usuario por parte de la Oficina de Control Patrimonial para el desempeño de sus labores o servicios, según corresponda.

Código Patrimonial: Identificación mediante números arábigos que se le otorga a todo bien mueble de la entidad pública, según el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.

Desplazamientos: Están referidos a los desplazamientos interno, externo, por mantenimiento y devolución.

Desplazamiento Interno: Consiste en el traslado de un bien mueble, de un área a otra, de un usuario a otro, temporal o permanentemente.

DEFINICIONESDEFINICIONES


Desplazamiento Externo: Consiste en el traslado de un bien mueble fuera de las instalaciones de algún local de la entidad pública para la realización de una comisión de servicios, para su mantenimiento, reparación o cualquier otro motivo, de acuerdo con la normatividad de la materia.

Desplazamiento por Mantenimiento: Ocurre cuando el bien mueble es entregado al área competente temporalmente para su mantenimiento, luego de lo cual se deberá devolver el bien al usuario.

En el caso de desplazamiento por mantenimiento, el bien seguiráregistrado a nombre del usuario, suspendiéndose durante el tiempo que dure el mantenimiento sus obligaciones de cuidado y custodia del bien

Desplazamiento por Devolución: Ocurre cuando el usuario entrega el bien mueble a la Oficina de Control Patrimonial por renunciar a su uso y dicho bien no pueda ser reasignado a otro usuario, o cuando el bien pierda su capacidad de uso en la entidad, en cuyo caso la responsabilidad del cuidado y custodia del bien se traslada a la Oficina de Control Patrimonial.

Los bienes muebles deben ser asignados mediante documento a los usuarios directos de los mismos.

ASIGNACIASIGNACI ÓÓN DE BIENES MUEBLESN DE BIENES MUEBLES

El documento de asignación debe ser suscrito por la Oficina de Control Patrimonial y el Usuario.

Cargo Personal de AsignaciCargo Personal de Asignaci óón de Bienes Mueblesn de Bienes Muebles

CARGO PERSONAL DE ASIGNACIÓN DE BIENES MUEBLES

Datos que debe Contener:Datos que debe Contener:

�� Denominación del Bien

� Código Patrimonial

� Detalle Técnico (marca, serie, etc.)

� Estado de Conservación

� Valor

�� Fecha

� Nombre del Usuario

� Local, Área y Oficina

� Firmas (OCP y Usuario)


a) Usar diligentemente los bienes muebles que le hubieran sido entregados para su uso.

b) Destinar los bienes muebles a las funciones y/o actividades para las que fueron entregados en uso.

c) Impedir que los bienes muebles que le hubieran sido entregados para su uso sean utilizados por otras personas para fines particulares o distintos a aquellos para los cuales están específicamente destinados.

d) Informar por escrito a la Oficina de Control Patrimonial sobre daños, deterioro, avería, mal funcionamiento, pérdida, robo o sustracción de los bienes que le hubieran entregado para su uso, en el plazo máximo de días establecido en la Directiva interna de la entidad (48 horas por ejemplo).

OBLIGACIONES DE LOS USUARIOSOBLIGACIONES DE LOS USUARIOS


e) Devolver los bienes muebles que le hubieran sido entregados para su uso, mediante Acta de Entrega – Recepción de cargo, el último día de permanencia en el puesto de trabajo o de la prestación del servicio, según corresponda, de acuerdo a lo que establezca la Directiva interna de la entidad.

f) Informar por escrito a la Oficina de Control Patrimonial y al Jefe inmediato acerca de los bienes entregados para su uso que no requiera para la realización de sus funciones o servicios.

g) No usar ni poseer bienes muebles que no le hubieran sido entregados para su uso.

h) Solicitar la intervención de la Oficina de Control Patrimonial para realizar todo desplazamiento de bienes muebles, salvo las excepciones previstas en la Directiva interna de la entidad. Asimismo, deberáinformar sobre cualquier desplazamiento.

i) Informar a la Oficina de Control Patrimonial el ingreso de bienes de su propiedad que van a ser utilizados por tiempo prolongado, para su registro respectivo.


