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ICATVER

Instituto de Capacitación para el Trabajo

del Estado de Veracruz

Manual Específico de

Procedimientos

DIRECCIÓN DE UNIDAD

XALAPA, VER. AGOSTO 2010

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I N D I C E

Presentación………………………………………………………….……………………..………... Organigrama…………………………………………………………………………………..……… Simbología…………………………………………………………………………………………….. Descripción de Procedimientos………………………………………………….………………..... DIRECCIÓN DE UNIDAD: Jefe de Área Capacitación Administración de Control Escolar……………………………………………………………...….. Planeación Anual de Cursos………………………………………………………………….…….. Supervisión a la Impartición de Cursos…………………………………………….…………...… Elaboración del Reporte del Programa Anual de Indicadores (PAI)…………………….…….... Elaboración de Reporte de Horas Autorizadas y Ejercidas…………………………………...... Integración de Académicas Locales por Especialidad…………………………………………… Elaboración del Plan Anual Actividades del Área de Capacitación…………………………...... Elaboración de la Relación de los Cursos Vigentes…………………………………………….... Jefe de Área de Vinculación Elaboración de Informe del Estudio de Seguimiento de Egresados……………………………. Elaboración de Propuestas de Convenios de Capacitación……………………………..……… Integración del Comité Técnico Consultivo de Vinculación con el Sector Productivo (CTCVSP)……………………………………………………………………………………………... Elaboración de Reporte de Actividades de Vinculación…………………………………………. Actualización del Directorio Empresarial……………………………………………………...…… Promoción y Difusión de los Servicios de Capacitación………………………….………………

3 4 5 7 8 14 17 20 23 26 29 32 35 39 43 475154

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I N D I C E

Jefe de Área Administrativa Comprobación del Pago de Recibos de Nómina del Personal……………………………….….. Registro y Control de Permisos e Incidencias del Personal………………………..……………... Conformación de Expedientes del Personal……………………………………………………..…. Elaboración de Solicitud de Presupuesto para la Dirección Administrativa…………………….. Elaboración de Cheques…………………………………………………….………………………... Captación y Elaboración de Informe de Ingresos Propios…………………………………....….. Integración de Informe Financiero…………………………………………………………….……... Levantamiento del Inventario de Bienes Muebles………………………………………….……… Elaboración de Reporte de Almacén………………………………………………………….……... Determinación de Necesidades de Infraestructura y Mantenimiento……………………….…… Elaboración de Bitácora de Vehículo Oficial…………………………………………………….….. Directorio……………………………………………………………….…………………….…………. Firmas de Autorización ………………………………………………………………..……..……….

59 62 68 73 76 81 84 87 92 96 99 102 103

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P R E S E N T A C I Ó N

El Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz (ICATVER), es un Organismo

Público Descentralizado con personalidad jurídica y patrimonio propio, el cual tiene como propósito

impartir e impulsar capacitación con calidad. La Misión de este Instituto es la de “Impartir e impulsar la

capacitación para el trabajo en la Entidad preparando mano de obra calificada a nivel operativo y con

calidad, sistematizando la vinculación del servicio con el sector productivo coadyuvando a la

satisfacción de las necesidades de desarrollo regional”.

El Instituto ha venido contribuyendo de manera importante en el desarrollo educativo en el Estado,

atendiendo un alto porcentaje de la demanda actual del mercado laboral adaptando la educación y

formación de recursos humanos impulsando e impartiendo la capacitación formal con calidad para y en

el trabajo a nivel regional, apoyado con una adecuada normatividad que permite fortalecer e integrar

una educación con calidad, desarrollada con base en criterios de competencia ocupacional, producto

de la vinculación estrecha y permanente con los sectores productivo de bienes y servicios. El presente

documento servirá como un instrumento de consulta para que los servidores públicos contribuyan a

lograr la eficiencia, calidad y productividad que demanda la sociedad en la actualidad.

De acuerdo con el cumplimiento a la normatividad establecida en el Decreto de Creación del Instituto de

Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz, publicado en la Gaceta Oficial del Estado de

Veracruz-Llave, el 2 de septiembre de 1993, la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, el Código de

Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz y el Reglamento Interior de la Contraloría

General, se ha elaborado el presente Manual de Procedimientos.

Este documento es un instrumento de información y consulta en el desarrollo de los procedimientos

administrativos del Instituto. Describe en forma detallada los procedimientos sustantivos de acuerdo con

las funciones establecidas en el Manual General de Organización del área específica. Está integrado

por índice, presentación, organigrama, simbología, descripción de los procedimientos con sus

respectivos diagramas de flujo, directorio de funcionarios y firmas de autorización de la H. Junta

Directiva, como lo establece la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos, emitida

por la Contraloría General.

El presente Manual de Procedimientos tiene vigencia a partir de la autorización de la Honorable Junta

Directiva, asimismo, tiene información actualizada que atiende en tiempo y circunstancia al Instituto

para que continúe proporcionando los servicios educativos en capacitación de manera eficaz

fundamentados en una guía de acción.

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ORGANIGRAMA

DIRECCION DE UNIDAD

JEFE DE ÁREA DE

CAPACITACIÓN

JEFE DE ÁREA

ADMINISTRATIVA JEFE DE ÁREA DE

VINCULACIÓN

DIRECCION

GENERAL

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SIMBOLOGÍA

Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo. Operación Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas. Decisión y/o alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (pregunta o verificaciones de condiciones). Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, el cual puede identificarse anotando en el interior del símbolo, la clave o nombre correspondiente, así como el número de copias. Archivo definitivo Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo “Documento” y se le puede agregar en su interior, las siguientes instrucciones: A Alfabético N Numérico C Cronológico Archivo provisional Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente. Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Conector de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

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SIMBOLOGÍA

Dirección de flujo o Líneas de unión Conecta los símbolos, señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones. Preparación o Conector de procedimiento Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar con el desarrollo. Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso. Sistema informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento. Aclaración Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento. Disco compacto Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento, en una unidad de lectura óptica. Objeto Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro del procedimiento.

Efectivo o cheque Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento. Disquete Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad magnética.

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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

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Procedimiento

Nombre:

Administración de Control Escolar.

Objetivo: Planear, organizar y controlar las actividades de inscripción, acreditación y certificación de capacitandos, apertura de cursos, generación de documentos de control escolar y reportes estadísticos de la Unidad de Capacitación.

Frecuencia:

Periódica.

Normas

La información concentrada y emitida en este procedimiento, deberá apegarse a:

Guía técnico normativa de control escolar vigente

Los Formatos para realizar el Informe trimestral son los siguientes:

Reporte de diplomas expedidos (RDCD-08) Control de diplomas expedidos (CDCD-09) Registro y control de diplomas de especialidad otorgados (RDOD-10) Registro y control de duplicados otorgados (RCDOD-11) Control de diplomas cancelados sin utilizar (CDCUD-12)

Los Formatos para la certificación de los cursos son los siguientes: Registro de evaluación por sub objetivo (RES-05), para cursos regulares basados en

Subobjetivos de aprendizaje. Avance de las competencias (ACE-05), para cursos Regulares basados en Normas

Técnicas de Competencia Laboral. Los Documentos para realizar la Certificación de Cursos son los siguientes:

Para cursos regulares se expiden Diplomas, los cuales son firmados por el Jefe del Área de Capacitación y por el Director de Unidad

Para cursos No regulares se expiden Constancias, las cuales son firmados únicamente por el Director de Unidad

Calendario Escolar vigente, autorizado por la Secretaria de Educación Publica (SEP)

Cuadro de Áreas y especialidades Vigente, emitido por la Dirección General de Centros de Formación para el Trabajo (DGCFT) de la SEP.

Los Documentos que entrega el alumno al momento de su inscripción son los siguientes: Copia del Acta de Nacimiento Copia del último grado de estudios Copia de comprobante de domicilio Copia de la Clave Única de Registro Poblacional (CURP) Fotografías tamaño infantil

El sistema que se utiliza en este procedimiento es el Sistema de Administración Escolar para Institutos (SISAEPI), diseñado por la SEP.

Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha:

Dirección Administrativa Dirección General H. Junta Directiva 09-Agosto-2010

Dirección de Unidad Jefe de Área de Capacitación

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ÁREA

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Jefe de Área de Capacitación

1 2 3 4 5 6 7 8

Entrega al aspirante el formato Solicitud de inscripción (SID-01) para el respectivo llenado. Recibe del aspirante el formato Solicitud de inscripción (SID-01) debidamente llenado y Documentos que formarán parte de su expediente, de acuerdo a la Guía técnico normativa de control escolar vigente. Captura los datos recabados en la Solicitud de inscripción (SID-01) del capacitando, en el Sistema de administración escolar para Institutos (SISAEPI), asignándolos a los cursos a los que se hayan inscrito. Pasa el tiempo Genera e imprime los Documentos de control escolar de los cursos programados y los alumnos inscritos, incorporados al Sistema de Administración Escolar para Institutos (SISAEPI).

Credenciales Registros de inscripción, acreditación y certificación

(RIACD-02) Listas de asistencia (LAD-04) Formatos para certificación de los cursos

Recaba la firma del Director de la Unidad en los formatos de RIACD-02, solo en la parte correspondiente a inscripción, archiva de manera alfabética permanente en el Expediente de cada curso. Entrega las Listas de asistencia (LAD-04) y los Formatos para certificación de los cursos a los instructores, para dar seguimiento a cada curso. Entrega Credenciales a los capacitándos de cada curso, en el tiempo establecido por la Guía técnico normativa de control escolar vigente. Recaba firma del capacitando en el Libro de registro y control de credenciales expedidas.


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ÁREA



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Pasa el Tiempo Recibe del instructor los Formatos para certificación de cursos, que incluyen capacitandos desertores y por acreditar. Captura en el Sistema de Administración Escolar para Institutos (SISAEPI) las calificaciones de los alumnos o sus competencias, dependiendo si el curso está basado en Normas Técnicas de Competencia Laboral o en Sub objetivos de Aprendizaje, así como los alumnos desertores y por acreditar. Genera e imprime un tanto los Registros de Inscripción, Acreditación y Certificación (RIACD-02) de control escolar necesarios, para la acreditación y certificación de los cursos que concluyen, asignando los números de folio de los diplomas o constancias que serán entregados a cada capacitando. Realiza el llenado de los Diplomas y Constancias en un tanto, en base a la información recibida en los Formatos para la certificación de los cursos. Firma y recaba firma del Director de la Unidad en el tanto Diplomas y Constancias y en el formato Registros de Inscripción, Acreditación y Certificación (RIACD-02), en la parte que corresponde a la acreditación. Registra el tanto de los Diplomas y Constancias en los Libros de Registro de Documentos para Certificación de cursos concluidos. Entrega el tanto de los Diplomas y/ Constancias a los capacitándos egresados. Recaba la firma de los capacitándos egresados de los cursos, tanto en el formato Registros de Inscripción, Acreditación y Certificación (RIACD-02), como en el Libro de registro de documentos para certificación de cursos concluidos. Pasa el tiempo Elabora en original los Formatos para informe trimestral de control escolar.


