01_El Ciclo de Vida Del Proyecto(ULS

Diplomado en Gerencia de Proyectos

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE INGENIERÍA

ESP. EN GERENCIA DE PROYECTOS

Gerencia de Proyectos

Universidad de La Salle

1. La Vida del Proyecto

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE INGENIERÍA

ESP. EN GERENCIA DE PROYECTOS

1.1 – El Proyecto

Por qué estudiar Gerencia de Proyectos?

• Cada vez más organizaciones (privadas y públicas) trabajan orientadas por proyectos

• Es una disciplina en gran demanda debido a la creciente complejidad y exigencia de los ambientes de proyectos

• Conocer y adoptar las “mejores prácticas” aumenta la • Conocer y adoptar las “mejores prácticas” aumenta la probabilidad de éxito en los proyectos

• Cada vez es más frecuente el trabajo en ambientes multidisciplinarios y multiculturales.

GP 01-3Gonzalo Vela, MSc IT, PMP

Por qué estudiar Gerencia de Proyectos? (cont)

• Hablar un lenguaje común de gestión de proyectos, facilita el trabajo y la comunicación entre clientes y proveedores.

• Es una disciplina que apalanca otras disciplinas.

• Mejorar la productividad y competitividad del país.

• Mejorar los índices de éxito de los proyectos• Mejorar los índices de éxito de los proyectos

• Fortalece profesionalmente a quien se prepare en esta disciplina


Portafolio, Programa, Proyecto

Portafolio de Portafolio de alto nivelalto nivel

Portafolios de Portafolios de bajo nivelbajo nivel ProyectosProyectos

•• Estrategias y PrioridadesEstrategias y Prioridades

•• Elaboración ProgresivaElaboración Progresiva

•• GobernabilidadGobernabilidad

•• Disposición ante solicitudes de cambioDisposición ante solicitudes de cambio

•• Impactos de cambios en otros portafolios, Impactos de cambios en otros portafolios, programas o proyectos programas o proyectos

•• Reportes de desempeñoReportes de desempeño

•• Solicitudes de cambio con impacto en otros Solicitudes de cambio con impacto en otros

•• Estrategias y PrioridadesEstrategias y Prioridades

•• Elaboración ProgresivaElaboración Progresiva

•• GobernabilidadGobernabilidad

•• Disposición ante solicitudes de cambioDisposición ante solicitudes de cambio

•• Impactos de cambios en otros portafolios, programas o proyectos Impactos de cambios en otros portafolios, programas o proyectos

•• Reportes de desempeñoReportes de desempeño

•• Solicitudes de cambio con impacto en otros Solicitudes de cambio con impacto en otros portafolios, programas o proyectosportafolios, programas o proyectos

Programas de Programas de alto nivelalto nivel

ProyectosProyectos

Programas de Programas de bajo nivelbajo nivel

ProyectosProyectos

Programas de Programas de alto nivelalto nivel

Programas de Programas de bajo nivelbajo nivelProyectosProyectos

ProyectosProyectos

•• Solicitudes de cambio con impacto en otros Solicitudes de cambio con impacto en otros portafolios, programas o proyectosportafolios, programas o proyectos


Definiciones básicas: Portafolio y Programa

• Portafolio: Colección de proyectos o programas y otros trabajos que se agrupan para facilitar la gestión efectiva para cumplir objetivos de negocio estratégicos.

• Gestión de portafolios se refiere al manejo centralizado de uno o más portafolios.

• Programa: Grupo de Proyectos y otras actividades • Programa: Grupo de Proyectos y otras actividades relacionadas, manejadas en una forma coordinada para obtener beneficios y control no disponibles de manejarlos individualmente.

• Los programas pueden incluir elementos de trabajo relacionado fuera del alcance de proyectos discretos


Definiciones básicas: Qué es un proyecto?

• Proyecto: Un esfuerzo temporal emprendido para obtener un único producto o servicio (PMI®)

• Proyecto: Un proceso único, consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de comienzo y terminación, emprendidas para alcanzar un objetivo cumpliendo requerimientos específicos, incluyendo las restricciones de tiempo, costo y recursos -específicos, incluyendo las restricciones de tiempo, costo y recursos -triple restricción - (ISO 10006)

• Un proyecto puede crear un producto, un componente, un servicio o un documento

• Mecanismo para implementar directrices de planeación estratégica

• Un esfuerzo / inversión para mejorar la vida de una persona o grupos de personas

• El equipo se desarticula al cerrar el proyecto



1.2 La Gestión de Proyectos

Qué es Gerencia de Proyectos?

• Aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas, y técnicas para proyectar actividades con el propósito de cumplir o exceder los objetivos y expectativas de los interesados / afectados (“stakeholders”) (PMI®)

• La planeación, organización, monitoreo y control de todos los • La planeación, organización, monitoreo y control de todos los aspectos del proyecto en un proceso continuo para alcanzar sus objetivos (ISO 10006)

• Aplicación de procesos estructurados de iniciación, planeación, ejecución, monitoreo y control y cierre


Oficina de Proyectos

• Qué es la PMO (Project Management Office)?– Unidad de la organización para centrar y coordinar la dirección de proyectos.

• Es posible que la única relación entre los proyectos sea que se están ejecutando de manera simultanea.

• La estructura de la PMO dependerá de las necesidades de la organización.

• Otros conceptos– OPM3: Organizational Project Management Maturity Model, estándar

liderado por del PMI para medir el grado de madurez en Gestión de ProyectosOPM3: Organizational Project Management Maturity Model, estándar liderado por del PMI para medir el grado de madurez en Gestión de Proyectos

– Modelo para evaluar qué tan bien una organización utiliza la Gerencia de proyectos, basada en las mejores prácticas establecidas en el estándar

– OMP3® se enfoca en tres elementos interconectados:1. Conocimiento. Relación entre las mejores prácticas y el conocimiento de la

organización 2. Evaluación. Evalúa la capacidad de la organización en gestión de proyectos e

identifica las áreas que requieren mejoramiento3. Mejoramiento. Utiliza la evaluación para estructurar un plan para trabajar las áreas

identificadas


Niveles de madurez CMMI

(Capability Maturity Model Integration)

4. GESTIONADO

5. OPTIMIZANDOEnfoque en mejoramiento de procesos

Procesos medidos y controlados

INICIAL

2. REPETIBLE

3. DEFINIDO

Procesos caracterizados y entendidos (estandarización)

Proyectos pueden repetir tareas dominadas previamente

Proyectos impredecibles y pobremente controlados


Modelo de Madurez Organizacional en Gestión de Proyectos

(OPM3®)

• Organizational Project Management Maturity Model (OPM3®). Modelo de Madurez Organizacional en Gerencia de Proyectos definido por el PMI– Marco de referencia que provee una vista a nivel organizacional

de:• Gestión de portafolio• Gestión de programa• Gestión de proyectos

– Para apoyar el logro de mejores prácticas dentro de cada uno de estos dominios

– Para apoyar el logro de mejores prácticas dentro de cada uno de estos dominios

• Categorías de Mejores Prácticas1. EMCC (Estandarizar, Medir, Controlar y Mejorar Continuamente)2. Habilitador Organizacional (estructural, cultural, tecnológico y

recursos humanos)• Evaluación de madurez OPM3:

– Dominios específicos (proyecto, programa, portafolio)– Habilitadores organizacionales– Etapas específicas de mejoramiento de procesos (estandarizar,

medir, controlar, mejorar continuamente)• El ciclo OPM3: Conocimiento, evaluación y mejoramiento


Ejemplo de resultados de evaluación de madurez

Mejora Continuamente

Controla

Portafolio 10% Programa 25%

5%

Proyecto 55%

Madurez General = 65 %

10%

Modelo OMP3

Mejores Prácticas EMCM: Estandariza, Mide, Controla, Mejora continuamente (etapas)

Controla

Mide

Estandariza

5%

5%

Habilitadores Organizacionales 33%

10%

10% 15%

15% 75%

Habilitadores Organizacionales:Grado al cual la organización ha adoptado esas mejores prácticas (estructurales, culturales, tecnológicas, y de recursos humanos) fundamentales para implementar las Mejores Prácticas EMCM


Fundamentos de la Dirección de Proyectos y

mejores prácticas

• Fundamentos de la dirección de proyectos:– Prácticas tradicionales comprobadas y ampliamente utilizadas

– Prácticas innovadoras en constante evolución

– Material publicado y no publicado

• Mejores prácticas• Mejores prácticas– Conocimientos y prácticas aplicables a la mayoría de los proyectos, la

mayoría de las veces con amplio consenso sobre su valor y utilidad


Características claves de los proyectos:

Restricciones

• Propósito claro (identificación de la necesidad)– Satisfacción de una necesidad

– Solución de un problema

– Oportunidad de Inversión

– Dentro de un marco limitante:

Alcance

Trip

le R

estr

icci

ón

– Dentro de un marco limitante:• Objetivos / trabajo => Alcance

• Recursos => Gente, Presupuesto

• Plazo => Cronograma

• Especificaciones de Calidad: satisfacción del cliente

• Riesgo / incertidumbre

– Balance A, T, $ Mú

ltip

le R

estr

icci

ón

Riesgo

Alcance

Calidad


• Alcance

Área Comercial:Maneja ciclo de Venta

Área EjecutoraPlanea

ClientePosee expectativas

Espera valor

Proyecto como elemento clave de negocio

Un proyecto generalmente involucra / afecta varias áreas dentro de la organización y también fuera de ella (stakeholders = interesados / afectados / dolientes)

PROYECTO

• Objetivo (de negocio)Usuario Final

Expectativas de• Alcance

• Tiempo (plan)

• Costo (recursos)

PlaneaAsigna recursos

Ejecuta / controla

Admin / FinancieraFactura

PagaControla procesos

CompetenciaInfluye en precios

Busca posicionamiento

AccionistasInvierten

Esperan rentabilidad

Valor Económico

Recursos HumanosSelecciona,

Contrata, Evalúa

Control de CalidadApoya / Soporta

Valida

Expectativas demejoramiento en

su trabajo


Criterio prioritario para selección, planeación y

control

• Es el costo?– Limitante de recursos es muy estricta. Presupuesto establecido

• Es el plazo?– Costo de no estar produciendo es muy alto.

– Urgencia Manifiesta. Fechas de ciclos productivos

• Son lo recursos?• Son lo recursos?– Disponibilidad limitada de recursos o de espacio para la ejecución

• Es la calidad?– Especificaciones muy exigentes y no se pueden sacrificar

• Es el riesgo?– Altas exigencias de seguridad


Características claves de los proyectos: único

• Entregables únicos: productos, servicios o resultados

• Sólo hay una oportunidad de quedar bien

• Reto de aprendizaje y mejoramiento continuo– Se dificultan cuando los procesos no son rutinarios

MEJORAMIENTO CONTINUO

Proceso

MEJORAMIENTO CONTINUO

Diagnóstico Mejoras

Aprendizaje Organizacional LeccionesAprendidas



Temporalidad

• Tiene fechas definidas de inicio y finalización

• La oportunidad o ventana de mercado es usualmente temporal

• El equipo de proyecto, como unidad de trabajo, raras veces sobrevive al proyecto.

• Reto de conformar el equipo, hacerlo

Iniciar Concluir

• Reto de conformar el equipo, hacerlo desempeñar y concluir a tiempo

• Reto de anticipar la terminación exitosa de los proyectos

– Entrar antes en el mercado, maximizar rentabilidad

Anticipar terminación



Elaboración Progresiva

• Característica que acompaña los conceptos de temporal y único

• Desarrollado por pasos y continuando con incrementos

• El alcance del proyecto puede estar descrito en forma amplia al comienzo y detallado a medida que el equipo gana entendimiento

• No confundir con incremento imprevisto e incontrolado del alcance (“scope creep”)(“scope creep”)

• Cuando se define apropiadamente, el alcance del proyecto (el trabajo a realizar) debería ser controlado a medida que las especificaciones del proyecto y del producto son elaboradas progresivamente.


Características Claves de los Proyectos:

Complejidad

• Interdisciplinariedad armónica– Gran cantidad de disciplinas

– Prevención y resolución de conflictos entre las disciplinas

– Búsqueda de sinergias entre las disciplinas

• Multiculturalidad– Idiomas y lenguajes diferentes

– Usos horarios diferentes

– Protocolos de comunicación diferentes


Características Claves de los Proyectos:

Incertidumbre

Gra

do

Alto Influencia de los interesados, incertidumbre y riesgo

• Impacto de las decisiones mayor al comienzo• Máxima exposición al

riesgo

Gra

do

Bajo

Tiempo del proyecto

Costo de los cambios

• Influencia de los interesados alta en definición del producto

• Incertidumbre y riesgo altos al comienzo, decaen con el tiempo del ciclo de vida

• Costos de los cambios al final implica repetir trabajo (re-trabajo)


Características Claves de los proyectos:

Afectados por el entorno

• Entorno afecta directamente al proyecto

• No hay CONTROL sobre el entorno

PROYECTO



1.3 El Ciclo de Vida del Proyecto

Proyectos alrededor del ciclo de vida de un

producto

PROYECTO

Concepción Crecimiento Madurez Declinación Retiro

PROYECTO

PROYECTO

PROYECTOPROYECTO

PROYECTO

PROYECTO

PROYECTO

• Dura desde la concepción de un nuevo producto hasta su retiro.