Los bienes muebles que resultasen perdidos, robados, sustraídos, destruidos o averiados por negligencia o dolo del usuario, debidamente comprobado y previo descargo, serán repuestos por éste con bienes de modelo, tipo y características iguales, similares o mejores, o de valor comercial equivalente. En el caso que el bien mueble pudiera serreparado, asegurándose su adecuado funcionamiento, será realizado con la intervención de la Oficina de Control Patrimonial y por cuenta del usuario responsable.

DE LA PDE LA PÉÉRDIDA, ROBO, SUSTRACCIRDIDA, ROBO, SUSTRACCIÓÓN, DESTRUCCIN, DESTRUCCIÓÓN O N O AVERAVERÍÍA DE LOS BIENESA DE LOS BIENES

En el supuesto de que un bien mueble resultase perdido, robado, sustraído, destruido o averiado, el usuario emitirá un informe, dentro del plazo establecido en la Directiva interna de la entidad y contado a partir de conocido el hecho, dirigido a su Jefe inmediato, poniéndose en conocimiento de lo acontecido a la Oficina de Control Patrimonial, a través del área correspondiente


De existir indicios de que la pérdida, robo, sustracción, destrucción o avería del bien mueble se produjo por negligencia o dolo del usuario, la Oficina de Control Patrimonial a través de la Oficina General de Administración informará a la Comisión Investigadora sobre los hechos indicados, adjuntándose la documentación sustentatoria y el informe presentado por el usuario, en un plazo que deberá estar establecido en la Directiva interna de la entidad (5 días por ejemplo).

Si el bien materia de la ocurrencia estuviese asegurado por la entidad pública, el usuario responsable del bien, en coordinación con la Oficina de Control Patrimonial, deberá cumplir estrictamente y bajo responsabilidad con todos los requisitos establecidos para asegurar el reconocimiento de su adecuada cobertura del seguro patrimonial.



En caso de robo o sustracción de un bien mueble, el usuario procederá a la respectiva e inmediata denuncia policial y adjuntará copia de la misma al informe escrito que, dentro del plazo establecido en la Directiva interna, deberá presentar a la Oficina de Control Patrimonial. Si el usuario sufrióperjuicio en su integridad física como consecuencia del robo o sustracción acontecido, deberá presentar el certificado o constancia médica dentro de un plazo prudencial de concluido el descanso médico prescrito que deberáestar establecido en la Directiva interna de la entidad (dentro de las 48 horas por ejemplo).



Se recomienda que la Comisión Investigadora esté constituida por un representante designado por el titular de la entidad pública o por la Alta Dirección, quien lo presidirá, un representante de la Oficina General de Administración, un representante de la Oficia de Recursos Humanos y un representante de la Oficina de Control Patrimonial. Dicha comisión serádesignada mediante Resolución con vigencia permanente (dicha Resolución podría ser emitida por el titular, la Gerencia General, Secretaría General, etc.).

DE LA COMISIDE LA COMISIÓÓN INVESTIGADORAN INVESTIGADORA

La Comisión Investigadora deberá reunir todos los elementos probatorios con relación a los hechos que ocasionaron la pérdida, robo, sustracción, destrucción o avería del bien mueble, determinando la existencia y grado de responsabilidad del usuario, de corresponder, y emitirá las recomendaciones que el caso amerite a la Unidad Orgánica que designó a dicha Comisión Investigadora, a través de un informe, a fin que ésta adopte las acciones que correspondan.

Resolución de Contraloría N °458-2008-CG(Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado)

4 Controles sobre el acceso a los recursos o archivos4 Controles sobre el acceso a los recursos o archivos

4 d) Cada trabajador o 4 d) Cada trabajador o usuario deberusuario deber áá ser responsable de la existenciaser responsable de la existenciaff íísica, permanencia, y conservacisica, permanencia, y conservaci óón n de los bienes patrimoniales a su de los bienes patrimoniales a su cargo; en consecuencia, cada uno de los trabajadores, cargo; en consecuencia, cada uno de los trabajadores, independientemente de su nivel jerindependientemente de su nivel jeráárquico, deberrquico, deberáá tomar real conciencia tomar real conciencia de tal circunstancia y adoptar de inmediato las medidas del casode tal circunstancia y adoptar de inmediato las medidas del caso para para evitar pevitar péérdidas, sustraccirdidas, sustraccióón o deterioro, que luego se podrn o deterioro, que luego se podríían considerar an considerar como descuido o negligencia, imputando alguna responsabilidad.como descuido o negligencia, imputando alguna responsabilidad.