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ÁREA



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Turna al Director de Unidad el original de los Formatos para Informe Trimestral de control escolar para su visto bueno y validación. Elabora Oficio en original y copia y recaba la firma del Director de Unidad. Envía en original Oficio y original Formatos para informe trimestral de control escolar y el tanto de Registros de Inscripción, Acreditación y Certificación (RIACD-02) a la Dirección Académica para su revisión, recaba el acuse de recibido en la copia del Oficio y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente del área de capacitación de la unidad. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con los procedimientos: -Elaboración del Reporte de Estadística Trimestral del Departamento de Estadística y Control Escolar de la Dirección de Planeación y Evaluación. -Control General de Documentos para Certificación de Cursos Expedidos por las Unidades de Capacitación del Departamento de Servicios Académicos de la Dirección Académica.


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Procedimiento

Nombre:

Planeación Anual de Cursos.

Objetivo: Planear y dar seguimiento a los cursos de capacitación impartidos en la Unidad, en relación a la estructura de la especialidad a la que pertenecen, basados en las horas autorizadas por la Dirección de Planeación y Evaluación, mediante Oficio, manteniendo el control de dichos recursos.

Frecuencia:

Anual

Normas

La Planeación Anual de Cursos se realiza en el Formato calendarización anual de cursos, al inicio

de año, considerando lo siguiente: .- Recursos asignados por la Dirección de planeaciòn y Evaluación mediante oficio.

.- Cursos vigentes y en formación.

.- Programa Anual de Indicadores del Año (PAI).

.- Cuadros de áreas y especialidades vigentes

La Dirección de Planeación y Evaluación será la responsable de revisar la Planeación Anual de Cursos.

El Formato para calendarización anual de cursos deberá contener la siguiente información:

Clave y código de cada curso. Lugar donde se imparte cada uno de los cursos. Numero de recurso asignado por la Unidad de Capacitación a cada curso. Horas/semana/mes, signadas a cada curso. Fecha de inicio y fecha de término de cada curso. Nombres y firmas del Director de la Unidad y el Jefe de Área de Capacitación.




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ÁREA



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Recibe del Director de la Unidad copias de Oficio y formato del Programa anual de indicadores (PAI) para la elaboración de la Planeación anual de cursos y los Archiva de manera cronológica permanente el Expediente de oficios recibidos. Elabora el Formato de calendarización anual de cursos en original, considerando los recursos autorizados por la Dirección de Planeación y Evaluación así como el Programa anual de indicadores (PAI). Turna al Director de la Unidad el original del Formato de calendarización anual de cursos, para revisión donde se informa la planeación de la calendarización anual, planteando la situación actual de los cursos vigentes, así como los que se encuentran en formación y las metas programadas en el Programa anual de indicadores (PAI). ¿Tiene modificaciones? En caso de tener modificaciones: Recibe del Director de la Unidad el Formato de calendarización anual de cursos, realiza las modificaciones necesarias y desecha el formato anterior. Continua con la actividad No. 3 En caso de no tener modificaciones: Imprime el Formato calendarización anual de cursos en original y copia y turna al Director de la Unidad debidamente llenado, firma y recaba firma del Director de la Unidad. Elabora Oficio en original y copia, recaba firma del Director de la Unidad. Envía Oficio original y el Formato de calendarización anual de cursos en original al Director de Planeación y Evaluación, en la copia del Oficio recaba acuse de recibido, anexa la copia del Formato de calendarización anual de cursos y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de Oficios enviados a la Dirección General. FIN DEL PROCEDIMIENTO Autorización del Presupuesto de Horas de los Cursos, del Departamento de Estadística y Control Escolar de la Dirección de Planeación y Evaluación.


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Procedimiento

Nombre: Supervisión a la Impartición de Cursos.

Objetivo: Realizar visitas de supervisión a los instructores en la impartición de cursos para verificar y evaluar el correcto desempeño del proceso de Enseñanza-Aprendizaje, para asegurar el cumplimiento de acuerdo a los Programas de los cursos de capacitación.

Frecuencia:

Eventual.

Normas

Este procedimiento se realiza de acuerdo con la siguiente normatividad:

Los Documentos a revisar en la supervisión a la impartición de los cursos, son los siguientes:

Programa del curso

Cronograma del curso

Cuadro de avance programático

Lista de asistencia (LAD-04)

Registro de evaluación por subobjetivo (RESD-05)

Alcance de las competencias (ACE-05)

Los cursos a supervisar deberán apegarse a los Planes y programas de estudio autorizados por la

Dirección General de Centros de Formación Para el Trabajo, a través del Cuadro de Áreas y

Especialidades vigente, en caso de ser Cursos regulares, Cursos de extensión a la capacitación y/o

Cursos de capacitación acelerada específica, deberán apegarse a los programas autorizados por la

Dirección Académica.

Al final de cada supervisión a la impartición del curso, se deberá levantar el Formato de Supervisión

de Curso, en caso de detectar incumplimiento en la impartición de cursos se levantará un Acta de

hechos al instructor anexando original a su expediente.




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ÁREA



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Asiste y supervisa al instructor durante la impartición del curso. Revisa los Documentos en original que proporciona el instructor durante la Impartición de los cursos y verifica si se cumple con la normatividad establecida en la capacitación del instructor. ¿Hay cumplimiento en la normatividad? En caso de no haber cumplimiento: Elabora Acta de hechos en original y copia, firma, recaba firma del instructor y capacitandos, entrega la copia al Director de la Unidad y el original lo archiva de manera cronológica permanente en el Expediente del instructor. Continúa con la actividad número 3 En caso haber cumplimiento: Elabora el Reporte de supervisión en original para su llenado durante la supervisión realizada, firma y recaba firma del instructor y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de curso correspondiente. Informa de manera verbal al Director de la Unidad sobre el correcto apego a la normatividad en la impartición del curso durante la supervisión realizada. FIN DEL PROCEDIMIENTO


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Procedimiento

Nombre: Elaboración del Reporte del Programa Anual de Indicadores (PAI).

Objetivo: Informar a la Dirección de Planeación y Evaluación, sobre el estado actual de la población escolar atendida en los diferentes servicios que oferta en la Unidad de Capacitación con referencia al PAI.

Frecuencia:

Mensual.

Normas

La información concentrada y emitida en este procedimiento, deberá apegarse a:

Programa anual de indicadores

Registros de Inscripción, Acreditación y Certificación (RACD-02) El envió del Programa anual de indicadores a la Dirección de Planeación y Evaluación deberá ser vía correo electrónico a más tardar el día 28 de cada mes.




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ÁREA



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Extrae y fotocopia el Registros de inscripción, acreditación y certificación (RIACD-02) correspondiente del Expediente del área de capacitación de la unidad del mes correspondiente, para verificar el número de capacitandos atendidos en los diferentes servicios que presta la Unidad Elabora en archivo electrónico el formato Programa Anual de Indicadores (PAI), basado en la información obtenida del Registros de inscripción, acreditación y certificación (RIACD-02). Envía en archivo electrónico el Programa Anual de Indicadores a vía correo electrónico a la Dirección de Planeación y Evaluación para su revisión y validación. Recibe el archivo electrónico el Programa Anual de Indicadores (PAI) vía correo electrónico de la Dirección de Planeación y Evaluación con el visto bueno o la indicación de correcciones al mismo. Corrige e imprime en original el Programa Anual de Indicadores (PAI). Elabora Oficio en original y copia, recaba firma del Director de la Unidad. Envía Oficio original, el Programa Anual de Indicadores original y la copia del Registros de inscripción, acreditación y certificación (RIACD-02). al Director de Planeación y Evaluación, recaba acuse de recibido en la copia del Oficio y archiva de forma cronológica permanente en el Expediente de oficios enviados a la Dirección General. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con los procedimientos: -Integración y Elaboración del Programa Anual de Indicadores y -Seguimiento del Programa Anual de Indicadores, del Departamento de Planeación Programación y Evaluación de la Dirección de Planeación y Evaluación.


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(PAI)

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Procedimiento

Nombre: Elaboración del Reporte de Horas Autorizadas y Ejercidas.

Objetivo: Controlar el uso y la aplicación de los recursos de horas autorizados para la impartición de cursos regulares en el plantel y en acciones móviles.

Frecuencia:

Mensual.

Normas

La información necesaria para este procedimiento, deberá apegarse a la información que se encuentra en

Expedientes del área de capacitación relativa a:

La Relación de cursos vigentes autorizados para pago.




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ÁREA



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Consulta del Expediente del área de capacitación la Relación de cursos vigentes para pagos del mes correspondiente, y verifica el número de horas semana/mes utilizadas durante el mismo. Elabora el Reporte mensual de horas autorizadas y ejercidas en original y copia, de acuerdo a las horas ejercidas en la Unidad. Firma y recaba firma del Director de Unidad en original y copia del Reporte mensual de horas autorizadas y ejercidas Elabora Oficio en original y copia y recaba la firma del Director de Unidad para informar sobre las horas semana mes ejercidas. Envía Oficio original y Reporte mensual de horas autorizadas y ejercidas en original, a la Dirección de Planeación y Evaluación, recaba el acuse de recibido en la copia del Oficio, anexa copia del Reporte mensual de horas autorizadas y ejercidas y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente del área de capacitación de la Unidad. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: -Seguimiento del Ejercicio de Horas de los Cursos, del Departamento de Estadística y Control Escolar de la Dirección de Planeación y Evaluación.


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Procedimiento

Nombre: Integración de Academias Locales por Especialidad.

Objetivo: Crear las Academias en las diferentes especialidades, para evaluar y revisar programas de estudio proponiendo los cambios pertinentes en las Academias Estatales respetando la normatividad con el fin de enriquecer el proceso de capacitación.

Frecuencia:

Eventual

Normas

Las Academias Locales deberán integrarse de acuerdo a los lineamientos establecidos en la Guía Técnico Normativa para la Planeaciòn, Integración, Operación y Seguimiento de las Academias Locales y Estatales (Guía de Academias Locales), emitida por La Dirección Académica.

