PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATLICA DE CHILEESCUELA DE ADMINISTRACIN

APUNTES SOBRE CONTABILIDAD Y LA TOMA DE

DECISIONES

Hugo OvandoSergio Oyanedel

2I. INTRODUCCIN

Definiendo la contabilidad como un sistema que provee informacin para la toma de decisiones,analizaremos en estos apuntes si la informacin provista por ella es adecuada para este fin.

Estudiaremos en consecuencia, alternativas para el cumplimiento de este objetivo, y en especial, lavaloracin en trminos econmicos y sus implicancias para la toma de decisiones.

Es indudable que el conocimiento de la informacin que provee la Contabilidad Tradicional1 y susdiferencias respecto de la informacin ms adecuada para la toma de decisiones permitir al lectorutilizar en mejor forma a la primera y a su vez lo incentivar para procurar obtener de ella lainformacin ms pertinente para sus decisiones. Este ltimo punto puede llevar incluso a redefiniralgunos conceptos contables, para que la contabilidad pueda cumplir su objetivo informativo. Loanterior es especialmente valedero si consideramos que los principios contables se handesarrollado en economas con caractersticas distintas a las actuales, y por tanto se hace necesarioanalizar si estos principios que fueron tiles para las necesidades de informacin del pasado siendoigualmente tiles en el presente.

II. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD

En una primera etapa es necesario determinar el rol que cumple la contabilidad en nuestro medio.Para esto es conveniente analizar:

1. Las Organizaciones y la Actividad Econmica y2. Las Organizaciones y la necesidad de informacin

1. Las Organizaciones y la Actividad Econmica

Puede decirse que toda accin del hombre cuyo objetivo sea la satisfaccin de necesidades, ya seamateriales o intelectuales, forma parte de lo que se denomina Actividad Econmica, la cual sedesarrolla mediante las llamadas unidades econmicas, las cuales las podemos clasificar enproductoras y consumidoras.

Esta actividad puede ser representada grficamente de la siguiente manera:

CICLO ECONMICO

1. Dinero (Pagos de los bienes y servicios) (1)

1 Para propsitos de una mayor claridad de exposicin, denominaremos Contabilidad Tradicional a

aquella que se rige por los principios contables generalmente aceptados.

UnidadesProductoras Unidades

Consumidoras

2. Bienes y Servicios (2)

3. Trabajo y capital (3)

4. Dinero (Sueldos y salarios, ventas, dividendos, intereses, etc.) (4)

3(1) Ingresos de las unidades productoras(2) Consumo de la comunidad(3) Insumos de la produccin(4) Ingreso de los consumidores

Las unidades econmicas productoras, a las que en general le podemos dar el nombre deorganizaciones, o empresas, son aquellas que sistemticamente asocian el esfuerzo humano, losrecursos materiales y el capital con el objeto de producir los bienes y servicios que van a su vez asatisfacer las necesidades de ya sea otras unidades productoras, o en definitiva, de las unidadesconsumidoras.

Ahora bien, el proceso de generacin de productos y satisfaccin de necesidades de la comunidadpor parte de las empresas lo denominaremos ciclo productivo, el cual lo podemos representargrficamente para una empresa cualquiera de la siguiente forma:

CICLO PRODUCTIVO

Recursos Trabajo Bienes o Mercado Ventas Recursos(Dinero) Servicios (Dinero)

Para empresas agrcolas se agrega adems el insumo tierra y para empresas mineras, se agrega elinsumo yacimientos mineros.

Analizando este ciclo productivo, podemos subdividirlo bsicamente en dos etapas:

(a) Produccin propiamente tal, que sera la combinacin sistemtica de distintos factoresproductivos (insumos) para dar origen a la existencia de nuevos bienes y servicios(productos) y

(b) Comercializacin que sera la introduccin de los bienes y servicios producidos al mercado(definido como punto de contacto entre productores y consumidores) para que losconsumidores adquieran o compren los productos y satisfagan sus necesidades con ellos.En este punto entonces se produce un intercambio entre la empresa y los consumidores,intercambio que se llama venta y que significa que la empresa entrega el producto a cambiode un precio, que es la cantidad de recursos que el consumidor paga para que este productole satisfaga necesidades2.

2 En el caso de algunos de los servicios proporcionados por el estado, el pago se efecta a travs de la

contribucin del consumidor a los ingresos fiscales, siendo esta situacin una excepcin al intercambioque hemos considerado como venta.

Materiales

Equipo

(Insumos) (Productos)Produccin Comercializacin

4Este ciclo productivo se va repitiendo y va sufriendo variaciones para distintos tipos de empresas(empresas distribuidores por ejemplo).