4 e) Se llevar4 e) Se llevaráá un control periun control perióódico del inventario para resguardar los dico del inventario para resguardar los bienes patrimoniales de la entidad y ayudar a detectar pbienes patrimoniales de la entidad y ayudar a detectar péérdidas, rdidas, sustraccisustraccióón o robos a los que estn o robos a los que estáán expuestos estos activos. La falta de n expuestos estos activos. La falta de alguno de los bienes deberalguno de los bienes deberáá ser investigada y resuelta, analizser investigada y resuelta, analizáándose las ndose las posibles deficiencias de los controles con el fin de que sean meposibles deficiencias de los controles con el fin de que sean mejorados.jorados.

Resolución de Contraloría N °320-2006-CG(Normas de Control Interno)

“Numeral 3.5: Verificaciones y Conciliaciones . Los procesos, actividades o tareas significativas deben ser verificados antes y después de realizarse, así como también deben ser finalmente registrados y clasificados para su revisión posterior”

“Numeral 3.8: Documentación de procesos, actividade s o tareas . Los procesos, actividades o tareas deben estar debidamente documentados para asegurar su adecuado desarrollo de acuerdo con los estándares establecidos, facilitar la correcta revisión de los mismos y garantizar la trazabilidad de los productos o servicios generados”.

TOMA DE INVENTARIOTOMA DE INVENTARIO

El Inventario es el procedimiento que

consiste en verificar físicamente,

codificar y registrar los bienes muebles

con que cuenta cada entidad a una

determinada fecha, con el fin de verificar

la existencia de los bienes, contrastar su

resultado con el registro contable,

investigar las diferencias que pudieran

existir y proceder a las regularizaciones

que correspondan.

• INVENTARIO FISICO PATRIMONIALTodos los bienes patrimoniales(se regula por normas de la SBN).

TIPOS DE INVENTARIO

• INVENTARIO FISICO DE ALMACENTodas las existencias de almacén(se regula por normas del Sistema de Abastecimiento).(Resolución Jefatural 335-90/INAP-DNA)

• AL BARRERSe empieza por un ambiente determinado, inventariando la totalidad de los bienes.

• POR SELECCIÓN

Sólo se inventarían aquellos bienes por los que se tiene algún interés.

FORMAR DE EFECTUAR EL INVENTARIO

� SUSTENTAR Y ACTUALIZAR LOS REGISTROS CONTABLE Y

PATRIMONIAL (revaluación por efectos de mejoras, asignación

de usuarios, etc.).

� IDENTIFICAR BIENES SOBRANTES Y FALTANTES.

� REALIZAR UNA EFICAZ ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES

(identificación de bienes que no se usan, que requi eren

mantenimiento o reparación, etc.).

� CONTRATACIÓN DE PÓLIZA DE SEGUROS.

� ETC.

OBJETIVOS

�� Los bienes muebles adquiridos por Los bienes muebles adquiridos por norma expresa con el fin de ser norma expresa con el fin de ser entregados a terceros en cumplimiento entregados a terceros en cumplimiento de fines Institucionales.de fines Institucionales.

�� Los Los repuestosrepuestos y y accesoriosaccesorios , salvo los , salvo los que estque est áán descritos en el Catn descritos en el Cat áálogo.logo.