Por cada una de las especialidades de desempeño ocupacional que se ofrezcan en la Unidad de Capacitación, se establecerá una Academia Local, únicamente cuando su integración sea con un mínimo de tres instructores de la especialidad correspondiente. En caso de solo contar con dos instructores se constituirán como equipo de trabajo y el Director de la Unidad designara al representante de la misma. El Presidente de la Academia Local será designado por el Director de la Unidad debiendo cubrir los siguientes requisitos: A) Contar con un mínimo de tres años de ser instructor en el área de subsistemas de centros de capacitación. B) Haber laborado un mínimo de dos años en sector productivo correspondiente al área de desempeño en la impartición de cursos. C) Haber mostrado un desempeño destacado en las actividades señaladas en los encisos a y b de éste punto. D) Poseer una reconocida autoridad moral. NOTA: En caso de existir alguna especialidad, en la cual solo participe un Instructor, este será designado como Representante de la especialidad. El Presidente de la Academia levanta el Acta de la Constitución de la Academia Local y de reuniones posteriores.




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ÁREA



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Solicita autorización al Director de la Unidad para realizar la conformación de las diferentes Academias Locales y la designación de Presidentes de Academias o Representantes de equipo de trabajo. Elabora el Calendario de reuniones en original y turna al Director de la Unidad para su revisión y validación. ¿Tiene correcciones? En caso de tener correcciones: Realiza las correcciones al Calendario de reuniones, imprime y desecha el anterior. Continua con la actividad número 2 En caso de no tener correcciones: Convoca a los Instructores de cada una de las especialidades, para conformar las reuniones de academias de acuerdo con el Calendario de reuniones original y lo archiva de manera cronológica temporal en el Expediente de Calendario Reunión de Academias. Supervisa la logística de la Reunión, junto con el Presidente de la Academia. Realiza las fotocopias necesarias de la Guía Técnico Normativa para la Planeaciòn, Integración, Operación y Seguimiento de las Academias Locales y Estatales (Guía de Academias Locales) entrega las copias a cada uno de los Instructores participantes, para su conocimiento y dar seguimiento a las Academias Locales. Recibe del Presidente de la Academia o Representante de Equipo al término de la reunión de trabajo el Acta en dos tantos de los acuerdos tomados en la misma. Elabora un Oficio en original y copia, recaba firma del Director de la Unidad, envía Oficio original y el primer tanto del Acta a la Dirección Académica; recaba acuse de recibido en copia del Oficio anexa el segundo tanto Acta y archiva de manera cronológica y permanente en el Expediente de Oficios Enviados a la Dirección General FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: -Supervisión de la Realización de las Academias Estatales por Especialidad, del Departamento de Servicios Académicos de la Dirección Académica


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Procedimiento

Nombre: Elaboración del Plan Anual de Actividades del Área de Capacitación.

Objetivo: Planear y evaluar el cumplimiento de las actividades del Área de Capacitación .

Frecuencia: Anual

Normas

El Plan Anual de las Actividades del Área de Capacitación, se establecerá en relación al:

Manual General de Organización del ICATVER.

Para el desarrollo de este procedimientos se consultan las Referencias normativas de los expedientes que contienen la siguiente información:

Programa Anual de Indicadores del Año (PAI). Calendarización Anual de Cursos. Calendarización Mensual de Cursos. Plan de desarrollo Académico Anual.




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ÁREA



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Consulta en los Expedientes del área de capacitación la información necesaria, para establecer las actividades que se programaran durante el año, mismas que se derivan de las Referencias normativas. Elabora el formato Plan anual de actividades del Área de capacitación, en archivo electrónico, turna al Director de la Unidad para su revisión y aprobación. ¿Tiene observaciones o correcciones? En caso de no estar correcto: Realiza las modificaciones necesarias al formato Plan Anual de Actividades del Área de capacitación. Continúa en la actividad no.2. En caso de estar correcto: Imprime el Plan anual de actividades del Área de Capacitación, en original, firma y recaba la firma del Director de la Unidad de Capacitación. Elabora Oficio en original y copia envía Oficio Original y Plan anual de actividades del Área de capacitación original al Director de la Unidad de Capacitación, en la copia de Oficio recaba rubrica de visto bueno y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de Oficios Internos. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


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Procedimiento

Nombre:

Elaboración de la Relación de los Cursos Vigentes.

Objetivo:

Elaborar el concentrado general de cursos regulares vigentes que se imparten en la Unidad de Capacitación para realizar el trámite de pago de instructores.

Frecuencia: Quincenal

Normas

El Concentrado de cursos se realiza de acuerdo a los cursos vigentes e iniciados en la Unidad de Capacitación, tomando como base los siguientes aspectos:

Verificar que el curso se encuentre vigente e incluido en el Cuadro de Áreas, Especialidades y Cursos autorizado por la Dirección General de Centros de Formación para el Trabajo de la SEP.

Contar con Instructor autorizado por la Dirección Académica para impartir curso.

Disponer del Recurso en horas para su impartición.

Circular de fecha de entrega a la Dirección Académica.

En caso de reportar cursos de inicio se deberá elaborar Formato Único de Autorización de curso y Registro de Inscripción (Formato RIACD-02). Cumplir con la Normatividad Interna del Instituto, para efectos de pago de Instructores.

La Relación de cursos deberá contener los siguientes datos:

Unidad que corresponde. Periodo en que se reporta. Nombre del instructor. Nombre del curso. Duración en horas del curso. Duración horas semana/mes Periodo del curso (fecha inicio/fecha término). Días y horario Cantidad de capacitandos. Lugar que se imparte el curso. Firma (elaboración y visto bueno)




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ÁREA


Jefe de Área de Capacitación.

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Extrae y fotocopia los Registros de Inscripción, acreditación y certificación (RIACD-02) correspondiente del Expediente del área de capacitación de la Unidad, con la información de los capacitandos que se encuentran vigentes en algún curso. Elabora la Relación de cursos vigentes de inicio en original y copia, firma y recaba firma del Director de Unidad. Elabora Oficio en original y copia, recaba firma del Director de Unidad. Envía Oficio original, la Relación de cursos vigentes original y la copia del Registros de Inscripción, acreditación y certificación (RIACD-02) a Dirección Académica, recaba acuse en la copia de Oficio anexa copia de la Relación de cursos vigentes y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de capacitación. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: Validación y Elaboración de Concentrado General de Cursos Vigentes del Departamento de Servicios Académicos de la Dirección Académica.


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Procedimiento

Nombre: Elaboración de Informe del Estudio de Seguimiento de Egresados.

Objetivo: Evaluar y retroalimentar al sistema de capacitación, por medio del análisis de la información captada del egresado, en cuanto a su ubicación y desempeño laboral dentro del sector productivo de bienes y servicios.

Frecuencia: Semestral.

Normas

El Estudio de Seguimiento de egresados, se lleva a cabo de acuerdo a la Guía técnico normativa para el estudio de seguimiento de egresados. El Estudio de Seguimiento de egresados se realiza mediante la aplicación de dos encuestas a los egresados seleccionados que son:

1. Encuesta para egresados 2. Encuesta para empresas (donde se encuentran laborando el egresado en caso de ser

asalariado). Nota: Las encuestas mencionadas se encuentran impresas en una sola hoja. El análisis de los resultados de las encuestas se realiza por medio del Concentrado de resultados de egresados. La elaboración del Informe de estudio de seguimiento de egresados deberá de contener la siguiente información:

1. Introducción. 2. Objetivos del estudio. 3. Análisis e interpretación de resultados. 4. Gráficos de los resultados 5. Conclusiones. 6. Directorio de egresados. 7. Listado depurado de los candidatos. 8. Concentrado de los resultados de las encuestas

El seguimiento de egresados se realiza en dos periodos de manera anual como se indica : Primer periodo: Egresados de Enero a Junio Segundo periodo: Egresados de Julio a Diciembre Registros de inscripción, acreditación y certificación (RIACD’S) Encuesta sobre la situación ocupacional del egresado (ECOLE)



Dirección de Unidad Jefe de Área de Vinculación

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ÁREA


Jefe de Área de Vinculación

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Elabora una Tarjeta en original y copia, la firma, turna la original al Jefe de Área de Capacitación para solicitar los Registros de inscripción, acreditación y certificación (RIACD´S) de manera electrónica o impresa de todos y cada uno de los cursos que terminaron en el periodo a analizar, recaba acuse de recibido en la copia de la Tarjeta y lo archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de seguimiento de egresados. Recibe una copia de los RIACD´S de manera directa del Jefe de Área de Capacitación y elabora en archivo electrónico un Directorio de egresados de los diferentes cursos con la información solicitada al área de capacitación, ordenándolos por curso de cada especialidad para su análisis. Archiva los RIACD´S de manera cronológica permanente en el Expediente de seguimiento de egresados. Depura el Directorio de egresados en archivo electrónico y verifica que los egresados aparezcan una sola vez y realiza el listado de egresados, en archivo electrónico. Aplica al Listado de egresados en archivo electrónico la fórmula y el procedimiento que señala la Guía técnico normativa para seleccionar a los candidatos a encuestar. Imprime en un tanto el Listado de egresados seleccionados. Fotocopia los tantos necesarios del formato de la Encuesta sobre la situación ocupacional del egresado (ECOLE) que se encuentra en la Guía técnico normativa, para su aplicación y enumera los formatos de acuerdo a los candidatos seleccionados del Listado de egresados seleccionados. Elabora Oficio en original y copia, lo firma y turna el original al Director de la Unidad de Capacitación para informarle las actividades a desarrollar en la aplicación de encuestas a los candidatos seleccionados. Recaba acuse de recibo en la copia y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de seguimiento de egresados. Aplica el formato de la Encuesta sobre la situación ocupacional del egresado (ECOLE) a los seleccionados, como lo establece la Guía Técnico Normativa para la elaboración de Seguimiento de Egresados.


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ÁREA



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Captura en un concentrado del formato ECOLE, en archivo electrónico la información contenida en los formatos ECOLE para realizar un análisis e interpretación de resultados y archiva los formatos de Encuesta sobre la situación ocupacional del egresado (ECOLE) aplicadas a los egresados de manera cronológica permanente en el Expediente de Seguimiento de Egresados. Elabora, analiza e interpreta los resultados obtenidos del formato ECOLE y elabora las graficas correspondientes para elaborar el Informe de Estudio de seguimiento de egresados lo respalda en archivo electrónico y graba los archivos en CD. Imprime en un tanto los documentos que integran el Informe de estudio de seguimiento de egresados. Elabora Oficio en original y copia, recaba la firma del Director de la Unidad de Capacitación, anexa al Oficio original el CD, lo envía a la Dirección de Vinculación, en la copia del oficio recaba acuse de recibido y anexa un tanto del Informe de Estudio de Seguimiento de Egresados. Archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de seguimiento de Egresados. FIN DE PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: -Elaboración del Informe Resultados del Seguimiento de Egresados Estatal, del Departamento de Enlace con el Sector Social y Productivo de la Dirección de Vinculación.