Por otra parte, en la realidad, el proceso se complica bastante al estar enmarcado en algunasoportunidades dentro de ciertas estructuras jurdicas (casi de los bancos de comerciales, porejemplo), o por estar el proceso mismo de produccin y comercializacin condicionado aldesarrollo de tcnicas modernas.

2. Las Organizaciones y la Necesidad de Informacin

Las unidades econmicas productoras o empresas que van a travs de su vida repitiendo en formacontinua el ciclo productivo, estn en cada momento enfrentndose a una realidad cambiante.Consecuentemente estas empresas, deberan tener la caracterstica de ser dinmicas en el sentido deir revisando en cada momento si el producto est de acuerdo a lo que la comunidad quiere, y si elproceso productivo es eficiente en la produccin de los bienes y servicios.

En otras palabras, todas las empresas a travs del tiempo deberan ir cambiando para adaptarse a lasnuevas condiciones del mercado y para que estos cambios se vayan produciendo es esencial que laspersonas que tienen a su cargo la administracin de la empresa vayan tomando aquellas decisionesque hagan a la empresa ms y ms eficiente.

Sin embargo, para que las decisiones que se vayan tomando sean efectivamente las mejores esesencial que se cuente con buenos sistemas de toma de decisiones y adems que se tenga buenainformacin de las materias sobre las cuales se toma la decisin (ciclo productivo) y de aqu vienela necesidad fundamental que las empresas cuenten con buenos sistemas de informacin.

Los sistemas de informacin deben estar dirigidos a proveer informacin adecuada para la toma dedecisiones. En lneas generales lo adecuado de la informacin para la toma de decisiones puedejuzgarse en base a los criterios siguientes:

1. Relevancia2. Confiabilidad

El primer criterio se refiere a la pertinencia o relevancia de la informacin respecto del problemao decisin especfica que se trate. El segundo criterio se refiere al grado de confianza o seguridadque se tiene en la informacin para la toma de decisiones. Es claro que no siempre la informacinms relevante es la ms confiable, y en este casi puede ser ms til (o adecuado) hacer uno de unainformacin ms confiable y algo menos relevante. En definitiva lo adecuado depende de ladecisin especfica y del usuario de la informacin3. Esto implica que los sistemas de informacindeben proveer los datos para tener un buen conocimiento sobre el ciclo productivo en su totalidad.Para esto es necesario contar con:

1. Informacin externa a la empresa, que sera fundamentalmente tener un buen conocimientodel mercado (o medio externo en general), y

2. Informacin interna a la empresa, que sera fundamentalmente tener un buen conocimientodel proceso productivo propiamente tal.

3 Para un anlisis ms profundo del tema, ver Accounting Information Criteria, de Howard J. Snavelyen The Accounting Review, April 1967

5La informacin externa se consigue ya sea mediante opiniones de personas con conocimientos delmercado debido a su prctica prolongada en l, o mejor an mediante estudios de mercado.

La informacin interna se obtiene en general a travs de sistemas de informacin que tenga laempresa y en especial a travs de datos acumulados en la contabilidad de la misma.

De este anlisis se desprende que la contabilidad es un sistema de informacin, que est constituidode dos partes, siendo la primera de ellas la obtencin, acumulacin y presentacin esquematizada yresumida de los datos y la segunda la interpretacin de stos y su proyeccin futura.

Ahora bien, la informacin proporcionada por el sistema debe adecuarse a las necesidades de losusuarios, en cuanto a las decisiones que ellos tomen. Desde este punto de vista la contabilidadpuede dividirse en dos reas generales:

(a) Contabilidad Financiera y(b) Contabilidad Administrativa o Gerencial

Por la primera se entiende aquella cuya funcin principal es la de informar a personas fuera de laempresa (acreedores o dueos actuales y/o potenciales) acerca de la posicin econmica-financierade la misma.

Por la segunda se entiende aquella cuya funcin principal es la de proporcionar en forma continuadaa los administradores de la empresa informacin til para la toma de decisiones y ayudarles en susfunciones cotidianas de planificacin y control.

III. LOS ESTADOS FINANCIEROS

La contabilidad como sistema de informacin utiliza los estados financieros como medio paraproporcionar a sus usuarios la informacin que estos requieren para sus decisiones, para lo cualellos deben incluir la informacin adecuada y presentarla de manera de facilitar el proceso de tomade decisiones. Como ejemplos de estados financieros tenemos el balance, el estado de prdidas yganancias, el presupuesto de ventas, de caja, de produccin, etc., de los cuales los ms conocidosson los dos primeros.

El estado de prdidas y ganancias muestra cual ha sido el resultado de la gestin administrativa enun determinado perodo de tiempo, usualmente un ao.