No son susceptibles de ser inventariadosNo son susceptibles de ser inventariadoscomo parte del inventario patrimonialcomo parte del inventario patrimonial

ÓÓrganos Responsables para la Toma rganos Responsables para la Toma de Inventariode Inventario

La La Oficina General de AdministraciOficina General de Administraci óónn, , en coordinacien coordinaci óón con la n con la Unidad Unidad OrgOrg áánica responsable de Control nica responsable de Control PatrimonialPatrimonial son responsables de las son responsables de las acciones previas para la Toma de acciones previas para la Toma de Inventario de Bienes Muebles; cada Inventario de Bienes Muebles; cada una dentro del una dentro del áámbito de su mbito de su competencia, antes de la competencia, antes de la conformaciconformaci óón de la Comisin de la Comisi óón de n de Inventario.Inventario.

COMISICOMISIÓÓN DE INVENTARION DE INVENTARIO

Puede estar integrada por personal de:Puede estar integrada por personal de:

• Administración .• Contabilidad.• Abastecimiento.• Oficina de Control Patrimonial

(Secretario-Facilitador).- Personal de otras áreas designadas.

• Administración .• Contabilidad.• Abastecimiento.• Oficina de Control Patrimonial

(Secretario-Facilitador).- Personal de otras áreas designadas.

EQUIPO DE VERIFICADORES:EQUIPO DE VERIFICADORES:

� Compuesto por 01 ó más personas por brigada o equipo.

PROCESO DE TOMA DE INVENTARIO

FASE DE CAMPO

GESTIÓN DE INVENTARIOS

PLANIFICACI ÓN FASE DE GABINETE

CONCILIACIÓN

11

22

33

44

COMISICOMISIÓÓN DE INVENTARION DE INVENTARIO

FUNCIONESFUNCIONES

�Realizar y/o gestionar el inventario de bienes muebles.�Elaborar y suscribir el Acta de Inicio y de Cierre de Toma de

Inventario.�Conformar los equipos de trabajo.�Supervisar el trabajo de toma de inventario.�Realizar la conciliación físico-contable con el inventario físico y

contable del periodo anterior.�Elaborar el Informe Final del Inventario y suscribir cada uno de

sus anexos.�Evaluar los resultados y emitir conformidad al inventario en

caso que este sea realizado por un tercero (persona natural o jurídica).

�Realizar y/o gestionar el inventario de bienes muebles.�Elaborar y suscribir el Acta de Inicio y de Cierre de Toma de

Inventario.�Conformar los equipos de trabajo.�Supervisar el trabajo de toma de inventario.�Realizar la conciliación físico-contable con el inventario físico y

contable del periodo anterior.�Elaborar el Informe Final del Inventario y suscribir cada uno de

sus anexos.�Evaluar los resultados y emitir conformidad al inventario en

caso que este sea realizado por un tercero (persona natural o jurídica).

PLANIFICACIPLANIFICACI ÓÓNN

ELEMENTOSELEMENTOS

�Determinar la cantidad de RR.HH y materiales necesarios.�Elaborar cronograma de trabajo.�Elaborar formatos y/o formularios.�Elaborar etiquetas (provisionales y/o definitivas).�Solicitar a RR.HH. la relación del personal por local, área y

oficina.� Identificación y/o codificación de los ambientes (local, área

y oficina), según organigrama o estructura de la entidad.�Comunicar a las oficinas de la institución (memorando).�Proporcionar herramientas de trabajo a los inventariadores:

catálogo, wincha, tablero, útiles de oficina, etc.

�Determinar la cantidad de RR.HH y materiales necesarios.�Elaborar cronograma de trabajo.�Elaborar formatos y/o formularios.�Elaborar etiquetas (provisionales y/o definitivas).�Solicitar a RR.HH. la relación del personal por local, área y

oficina.� Identificación y/o codificación de los ambientes (local, área

y oficina), según organigrama o estructura de la entidad.�Comunicar a las oficinas de la institución (memorando).�Proporcionar herramientas de trabajo a los inventariadores:

catálogo, wincha, tablero, útiles de oficina, etc.

PROHIBICION DEL DESPLAZAMIENTO DE BIENES

Para que todos los bienes patrimoniales sean debidamente inventariados y registrados, queda prohibido que, mientras dure el proceso de inventario, dichos bienes sean desplazados o movilizados interna ni externamente sin la autorización previa y por escrito de la Oficina de Control Patrimonial y con conocimiento de la Comisión de Inventario.