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Procedimiento

Nombre: Elaboración de Propuestas de Convenios de Capacitación.

Objetivo: Promover y concertar convenios con el sector productivo de bienes y servicios para la impartición de cursos de capacitación.

Frecuencia: Eventual

Normas

La Dirección de Vinculación validará la propuesta de los convenios en materia de capacitación y serán revisados por el Departamento de Apoyo Normativo del ICATVER. De acuerdo con el Decreto de Creación del ICATVER, El Director General es la persona facultada para la suscribir Convenios.




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Realiza visitas al Sector Productivo y promueve los servicios que brinda la Institución para concertar convenios o contratos. Acuerda con la Institución vinculada el objeto del Convenio. Elabora en archivo electrónico la Propuesta de convenio, elabora Oficio en original y copia, recaba firma del Director de Unidad, envía Oficio original con la Propuesta de convenio en archivo electrónico a la Institución vinculada, para que revise y/o adecue las cláusulas derechos y obligaciones, en la copia del Oficio recaba acuse de recibo y archiva de manera cronológica permanente en Expediente de oficios de dirección. Pasa el tiempo. Recibe en archivo electrónico la Propuesta de convenio revisada por la Institución vinculada, realiza los cambios o adecuaciones pertinentes en la Propuesta de convenio. Elabora Oficio original y copia, recaba firma del Director de Unidad, envía Oficio original y vía electrónica la Propuesta de convenio corregida a la Dirección de Vinculación, para su aprobación. Recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y archiva de manera cronológica permanente en Expediente de oficios de dirección. Pasa el tiempo. ¿Se aprobó la Propuesta de convenio? En caso de no aprobarse: Informa y acuerda vía telefónica con la Institución vinculada, acerca de las adecuaciones a realizar para la elaboración del Convenio. Realiza los cambios necesarios en archivo electrónico a la Propuesta de convenio. Continúa con la actividad número 3. Pasa el tiempo. En caso de validarse: Elabora Oficio en original y copia a fin de enviar la Propuesta de convenio a la Institución vinculada, recaba firma del Director de Unidad, envía el Oficio original con un tanto de la Propuesta de convenio a la Institución vinculada, recaba acuse de recibido en la copia del Oficio y archiva de manera cronológica permanente en Expediente de oficios de la dirección.


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ÁREA



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Acuerda vía telefónica con la Institución vinculada, la fecha para la firma del Convenio. Imprime los tantos necesarios del Convenio que se utilizarán en el protocolo. Pasa el tiempo. Asiste al acto protocolario, en los tantos del Convenio recaba firmas del Director General, el representante de la Institución vinculada y de los vocales y testigos. Entrega los tantos necesarios del Convenio a la Institución Vinculada. Elabora Oficio en original y copia, recaba firma del Director de Unidad, envía a la Dirección de Vinculación el Oficio original y un tanto del Convenio, en la copia del Oficio recaba acuse de recibo y archiva con un tanto del Convenio de manera cronológica permanente en Expediente de convenios. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: -Reporte Global de las Acciones de Vinculación del Departamento de Enlace con el Sector Social y Productivo de la Dirección de Vinculación.


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Procedimiento

Nombre: Integración de Comité Técnico Consultivo de Vinculación con el Sector Productivo. (CTCVSP)

Objetivo: Asegurar una relación estrecha y permanente entre los planteles del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz y el sector productivo de bienes y servicios para coadyuvar en el desarrollo armónico de la localidad, proporcionando los servicios de capacitación para y en el trabajo, idóneos a los requerimientos de mano de obra calificada mediante la realización de acciones conjuntas de mutuo interés.

Frecuencia:

Eventual

Normas

El Comité Técnico consultivo de Vinculación con el Sector Productivo (CTCVSP), se realiza de acuerdo a los Lineamiento para la constitución, operación y funcionamiento del Comité Técnico Consultivo de Vinculación con el sector productivo, éste llevará acabo reuniones ordinarias y extraordinarias que serán ratificadas mediante Actas de Asamblea General Ordinaria o Extraordinarias del Comité Técnico Consultivo de Vinculación con el Sector Productivo de la Unidad.




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Acuerda con el Director de Unidad la propuesta para la conformación del Comité Técnico Consultivo de Vinculación con el Sector Productivo (CTCVSP). Realiza una Lista de posibles candidatos en original de los diferentes sectores productivos de bienes y servicios Autoridades Municipales, Educativas y Sociales. Visita en base a la Lista de posibles candidatos a cada uno de los posibles candidatos, proporciona información acerca del objetivo del CTCVSP, invitándoles a formar parte del mismo. ¿Acepta invitación para formar parte del CTCVSP? En caso de no aceptar: Descarta al candidato seleccionado y remplaza por otro. Fin. En caso de aceptar: Agenda y confirma fecha de reunión con el Director de Unidad. Elabora Oficios en original y copia, para hacer la invitación formal, recaba firma del Director de Unidad. Envía Oficios originales a los interesados que aceptaron integrar el CTCVSP, para que confirmen su asistencia, recaba acuse de recibido en la copia de cada oficio y archiva de manera cronológica permanente en Expediente de Oficios de la Unidad. Pasa el tiempo Realiza protocolo para la asamblea y toma de protesta, procede a dar lectura de los compromisos de cada uno de los integrantes, de acuerdo a los Lineamientos de operación del Comité Técnico Consultivo de Vinculación con el Sector Productivo. Anota los acuerdos establecidos en la reunión para su seguimiento. Elabora Acta Constitutiva del CTCVSP, en archivo electrónico. Imprime en tres tantos, recaba firma y rúbrica de los integrantes.


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7

Elabora Oficio en original y copia, recaba firma del Director de Unidad, envía Oficio original y un tanto del Acta constitutiva a la Dirección de Vinculación para su conocimiento. Recaba acuse de recibido en la copia de oficio, anexa el segundo tanto del Acta constitutiva y lo archiva de manera cronológica permanente en Expediente de oficios de la Unidad. El tercer tanto del Acta constitutiva lo archiva en Expediente de CTCVSP. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: -Elaboración del Reporte de Actividades de Acciones de Vinculación del Jefe de Área de Vinculación de la Dirección de Unidad.


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Procedimiento

Nombre: Elaboración del Reporte de Actividades de Vinculación.

Objetivo: Informar a la Dirección de Vinculación de las actividades de vinculación con los Sectores Productivos y de Servicios Público, Privado y Social.

Frecuencia: Mensual.

Normas

Las acciones de vinculación deben realizarse con la participación de los Sectores Productivos y de Servicios, de acuerdo a la Guía Técnico Normativa para el Registro y Reporte de la información de las acciones de vinculación de los Centros de Capacitación para y en el Trabajo (ICAT) con los Sectores Productivos y de Servicios Público, Privado y Social. Los resultados de las acciones deben ser registrados y concentrados en forma cuantitativa y cualitativa de manera mensual. El Reporte de la información de las acciones de vinculación con los Sectores Productivos y de Servicios está integrado por los formatos V-01, V-02 y V-03. El Reporte de la información de las acciones de vinculación con los Sectores Productivos y de Servicios, deberá informarse a la Dirección de Vinculación de manera impresa y electrónica durante los primeros días de cada mes.




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Registra en Agenda física los horarios y fechas de las acciones y actividades de vinculación en forma diaria para llevar un registro. Realiza las acciones y actividades que señala la Agenda de acuerdo a la fecha y hora establecida, anota los acuerdos o resultados en la misma, para darle seguimiento cuando se requiera; toma fotografías de manera digital, de los eventos más relevantes para obtener evidencias que anexar al Registro mensual de actividades de vinculación (Formato V-01) y (Formato V-02). Solicita de manera directa al Jefe de Área de Capacitación Información de convenios para el llenado del (Formato V-03). Recibe de forma impresa del Jefe del Área de Capacitación, una copia de la información de convenios, solicitada en la cual se identifican los cursos que se iniciaron durante el mes. Pasa el tiempo. Captura en archivo electrónico, el total de actividades realizadas durante el mes a reportar en el Registro mensual de actividades de vinculación (Formato V-01), ordenadas por fecha, especificando el nombre de las actividades con una breve descripción, para generar la información del (Formato V-02). Registra en archivo electrónico los resultados cuantitativos en el (Formato V-02), de acuerdo al (Formato V-01); para integrar el Registro mensual de actividades de vinculación. Captura en archivo electrónico Información de convenios de los cursos iniciados durante el mes, derivados de la firma de convenios, en el (Formato V-03). Especificando el Convenio del cual se deriva el curso, nombre del curso, modalidad, localidad en donde se está desarrollando, fecha de inicio y término. Archiva de manera cronológica permanente la Información de convenios en el Expediente de documentos recibidos. Concentra las Evidencias en medios electrónicos (fotografías y documentos escaneados) para ser grabados. Realiza la grabación en CD de las Evidencias.


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Jefe Área de Vinculación

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Elabora el Reporte de la información de las acciones de vinculación con los Sectores Productivos y de Servicios, el cual está integrado por los formatos V-01, V-02 y V-03. Imprime el Reporte de la información de las acciones de vinculación con los Sectores Productivos y de Servicios en dos tantos; y recaba la firma del Director de la Unidad de Capacitación. Elabora Oficio en original y dos copias dirigido al Director de Vinculación para la entrega del Reporte de la información de las acciones de vinculación con los Sectores Productivos y de Servicios, recaba la firma del Director de la Unidad de Capacitación. Envía Oficio original a la Dirección de Vinculación; anexando el Reporte de la información de las acciones de vinculación con los Sectores Productivos y de Servicios en un tanto y el CD de Evidencias, envía la primera copia del Oficio a la Dirección General para conocimiento y en la segunda copia recaba acuse de recibo, le anexa el segundo tanto del Reporte de la información de las acciones de vinculación con los Sectores Productivos y de Servicios y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de reportes enviados a la Dirección de Vinculación. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: -Reporte Global de las Acciones de Vinculación, del Departamento de Enlace con el Sector Social y Productivo de la Dirección de Vinculación.


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Procedimiento

Nombre: Actualización del Directorio Empresarial.

Objetivo: Mantener actualizados los directorios de las empresas e instituciones de la zona de influencia a la Unidad de Capacitación a fin de establecer comunicación estrecha para efectuar una mejor detección y atención de necesidades de capacitación.

