Factura Comercial, todo lo que debes saber

¿Qué es una Factura comercial?

Es el documento comercial más importante en el circuito documentario de una

operación de compra-venta internacional y va destinado al importador, y a la

Aduana. La factura comercial es emitida por el exportador, una vez confirmada la

operación de venta, (Previo envío de la factura proforma) para que el comprador

pague el importe de los productos y servicios que se suministran.  Además es un

documento contable que se utiliza como base para aplicar los derechos

arancelarios al paso de las mercancías por las aduanas.

Es decir, mediante un original de la factura, el importador declara ante la autoridad

fiscal de su país, el importe que debe abonar,  a quién lo abona y la forma de pago

que se ha  concertado. Para el exportador supone la prueba documental de las

ventas que ha  realizado a mercados exteriores.

Consideración importante:

Los requisitos que deben contener las facturas están recogidos en el artículo 6 del

Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el

Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y se modifica el

Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido.

¿Qué datos aparecen en una factura comercial?

Referencia al pedido o factura pro forma.

Fecha, nombres y direcciones comerciales de comprador y vendedor.

Denominación precisa, cantidad de la mercancía y precio

Datos necesarios para la determinación de la base imponible del

Impuesto.

El tipo impositivo o tipos impositivos

Precio unitario y total de la mercancía en la divisa pactada

Forma y condiciones de pago.

Incoterm

Número de identificación fiscal (en caso de operaciones

intracomunitarias)

Algunas empresas consideran conveniente incluir información adicional a la

indicada anteriormente

Forma y plazo de pago

Especificar el origen de las mercancías.

Medio de transporte pactado.

Código TARIC (clasificación arancelaria, a título informativo.)

Cláusulas de dominio.

La factura comercial debe imprimirse en papel con membrete de la empresa

exportadora. A diferencia de la factura pro forma, debe firmarse y sellarse. Es

necesario emitir tantos ejemplares como sean necesarios para cada uno de los

trámites requeridos (aduanas, bancos, etc.)

Factura Comercial en Comercio Internacional

Hay que tener en cuenta que en las operaciones de comercio internacional la

factura comercial debe ser conforme también con lo estipulado en la normativa en

el país de destino (contenido, idioma, obligación de legalizar, etc.) Para conocer

los requisitos específicos en terceros países (fuera de la Unión Europea)  se

recomienda revisar la sección de “Exporter’s Guide to Import Formalities” de la

base de datos de acceso a mercados de la Comisión Europea

ORDEN DE COMPRA

Una orden de compra o nota de pedido es un documento que un comprador

entrega a un vendedor para solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla la

cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros

datos importantes para la operación comercial.

Por ejemplo: “Juana, toma la orden de compra de Martínez y prepara el pedido que pasarán a retirarlo en una hora”, “Acaba de llegar una orden de compra por un valor de 5.000 dólares”, “No entiendo qué paso: en la empresa me dicen que nunca recibieron la orden de compra”.

Por lo general, la orden de compra menciona el lugar y fecha de emisión, el

nombre y domicilio del comprador y del vendedor, datos impositivos, detalles de

las mercaderías pedidas y condiciones de pago y entrega. Es importante que se

aclare que dicho documento no es válido como factura.

La orden de compra tiene, al menos, un duplicado, ya que se entrega el original

al vendedor mientras que el comprador se queda con el duplicado. De esta

manera, ambos tienen constancia de la operación que se concretará: el

comprador, para demostrar qué mercaderías ha solicitado; el vendedor, para

preparar el pedido e iniciar el proceso de facturación.

Puede decirse, en definitiva, que la orden de compra es una solicitud escrita de

determinados productos a un precio acordado y con ciertas condiciones de pago y

entrega. Se trata de una autorización que el comprador concede a que le

presenten una factura por la compra de las mercancías.

Se conoce como orden de compra abierta a aquélla cuya validez dura hasta que

su emisor la cancele expresamente. Cabe mencionar que esto también puede

ocurrir por ciertas razones específicas, como ser que deje de existir el activo

implicado, o bien que su precio de mercado ha superado un límite establecido al

comienzo del acuerdo. Utilizar una orden de compra abierta presenta varias

ventajas a los comercios, algunas de las cuales se explican a continuación:

* En primer lugar, la orden de compra facilita considerablemente a los empleados

el cálculo de los niveles de inventario adecuados, además de ayudarles a detectar

con más precisión el momento en el cual es necesario realizar un nuevo pedido de

suministros. Del lado del comprador, le permite llevar un control de costos más

eficiente a través del uso de medidas de ahorro, como puede ser un inventariado

de tipo justo a tiempo;

* los proveedores pueden saber si los competidores cuentan con igualdad de

oportunidades en un negocio gracias a la realización de licitaciones. Es importante

recordar que a mayor competencia más convenientes serán los precios para el

comprador. Además, esto le abre las puertas a influir con más fuerza en las

negociaciones, para obtener contratos más favorables para él;

* dado que los precios de una orden de compra abierta se mantienen estables

durante un período determinado de tiempo, ésta sirve para combatir una potencial

inflación;

* uno de los puntos fundamentales es la certeza que este tipo de orden brinda a

los proveedores y a los compradores acerca del costo de los servicios y de los

bienes implicados. Existe una serie de garantías en cuanto al precio, la cantidad,

las condiciones de pago y los requisitos de entrega que genera tranquilidad a

ambas partes;

* da a los proveedores la seguridad de que obtendrán un cierto ingreso

periódicamente;

* Cuando la orden es de una magnitud considerable y el comprador es

una compañía importante, el vendedor puede usar las órdenes de compra abierta

para crear una línea de crédito;

* Disminuye el tiempo necesario para realizar pedidos, dado que el proceso de

compra queda codificado en la orden abierta, lo cual permite a los compradores

usar ese tiempo para otras cuestiones.