Acta de Inicio de InventarioActa de Inicio de Inventario

Acta de Cierre de InventarioActa de Cierre de Inventario

Cronograma de ActividadesCronograma de Actividades

Herramientas de TrabajoHerramientas de Trabajo

TableroTablero CatCatáálogologoEtiqueta Etiqueta

provisionalprovisionalWinchaWincha

EspejoEspejo LupaLupaCCáámara mara

fotogrfotográáficaficaÚÚtiles de tiles de oficinaoficina

Formato de InventarioFormato de Inventario

Formato de Inventario de VehFormato de Inventario de Vehíículoculo……..

…….Formato de Inventario de Veh.Formato de Inventario de Vehíículoculo

Formato de Inventario de MotocicletaFormato de Inventario de Motocicleta

FASE DE CAMPOFASE DE CAMPO

� Existencia del bien mueble� Tipo de bien mueble.� Detalle técnico� Estado de conservación� Ubicación.� Personas responsables� Condiciones de seguridad

� Existencia del bien mueble� Tipo de bien mueble.� Detalle técnico� Estado de conservación� Ubicación.� Personas responsables� Condiciones de seguridad

Durante la fase de campo (toma de inventario físico) se verificará:

• Marca• Modelo• Tipo• Serie• Color• Dimensiones• Otros

FASE DE GABINETEFASE DE GABINETE(An(Anáálisis y Procesamiento de Datos)lisis y Procesamiento de Datos)

1. Los datos obtenidos en la toma de inventario deben ser procesados haciendo uso de una adecuada metodolog ía y apoyado, de preferencia, por un programa de computadora.

2. El inventario físico debe ser comparado con los Registros Contables, a fin de determinar los bienes conciliados, sobrantes y faltantes.

3. Conciliado el inventario, se debe realizar la respectiva valorización (depreciación de los bienes del Activo Fijo al 31-12-2011).

CONCILIACIÓN

REGISTROS CONTABLES

LO QUE SE DEBERIA TENER

INVENTARIO FISICO

LO QUE SE TIENE

SOBRANTES

Bienes muebles que se desconoce su procedencia o que no cuentan con

documentación suficiente

Bienes muebles NO ubicados en la toma de inventario físico

FALTANTES

AÑO 1980

AÑO 1981

…………AÑO 2009

AÑO 2010

Compras Año Actual

AÑO 1980

AÑO 1981

.................AÑO 2009

AÑO 2010

Compras Año Actual

INFORME FINAL DEL INVENTARIOINFORME FINAL DEL INVENTARIO

�� Bienes de propiedad de la entidad.Bienes de propiedad de la entidad.�� Bienes FaltantesBienes Faltantes ..�� Bienes Sobrantes.Bienes Sobrantes.�� Bienes en uso por otras entidades.Bienes en uso por otras entidades.�� Bienes prestados por otras entidades.Bienes prestados por otras entidades.�� Bienes dados de baja y en custodia.Bienes dados de baja y en custodia.�� Bienes en proceso de disposiciBienes en proceso de disposicióón.n.�� Personal responsable del inventario.Personal responsable del inventario.�� Bienes propuestos para el CatBienes propuestos para el Catáálogo.logo.�� Otros resultadosOtros resultados

Es elaborado por la ComisiEs elaborado por la Comisi óón de Inventario, el cual es n de Inventario, el cual es remitido a la OGA. remitido a la OGA. Partes:Partes:

INFORMACIINFORMACIÓÓN A REMITIR A SBNN A REMITIR A SBN

La OGA de la entidad pública o la que haga

sus veces es la responsable de remitir a la

SBN el Inventario de Bienes Muebles al 31 de

diciembre de cada año.

�Base de Datos (SIMI 3.5).�Informe Final del Inventario.

�Acta de Conciliación.

� Se remite:

� Plazo máximo: 31 de marzo del año siguiente.

02-Registro e Inventario de BM_Junio2012 Codificaion Muy Bien

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