Frecuencia: Anual.

Normas

La actualización del Directorio empresarial de la Unidad de Capacitación, se elaborara en el Formato denominado Directorio Empresarial, en éste, se incluirá el Sector Público, Privado y Social. La actualización del Directorio empresarial de la Unidad de Capacitación se llevará a cabo de manera anual. La Actualización del Directorio empresarial de la Unidad de Capacitación se elaborará a través de consultas telefónicas, vía Internet y visitas a las cámaras de comercio y Empresas privadas públicas y sociales. Los campos que incluye el Directorio empresarial son:

Razón Social

Representante legal

Sector Público, Privado, Social.

Domicilio

Localidad

Teléfonos/E-mail

No. de Trabajadores

Tamaño de la empresa

Giro de la actividad

Productos generados

Tipo de vínculo con el ICATVER La actualización del Directorio empresarial de la Unidad de Capacitación deberá ser remitida a la Dirección de Vinculación en el mes de agosto.




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Elabora una Tarjeta en original y copia, la firma y turna original al Director de la Unidad, para solicitar apoyo e informarle las actividades a realizar para la actualización del Directorio empresarial. Recaba acuse de recibido en la copia de la Tarjeta y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de tarjetas informativas. Corrobora vía telefónica y/o visita las Empresas privadas, públicas y sociales existentes para verificar los datos registrados en el Directorio empresarial del año anterior. Consulta en diversos medios externos el desarrollo socioeconómico de la región, visita las cámaras industriales y de comercio establecidas dentro del área de influencia de la Unidad de Capacitación, para detectar la creación de nuevas empresas: pública, privada y social. Contacta o visita las nuevas empresas, solicita la información requerida para la actualización del Directorio empresarial con el sector público, privado y social. Pasa el tiempo. Depura, captura y actualiza en archivo electrónico los datos necesarios para actualizar el Directorio Empresarial. Elabora Oficio en original y copia, recaba firma del Director de la Unidad de capacitación y graba CD. Imprime en dos tantos el Directorio empresarial, envía a la Dirección de Vinculación el Oficio original y un tanto del Directorio empresarial para su cumplimiento y consulta, en la copia del Oficio recaba firma de acuse de recibido y archiva de manera cronológica permanente en Expediente de oficios enviados a Dirección General. El segundo tanto del Directorio empresarial lo archiva de manera cronológica permanente en Expediente del área de Vinculación. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


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Procedimiento

Nombre: Promoción y Difusión de los Servicios de Capacitación.

Objetivo: Promover al sector productivo, social y de servicios en el área de influencia de cada Unidad de Capacitación del ICATVER, (los servicios de capacitación que se brindan), para implementar cursos de las diferentes especialidades a fin de mejorar la calidad de vida de los capacitandos y la productividad de la zona.

Frecuencia: Mensual

Normas

Los servicios de capacitación del ICATVER son: Cursos Regulares (CR), Cursos de Extensión (CE), Cursos de Capacitación Acelerada Especifica (CAE); y Exámenes de reconocimiento oficial a la competencia ocupacional (ROCO). La Promoción y difusión de los servicios de capacitación, se realizará en diferentes medios considerando los elementos de imagen institucional. 1. Campañas.- Empleadas en un periodo determinado para un fin específico para dar a conocer en términos generales, los servicios de capacitación que se ofrecen. 2. Medios de comunicación:

a) Medios impresos.- Periódicos, folletos, volantes carteles y catálogo de servicios. b) Medios audio visuales.- Radio, TV e Internet. c) Medios directos.- Conferencias, pláticas, demostraciones. d) Medios indirectos.- Mantas, murales, voceo móvil.




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Recibe del Jefe de Área de Capacitación, en original y archivo electrónico la Calendarización mensual de cursos regulares que están por concluir, para la programación de servicios de capacitación. Analiza, los servicios de capacitación (CE, CAE y ROCO) que promoverá en el mes y en base a la Calendarización mensual de cursos regulares realiza Programación de servicios de capacitación en original y copia, para realizar la promoción y difusión de los servicios de capacitación. Archiva de manera cronológica permanente la Calendarización mensual de cursos regulares, en Expediente de Vinculación. En base a la Programación de servicios de capacitación. Detecta el tipo de material necesario y el medio de comunicación que utilizará para la promoción y difusión de los servicios de capacitación, elabora Muestra en archivo electrónico del medio de comunicación a utilizar y elabora en original y copia Lista de requisición de material para su autorización. Elabora Tarjeta en original y copia, firma y envía original al Director de la Unidad con el original de la Programación de servicios de capacitación y Lista de requisición de material, para que autorice los recursos materiales necesarios. Recaba firma de visto bueno en la copia de Tarjeta con las copias de la Programación para promoción y difusión y en Lista de requisición de material y archiva de manera cronológica permanente en Expediente de Vinculación. Pasa el tiempo Recibe los Recursos materiales de acuerdo a la Lista de requisición de material, realiza promoción de los servicios de capacitación, a través de los diferentes Medios de comunicación. (Distribuye “medios impresos” en los diferentes sectores de la población y Difunde en “medios audiovisuales” y “medios indirectos” los servicios de capacitación), para lograr la conformación de grupos de capacitación. Pasa el tiempo. ¿Se conformó el grupo de capacitación?


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ÁREA



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En caso de no conformarse Calendariza en el mes siguiente, para realizar la promoción y difusión de los servicios de capacitación. Continúa con la actividad 2 En caso de conformarse Elabora en original Informe mensual, para informar acerca del impacto de la promoción y difusión para la apertura de cursos y Tarjeta original los firma y los turna al Director de la Unidad para su conocimiento y efectos. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: -Reporte Global de las Acciones de Vinculación del Departamento de Enlace con el Sector Social y Productivo de la Dirección de Vinculación.


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Procedimiento

Nombre: Comprobación del Pago de Recibos de Nómina del Personal.

Objetivo: Concentrar y reportar el respaldo documental de los recibos del pago de nomina que sirven de soporte de las transferencias y cheques emitidos como pago de percepciones al personal que labora.

Frecuencia:

Quincenal

Normas

El Jefe del Área Administrativa de la Unidad de Capacitación deberá realizar este procedimiento de acuerdo con la siguiente normatividad:

I. Decreto de creación del ICATVER publicado en la Gaceta oficial el día 2 de septiembre de 1993 que da sustento legal al Instituto.

II. Contrato Colectivo del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz.

III. Estatuto Interno del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz.

Para validación de los Recibos de Pago de nómina que se reciben por parte de la Dirección Administrativa se tomará como base la Plantilla de personal que se actualizará cada mes por el Jefe de Área Administrativa y se archivará en Expediente del área administrativa.



Dirección de Unidad Jefe de Área Administrativa

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ÁREA


Jefe del Área Administrativa

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Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Humanos en archivo electrónico Recibos de Pago de nómina del personal adscrito a la Unidad de Capacitación, vía correo electrónico para su revisión. Consulta y valida que de acuerdo con la Plantilla de personal actualizada, el archivo de los Recibos de pago, se encuentren correctos y completos. ¿Están completos y/o correctos los recibos? En caso de no estar completos y/o correctos los recibos: Solicita vía correo electrónico al Jefe de Departamento de Recursos Humanos los Recibos de pago de nómina del personal que estén pendientes o incorrectos. Continúa con la actividad No. 1 En caso de que estén completos y/o correctos los recibos: Imprime en tres tantos Recibos de pago de nómina del personal adscrito a la Unidad de Capacitación. Entrega primer tanto del Recibo de pago al personal administrativo y docente que corresponda, recaba firma de recibido en el segundo y en el tercer tanto. Elabora Relación de recibos de nómina firmados del personal administrativo y docente en original y copia de acuerdo a los Recibos de pago entregados. Elabora Oficio en original y copia, anexa el segundo tanto de los Recibos de Pago de nómina y la Relación de recibos de nómina firmados en original. Envía Oficio original a la Dirección Administrativa, recaba acuse de recibido en la copia del oficio y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de Oficios enviados, así mismo el tercer tanto de los Recibos de pago lo archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta recibos de nómina. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


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Procedimiento

Nombre: Registro y Control de Permisos e Incidencias del Personal.

Objetivo:

Elaborar documento que refleje las incidencias por aplicar en las remuneraciones al personal, conforme lo establecen los lineamientos de registro de asistencia emitidos por la Dirección Administrativa y las disposiciones legales vigentes, para su aplicación en la elaboración de la nómina.

Frecuencia: Quincenal

Normas

IV. Decreto de creación del ICATVER publicado en la gaceta oficial del día 2 de septiembre de 1993 que da sustento legal al Instituto.

V. Contrato Colectivo del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz.

VI. Estatuto Interno del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz.

VII. Ley Federal del Trabajo

VIII. Lineamientos de registro de asistencia emitidos por la Dirección Administrativa del Instituto.

IX. Sistema Informático para el registro de asistencia llamado Bio-Smart, reloj de huella digital.

X. Para la elaboración del Reporte de incidencias del personal Administrativo, se llenará de acuerdo al siguiente criterio:

a) En periodo, el correspondiente a la quincena de trabajo. b) Unidad de Capacitación: Nombre de la Unidad de adscripción al cual pertenece el

trabajador dentro del Instituto. c) Nombre del trabajador: Nombre completo del empleado iniciando con apellido paterno,

materno y nombres. d) Puesto: El puesto que desempeña el trabajador dentro de la Unidad de Capacitación e) Fecha: La fecha de incidencia en que incurre el trabajador. f) Retardos (R) acumulados: Ingresar los registros de asistencia del personal conforme a los

siguientes criterios:

De 9:11 a 9:29 con 4 R: le corresponde un día de descuento.



Después de 10:01: le corresponde un día de descuento.

Omisión de registro de un día: le corresponde un día de descuento.

Falta o ausencia injustificada de un día: le corresponde un día de descuento.


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Normas

g) Faltas Justificadas: Ingresar los permisos, incapacidad médica, oficios de comisión, rol de guardia, oficios que emita la Dirección Administrativa indicando la suspensión de labores, memorándum o circulares que emite la Dirección de la Unidad.

h) En días a descontar: Ingresar el número de días por incurrir en incidencias que se

aplicarán de descuento en la elaboración de la nómina, estos descuentos los aplica el Departamento de Recursos Humanos de la Dirección General.