• Un producto puede requerir de mucho proyectos durante su vida

• Un proyecto durante la concepción puede ser para determinar las necesidades del cliente.

• Un proyecto durante la madurez, puede ser para analizar la competencia.

Concepción Crecimiento Madurez Declinación Retiro

TIEMPO


El ciclo de vida de un Proyecto

InicialInicial IntermediasIntermedias FinalFinal

EntradasEntradas

FasesFases

Salidas deSalidas deGestión deGestión deProyectoProyecto

Idea

Equipo de gerencia de proyecto

Plan

Descripción del alcanceLínea base

Ficha(Acta)

Progreso

Aceptación

AprobaciónEntrega

• Proceso de desarrollo: ciclo de vidaProyectoProyecto

EntregableEntregabledel Proyectodel Proyecto

Descripción del alcance ProgresoAprobación

Entrega

Producto

Diferentes tipos de ciclo de vida de proyecto (ejemplos)

Construcción: Factibilidad, planeación, diseño, producción, entrega y arranque

Sistema de Información: Análisis de requerimientos, especificación, arquitectura, programación, pruebas y documentación, instalación, conversión y puesta en operación

Organización de un evento: Identificación de necesidades, estructurar el contenido o programa, identificación de estrellas / expositores, promoción, inscripción, coordinación de logística, realización del evento, cierre.

• Retos particulares en cada fase


Operación yMantenimiento

El ciclo de vida de un Proyecto

FactibilidadFactibilidad PlaneaciónProyectos deProyectos deConstrucciónConstrucción Diseño

Construcción /Implementación

Conversión yPuesta en operación

Análisis deAnálisis deRequeriRequeri--mientosmientos

Especifi-cación

Sistemas deSistemas deInformaciónInformación

Arquitec-tura

Progra-mación

Pruebas-Y

documen

Instala-ción

DesarrolloDesarrollo Vida útilVida útil

Desarrollo e ImplementaciónDesarrollo e Implementación Vida útilVida útil

Entrega de certificaciones

Realizarevento

TIEMPO

• Dependiendo del tipo de proyecto, su fases o etapas pueden variar dentro del ciclo de vida.

• Cada disciplina define y aplica “metodologías” acordes con las actividades propias de cada proyecto

IdentificaciónIdentificaciónde necesidadde necesidad

Estructurarcontenido

OrganizaciónOrganizaciónde eventosde eventos

Identificarestrellas

Promo-ción

VentaCoordinarlogística

DesarrolloDesarrollo Vida útilVida útil


Modelo de procesos de gestión de proyectos:

Marco de Referencia PMBOK®

Define y autoriza el proyecto

Define y refina los objetivos planifica el curso de acción para lograr los objetivos y alcanzar los resultados

Mide y supervisa el avance, para determinar variaciones a lo planeado y establecer correctivos para cumplir con los objetivos del proyecto

Monitoreo y ControlMonitoreo y Control

Procesos (PMI) InicioInicio CierreCierre

PlaneaciónPlaneación

EjecuciónEjecución

Integra personas y recursos para lograr el plan de Proyectos

proyecto

Formaliza la aceptación del producto o servicio, terminando ordenadamente el proyecto (documentación, formalización y entrega)


Ciclo de vida de un proyecto, en un esquema

cliente / proveedor

Vida útilVida útilPlaneaciónPlaneaciónProyecto (ciclo de vida)

Dueño(Contratante)

Planeación de la Planeación de la compracompra

Planeación de Planeación de Invitación Invitación (Términos de (Términos de

Invitación a Invitación a Proponer (RFP / Proponer (RFP / Pliegos)Pliegos)

