02 Partes Interesadas v01 r1 - Análisis ISO · PDF filepág. 2 Esta obra...

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GRUPO DE LA MATERIA: GESTIN DE LAS PARTES INTERESA DAS
INDICE
Definicin partes interesadas. pg.2
Proceso de gestin de las Partes Interesadas. .. pg.3
Identificar las Partes Interesadas (proceso 4.3.9 - ISO 21500). pg.5
Gestionar las Partes Interesadas(proceso 4.3.10 - I SO 21500) pg.9
Mtricas eficiencia gestin Partes Interesadas. pg.12

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Antes de comenzar sabemos lo que son las partes interesadas? Veamos una primera definicin:
PMBOK: personas y organizaciones como clientes, patrocinadores, organizacin ejecutante y el pblico, involucrados activamente con el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecucin o conclusin del proyecto. Tambin pueden influir sobre el proyecto y sus entregables.
Qu dice sobre la definicin de partes interesadas la ISO 21500?
Partes interesadas : Persona, grupo u organizacin que tiene inters o puede afectar, ser afectada, o que percibe que puede ser afectada por cualquier aspecto del proyecto.
Ambas definiciones establecen la relacin entre el proyecto (tanto entregables como todo lo que rodea al mismo) y la parte interesada, que puede verse afectada por el y/o afectarlo (influenciarlo)
La ISO 21500 explica a travs del apartado 3.8 Las partes interesadas y la organizacin del proyecto y la figura 4 las principales partes interesadas. Estas incluyen adems de a la organizacin del proyecto a los organismos reguladores, clientes, grupos especiales de inters, oficina de direccin y gestin de proyectos, socios, empleados, proveedores, financiadores, gobernanza del proyecto y patrocinador.

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Proceso de gestin de las partes interesadas El proceso de gestin de las partes interesadas incluye la identificacin de todas las personas y organizaciones impactadas por el proyecto, analizar sus expectativas e impacto en el proyecto y desarrollar las adecuadas estrategias para gestionarlas. Debe focalizarse en la comunicacin con las partes interesadas de manera que estn involucradas de manera continua en el desarrollo del proyecto. La satisfaccin de las partes interesadas debe incluirse como un entregable clave ms del proyecto. Sus expectativas deben convertirse siempre que sea posible en requerimientos del proyecto.
Qu rol debe tener el Director de Proyecto en el proceso de Gestin de las Partes Interesadas?
Rol? Qu hace en la Gestin de las Partes Interesadas ? Director de Proyecto Es el responsable del proyecto y debe liderar el proceso de
Gestin de las Partes Interesadas de la siguiente forma: Identificar a todas las partes interesadas por su
nombre. Determinar sus requerimientos, inters en el proyecto y
nivel de influencia. Establecer las expectativas de las partes interesadas y
convertirlas en requerimientos. Determinar cuando involucrar las partes interesadas en
el proyecto y en que medida. Evaluar los conocimientos y habilidades de las partes
interesadas. Comunicar a las partes interesadas que requerimientos
se van a cumplir y cuales no y hacerles saber el porqu.
Involucrar a las partes interesadas asignndoles tareas como por ejemplo ser responsable de un riesgo.
Gestionar e influenciar la involucracin de las partes interesadas en el proyecto.
Usar a las partes interesadas como expertos. Asegurar que el proyecto comunica a las partes
interesadas lo que necesitan y cuando lo necesitan. Involucrar a las partes interesadas cuando se precise
en la gestin del cambio y su aprobacin.

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Evaluar nuevamente a las partes interesadas durante la ejecucin del proyecto.
Gestionar las expectativas de las partes interesadas. Asegurar el entendimiento de los trabajos a realizar
Qu ocurre si el Director de Proyecto no gestiona a las Partes Interesadas?
A continuacin, veamos en detalle cada uno de los procesos incluidos en la Gestin de las Partes Interesadas.

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4.3.9 Identificar las Partes Interesadas:
Este proceso identificar todas las personas y organizaciones relevantes impactadas por el proyecto, analizar y documentar toda la informacin significativa relativa a sus intereses, participacin, interdependencias y posible impacto en el xito del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que permite al Director de proyecto identificar el nivel apropiado en el que debe focalizarse en relacin a cada parte interesada o grupo de partes interesadas.
Qu necesita el Director de Proyecto antes de comenzar a Identificar las Partes Interesadas? Segn la Norma ISO 21500, las principales ENTRADAS para la planificacin de las adquisiciones es la siguiente:
Acta de constitucin del Proyecto (Incluir una primera identificacin de las partes interesadas del proyecto as como informacin sobre las mismas).
Organigrama del proyecto (Permitir definir las partes interesadas internas al proyecto)
Adems de las entradas anteriores, las mejores prcticas en Direccin de Proyectos proponen disponer y analizar informacin sobre los siguientes otros aspectos: Documentos de las adquisiciones del proyecto: Si el proyecto es el resultado de
una adquisicin con su correspondiente contrato, este servir para identificar las partes interesadas que intervienen en el mismo.
Informacin sobre los factores ambientales y activos de procesos de la Organizacin: estructura y cultura de la organizacin, normas gubernamentales o industriales, plantillas de registro de partes interesadas, registros de partes interesadas de proyectos anteriores, etc..
Cmo puede el Director de Proyecto Identificar las Partes Interesadas?
Anlisis de las partes interesadas Es una tcnica que consiste inicialmente en identificar a todas las partes interesadas para posteriormente identificar su influencia, intereses y expectativas as como establecer las relaciones entre ellas.

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1. Para la matriz anlisis de los interesados ver plantilla G_ISO21500_Imp_P02_V1_Matriz Interesados. Ejemplo: En el ao 2011 se inici el proyecto de voluntariado para la creacin de una biblioteca de libros de gestin de proyectos en el PMI Madrid Spain Chapter. Para la misma se realiz un anlisis de las partes interesadas utilizndola matriz poder inters que se adjunta.
Juicio de expertos: Puede realizarse mediante consultas individuales o agrupadas.
Reuniones: Para analizar los roles, intereses, conocimiento y la posicin de la parte interesada con respecto al proyecto.

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Cules son las salidas de las actividades del proceso Identificar las Partes Interesadas? Segn la Norma ISO 21500, las principales SALIDAS son:
Registro de las parte interesadas: Informacin de las partes interesadas del
proyecto. Ver plantilla G_ISO21500_Imp_P01_V1_Registro de Interesados
Ejemplo: Dentro del proyecto de la biblioteca se realiz el registro adjunto. Adicionalmente se pueden incluir las responsabilidades en el proyecto, principales requerimientos, fase del proyecto en la que muestra ms inters y si es interno o externo al proyecto.
Como se ha indicado anteriormente el PMBOK v5 incluye un Plan de gestin de las Partes Interesadas dentro del grupo de procesos de planificacin. Este plan en la ISO 21500 se podra considerar incluido en el proceso 4.3.3. Desarrollar los planes de proyecto.
Como buena prctica incluimos el posible contenido de este plan de gestin de las partes interesadas:
- Actual compromiso de las partes interesadas con el proyecto y cual es el deseado - Interrelaciones entre las partes interesadas - Requerimientos de comunicacin de las partes interesadas en cada fase - Tiempo y frecuencia de las comunicaciones - Informacin a suministrar, razn que la soporta y el impacto esperado en el
compromiso de las partes interesadas - Estrategia a seguir con las partes interesadas
Indicar que parte de la informacin

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