XI. Para la elaboración del Reporte de incidencias del personal Docente, se llenará de acuerdo al

siguiente criterio:

a. En periodo, el correspondiente a la quincena de trabajo. b. Unidad de Capacitación: Nombre de la Unidad de adscripción al cual pertenece el

trabajador dentro del Instituto. c. Nombre del trabajador: Nombre completo del empleado iniciando con apellido paterno,

materno y nombres. d. Puesto: El puesto que desempeña el trabajador dentro de la Unidad de Capacitación. e. Fecha: La fecha de incidencia en que incurre el trabajador. f. Retardos acumulados: Ingresar los registros de asistencia del personal conforme a los

siguientes criterios:

De 11 a 20 minutos de la hora de entrada correspondiente con 1 R: Le corresponde media hora de descuento

De 21 a 60 minutos con 1 R: le corresponde una hora de descuento

Omisión de registro: le corresponde descontar el total de la sesión.

Falta o ausencia injustificada: le corresponde descontar el total de horas de la sesión.

i) Faltas Justificadas: Ingresar los permisos, incapacidad médica, oficios de comisión, oficios

que emita la Dirección Administrativa indicando la suspensión de labores, memorándum, oficios y circulares que emita la Dirección de la Unidad.

j) Horas a descontar: Ingresar el número de horas a descontar incurridos en incidencias que

se aplicarán para el descuento en la elaboración de la nómina.


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Normas

XII. En el Formato control de incidencias del personal, deberán ser revisados los siguientes contenidos:

a) Nombre: Nombre completo iniciando con apellido paterno, materno y nombres. b) Puesto: Cargo que ocupa el trabajador en la unidad de adscripción. c) Fecha de Solicitud: Fecha en que elabora y solicita la justificación al departamento. d) Fecha del permiso: Fecha en que incurrirá en una incidencia. e) Horario solicitado: El rango de tiempo en horas en el que tendrá la ausencia. f) Motivo de solicitud: Debe estar marcado con una X el motivo de ausencia. g) Especificar en todos los casos: Breve descripción del motivo de la ausencia. h) Autorización: Firma del Jefe inmediato del trabajador que autoriza el permiso. i) Solicitante: Nombre y firma del trabajador que solicita el permiso.

XIII. El Formato Lista de Asistencia en Acciones Móviles del Personal Docente

deberá ser llenado de acuerdo a los siguientes rangos:

a. Nombre: Nombre completo iniciando con apellido paterno, materno y nombres. b. Puesto/especialidad: Cargo y especialidad que ocupa el empleado en la Unidad de

Adscripción. c. Periodo: El que corresponde a la quincena. d. Fecha: Fechas que imparten el curso. e. Nombre del curso: Nombre del curso que imparten. f. Lugar que se imparte: El domicilio de la acción móvil donde imparte sus clases. g. Entrada: El horario de inicio de clases con que se dio de alta su curso. h. Salida: El horario de conclusión de clases del curso. i. Firma del Trabajador: Firma del trabajador por los cursos que tenga activo. j. Vo.Bo. Nombre y firma del Jefe del Área de Capacitación.

XIV. Los Justificantes en las incidencias del personal se constituyen por los siguientes documentos en

original:

a) Formato de control de incidencias de personal. b) Oficios de Comisión. c) Memorándums. d) Incapacidades Médicas. e) Circulares. f) Comunicados.




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ÁREA


Jefe de Área Administrativa

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Descarga en el sistema “Bio-Smart” los Registros de asistencia del personal del periodo que corresponda para calcular incidencias. Emite e imprime del sistema “Bio-Smart” por separado la Lista de registros de asistencia del personal administrativo y docente en original y copia, señala las incidencias en que incurrió el trabajador durante la quincena. Recibe de personal docente la Lista de asistencia en acciones móviles del personal docente en original y señala las incidencias en que incurrió el trabajador durante la quincena. Recibe del personal administrativo y docente los Justificantes en original que indiquen suspensión de labores y/o señalan la justificación de inasistencia registradas en la Lista de registros de asistencia del personal administrativo y docente y en la Lista de asistencia en acciones móviles del personal docente. Determina y concentra las incidencias a aplicar. Elabora el Reporte de Incidencias de personal administrativo y docente en original y copia, firma y recaba firma del Director de la Unidad. Reproduce una copia de los Justificantes. Elabora el Oficio en original y copia, recaba firma del Director de la Unidad, envía al Director Administrativo el Oficio original, el original del Reporte de incidencias del personal administrativo y docente, original de la Lista de asistencia en acciones móviles, el original de la Lista de registros de asistencia del personal administrativo y docente y los Justificantes en original que indiquen o justifiquen la ausencia de labores, recaba acuse en la copia del Oficio y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de oficios enviados. Archiva de manera cronológica permanente la copia de la Lista de registros de asistencia del personal administrativo y docente, copia del Reporte de incidencias del personal administrativo y docente y la copia de los Justificantes en la Carpeta de Reporte de Incidencias de la Unidad. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: -Registro y Control de Permisos e Incidencias del Personal del Departamento de Recursos Humanos de la Dirección Administrativa.


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Procedimiento

Nombre: Conformación de Expedientes del Personal

Objetivo:

Contar con la información completa y necesaria de la formación profesional y personal de cada empleado administrativo, técnico manual y docente de la Unidad de Capacitación de conformidad con lineamientos establecidos en materia laboral.

Frecuencia: Periódica

Normas

El Jefe de Área Administrativa, deberá realizar este procedimiento de acuerdo con la siguiente normatividad: XV. Decreto de creación del ICATVER publicado en la Gaceta oficial del día 2 de septiembre de

1993 que da sustento legal al Instituto.

XVI. Contrato Colectivo de Trabajo del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz.

XVII. Estatuto Interior del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz.

XVIII. Ley Federal del Trabajo

XIX. Los Oficios, Circulares y demás disposiciones aplicables que emita la Dirección General del ICATVER

XX. Requisitos sobre los Documentos para integración del expediente básico de personal y que deberán estar ordenados de la siguiente manera:

Curriculum, síntesis de los estudios de formación académica, actualización profesional, desempeño laboral y datos personales.

Documentos de Educación, soporte de los estudios realizados con validez oficial.

Documentos de Formación, soporte de actualización profesional.


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Normas

Documentos de Experiencia, Soporte del desempeño laboral realizado (constancias laborales, cartas de recomendación, Recibos de nómina, Actas de finiquitos o liquidaciones, etc.)

Información Confidencial: o Cédula de Registro de Personal (proporcionada por el ICATVER) o Acta de Nacimiento o Clave Única de Registro de Población (CURP) o Credencial de Elector IFE o Comprobante de domicilio actual o Constancia de No Inhabilitación o Numero de Seguridad Social (NSS emitido por el Instituto Mexicano del Seguro

Social) o Registro Federal de Causantes (RFC emitido por la Secretaria de Hacienda y

Crédito Publico) o Certificado Médico emitido por el Instituto Mexicano del Seguro Social o un

Centro de Salud del Estado de Veracruz. o Cartilla del Servicio Militar Liberada, en caso de personas de sexo masculino. o Carta de Autorización para la Aplicación del Subsidio para el Empleo

(proporcionada por el ICATVER) o Dos Fotografías tamaño infantil con fondo blanco a color camisa o blusa roja. o Anexos a la Información confidencial.




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Área Actividad Descripción


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3A 4

Recibe copia de Oficio de dictamen técnico del personal del Director de la Unidad, donde indica que el empleado cubre con el perfil para ocupar el puesto. Adjunta y archiva el Oficio de dictamen técnico del personal en el apartado de Información confidencial del Expediente básico de personal. Elabora y turna al aspirante al puesto Solicitud de documentos para expediente básico de personal en original y anexa Cédula de registro de personal y Carta de autorización para la aplicación del subsidio este forma parte de los Documentos para integrar el expediente de personal en un solo tanto para su efectiva requisición. Recibe del aspirante al puesto copia de los Documentos para integrar el expediente de personal del aspirante al puesto, ordena y verifica que estén completos conforme los requisitos para integrar un expediente. ¿Están completos los documentos para el expediente? En caso de no estar completa la documentación para integrar el expediente: Elabora Memorándum en original y una copia, en donde indica la documentación faltante para integrar el Expediente personal, lo firma, turna original al aspirante al puesto y en la copia recaba acuse y la archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de memoranda. Continúa con la actividad No. 3 En caso de estar completa la documentación para integrar el expediente: Elabora en un tanto el Expediente básico del personal con el nombre completo y lugar de inscripción, integra en este la copia de los Documentos personales y reproduce un tanto del Expediente básico del personal ya integrado y la archiva de manera cronológicamente permanente en el Expediente personal.


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Área Actividad Descripción


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Elabora Oficio en original y copia, recaba firma del Director de la Unidad y envía Oficio original y el tanto del Expediente básico de personal a la Dirección Administrativa, recaba acuse en la copia del Oficio y la archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios enviados. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: -Control de Expedientes del Personal, del Departamento de Recursos Humanos de la Dirección Administrativa.


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Procedimiento

Nombre: Elaboración de Solicitud de Presupuesto para la Dirección Administrativa.

Objetivo: Recibir recursos financieros de la Dirección Administrativa para solventar los gastos de operación que requiere la Unidad de Capacitación.

Frecuencia:

Mensual.

Normas

La normatividad que se aplica para desarrollo del procedimiento es la siguiente: Código Financiero para el Estado de Veracruz. Lineamientos de Racionalidad Presupuestal emitidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación. Principios de Contabilidad Gubernamental Sistema Bancario A la Solicitud de presupuesto mensual de la Unidad de Capacitación se le deberá anexar:

- Oficio de Solicitud de presupuesto firmado por el Director de la Unidad de Capacitación, cantidad solicitada con número y letra.

- Orden de pago por la cantidad solicitada, firmada por el Director de la Unidad de Capacitación y Jefe de Área Administrativa.

- Recibo por la cantidad solicitada firmado por el Director de la Unidad de Capacitación. La Póliza de diario deberá contener:

- Nombre del Instituto - Fecha de elaboración de la póliza - Número de la póliza - Concepto de la póliza - Número de cuenta - Número de departamento - Concepto o movimiento - Cargos - Abonos - Sumas iguales - Firma de elaboración, revisión y autorización.




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ÁREA



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Recibe en original el Formato de requisición de materiales y/o servicios (REQ.01.R0) del personal de la Unidad de Capacitación para determinar el presupuesto mensual requerido. Solicita a los proveedores vía telefónica las cotizaciones correspondientes. Recibe vía telefónica las cotizaciones correspondientes, realiza un comparativo de precios de los materiales y/o servicios solicitados y determina el importe de la compra. Elabora la Solicitud de presupuesto mensual en original y copia detallando las partidas presupuestales a afectar y Recibo en original y copia, informa al Director de la Unidad y para la autorización correspondiente. Firma y recaba firma del Director de la Unidad de Capacitación en la Solicitud de presupuesto mensual y Recibo en original y copia. Elabora Oficio en original y copia, recaba firma del Director de la Unidad de Capacitación, envía el Oficio original, la Solicitud de presupuesto mensual y el Recibo en original a la Dirección Administrativa, recaba acuse de recibo en la copia del oficio, anexa la Solicitud de presupuesto mensual y Recibo ambos en copia y los archiva de manera cronológica permanente en el Expediente Solicitud de presupuesto mensual.