Selección del Selección del ProveedorProveedor

Administración del Administración del contratocontrato

Cierre del Cierre del contratocontrato

Pre-adjudicación Adjudicación Post-adjudicación

Cliente

Estudio de Estudio de ViabilidadViabilidad

Identificación / Identificación / DefiniciónDefinición

Desarrollo / EjecuciónDesarrollo / Ejecución

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5

Monitoreo y ControlMonitoreo y Control

Ejecutor(Contratista)

compracompra

Actividad Actividad PrePre--ventaventa

(Términos de (Términos de Referencia)Referencia)

Toma de Toma de decisión de decisión de proponer / no proponer / no proponerproponer

Pliegos)Pliegos)

Preparación de Preparación de Cotización o Cotización o Propuesta Propuesta

ProveedorProveedor

Negociación Negociación del contratodel contrato

contratocontrato

Ejecución del Ejecución del ProyectoProyecto

contratocontrato

Cierre del Cierre del ProyectoProyecto Proveedor

Procesos (PMI) InicioInicio CierreCierre

PlaneaciónPlaneación

EjecuciónEjecución


Aplicación metodológica de los procesos…

• Dueño / cliente (no ejecuta):– Orientada a la definición, planeación inicial y gestión de procesos de

contratación– Énfasis en evaluación y selección de proveedores

• Ejecutor / proveedor (Contratista):– Orientada a la calificación, planeación detallada y ejecución– Énfasis en estimación, planeación, elaboración de presupuestos, evaluación de – Énfasis en estimación, planeación, elaboración de presupuestos, evaluación de

riesgos, manejo del cliente

• Dueño / ejecutor– Orientada a definición, planeación detallada, optimización de recursos y

ejecución– Énfasis en priorización y alineación con estrategias de la organización

Algunos aspectos son comunes a todos los puntos de vista y pueden requerir la participación de las dos partes.


Algunos elementos que intervienen en una

metodología de gestión de proyectos

Fase 1Definición

Fase 2Viabilidad

Fase 4Desarrollo

Fase 5Vida útil

Ciclo de vidade proyectos

Procesos del Sistema de

Gestión de Calidad (ISO-9001)

Metodología de Gestión

de PMBOK®

(PMI)

Fase 3Planeación

(ISO-9001) de Proyectos

(PMI)

NormatividadGubernamental

y Sectorial

Políticas y procedimientos

internos

Tecnología de apoyo

Gente


El PMBOK® y las metodologías para dirección,

gerencia o gestión de proyectos

“En su carácter de referencia fundamental, esta norma no está

completa ni abarca todos los conocimientos. Se trata de una guía, más que una metodología. Se pueden usar diferentes

metodologías y herramientas para implementar el marco de

referencia. El Anexo D presenta ampliaciones por área de referencia. El Anexo D presenta ampliaciones por área de

aplicación y el Anexo E enumera fuentes de información

adicional sobre la dirección de proyectos.”

PMBOK® Guide, fourth edition, Capítulo 1 – Introducción, página 4.


Aplicación de los procesos durante el ciclo de

vida del proyecto (según PMBOK®)

Niv

el d

e In

tera

cció

n

Iniciación

Planeación

Ejecución

Monitoreo &Control

Cierre

Niv

el d

e In

tera

cció

n

Inicio Fin

Cierre

Fases iniciales del ciclo de vida

Fases intermediasdel ciclo de vida

Fases Finales del ciclo de vida


Errores frecuentes en aplicación de metodologías

• Considerar que el PMBOK® es una metodología:– “Usamos metodología PMI”– “Queremos implementar la metodología PMI en nuestra organización”– De la Guía PMBOK® 4ta edición, capítulo 1, página 4, : “En su carácter de referencia

fundamental, esta norma no está completa ni abarca todos los conocimientos. Se trata de una guía más que de una metodología. Se pueden usar diferentes metodologías y herramientas para implementar el marco de referencia”

• Utilizar la “metodología PMI” solamente para la ejecución del proyecto• Utilizar la “metodología PMI” solamente para la ejecución del proyecto• Aplicar los procesos definidos en el PMOBOK® sin ningún tipo de adecuación• Considerar los procesos del PMBOK® como fases del proyecto• Reflejar en la línea base de tiempo (cronograma) los grupos de procesos en lugar

de las fases del ciclo de vida• Carecer de una identificación clara del producto (objeto de los proyectos)• Confundir los procesos definidos como parte del Sistema de Gestión de Calidad

(ISO 9001) con los procesos de gestión de proyectos• Aplicar la metodología “completa” a todos los proyectos


01_El Ciclo de Vida Del Proyecto(ULS

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