ORDEN DE PRODUCCION

La Orden de producción es la solicitud para producir determinado producto. Contiene todas las informaciones

de especificaciones del producto y las instrucciones de producción para que el Operador al recibir el

documento sepa exactamente lo que debe hacer.

KARDEX

El Kardex no es más que un registro de manera organizada de la mercancía que se tiene en un almacén. Para hacerlo,

es necesario hacer un inventario de todo el contenido, la cantidad, un valor de medida y el precio unitario. También

se pueden clasificar los productos por sus características comunes. El último paso es rellenar los Kardex, que existían

en papelerías, y que actualmente se pueden encontrar en los  software contables. Así, se hace una tarjeta

de Kardex por producto, y desde ese momento se registrarán allí todas las entradas y salidas de ese producto.

Para efectos de valorización de ese inventario, se toman diversos criterios, entre los más conocidos el LIFO, FIFO,

Promedio Ponderado, Promedio o último precio.

FIFO y LIFO son métodos contables diseñados para valorar inventarios y asuntos financieros que involucran dinero

que una empresa asocia con inventario de bienes producidos, materia prima, partes o componentes. FIFO dice que el

próximo elemento a ser vendido es el que más tiempo lleva almacenado, y es muy utilizado en una economía en la

que los precios se mantienen constantes. Por su parte, el sistema LIFO nos lleva a la liquidación LIFO, en la que el

negocio no reemplaza el inventario vendido ni busca aumentar su utilidad, sino que el inventario viejo es vendido o

liquidado. Además, un Promedio Ponderado es un promedio que no surge de sumar y dividir entre el número de

ítems, sino de asignarle un peso determinado a cada valor.

El método de Kardex es el sistema de inventarios permanente o perpetuo, aunque también existe el sistema de

inventarios periódico. El permanente permite un control constante del inventario, llevando el registro de cada unidad

que se ingresa y sale, pudiendo conocer el saldo exacto y el valor de venta. Además, permite la determinación del

costo en el momento exacto de la venta, debido a que en cada salida de un producto, se registra su cantidad y costo.

REMISION

La Nota de Remisión es aquel documento que se utiliza casi excluyentemente a instancias de un contexto mercantil

para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El mismo para que tenga efecto y validez deberá ser sí o

sí firmado por el receptor de la mercancía hecho que dará constancia que la mercadería ha sido recibida

correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas.

En tanto, dentro de lo que se conoce como compra venta, que puede responder a cualquier índole, libros, muebles,

etc., la nota de remisión servirá como prueba documental que la entrega de bienes se hizo conforme.

De lo mencionado se desprende entonces que a la Nota de Remisión se le encuentran dos objetivos diferentes, al

comprador le servirá para comparar con el pedido que haya realizado, a efectos de constatar si se trata de la

mercadería solicitada y para controlar posteriormente si la misma corresponde a lo que se factura.

Y para el vendedor, porque al recibir el duplicado de la nota de remisión, oportunamente firmada por el comprador,

tendrá una constancia no solamente de haber entregado la mercadería y así poder facturarla, sino que además que la

misma fue aceptada conforme.

La nota de remisión deberá expedirse como mínimo por duplicado y deberá contener la lista de mercadería o de

elementos suministrados. Lo más frecuente es que la misma se extienda por triplicado, el original para el comprador,

la copia para el vendedor y la tercera para quien transporta la mercadería a efectos que le sirva como constancia de la

operación que se llevó a cabo en caso de haber reclamos de parte de algunas de las dos partes, comprador o

vendedor.

Las notas de remisión no son incluidas en los libros de contabilidad dado que las mismas generalmente se emiten sin

valores, hecho por el cual no tienen un valor tributario, principal diferencia que guardan con respecto a las facturas y

que nos permitirá diferenciar entre una y otra. Es más bien una especie de documento interno de las empresas que

cumple una función de verificación.

Si bien la denominación nota de remisión se encuentra muy extendida en la mayoría de los países hispanoparlantes

como ser México, Colombia, Paraguay, Bolivia, también a la misma se la conoce con otras denominaciones en América

Latina, por ejemplo en Argentina se la llama remito, en Chile guía de despacho, en Costa Rica y Guatemala nota de

entrega, en Perú y Ecuador guía de remisión y en República Dominicana conduce.

SOLICITUD TRANSPORTE

El formato de solicitud de transporte está ligado al tipo y la naturaleza de carga que se requiera transportar, las condiciones del vehículo, los tramites de permisos de movilización, las condiciones de cargue y descargue son particulares para cada situación.

Por ello, se invita a los aprendices a que tomen como referencia el producto objeto de trabajo del proyecto, de esta manera se podrá conocer más en cada campo específico del ramo donde se ubique su producto.

LISTA DE CHEQUEO

La lista de chequeo es la herramienta más fácil de implementar y una de las más

efectivas para el control de los procesos. Lo más conveniente es que la lista se origine

del plan de seguimiento y medición de los procesos. Sin embargo si usted no ha

documentado sus procesos, también puede llevar listas de chequeo