FIN DEL PROCEDIMENTO Conecta con el procedimiento: -Recepción de Solicitud de Presupuesto a las Unidades de Capacitación, del Departamento de Recursos Financieros de la Dirección Administrativa.


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Procedimiento

Nombre: Elaboración de Cheques

Objetivo: Contar con registros contables de los pagos realizados para tener un mejor control de los egresos.

Frecuencia: Diaria

Normas

La normatividad que se aplica para desarrollo del procedimiento es la siguiente: Código Financiero para el Estado de Veracruz Código Fiscal de la Federación Ley del Impuesto Sobre la Renta Ley del Impuesto al Valor Agregado Lineamientos de Racionalidad Presupuestal emitidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación. Principios de Contabilidad Gubernamental El Sistema contable utilizado para el control de cheques elaborados es el de Contabilidad Integral (COI). A la solicitud de Elaboración de Cheque se deberá anexar:

- Orden de Pago firmada, revisada y autorizada por el Director de la Unidad, en la que señala el detalle de partidas presupuestales a afectar contablemente, nombre del proveedor e importe a pagar.

- Facturas y/o Comprobantes fiscales originales. La Póliza de Egresos deberá contener:

- Nombre del Instituto - Fecha de elaboración de la póliza - Número de la póliza - Concepto de la Póliza - Número de cuenta - Número Departamento - Concepto o movimiento - Cargos - Abonos - Sumas iguales - Firma de elaboración, revisión y autorización.




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Recibe la Solicitud de elaboración de cheques en original con los Anexos originales (facturas y/o comprobantes fiscales) del personal de la Unidad de Capacitación, previamente autorizado por el Director de la Unidad de Capacitación.

Revisa los Anexos originales (facturas y/o comprobantes fiscales) y verifica en la Solicitud de elaboración de cheques original que las partidas presupuestales afectadas sean las correctas. ¿Está correcta y cumple con los requisitos fiscales y presupuestales? En caso de que no esté correcta y no cumpla con los requisitos fiscales y/o presupuestales: Devuelve la Solicitud de elaboración de cheques original con los Anexos en original al personal correspondiente para que realice las correcciones señaladas. Continúa con la actividad numero 1. En caso de que esté correcta y cumpla con los requisitos fiscales y/o presupuestales: Contabiliza y captura en el sistema COI la Solicitud de elaboración de cheques original con el folio otorgado por el sistema y genera un Cheque original y Póliza de egresos original. Imprime Cheque, la Póliza de egresos original y anexa la Solicitud de elaboración de cheques con los Anexos originales (facturas y/o comprobantes fiscales). Firma y recaba firma del Director de la Unidad de Capacitación en la Póliza de egresos original y en el Cheque original. Archiva Cheque original, la Póliza de egresos original y la Solicitud de elaboración de cheques original y Anexos original de manera cronológica temporal en Expediente de cheques pendientes de entregar. Pasa el tiempo Extrae del Expediente de cheques pendientes de entregar la Póliza de egresos y el Cheque original para entregar al beneficiario. .


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Solicita copia de Identificación oficial coteja los datos que el beneficiario anotara en el Cheque Recaba firma del beneficiario en la Póliza de egresos original y entrega Cheque a beneficiario Adjunta a la Póliza de egresos original, la copia de la Identificación oficial la Solicitud de elaboración de cheques y los Anexos, y archiva de manera cronológica permanente en Expediente de pólizas de egresos del mes que corresponda. FIN DE PROCEDIMIENTO. Conecta con el Procedimiento: -Integración de Informe Financiero del Jefe de Área Administrativa de la Dirección de Unidad.


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Procedimiento

Nombre: Captación y Elaboración de Informe de Ingresos Propios. Objetivo:

Captar los ingresos propios por el cobro de cuotas de recuperación por cursos regulares, extensión, ROCO, CAE, documentos oficiales y reexpedición de documentos oficiales.

Frecuencia:

Diaria

Normas

La normatividad que se aplica para desarrollo del procedimiento es la siguiente: Código Financiero para el Estado de Veracruz Lineamientos de Racionalidad Presupuestal emitidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación. Principios de Contabilidad Gubernamental Sistema Bancario El Informe mensual de los ingresos propios de la Unidad de Capacitación contiene los siguientes documentos:

- Reporte Mensual de los Ingresos Propios - Copia de los comprobantes (recibos oficiales) que especifican el monto recibido, la fecha y tipo

de curso a recibir. - Original de las fichas de depósito realizados a la Cuenta Bancaria por concepto de los cursos a

impartir. La Póliza de Ingreso deberá contener:

- Nombre del Instituto - Fecha de elaboración de la póliza - Número de la póliza - Concepto de la Póliza - Número de cuenta - Número de departamento - Concepto o movimiento - Cargos - Abonos - Sumas iguales - Firma de elaboración, revisión y autorización.

El Sistema contable utilizado para este procedimiento es el implementado por la Dirección General denominado. Sistema de Contabilidad Integral (COI), en el cual se capturan las Fichas de depósito por el cobro de las cuotas oficiales realizadas.




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Recibe en Efectivo, del Capacitando la cuota de recuperación correspondiente a la capacitación. Elabora, sella y firma Recibo oficial en original y dos copias detallando fecha, nombre del capacitando, domicilio, curso, cantidad con número y letra, concepto, entrega original al capacitando y archiva las copias de manera cronológica temporal en el Expediente provisional de ingresos propios. Realiza el depósito bancario correspondiente según la referencia del tipo de curso en la Institución Bancaria y recibe Ficha de depósito en original y la archiva de manera cronológica temporal en el Expediente provisional de ingresos propios. Captura en el COI la Ficha de depósito en original genera e imprime la Póliza de ingresos en original y copia. Elabora el Informe mensual de ingresos propios en original y copia, anexa las Fichas de depósito en original y las copias de los Recibos oficiales, que obtiene del Expediente provisional de ingresos propios. Firma y recaba firma del Director de la Unidad de Capacitación en el original y copia de la Póliza de ingresos y en el Informe mensual de ingresos propios en original y copia. Elabora Oficio en original y copia, recaba firma del Director de la Unidad de Capacitación. Anexa al Oficio original el Informe mensual de ingresos propios en original, y los envía a la Dirección Administrativa para su revisión y resguardo. Recaba acuse de recibo en las copias Oficio y el Informe mensual de ingresos propios y los archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de ingresos propios FIN DE PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: -Recepción del Informe de Ingresos Propios de las Unidades de Capacitación, del Departamento de Recursos Financieros de la Dirección Administrativa.


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Procedimiento

Nombre: Integración de Informe Financiero.

Objetivo: Contar con la información y documentación original de los gastos efectuados en la Unidad de Capacitación para su fiscalización y contabilización por la Dirección Administrativa de la Dirección General.

Frecuencia: Mensual

Normas

La normatividad que se aplica para desarrollo del procedimiento es la siguiente: Código Financiero para el Estado de Veracruz. Código Fiscal de la Federación. Ley del Impuesto Sobre la Renta. Ley del Impuesto al Valor Agregado. Lineamientos de Racionalidad Presupuestal emitidos por la Secretaría de Finanzas. Principios de Contabilidad Gubernamental. El Informe Financiero contiene los siguientes anexos en original:

- Reporte Contable firmado, revisado y autorizado por el Director de la Unidad de Capacitación. - Órdenes de pago firmadas, revisadas y autorizadas por el Director de la Unidad de Capacitación

y el Jefe de Área Administrativa de la Unidad de Capacitación. - Facturas y comprobantes fiscales - Oficios de comisión - Formatos de comprobación de viáticos - Pólizas cheque - Pólizas de diario - Pólizas de egresos - Pólizas de Ingresos - Balanza de comprobación - Reporte de auxiliares - Conciliación bancaria

La Póliza de Diario contiene lo siguiente: - Nombre del Instituto - Fecha de elaboración de la póliza - Número de la póliza - Concepto de la póliza - Número de cuenta - Número de departamento - Concepto o movimiento - Cargos - Abonos - Sumas iguales - Firmas de elaboración, revisión y autorización. El Sistema contable utilizado para este procedimiento es el implementado por la Dirección General denominado, es el Sistema de Contabilidad Integral (COI).


Jefe de Área Administrativa Dirección General H. Junta Directiva 09-Agosto-2010


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Contabiliza en el Sistema de Contabilidad Integral (COI) las Pólizas de diario original, capturadas con base al recurso autorizado por la Dirección Administrativa. Imprime, firma y recaba firma del Director de la Unidad de Capacitación en las Pólizas de diario en original Imprime del Sistema de Contabilidad Integral (COI) Balanza de comprobación, Reporte de auxiliares en original Recibe vía correo electrónico por la Dirección Administrativa copia del Estado de cuenta para la elaboración de la Conciliación bancaria. Elabora la Conciliación bancaria en original y compara el saldo contable con la copia del Estado de cuenta, firma y recaba firma del Director de la Unidad de Capacitación. Desecha copia del estado de cuenta Integra Informe financiero mensual con los Anexos (Balanza de comprobación, Conciliación bancaria, Reporte de auxiliares, Pólizas cheque, Pólizas de egresos, Pólizas de diario comprobantes fiscales y formatos), lo sella, folia y fotocopia con todos sus Anexos. Archiva la fotocopia del Informe financiero y los Anexos de manera cronológica permanente en el Expediente de informe financiero mensual. Elabora Oficio en original y copia, recaba firma del Director de la Unidad de Capacitación, envía el Oficio y el Informe financiero en original a la Dirección Administrativa para su fiscalización y resguardo, recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y lo archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de acuses de recibido. FIN DE PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: -Recepción de Informe Financiero de la Unidades de Capacitación del Departamento de Recursos Financieros de la Dirección Administrativa.


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Procedimiento

Nombre: Levantamiento del Inventario de Bienes Muebles.

Objetivo:

Actualizar de forma oportuna el manejo, registro y control de bienes muebles en las diferentes áreas de la Unidad.