El balance lo podemos visualizar como una fotografa de la empresa en un momento en el tiempo yrepresenta todo lo que la empresa tiene (activos) y todo lo que la empresa debe (pasivos).

En el balance debe aparecer todos aquellos que para la empresa constituyan un activo y todas lasobligaciones de la empresa para con terceros. (Acreedores y accionistas), que constituyen el pasivo.

Se entender por activo todo aquello que para la unidad econmica tenga servicio potencial futuro.Un bien (activo) tiene esta caracterstica cuando tiene la capacidad (potencial) de beneficiar elfuturo de la unidad (persona u organizacin) que lo posee. De acuerdo a este criterio son activospara una unidad econmica tanto los bienes materiales (caja, documentos por cobrar, inventarios,mquinas, etc.) como los de no materiales (patentes, derecho a llave, prestigio, capacidadadministrativa, etc.). Se entender por pasivo todas las obligaciones que la empresa tiene conterceros incluidos los dueos de sta o alternativamente todas las responsabilidades de la empresacon terceros. Indudablemente estas obligaciones o responsabilidades dicen relacin con los activosde la empresa, despredindose de aqu la identidad bsica del total de activos con el total de pasivos.

61. Principios Contables Generalmente Aceptados

Operacionalmente para la preparacin de sus estados financieros la contabilidad reconoce laexistencia de una entidad distinta de los dueos de ella llamada Empresa, y analiza los diferenteseventos econmicos, clasificndolos y cuantificndolos en trminos del impacto que ellos tienensobre la empresa. Para ayudarse en esta tarea la contabilidad hace uso de los principios contablesgeneralmente aceptados, los cuales al determinar criterios estndares y uniformes, para eltratamiento de los diferentes eventos permiten:

a) Rebajar los costos de operacin de la contabilidad por la simplificacin de las operacionesde anlisis, clasificacin y cuantificacin de los eventos.

b) Comparaciones vlidas de estados financieros de diferentes empresas y de una mismaempresa pero referidos a distintos perodos o momentos en el tiempo.

Los principios o normas contables que son convenciones establecidas por el hombre, vanevolucionando permanentemente pues se ven influenciados por las prcticas comerciales yfundamentalmente por las necesidades de informacin de los usuarios de los estados financieros.

Estos principios se han desarrollado bajo dos hiptesis bsicas:

i) Hiptesis del negocio en marca (Going Concern): los principios contables que se utilizan enel registro de las operaciones financieras de una empresa son usualmente vlidos slo paranegocios en marcha, vale decir, aquellos que son administrados con la intencin decontinuar indefinidamente en operaciones.

ii) Hiptesis de la estabilidad monetaria: la contabilidad asume que el poder adquisitivo deldinero se mantiene constante a travs del tiempo. Este supuesto en ciertos pases se alejabastante de la realidad, como es el caso concreto de Chile.

A continuacin se presentan algunos de los principales principios contables generalmenteaceptados segn aparecen en el libro de Finney y Miller Curso de Contabilidad Intermedia.

(a) Conservantismo: este principio se aplica fundamentalmente cuando intervienen cuestionesde estimacin u opinin y se considera que es recomendable, en caso de duda, subestimar lautilidad neta y el capital contable y no sobrevaluarlos. Este principio tuvo muchaimportancia en el pasado, pero hoy tiende a disminuir.

(b) Consistencia: cuando existen alternativas de contabilizacin, este principio indica que unavez elegido el mtodo ms adecuado, ste debe aplicarse consistentemente perodo aperodo. Esto permite la comparacin de los sucesivos estados financieros peridicos. Estono significa que los mtodos de la contabilidad no pueden ser cambiados una vez que se haadoptado uno en particular, sino que en caso de ser conveniente un cambio este puederealizarse a condicin de que s de a conocer adecuadamente el efecto del cambio en losestados financieros.

(c) La utilidad no debe considerarse lograda sino hasta que se haya realizado un incremento deactivo, o est razonablemente asegurada su realizacin. Este principio lleva a reconocer engeneral, la utilidad en el momento de la venta.

(d) Valoracin al costo histrico: este principio indica que en general todos los eventosfinancieros deben ser valorados al costo (ej. precio pagado en el momento de adquisicin de

7un bien). Se utiliza el costo como base por ser ste objetivo y fcilmente verificable, ya queexisten documentos que prueban el evento financiero y su monto.

2. Proceso de Operatoria General

Entre las muchas definiciones de contabilidad una muy citada es la siguiente: Contabilidad es elarte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en trminos de dinero, las operacionesy los hechos que son, cuando menos en parte, de carcter financiero, as como de interpretar susresultados4

Se desprende de la definicin anterior que los nicos eventos susceptibles de registrarse en lacontabilidad son aquellos que poseen una base financiera, cuyos resultados son interpretados paraayudar a la toma de decisiones. Sin embargo las decisiones que una empresa debe tomar y aquellasque otras toman sobre ella son decisiones de tipo econmico, donde el elemento financiero es slouna parte.