Frecuencia:

Semestral

Normas

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

Manual para el control de Inventario de Bienes Muebles

De acuerdo al Artículo 86 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento, Administración y enajenación de los Bienes Muebles del Estado de Veracruz, las Dependencias y Entidades deberán efectuar, por lo menos en forma semestral, la revisión de los bienes muebles con la finalidad de mantener actualizado el inventario y resguardos. Los responsables asignados al control de inventarios, deberán reportar los movimientos de altas, bajas, cambios de usuario y transferencias que modifiquen la base de datos.

Serán sujetos a registro y control de inventarios, los bienes muebles asignados al Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz (ICATVER), que formen parte de su patrimonio, cualquiera que sea su forma de adquisición.

El formato de Tarjeta de control global del inventario debe contener lo siguiente:

No. De inventario Concepto Fecha de Ingreso Número de serie Marca Modelo Color Estructura Importe Tipo de adquisición Ruta Responsable Ubicación Observaciones Elaboro Visto Bueno




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Elabora en Excel una base de datos con la Tarjeta de control global de inventario de los bienes muebles asignados a la unidad de capacitación, imprime la Tarjeta de control global de inventario en dos tanto, sella, firma y recaba firma del Director de Unidad. Elabora Acta de inicio de inventario en dos tantos, firma y recaba firma del Director de Unidad y testigos, procede a revisar físicamente los bienes muebles de la unidad de capacitación. Elabora Acta de cierre de inventario en dos tantos, firma y recaba firma del Director de Unidad y testigos. Elabora Oficio en original y copia recaba firma del Director de Unidad, anexa al oficio original un tanto de la Tarjeta de control global de Inventario, un tanto del Acta de inicio, un tanto del Acta de cierre, envía el Oficio original a la Dirección Administrativa y en la copia Oficio anexa el segundo tanto de la Tarjeta de control global de Inventario, el segundo tanto del Acta de inicio, el segundo tanto del Acta de cierre, recaba acuse de recibo y lo archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de inventario. Elabora Vale de resguardo en original y copia en base al inventario levantado, firma y recaba firma del Director de la Unidad. Entrega copia del Vale de resguardo al personal al que se le asigno los bienes, recaba acuse en Vale de resguardo original y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de inventarios. Pasa el tiempo. Extrae los vales de resguardo del expediente de inventario para verificar físicamente si se encuentran los bienes asignados. ¿Físicamente se encuentran los bienes muebles asignados? En caso de que no se encuentren los bienes asignados: Elabora un nuevo Vale de resguardo en original y copia del Inventario de Bienes Muebles y modifica lo que corresponda. Continua con la actividad número 6


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En caso de que se encuentren los bienes asignados: Elabora Informe en original y copia para notificar que la verificación se realizo y se encontraron los bienes asignados al personal, firma y entrega el original al Director de la Unidad y recaba acuse de recibo en la copia y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de inventario. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: -Supervisión de Inventario del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Dirección Administrativa.


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Procedimiento

Nombre: Elaboración de Reporte de Almacén.

Objetivo:

Controlar las entradas y salidas de materiales e insumos del Almacén

Frecuencia:

Mensual

Normas

Este procedimiento se realizará de acuerdo a la siguiente normatividad:

Lineamientos generales y específicos de Disciplina, control y austeridad presupuestal.

Manual de manejo de almacén.

Verificar los faltantes de materiales del almacén.

Solicitud de las áreas de materiales, de papelería e insumos.

Requisitos que deberá cumplir la requisición de material de papelería e insumos formato PCP.007.FO.01.R.

Indicar fecha Cantidad de artículos Nombre del artículo Unidad de medida Nombre y firma del solicitante Firma de autorización Visto Bueno

Requisitos que deberá de cumplir el vale de salida

Fecha de la entrega Cantidad de artículos Nombre del artículo Unidad de medida Nombre y firma del que recibe Nombre y firma del que entrega Visto Bueno




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Jefe del Área Administrativa.

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Recibe la dotación de material por el Departamento de Recursos Materiales y Servicio Generales de la Dirección Administrativa, elabora el Inventario inicial de almacén y lo archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de Inventarios. Identifica el material por partida autorizada de acuerdo al presupuesto de egresos. Recibe las requisiciones de materiales e insumos solicitados mediante formato PCP.007.FO.01.R, por parte del personal adscrito a la unidad de capacitación. ¿Existe el material en almacén? En caso de no exista el material solicitado: Elabora requisición de materiales e insumos (Formato PCP.007.FO.01.R) original y copia, firma y recaba firma del Director de la Unidad de Capacitación. Elabora oficio original y copia, anexa original de requisición de materiales e insumos (Formato PCP.007.FO.01.R), envía original a la Dirección Administrativa para solicitar recurso y realizar la compra, y recaba acuse en la copia de oficio anexa copia de requisición de materiales e insumos (Formato PCP.007.FO.01.R) y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente requisición de materiales e insumos. Pasa el tiempo Continúa con la actividad número 1. En caso de que exista el material solicitado: Elabora Vale de salida original, entrega el material al personal que lo solicita, firma y recaba firma del personal que recibe el material en el Vale de salida de almacén. Revisa las existencias, entradas y salidas de almacén realizadas durante el mes, para su captura. Captura en la base de datos los movimientos de existencia, entrada y salida en almacén de acuerdo a los Vales de salida de almacén y requisición de materiales e insumos (Formato PCP.007.FO.01.R) del mes, para elaborar el archivo del reporte de almacén.


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Imprime el reporte de almacén en dos tantos, elabora oficio en original y copia, recaba la firma del Director de la Unidad, anexa una tanto del reporte de almacén y envía el oficio original a la Dirección Administrativa, en la copia del oficio anexa segundo tanto de reporte de almacén, recaba acuse de recibo y archiva de manera cronológica temporal en el Expediente de reporte de almacén. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: - Elaboración de Solicitud de Presupuesto para la Dirección Administrativa del Jefe de Área Administrativa de la Dirección de Unidad.


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Procedimiento

Nombre: Determinación de Necesidades de Infraestructura y Mantenimiento.

Objetivo:

Realizar e identificar las necesidades de rehabilitación y mantenimiento en la Unidad de Capacitación.

Frecuencia:

Anual

Normas


Lineamientos generales y específicos de Disciplina, control y austeridad presupuestal.

Programa anual de adquisiciones

Requisitos que deberá cumplir la determinación de necesidades de infraestructura y mantenimiento: Fecha de supervisión Cantidades en Materiales. Cantidades de superficie. Mano de obra y costo




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Supervisa de manera directa las instalaciones de la Unidad de Capacitación y detecta las necesidades de infraestructura y mantenimiento necesarias. Realiza un Informe en original y copia, detallando las necesidades de remodelación y reparación así como de mantenimiento que necesita la Unidad de Capacitación, firma y turna el original al Director de la Unidad informando las cantidades de materiales y áreas en metros cuadrados necesarios. Elabora Oficio en original y copia, recaba firma del Director de la Unidad, anexa la copia del Informe, envía Oficio original a la Dirección Administrativa, recaba acuse en la copia del Oficio y archiva de manera cronológica permanente el Expediente de necesidades de infraestructura y mantenimiento Pasa el tiempo Recibe del Director de la Unidad Oficio en original con la repuesta enviada de la Dirección Administrativa y lo archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de necesidades de infraestructura y mantenimiento FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: -Elaboración del Programa Anual de Adquisición del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Dirección Administrativa.


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Procedimiento

Nombre: Elaboración de Bitácora del Vehículo Oficial.

Objetivo:

Elaborar la bitácora de control vehicular, con la finalidad de llevar el control en el uso del recurso.

Frecuencia:

Periódica

Normas


Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

Lineamientos Generales y Específicos de Disciplina, Control y Austeridad Eficaz Ejercicio 2008.

El Expediente que conforma la Bitácora de Control Vehicular lleva anexo Formato de control, vehicular, la factura el Oficio de comisión con el Informe de la misma.

Manual para el Control de Inventario de Bienes Muebles, donde se especifican los criterios básicos que se considerarán para el buen uso de los vehículos asignados a los Directores de Unidades de Capacitación o al personal de Dirección General del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz.

El servidor público al que se le autorice el uso de vehículo tendrá la obligación de firmar el Formato de control vehicular respectivo que el Jefe de Área Administrativa o Director de la Unidad le presente. Asimismo, entregar el vehículo al término de su uso, para ser liberado de responsabilidad de este bien.

La autorización del uso del vehículo estará sujeta a la disponibilidad del bien y a la presentación del Oficio de comisión con la referencia del vehículo y previa autorización del Director de la Unidad de Capacitación.




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Recibe copia de Oficio de comisión por parte del personal comisionado con previa autorización del Director de la Unidad para el uso del vehículo. Entrega el Vehículo al personal comisionado para que verifique e informe si cuenta con el nivel de combustible requerido, para la realización de la actividad asignada. ¿El vehículo cuenta con el combustible necesario? En caso que el vehículo no cuente con combustible suficiente: Entrega el recurso en efectivo o vales, necesario para la compra del combustible y solicitud de factura correspondiente de la comisión asignada. Continúa con la actividad número 2. En caso que el vehículo cuente con el combustible suficiente: Entrega el Formato de control vehicular en original al personal comisionado al cual se le autoriza el uso del vehículo oficial. Pasa el tiempo Recibe del personal comisionado el Formato de control vehicular en original, llenado con los siguiente datos: fecha, motivo, lugar de la comisión, nombre de conductor, número de licencia, el kilometraje inicial y final, nivel de combustible, firma del personal comisionado al usar el vehículo adscrito a la Unidad de Capacitación. Recibe del personal comisionado la Factura en original que ampara el recurso asignado y el Informe de la actividad realizada original y anexa el Formato de control vehicular original y la copia del Oficio de comisión y la archiva de manera cronológica temporal en el Expediente bitácora de control vehicular. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con los procedimientos: -Control del Parque Vehicular del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Dirección Administrativa. -Integración del Informe Financiero, del Jefe de Área Administrativa de la Dirección de Unidad.


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DIRECTORIO

INSTITUTO DE CAPACITACION PARA EL TRABAJO

DEL ESTADO DE VERACRUZ.

LIC. IRESINE CALZADA RIVERA DIRECTORA GENERAL

PROFRA. GERARDINA LARA GONZÁLEZ DIRECTORA ACADÉMICA

PROFRA. MARTHA SILVIA SÁNCHEZ GONZÁLEZ DIRECTORA DE VINCULACIÓN

C.P. CARLOS ABDALÁ CÁRCAMO DIRECTOR DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN

MTRO. MIGUEL ÁNGEL MARTÍNEZ POCEROS DIRECTOR ADMINISTRATIVO

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FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

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