Con esto se quiere decir que la definicin anterior es restrictiva respecto a la definicin decontabilidad como un sistema de informacin, pues las decisiones que deben tomarse son de tipoeconmico y en consecuencia la informacin provista debe ser la adecuada para la toma dedecisiones econmicas5.

El modo de operar de la contabilidad de acuerdo a la definicin dada, puede visualizarse de lasiguiente manera:

4 Definicin formulada por el Comit de Terminologa del Instituto Americano de Contadores Pblicos

Titulados, (AICPA).5 Indudablemente la contabilidad a travs de la informacin financiera ayuda a la toma de decisiones

econmicas.

8I II III

Reconocimiento y anlisis, Clasificacin y cuantificacin Obtencin de los estadosde la existencia de diferen- de los eventos en trminos financieros (Balance, E.P.tes eventos (E) que afectan de su impacto sobre la y G. y otros).a la empresa a travs del empresa (A, P, R y otros)tiempo en base a los principios

contables generalmenteaceptados

Donde:

E1 a E5 Eventos con carcter financiero. Se cuantifica su impacto financiero.

E6 Evento de carcter no financiero (Aumento del prestigio de la empresa).

Como puede verse, esta definicin de contabilidad tiene la restriccin de no considerar aquelloseventos (E6) que no teniendo un carcter financiero tienen sin embargo un impacto econmico sobrela empresa.

Esta forma de operar aplicada al Balance y el Estado de Prdidas y Ganancias lleva a la contabilidada analizar los diferentes eventos (E1 a E6) y a clasificarlos y cuantificarlos (E1 a E5) en trminos desu impacto sobre la empresa a travs de su efecto sobre activos (A), pasivos (P) y resultados (R).Considera dichos eventos similares (en apariencia) como idnticos (E1 y E2, E4 y E5) y enconsecuencia considera que el impacto de esos eventos tienen sobre la empresa son iguales entrminos de movimiento de activos, pasivos y resultados. Para mayor claridad, puede asumirse quelos eventos E1 y E2 son compras (al contado o al crdito) en momentos distintos en el tiempo y quelos eventos E4 y E5 son ventas (al contado o al crdito) tambin en distintos momentos de tiempo.

El medio ambiente (mercado, etc.) al cual se enfrenta la empresa va cambiando continuamente yconsecuencia el impacto financiero y econmico que los diferentes eventos tienen sobre la empresason tambin distintos a travs del tiempo. Si quisiramos reflejar los eventos tal como ellos

E1

E2

E3

E4

E5

EMPRESA ESTADOSFINANCIEROS

E6

9efectivamente son, debiramos reconocer que cada evento es distinto y determinar su impacto sobrelos activos pasivos y resultados de la empresa.

Esta alternativa puede visualizarse de la siguiente manera:

Reconocimiento de la Cuantificacin del Obtencin de los estadosexistencia de diferentes impacto econmico financieros (Balance, E.P.,eventos. de los diferentes G, etc.).

eventos6

E1 a E5 Eventos con carcter financiero

E6 Evento de carcter no financiero. (Aumento del prestigio de la empresa).

Esta ltima alternativa que la podemos denominar Contabilidad en trminos econmicos provee sinlugar a dudas de mejorar informacin sobre la situacin econmica de la empresa, pero tiene sinembargo dos grandes desventajas que son:

a) El alto costo de obtener la informacin. El nmero de eventos que suceden en una empresa,por pequea que sta sea, es muy grande y en consecuencia el costo resultante de analizar ydeterminar el efecto de cada evento sobre la empresa prohibitivo.

b) El alto grado de subjetividad. Como veremos ms adelante una valoracin en trminoseconmicos implica valorar un bien en base a los servicios que prestar en el futuro a unadeterminada unidad econmica y no en base a los servicios ya prestados. Estonecesariamente envuelve estimaciones sobre el futuro, el cual es incierto y como diferentespersonas o entes poseen diferentes estimaciones respecto del futuro tendremos que unmismo activo tendr distintos valores para distintas personas.

Sin embargo, debemos reconocer que si las decisiones que se toman en una empresa son decisioneseconmicas, la informacin adecuada ser aquella expresada en trminos econmicos, por lo cual

6 Cuantificacin basada en un criterio de valoracin econmica

EMPRESA

E1 ESTADOSFINANCIEROS

O ESTADOSECONOMICOS

E2

E3

E4

E5

E6

10

analizaremos en los prximos captulos un modelo de valoracin en trminos econmicos y susimplicancias en cuanto a la toma de decisiones.